Konsistoriet Protokoll 2012:01 Sammanträde 2012-02-20 Närvarande: Ordförande Vice ordförande Susanne Eberstein, riksdagens förste vice talman Annika Andersson, chef vid Fjärde AP-fonden Övriga ledamöter Harriet Wallberg-Henriksson, rektor, ej 13 Dan Andersson, f.d. chefsekonom vid LO Eva Fernvall, varumärkesdirektör Apoteket Eskil Franck, överintendent vid Forum för levande historia Torbjörn Rosdahl, finanslandstingsråd SLL, ej 5 Elias Arnér, professor, lärarrepresentant Hans-Gustaf Ljunggren, professor, lärarrepresentant Felicia Fixell, vice ordf i Medicinska föreningen Tobias Brosjö, ordf i Odontologiska Föreningen Adjungerad ledamot Jan Andersson, prorektor, ej 13 Fackliga representanter Anna Aleman, ST-ATF, ej 7 och 8 Patriq Fagerstedt, SACO Gunnar Stenberg, SEKO Huvudföredragande Sekreterare Övriga Bengt Norrving, universitetsdirektör Eva Ljungquist, avdelningsdirektör Bo Myrup, chef för internrevisionen Marie Tell, biträdande universitetsdirektör Föredragande: Jan Ygge, prodekanus för utbildning, 4 a) Reet Joandi, avdelningschef, 4a) Britta Steneberg, kvalitetssamordnare, 5 och 10 Ulla-Karin Kinell, verksamhetscontroller, 5 och 10 Åke Boström, internrevisor, 5 och 6 Åsa Nandorf, enhetschef för studieadministrativa enheten, 7 Ingrid Palmér, ekonomidirektör, 10 Nils-Fredrik Ankarcrona, bitr. ekonomidirektör, 10 och 11 Förhinder Anders Blanck, vd för LIF Åsa Samuelsson, ordförande i MFs doktorandsektion
Konsistoriet Protokoll 2012:01 Sammanträde 2012-02-20 1. Utseende av justeringsperson Eva Fernvall utsågs att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 2. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes med tillägg för 4a) Skrivelse från lärarna på tandteknikerprogrammet och under punkten Övriga frågor, betänkandet av utredningen om översyn av anställningsvillkoren för myndighetschefer (SOU 2011:81). 3. Anmälan av a) Sammanträdesprotokoll 2011:06 b) Underlag till forsknings- och innovationspolitiska propositionen, dnr 1187/2011-602 c) Ang regeringens planerade utökning av sjuksköterskeutbildningarna, dnr 21/2012-100 d) Rapport från nomineringskommittén ang KIs val 2011, dnr 441/2012-009 e) Redovisning av uppdrag, styrelsen för utbildning, dnr 335/2012-300 f) Redovisning av uppdrag, styrelsen för forskarutbildning, dnr 476/2012-500 g) Redovisning av uppdrag, styrelsen för forskning, dnr 8254/2011-00 h) Ordförandebeslut: Search Committee beslut om ledamöter, dnr 64/2012-019 Handlingarna lades ad acta. 4. Rektor informerar Om att KI är det lärosäte vars pressarbete bedömts ge högst annonsvärde. Om utbildningsministerns politik och förslag rörande nästa forskningspolitiska proposition. Om AstraZenecas beslut om nedläggning i Södertälje. Om att Science for Life Laboratory lyfts fram särskilt i budgetunderlaget. Om hur symposiet Forskning och utbildning i det nya vårdlandskapet bl.a. resulterat i ett nytt gemensamt pilotprojekt med landstinget. Om datainspektionens beslut angående LifeGene. Om Karolinska Folkhälsoakademins återgång till landstingets organisation. Om att oredlighetsärendet skickas till centrala etikprövningsnämnden för bedömning. 4 a) Skrivelse från lärare på tandteknikerprogrammet Jan Ygge och Reet Joandi redogjorde för hur styrelsen för utbildning berett ärendet. De synpunkter som lärarna anförde i skrivelsen diskuterades. - att lägga skrivelsen ad acta.
Konsistoriet Protokoll 2012:01 Sammanträde 2012-02-20 5. Årsplan för verksamhetsstyrning, dnr 882/2012-010 Britta Steneberg redogjorde för förslaget. Av bifogade interna modell för verksamhetsstyrning framgår de övergripande principerna för en sammanhållen verksamhetsstyrning samt kommande planerade aktiviteter. Inför planeringsprocessen för år 2014 ska en uppföljning med ytterligare revideringar göras. - att fastställa årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet för år 2012-2013 enligt bilaga 1, - att uppdra åt rektor att vidta åtgärder innefattande anvisningar för verksamhetsuppföljning för år 2012 och verksamhetsplanering för år 2013 samt att återkomma till konsistoriet med information om eventuella justeringar och hur arbetet har fortskridit. 6. Internrevisionens årsrapport för 2011, dnr 586/2012-101 Bo Myrup redogjorde för internrevisionens rekommendationer. - att godkänna rapporten, - att uppdra åt rektor att beakta de synpunkter och förslag som rekommenderas i rapporten och - att återkomma till konsistoriet med en redovisning. 7. Revidering av antagningsordningen, dnr 469/2008-300 Åsa Nandorf redogjorde för föreslaget. - att fastställa föreslagna revideringar av antagningsordningen. 8. Förlängning för ledamot i fond- och stiftelserådet Bengt Norrving föredrog ärendet. - att förlänga mandatperioden för ledamoten Peter Thelin med tre år. 9. Ny anställningsordning, dnr 422/2012-200 Bengt Norrving informerade om förslag till ny anställningsordning. - att fastställa anställningsordningen för lärare och forskare vid Karolinska Institutet.
Konsistoriet Protokoll 2012:01 Sammanträde 2012-02-20 10. Årsredovisning 2011, dnr 330/2012-100 a) Verksamhetens resultat och KIs ekonomisk ställning Nils-Fredrik Ankarcrona redogjorde för utsänt material och informerade om att lärosätena på begäran av Riksrevisionen ska redovisa fler prestationer inom samverkan samt kostnaden per prestation avseende utbildning på forskarnivå vilket KI nu gör. På utbildningssidan redovisar KI ett utfall som understiger anslaget med 28 mnkr. Den främsta anledningen till detta är den förlorade examensrätten för sjuksköterskeprogrammet. Det temporära tillskottet på 450 nya utbildningsplatser har inte kunnat utnyttjas fullt ut trots att antalet helårsstudenter på fristående kurser har ökat med 23 % jämfört med 2010. Det generella söktrycket till utbildningsprogrammen är fortsatt högt och antalet helårsstudenter och helårsprestationer ökar. Under perioden 2001 och 2010 har den totala produktionen av vetenskapliga publikationer ökat med 39 %. Mellan åren 2005 och 2010 har den fältnormerade citeringsgraden ökat från 1,38 till 1,61. Antalet forskarexamina minskar. Ingrid Palmér redogjorde för KIs ekonomiska ställning. Intäkterna ökar om än inte i samma takt som tidigare. 64 % av dessa härrör direkt eller indirekt från statliga anslag. KIs likvida medel uppgår till 3,4 miljarder kronor och nettoförskotten till 2,4 miljarder kronor. Även myndighetskapitalet växer och uppgår nu till 1,2 miljarder. Riksrevisionen har gjort en preliminär granskning av årsredovisningen och är generellt sett nöjda med den. b) Bedömning av den interna styrningen och kontrollen Ulla-Karin Kinell redovisade hur arbetet genomförts under 2011 med de obligatoriska momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation enligt förordningen om intern styrning och kontroll. Riksrevisionen har nyligen lämnat en rapport till KI i vilken framförs flera synpunkter på KIs sätt att sköta upphandling. Redogjordes också för hur KI avser att beakta Riksrevisionens och internrevisionens rapportering samt att rektor bedömer att den interna styrningen och kontrollen är betryggande. c) delegation att besluta om och underteckna delårsrapport 2012. Nils-Fredrik Ankarcrona föredrog ärendet. Konsistoriets beslutade - att intyga att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning, - att bedöma den interna styrningen och kontrollen som betryggande, - att avge årsredovisning för år 2011 enligt framlagt förslag, - att med stöd av 2 kap 4 a högskoleförordningen och regleringsbrevet för 2012, uppdra åt ordföranden att efter samråd med rektor fatta beslut om och underteckna delårsrapporten för 2012, - att förklara punkten omedelbart justerad.
Konsistoriet Protokoll 2012:01 Sammanträde 2012-02-20 11. Budgetunderlag 2013-2015, dnr 331/2012-100 Nils-Fredrik Ankarcrona redogjorde för utsänt förslag. KI föreslår att antalet nybörjarplatser på läkarprogrammet utökas med 20 platser och 30 platser 2015. Antalet nybörjarplatser på tandläkarprogrammet föreslås ökas med 10 platser, på specialistsjuksköterskeutbildningarna med 100 platser och inom bristområden med 60 platser. Vidare äskas ett tillskott på 200 helårsstudenter för fristående kurser och påbyggnadsprogram. Två områden som lyfts fram särskilt är bland annat Biobanker och register samt vikten av ett årligt permanent tillskott till SciLifeLab om 300 miljoner kronor. De konsekvenser som AstraZenecas nedläggning av sin forskning i Södertälje medför lyfts också fram. Vidare redogjordes för KIs förväntade ekonomiska utveckling till och med 2015. - att avge budgetunderlag för år 2013 2015 enligt framlagt förslag med visst tillägg under rubriken Framtiden och dess utmaningar, - att förklara punkten för omedelbart justerad. 12. Betänkande av utredningen om översyn av anställningsvillkoren för myndighetschefer (SOU 2011:81), dnr 1169/2012-002 Universitetsdirektören anmälde ärendet. Ett förslag på yttrande kommer att föreläggas konsistoriet vid nästkommande sammanträde. 13. Rekrytering av rektor och prorektor kravprofil för rektor Antecknades att rektor och prorektor anmälde jäv. De lämnade sammanträdet och deltog ej vidare i diskussioner eller beslut. Ordföranden informerade om att förslaget utarbetats av styrgruppen i samråd med Search Committee samt förankrats i professorskollegiet. Förslaget diskuterades. - att fastställa kravprofilen med tillägg av en strecksats med lydelsen: Rektor skall ha erfarenhet av utbildning, - att förklara punkten omedelbart justerad. Vid protokollet Eva Ljungquist Justeras Susanne Eberstein Eva Fernvall
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet Dnr 882/2012-010 Fastställd av konsistoriet 2012-02-20
Dnr 882/2012-010 INNEHÅLL 1. Bakgrund... 1 1.1 En sammanhållen process... 1 2. Aktiviteter i årsplanering 2012-2013... 1 2.1 Intern styrning och kontroll... 1 2.2 Verksamhetsplanering... 2 2.3 Budget/ resursfördelning... 2 3. Verksamhetsplanering 2014... 3 4. Begrepp... 4 Universitetsförvaltningen Ledningskansliet Ekonomiavdelningen Britta Steneberg Ulla-Karin Kinell Nils-Fredrik Ankarcrona
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 1 (5) 1. Bakgrund Förändringar i omvärlden påverkar KI:s förutsättningar att bedriva forskning, utbildning och innovationer och samtidigt realisera visionen att vara världsledande på dessa områden. Ett strategiarbete har nyligen påbörjats med syfte att långsiktigt ta tillvara på nya möjligheter samt bemästra problem och risker för verksamheten. Utmaningen blir att omsätta strategi till handling där en utvecklad verksamhetsstyrning blir ett stöd för ledningen på alla nivåer att vidta åtgärder för att nå önskat resultat. 1.1 En sammanhållen process Verksamhetsstyrning omfattar bland annat ekonomistyrning, organisation, intern styrning och kontroll, kvalitetssäkring samt ledarskap. Verksamhetsstyrningen ska utformas och anpassas efter KI:s interna och externa förutsättningar. KI måste känna till och hantera de krav och önskemål som ibland kan vara motstridiga. En väl fungerande verksamhetsstyrning kan bidra till att stärka verksamheten inom samtliga områden. Genom en gemensam organisationskultur stärks strävan till ständig förbättring och engagemang i den dagliga verksamheten. Föreliggande årsplan utgör ett första steg i att åstadkomma en hållbar verksamhetsstyrning, se vidare under kapitel 3. Såväl riksdagens som regeringens styrning av myndigheterna utvecklas och effektiviseras utifrån ett ökat informationsbehov. Tydligare krav ställs i regelverk för bland annat återrapportering och uppfyllelse av olika myndighetsuppdrag. Tillsynsmyndigheter såsom Högskoleverket får uppdrag att t.ex. utveckla ändamålsenliga metoder för att mäta effektivitet och produktivitetsutveckling i högskoleverksamhet. En bra intern modell för verksamhetsstyrning visar hur vision, strategier, mål och externa krav är sammankopplade. Den beskriver hur planering och uppföljning ska gå till och ger en översikt över hur organisationen styrs. Årsplaneringen för KI:s verksamhet behöver koordineras för att bli mer effektiv och bidra till framförhållning. Där är också verksamhetens ekonomi och resursfördelning integrerad. 2. Aktiviteter i årsplanering 2012-2013 Nya anvisningar med mallar för verksamhetsplanering, budget /resursfördelning samt intern styrning och kontroll beslutas av rektor den 27 mars 2012. Under våren planeras gemensamma utbildningsinsatser i syfte att ge stöd inför kommande verksamhetsplaneringsarbete och framtagning av riskanalyser. Årsplaneringen som syftar till en mer sammanhållen verksamhetsstyrning förklaras nedan utifrån gjorda förändringar: 2.1 Intern styrning och kontroll Uppföljning av pågående och nya kontrollåtgärder minskas från tre till två gånger per per år. Riskanalyser identifieras inför verksamhetsplaneringen nästkommande år där institutionernas och styrelsernas åtgärder ska återfinnas i respektive verksamhetsplan. Institutionernas riskanalys tidigareläggs för att på sikt kunna utgöra grunden för en prioritering i KI:s övergripande
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 2 (5) verksamhetsplan. Riskanalyser och uppföljning av kontrollåtgärder koordineras inför ledningsgruppens och konsistoriets prioritering av risker för nästkommande år. Mars Uppdrag att genomföra riskanalys inför 2013 till styrelser och institutioner. Uppdrag till ansvariga för uppföljning av beslutade kontrollåtgärder 2012 Maj-Aug Genomförande av workshops för framtagande av riskanalyser på institutioner och styrelser September Riskanalys lämnas av styrelser och institutioner Återrapportering från ansvariga för beslutade kontrollåtgärder för 2012 Oktober KI:s ledningsgrupp genomför workshop om riskanalys för 2013, med styrelsernas och institutionernas riskanalyser som underlag November Konsistoriet fastställer riskanalysen för 2013 utifrån ledningsgruppens underlag December Rektor fattar beslut om kontrollåtgärder inför 2013 Januari Återrapportering från ansvariga för beslutade kontrollåtgärder för 2012 Februari Konsistoriets intygande i årsredovisning 2012 2.2 Verksamhetsplanering Planering av verksamheten där budgetering och resursfördelning utgör förutsättningar för dess genomförande, bör på sikt koordineras ytterligare och slås samman. Uppdrag till styrelserna ska även integreras i planeringen. Då dessa uppdrag lämnas innan Konsistoriet fastställer riskanalys för år 2013, kan styrelsernas uppdrag behöva revideras. Inlämnande av verksamhetsplaner för styrelser och institutioner görs i januari månad. Mars Uppdrag till styrelser och institutioner att lämna verksamhetsplan för 2013 och verksamhetsberättelse för 2012 Juni Konsistoriet ger styrelserna preliminärt uppdrag i samband med den preliminära budgeten/resursfördelningen för 2013 Oktober Konsistoriet fattar beslut om uppdrag till styrelserna i samband med beslut om KI:s övergripande budget/ resursfördelning Januari Styrelser och institutioner lämnar verksamhetsplan för 2013 Styrelserna lämnar verksamhetsberättelse för 2012 Februari Institutionerna lämnar verksamhetsberättelse för 2012 2.3 Budget/ resursfördelning Inga förändringar föreslås avseende tidsplaneringen. I beslut kring budget innefattande resursfördelning, utökas dokumenten med inledande text med beskrivning av verksamhetens vision, strategier, mål och koppling till centrala ledningsdokument. Februari Juni September Oktober Budgetunderlag 2013-2015 till regeringen Konsistoriet beslutar om preliminär budget innefattande uppdrag till styrelserna Underlag för uppdrag/budget/resursfördelning lämnas av styrelser Konsistoriet fattar beslut om KI:s övergripande budget/ resursfördelning innefattande uppdrag till styrelserna
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 3 (5) November Januari Styrelserna inkommer till rektor med förslag till budget/resursfördelning för styrelserna och institutionerna Rektor fattar beslut om budget/resursfördelning till styrelser, institutioner för 2013 Institutioner lämnar budget/resursfördelning för 2013 samt investeringsplan för 2013-2015 Januari Bokslut för 2012 Februari Konsistoriet fattar beslut om årsredovisning 2012 3. Verksamhetsplanering 2014 Inför kommande planeringsprocess för år 2014 kommer en uppföljning med eventuella ytterligare revideringar göras under december 2012 och januari 2013. Huvudsyftet är att koordinera beslut, uppdrag och återrapporteringar i så stor utsträckning som möjligt. Det föreligger även ett behov av att stärka uppföljningen inom ramen för verksamhetsstyrningen. Det innefattar bland annat bättre återkoppling till alla nivåer i organisationen. Vidare eftersträvas att Konsistoriet ska få ett kvalitetssäkrat underlag inför intygandet av årsredovisningarna. Framtagande av KI:s nya strategidokument kommer påverka innehållet i styrningen av verksamheten.
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 4 (5) 4. Begrepp Nedan förklaras viktiga begrepp som används en eller flera gånger i dokumentet eller används i samband med verksamhetsstyrning. Definitionerna är hämtade från Ekonomistyrningsverket (www.esv.se) och Bo Sandberg, Sven Faugert (2007): Perspektiv på utvärdering. Studentlitteratur, Lund. Verksamhetsstyrning Samtliga åtgärder som ledningen på olika nivåer i en myndighet vidtar för att uppnå ett visst resultat och omfattar bland annat ekonomistyrning, organisation, intern styrning och kontroll, kvalitetssäkring samt ledarskap. Ekonomistyrning Samlingsbeteckning för såväl finansiell styrning som resultatstyrning. Finansiell styrning Styrning av en verksamhet med finansiella ramar och villkor och restriktioner knutna till dessa. Resultatstyrning Styrning som innebär att mål anges för en verksamhet, att resultatinformation tas fram systematiskt och att resultatet analyseras och bedöms mot uppställda mål. Mål Beskriver ett önskat framtida tillstånd eller resultat. Jämför med vision. Mål kan definieras som tidsatta önskvärda och framtida tillstånd och kan vara vaga eller konkreta. Konkreta mål brukar kunna uppfylla SMART-kriterierna (specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt). Vision Beskriver ett framtida önskat läge. Jämfört med mål har visionen ofta en längre tidshorisont. Strategi Beskriver hur vi når vår vision och våra mål. Av strategin framgår vilka val ledningen gör för att organisationen ska vara framgångsrik. Styrfilosofi Ledningens grundläggande syn på hur verksamheten ska styras och utvecklas. Styrmodell En struktur för att styra och utveckla en verksamhet. Styrmodellen används som stöd i verksamhetsstyrningen, bland annat vid planering och uppföljning. Styrmodellen bidrar till att skapa en röd tråd från vision till handlingsplaner och aktiviteter. T.ex. Balanserat styrkort, LOTS, TQM (se även Kvalitetsmetod/modell).
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 5 (5) Organisationskultur De verklighetsuppfattningar, värderingar och normer som gäller i en given grupp, Henning Bay, Organisajonskultur, 1988. Process En serie aktiviteter som leder till en bestämd prestation. Processer vars aktiviteter ger varor eller tjänster till en mottagare benämns huvudprocesser. De processer som stödjer huvudprocesser och som främst har interna avnämare benämns stödprocesser. En process kan också delas in i ett antal delprocesser. Prestation De tjänster eller produkter som lämnar myndigheten (slutprestation eller extern prestation) eller det arbete som utförs inom myndigheten och t.ex. lämnar en avdelning (delprestation eller intern prestation). Resultat Inom staten avser detta begrepp främst de prestationer som en myndighet åstadkommer och de effekter prestationerna leder till. Av denna anledning brukar skillnaden mellan intäkter och kostnader som är resultaträkningens resultatbegrepp, i staten benämnas årets kapitalförändring. Uppföljning En aktivitet som görs löpande för att granska verksamhet i något eller några på förhand definierade avseende med hjälp av bl a nyckeltal, indikatorer. Utvärdering En systematisk undersökning av en aktivitets värde och betydelse.