Lanseringsmöte Statligt ramavtal för ekonomisystem med information om personalsystem och beslutsstödsystem 11 december 2014
Praktiska detaljer 2
Vad ni kan förvänta er av den här dagen Ramavtalet för ekonomisystem Kort om Uppdragsavtalet Överblick över övriga ramavtalsområden Unit4 Agressos erbjudande Inblick i hur ett avrop går till Träffa kolleger i en liknande situation 3
Agenda 09:30-10:00 Kaffe & registrering 10:00-10:10 Inledning 10:10-10:30 Våra ramavtal och upphandlingar 10:30-10.50 Ramavtalet för ekonomisystem 10:50-11:10 Unit4 Agresso 11:10-11:20 Bensträckare 11.20-11.35 Internredovisning i staten 11.35-11.50 Ekonomisystem fortsättning 12:00-13:15 Lunch och samtal med Unit4 13:15-13:50 Avrop process och dokument 13:50-14:00 Bensträckare 14:00-14:35 Grupparbete avrop 14:35-14:50 Kaffe 14:50-15:30 Genomgång, avslutning 4
Inte bara de nya ekonomisystemen ESV:s nya ramavtal för administrativa system Vad händer med de gamla avtalen 5
Vi ser till att myndigheterna har bra administrativa system Stödja införande Upphandla Förvalta ramavtal 6
ESV bedriver ett aktivt ramavtalsägarskap Vi följer upp att ramavtalsparterna lever upp till gjorda åtaganden via strategiråd Vi har god och aktuell kunskap om myndigheternas behov via nätverk med avropande myndigheter och årliga kundenkäter Vi ger råd och stöd till myndigheterna myndigheten ansvarig Vi underlättar kompetensöverföring och informationsspridning inom den statliga sektorn. 7
Ni kan nu avropa ramavtal i alla områden 2 ramavtal, avropbara t o m september 2015 Personalsystem E-handelstjänst 1 ramavtal, avropbart till i mitten av november 2015 BI-system 3 ramavtal, avropbara t o m juni 2018 Ekonomisystem 1 ramavtal, avropbart t o m december 2018 (om förlängning) Oberoende konsulter 5 + 1 ramavtal, avropbara t o m september 2015
Uppdragavtalet för Agresso har upphört 9
Hur det påverkar er Gamla kundavtal består tills vidare ESV har inte längre någon egentlig roll kring dessa avtal: Inga strategiråd Inga kundenkäter Ingen prisreglering Ingen uppföljning av åtagande 10
Dags skaffa ett långsiktigt bra avtal för myndighetens ekonomisystem Tidsbegränsa kundavtal Använd nya ramavtal Ta ett helhetsgrepp Mindre än ett år kvar att avropa dagens ramavtal 11
PERSONALSYSTEM Åsa Fröding asa.froding@esv.se 12
Statligt ramavtal för personalsystem Avtal är tecknat med Evry HR Solutions AB, systemet Primula Avropsbart nu december 2018
Vad innehåller avtalet? 14
Olika typer av ut-data Rapporter och redovisning skatt och kontrolluppgifter införsel och intresseavdrag bokförings- och lönelistor semester- och kompskuldslistor Bevakning av löneskulder och negativa löner Nyckeltal till årsredovisningen Sjukfrånvarokostnad 15
Nytt i ramavtalet Extra timmar varje år för utveckling - snabb teknikutveckling Skyddad identitet på tre sätt Kodsträng anpassad till ekonomisystemsavtalen Ärendehantering (även) via webb E-rekrytering (ReachMee) Bemanning 24/7 (BeSched) 16
Optioner Integrationer till/från Ekonomisystem BI-system Bemanning- tid- och schemasystem Kompetens- och rekryteringssystem Resesystem Kurs- och utbildning Förmåns- och sjukhantering Övrigt Konsulter Utbildning Driftövergång Extra support 17
Priser Fasta priser på: Integrationer Migrering Priser baserade på antal anställda för: Införandeprojekt Systemkostnad Driftservice, underhåll, support Övergång mellan driftservice och egen drift Utökad support 18
Ramavtal för beslutsstödsystem (BI-system) Birgitta Österman birgitta.osterman@esv.se Elisabeth Perntz elisabeth.perntz@esv.se 19
Ramavtal för beslutsstödsystem Ramavtal tecknades den 8 juli 2014 med: * TRIMMA AB * Hypergene AB * CGI Sverige AB 20
Ramavtalen omfattar: Ett komplett åtagande kring beslutsstödsystem och datalager som helhet och levereras med standardkonfiguration och standardintegrationer. Avrop görs med förnyad konkurrensutsättning. Ett avrop kan omfatta tre olika alternativ: - Ett komplett beslutsstödsystem - Enbart rapport- och analysverktyg - Enbart budgetverktyg 21
Ramavtalen omfattar dessutom: Tjänster för: - Underhåll - Support - Utbildning - Konsulter - Olika optioner. Ramavtalen gäller 24 månader med möjlighet till förlängning om ytterligare 24 månader. Avropsavtalet gäller längst 4 år efter att ramavtalen har upphört. 22
Standardintegrationer och optioner Ekonomisystem -Agresso Ekonomisystem -Unit4 Agresso Personalsystem Standard Standard Ekonomisystem Option 5 Option 4 Personalsystem - EVRY Primula Standard Datalager Option 1 Befintligt Tid- och projektverktyg Personalsystem -Palasso -Agresso -Heroma Standard Standard Standard Option 2 Option 3 Befintligt budgetverktyg Rapport- & analysverktyg Budgetverktyg Ärende / Verksamhetssystem
RAMAVTALET FÖR OBEROENDE KONSULTER Birgitta Österman birgitta.osterman@esv.se 24
Ramavtalet Område ekonomi 5 leverantörer Rangordning under 200 timmar Förnyad konkurrensutsättning över 200 timmar Område personal 1 leverantör Samråd Omfattar tjänster knutna till de administrativa processerna för respektive område, till exempel processer för redovisning, rapportering, e-beställning, budgetering, kund- och leverantörsreskontra, lager och anläggningsregister. Uppdrag kan avse framtagning av förstudier, faktaunderlag, genomförande av utredningar och analyser, framtagning av skriftliga rapporter samt kvalificerad rådgivning och projektledning av dessa uppdrag. 25
RAMAVTALET FÖR EKONOMISYSTEM Anderz Petersson anderz.petersson@esv.se 26
Ramavtalet omarbetat sedan juli 2014 En leverantör UNIT4 Agresso Nytt avropsförfarande Sänkta takpriser Kortare ramavtalstid tecknat ramavtal senast nov 2015 Möjlighet att göra kompletterade avrop Tre avropsavtal hittills stort antal dialoger pågår 27
Avtalstid Max 8 år efter ramavtal ej kan avropas Ramavtal 3 år Avropsavtal 28
Generellt om avtalet och avtalstiden Fundera på hur er avtalstid ska utformas. Det finns möjligheter att använda förlängningsoptioner. Förlängningsoptioner ger er frihetsgrader att avsluta avtalet i det fall andra prioriteringar uppstår Undvik att göra tillägg eller att ta bort skrivningar i avtalsmallen. Ändringar kan strida direkt mot ramavtalet. 29
Några grundbegrepp 1 ramavtal funktionella och tekniska krav - avropsavtal 2 takpriser 3 samråd 4 driftform 5 standardkonfigurering 6 myndighetsspecifika anpassningar 7 underhåll och support 8 optioner 30
Ramavtalet Ramavtalet är resultatet av ESV:s upphandling. Avser parterna ESV och Unit4 Agresso. Finns publicerat på esv.se 9 st Ramavtalsbilagor hanterar allt ifrån definitioner (1) och krav (2) till prislista (5) och mallar för avropsförfrågan och avropsavtal (8 & 9) Avtalade takpriser framgår i prislistan på esv.se 31
Funktionella och tekniska krav Samtliga skall- och börkrav som var med i upphandlingen Kraven är indelade i rubriker A-M, t.ex. generella krav, huvudbokföring, leverantörsfakturahantering, rapporter samt driftservicekrav Ramavtalsdokument, ramavtalsbilaga 2.1 32
Avropsförfrågan och avropsavtal ESV har tagit fram förenklade mallar för avropsförfrågan och avropsavtal. Dessa baseras i allt väsentligt på de mallar som finns som ramavtalsbilagor 8 & 9. Även prislistan till avropsförfrågan finns som mall Nu till webben! 33
Takpriser Takpriserna är den högsta kostnaden som Unit4 Agresso kan tillämpa i anbud Unit4 Agresso har full frihet att sänka priset i sitt anbud till myndigheten. Prislistan 34
Avrop via samråd Ger möjlighet till ett preliminärt avrop som beslutsunderlag för myndigheten
Standardkonfigurering Det levererade ekonomisystemet har en färdig uppsättning för arbetsflöden, roller, behörigheter och användargränssnitt. En ekonomimodell 8 fält koddelar / objekt Baskontoplan för staten Rapporter Integrationer för staten 36
Myndighetsspecifika anpassningar Avsnitt 2.6, ramavtalsbilaga 2 Integration med andra system och tjänster Integrering med befintlig katalog över användare Migrering av data och information Anpassning till IT-infrastruktur Anpassning av arbetsflöden och roller Anpassning av standardkonfigurering Anpassning av tillgänglighet vid driftservice Konsulttjänster för anpassning till förutsättningar 37
Underhåll och support Ramavtalet präglas av ett helhetskoncept så också i avsnittet underhåll och support. Utan tillkommande kostnader ingår bland annat: anpassning pga. förändrade lagar etc, felavhjälpning, systemunderhåll, funktionsutveckling, effektivisering samt tillgång och installation av nya versioner av ekonomisystemet Se t.ex. avropsavtalsbilaga 2 & 3 38
Optioner En möjlighet men inte skyldighet för myndigheten att avropa en viss tjänst till bestämd kostnad. Avropet av option bör alltid åtföljas av en beskrivning av tänkt leveranstidsperiod och /eller redogörelse för framtida beslutssituationer. 39
Exempel på optioner Integration med andra system t.ex. personalsystem, BIsystem och e-handelstjänst Myndighetsspecifika anpassningar Tillkommande licenser och utbildningar 40
Ramavtalet erbjuder val av driftform 1. Egen drift myndigheten tar hand driften 2. Driftservice Unit4 tar hand om driften 41
Ramavtalen omfattar 1. Licenser - Lättanvändare, fullanvändare 2. Egen drift Leverans, installation, validering, standardkonfigurering, integrationer, underhåll, support och utökad support 3. Driftservice - Leverans, installation, validering, standardkonfigurering, integrationer, driftsservice, underhåll, support och utökad support 4. Integrationer och myndighetsspecifika anpassningar 5. Utbildning 6. Övriga tjänster (konsulttimmar) 42
Agenda 09:30-10:00 Kaffe & registrering 10:00-10:10 Inledning 10:10-10:30 Våra ramavtal och upphandlingar 10:30-10.50 Ramavtalet för ekonomisystem 10:50-11:10 Unit4 Agresso 11:10-11:20 Bensträckare 11.20-11.35 Internredovisning i staten 11.35-11:50 Ekonomisystem fortsättning 12:00-13:15 Lunch och samtal med Unit4 13:15-13:50 Avrop process och dokument 13:50-14:00 Bensträckare 14:00-14:35 Grupparbete avrop 14:35-14:50 Kaffe 14:50-15:30 Genomgång, avslutning 43
UNIT4 Agresso AB
BENSTRÄCKARE 45
Agenda 09:30-10:00 Kaffe & registrering 10:00-10:10 Inledning 10:10-10:30 Våra ramavtal och upphandlingar 10:30-10.50 Ramavtalet för ekonomisystem 10:50-11:10 Unit4 Agresso 11:10-11:20 Bensträckare 11.20-11.35 Internredovisning i staten 11.35-11:50 Ekonomisystem fortsättning 12:00-13:15 Lunch och samtal med Unit4 13:15-13:50 Avrop process och dokument 13:50-14:00 Bensträckare 14:00-14:35 Grupparbete avrop 14:35-14:50 Kaffe 14:50-15:30 Genomgång, avslutning 46
Internredovisning Hur ser det ut i statsförvaltningen? ESV:s stöd Svante.Andersson@esv.se Avdelningen Statlig redovisning och finansiering (SRF) Enheten Redovisning och finansiering (RF)
Myndigheterna ser internredovisningen som ett stöd för styrning och uppföljning. Att det finns metoder och stöd som är ändamålsenliga. Våra målgrupper känner till det stöd ESV kan ge. 48
Enkät om internredovisning Få en bild av hur internredovisningen är upplagd och hur den används hos myndigheterna. Enkät till 200 myndigheter tillfrågades 176 svarade (88 procent). Urval >20 miljoner i intäkter. Inga nya eller (snart) avvecklade myndigheter. 49
Myndigheternas ekonomisystem Agresso 161 (91%) Raindance 6 Övriga 9 0 50 100 150 200 Antal 50
Har tidredovisning Har tidredovisning 139 (79%) Saknar 37 0 20 40 60 80 100 120 140 160 Antal 51
System för tidredovisning Agresso 71 Palasso 26 Excel 20 Annat Standardprogram Egenutvecklat 11 11 Har ingen tidredovisning 37 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Antal 52
Antal objektsfält som används 7 (eller fler) 34 6 50 5 38 4 27 3 15 2 9 1 3 0 10 20 30 40 50 60 Antal 53
Metod för interna fördelningar Använder kontoklass 9 Använder kontoklass 9 och annan metod Annan metod än kkl 9 17 22 101 Ingen intern fördelning i bokföringen 36 0 20 40 60 80 100 120 Antal 54
Stöd som önskas från ESV Utveckling..av nyckeltal för uppföljning av verksamheten Metoder för fördelning av gemensamma kostnader ESV tar fram en gemensam objektplan 28 74 102 Metoder för objektplan (vägledning) 21 Annat 48 0 20 40 60 80 100 120 Antal 55
Former av stöd Vägledningar Utbildningar 114 122 Möten 75 Webbforum 47 Annat 30 0 50 100 150 Antal 56
Betyg på den egna internredovisningsmodellen Fyra 52 Trea 102 Tvåa 19 Etta 3 0 20 40 60 80 100 120 Antal 57
ESV Handledningar Redovisningsplan i praktiken Handledning 2006:4 Redovisning mot anslag med hjälp av internredovisning Handledning 2011:19 Flerfinansierad verksamhet Handledning 2006:28 58
Lunchpaus Även tid för samtal med Unit4 Agresso 60
EKONOMISYSTEM FORTS. Anderz Petersson anderz.petersson@esv.se 61
Standardkonfigurering 1. Gemensam ekonomimodell och kontoplan 2. Anpassningar för anslagsredovisning 3. Anpassningar övrigt statligt regelverk 4. Behörighetssystem och dokumentation 5. Rapportpaket 6. Integrationer till Hermes och BG, PG 62
Standardkonfigurering en ekonomimodell Ramavtalsbilaga 2.2, avsnitt 1.1 och 1.2 kodsträng / objektfält turordningen kan se annorlunda ut Konto ORG VHT PROJ FIN MOTPART RESURS ÖVR Konton kopplade till S-koder Rapporter utgår från standardkonfigureringens uppsättning 63
Standardkonfigurering - stöd vid uppföljning 27 specificerade färdiga rapporter och analysvyer Flera versioner av resultaträkningar Flera versioner av balansräkningar Anslagsredovisning Finansieringsanalys. Årets kapitalförändring Avräkning mot Statsverket Råbalans 64
Stöd vid uppföljning forts Flera versioner av leverantörsreskontror inkl. avstämningsrapporter Flera versioner av kundreskontror inkl. avstämningsrapporter Flera versioner av anläggningsregister inkl. avstämningsrapporter Likviditetsprognos Momsrapport Låneanmälan till Riksgälden Flera versioner av projektrapporter Rapport baserad på Koddel och kombinationer av Koddelar Plus ytterligare 23 individuella rapporter och analysvyer 65
Minsta avrop på ramavtalet Licenser för antalet användare per kategori Leverans, installation och validering Standardkonfigurering 66
Agenda 09:30-10:00 Kaffe & registrering 10:00-10:10 Inledning 10:10-10:30 Våra ramavtal och upphandlingar 10:30-10.50 Ramavtalet för ekonomisystem 10:50-11:10 Unit4 Agresso 11:10-11:20 Bensträckare 11.20-11.35 Internredovisning i staten 11.35-11:50 Ekonomisystem fortsättning 12:00-13:15 Lunch och samtal med Unit4 13:15-13:50 Avrop process och dokument 13:50-14:00 Bensträckare 14:00-14:35 Grupparbete avrop 14:35-14:50 Kaffe 14:50-15:30 Genomgång, avslutning 67
AVROP EKONOMISYSTEM Anderz Petersson anderz.petersson@esv.se 68
Utdelat material en översikt Avropsförfrågan Prislista till avropsförfrågan Avropsavtal Avropsavtalsbilagor Blå texter, kursiva texter Ange ett av alternativen Ingår eller Avropas ej Behåll indexering Undvik egna tillägg i avtalet 69
Viktiga steg på vägen (som man ropar får man svar) 70
Förbered, analysera och besluta Nuläge system och avtal Vilka system har ni idag? Integrationer mot ekonomisystem? Hur ser dagens driftsituation ut? Kostnad för drift? När går era avtal ut? Skapa en systemkarta! 71
Nuläge resurser, verksamhet och innehåll Vilka jobbar med och i systemet? Resurskostnader? Vilka verksamheter stöttar ekonomisystemet? Vilken information finns i systemet? 72
Nuläge krav och rutiner Saknar ni funktioner idag? Har verksamheten nya krav eller behov? Finns nya externa krav? Vilka rutiner/processer vill ni effektivisera eller förändra? Vad fungerar bra idag? Vad fungerar sämre? 73
Önskat nyläge Verksamhetens utveckling/framtid Resursbehov framöver System- och IT-strategi inklusive förvaltning Vilken information är viktig? Vilket stöd behöver ni? Hur vill ni jobba? Framtida systemkarta med förvaltningsbehov! 74
Vad erbjuder Agresso via ramavtalet? Boka informationsmöte med Unit4 Agresso 75
Beslut! Att göra avrop från ramavtalet Att köpa tjänster från Statens servicecenter Att genomföra en egen upphandling 76
Avrop - stödjande dokument och mallar Vägledning inför avrop Mallar Mallar för avropsförfrågan och avropsavtal Prislista till avropsförfrågan Bilagor till avropsavtalet Frågor och svar på webben 77
Från avropsförfrågan till avtal Skicka avropsförfrågan tillsammans med prisbilagan och avropsavtalsbilaga 1 Unit4 Agresso svarar genom att ange priser Samrådsdialog Teckna avropsavtal 78
Avrop och samråd 79
Utforma avropsförfrågan Driftservice eller Egen drift - välj en av mallarna Beskriv ert införandeprojekt Avropsavtalsbilaga 1 Antal licenser 1.1.1 Önskad leveransdag 2.1 och 2.2 Avropsavtalets giltighetstid 2.5 80
Utforma fortsättning Optioner Integrationer specificera behov 1.3-1.6 (1.2-1.5) Myndighetsspecifika anpassningar 1.7 (1.6) Driftövergång 1.9 (1.8) Utbildningsbehov 1.10 (1.9) Konsulttjänster fyra konsultkategorier 1.11 (1.10) Tydlig avropsförfrågan är viktigt för bra leverans! 81
Teckna avropsavtal Fakta från avropsförfrågan överförs till avropsavtalet med bilagor. Prislistan färdigställs också som bilaga till avropsavtalet. 82
Leverans och införande - vem gör vad? Unit4 Agresso ansvarar för införande enligt projektplan (avropsavtalsbilaga 5) att genomföra validering Myndigheten ansvarar för intern information leveransprov och provdrift utbildning förvaltning 83
Leverans och införande Leverantörens validering klar 23 Leveransgodkännande 19 Godkännande av provdrift Leverantör levererar Myndighet genomför leveransprov Myndighet genomför provdrift Leveransdag 5 dagar Leveranstid enligt avtal, max 9 månader efter avtal Leveransprov 60 dagar. Fel? 24 Provdrift 90 dagar. Fel? 25
Fel Fel klass 1 Allvarligt fel, hindrar användningen av ekonomisystemet Fel klass 2 Fel som innebär att minst en väsentlig funktion eller process inte fungerar och där konsekvenserna inte kan undvikas.. Fel klass 3 Funktionshindrande avvikelse.men där konsekvenserna kan undvikas Fel klass 4 Fel som inte är något av ovan 85
Myndighetens ansvar - leveransprov, provdrift och godkännande Leveransprova realistiska händelser Efter godkännande provdrift Provdrift pågår i 90 dagar Verifiera innan ni godkänner! Fel ska klassificeras! Tre dagar efter provdrift godkänns leveransen med automatik om inga anmälda fel kvarstår. 86
Ett lyckat införande av system Lägg tid och resurser på att informera och utbilda er personal! 87
Glöm inte att systemförvaltning är viktigt Planera för en bra förvaltning! Skapa en bra överlämning till förvaltning! 88
BENSTRÄCKARE 89
GRUPPARBETE AVROP 90
Myndighet X och Z A-E grupperna Det finns bokade mindre rum här utanför Debet & Kredit, Fordringsägare, Kronbruden och Svanevit Kaffe finns från 14.30 ca Återsamling kl 91
KAFFEPAUS 92
GENOMGÅNG OCH DISKUSSION GRUPPARBETE 93
Sammanfattningsvis ESV:s ramavtal ger en paketlösning Lyckade avrop förutsätter goda förberedelser Nyttja stödet som erbjuds. Samarbeta med andra Aktiv ramavtalsförvaltning skapar trygghet 94
Frågor 95
admsystem@esv.se www.esv.se LinkedIn: Statliga ramavtal ESV Ekonomisystem Anderz Petersson E-handelstjänst Eva Ringman Personalsystem Åsa Fröding Beslutsstödsystem Elisabeth Perntz Oberoende konsulter Birgitta Österman