PSU 2013 PERSONALSTRATEGISK UPPFÖLJNING 20 14 Våra medarbetares engagemang, kompetens och ansvar är en viktig förutsättning för en verksamhet med hög kvalitet. För att vi på bästa sätt ska kunna möta framtidens behov behöver vi vara och uppfattas som en attraktiv arbetsgivare för såväl nuvarande som blivande medarbetare.
Förord Nyckeltal Kommunens samlade verksamhet 03 04 05 1. MEDARBETARPOLICY FÖR LUNDS KOMMUN 2. MEDARBETARE I LUNDS KOMMUN 3. LUNDS KOMMUN EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE 4. UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE 5. MÅNGFALDEN BERIKAR 6. HÄLSA OCH ARBETSMILJÖ I FOKUS 7. ATTRAKTIVA ARBETSVILLKOR FRÄMJAR UTVECKLING 8. PERSONALSTRATEGISK HANDLINGSPLAN 2015-2016 06 08 12 18 29 34 44 46
FÖRORD Under året fortsatte det kommungemensamma projektet Ett Lund vilket ska göra att vi styr och leder Lunds kommun ännu lite smartare. Det personalstrategiska arbetet har under året samordnats med och ingått i flera av delprojekten. I likhet med övriga kommuner står Lunds kommun inför en generationsväxling. Vi ser en ökad konkurrens inom såväl vård och omsorg som inom teknisk verksamhet. Kompetensförsörjning innebär att Lunds kommun arbetar långsiktigt för att rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens, vilket innebär fortsatt fokus på personalförsörjning och kompetensutveckling. Våra medarbetares engagemang, kompetens och ansvar är en viktig förutsättning för en verksamhet med hög kvalitet. För att vi på bästa sätt ska kunna möta framtidens behov behöver vi vara och uppfattas som en attraktiv arbetsgivare för såväl nuvarande som blivande medarbetare. En värdefull insats har varit Lunds kommuns stafettkonto för medarbetare på Instagram. Under hösten skapades en fotoutställning på Lund C med ett urval av bilderna. Utställningen har uppmärksammats positivt av besökare, i media och inom SKL. Under året har medarbetare från våra olika verksamheter deltagit i arbetsmarknads- och rekryteringsmässor, samarbetat aktivt med universitet och högskolor, bland annat genom studentsamverkan och studentmedarbetare. I Lunds kommun finns cirka 350 chefer på olika nivåer. Under de kommande fem åren kommer Lunds kommun att genomgå ett generationsskifte och många nya chefer behöver rekryteras. Som exempel på åtgärder för att säkra chefsförsörjningen har Rekryterande skolledarutbildning och Nyfiken på ledarskap för potentiella ledare genomförts under 2014. I december samlade kommundirektören kommunens chefer till ett första kommungemensamt chefsforum, en arena för utveckling, inspiration och helhetssyn. På chefsforum presenterades en målbild och en plan för implementering av ledningsmodell och ledningsfilosofi. En organisation utvecklas bäst när man i organisationen delar mål, mening och värdegrund. Under hösten genomfördes den kommungemensamma medarbetarenkäten. På kommunövergripande nivå visar enkätresultatet på ett gott arbetsklimat med goda förutsättningar för medarbetarnas engagemang och delaktighet, det vi kallar medskapande. Att medarbetare trivs och utvecklas är viktigt för att vi ska kunna erbjuda medborgarna bästa möjliga service. Nytt för 2014 års enkät är en ny del med fördjupande frågor om arbetsbelastning och stress. Sammantaget bedöms detta resultat ha en nivå av arbetsbelastning och upplevd stress som inte bör utgöra några risker för ohälsa. Även i Lunds kommun ökade sjukfrånvaron, trots aktivt hälsofrämjade arbete och systematiskt arbetsmiljöarbete. För att bryta trenden har vi genomfört en fördjupad sjukfrånvaroanalys med verksamhetsfokus och tagit fram konkreta åtgärdsförslag. Ett stort arbete som har genomförts under året är en lönekartläggning i enlighet med diskrimineringslagen. I lönekartläggningen framkom inga strukturella könsdiskriminerande skillnader. Ett STORT TACK till alla medarbetare och chefer som varje dag bidrar till att ge bästa möjliga service till medborgarna. Karin Odhnoff HR-direktör
PERSONALSTRATEGISKA NYCKELTAL FÖR LUNDS KOMMUN 2014 (2013 ÅRS SIFFROR INOM PARENTES) KOMPETENSFÖRSÖRJNING 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Antal månadsanställda i Lunds kommun Tillsvidare Visstid Summa Årsarbetare (7 760) 7 905 (1 075) 1 097 (8 835) 9 002 (7 847) 7 932 Antal timavlönade (årsarbetare) (511) 579 Mertid och övertid (årsarbetare) Mertid Övertid Totalt (54) 56 (46) 44 (101) 100 Andel tillsvidareanställda i procent och åldersgrupper -20 år 21-25 år 26-30 år 31-35 år 36-40 år 41-45 år 46-50 år 51-55 år 56-60 år 61-65 66 - år år Andel chefer (nivå A-C) i åldersgrupper (%) 25% 22 2008 2010 2012 2014 2008 2010 2012 2014 HÄLSA OCH ARBETSMILJÖ 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Sjukfrånvaro (%) Sjukfrånvaro (%) 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Sjukfrånvaro % Total (6,0) 6,3 Andel >60 dgr (45,6) 43,8 Kvinnor (6,8) 7,1 Män (3,6) 3,9 Antal Utmärkt hälsofrämjande arbetsplatser Totalt (30) 31 varav steg 2 (3) 5 Antal medarbetare som mottagit friskvårdsbidrag (3 188) 3 180 Antal hälsoinspiratörer (308) 349 47 8% 61 10% Arbetsskador 477 82% Olycksfall i arbete Sjukdom eller annan ohälsa Färdolycksfall 20% 15% 10% 5% 0% REKRYTERINGSBEHOV 50% 0 0 3% 2 47% Ersättningsbehov inom 5 år Ersättningsbehov inom 5 år Ersättningsbehov inom 5-10 år Inget ersättningsbehov Ersättningsbehov inom 5-10 år Inget ersättningsbehov Kvinnor Män Totalt Genomsnittlig ålder (46,4) 46,2 (46,4) 45,8 (46,4) 46,1 Genomsnittlig pensionsålder (64,9) 65,0 Personalomsättning (%) (9,0) 9,2 Antal utannonserade tjänster (1 109) 1 466 PERSONALKOSTNADER 5 13 21-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65 66- år 19 Personalkostnader (mdr) (3 636) 3 866 Andel av totala kostnaden (%) (57) 57 Sjukfrånvarokostnader (mkr) (83) 86 18 19 3 UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE Genomsnittsresultat för medarbetarenkäten 6 5 4 3 2 1 0 2012 2014 Fortsatt gott arbetsklimat Hög svarsfrekvens (79%) Totalt Arbetsledare Total Arbetsledare SKL hållbart medarbetarengagemang HME Nyckeltal** Svarsbetyg Alla kommuner* 78 4,1 Lunds kommun 75 4,0 *Som rapporteras i Kolada **Enligt Kolada Andel MÅNGFALD kvinnor och män Jämställdhetsindex (103) 113 23% Kvinnor 77% Män Andel deltidsanställda (%) Kvinnor Kvinnor Män (35) 33 Män (21) 21 4 / LUND 2013
KOMMUNENS SAMLADE VERKSAMHET KOMMUNKONCERNEN OMFATTAR LUNDS KOMMUN MED DESS NÄMNDER OCH STYRELSER, KOMMUNALFÖRBUND SAMT FÖRETAG SOM KOMMUNEN PÅ GRUND AV ANDELSINNEHAV HAR INFLYTANDE ÖVER. KOMMUNEN HAR DÄRUTÖVER 16 UPPDRAGSFÖRETAG. Ö Nordrike AB PSU 5
KAPITEL 1 MEDARBETARPOLICY FÖR LUNDS KOMMUN För att Lunds kommun på bästa sätt ska kunna möta framtidens behov behöver vi vara och uppfattas som en attraktiv arbetsgivare av såväl nuvarande som blivande medarbetare Lunds kommun står inför en stor utmaning när det gäller den framtida kompetensförsörjningen och att arbeta för att rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. En förutsättning för detta är arbetsplatser som är attraktiva ur hälsosynpunkt, attraktiva anställningsvillkor som stimulerar till medskapande och utveckling samt arbetsplatser där kompetens, erfarenheter och olikheter tas tillvara. Medarbetarnas kompetens och engagemang är en viktig förutsättning för att göra det goda livet möjligt för medborgarna. En av kommunfullmäktiges övergripande strategier och mål för Lunds kommun är en god personalpolitik som främjar trivsel och arbetsprestationer och ökar möjligheten för Lund att vara en attraktiv arbetsgivare. MÅL Lunds kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för att främja kompetensförsörjningen. Lunds kommun ska ha medskapande medarbetare och chefer som företräder kommunen, leder och utvecklar sig själva, arbetslag och verksamhet med uppdraget och brukaren i fokus. Lunds kommun ska vara en arbetsplats där varje medarbetares, kompetens, erfarenheter och olikheter tas tillvara Arbetsplatserna inom Lunds kommun ska vara attraktiva ur hälsosynpunkt. - Antal Utmärkt hälsofrämjande arbetsplatser: 50 stycken år 2015 - Sjukfrånvaron minskat till 5,5 % år 2015 Lunds kommun ska ha anställningsvillkor som gör det möjligt att rekrytera och behålla medarbetare med rätt kompetens. Kommunens löner och anställningsvillkor ska stimulera till medskapande, utveckling, goda arbetsprestationer och bästa möjliga service till invånarna. MEDARBETARPOLICY FÖR LUNDS KOMMUN Medarbetarpolicyn för Lunds kommun, vilken är beslutad av kommunfullmäktige, beskriver de värderingar och förhållningssätt som ska genomsyra våra arbetsplatser och medarbetarnas möten med medborgarna. Grundläggande för medarbetarskapet är ett medskapande förhållningssätt och att kommunens medarbetare varje dag bidrar till att göra det goda livet möjligt för medborgarna. Medarbetarpolicyn är indelad i olika områden. Utöver den övergripande inriktningen Vi gör det goda livet möjligt ingår följande områden: Utveckling genom medskapande Mångfalden berikar Hälsa och arbetsmiljö i fokus Attraktiva anställningsvillkor främjar utveckling Till medarbetarpolicyns olika områden finns riktlinjer för stöd i det vardagliga arbetet. Medarbetarpolicyn och riktlinjerna finns på intranätet tillsammans med tillhörande verktyg, såsom personalprocesser, råd och guider. 6 / LUND 2013
PERSONALSTRATEGISK HANDLINGSPLAN FÖR 2014-2015 Utifrån medarbetarpolicyn antar kommunstyrelsen varje år en tvåårig handlingsplan för det personalstrategiska arbetet. Handlingsplanen innehåller särskilda områden som ska vara i fokus kommande år och är ett komplement till det ordinarie HR-arbetet i kommunen. Åtgärderna i handlingsplanen samt det ordinarie HR-arbetet följs upp i den årliga personalstrategiska uppföljningen. Det personalstrategiska arbetet i Lunds kommun under 2014 fokuserade på nedanstående fokusområden. Lunds kommun - en attraktiv arbetsgivare Säkra den långsiktiga kompetensförsörjningen Kvalitetssäkra rekryteringar Införlivande av ny introduktion för nya medarbetare Identifiera och utveckla karriär- och utvecklingsmöjligheter Ledarskap och medarbetarskap Rekrytera, utveckla och behålla utmärkta engagerade chefer och medarbetare Utveckla förutsättningar för chefer att kunna utöva ett gott ledarskap. Hälsa och arbetsmiljö Intensifiering av arbetet att främja hälsa och god arbetsmiljö Analys och åtgärder för att minska sjukfrånvaron Ansvariga: kommunstyrelsen och samtliga nämnder. PSU 7
KAPITEL 2 MEDARBETARE I LUNDS KOMMUN Tabell 1 Antal månadsavlönade i Lunds kommun Definitioner Tillsvidareanställda Som tillsvidareanställda räknas heltids- och deltidsanställda. Visstidsanställda Som visstidsanställda räknas månadsavlönade medarbetare som har tidsbegränsade anställningar. Timavlönade inkluderas inte om inte annat anges. Årsarbetare Antalet årsarbetare är antalet månadsavlönade medarbetare (inklusive tjänstlediga) omräknat till heltidstjänster. Statistik per 31 december 2014 Antalet medarbetare beräknas per den 31 december 2014. 2013 2014 Förändring % Tillsvidareanställda 7 760 7 905 1,9 Visstidsanställda 1 075 1 097 2,0 Totalt 8 835 9 002 1,9 Totalt antal årsarbetare 7 847 7 932 1,1 LUNDS KOMMUN LUNDS STÖRSTA ARBETSGIVARE Lunds kommun är med sina drygt 9 000 medarbetare den största arbetsgivaren i Lund sett till antalet medarbetare inom kommungränsen. Antalet månadsavlönade medarbetare ökade inom Lunds kommun med 167 personer jämfört med föregående år. Antalet tillsvidareanställda ökade med 145 personer och visstidsanställda med 22 personer. 1 Även antalet månadsavlönade årsarbetare fortsatte att öka under 2014 (+85). Till detta tillkommer timavlönade medarbetare. Byte av rapportverktyg Under 2014 har Lunds kommun bytt rapportverktyg för personalstatistik från Cognos till QlikView. I samband med detta har personalstatistik och definitioner kvalitetssäkrats. Avvikelser i jämförelse med tidigare års personalstrategisk uppföljning kan förekomma. 1.Uppgifterna om antalet visstidsanställda har kvalitetssäkrats i årets uppföljning. I tidigare Personalstrategisk uppföljning har tillsvidareanställda som innehaft ett tillfälligt förordnande/internt vikariat redivisats som visstidsanställda. 8 / LUND 2013
Tabell 2 Antal månadsavlönade medarbetare per nämnd Tillsvidareanställda Visstidsanställda 2013 2014 Förändring 2013 2014 Förändring Barn- och skolnämnd Lunds stad 2 151 2 160 9 262 247-15 Barn- och skolnämnd Lund Öster 853 835-18 81 92 11 Byggnadsnämnden 76 74-2 5 1-4 Kommunstyrelsen 188 208 20 20 14-6 Kultur- och fritidsnämnden 333 338 5 62 36-26 Miljönämnden 24 25 1 3 4 1 Renhållningsstyrelsen 109 107-2 5 1-4 Servicenämnden 357 380 23 15 19 4 Socialnämnden* 441 483 42 133 131-2 Tekniska nämnden 70 67-3 6 7 1 Utbildningsnämnden 896 905 9 137 146 9 Vård- och omsorgsnämnden 2 284 2 339 55 333 384 51 * Av socialnämndens 131 visstidsanställda avser 76 personer i arbetsmarknadspolitiska insatser, till exempel OSA (offentligt skyddad anställning), särskilt anställningsstöd, deltagare i arbetsförmedlingens jobb- och utvecklingsgaranti samt instegsjobb. Inom Lunds kommun har vård- och omsorgsnämnden det största antalet medarbetare med totalt 2 723 månadsavlönade medarbetare vilket motsvarar 30 procent av kommunens anställda. Tätt därefter följer barn- och skolnämnd Lunds stad med 2 407 månadsavlönade medarbetare. Antalet tillsvidareanställda inom socialnämnden har ökat bland annat på grund av att socialförvaltningen har öppnat nya boenden under året men även på grund av förstärkning inom utredningsverksamheten.. Inom barn- och skolnämnden Lund Öster så tillsätts medarbetare med visstidsanställningar dels i avvaktan på behöriga sökande, dels under introduktionsperioden för nyexaminerade förskollärare och lärare men även på grund av långtidssjukfrånvaro. Inom kultur- och fritidsnämnden förklaras det minskade antalet visstidsanställningar med att dessa, inom framförallt fritidsverksamheten, har konverterats till tillsvidareanställningar samt att tillsvidareanställd personal fått utökad sysselsättningsgrad. Att sjukfrånvaron inom kultur- och fritidsnämnden minskat bidrar också till att behovet av antalet visstidsanställda minskat. Antalet timavlönade omräknat till årsarbetare har ökat Tabell 3 Antalet timavlönade omräknat till årsarbetare 2013 2014 Förändring Barn- och skolnämnd Lunds stad 147,7 159,0 11,4 Barn- och skolnämnd Lund Öster 47,5 55,9 8,4 Byggnadsnämnden 3,0 1,1-1,9 Kommunstyrelsen 5,2 5,1 0,0 Kultur- och fritidsnämnden 16,8 22,1 5,3 Miljönämnden 0,1 0,2 0,1 Renhållningsstyrelsen 2,6 2,2-0,4 Servicenämnden 35,5 35,3-0,2 Socialnämnden 24,5 31,5 7,0 Tekniska nämnden 1,3 2,4 1,1 Utbildningsnämnden 19,9 19,9 0,0 Vård- och omsorgsnämnden 206,7 244,3 37,6 Totalt 511 579 68 med 68 årsarbetare totalt sett i Lunds kommun jämfört med föregående år. Störst ökning har skett inom vårdoch omsorgsnämnden. PSU 9
Tabell 4 Antal anställda i de största yrkesgrupperna Yrkesgrupp Antal månadsavlönade totalt Antal visstidsanställda (månadsavlönade) Förskollärare 754 50 Undersköterska, hemvård 622 73 Undersköterska, äldreomsorg 577 39 Barnskötare i förskola/barnomsorg 520 87 Lärare grundskola, tidigare år 434 40 Handledare (vårdare) gruppboende 441 57 Lärare gymnasium, allmänna ämnen 426 43 Lärare grundskola, senare år 351 55 Fritidspedagog 270 23 Lokalvårdare 248 18 Inom kommunen finns cirka 200 yrkesgrupper som i sin tur kan bestå av anställningar med varierande titlar. Undersköterskor och förskollärare är de största yrkesgrupperna. Andra stora yrkesgrupper är barnskötare, handledare och lärare inom de olika skolformerna. Visstidsanställda månadsavlönade medarbetare finns i varierande omfattning inom de största yrkesgrupperna. Särskilt barnskötare har en hög andel visstidanställda. En förklaring till detta är sjukfrånvaron bland barnskötare och förskollärare. PERSONALKOSTNADER Personalkostnaderna ökade med 6 procent och uppgick 2014 till 3 866 miljoner kronor vilket motsvarar 57 Diagram 1 Andel personalkostnader 43% Personalkostnader Personalkostnader 57% Övriga kostnader Övriga kostnader 10 / LUND 2013
procent av kommunens totala kostnader. Tabell 5 Mertid och övertid per nämnd omräknat till årsarbetare Nämnd Totalt 2013 Totalt 2014 Förändring Varav mertid 2014 Varav övertid 2014 Barn- och skolnämnd Lunds stad 20,0 20,1 0,1 15,5 4,6 Barn- och skolnämnd Lund Öster 8,9 7,5-1,4 7,0 0,6 Byggnadsnämnden 0,4 0,4 0,0 0,0 0,3 Kommunstyrelsen 1,5 1,7 0,2 0,3 1,3 Kultur- och fritidsnämnden 3,6 2,4-1,2 2,5-0,1 Miljönämnden 0,1 0,1 0,0 0,0 0,1 Renhållningsstyrelsen 4,5 4,9 0,4 0,0 4,9 Servicenämnden 7,7 8,4 0,7 2,9 5,5 Socialnämnden 3,2 3,4 0,2 1,4 1,9 Tekniska nämnden 0,4 0,3-0,1 0,0 0,3 Utbildningsnämnden 5,7 5,1-0,6 2,9 2,3 Vård- och omsorgsnämnden 44,6 45,7 1,0 23,3 22,3 Samtliga nämnder 100,7 100,0-0,7 55,9 44,1 MERTID OCH ÖVERTID Den totala mer- och övertiden inom kommunen motsvarar 100 årsarbetare, vilket är en marginell ökning jämfört med Tabell 6 Mertid och övertid uppdelat på kön omräknat till årsarbetare Mertid Övertid Totalt Kvinnor 44,4 25,9 70,3 Män 11,5 18,2 29,7 Totalt 55,9 44,1 100,0 föregående år. Uttagen mertid har ökat för kvinnliga medarbetare motsvarande 1,1 årsarbetare och minskat för manliga medarbetare med motsvarande 2,2 årsarbetare jämfört med föregående år. Vad gäller övertid har kvinnorna ökat uttaget marginellt, motsvarande 0,4 årsarbetare, medan männen har oförändrat uttag jämfört med föregående år. PSU 11
KAPITEL 3 LUNDS KOMMUN EN ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Lunds kommun står inför en stor utmaning när det gäller den framtida kompetensförsörjningen. För att Lunds kommun på bästa sätt ska kunna möta framtidens behov behöver vi vara och uppfattas som en attraktiv arbetsgivare av såväl nuvarande som blivande medarbetare Arbetet med kompetensförsörjning är prioriterat och fortsätter attvara i fokus under de kommande åren. I medarbetarpolicyn betonas främst tre områden som bidrar till att profilera Lunds kommun som en attraktiv arbetsgivare: Genom att alla medarbetare varje dag bidrar till att göra det goda livet möjligt för medborgarna upplevs kommunens arbetsuppgifter som meningsfulla. För att medborgarna alltid ska kunna ges bästa möjliga service vill och behöver kommunens verksamheter ständigt utvecklas och förbättras. Lunds kommun vill vara en organisation som präglas av utveckling, idérikedom och handlingskraft. Genom att medarbetarna utvecklas, utvecklas verksamheten. Den personalstrategiska handlingsplanen för 2014 angav följande särskilda strategiska åtgärder inom området: Kvalitetssäkring av rekryteringen Införlivande av introduktion för nya medarbetare. Karriär- och utvecklingsmöjligheter MÅL Lunds kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för att stärka kompetensförsörjningen framöver. RESULTAT Under 2014 utannonserades 1 466 fördelade på 1 050 platsannonser. Totalt inkom 47 603 ansökningar. Personalomsättningen för 2014 var 9,2 procent vilket är en ökning jämfört med föregående år (2013: 9,0 procent). Generellt sett är en personalomsättning mellan åtta och tio procent normalt i större organiationer, men kan variera mellan yrkesgrupper och över tid. För att säkra kompetensförsörjningen behöver Lunds kommun vara och uppfattas som en attraktiv arbetsgivare av såväl nuvarande som blivande medarbetare. STATISTIK MED KOMMENTARER Medelåldern för tillsvidareanställda medarbetare i Lunds kommun är 46,1 år, vilket är en minskning med 0,3 år sedan föregående år. De kvinnliga medarbetarna är i genomsnitt 0,4 år äldre än de manliga. Tabell 7 Medelålder tillsvidareanställda medarbetare 2013 2014 Kvinnor 46,4 46,2 Män 46,4 45,8 Alla 46,4 46,1 Tabell 8 Tillsvidareanställda uppdelade i åldersgrupper och i procent av samtliga tillsvidareanställda Åldersgrupp 2013 (%) 2014 (%) - 20 år 0,1 0,1 21-25 år 2,5 2,7 26-30 år 7,2 7,3 31-35 år 10,3 10,5 36-40 år 12,8 13,0 41-45 år 13,6 13,4 46-50 år 13,6 13,8 51-55 år 13,7 13,7 56-60 år 14,4 13,8 61-65 år 11,2 11,0 66 år - 0,7 0,7 12 / LUND 2013
Bland kommunens medarbetare finns flest medarbetare i åldersgrupperna 46-50 år och 56-60 år. Dessa två grupper innehåller vardera cirka 1100 medarbetare. I övriga åldersgrupper har marginella procentuella förändringar skett jämfört med 2013. Ålderskurvan över tid syns i diagram 2. 2014 års kurva i diagrammet visar på hur stora ovan nämnda åldergrupper är och att framtida generationsväxling innebär en stor utmaning. Lunds kommun får en stor utmaning i att säkra kompetensförsörjningen. Personalomsättningen för 2014 var 9,2 procent, vilket är en ökning med 0,2 procentenheter sedan 2013. Vad gäller den procentuella fördelningen av avgångsorsaker har endast mindre förändringar skett sedan föregående år. Under 2014 berodde 28 procent av avgångarna på pension, 55 procent på egen begäran och 17 procent av övriga orsaker. Hög rörlighet märks även inom yrkesgrupperna förskollärare, lärare i grundskolan och bland sjuksköterskor. Diagram 2 Andel tillsvidareanställda i procent och åldersgrupper 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0-20 år 21-25 år 26-30 år 31-35 år 36-40 år 41-45 år 46-50 år 51-55 år 56-60 år 61-65 år 66 - år 2008 2010 2012 2014 2008 2010 2012 2014 Tabell 9 Personalomsättning och pensionsavgångar 2013 2014 Antal % Antal % Slutat på egen begäran 390 56 436 55 Pension 194 28 221 28 Annan orsak 111 16 134 17 Summa 695 100 791 100 Antal tillsvidareanställda 7 745 7 905 Personalomsättning i % 9,0 9,2 PSU 13
Tabell 10 Pensionsålder tillsvidareanställda medarbetare Pensionsålder Inom 5 år beräknas 47 procent av kommunens nuvarande medarbetare ha lämnat sin anställning, inom 10 år drygt 97 procent. Antal 2013 64,9 194 2014 65,0 221 Diagram 4 Rekryteringsbehov inom 5 och 10 år Den genomsnittliga pensionsåldern inom Lunds kommun är 65 år. Totalt 221 medarbetare gick i pension under året. Vid årets slut arbetade 126 medarbetare som var över 65 års ålder. 3% Diagram 3 Antal pensionsavgångar 50% 250 200 Ersättningsbehov i Ersättningsbehov nom 5 år inom 5 år 47% Ersättningsbehov Ersättningsbehov inominom 5-10 5-10 år år IngetInget ersättningsbehov ersättningsbehov 150 100 Inom 5 år beräknas 47 procent av dagens anställda att behöva ersättas, inom 10 år 97 procent. 50 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Tabell 11 Beräknade pensionsavgångar för tillsvidareanställda 2014 Inom 3 år Inom 5 år Inom 10 år 420 857 1939 Antal tillsvidareanställda 7905 Andel i pension om 10 år (%) 25 25 procent av de tillsvidareanställda medarbetare beräknas ha gått i pension inom tio år, vilket är lägre än föregående år då motsvarande siffra var 29 procent. Beräkningen baseras på en pensionsålder på 65 år. Personalomsättning på sikt En prognos har gjorts för att göra en preliminär bedömning av personalförsörjningsbehovet de kommande åren. Prognosen är baserad på hur många anställda som slutade på egen begäran eller annan orsak än pension under 2014 samt på beräkningar över hur många som väntas gå i pension de närmaste åren med utgångspunkt från en pensionsålder på 65 år. Siffrorna ger en tydlig signal om ett stort rekryteringsbehov den kommande framtiden. 14 / LUND 2013 Deltagande i arbetsmarknadsdagar och rekryteringsmässor är några av kommunens åtgärder för att främja kompetensförsörjningen.
Tabell 12 Utannonserade tjänster 2013 2014 förändring Antal tjänster 1 109 1 466 357 Antal annonser 818 1 050 232 Antal sökande 38 107 47 603 9 496 Genomsnitt sökande per annons 47 45-2 Rekryteringar Lunds kommun utannonserade 1466 tjänster under 2014 fördelade på 1050 platsannonser. Totalt inkom drygt 47 600 ansökningar vilket innebär att varje annons lockade till sig i genomsnitt 45 ansökningar, en marginell minskning från föregående år. Dock varierar antalet ansökningar kraftigt beroende på sökt yrkesgrupp. Anställningsform (%) Tillsvidareanställning 55 58 Visstidsanställning 45 42 Anställningens omfattning (%) Heltidsanställning 55 53 Heltid- eller deltidsanställning 10 9 Deltidsanställning 31 36 Timavlönad anställning 4 2 3-3 -2-1 5-2 Totalt 58 procent av 2014 års annonser avsåg tillsvidareanställningar, vilket är en ökning med tre procentenheter jämfört med föregående år. Drygt hälften (53 procent) av annonserna avsåg heltidsanställningar, vilket är en marginell skillnad jämfört med 2013. 9 procent av annonserna möjliggjorde anställning på antingen heltid eller deltid och 36 procent avsåg deltidsanställningar. 2 procent av annonserna gällde timavlönade anställningar. Bristyrkesgrupper Nämnderna har bedömt ett flertal yrkeskategorier som bristyrkesgrupper på kort och lång sikt. För att underlätta rekryteringar till dessa och andra yrken arbetar nämnderna aktivt med att väcka intresse och skapa kännedom kring verksamhetsområdet och Lunds kommun som arbetsgivare. Rekryteringen till bristyrkesgrupperna nedan påverkas också av faktorer i omvärlden, till exempel Skolverkets legitimationskrav. Tabell 13 Bristyrken Bristyrken 1 års sikt 5 års sikt Förskollärare X X Fritidspedagoger X X Lärare vissa ämneskombinationer X X Speciallärare/specialpedagoger X X Skolledare X X Modersmålslärare X X Yrkeslärare X X Lärare i svenska 2 X X Miljöinspektörer med erfarenhet X X Bibliotekarier med erfarenhet X Skolbibliotekarier X Specialiserade ingenjörer X X Chefer/Arbetsledare inom vård och omsorg X X Sjuksköterskor X X Sjuksköterskor (semesterperioden) X X Handläggare med myndighetsutövning inom vård och omsorg X X PSU 15
och text. Antalet individer som följer kontot ökar kontinuerligt. Under hösten 2014 skapades en fotoutställning på Lund C med ett urval av de bilder som medarbetarna bidragit med. Instagramkontot har också lett till en artikelserie i en lokaltidning där en medarbetare i veckan porträtterades under hösten. Sveriges kommuner och landsting har också lyft upp Lunds kommuns initiativ som ett gott exempel på marknadsföring av Sveriges viktigaste jobb. Studentsamverkan Studentsamverkan är en fortsatt prioriterad fråga inom kommunen. Lunds kommun är ett så kallat partnerföretag till Lunds universitet. Bland annat har representanter för kommunkontoret under året föreläst för studenter på civilekonomprogrammet. För att ytterligare öka kontakten med studenter deltar kommunen i universitetets hälsningsgillen som anordnas varje termin och syftar till att välkomna och informera nya studenter. Instagramutställningen Vi gör skillnad visades på Lund C under hösten 2014 ÅTGÄRDER INOM OMRÅDET ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Att Lunds kommun upplevs som en attraktiv arbetsgivare är strategiskt viktigt för kompetensförsörjningen på kort och lång sikt. De budskap som främst lyfts fram från Lunds kommun som arbetsgivare handlar om att medarbetarna gör skillnad i medborgarnas vardag. Genom delprojektet Varumärke inom Ett Lund har bilden av Lund som geografisk plats förtydligats och utvecklats. Detta arbete påverkar även bilden av Lunds kommun som arbetsgivare positivt. @lundskommun på Instagram och Lund C Lunds kommuns stafettkonto för medarbetare på Instagram har fortsatt under 2014. Medarbetare från olika yrkesgrupper visar två veckor i taget upp sina arbetsvardagar i bild Kommunens verksamheter deltar regelbundet på arbetsmarknadsdagar på universitet och högskolor i närområdet. Studenter tas också emot inom verksamheterna på till exempel praktik för olika studieprogram, studiebesök och i samband med uppsatsskrivande. Dessa studentkontakter ger utmärkta tillfällen att skapa kontakt med potentiella framtida medarbetare samtidigt som studenter ges insyn i kommunens verksamhet. Studentmedarbetare Kommunen har under hösten tagit emot fem studentmedarbetare i ett projekt som syftar till att utveckla Lund som en attraktivare arbetsgivare och ett led i att utveckla samarbetet med universitetet och ta del av studenternas kunskaper i kommunen. Samtidigt får studenterna möjlighet att skaffa sig värdefulla erfarenheter. Satsningen är ett komplement till de studentsamarbeten som redan finns inom kommunen via praktikanter, ex-jobbare och uppsatser. Studentmedarbetare har under hösten arbetat med att utveckla Lunds kommun som en attraktiv arbetsgivare. 16 / LUND 2013
Fokus på kompetensförsörjning och kvalitetssäkrad rekrytering Den personalstrategiska handlingsplanen för 2014-2015 fokuserar på kompetensförsörjning och Lunds kommun som en attraktiv arbetsgivare. Inom verksamheterna finns flera aktiva arbetsgrupper som arbetar för att säkerställa personalförsörjningen på kort och lång sikt. Inom de tre skolnämnderna samarbetar kommunikation och HR för att stärka varumärket Förskola och skola i Ett Lund utifrån prioriterade områden. Vård- och omsorgsnämnden driver också en arbetsgrupp med fokus på omvårdnadsområdets rekryteringsutmaning. Som särskild åtgärd i handlingsplanen angavs att följa upp och säkra att rekryteringarna till Lunds kommun är värdeskapande, kvalitetssäkrade samt tids- och kostnadseffektiva. Detta arbete har pågått inom verksamheterna under 2014 och fortsätter kommungemensamt under 2015. Bland annat har verksamheterna granskat hur kommunens webbaserade rekryteringsprocess följs och HR-funktionens roll vid rekryteringar har förtydligats. Införlivande av introduktion för nya medarbetare Under 2013-2014 har ett koncept med webbaserad kommungemensam introduktion av nya medarbetare utarbetats. Arbetet med framtagande av introduktionsmaterial och införande i verksamheterna fortsätter under 2015. Introduktion av en ny medarbetare sker på flera olika nivåer: arbetsplats, förvaltning och kommungemensamt. I den kommungemensamma rekryteringsprocessen på intranätet finns en checklista för introduktion av nyanställda som specificerar vad som ska ingå i introduktionen på arbetsplatsnivå för att säkra information om kommunens riktlinjer bland annat vad gäller arbetsmiljö- och mångfaldsarbete. Karriär- och utvecklingsmöjligheter Att identifiera, utveckla och kommunicera karriär- och utvecklingsmöjligheter var och är fortsatt en åtgärdspunkt i den personalstrategiska handlingsplanen. Detta kräver kontinuerligt arbete både på kommungemensam nivå utifrån Lunds kommun som en arbetsgivare och på nämndsnivå utifrån de specifika förutsättningarna inom varje verksamhet. Som exempel kan nämnas dialog innan rekrytering kring utvecklingsmöjligheter, särskilda utbildningsinsatser, regelbundet uppdaterad information på kommunens webbplats och deltagande i kommunövergripande program för blivande chefer. Karriärvägar för lärare förstelärare och lektorer Regeringen införde 2013 ett riktat statsbidrag för karriärtjänster för lärare, så kallade förstelärare och/eller lektorer. Syftet med satsningen är att uppmärksamma lärare som uppvisar särskild yrkesskicklighet vilket i förlängningen ska leda till att skolans måluppfyllelse ökar. Varje kommun beslutar själva om de vill använda det riktade statsbidraget. I linje med regeringens aviserade utbyggnad av systemet mer än fördubblades Lunds kommuns tilldelning av statsbidrag för karriärtjänster 2014 jämfört med 2013. Under maj 2014 kunde kommunens alla lärare liksom föregående år ansöka om att bli förstelärare och totalt finns nu 174 förstelärare inom Lunds kommun. Tabell 14 Antal förstelärare och lektorer Nämnd 2014 Tidigare Totalt Barn- och skolnämnd- 47 26 73 Lunds stad Barn- och skolnämnd- 20 12 32 Lund Öster Utbildningsnämnden 46 23 69 Totalt Lunds kommun 113 61 174 Under 2014 har frågan om lärares arbetstid, arbetsuppgifter och karriärmöjligheter på olika sätt uppmärksammats och diskuterats. Sedan i januari 2013 har en partsgemensam grupp inom skolnämnderna med tjänstemän och fackliga företrädare i samverkan arbetat med frågan om karriärvägar för lärare. Nuvarande förstelärare och lektorer i Lunds kommun har tidsbegränsade uppdrag fram till 2016-06-30 och på nationell nivå är det oklart vad som händer med det riktade statsbidraget efter 2016. Kommunens tre skoldirektörer gav i december 2014 den partsammansatta arbetsgruppen i uppdrag att ta fram en modell för utvärdering av reformen med syfte att bland annat ta fram underlag för kommande beslut om eventuell fortsättning. Läs mer om hur nämnderna arbetar med kompetensförsörjning i respektive nämnds personalredovisning samt kapitlet Utveckling genom medskapande. PSU 17
KAPITEL 4 UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE Vi bidrar alla med vårt engagemang och vår delaktighet det vi kallar medskapande RESULTAT Under 2014 genomfördes den kommungemensamma medarbetarenkäten för tredje gången och svarsresultaten visar på ett fortsatt gott arbetsklimat. På en skala 1-6 låg snittvärdet totalt sett på 4,4 och för chefer/arbetsledare på 4,8. Den höga svarsfrekvensen, 79 procent, är också ett mått på hög grad av delaktighet och engagemang. Utveckling genom medskapande är ett av områdena i den kommungemensamma medarbetarpolicyn. Området kompletteras med riktlinjer för medarbetarutveckling samt olika verktyg på kommunens intranät som stöd för utvecklingsarbetet. Nämnderna ska arbeta för att uppfylla intentionerna i medarbetarpolicyn. Inom området Utveckling genom medskapande pekade den personalstrategiska handlingsplanen för 2014-2015 särskilt ut: aktivt arbete med medarbetarenkätens resultat och utvecklingsområden insatser för att rekrytera, utveckla och behålla utmärkta chefer och medarbetare som arbetar aktivt för medskapande och utveckling identifiering och utveckling av förutsättningar för chefer att kunna utöva ett gott ledarskap Medskapande och utveckling är också en central del i den nya ledningsfilosofin vilken utarbetats och fastlagts inom ramen för Ett Lund-projektet. MÅL Lunds kommun ska ha medskapande medarbetare och chefer som företräder kommunen, leder och utvecklar sig själva, arbetslag och verksamhet baserat på kommunens värdegrund med uppdraget och brukaren i fokus. Diagram 5 Genomsnittsresultat för medarbetarenkäten 6 5 4 3 2 1 0 Total 2012 2014 Arbetsledare Totalt Arbetsled 18 / LUND 2013
ÅTGÄRDER FÖR UTVECKLING GENOM MEDSKAPANDE Arbetet med utveckling genom medskapande följer en röd tråd som utgår från Vision 2025 för Lunds kommun. Utvecklingsresan 2. Medarbetarpolicyn och medarbetarenkäten utgör olika integrerade steg i detta arbete vilket under året också har utvecklats vidare och ingår i den nya ledningsfilosofin som utarbetats inom ramen för Ett Lund-projektet. En rad verktyg i form av presentationer och arbetsmaterial finns på intranätet. En tydlig ambition har varit att integrera arbetet med att stärka medskapandet i pågående utvecklingsarbete såväl som i daglig verksamhet så att utveckling genom medskapande blir en naturlig del av vardagen. Det har därför vävts in i områden såsom Medarbetarpolicyn med riktlinjer, medarbetarenkäten, guide för medarbetarsamtal och lönekriterier och nu senast i ledningsfilosofin. Arbetet med utveckling genom medskapande följer en röd tråd som utgår från Vision 2025 för Lunds kommun. Utvecklingsresan, Medarbetarpolicyn och medarbetarenkäten utgör olika integrerade steg i detta arbete vilket under året också har utvecklats vidare och ingår i den nya ledningsfilosofin vilken fastställts inom ramen för Ett Lund-projektet. Medskapande bygger på att göra aktiva medvetna val att ifrågasätta sina måsten och förhålla sig till dem. Det handlar om att vara aktiv, påverkande och ansvarig, att se sig som en del i helheten, att vara understödjande och låta sig påverkas. 2.Utvecklingsresan var en satsning på medarbetar- och ledarutveckling med det medskapande medarbetarskapet i fokus och utgick från Vision 2025. PSU 19
MEDARBETARENKÄT OCH UTVECKLINGSPLANER Bakgrund Medarbetarenkäten är baserad på Lunds kommuns medarbetarpolicy som antogs av kommunfullmäktige 2010. Den har genomförts 2010, 2012 och nu senast under hösten 2014. Medarbetarenkäten är gemensam för hela kommunen och är en fortsättning på det arbete med utveckling genom medskapande som utgår från Vision 2025. Enkäten genomfördes förvaltningsvis tiden september-december 2014. Under hösten har en del av verksamheterna hunnit börja bedriva ett aktivt arbete för att bearbeta resultatet och utforma därtill kopplade utvecklingsplaner och det arbetet kommer att fortsätta under 2015. SYFTE OCH MÅL Syftet med medarbetarenkäten är att göra Lunds kommun till en än mer attraktiv arbetsgivare. Medarbetarenkätens resultat ska vara utgångspunkt till handlingsplaner för att främja arbetsklimatet samt utveckla verksamheten och medarbetarna. Målet med medarbetarenkäten är att HR-konsulter och Företagshälsovården. Som stöd finns material såsom introduktionspresentationer för arbetsplatsträffar, handledning och guide för hur man kan arbeta vidare med medarbetarenkätens resultat. Hur arbetar vi vidare med medarbetarenkätens resultat? Guide till arbetsledare 2014 KOMMUNKONTORET HR-AVDELNINGEN skapa en aktuell bild av arbetsklimatet på arbetsplatsen. följa upp utvecklingen sedan förra medarbetarenkäten (där så är möjligt). enkätresultatet ska vara ett underlag för att ta nästa steg i utvecklingsarbetet i linje med ett medskapande medarbetarskap. Vidare ger den möjlighet till uppföljning av olika utvecklingsinsatser genom att återkomma regelbundet med några års mellanrum. PROCESSEN I STORT Med hjälp av frågor om verksamheten, arbetsplatsen/ enheten, min arbetsledare/chef samt om mig själv och mitt medarbetarskap värderar medarbetaren hur hon/han upplever arbetsklimatet i nuläget. Varje avdelning eller enhet inom kommunen analyserar och arbetar vidare med sina enkätresultat och skapar sedan utvecklingsplaner som en del i utvecklingsarbetet på respektive arbetsplats. Stor tonvikt läggs vid att integrera planer och aktiviteter i övrigt pågående arbete och övriga planer. Till den här guiden hör arbetsblad. Du hittar dem på www.lund.se/inloggad. De fi nns också längst bak i guiden. Med hjälp av medarbetarenkätens frågor om verksamheten, arbetsplatsen/enheten, mig själv och mitt medarbetarskap värderar medarbetaren hur hon/han upplever arbetsklimatet i nuläget. Guiden Hur arbetar vi vidare med medarbetarenkätens resultat? är ett stöd för chefer och arbetsledare och används sedan i arbetet med att utarbeta utvecklingsplaner utifrån resultaten från medarbetarenkäten. Nytt för 2014 års enkät är en ny del med fördjupande frågor om arbetsbelastning och stress. Denna del har tillkommit efter att Arbetsmiljöverket gjort en inspektion inom skolnämnderna och gett kommunen i uppdrag att undersöka förekomsten av hög arbetsbelastning och upplevd stress. Det närmaste stödet till chefer och arbetsledare i respektive nämnd är närmaste chef samt respektive förvaltningsledningsgrupp. Utöver dessa finns även enkätsamordnargrupp, 20 / LUND 2013
HÖG SVARSFREKVENS 6030 medarbetare svarade på enkäten 2014. Detta motsvarar en svarsfrekvens på 79 procent, vilket i sammanhanget får anses vara en hög svarsfrekvens som ger ett gott underlag för det fortsatta utvecklingsarbetet. Svarsfrekvensen har gått upp sedan 2012 då den var 74 procent och var också högre än målsättningen 75 procent. 2012 svarade fortfarande en del medarbetare på pappersenkäter (7 procent) men 2014 svarade samtliga medarbetare via webb. Mot denna bakgrund är den högre svarsfrekvensen extra glädjande. Tabell 15 Svarsfrekvens för medarbetarenkäten 2012 2014 Antal svar 5752 6030 Antal medarbetare 7788 7674 Svarsfrekvens (%) 74 79 RESULTAT Medarbetarna fick i enkäten ta ställning till 36 påståenden om verksamheten, arbetsplatsen, chefen/arbetsledaren och det egna medarbetarskapet och värdera dessa från 1 till 6. 1 motsvarade stämmer inte alls och 6 motsvarade stämmer mycket väl. Snittvärdet för kommunen på de 36 frågorna ligger mellan 3,9 och 5,2, vilket är att betrakta som ett högt resultat. Medelvärdet för samtliga frågor var 4,4 och detta är en liten nergång från 2012 års medelvärde 4,5. Jämfört med 2012 så har totalkurvan små förändringar. För resultatkurvorna för nämnder och arbetsplatser är skillnaderna större. än medarbetarnas och deras medelvärde för samtliga frågor var 4,8. Mönstret för vilka frågor som fått högst respektive lägst poäng är snarlikt jämfört med medarbetarnas. Områden att arbeta vidare med utifrån resultaten i medarbetarenkäten ser olika ut på olika arbetsplatser och det är också där analysen och det fortsatta utvecklingsarbetet ska ske. Sett till enkätresultaten för hela kommunen finns det bland annat en förbättringspotential i att lyfta fram och sprida goda idéer och erfarenheter, i att utveckla relationerna mellan avdelningarna samt i ökade möjligheter till individuell utveckling. UTVECKLINGSARBETE OCH UPPFÖLJNING Ett aktivt arbete har påbörjats på kommunens olika arbetsplatser med att bearbeta resultatet av medarbetarenkäten samt utforma och genomföra därtill kopplade utvecklingsplaner. I detta arbete ingår även att vid behov göra riskanalyser kopplat till arbetsbelastning och stress. Detta arbete kommer fortsätta under 2015 och kommer att följas upp i den kommungemensamma uppföljningen av systematiskt arbete (SAM-enkäten, se kapitel 6) samt i delårsrapporten 2015. Högst snittpoäng fick påståendet jag är motiverad att lära och utvecklas följt av jag har bra relationer och samarbete med mina arbetskamrater. Därefter kom påståendena jag bidrar aktivt till att mina arbetskamrater trivs och mår bra på arbetet och jag uppmuntrar och stödjer andra och mig själv att klara av nya uppdrag och arbetsuppgifter. Även påståenden som jag bidrar till att våra dialoger blir konstruktiva, kreativa och lösningsinriktade och jag känner mig behövd och uppskattad på arbetet fick höga poäng. Lägst medelvärde för svarsalternativen fick fråga 7 det finns goda möjligheter till individuell utveckling och fråga 9 relationen mellan delarna i verksamheten (avdelningar, enheter eller motsvarande) kännetecknas av ömsesidig respekt och gott samarbete. För de chefer/arbetsledare som har svarat på enkäten ligger snittpoängen för påståendena mellan 5,5 och 4,3. Generellt ligger arbetsledarnas snittpoäng några tiondels poäng högre PSU 21
Diagram 6 Resultaten för kommunens medarbetarenkät Frågor om mig själv/mitt medarbetarskap 28 Jag trivs och mår bra på arbetet 29 Jag bidrar aktivt till att mina arbetskamrater trivs och mår bra på arbetet 30 Jag är motiverad att lära och utvecklas 31 Jag känner mig behövd och uppskattad på arbetet 32 Jag upplever min psykiska arbetssituation som positiv 33 Jag vågar säga vad jag tänker och känner på arbetet 34 Jag har bra relationer och samarbete med mina arbetskamrater 35 Jag bidrar till att våra dialoger blir konstruktiva, kreativa och lösningsinriktade 36 Jag uppmuntrar och stödjer andra OCH mig själv att klara av nya uppdrag och arbetsuppgifter 31 32 33 34 Lunds kommun 2012 Lunds kommun 2014 1 35 36 6 5 4 3 2 3 4 5 6 7 Frågor om verksamheten 1 Verksamheten har tydliga mål 2 På vår arbetsplats följer vi upp målen för verksamheten 3 Ledningen för verksamheten är tydlig 4 Ledning och medarbetare har förtroende för varandra 5 Det är lätt att skaffa information om vad som händer inom verksamheten 6 Goda idéer, erfarenheter och lärdomar lyfts fram och sprids 7 Det finns goda möjligheter till individuell utveckling 8 Öppna och kreativa dialoger uppmuntras i verksamheten 9 Relationen mellan delarna i verksamheten (avdelningar, enheter el. motsvarande) kännetecknas av ömsesidig respekt och gott samarbete 30 2 8 Frågor om min närmaste arbetsledare/chef 29 19 Jag har en förtroendefull och god relation till min arbetsledare/chef 28 20 Min arbetsledare/chef företräder verksamheten på ett tydligt och trovärdigt sätt 21 Jag får stöd och hjälp att utvecklas av min 27 arbetsledare/chef 22 Min arbetsledare/chef lyssnar aktivt på förslag och idéer 23 Min arbetsledare/chef ger feedback på mitt arbete 26 24 Jag bidrar till att min arbetsledare/chef utvecklas 25 Det märks på min arbetsledare/chef att han/hon trivs 25 med sina medarbetare 26 Min arbetsledare/chef ger kritik på ett konstruktivt sätt 24 27 Min arbetsledare/chef visar att hon/han litar på mig 23 22 21 20 1 0 19 18 17 16 15 9 10 11 12 13 14 Frågor om min arbetsplats 10 Vi har roligt tillsammans på arbetet 11 Vi har en öppen och kreativ dialog 12 Vi har återkommande möten där vi utvärderar, lär av våra erfarenheter och planerar förbättringar 13 Alla är medskapande i utvecklingen av vår arbetsgrupp 14 Alla tar ansvar för sina arbetsuppgifter 15 Vi ser möjligheter mer än hinder 16 Alla bidrar till trivsel och god stämning 17 Vi erbjuder varandra hjälp och stöd 18 Vi är kreativa och lösningsinriktade Lunds kommuns medarbetarenkät 2014 Diagram 6 Resultaten för kommunens medarbetarenkät presenteras i ett spindeldiagram med snittvärden för samtliga 36 frågor. Svaren har angetts på en skala 1 (stämmer inte alls) till 6 (stämmer mycket väl). Snittvärdet för kommunen på frågorna ligger mellan 3,9 och 5,2, vilket är att betrakta som ett högt resultat. Medelvärdet för samtliga frågor är 4,4. Definitioner Verksamhet - den större verksamhet som din arbetsplats ingår i. Ledning - nivån över din närmaste arbetsledare/chef. Arbetsplats - den enhet som du arbetar på. Arbetsledare/chef - den chef du har medarbetar-/lönesamtal med 22 / LUND 2013
ARBETSBELASTNING OCH STRESS Nytt för 2014 års enkät är en del med fördjupande frågor om arbetsbelastning och stress som har tillkommit efter att Arbetsmiljöverket gjort en inspektion inom skolnämnderna och gett kommunen i uppdrag att undersöka förekomsten av hög arbetsbelastning och upplevd stress. Svarsresultaten för dessa frågor redovisas i diagram 7. Medelvärdet för svaren på samtliga nio frågor blev 4,2 på en skala 1-6. Medelvärdet för de enskilda frågorna ligger mellan 3,6 och 4,9. Högst medelvärde fick fråga 9 under det senaste året har jag inte känt någon oro för hot och våld i mitt arbete. Lägst medelvärde fick fråga 5 jag upplever sällan negativ stress. Sammantaget bedöms detta som en nivå av arbetsbelastning och upplevd stress som inte bör utgöra några risker för ohälsa generellt men riskanalysen behöver göras på lägre nivåer i organisationen Diagram 7 Lunds kommuns resultat för frågor om arbetsbelastning och stress Frågor om arbetsbelastning Lunds kommun 2014 Lunds kommun 2014 1 Jag upplever min arbetsbelastning som rimlig 2 Jag hinner vanligen med mitt arbete inom den ordinarie arbetstiden 3 Det är tydligt vilka arbetsuppgifter jag ansvarar för 6 1 4 Jag har möjlighet att påverka planering och utförande av arbetet 5 Jag upplever sällan negativ stress 6 När jag är ledig kan jag lätt koppla bort arbetet 9 5 4 3 2 2 7 Jag har möjlighet till återhämtning efter intensiva arbetsperioder 8 Jag har balans mellan arbetsliv och privatliv 9 Under det senaste året har jag inte känt någon oro för hot och våld i mitt arbete 8 1 0 3 7 4 6 5 Lunds kommuns medarbetarenkät 2014 SKLS FRÅGOR - HME Utöver de ursprungliga 36 frågorna och frågor om arbetsbelastning och stress fanns också 9 ytterligare frågor om Hållbart medarbetarengagemang, HME. Dessa frågor har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har gett ut för jämförelse och utvärdering av arbetsgivarpolitiken i olika kommuner och landsting. Observera att dessa frågor har en annan skala för svarsalternativen än övriga frågor. Mer att läsa om HME finns på SKLs hemsida. Till viss del ställer SKL samma frågor som redan finns i Lunds kommuns ursprungsenkät. De är ändå med i sin helhet för att förenkla jämförelsen. PSU 23
Diagram 8 Lunds kommuns resultat från SKLs medarbetarenkät 2012 och 2014 Sveriges Kommuners och Landstings (SKLs) frågor Lunds kommun 2012 Motivation 1 Mitt arbete känns meningsfullt 2 Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete 3 Jag ser fram emot att gå till arbetet 9 Lunds kommun 2014 1 5 4 2 Ledarskap 4 Min närmsta chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser 5 Min närmsta chef visar förtroende för mig som medarbetare 6 Min närmsta chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete 8 3 2 1 3 0 Styrning 7 Jag är insatt i min arbetsplats mål 8 Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt 9 Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete 7 4 6 5 Lunds kommuns medarbetarenkät 2014 Resultaten från SKLs frågor fick också ett högt medelvärde, 4,05 (på en skala 1 till 5). Medelvärdena för frågorna låg mellan 3,6 och 4,4. Högst medelvärde fick frågan mitt arbete känns meningsfullt och lägst min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt. En jämförelse med medelvärdet för de kommuner som rapporterade in motsvarande medarbetarenkät till SKL visar att Lunds kommun ligger nära medelvärdet för dessa, 4,12. SKL använder sig av ett omräknat nyckeltal från 0 till 100. Detta nyckeltals totalindex för samtliga kommuner som rapporterat in till SKL var 78 och motsvarande för Lunds kommun var 75. Tabell 16 SKL Hållbart medarbetarengagemang HME 2014 Samtliga kommuner* Lund Nyckeltal** Svarsbetyg Nyckeltal ** Svarsbetyg Motivation 77 4,08 77 4,08 Ledarskap 79 4,16 73 3,92 Styrning 78 4,12 76 4,05 Totalindex 78 4,12 75 4,05 *som rapporterats in i Kolada under 2013 **enligt Kolada 24 / LUND 2013
LEDNINGSFILOSOFIN ETT LUND Under 2014 slutfördes det kommungemensamma projektet Ett Lund. Inom ramen för detta projekt fastställdes en ny ledningsfilosofi för Lunds kommun. Ledningsfilosofin är en övergripande filosofi kring hur ledning och styrning ska tillämpas inom hela kommunen. Filosofin ska bidra till att förbättra samordningen och effektiveten i Lunds kommun, stärka känslan av och stolheten av Ett Lund, frigöra resurser och skapa möjlighet för kreativitet och delaktighet samt möjliggöra kvalitetsökningar i verksamheten så att medborgare, besökare, företagare med flera upplever ett högre värde. Ledningsfilosofin lyder: I Ett Lund utvecklar vi ständigt genom samarbete och tar ett ansvar som sträcker sig lite längre. Ledningsfilosofin förtydligas i följande områden: Värde för våra huvudpersoner Tydlig styrning Långsiktighet Medskapande och utveckling Samarbete Ständiga förbättringar Processer Inom varje delområde finns fördjupande beskrivningar. Kommunikationen och implementeringen av ledningsfilosofin ska ingå i det ledarutvecklingsprogram som också utarbetats inom ramen för ett av Ett Lund-projektets delprojekt. Inom ramen för Ett Lund-projektet fastställdes en ny ledningsfilosofi för Lunds kommun. PSU 25
CHEF I LUND Lunds kommun hade vid årsskiftet 2014/2015 drygt 350 chefer och arbetsledare med verksamhet-, personal- och ekonomiansvar, varav cirka 60 procent är kvinnor. Tabell 17 Chefer och arbetsledare i Lunds kommun A B C L Totalsumma Totalt antal chefer 12 70 269 78 429 i % av antalet chefer 3 16 63 18 Antal kvinnor 4 39 180 36 259 Antal män 8 31 89 42 170 Diagram 9 Andel chefer (nivå A-C) i åldersgrupper i procent 25% 20% 15% 10% 13 19 18 22 19 Nivåer enligt Sveriges kommuners och landstings definitioner: A. Chef direkt underställd politisk nämnd. Har ett övergripande verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. B. Chef på mellanchefsnivå som har verksamhets-, ekonomi- och personalansvar och ett övergripande ansvar inom sitt verksamhetsområde (är i regel direkt underställd förvaltningschef). C. 1:a linjens chef som har verksamhets-, ekonomi- och personalansvar och ett övergripande ansvar inom sitt ansvarsområde L. Arbetstagare med lednings- och samordningsansvar Arbetstagare som i sitt arbete har ett begränsat ledningsansvar, det vill säga en eller två av verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. 5% 0% 5 2 3 0 0 21-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65 66- år Inom de närmsta åren kommer Lunds kommun att genomgå ett generationsskifte och nya chefer behöver rekryteras. Därför fortsatte under året arbetet med att säkra chefsförsörjningen. Samtidigt fortskrider arbetet med att utveckla insatser för befintliga chefer bland annat inom ramen för det kommungemensamma projektet Ett Lund. CHEFSFÖRSÖRJNING Sedan några år tillbaka finns redan den så kallade Rekryterande skolledarutbildningen för potentiella skolledare inom kommunen. Skolnämnderna och utbildningsnämnden lade ännu en beställning på en omgång av utbildningen vilken startade i mars 2013 och avslutades i juni 2014. I denna omgång deltog 21 personer. Utbildningen pågår under ett år och omfattar femton utbildningsdagar. Under året lades också en beställning på en ny omgång av den rekryterande skolledarutbildningen med start i februari 2015. Under 2014 fick tre av deltagarna chefstjänster inom Lunds kommun och en gick vidare till en chefstjänst i en annan kommun. Utvecklingsprogrammet Nyfiken på ledarskap, som riktar sig till medarbetare inom nämnderna med intresse och potential för ledarskap, har väckt stort intresse. Programmet är en del i arbetet med ledarförsörjning och syftar också till att stärka Lunds kommun som en attraktiv arbetsgivare. Av totalt 90 sökande valdes 16 medarbetare från elva förvaltningar ut att delta i programmet under 2013/2014. Programmet omfattade 17 dagar. Beslut fattades om ett nytt program med start under januari 2015 och under hösten 2014 genomfördes en urvalsprocess för att tillsätta de 16 platserna. 31 personer som valts ut av sina respektive förvaltningar intervjuades och testades. 26 / LUND 2013