Praktisk information/uppgifter För dig som planerar konferens/kongress, event och utställning i Uppsala Konsert & Kongress (UKK) Innehållsförteckning Bevakning... 2 Brandlarm... 2 Digitala skärmar inomhus... 2 Digital skärm utomhus... 3 Flaggor... 3 Försäkring vid transport och förvaring av gods... 4 Garderob/Bagageförvaring... 4 Godshantering... 4 Internet... 5 Kongressgång i Stora salen... 6 Lasthiss mått... 6 Mark utomhus, kostnad och tillstånd... 6 Möblering... 6 Nyckelkort... 7 Parkering och taxi... 7 Registreringsdisk... 7 Städning... 7 Utställning... 8
2 Bevakning Om inte hela UKK är bokad av en enskild arrangör har även allmänheten tillgång till anläggningen. Det är viktigt att ni tar ställning till bevakning av lokaler och utrustning som representerar risk eller värde. Vi samarbetar med ett lokalt vaktbolag och administrerar bokning av vakter efter era önskemål. För att alltid kunna garantera full säkerhet förbehåller vi oss rätten att ta beslut om vakter måste finnas på plats i samband med kvällsarrangemang eller inte. Eventuella vakter bekostas av arrangören/kunden. Ordningsvakt 600 kr/tim (exkl moms). Brandlarm Brandlarm är installerat och alltid aktiverat med direktlarm till brandkåren. Om ni har utrustning som rökmaskin eller t.ex. eldslukare krävs speciellt brandskydd. Brandlarmet måste då inaktiveras och brandvakter måste ersätta brandlarmets funktion. Kontakta konferensavdelningen för offert på speciellt brandskydd. Digitala skärmar inomhus Vi har flera digitala bildskärmar inomhus där information kan presenteras. Bilderna visas statiskt eller i serier genom rullande bildspel med valfritt intervall. Bildformat inomhusskärmar Entréplan stående bildskärm Plan 3 och 6 liggande bildskärm Upplösning Filformat 768 x 1366 pixlar (bredd x höjd) 1366 x 768 pixlar (bredd x höjd) 72 pixlar per tum jpg Bildmaterialet levereras senast två veckor före exponeringen till UKK enligt överenskommelse med konferensavdelningen. Konferensavdelningen lämnar offert med utgångspunkt från levererat material och önskemål, minimidebitering för hantering och upplägg en timme 750 kr/tim (exkl moms).
3 Digital skärm utomhus Du kan boka reklamplats på den stora utomhusskylten (LED-skylt) i korsningen Vaksalagatan och Storgatan. Skylten är cirka 5 meter hög och 1,5 meter bred, bilden täcker större delen av ytan. LED-skylten kan endast visa stillbilder. Bilden ska vara tydlig och rubriken kort, små detaljer kan inte återges på skylten. Bildformat utomhusskylten Dimensioner Filformat Upplösning 117 x 360 pixlar (bredd x höjd) png 100 pixlar per tum Konfereensavdelningen lämnar offert med utgångspunkt från levererat material och önskemål, minimidebitering för hantering och upplägg en timme 750 kr/tim (exkl moms). Rullande exponering minst 20 ggr/timme med start tidigast en vecka före aktivitet samt under den tid aktiviteten pågår. Heldag dag 1 3 000 kr (exkl moms). Följande dagar 1 000 kr/per dag (exkl moms). Obruten exponering av budskap/bild under 1 timme när konferensen hälsar gästerna välkomna 2 000 kr (exkl moms). Övriga villkor Beställare/kund producerar exponeringsmaterialet till LED-skylten och leverererar det digitala materialet senast två veckor före exponeringen till UKK enligt överenskommelse med konferensavdelningen. UKK ansvarar för att material exponeras på LED-skylten, förutsatt att material levererats enligt överenskommelse samt följer de tekniska specifikationerna. Exponering startar tidigast en vecka före arrangemanget och kan pågå tills det avslutas. För period före arrangemang gäller rullande exponering. UKK förbehåller sig rätten att neka kund exponering. Om material levereras för sent eller är felaktigt faktureras ändå hyra enligt avtal. Flaggor Det finns sex flaggstänger, tre mot Vaksala torg och tre mot Storgatan. Flaggstängerna är 12 meter höga och gjorda för traditionella flaggor som hängs på flaggans kortsida med lina. Enligt gällande flaggpraxis rekommenderar vi en största flagglängd som är en tredjedel av flaggstångens höjd. Detta innebär att flaggans långsida bör vara högst fyra meter.
4 Flagga 500 kr/flagga (exkl moms). Försäkring vid transport och förvaring av gods Beställaren/kunden (person, organisation eller företag som är ansvarig beställare av arrangemanget) ansvarar för utställda föremål, dekorationer och övrigt material. Beställaren bör därför teckna en försäkring samt, i förekommande fall, rekommendera utställare eller annan att teckna försäkring. Garderob/Bagageförvaring Vår garderob är belägen i bottenplanet (en trappa ner). Där finns 120 hängare med lås och 170 låsbara skåp. För större grupper rekommenderar vi bemannad garderob och väskinlämning. På plan 7 finns 200 hängare med lås. Garderobiär 275 kr/tim (exkl moms). Godshantering Uppsala Konsert & Kongress ligger centralt vid Vaksala torg, cirka 200 meter från Centralgaraget och Resecentrum med flygbussar och tåg. Postadress Uppsala Konsert & Kongress 753 75 Uppsala Besöksadress Vaksala torg 1, Uppsala Godsförsändelser leveransadress Uppsala Konsert & Kongress Godsmottagning Namn på mötet eller företaget Roslagsgatan 6 753 27 Uppsala Märkning av gods Skriv ordet Konferens på godset Ange datum för konferensen Ange er kontaktperson och telefonnummer
5 Koordinater RT90: X: 6639382, Y: 1603162 WGS84: Lat N 59 51 39 Lon E 17 38 46 Decimal: 59.8609, 17.6463 Öppettider godsmottagningen Godsmottagningen öppen 8.00 16.00, stängt för lunch 11.30 12.30. Avisering av godsförsändelser För att lösa lagring och förvaring på ett säkert sätt tar vi emot gods tidigast dagen före evenemanget eller annan tid efter överenskommelse. Meddela vaktmästare eller konferensreceptionen i förväg vilket gods som kommer, när det kommer och var ni vill ha det placerat. Vaktmästare 018-727 90 58, 0768-30 47 92 Konferensreception 018-727 90 27 Fax konferensreception 018-727 90 25 Borttransportering När utställningen är slut ska godset i möjligaste mån transporteras bort samma dag. Om det inte går, stäm av med konferensavdelningen. I- och urlastning All i- och urlastning sker via lastkajen mot Roslagsgaten eller entrén mot Vaksala torg. Tillfälligt parkeringstillstånd i direkt anslutning till UKK kan vid särskilda behov erhållas, kontakta konferensreceptionen 018-727 90 20. Hantering av stora gods Mottagning och retursändning av stora försändelser som pall eller bur debiteras per enhet. Det gäller både före och efter utställningen. Hantering av stora gods 500 kr/enhet (exkl moms). Pallyft och gaffeltruck Pallyft finns att låna på UKK, men däremot inte gaffeltruck. Brandklassning Vi tar inte emot gods som inte är brandklassade. Internet Kostnadsfri trådlös internetuppkoppling finns i hela huset. Kapaciteten på nätverket är dock begränsat då många användare kopplar upp sig samtidigt. Har ni speciella krav på hög kapacitet och säker uppkoppling offererar vi gärna detta i samband med konferensbokningen.
6 Kongressgång i Stora salen Stora salen är byggd med möjlighet att ta bort stolar i mitten av parketten och på så vis kan vi öppna för en kongressgång. Enligt offert. Stora salen, främre delen av parkett med kongressgång Lasthiss mått Bredd 199 cm, djup 550 cm, höjd 249 cm. Mark utomhus, kostnad och tillstånd För att nyttja mark runt Uppsala Konsert & Kongress krävs tillstånd från polisen. Undantaget är vår utescen mot Vaksala torg samt uteserveringen. Ansökan om tillstånd hos polisen kostar 250 700 kr beroende på vilken aktivitet som ska genomföras. För mer information se http://www.polisen.se/uppsala_lan/sv/service/tillstand/ En avgift till Uppsala kommun för markhyra tillkommer, kostnaden faktureras via UKK. Möblering Vid hyra av konferenslokaler ingår grundmöblering med standardmöbler för konferens. Detsamma gäller för konferenslunch och konferensmiddag då grundmöblering med långbord enligt standard ingår. Vid bokning av festvåningsmenyer ingår valfri möblering i Sal D med befintliga möbler. Vi ordnar gärna andra typer av möbler och extra- eller ommöbleringar och debiterar då en kostnad.
7 Ommöblering/bärhjälp 350 kr/person/tim (exkl moms). Ommöblering konferensmiddag 2 500 kr (exkl moms). Nyckelkort Vissa lokaler i UKK är stängda för allmänheten, men blir lätt tillgängliga för er med nyckelkort. Tänk igenom hur många nyckelkort ni behöver till konferenslokalerna och vilka personer de ska registreras på. Borttappade nyckelkort 100 kr/kort (exkl moms). Parkering och taxi Konferensgäster kan köpa parkeringsbiljetter till Centralgaraget direkt i biljettkassan på Uppsala Konsert & Kongress samma dag som parkeringen ska användas. Ange vilken konferens det gäller vid köpet. Endagsbiljett 115 kr inkl moms (ordinarie pris 160 kr inkl moms). Arrangören har möjlighet att i förväg köpa parkeringsbiljetter som faktureras tillsammans med övriga konferenskostnader. Särskilda behov Tillfälligt parkeringstillstånd i direkt anslutning till UKK kan vid särskilda behov erhållas. Taxi Taxi hämtar och lämnar gäster vid entrén mot Vaksala torg. Registreringsdisk Registreringsdiskar finns att hyra. Diskarna har sex A3-skyltar på fronten och en toppskylt i format 20 x 200 cm. Registeringsdisk 1 000 kr/disk/dag (exkl moms). Städning Roterande städning av toaletter och publika ytor ingår i lokalhyran. Vid särskilda behov debiteras extra städning, speciellt i samband med inflyttning/utflyttning av utställning.
8 Extra städning 350 kr/tim (exkl moms). Byggstäd, slutstädning efter utställning 800 kr/tim (exkl moms). Hyra av papperskorgar 100 kr/st (exkl moms). Container för brännbart avfall Vi rekommenderar starkt att ni beställer en container för avfall vid större utställningar. Från 3 000 kr (exkl moms) för hyror en till två dagar. Utställning I Sal D på entréplan finns över 900 kvm utrymme för utställning. Salen är också möjlig att skärma av i sektioner. Även Sal B, Sal C och de olika foajéerna lämpar sig för mindre utställningar. Sammanlagt finns ungefär 2000 kvadratmeter visningsyta i huset. I lokalhyran ingår nyttjande av befintliga eluttag och elanvändning (220V/10A/2000W). Kontakta konferensavdelningen för offert. Extra el 1 000 kr (exkl moms) för 16 A och 1 500 kr för 32 A. Extra förlängningssladdar 100 kr/sladd (exkl moms). I sal D dras el fram via vissa punkter i taket. Vidare dragning till varje enskild utställare offereras efter önskemål. Planering av utställning Beställ planskisser för planering av utställning hos konferensavdelningen eller ladda ner från http://www.ukk.se/konferens/utstallning/ Skicka ritningen på utställningen till oss för godkännande minst en månad före arrangemanget. Det är inte tillåtet att bygga montrar framför eller i anslutning till nödutgångar. Utrymningsskyltar får inte blockeras eller döljas. Vid särskilda behov kan vi sätta upp extra skyltar. Det är inte tillåtet att tejpa upp informationsmaterial på UKK:s väggar eller fönster. Stäm av med konferensavdelningen för vidare instruktion. Vi förmedlar kontakt med företag som arbetar med utställarservice och som hjälper till med planering av mässan eller utställningen med t.ex. ritningar, fördelning av utställningsplatser och kontakter med utställarna. Utrustning till utställning som posterskärmar, väggar, ståbord, andra möbler, datorer, belysning kan beställas genom oss eller av vår externa mässarrangör.