Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsstyrelsens förvaltning Verksamhetsplan 2014 Beslutad av: Landstingsdirektör Gäller: 2014 Gäller för: Landstingsstyrelsens förvaltning Dokumentansvarig: Biträdande förvaltningschef
2 (16) Innehållsförteckning 1. Verksamhetsfakta...3 1.1 Uppdragsgivare...3 1.2 Uppdrag...3 1.3 Verksamhetsidé...3 1.4 Ansvarsområden...3 1.5 Verksamhetsområden... 4 1.6 Organisation... 6 1.7 Medarbetare... 6 1.8 Kunder... 6 1.9 Leverantörer... 7 1.10 Styrande dokument... 7 1.11 Budget... 8 2. Strategi och verksamhetsplan 2014... 9 2.1 Vision... 9 2.2 Värdegrund... 9 2.3 Mål... 9 2.4 Verksamhet... 11 2.5 Handlingsplaner för utveckling... 11 2.5.1 Kund... 11 2.5.2 Process... 11 2.5.3 Medarbetare... 12 2.5.4 Ekonomi... 12 2.6 Miljö... 12 2.7 Folkhälsa... 13 2.8 Risker/möjligheter... 13 3. Uppföljning och utvärdering... 15 3.1 Resultat... 15 3.2 Uppföljning... 15 3.3 Utvärdering och utveckling... 16
3 (16) 1. Verksamhetsfakta 1.1 Uppdragsgivare Landstingsstyrelsens förvaltning arbetar på direkt uppdrag av landstingsstyrelsen via landstingsdirektören. 1.2 Uppdrag Förvaltningens främsta uppgift är att stödja landstingsstyrelsen i dess uppgift att leda, styra och samordna landstingets verksamhet samt att strategiskt och operativt arbeta för att nå de uppsatta målen i den av landstingsfullmäktige fastställda budgeten. 1.3 Verksamhetsidé Med kompetenta, ansvarstagande och motiverade medarbetare arbetar vi strategiskt och operativt för att nå de av landstingsfullmäktige uppsatta målen samt ger god service på ett effektivt sätt till invånarna i Stockholms län. Tillsammans med förvaltningar och bolag effektiviserar och utvecklar landstingsstyrelsens förvaltning landstingets verksamheter. 1.4 Ansvarsområden Verksamhetsstöd till den politiska organisationen Beslutsprocessen Verksamhetsstyrning och verksamhetsutveckling Ekonomi, finansiering och investeringar Administrativ service Verksamhetsstöd till landstingets verksamheter Samordning och vägledning för verksamhetsstödjande processer Stöd för styrning och utveckling Arbetsgivarorgan för landstinget Arkivmyndighet i landstinget Regional och internationell verksamhet Regional utveckling och tillväxt Samverkan och omvärldsbevakning Krisberedskap och katastrofplanering Regionalt biobankscentrum Naturbruksgymnasium
4 (16) 1.5 Verksamhetsområden Ekonomi och investeringar Övergripande ekonomisk planering, redovisning och samordning samt uppföljning ska säkerställa processer och kvalitetssäkrade underlag för kostnadseffektiva prioriteringar. Detta för att skapa förutsättningar för att uppnå en ekonomi i balans. För att genomföra Framtidsplan för hälsosjukvård krävs omfattande förändringar av vårdlokaler. Det första och största projektet i investeringsportföljen är byggandet av Nya Karolinska Solna. Väl genomförda upphandlingar som resulterar i goda affärer är också ett sätt att styra kostnadsutvecklingen i landstinget. Ekonomistyrning och investeringar Koncernredovisning Strategiska fastighetsfrågor NKS Bygg MT- och IKT-upphandlingar åt NKS Bygg (MT= medicinteknisk utrustning, IKT = informations- och kommunikationsteknik) Samordnade upphandlingar Hållbar tillväxt/verksamhet Utifrån ett perspektiv om långsiktig och hållbar utveckling och planering har landstinget en förstärkt roll i att identifiera och prioritera inriktningar och målsättningar för länets regionala tillväxt- och utvecklingsarbete. Landstingets arbete med forskning och utveckling bidrar också till länets tillväxt. Det dagliga arbetet och utveckling av landstingets verksamheter ska präglas av effektivt miljöarbete och socialt ansvarstagande. Kontinuerligt arbete med att utveckla såväl IT-stödet som de administrativa processerna så att de är säkra, värdeskapande och effektiva ska bidra till hållbar tillväxt. Tillväxt och regionplanering Internationellt arbete Forskning och innovation Miljö Socialt ansvarstagande IT Informationssäkerhet Säkerhet Arkiv och biobank Krisberedskap och katastrofplanering Naturbruksgymnasium Landstinget som arbetsgivare Personalpolicyn är vägledande för arbetet med att leda, samordna, utveckla och följa upp det personalpolitiska arbetet inom hela landstinget. Inom området ingår också merparten av landstingets pensionshantering och central hantering av förhandlingsfrågor inom det avtalsrättsliga området.
5 (16) Vårt uppdrag är också att se till att länets vårdverksamheter, såväl de i egen regi som verksamheter med annat huvudmannaskap, har tillgång till personal med rätt kompetens. Personalstrategiskt arbete Utbildning och kompetensförsörjning Avtal, pension och uppföljning Central förvaltning PA-system Styrning, samordning och stöd En av de främsta uppgifterna för landstingsstyrelsens förvaltning är att stödja landstingsstyrelsen i dess uppgift att leda, styra och samordna landstingets verksamhet. Det stödet ges bland annat inom förvaltningens ansvar för väl fungerande beslutsprocess och ärendehantering. Förvaltningen leder och samordnar arbetet med att ta fram styrdokument samt ansvarar för implementering och uppföljning av dessa. Landstingsstyrelsens förvaltning stöder förvaltningar och bolag i deras arbete med att leda och utveckla sina verksamheter. Beslutsprocess och ärendehantering Samordning för hantering av styrdokument Samordning för genomförande av landstingets framtidsplaner Analys och utveckling Ägarstyrning Samordning av den landstingsägda sjukvårdsproduktionen Juridik Kommunikation Administrativ service till den politiska ledningen Förvaltningens interna styrning och stöd För att stödja det strategiska och operativa arbetet har vi en intern verksamhet som ansvarar för förvaltningens styrning, utveckling, drift och stöd. Administrativ service Arkiv Beslutsprocess Bibliotek Ekonomi Försörjning IT Informationssäkerhet Juridik Kommunikation Miljö Personal Säkerhet
6 (16) Verksamhetsstyrning Upphandling Ärendehantering 1.6 Organisation Förvaltningens linjeorganisation är uppdelad i funktionsområden och avdelningar. På LSF intranät finns alltid aktuellt organisationsschema. 1.7 Medarbetare Antalet budgeterade tjänster är 835. 1.8 Kunder Kunder är de som vi finns till för och skapar värde för. Det är inte begreppet kund i sig som är intressant, utan det förhållningssätt det uttrycker. Det är kundernas uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar som är vägledande för vår förvaltning, medarbetarna och verksamheten. Våra kunder kan övergripande delas i följande grupper: Interna kunder Den politiska organisationen (service/stöd) Chefer i LSF och SLL Medarbetare i LSF och SLL Fackliga organisationer Interna nätverk Externa kunder Invånarna Övriga externa intressenter: - Kommuner och statliga myndigheter - Media - Intresseorganisationer - Samarbetspartners - Externa nätverk
7 (16) 1.9 Leverantörer För att realisera verksamhetsstyrningen, fullfölja uppdrag och driva processer har förvaltningen behov av varor och tjänster av skilda slag. Anskaffningen regleras av lagen om offentlig upphandling. Ett gynnsamt leverantörsförhållande är av stor vikt för att uppnå en effektiv verksamhet och ledord i dessa kontakter bör vara objektivitet, funktionalitet, kostnadseffektivitet och utveckling. Gränssnittet mot leverantörsledet regleras av såväl lagstiftning, policy som kontraktet mellan leverantören och förvaltning. Förvaltningen ska eftersträva att i upphandlingar öppna för olika slag av innovationer. 1.10 Styrande dokument Dokument som beskriver vad som styr vår verksamhet, vad vi ska förhålla oss till och hur vi ska utföra arbetet inom olika områden. I SLL har vi ett antal olika typer av styrdokument att följa: Lagar Arbetsordning för fullmäktige Mål och budget Policydokument (LF-beslut) Riktlinjer (LS-beslut) Reglemente för landstingsstyrelse och nämnder Delegationsordning Förvaltningen ansvarar för att verksamheten följer tillämpliga lagar och regler att verksamheten följer beslutade policyer, riktlinjer och regler att tillse att motsvarande interna riktlinjer och föreskrifter upprättas för förvaltningen där så är tillämpligt samt arbeta för att de efterlevs att efterlevnaden av policyer och riktlinjer följs upp.
8 (16) 1.11 Budget INTÄKTER Landstingsbidrag (skatteintäkter) 2 910,8 mkr Försäljning av IT-tjänster 671,5 mkr Kommunal skolpeng Berga 25,0 mkr Försäljning och övriga intäkter 126,6 mkr Totalt har LSF i budget 2014 en omsättning på 3 733,9 miljoner kronor. KOSTNADER LSF-verksamhet 669,5 mkr SLL IT 847,2 mkr NKS Bygg 261,6 mkr Berga naturbruksgymnasium 33,6 mkr Politisk verksamhet 180,3 mkr Bidrag, medlemsavgifter mm 194,8 mkr FoUU inkl AT/ST 1546,9 mkr I budget 2014 uppgår de totala kostnaderna till 3 733,9 mkr och dessa fördelas enligt ovan.
9 (16) 2. Strategi och verksamhetsplan 2014 2.1 Vision En modern och flexibel organisation rätt rustad för framtiden. 2.2 Värdegrund Kompetens Genom engagemang, kompetens och ständig utveckling skapar vi hög kvalitet i vårt arbete. Öppenhet Med ett ödmjukt och engagerat bemötande skapar vi ett tillåtande klimat. Pålitlighet Vi skapar förtroende genom att lösa problem, ta ansvar och hålla vad vi lovar. Samhällsansvar Genom att samarbeta och vara öppna för nya idéer åstadkommer vi största samhällsnytta. 2.3 Mål Förvaltningsinterna mätetal för de landstingsövergripande målen: Mål EKONOMI I BALANS God ekonomisk hushållning Indikator Resultat: Ett positivt resultat enligt balanskravet (mkr) Utfall 2012 Prognos 2013 Mål 2014 + 74 mkr + 64,1 mkr +/- 0 mkr Mål HÅLLBAR TILLVÄXT Indikator Utfall 2012 Prognos 2013 Mål 2014 Effektivt Andel ekologiska livsmedel 28 % miljöarbete Socialt Likvärdig behandling av alla invånare: Förvaltningen har infört metoder och verktyg för ansvarstagande systematiskt arbete (ja/delvis/nej) - - * Delaktighet för personer med funktionsnedsättning: Förvaltningen har infört metoder och verktyg för - - * systematiskt arbete (ja/delvis/nej) Säkra processer Säkerhetsarbetet ska bedrivas på ett systematiskt sätt: Förvaltningen har infört metoder och verktyg för systematiskt arbete (ja/delvis/nej) - - * Hållbar IT-leverans av värdeskapande tjänster: Leverans enligt överenskomna servicenivåer - - **
10 (16) * Förvaltningen genomför en nollmätning i samband med årsbokslut 2013 för att ta fram basårsvärde. Utifrån basårsvärde ska mätetal för 2014 tas fram. ** I samband med årsbokslut 2013 ska förvaltningen definiera vilka tjänster och nivåer som ska följas upp enligt så kallad Service Level Agreement, SLA, det vill säga leveransgrad enligt överenskomna servicenivåer (skala: 0-100 %). Detta för att mätning ska vara möjlig från början av 2014. Uppföljning görs i årsbokslut 2014. För att styra mot de övergripande målen för Stockholms läns landsting har förvaltningen också arbetat fram mål inom de fem perspektiven kund, verksamhet, process, medarbetare och ekonomi. MÅLOMRÅDE LSF-MÅL INDIKATORER VERKSAMHET KUND PROCESS MEDARBETARE Kvalitetssäkrade leveranser Nöjda uppdragsgivare, verksamheter och invånare Effektiv och samordnad verksamhet Attraktiv arbetsplats Genomförandegrad uppdrag till LS i SLL-budgetens att-satser 90 % Öka kundnöjdhet med 10 % inom: Operativa insatser, Resultat (kundenkät) Öka Nöjd KundIndex med 9 % (uppdragsgivare och SLL-verksamheter) Öka Nöjd MedborgarIndex med 9 % (invånare) Intern styrning och kontroll ska vara Tillräcklig enligt revisorerna bedömning Revisorernas rek minst 90 % åtgärdade Öka kundnöjdhet med 7 % inom: Tillgänglighet och Vägledning (kundenkät) Öka MedarbetarIndex till 75 Minska sjukfrånvaron med 1 dag Öka kundnöjdhet med 8 % inom: Bemötande och Kompetens (kundenkät) EKONOMI Ekonomi i balans Resultat-avvikelse högst +/- 1,0 % OH-kostnad per medarbetare ska minska 1 % Bruttokostnadsutvecklingen ska minska 2 % I bilagan LSF Verksamhetsplan 2014 A3-version finns mer information om målen, indikatorerna och mätetal för åren 2014-2016. I dokumentet finns också kritiska framgångsfaktorer beskrivna för respektive målområde.
11 (16) 2.4 Verksamhet Förvaltningens uppdrag och ansvar finns beskrivet i avsnitt 1.4 Ansvarsområden och 1.5 Verksamhetsområden. Den planerade verksamheten för landstingsstyrelsens förvaltning finns beskriven i SLL Mål och budget 2014 samt LSF budget 2014. Den strategiska och operativa verksamheten hanteras inom respektive ansvarigt funktionsområde och avdelning. LSF Ledning bevakar och följer kontinuerligt upp verksamhet av särskild vikt. Prioriterade områden 2014 är: Framtidens hälso- och sjukvård Regional trafikförsörjning Kostnadsstyrning 2.5 Handlingsplaner för utveckling Handlingsplanerna beskriver de åtgärder som planeras för att utveckla verksamheten i syfte att möjliggöra genomförandet av den planerade verksamheten. 2.5.1 Kund Utveckla ledningskommunikation och verksamhetsinformation Lansera ny extern webbplats under våren, sll.se. Utforma strategi för intern ledningskommunikation. Kartlägga nätverk och organisera informationskanaler. Alla avdelningar ska arbeta aktivt med sin information på webbplatser. 2.5.2 Process Utveckla organisation och styrning Vidareutveckla organisationen rätt rustade för framtiden. Vidareutveckla ledningsprocess, internkontroll, budget- och bokslutsprocess. Genomföra standardiserad och effektiv arbetsplats Vidareutveckla rutiner för administrativa funktioner kopplade till nyanställningar. Införa standardiserad arbetsplats. Vidareutveckla PC-arbetsplats. Etablera ständiga förbättringar i praktiken Vidareutveckla verktyg och metoder för systematiskt arbete med ständiga förbättringar. Alla avdelningar ska etablera ständiga förbättringar i praktiken.
12 (16) 2.5.3 Medarbetare Genomföra kompetensförsörjningsplan Alla avdelningar ska arbeta med kompetensförsörjningsplan. Utforma förvaltningsövergripande kompetensförsörjningsplan. Genomföra ett värdegrundsarbete och etablera värdegrunden i praktiken Alla avdelningar ska genomföra värdegrundsarbete. Införa värdegrunden i all ledningskommunikation. Alla avdelningar ska etablera värdegrunden i praktiken. 2.5.4 Ekonomi Utveckla metoder för kostnadsstyrning med kostnadsmedvetenhet Vidareutveckla verktyg och metoder för systematiskt arbete med kostnadsstyrning. Alla avdelningar ska etablera metoder för kostnadsstyrning med kostnadsmedvetenhet. 2.6 Miljö Landstingsstyrelsens förvaltnings miljöarbete styrs av landstingets miljöpolitiska program, Miljöutmaning 2016. Strategin för miljöarbetet är formulerat i förvaltningens budget för 2014. Landstingsstyrelsens förvaltning kommer under 2014 att ingå i ett gemensamt samordnat miljöledningssystem tillsammans med kulturförvaltningen, patientnämndens förvaltning, AB Stockholms Läns Landstings Internfinans och Stockholm Care. Det nya miljöledningssystemet kommer att börja införas under första delen av 2014. I det dagliga arbetet är det av särskild vikt att verksamheterna inom förvaltningen integrerar miljöarbetet i följande processer: verksamhetsplanering budget bokslut upphandling och att miljökonsekvensbedömning görs inför viktiga beslut och investeringar. I förvaltningens miljöhandlingsplan finns följande mål för 2014 som ska inarbetas i respektive avdelnings egen verksamhetsplan: Mål 7: Grön IT: Miljöanpassad IT-verksamhet Mål 8: Standardsortiment i personalrum är ekologiskt producerad Mål: 9. Andelen ekologiska livsmedel vid representation, möten, kurser, seminarier och konferenser har ökat
13 (16) Mål 10: Alla avdelningar har egna verksamhetsnära miljömål Mål 11: Alla avdelningar har ökat sin miljöprestanda 2016 2.7 Folkhälsa Landstingsfullmäktige beslöt 2011-12-06 att anta handlingsplanen Handling för hälsa 2012 2014, baserad på landstingets folkhälsopolicy. Planen specificerar 27 insatsområden. Inom nio av dessa anges att förvaltningen har ett eget eller delat ansvar för genomförande och/eller uppföljning. De nio insatsområdena riktar sig till SLL Personal och utbildning, SLL Juridik och upphandling och SLL Tillväxt, miljö och regionplanering. Insatserna ska följas upp i årsbokslutet och kommer att redovisas till HSN som har det övergripande ansvaret att följa upp handlingsplanen. 2.8 Risker/möjligheter LSF Ledning har höjt ambitionsnivån för uppföljning och intern kontroll inom landstingsstyrelsens förvaltning. LSF Riskanalys 2014 är beslutad av landstingsdirektören. LSF Internkontrollplan 2014 fastställs av landstingsstyrelsen. Med utgångspunkt från landstingsstyrelsens uppsiktsplikt och övergripande ansvar finns ett antal landstingsövergripande risker som behöver särskild uppmärksamhet under 2014. Investeringar Inför varje investeringsbeslut ska granskade kalkyler och underlag för ekonomiska ställningstaganden finnas med. Vidare ska det kontrolleras att det råder följsamhet mot de krav och anvisningar som följer av landstingets investeringsstrategi. Utvecklingen av investeringsutrymmet ska följas för att det ska vara möjligt att hantera påverkan från omvärldsfaktorer såsom utveckling av skatteintäkter och räntor. Detta i syfte att man ska kunna vidta åtgärder om investeringsutrymmet påverkas. Genomförandet av Framtidens hälso- och sjukvård För att aktivt kunna medverka i ett så omfattande projekt som Framtidens hälso- och sjukvård är det viktigt att LSF hittar rätt roll i arbetet. Styrning av IT-verksamheten inom landstinget Inom IT-området finns flera olika risker, knutna till bland annat informationssäkerhet, otydligheter i beslutsstrukturen och otillräckligt utvecklade finansieringsmodeller. Risker finns bland annat för:
14 (16) höga IT-kostnader inom vårdens verksamhet i egen regi på grund av alltför svag samordning, vilket kan leda till dubbelarbete, parallella ITorganisationer och en mångfald av IT-system felaktigt prissatta tjänster och bristande kostnadskontroll som leder till för hög kostnadsutveckling Personalförsörjning Personalförsörjningen är en nyckelfråga, särskilt inom hälso- och sjukvårdsverksamheten och i synnerhet vad gäller Framtidens hälso- och sjukvård. Frågan hanteras i huvudsak decentraliserat, men landstingsstyrelsens förvaltning har viktiga bevaknings- och samordningsuppgifter bland annat när det gäller utbildningsfrågor. Under 2014 kommer vidareutveckling av metoder och verktyg att ske för att stärka det kontinuerliga arbetet kring analys och uppföljning. Arbetet med riskanalys och internkontroll är ett prioriterat område inom förvaltningen.
15 (16) 3. Uppföljning och utvärdering 3.1 Resultat Förvaltningens mål följs upp med följande metoder och verktyg: Enkäter Kundenkät - Uppdragsgivare: webbenkät till landstingsstyrelsen och ledningskansliet Kundenkät - Verksamheter: webbenkät till förvaltnings- och bolagsdirektörer samt deras ledningsgrupper Kundenkät - Invånare: telefonrekryterad webbpanel från invånare i Stockholms län, 15-75 år. Vi mäter hur nöjda invånarna är med information på sll.se om det politiska arbetet inklusive kommunikationen av de beslut som fattas, information om vad som ingår i landstingskatten och slutligen informationen om förtroendevalda. Medarbetarenkät: Totalresultatet, det så kallade medarbetarindexet, samt våra medarbetares uppfattning om vi är en attraktiv arbetsplats är övergripande mätvärden. Bokslut Månadsbokslut, prognoser, delårsbokslut och årsbokslut Uppföljning av budget, effektivt resursutnyttjande samt kvalitet i räkenskaperna. Genomförandegrad av uppdrag i att-satser (årsbokslut) Genomförandegrad handlingsplaner (årsbokslut) Mätning av genomsnittlig sjukfrånvaro (årsbokslut) Landstingsrevisorernas rapporter Sammanfattande bedömning av förvaltningens interna styrning och kontroll, styrning av ekonomi och verksamhet samt kvaliteten i hanteringen av räkenskaperna. Genomförandegrad av rekommendationer. 3.2 Uppföljning Styrelse och ledning ansvarar för att verksamheten följs upp avseende ekonomi, kvalitets-, och produktivitetsutveckling samt de övriga mål och uppdrag som ges av landstingsfullmäktige. Uppföljningen av verksamheten enligt ovan ska omfatta såväl verkligt utfall som prognoser. Vid större avvikelser mot mål ska orsaker analyseras och handlingsplaner för att korrigera avvikelserna upprättas och följas upp. Förvaltningen arbetar med ständiga förbättringar för en mer standardiserad och kvalitetssäkrad uppföljning.
16 (16) Intern kontroll Landstingsstyrelsen ska på samma sätt som övriga nämnder inom landstinget bedöma riskerna inom sitt ansvarsområde, och efter behov planera åtgärder och kontrollpunkter. Riskbedömningarna, åtgärdsplanerna och kontrollpunkterna inkluderas i den ordinarie verksamhetsplaneringen och uppföljningen, både inom varje funktionsområde och på gemensam LSF-nivå. 3.3 Utvärdering och utveckling Förvaltningen arbetar kontinuerligt med systematiskt kvalitetshöjande arbete och ständiga förbättringar som utgångspunkt för utveckling och effektivisering. Det samlade resultatet av detta mäts och följs upp utifrån uppsatta mål och utvärderingskriterier. LSF miljöledningssystem följer ISO14001 och följs upp årligen. Därtill ska förvaltningen etablera arbetet med ständiga förbättringar i praktiken för ökad effektivitet och bättre samordning. Syftet är att öka medvetenheten ytterligare bland medarbetare och chefer om hur kvalitetsarbetet bedrivs och vikten av att involvera och engagera så många som möjligt i det kontinuerliga förbättringsarbetet. Stockholm Toivo Heinsoo Landstingsdirektör Anders Nyström Biträdande förvaltningschef