Personalbokslut Eslövs kommun 2013
2 Innehåll: Personalavdelningen, kommunledningskontoret Produktion och layout: Informationsavdelningen, kommunledningskontoret Foto: Anna Terstad
Medarbetaren vår viktigaste resurs 3 Medarbetaren vår viktigaste resurs Medarbetaren är den viktigaste resursen kommunen har. Att investera i våra medarbetare är att investera i Eslövs kommuns framtid. Arbetsgivarpolitik Kommunens arbetsgivarpolitik formas genom de folkvaldas beslut och inriktningar. Eslövs kommun är en stor arbetsgivare och med det följer ett stort arbetsgivaransvar. Under mandatperioden har stort fokus lagts kring att öka sysselsättningsgraden för kommunens anställda genom beslutet att införa heltid. Att vara en attraktiv arbetsgivare är av stor vikt för Eslövs kommun. Samhällsutvecklingen kräver att kommunen kan locka till sig kompetent arbetskraft och utveckla de medarbetare som redan finns i organisationen. För att klara detta måste kommunen ha en aktiv personalpolitik som förser organisationen med den kompetens som behövs. Kopplingen mellan att ta ett helhetsgrepp på arbetsgivaransvaret och att vara en attraktiv arbetsgivare görs genom ett tydligt ledarskap och investeringar i kompetens och är grunden för organisationens utveckling. För att ha ett tydligt ledarskap i kommunen finns ett arbetsgivarpolitiskt program och en ledarpolicy som cheferna har som stöd i sitt arbete. För att nå målen krävs ett strategiskt personal- och ledningsarbete där cheferna är nyckelpersoner. Kommunen har sedan många år arbetat med standarden Investors in People som innebär ett arbete med ständiga förbättringar och delaktighet för alla chefer och medarbetare. Löner och kompetensförsörjning Lönepolitiken är en del i det strategiska personalarbetet. Lönebildningen och lönesättningen ska bidra till att Eslövs kommun når målen och stimulera till verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Under året har arbetet med att utveckla och förnya lönekriterierna inletts med de fackliga organisationerna. Inom Barnoch familjenämnden har det skett ett arbete kring lärarnas lönekriterier. Det är viktigt att lönepolitiken upplevs som rättvis och att det finns en struktur på lönesättningen som speglar kommunens krav på medarbetarnas uppnådda resultat och kompetens. Rekryteringsläget Rekryteringsläget har överlag varit gott i Eslövs kommun. Men det finns ibland svårigheter inom personalgrupper som förskollärare, sjuksköterskor, rektorer och vissa specialistkompetenser. Inom Vård- och omsorgsnämnden har ambassadörer utbildats för att informera om yrkena inom vård och omsorg. Pensioner Under 2013 gick 67 medarbetare i pension. Antalet personer som går i pension har i princip varit konstant under de senaste åren. 2012 och 2011 var det 64 respektive 62 medarbetare som gick i pension. Pensionsåldern är svår att beräkna eftersom gränsen är flytande mellan 61 och 67 års ålder. Den månad medarbetaren fyller 67 år avslutas tillsvidareanställningen i kommunen och medarbetaren går antingen i pension eller fortsätter som visstidsanställd. Många medarbetare väljer att gå i pension tidigare än vid 67 års ålder. Antalet personer som går i pension är förhållandevis litet och inga större förändringar sker hur många personer som fyller 65 respektive 67 de närmaste åren. Under 2013 fyllde 12 medarbetare 67 år och 39 medarbetare fyllde 65. 2014 fyller 9 medarbetare 67 år och 38 medarbetare 65 år. Det fanns vid utgången av 2013 295 tillsvidareanställda medarbetare som under 2014 fyller 61 eller mer. Medarbetaren i siffror 4 162 individer var anställda under hela eller delar av 2013. Det är en minskning med drygt 350 medarbetare mot 2012 års siffror och beror framförallt på att andelen timavlönade årsarbetare har minskat och att Eslövs kommun har något färre tillsvidareanställda. Årsarbetare Antalet årsarbetare anger hur många anställda kommunen skulle ha haft om den faktiska sysselsättningsgraden för månadsavlönade och arbetade timmar för timavlönade summeras till heltidsanställningar. Måttet består av alla i kommunen faktiskt arbetade timmar delat med 1700 (statistisk årsarbetstid). Måttet används bland annat för att jämföra kommuner med varandra och för jämförelser mellan åren. Antalet årsarbetare i kommunen är i princip oförändrat med 2 417 årsarbetare 2013.
4 Medarbetaren vår viktigaste resurs Årsarbetare 2600 2500 2400 2300 2200 2100 2000 2243 2309 2414 2470 2516 2458 2540 2443 2415 2417 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Ingen nämnd har några större förändringar i antalet årsarbetare. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden har minskat med nära 20 årsarbetare beroende på neddragningar av verksamheten. Vård- och omsorgsnämnden har ökat med 10 årsarbetare beroende på ökning av hemvårdsinsatser och ett nytt LSS-boende (Lagen om stöd och service). Tillsvidareanställda Den 31 december 2013 var 2 407 medarbetare tillsvidareanställda i Eslövs kommun, vilket är 64 personer färre än 2012. Minskningen beror framförallt på uppsägningar inom Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden samt inom Barn- och familjenämnden beroende på att elevunderlaget respektive antalet barn i förskola minskat. Att ovanligt många tjänster verkar ha varit ej tillsatta eller tillsatta med medarbetare som inte börjar sin anställning förrän under 2014 verkar också vara en bidragande orsak till det låga antalet just detta år. Könsfördelningen var 1 979 kvinnor och 428 män. Medelåldern var 46,9 år för kvinnor och 47,8 för män. Antalet årsarbeten som utfördes av tillsvidareanställda medarbetare ökade med cirka 22 under 2013. Heltidsarbetare Sedan 2012 arbetar kommunen med en satsning på heltidsanställningar för tillsvidareanställd personal. I kommunens budgetmål för 2013 formuleras satsningen på följande sätt: Kommunen kommer att se till att antalet heltidsanställningar ökar under återstoden av mandatperioden. Antalet heltidstjänster ska vid utgången av 2013 uppnått 75 procent mot dagens 68 procent och vid utgången av 2014 100 procent. Den 31 december 2013 hade 70,6 procent av de tillsvidareanställda medarbetarna en heltidstjänst och delmålet för 2013 är ännu inte uppfyllt. Svårigheterna att lösa heltidsfrågan inbegriper många faktorer. Heltidsprojektet har under 2013 fokuserat på att hitta lösningar för att kunna erbjuda en heltidsanställning med bibehållen god ekonomisk hushållning och god arbetsmiljö för medarbetarna. En orsak som bidragit till att delmålet inte uppfyllts i tid är att samverkan med de fackliga organisationerna kring alternativa arbetstidsmodeller har dragit ut på tiden. Rapporter från andra kommuner som genomfört en lyckad heltidssatsning har visat att de schema- och personalintensiva verksamheterna är beroende av flexibla arbetstidsmodeller för att klara heltidsanställningar i kombination med kravet på bibehållen personalekonomi. Inom LSS-verksamheten där man har ett avtal om flexibel arbetstidsmodell har andelen heltidsanställda gått från 43 procent till 70 under 2013. Förenklat kan det beskrivas som att en flexibel arbetstidsmodell, som kan underlätta heltidsanställningar, handlar om att hitta lösningar för att ersätta korttidsfrånvaro med ordinarie personal utan att det för den skull fördyrar verksamheten eller försämrar arbetsmiljön. En sådan lösning är beroende av lokala kollektivavtal med framförallt Kommunal. Under hösten satt kommunen och Kommunal i förhandlingar kring en flexibel arbetstidsmodell som kommer att testas inom hemvården under våren och sommaren 2014. Förhoppningen är att detta försök kommer att falla väl ut och att lösningen kan permanentas i Vård- och omsorgsnämndens verksamhet framöver, vilket i sin tur kan innebära att betydligt fler tillsvidareanställda kommer att kunna anställas på heltid. Servicenämnden har sett över sin organisation och både inlett försök och permanentat olika typer av kombinationstjänster där olika avdelningar samarbetar för att höja sysselsättningsgraden för de anställda. Fler kombinationstjänster kommer förhoppningsvis att omvandlas till heltider under 2014. Nedan visas utvecklingen för de tillsvidareanställda från januari 2012 till december 2013. Andel heltidsanställda av samtliga tillsvidareanställda År 2012 2013 +/- Kommunen totalt 67,1 70,6 3,5 Kommunledningskontoret 94,3 94,2-0,1 Utskottet för Arbete och Försörjning 83,3 77,8-5,5 Barn- och familjenämnden 81,9 84,5 2,6 Vård- och omsorgsnämnden 46,4 52,4 6,0 Kultur- och fritidsnämnden 54,7 57,1 2,4 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 92,9 93,3 0,4 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 83,2 85,6 2,4 Servicenämnden 60,8 69,2 8,4 * Siffrorna är inte justerade för medarbetare med partiell sjukersättning vilket kan påverka respektive nämnds siffror i någon mån.
Medarbetaren vår viktigaste resurs 5 Flera nämnder har under olika försöksperioder tillfälligt skrivit upp tjänstgöringsgraden för medarbetare med tillsvidareanställning. Vid utgången av 2013 var den genomsnittliga sysselsättningsgraden för en tillsvidareanställd medarbetare 91,7 procent, en förbättring med 1,6 procent sedan 2012 (tillfälliga utökningar av ordinarie tjänst medräknade). Sedan starten av heltidsprojektet under 2012 har 110 medarbetare som inte tidigare haft heltid fått en heltidstjänst. Av de nyrekryteringar som gjordes externt under 2013 var mer än 84 procent heltidstjänster. Heltidsprojektet kommer att fortsätta under 2014 för att nå det uppställda målet. Andel heltidsanställda av samtliga tillsvidareanställda År 2011 2012 2013 Procent 67,4 67,4 70,6 Andelen visstidsanställda Visstidsanställda är medarbetare som anställs på både kortare och längre månadsanställningar. Det vanligaste skälet till detta är att medarbetaren anställs som vikarie för tillsvidareanställd personal som till exempel är föräldralediga eller sjuka. En annan form av visstidsanställning är de som anställs som en tillfällig extra resurs/projekt på anställningsformen allmän visstidsanställning. Andel visstidsanställda av totala antalet anställda År 2011 2012 2013 Procent 8 6 9 Andelen visstidsanställda i relation till de tillsvidareanställda har ökat något under 2013. De visstidsanställda utförde 250 årsarbeten under 2013, en ökning med 22 sedan 2012. Timavlönade I samband med heltidsfrågan har Eslövs kommun under de senaste åren även fokuserat på de timavlönade. Timavlönad är personal som oftast anställs dag för dag för att täcka korttidsfrånvaro i de mest arbetskraftsintensiva verksamheterna som till exempel vården och skolan. I gruppen timavlönade ingår även en hel del semestervikarier och personer som anställs på kortare vikariat. De timavlönade har minskat med 44 årsarbeten sedan förra året. Den största minskningen står Vård- och omsorgsnämnden för. Minskningen beror på ett aktivt arbete med att erbjuda tillsvidareanställda högre sysselsättningsgrad samt tryggare anställningsformer för tillfälligt anställda. Barn- och familjenämnden har minskat sina timavlönade med hälften. Fördelningen av årsarbetare visar på en klart positiv utveckling, att både tillsvidareanställda och månadsavlönade vikarier har utfört betydligt fler årsarbeten än under 2012 och att årsarbeten utförda av timavlönade har minskat med motsvarande siffra. Detta helt i enlighet med heltidsprojektets intentioner. Vad kostar medarbetarna? Den totala personalkostnaden för 2013 var 1 136,2 miljoner. Detta kan jämföras med föregående år då kostnaden var 1 110,9 miljoner kronor. Löneökningarna under 2013 var i genomsnitt 2,73 procent. I budgeten var 2,6 procent avsatt för kompensation för löneökningar under 2012. Skillnaderna beror på att särskilda satsningar gjordes på sjuksköterskor, lärare och chefer. Den genomsnittliga månadslönen för tillsvidareanställda medarbetare var den 31 december 2013 25 631 kronor. Fördelat per kön var den genomsnittliga månadslönen 25 237 kronor för kvinnor och 27 554 för män. Under de senaste årens analyser inför löneöversyn har det konstaterats att den ojämlika medellönen inte beror på att samma yrke ger olika lön beroende på kön. Inom respektive yrken och befattningar har det inte kunnat fastställas att män och kvinnor har ojämlika löner. Skillnaden i medellön består i att män i högre utsträckning än kvinnor återfinns på befattningar där lönen är högre. Personalkostnader inklusive sociala avgifter (miljoner kronor) 1200 1100 1000 900 800 700 873,4 928,8 996,0 1059,6 1070,9 1060,0 1075,6 1110,9 1136,2 Timavlönade 2011 2012 2013 Individer 1335 1349 1256 Årsarbeten 209 216* 172 * I personalbokslutet för 2012 var denna siffra 214. Korrigeringar och tillägg av anställningar som gjorts för 2012 under 2013, har påverkat resultatet för 2012. 600 500 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
6 Vi arbetar för en god arbetsmiljö och hälsa Vi arbetar för en god arbetsmiljö och hälsa Vi ska sätta fokus på arbetsmiljö och personalens hälsa står att läsa i det kommunala handlingsprogrammet för mandatperioden. Genom ett aktivt förebyggande och främjande arbetsmiljöarbete ökar medarbetarnas välmående. Ett hälsofrämjande ledarskap skapar förutsättningar för medarbetarna att främja sin egen hälsa. Hälsa och friskvård Samtliga medarbetare i Eslövs kommun har varje år möjlighet att använda 1 000 kronor i friskvårdsbidrag. Denna summa kan användas till olika former av fysisk aktivitet som till exempel dans, massage, jympa eller gymkort. Alla medarbetare uppmuntras att använda bidraget. Under 2013 utnyttjade 1173 personer friskvårdsbidraget till en kostnad av 1 086 950 kronor. Motsvarande siffror för 2012 var 1187 personer och 1 093 453 kronor. Samtliga medarbetare har möjlighet att köpa biljetter till teaterbesök via kommunens teaterombud som en del av det hälsofrämjande arbetet. Utskottet för Arbete och Försörjning startade ett friskvårsarbete under 2012 som handlar om att låta medarbetarna prova på olika former av friskvårdsaktiviteter. Prova på-aktiviteten har fortsatt under 2013 och ska ske av flera tillsammans som då ges möjlighet att gå ifrån en timme på arbetstid. Inom Barn- och familjenämnden förekommer bland annat arbete kring att få ner stressnivåerna genom exempelvis mental träning och kostrådgivning samt uppmaningar till medarbetarna att medverka i olika former av motionstävlingar. Några arbetslag inom förskolan och grundskolan har startat hälsogrupper som arbetar mer med trivselfrågor över lag. På en skola har personal och ledning fått tillfälle att delta i ett forskningsprojekt som handlar om dansens betydelse för hälsan. Arbetet med att göra personalen mer delaktig i beslut är också något som många chefer medvetet arbetar med kontinuerligt. Under hösten 2013 har ett friskvårdsarbete genomförts med början i barn- och elevstödsenheten och som har fått spridning även till andra verksamheter med huvudsakligen administrativa arbetsuppgifter. Medarbetarna har erbjudits träningstips av en personlig tränare, med fokus på rygg, nacke och axlar. Syftet har varit att förebygga nack- och ryggbesvär som kan komma av bild- skärmsarbete, samt att öka medvetenheten om vikten av att träna och stärka sin kropp för att minska korttidsfrånvaron. Deltagande medarbetare vittnar om att de har blivit mer medvetna om vikten av att träna och många har också kommit igång med annan fysisk aktivitet. Kultur- och fritidsnämnden har ett korplag i bowling. Medarbetarna uppmuntras till fysisk aktivitet på fritiden och får pris efter ett visst antal redovisade aktiviteter. Inom Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden uppmuntras medarbetarna till personliga hälsomål i den egna utvecklingsplanen. Medarbetare har på eget initiativ genomfört gemensamma friskvårdssatsningar som exempelvis att jogga på tisdagar och att bowla efter arbetstid. Under 2013 hade Servicenämnden Previas tjänst Sjuk och Frisk på prov, vilken innebar att all frånvarorapportering gjordes till Previa. Under senhösten gjordes en utvärdering av tjänsten bland cheferna. Det var spridda upplevelser, en del upplevde att det var en avlastning, för vissa tvärtom eller ingen alls. Nämnden valde att inte fortsätta med tjänsten utan återgick istället till rutinen att sjukanmäla till sin chef. Företagshälsovården har anlitats vid behov under året på så väl individnivå som gruppnivå. Hälsotal Hälsotalet 2013 var 93,6 procent. Resterande tid var medarbetarna frånvarande på grund av sjukdom. Målet är att hälsotalet ska vara minst 95 procent för Eslövs kommun, enligt avtal med företagshälsovården Previa. Hälsotal Eslövs kommun, procent År 2011 2012 2013 Utskottet för Arbete och 95,4 96,5 93,1 Försörjning Barn- och familjenämnden 94,3 94,2 94,1 Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 96,8 96 94,9 Kommunstyrelsen, Kommunledningskontoret 95,6 95,2 95,0 Kultur- och fritidsnämnden 96,1 93,8 94,9 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 97,8 96,6 96,3 Servicenämnden 94,2 93,3 94,2 Vård- och omsorgsnämnden 93,5 93 92,5 Genomsnitt Eslövs kommun 94,4 93,9 93,6
Vi arbetar för en god arbetsmiljö och hälsa 7 Sjukfrånvaro* År 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total sjukfrånvarotid, procent 5,9 5,8 5,4 5,6 6,1 6,4 Tillgänglig ordinarie arbetstid (timmar) 4 979 191 4 856 294 4 783 986 4 771 112 4 741 675 4 780 341 Tiden med långtidssjukfrånvaro, procent 57,7 51,7 47,7 44,1 46,5 49,3 Sjukfrånvarotid för kvinnor, procent 6,5 6,2 5,8 6,1 6,5 6,8 Sjukfrånvarotid för män, procent 3,9 4,4 3,8 3,7 4,2 4,7 Sjukfrånvaro i åldersgruppen 29 år eller yngre, procent 3,7 4,5 4,8 5,3 5,7 5,1 Sjukfrånvaro i åldersgruppen 30 49 år, procent 5,9 5,8 5,6 5,7 6,2 6,7 Sjukfrånvaro i åldersgruppen 50 år eller äldre, procent 6,8 6,2 5,4 5,6 6,1 6,4 * Siffror i tabellen är justerade jämfört med tidigare år. Rehabilitering Större delen av de rehabiliteringsärenden som startades 2013 avslutades med att medarbetaren återgick till sitt ordinarie arbete. Några ärenden avslutades med att medarbetaren fick nytt arbete inom Eslövs kommun och ett fåtal ärenden avslutades med att medarbetaren fick avsluta sin anställning. Inför ett sådant beslut har flera stora insatser gjorts. Eslövs kommun samarbetar även med företagshälsovården, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Under hösten 2013 genomfördes ett halvdagsseminarium för chefer där personalfunktionerna inom Barnoch familjenämnden samt Vård- och omsorgsnämnden tillsammans med personalavdelningen inom Kommunledningskontoret gick igenom de riktlinjer för rehabilitering som finns i kommunen och hur ett framgångsrikt rehabiliteringsarbete kan bedrivas. Försäkringskassan var med och presenterade rehabiliteringskedjan och vilka samarbetsformer som finns för arbetsgivare och kassan när det gäller rehabilitering av medarbetare. Slutligen var företagsläkare och företagssköterska från Previa med för att presentera vad de kan hjälpa till med i arbetet. Denna dag följs upp av en halvdag med företagsläkaren på ämnet Sjukskrivningar på grund av utmattningssymptom och depression under våren 2014. Barn och Utbildning har arbetat med personaluppföljning och har på så sätt haft möjlighet till fler tidiga insatser i rehabiliteringsarbetet. Även inom Vård och Omsorg har personalfunktionen träffat cheferna för uppföljning av korttidsfrånvaro och sjukskrivningsärenden. Arbetsmiljöarbete Under 2013 genomfördes två grundläggande arbetsmiljöutbildningar för chefer och skyddsombud. Utbildningarna gavs i samarbete mellan Eslövs kommun och företagshälsovården Previa. Chefer och skyddsombud från flera av nämnderna deltog i utbildningarna. Checklistan för skyddsrond har reviderats under 2013. En arbetsgrupp med representanter från flera nämnder arbetade tillsammans för att utveckla checklistan till att bli mer användarvänlig för verksamheterna. Arbetsmiljöverket fick under 2013 i uppdrag av regeringen att titta på kvinnors arbetsmiljö inom projektet Hållbar arbetsmiljö med kvinnor i fokus. Eslövs kommun valdes ut och en jämförelse gjordes mellan hemvård och teknisk förvalting. Underlaget kommer att ligga till grund för en sammanställning på nationell nivå. För enheterna i Eslövs kommun mynnade det ut i inspektioner av det systematiska arbetsmiljöarbetet utan koppling till kön. Uppföljning av dessa kommer att ske under 2014. Personalavdelningen stöttade nämnderna i arbetet. Inom Utskottet för Arbete och Försörjning har mycket arbete lagts på att minimera situationer där hot och våld förekommer. Upprustning av utrustning och arbetsredskap såsom mobilalarm, dataskärmar, datorer och stolar sker kontinuerligt. Barn- och familjenämnden genomför årligen en arbetsmiljöutbildning som riktar sig till chefer och skyddsombud i verksamheterna. Att på detta sätt ha en arbetsmiljöutbildning som knyter samman regelverket kring arbetsmiljö och arbetsmiljöansvar med verksamhetsspecifika exempel och rättsfall har visat sig vara mycket framgångsrikt. Detta blir synligt i de årliga uppföljningarna som görs av de handlingsplaner och riskbedömningar som kommer in från verksamheterna.
8 Vi arbetar för en god arbetsmiljö och hälsa Medarbetarenkät Under hösten 2013 genomfördes årets medarbetarenkät för Eslövs kommun. Alla medarbetare med minst tre månaders anställning fick möjlighet att besvara enkäten. Svarsfrekvensen var 78 procent, något lägre än 2012, då svarsfrekvensen var 81 procent. Svarsfrekvensen varierade mellan nämnderna från 70 94 procent. Resultatet visar att medarbetarna trivs på jobbet. De känner en stolthet över det arbete de utför och de flesta anser att de kan hantera eventuell stress som kan förekomma i arbetet. Dessa faktorer kan bidra till att så många uppger just att de trivs på jobbet. Detta är viktiga friskfaktorer för den psykosociala arbetsmiljön. När det gäller både stolthet och stress visas ett förbättrat resultat jämfört med 2012. Kompetensutveckling är ett återkommande förbättringsområde. Andra exempel på utvecklingsområden är tydligheten kring kommunens lönekriterier och återkoppling medarbetare/chef. Det kan konstateras att efter några års arbete med mål både på individuell nivå likväl som på arbetsplatsnivå gett ett positivt resultat. I utvärderingen lyfter flera nämnder fram målarbetet som en styrka. Det visar att det utvecklingsarbete som bedrivs ger resultat. Barn- och familjenämnden lyfter fram att ökade resultat för eleverna som gick ut årskurs nio under våren har gett ett kvitto på att arbetet har gett resultat. Arbetsskador och tillbud Hot och våld utgör största andelen arbetsskador och tillbud i Eslövs kommun, 121 ärenden av totalt 254 (48 procent) bland arbetsskadorna och 146 ärenden av 185 bland tillbuden (79 procent). Näst största kategorin av anmälda arbetsskador är akuta olycksfall 78 av 254 (31 procent). Arbetsskador och tillbud, per kategori 2013 Arbetsskador Tillbud Belastningssjukdomar 13 5 Hot och våld 121 146 Psykosociala sjukdomar 16 5 Akuta olycksfall 78 14 Färdolyckor 15 3 Övrigt 11 12 Totalt 254 185 Arbetsskador och tillbud per månad (totalt för Eslövs kommun) År 2011 2012 2013 Arbetsskador 221 230 254 Tillbud 123 87 185 Belastningsskador De belastningsskador eller tillbud som inträffat orsakades mestadels av felaktiga lyft. Som åtgärder anges utbildning i lyftteknik och hjälpmedel som underlättar arbetet. Hot och våld De skador och tillbud som anmälts på grund av hot och våld har bland annat grund i aggressiva och oroliga brukare som försöker, och ibland lyckas, slå, sparka och hota personal. Bland åtgärder för att förhindra förekomsten av dessa situationer finns bland annat upprättande av handlingsplaner för olika brukare, handledning av personal och att ensamarbete ska undvikas hos vissa brukare. Inom grundskolan finns också exempel på hot och våld. Hoten som anmälts har uttalats eller utförts dels av elever på skolorna men även i en del fall av vuxna som kommit till skola och förskola och uttalat hot. Exempel på de åtgärder som anges är samtal med eleven, omplaceringsutredning, samtal med förälder och en önskan om att få mindre grupper i skolan. Många av hoten som anmälts har utförts av samma elever men vid olika tillfällen. En inledande utbildning för chefer har genomförts i september 2013. Den utbildningsinsatsen är tänkt att resultera i tydliga planer kring hur utåtagerande elever i verksamheten ska hanteras, samt klargöra riktlinjer och rutiner för personalen i arbetet med dessa barn och elever. Psykosociala sjukdomar Anmälningar som har inkommit under 2013 har främst berört personal som känner oro och otrygghet på grund av brukare. En del anmälningar handlar om upplevd hög arbetsbelastning och andra stressrelaterade orsaker. De tillbudsanmälningar som rapporterats under kategorin psykosociala sjukdomar handlar dels om samarbetssvårigheter mellan personal, men också om ökad psykisk belastning för både elever och personal i skolan. Åtgärder som anges i samband med ökad psykisk belastning är tydligare strukturer och ökad stabilitet i arbetslagen.
Vi arbetar för en god arbetsmiljö och hälsa 9 Akuta olycksfall De akuta olycksfallen handlar ofta om ryggsträckningar och annan smärta som uppstått i samband med arbetsställningar i interaktion med brukarna. Som åtgärd för att förhindra detta anges genomgång av flytteknik och användande av lyfthjälpmedel. Ett antal halkolyckor finns också rapporterade och som åtgärd för dessa finns bland annat användning av halkfria skor, samt sanda och salta vid halka. Det finns flera exempel på fallskador under kategorin akuta olycksfall. Många har skett då personal halkat på isfläckar eller snubblat på föremål som legat på golvet. En förskolärare har ådragit sig en längre sjukskrivning då denne halkade på stjärtlappar, som låg på golvet, och föll. Det resulterade i en akut lumbago (ryggskott). Färdolyckor Skador som anmälts är bland annat cyklister som har ramlat eller blivit påkörda, bilister som har råkat ut för viltolyckor eller kört av vägen. I många fall är det svårt att ange några åtgärder för förhindrande av olyckorna, då de är just olyckor i utomhusmiljö. Det har även rapporterats in halkolyckor. Sammanfattning Antalet arbetsskadeanmälningar har ökat de tre senaste åren. År 2011 rapporterades 221 arbetsskador, 2012 230 och 2013 rapporterades 254 arbetsskador. Det finns ett mörkertal främst när det gäller tillbudsrapporteringen. Dock syns en förbättring av rapporteringen av tillbud. År 2011 var antalet 102, 2012 gick det ner till 87 och 2013 har det ökat till 185 anmälda tillbud. För att minska riskerna för att arbetsskador uppstår i framtiden och för att öka kunskapen kring vad tillbud är och öka rapporteringen diskuteras tillbud och arbetskador kontinuerligt på arbetsplatsträffar ute i verksamheterna. En översyn av rutinerna för rapporteringen av arbetsskador och tillbud pågår. Eslövs kommuns 13 första förstelärare
10 Rapport för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Rapport för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet är ett led i att öka politikernas inblick i arbetsmiljöfrågorna. Syftet är att säkerställa att arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt Eslövs kommuns arbetsmiljöpolicy, föreskriften AFS 2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete, samt för att i övrigt uppnå förbättringar i arbetsmiljöarbetet. Ur Eslövs kommuns arbetsmiljöpolicy: en god arbetsmiljö ska prägla Eslövs kommuns arbetsplatser. Den goda arbetsmiljön omfattar såväl sättet att leda och organisera arbetet som samverkan mellan människor. Brister i arbetsmiljöarbetet kan öka risker för olycka och olycksfall. Om inte rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet är kända och följs ökar risken för att arbetsmiljöaspekter inte uppmärksammas och/eller följs upp i samband med förändringar. Felaktiga beslut kan fattas. Bristande arbetsmiljöarbete kan leda till stora konsekvenser för den enskilda medarbetaren såväl som för hela verksamheten. Den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet är en metod för att säkerställa att de åtgärder som förvaltningarna beslutat om följs och följs upp. Den fångar upp de brister som kan finnas och tydliggör i organisationen vilka områden som bör prioriteras. Sammanställningen syftar till att ge arbetsgivaren Eslövs kommun, politikerna, ett underlag för att kunna fatta beslut kring det systematiska arbetsmiljöarbetet och kring eventuella satsningar på området. Samtliga förvaltningar har genomfört uppföljningen genom att besvara checklistan, analyserat svaren samt skapat en handlingsplan med förbättringsområden och åtgärder. Handlingsplanerna har behandlats i samverkan med de fackliga organisationerna samt i respektive nämnd/utskott. Förbättringsområden Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Flera av förvaltningarna lyfter fram en problematik med fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Exempel på detta är att det råder en viss obalans mellan uppgifter, befogenheter och resurser. En förvaltning framhåller att det främst handlar om bristande resurser för att upprätthålla en god psykosocial arbetsmiljö. En annan menar att det kan vara svårt att få balans när flera instanser än den egna förvaltningen måste involveras samt när ekonomiska aspekter ska vägas in. Detta kan leda till ohälsa och påverka måluppfyllelsen i negativ riktning och det kan skapa stressiga arbetsmiljöer. Det brister till viss del i dokumentationen av uppgiftsfördelningen. Exempel på åtgärder som beslutats på förvaltningarna: Åtgärder ska tas fram för respektive avdelning under året. Åtgärderna sammanställs och följs upp. Respektive chef inom förvaltningen, som upplever en obalans, ska upprätta en handlingsplan för åtgärd. Rektor ansvarar för att, tillsammans med Losam på enhetsnivå, upprätta en handlingsplan för åtgärd gällande upplevelsen av otillräckliga resurser för att upprätthålla en god psykosocial arbetsmiljö. Gå igenom och dokumentera arbetsmiljöuppgiftsfördelningen. Information till personal om arbetsmiljöpolicyn och det arbetsgivarpolitiska programmet Det finns till viss del en okunskap om arbetsmiljöpolicyn och det arbetsgivarpolitiska programmet. Exempel på åtgärder som beslutats på förvaltningarna: Införa en stående punkt kring arbetsmiljö på arbetsplatsträffen för att informera och diskutera verksamhetens problem, risker och behov. Återkommande punkt på arbetsplatsträffen där kommunens styrdokument på personalområdet tas upp. Rektor får i uppdrag att genom upprättande av en arbetsplatsspecifik rutin årligen gå igenom arbetsmiljöpolicyn och det arbetsgivarpolitiska programmet. Introduktion av nyanställd personal Flera förvaltningar har uppmärksammat att introduktionen för nyanställd personal brister. En förvaltning menar att på grund av snäva tidsramar upplevs introduktionen av ny personal som otillfredsställande. En annan lyfter att bristande introduktion till nyanställda vikarier medför otydlighet i ansvarsfördelningen.
Rapport för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 11 Exempel på åtgärder som beslutats på förvaltningarna: Introduktionsplaner för nyanställda bör förtydligas och följas upp, förtydliga ansvarsfördelning. Rutin för introduktion ska tas fram. Konsekvensanalyser vid förändringar Konsekvensanalyser är ett sätt att uppmärksamma eventuella risker ur både fysiskt och psykiskt hänseende. Flera förvaltningar har sett att konsekvensanalyser inte alltid görs i samband med verksamhetsförändringar. Exempel på åtgärder som beslutats på förvaltningarna: Information om vikten av konsekvensanalyser vid olika förändringar i verksamheten. Information till arbetsledare och uppföljning av genomförda konsekvensanalyser. Förtydligande av rutin för konsekvensanalys. Arbeta med frågan i samverkansgrupperna. Uppföljning av handlingsplan från föregående år Det brister i uppföljningen av handlingsplaner för förbättringar avseende arbetsmiljön. Introduktion för nyanställda är ett område som återkommer som ett förbättringsområde i den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vid en anställnings start läggs grunden för medarbetaren att förstå sitt uppdrag och den arbetsmiljö som medarbetaren befinner sig i. Det är viktigt att nyanställda får en bra introduktion och goda förutsättningar för att kunna utföra sitt arbete. Introduktion för vikarier är minst lika viktigt. Det kan konstateras att det förbyggande arbetsmiljöarbetet brister till viss del. Genom ett aktivt förbyggande arbetsmiljöarbete ökar medarbetarnas välmående och hälsa. Grundläggande arbetsmiljöutbildningar för chefer och skyddsombud tillhandahålls kontinuerligt. För att ytterligare stärka kompetensen hos cheferna beslutade Arbetsgivarutskottet 2013-10-01 att samtliga chefer ska genomgå en grundläggande arbetsmiljöutbildning minst vart femte år. Efter att i några år arbetat aktivt med det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) i Eslövs kommun och konsekvent genomfört en årlig uppföljning av SAM kan konstateras att arbetet går åt rätt håll och ständigt förbättras. Att säkerställa att skriftliga rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet är kända och att de följs har under tidigare år varit ett förbättringsområde. 2013 kan konstateras att organisationen arbetat med att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. Exempel på åtgärder som beslutats på förvaltningarna: Förtydliga vikten av att handlingsplanen för förbättringar i arbetsmiljöarbetet från föregående år följs upp. Handlingsplan för förbättringar i arbetsmiljöarbetet ska planeras in i årshjulet och tas upp på arbetsplatsträffar. Analys Eslövs kommuns rutiner för fördelning av arbetsmiljöuppgifter reviderades och nya rutiner antogs av kommunfullmäktige 2012-12-01. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter kvarstår dock 2013 som ett förbättringsområde i kommunens arbetsmiljöarbete. Det råder en viss okunskap hos medarbetarna när det gäller arbetsmiljöpolicyn och det arbetsgivarpolitiska programmet. Åtgärder som förvaltningarna kommer att fortsätta arbeta med är bland annat kontinuerlig information om styrdokumenten på arbetsplatsträffar. Kostchefen Birgitta Mårtensson-Asterland, arbetsledaren Johan Granström och kocken Louise Tuvesson är mycket nöjda med det nya köket på Ekenässkolan/Västra skolan.
12 Vår kompetens Vår kompetens Enligt standarden Investors in People är kompetensutveckling den enskilt viktigaste faktorn för att åstadkomma utveckling i en organisation. I medarbetarenkäten har det under flera år framkommit att det behövs en samsyn kring vad begreppet kompetens och kompetensutveckling innebär. I samband med ett av årets ledarforum arrangerades en genomgång av vad kompetensutveckling är och hur den kan följas upp. Eslövs kommun använder sig av följande definition av kompetens och kompetensutveckling: Kompetens är förmågan att använda sina förutsättningar för att lösa de uppgifter man ställs inför förmågan och viljan att utföra uppgiften kan förtydligas som: Verksamhetskompetens för att bidra till utvecklingen av hela verksamheten Social kompetens för att bidra till ett gott arbets- och samarbetsklimat Yrkesspecifik kompetens för att kunna bidra till det dagliga arbetet Kompetensutveckling är att utveckla rätt förutsättningar för att höja förmågan att lösa uppgiften. Ledarskapsutveckling Alla chefer samlas till ledarforum under några tillfällen varje år. Under 2013 har de bland annat fått utbildning inom återkoppling och hur de skapar delaktighet. Personalavdelningen har också samlat cheferna vid olika tillfällen för informationer om nya avtal, policyr och riktlinjer. Kommunledningskontoret arbetar med avtal, arbetsrätt, förhandlingsstöd, arbetsmiljö, rehabilitering, rekryteringsstöd och lönehantering som stöd till cheferna. Inom Barn och Utbildning och Vård och Omsorg finns särskilt stöd till kring de verksamhetsnära personalfrågorna. Under 2013 påbörjade personalavdelningen ett stort arbete med att införa självservice för lön till samtliga förvaltningar. Införandet innebär att chefer och medarbetare får ett modernt verksamhetssystem, som underlättar en optimerad bemanning i de schemaintensiva verksamheterna, samtidigt som det hjälper kommunen att följa gällande avtal inom löneområdet och minskar administrationen. Projektet Lön 2.0 kommer att fortsätta under 2014. Medarbetarutveckling Övergripande kompetensutveckling riktad till medarbetare bestod under 2013 bland annat av arbetsmiljöutbildningar inom brandskydd, hot och våld för de som utrustats med personlarm samt hjärt- och lungräddningskunskap. På central nivå anordnas introduktionsdagar där personalen får lära känna kommunens organisation, mål, förväntningar och träffa företrädare från olika verksamheter. Kommunledningskontoret har fortsatt att arbeta med det konsultativa förhållningssättet och strävat mot att öka förståelsen för vilka förväntningar övriga förvaltningar har på Kommunledningskontorets arbete. Barn och Utbildning har satsat på förstärkt yrkeskompetens inom barns språkliga och matematiska utveckling samt ökad kunskap om hur en likvärdig och tidsenlig digital kompetens hos eleverna skapas med hjälp av läsplattor. Metoden har varit fördjupningscirklar som bidragit till att sprida kunskap. Vård och Omsorg har satsat på att skapa den lärande organisationen, att förstärka värdegrundsförankringen och kvalitetsarbetet samt satsat på coaching och kompetens i återkoppling hos sina chefer och teamledare. Vidare har nämnden stärkt yrkeskompetensen genom valideringsutbildning för vårdbiträden. Kultur och Fritid har satsat på att göra arbetet begriplig och hanterbar genom en utbildning i salutogent synsätt. Även här har utbildning i återkoppling genomförts. Miljö och Samhällsbyggnad har satsat på att förstärka system- och processkunskapen genom utbildningar i ärendehanteringssystem och inom bostadsanpassningar. Nämnden har även satsat på att skapa helhetsförståelse för alla genom att arbeta med SWOT-analyser. Service- och Teknik har påbörjat ett förändringsarbete mot en förvaltning i mästarklass där fokus ligger på att stärka förvaltningens varumärke, skapa tydliga och väldefinierade tjänster och öka samverkan mellan avdelningar och övriga förvaltningar. Utveckling av organisationen Den viktiga frågan om kompetensutveckling leder till utveckling av organisationen går bland annat att mäta genom brukarundersökningar, medborgarenkäter och den årliga medarbetarenkäten. Flera av de redovisade satsningarna under 2013 är effekter av tidigare års resultat i dessa undersökningar.
Intervju med kommundirektör Eva Hallberg 13 Intervju med Eva Hallberg vår kommundirektör Förvaltningarna har säkert en bild av situationen inom respektive område, säger Eva Hallberg. Men det behövs ett mer samlat grepp om vad vi saknar, hur vi utvecklar den personal vi har och hur vi tar tillvara den kompetens som finns på bästa sätt. Normalt har vi inte några svårigheter att rekrytera kompetent personal tack vare vårt geografiska läge, god kollektivtrafik och att vi är bra arbetsgivare. Men vi behöver titta på vad som kommer. Eslövs kommuns anställda måste bli mer tillgängliga för allmänheten. Vi har mer att göra på det området, säger kommundirektör Eva Hallberg. Jag tror att kraven på tillgänglighet blir ännu högre framöver. I målen för Eslövs kommun ingår ett gott bemötande. Men en nyligen genomförd servicemätning visar att Eslövs kommuns tillgänglighet är sämre än andra kommuners. Därför blir servicen till allmänheten ett förbättringsområde 2014. Ökad tillgänglighet och service är en av utmaningarna på personalområdet under 2014. En annan är löftet att alla tillsvidareanställda ska ha en heltidsanställning vid årsskiftet 2014-15. Arbetet med att nå det målet har pågått ett par år men hittills har det gått trögt. Drygt 70 procent har heltid. Heltid är ett politiskt mål och vi måste ta krafttag om vi ska nå målet, säger Eva Hallberg. Alla ska ha en heltidstjänst i botten. Sedan är det inte alla som vill arbeta heltid i nuläget. Men den personliga situationen kan snabbt förändras. Det är ingen enkel fråga att klara och som det ser ut idag kommer vi att få svårt att nå ända fram till årsskiftet. Men det är en jätteviktig fråga och därför ska vi arbeta hårt för att nå målet. I planerna för 2014 ingår också att ta fram en kompetensförsörjningsplan. Planen ska redovisa vilken kompetens kommunen behöver i framtiden och inom vilka områden det kan bli svårt att rekrytera personal framöver. 2014 är det också dags för en ny certifiering enligt Investors in People. Målsättningen är att förvaltningarna ska nå en högre nivå. Det är inte certifieringen som är i fokus även om den kan innebära en stimulans, säger Eva Hallberg. Det finns vissa områden där vi behöver bli bättre och det ska vi arbeta med. Det kan till exempel vara att stärka cheferna och att få högre delaktighet för de anställda. Medarbetarenkäten visar att många trivs på sin arbetsplats och är stolta över sitt arbete. Där har vi en god grund för arbetet med områden där vi behöver bli bättre. Kommunfullmäktige tog i början av detta året beslut om rökfri arbetstid för Eslövs kommuns anställda, efter förslag från en medborgare. Rökfri arbetstid ska införas senast den 31 december i år. Det är viktigt att vi tar fram klara riktlinjer för genomförandet och vilka regler som ska gälla, säger Eva Hallberg. När rökfri arbetstid införs ska alla anställda veta vad som gäller. Det får inte dyka upp frågor som måste besvaras i efterhand. En annan fråga som blivit aktuell i början av 2014 gäller rätt till distansarbete. Rätt till distansarbete framfördes som en miljöfråga men det finns en rad andra aspekter att diskutera. Det blir aldrig rättvisa kring distansarbete eftersom många av våra yrkesgrupper inte har möjlighet till det, säger Eva Hallberg. Möjlighet till distansarbete kan vara intressant ur rekryteringssynpunkt. Dessutom bör det finnas en gemensam syn på distansarbete så att det inte blir stora skillnader mellan förvaltningarna.
14 Adress Eslövs kommun, 241 80 Eslöv Telefon 0413-620 00 E-post kommunen@eslov.se Webb www.eslov.se