MESSINGENS REGELVERK FÖR UTHYRNING AV LOKALER

Transkript

1 MESSINGENS REGELVERK FÖR UTHYRNING AV LOKALER

2 Bakgrund I december 2015 invigdes Upplands Väsbys nya scenrum, som idag ingår i byggnadskomplexet Messingen. I februari 2016 övergick också driften av Messingenhuset till kommunal regi, vilket bland annat innebär förbokning av olika ytor gentemot andra aktörer. För kommunens kulturoch fritidssektor innebar detta att bibliotek, kommunal musikskola, multisporthall, scenrum och konferenslokaler samt en yta för mobila utställningar är en del i det stora komplex som huset utgör. Ett uppdrag sedan invigningen av scenhuset och övertagandet av uthyrningsverksamheten i Messingen har varit att upprätta ett styrdokument som både kan reglera och effektivisera den uthyrningsverksamhet som kommunen erbjuder idag, främst till föreningar men även andra aktörer. Sedan tidigare finns beslut om prioriteringsordningar samt taxor, och dessa behöver förankras genom tydliga regelverk. Vi har valt att kalla styrdokumentet för Messingens regelverk för uthyrning av lokaler. Framtagandet av detta regelverk har gjorts i dialog mellan ansvarig chef för Messingen och kultur- och fritidskontorets kulturstrateg under hösten I arbetet har Mariestad kommun tjänat som ett gott exempel vad gäller innehåll och utformning. Regelverket gäller från och med den 7 februari 2017 och revideras med hänsyn till behov och nya förutsättningar.

3 Allmänna villkor och förhållningsregler Uthyrning i Messingens lokaler utgår från nämndens antagna fördelningsprinciper för Messingen, där föreningar som involverar barn-och ungdomsverksamhet är prioriterade grupper. Förening som vill hyra lokaler för sin verksamhet ska vara ansluten till föreningsregistret i Upplands Väsby kommun. Föreningar utanför Upplands Väsby kan hyra lokaler för verksamhet vid speciella tillfällen till särskild taxa, ett beslut som tas av ansvarig chef för Messingen. Privatpersoner och företag får hyra lokaler på tider som inte utnyttjas av föreningsverksamhet till särskild taxa, i överenskommelse och av beslut av ansvarig chef i Messingen. Uthyrning medges inte när det finns risk för att lokalen kommer att användas på ett ordningsstörande sätt eller för att uthyrningen riskerar orsaka ordningsstörningar exempelvis i anlutning till lokalen. Uthyrning medges inte heller om det finns risk för att kommunens egendom eller för att personer kommer att skadas. Vid uthyrning av kommunens lokaler ska kommunens invånare behandlas lika enligt likställighetsprincipen i 2 kap 2 som säger att kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Vid uthyrning av kommunens lokaler gäller yttrandefrihet som regleras i 1 kap 1 Yttrandefrihetsgrundlagen. Ansvarig chef för Messingen har enligt kultur- och fritidsnämndens delegationsförteckning rätt att besluta att hyra och att hyra ut lokaler. Detta innebär att hen är delegat i dessa beslut, och inför beslut om att träffa hyresavtal avgör om en hyresgäst får hyra en lokal eller inte. Ansvarig chef får, som stöd i sitt beslutsfattande, samråda med kultur- och fritidsnämndens presidium. Hyresgästen ansvarar för lokalen vid hyrestillfället. Efter nyttjandet av lokalen ska den besiktigas så att eventuella fel uppmärksammas, anmäls och åtgärdas. Vid skada eller fel på fastigheten är hyresgästen skyldig att utan dröjsmål meddela personalen i Messingen och tillsammans med dem göra en felanmälan på kommunens hemsida. Vid skadegörelse debiteras ansvarig hyresgäst den totala kostnaden som uppkommer för reparation vid återställande av lokalens skick. Om hyresgästens besökare drabbas av stöld av värdesaker, exempelvis ytterkläder eller andra värdesaker ligger det på hyrestgästens ansvar att hantera detta gentemot sina besökare. Uthyrning i andra hand är inte tillåten. För att hyra lokaler i Messingen krävs att hyresgästen har fyllt 25 år. Lokalerna får inte nyttjas för annat ändamål än det som angetts i samband med bokning av lokalen.

4 Fördelningsprinciper för uthyrning i Messingen För att få ett effektivt och rättvist nyttjande av lokalerna i Messingen har kultur- och fritidskontoret arbetat fram fördelningsprinciper för de olika uthyrningsbara lokalerna. Dessa visar i vilken ordning medborgare och verksamheter prioriteras. Generellt är det fokus på bidragsberättigade föreningar med barn- och ungdomsverksamheter samt kommunala verksamheter så som Vega och Musikskolan. Fördelningsprinciperna är antagna i Kultur-och fritidsnämnden den 14 december 2015 och gäller tillsvidare. Producenten på kultur- och fritidskontoret ges mandat att bestämma vilka program och verksamheter som är relevanta i Scenrummet, för att sätta ett programutbud med både bredd och spets. Övriga lokaler bokas genom Messingens reception via det digitala boknings-och föreningsregistret FRI. Uthyrningsvillkor Scenrummet För Messingens lokal scenrummet gäller särskilda uthyrningsvillkor som omfattar administrativa, praktiska samt tekniska aspekter kring nyttjandet av lokalen. Allmänt Innan lokalen lämnas ska hyresgästen göra en kontroll tillsammans med personal från Messingen, och vid denna kontroll säkerställs att lokalen är tom och alla dörrar är låsta innan lokalen lämnas. Bokning All bokning av Scenrummet sker i dialog med producenten, som kontaktas via kommunens växel på Bokning sker med 14 dagars framförhållning. Vid större publika arrangemang och produktioner är det ett minimum på 4 veckor framförhållning innan planerat arrangemang. Minimumtid för bokning av Scenrummet är 4 timmar. Detta gäller även vid konferens, föreläsningar och möten. Förberedelse och efterarbete ska ingå i den bokade tiden. Detta gäller även ljud- och teknikprov. Iordningsställande av scen & podier beställs med två veckors framförhållning och byggs av kunnig personal. Vid större publika arrangemang och produktioner kontaktas kommunens producent minst 4 veckor innan utsatt datum (läs mer under bokning av större arrangemang) För iordningställande av lokaler, riggning av scen och podier samt vid bokning av flygeln tillkommer en extra kostnad Vid avbokning senare än 14 dagar innan hyrestillfället debiteras 50 % av hyran.

5 Teknisk utrustning Den tekniska utrustningen i Scenrummet får inte användas av obehöriga. Vid frågor kring den tekniska utrustningen ska scentekniker få information minst 14 dagar innan bokat arrangemang. Öppet nätverk WIFI finns att tillgå. Registrering för kod görs i receptionen, alternativt med scentekniker. HDMI och VGA-uttag finns att tillgå. Adapter till Mac-dator tillhandahålls ej. Egen dator medtages av hyresgäst, lånedator finns ej. Vid bokning av större arrangemang Vid bokning av större arrangemang krävs en tydlig dialog med producent och reception kring värdskapet. Innan bokningstillfället ska hyresgästen genomgå en säkerhetsdemonstration med personal från Messingen samt utse vem som är brand -och säkerhetsansvarig vid arrangemanget. Polistillstånd och rapport till STIM står arrangören för. Kommunen har inget allmänt tillstånd. Rök, alkohol och- drogförbud gäller i samtliga lokaler, även i logerna. Garderob Garderob finns i anslutning till Scenrummet i Café Messingen. Det finns kapacitet att hänga kläder för 350 personer. Hyrestgästen väljer själva om garderob ska vara bemannad eller obemannad garderob vid arrangemanget. Förtäring och Catering Alla hyresgäster som är intresserade av catering rekommenderas att i första hand kontakta Café Messingen. Beställning och information om utbud görs via mail: cafemessingen@gmail.com Beställningen sker minst 4 arbetsdagar innan bokat datum. Vid större arrangemang krävs minst 14 dagar innan utsatt datum. Egen mat eller catering utifrån är tillåten i konferenslokaler (ej scenrummet). Alkohol är inte tillåten i Messingens lokaler. Vid medtagande av egen förtäring ingår en städning av hyresgästen. Lokalen lämnas i samma skick som vid uthyrningstillfället. All typ av förtäring i scenrummet är strikt förbjudet.

6 Uthyrningsvillkor övriga konferensrum samt multihall För Messingens konferensrum gäller särskilda uthyrningsvillkor som omfattar administrativa, praktiska och tekniska aspekter kring nyttjandet av lokalen. Allmänt Hyresgästen förbinder sig att ta del av och följa de ordningsregler och föreskrifter som gäller för konferenslokalerna. I händelse av att det av hyresgästen, eller av hyresgästen medförda personer, uppkommer skador i lokalen eller på befintlig utrustning och inventarier, blir denne ersättningsskyldig. Bryter hyresgästen mot gällande uthyrningsvillkor, äger Upplands Väsby rätten att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Upplands Väsby kommun ansvarar inte för inom Messingen borttappade värdesaker och effekter. Hyresgästen ska lämna lokalen i städat skick samt att all eventuell utrustning ska vara bortplockad. Om lokalen lämnas i ett icke tillfredsställande skick debiteras hyresgästen på 500 kr per uthyrningstillfälle. Hyresgästen ansvarar för att lokalen är rök-och alkoholfri vid uthyrningstillfället. Det är inte tillåtet att beträda multihallen med skor som har svarta sulor eller med skor som har använts utomhus. Djur får inte vistas i lokalen. Hyresgästen ska vara över 18 år och myndig. Vid publika arrangemang där polistillstånd krävs skall ett sådant kunna uppvisas vid anmodan. I händelse av att lokal ska nyttjas för fest eller arrangemang ska hyresgästen även ta del av dokumentet Brandskydd- hyresgästens skyldigheter för publik lokal 1 som bifogas tillsammans med regelverket. Generella frågor kring uthyrning av Messingens konferenslokaler besvaras av receptionen på telefon eller/och e-post messingen@upplandsvasby.se Avbokning och överlåtelse Avbokning av lokal ska ske av hyresgästen till receptionen minst 14 arbetsdagar innan bokat datum. Om avbokning inte sker i tid blir hyresgästen skyldig att betala 100 % av hyressumman för det tillfället. Upplands Väsby kommun har rätt att med 14 dagars varsel annullera bokningen till förmån för andra arrangemang. Hyresgästen kan inte förväntas bli ersatt med en annan tid, däremot återbetalas till hyresgästen ev. inbetald hyra. Nödvändiga reparationer av akut karaktär kan medföra att lokalen inte går att nyttja. 1 Brandskyddsregler tagna från Skellefteå kommuns hemsida

7 Denna bokning får inte av hyresgästen överlåtas till annan person eller organisation utan Upplands Väsby kommuns medgivande. Betalning Faktura skickas till hyresgästens e-postadress och ska betalas inom 30 dagar efter mottagande. Nyckel och tillträde Hyresgästen kvitterar ut nyckel från Messingens reception. Borttappad nyckel debiteras med 500 kr. Hyresgästen är skyldig att anmäla sin ankomst till receptionen. Hyresgästen har tillträde till lokalen tidigast 10 minuter innan bokad tid. Detta under förutsättning att lokalen är tillgänglig och ledig. Hyresgästen ska lämna lokalen senast utsatt tid. Omklädningsrum disponeras 30 min före och 15 min efter bokad tid. Hyresgästen ansvarar för att inga obehöriga vistas i lokalen. Hyresgästens kontaktuppgifter Det åligger Kunden att säkerställa att Upplands Väsby kommun har hyresgästens aktuella kontaktuppgifter i form av kontaktperson, adress, e-postadress och telefonnummer. Försäkring Det åligger hyresgästen att teckna egna försäkringar för olycksfall, stöld mm.

8 Priser och taxor Generellt gäller principen att varje påbörjad halvtimme kommer debiteras och minsta debitering är en timme. För hyra av Messingens lokaler gäller följande priser och tillägg enligt taxor beslutade av kommunfullmäktige. Priserna regleras också i fyra olika kategorier. Med grupp 1, 2, 3 och 4 avses: Grupp 1: Ideella bidragsberättigade föreningar registrerade i Upplands Väsby kommun med barn- och ungdomsverksamhet. Grupp 2: Ideella bidragsberättigade föreningar registrerade i Upplands Väsby kommun med vuxenverksamhet. Grupp 3: Kommunala verksamheter. Grupp 4: Övriga föreningar, förbund, företag samt privatpersoner. Utöver hyreskostnaden kan extra kostnader för till exempel iordningsställande av material utrustning, möblering samt personal tillkomma i samband med arrangemang*. Alla priser på nästkommande sida är exklusive moms.

9 Multihallen Grupp 1-38,85 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Danssalen Grupp 1-55 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Gym Grupp 1-55 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h ABBA-aulan Grupp 1-35 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Scenrummet Grupp 1-35 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Ragnvald Grupp 1-50 kr/h Grupp 2-80 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Lundström Grupp 1-25 kr/h Grupp 2-40 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Lindqvist Grupp 1-25 kr/h Grupp 2-40 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Matsalen Warg Grupp 1-35 kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h Grupp kr/h

10 *Tilläggstaxor för Scenrummet Tilläggstaxor Faktisk Kostnad Beräknad arbetstid Antal personer Tekniker 400kr/timme 4 h minimum 2 tekniker vid större arrangemang Flygel 1500kr/stämning inför konsert Scenbygge 300kr/timme 2 h 2st Rivning 300kr/timme 1 h 2st Möbelring 300kr/timme Värdskap /timme 4h minimum x beror på arrangemangets omfattning