Priser för att hyra Blå Hallen och Gyllene Salen 2013

Transkript

1 STADSLEDNINGSKONTORET SID 1 (6) Priser för att hyra Blå Hallen och Gyllene Salen 2013 (Priser för hyra och tillhörande tjänster efter 2013 beslutas under året.) Hyra På hyra utgår för närvarande ingen moms. Blå Hallen :- Gyllene Salen :- Båda lokalerna :- Tillkommande kostnader beroende på antalet gäster Moms tillkommer. I priset ingår personal för vakthållning och garderob : : : : : : :- Extra evenemangsvärd kl debiteras med 600 kronor/timme. Extra evenemangsvärd kl debiteras med kronor/timme. Övrigt Moms tillkommer Podium, per del (80x160 cm) 150:- Marschaller (inkl. utplacering och påfyllning) 900:- Flygel 2 500:- Orgel 2 500:- Avbeställningsregler Avbokning ska göras skriftligen och följande avbokningsavgifter gäller vid påskrivet kontrakt: kronor fram till sex månader före hyresdatum. 25 % av lokalhyran vid avbokning fyra till sex månader före hyresdatum. 50 % av lokalhyran vid avbokning två till fyra månader före hyresdatum. 75 % av lokalhyran vid avbokning en till två månader före hyresdatum. 100 % av lokalhyran vid avbokning inom en månad före hyresdatum.

2 SID 2 (6) Allmänna villkor Följande villkor gäller för tillfällig uthyrning av Stadshusets bankettlokaler med anslutande utrymmen. Stockholms stad, genom stadsledningskontoret (nedan kallad hyresvärden) hyr ut Blå Hallen och Gyllene Salen till företag, organisationer och föreningar för banketter och liknande arrangemang under kvällstid. Totalt får personer uppehålla sig i lokalerna. I Gyllene Salen får maximalt 700 personer vistas. Mässor, utställningar, försäljning, konferenser och liknande verksamhet bör inte förekomma. Stadshusparken och Borgargården kan inte disponeras av hyresgästerna eftersom de är öppna för allmänheten. Lokaler På grund av den kulturhistoriskt känsliga miljön hyrs Blå Hallen och Gyllene Salen inte ut för arrangemang som kräver omfattande utrustning, förändringar eller ombyggnader. Stor försiktighet ska iakttas för att undvika skador på golv och övriga ytskikt. Innehållet i evenemanget ska passa in i Stadshusets kulturhistoriska miljö. Rök, öppen eld eller inomhusfyrverkerier får inte förekomma i lokalerna. Ljudnivån i lokalerna får inte överskrida de gränsvärden som är fastställda av miljö- och hälsoskyddsnämnden. Om hyresgästen engagerar annan part för att genomföra de praktiska arrangemangen ska denne godkännas av hyresvärden. Hyresgästen är dock alltid ansvarig för arrangemanget gentemot staden. Hyreskontraktet får inte överlåtas på annan part. Garderober och toaletterna i anslutning till lokalen, samt efter överenskommelse logerna i källarplanet, ingår i lokalhyran. Övriga tjänster debiteras enligt särskild prislista efter hyresgästens beställning. Korridorerna och anslutande utrymmen på våning 1 och 2 får inte disponeras av hyresgästen. Lokalen med tillhörande utrustning hyrs ut i befintligt skick. Hyresgästen ska omgående efter hyrestidens utgång lämna lokalen i samma skick som vid hyrestidens början. Bokning/avbokning och uppsägning Bokning ska ske skriftligt. Hyreskontraktet ska undertecknas av ansvarig person från hyresgästen. Organisationsnummer och korrekt faktureringsadress ska anges i kontraktet. Preliminära bokningar kan göras enligt överenskommelse och måste då bekräftas med kontrakt inom tio dagar. En preliminär bokning som inte är bekräftad med skriftlig bokning och kontrakt inom 10 dagar betraktas som avbokad. Avbokningsreglerna framgår av bifogad prislista.

3 SID 3 (6) Hyresgästen ansvarar för att information om evenemanget lämnas till hyresvärden i god tid innan evenemanget. Hyresvärden har rätt att vid detta tillfälle upphäva kontraktet utan ersättning till hyresgästen, om hyresgästen inte följer fastställda regler. Hyresvärden kan också säga upp hyresavtalet med omedelbar verkan utan rätt till ekonomisk ersättning från hyresvärden vid väsentligt avtalsbrott av hyresgästen. Detta gäller även om hyresgästen engagerar annan part för genomförande av de praktiska arrangemangen. Riggning och utrustning Alla riggningar i lokalerna ska godkännas av hyresvärden. Evenemanget får starta tidigast kl och avslutas senast kl Riggning av utrustning får börja tidigast kl under förutsättning att det inte stör den ordinarie verksamheten och att lokalerna inte är upptagna av andra arrangemang. Repetitioner och soundcheck får ske enligt överenskommelse och inte starta före kl Hyresgästen ansvarar för att allt material inklusive sopor och emballage forslas bort omedelbart efter arrangemangets slut, dock senast kl , för att lokalerna ska kunna städas. Om så inte sker debiteras hyra för ett extra dygn. Om arrangören ska ljussätta lokalerna ska hyresvärdens utrustning och driftpersonal användas. Kostnaden för detta debiteras enligt prislistan. Egen ljusutrustning som kräver stativ eller tross får ej användas i Gyllene Salen, det är inte heller tillåtet att ljussätta från fönstren på våning 1 eller 2 i Blå Hallen. Hyresvärden anvisar entreprenör för servering vid evenemanget. Annan entreprenör får inte engageras. Personal Hyresvärden engagerar personal för garderober och vakthållning och har rätt att på hyresgästens bekostnad anlita ytterligare personal och/eller ordningsvakt om hyresvärden bedömer att det krävs. Kostnader och betalning Hyreskostnader och övriga kostnader framgår av prislistan. Hyresvärden fakturerar samtliga kostnader efter genomfört evenemang till den part som har undertecknat hyreskontraktet. Efterdebitering kan förekomma med anledning av extra tillsyn, extra städning, reparationer eller om hyresgästen på annat sätt har orsakat extraordinära kostnader. Förfallna fakturor från tidigare hyrestillfällen ska vara reglerade innan lokalen får hyras igen. Om en obetald faktura går till inkasso kommer alla kostnader i samband med hanteringen att debiteras hyresgästen. Ansvar Hyresgästen ansvarar för att deltagarna i arrangemanget informeras om de risker som kan vara förenade med arrangemanget och för att föreskrifter och övriga anvisningar följs.

4 SID 4 (6) Hyresgästen ansvarar för att förmedla villkor och regler vidare till anlitade underentreprenörer. Anvisningarna om in- och utpassering i lokalerna ska följas både vad gäller personer och material. Hyresgästen ansvarar för att obehöriga personer inte ges tillträde till lokalen. Hyresgästen ansvarar för att det inte vistas fler personer i lokalen än som är anmälda. Hyresgästen är skyldig att se till att nödutgångarna inte är blockerade och att rätta sig efter instruktioner från Stadshusets personal om att t.ex. forsla bort föremål från nödutgångar. Hyresgästen ansvarar för att utrymningsledarens instruktioner följs. Hyresgästen ska utse en ansvarig person som finns tillgänglig i lokalen under uthyrningstillfället och meddela namnet till hyresvärden och entreprenören för serveringen. Skada på lokalen, utrustning eller inventarier ska omedelbart anmälas till Stadshusets personal. Skador som orsakats av hyresgästen, dennes personal, medhjälpare, leverantörer eller gäster ska ersättas av hyresgästen. Hyresvärden ansvarar inte för egendom som lämnats i lokalen efter hyrestidens utgång. Hyresgästen ansvarar för att rapportera musikunderhållning till STIM, SAMI och liknande organisationer. Övrigt Hyresgästen får inte hindra Stadshusets personal att under hyrestiden utföra nödvändiga akuta arbetsuppgifter i lokalen. Hyresgästen har inte rätt till ersättning om sådant akut arbete skulle innebära men i nyttjandet. Omständigheter som parterna inte kan råda över, så som strejk, lockout eller annan arbetsmarknadskonflikt, brand, strömavbrott eller beslut av myndighet, och som innebär att lokalen inte kan användas enligt avtalet, medför inte skadeståndsskyldighet för parterna. Bud eller andra leveranser till Stadshuset får av säkerhetsskäl levereras tidigast kl på evenemangsdagen. En ansvarig person från hyresgästen måste vara närvarande som mottagare. Bud eller leveranser som inte uppfyller dessa villkor kommer att avvisas. Hyresgästen ansvarar för att hyresvärden senast två arbetsdagar före arrangemanget får inpasseringslistor över den personal som ska ha tillträde till Stadshuset innan gästerna kommer. Personer som inte är föranmälda får inte tillträde till Stadshuset. Mattor, tyger eller liknande som ska användas i Blå Hallen eller Gyllene Salen måste vara brandklassade och detta ska kunna styrkas med skriftligt intyg. Rökning är endast tillåten utomhus. Stadshuset har ingen egen parkering utan all parkering hänvisas till gatumark. Parkering på Borgargården och i Stadshusparken är förbjuden. I Pelargången är det av brandsäkerhetsskäl dessutom stoppförbud.

5 SID 5 (6) IN- OCH AVRIGG I STADSHUSET Här är en instruktion för att underlätta in- och avrigg under evenemangsdagen samt lite om Stadshusets ordningsregler. Under hela dagen finns evenemangsvärdar (E-värdar) för att informera och svara på frågor. E-värdarnas instruktioner måste följas. Så här ska in- och avrigg gå till: All personal ska anmäla sig i receptionen på Ragnar Östbergs plan 1 för att få sin ackreditering. Här möter ansvarig E-värd upp och visar vilken väg evenemangets gods ska tas in. Det kan ske tidigast kl All in- och utpassering av personal ska ske via receptionen och Stadshusets ackreditering ska bäras väl synlig. Inlastning av god ska ske genom anvisad ytterdörr som aldrig får öppnas utan att en E- värd är närvarande. Nödutgångarna får aldrig blockeras. Användning av rök och eld är förbjuden. Det är inte tillåtet att fästa något på väggarna. Scenpodier och stativ med metallben får inte ställas direkt på golvet utan skydd måste finnas mellan ben och golv. Soundcheck får ske tidigast kl Tillåten maxvolym i Stadshuset är 97 db vilken kontrolleras av E-värdarna. Stadshuset har ingen egen parkering utan all parkering hänvisas till gatumark. Bud till Stadshuset får levereras tidigare kl på evenemangsdagen. En ansvarig person från arrangören måste finnas på plats för att ta emot budet. Mellan kl och pågår guidade visningar av Stadshuset. Vi ber er att visa hänsyn för visningarna som gör detsamma för riggningen. När evenemanget är slut ska avriggningen påbörjas direkt. Inget gods får lämnas kvar i Stadshuset under natten. Tejprester och liknade ska tas bort för att undvika kostnader för extra städning. Tänk på att E-värdarnas tid under avrigget innebär en kostnad för arrangören. Telefonnumret till tjänstgörande E-värd är

6 SID 6 (6)