Dokumenthanteringsplan Omsorgs och socialförvaltningen, Mjölby kommun Diarienummer: OSN 2014:21 Beslutad av Omsorgs och socialnämnden i Mjölby kommun, 20150224 23 Dokumentansvarig Namn: Beatrice Karlsson Yrkesroll: Förvaltningssekreterare Omsorgs och socialförvaltningen
Innehåll Innehåll... 2 Inledning... 5 Organisation/Verksamhetsbeskrivning... 5 Historik... 7 Allmänhetens sökvägar till omsorgs och socialnämndens handlingar... 8 Arkivansvarig och arkivredogörare på förvaltningen... 8 Diarieföring/Registrering av handlingar... 9 Personakt... 10 Sekretess... 10 Postöppning... 10 Gallring... 10 Digitala handlingar, ITsystem, bild och ljudupptagningar... 11 Förvaltningens ITsystem... 11 Sociala medier... 13 Definition av begreppet Handling av tillfällig eller ringa betydelse... 13 Förklaringar samt förkortningar i omsorgs och socialnämndens dokumenthanteringsplan... 18 Kolumnrubriker... 18 1. Allmän administration... 20 1.1 Arkivering... 20 1.2 Avtal... 20 1.3 Behandla personuppgifter... 21 1.4 Diarieföring (registrering) mm... 22 1.5 Försäkringar... 22 1.6 Interna verksamhetsmöten... 23 1.7 Juridik... 23 1.8 Synpunktshantering... 24 1.9 Kommunikation webb, marknadsföring, information... 25 1.10 Korrespondens... 26 1.11 Krisberedskap och säkerhetsarbete... 26 1.12 Kvalitet, planering, uppföljning och utvärdering... 26 1.13 Nämndadministration... 27 1.14 Policy/styrdokument... 28 1.15 Postöppning... 29 1.16 Projekt... 29 1.17 Revision... 30 1.18 Remisser... 31 1.19 Statistik och rapporter... 31 2
1.20 Externa möten... 31 2. Upphandling... 32 2.1 Gemensam upphandling via Inköpssamverkan... 32 2.2 Förfrågningsunderlag... 33 2.3 Anbudsprövning och utvärdering... 34 2.4 Beslut och avtalstecknande... 35 2.5 Avbruten upphandling... 35 2.6 Utbildning i egen regi (kurser, seminarier)... 36 2.7 Utredningar... 36 2.8 Verksamhetsmöten... 36 2.9 Utlämnande av handling... 36 3. Ekonomi... 37 3.1 Attest... 37 3.2 Budget... 37 3.3 Bokföringsorder... 37 3.4 Bokslut och uppföljning... 37 3.5 Fakturahantering... 38 3.6 Handkassa... 39 3.7 Kassahantering... 39 3.8 Kodplaner... 39 4. stånd och tillsyn enligt alkohollagen, samt tillsyn över försäljning av tobak och kontroll av receptfria läkemedel... 40 5. Dödsboanmälningar och boutredningar... 43 6. Familjerätt... 45 6.1 Faderskaps och föräldraskapsn... 45 6.2 Adoptionsn... 47 6.3 Ärenden rörande vårdnad, boende och umgänge... 49 7. Ekonomiskt bistånd... 51 7.1 Ekonomiskt bistånd... 51 8. Individ och familjeomsorg... 53 8.1 Allmänt... 53 8.2 Familjehem, kontaktperson, kontaktfamilj... 55 8.3 Missbruk... 55 8.4 Yttranden till andra myndigheter... 56 8.5 Handlingar inkomna från andra myndigheter... 57 8.6 Placeringsn barn... 58 8.7 Allmän administration inom individ och familjeomsorgen... 59 8.8 Familjehem... 60 8.9 Feriehem... 61 8.10 Kontaktpersoner/Kontaktfamiljer... 61 8.11 Hem för vård eller boende... 61 3
8.12 Rådgivning, socialt stöd, service (Exempelvis familjerådgivning, familjecenter, missbruksrådgivning/behandling)... 62 9. Funktionshindrade... 63 9.1 Allmän administration... 63 9.2 Handläggning av... 64 9.3 Genomförandet av insatser... 66 Gemensam administration... 66 Gruppbostad... 68 Daglig verksamhet... 69 Kontaktpersoner, ledsagare, avlösare... 69 Hemtjänst... 69 10. Äldreomsorg... 70 10.1 Allmän administration... 70 10.2 Handläggning av... 71 10.3 Genomförandet av insatser... 73 10.4 Hemtjänst i ordinärt boende... 75 10.5 Särskilt boende... 77 Boendeadministration... 77 Handlingar rörande de boende... 78 Handlingar rörande verksamheten... 78 10.6 Dagverksamhet... 79 11. Personaladministration... 80 11.1 Anställning och rekrytering... 80 11.2 Anställning, företrädesrätt... 81 11.3 Arbetsmiljö och arbetsskador... 81 11.4 Avslut av anställning... 83 11.5 Bemanning och personaluppföljning... 85 11.6 Facklig samverkan, förhandling... 85 11.7 Försäkringar... 87 11.8 Introduktion av nya medarbetare... 87 11.9 Kompetensutveckling... 88 11.10 Löneadministration... 89 11.11 Lönebildning... 91 11.12 Omställning på egen begäran... 91 11.13 Pension... 91 11.14 Personalvård... 92 11.15 Rehabilitering... 93 11.16 Styrdokument, policy... 93 11.17 Särskilda anställningsformer... 94 4
Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i verksamheten och beskriver hur de hanteras. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar. Här finns också instruktioner för leveranser till kommunens centralarkiv. Den är också nämndens gallringsbeslut. Gallringsbeslutet reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som får (förstöras). Dokumenthanteringsplanen ska ses som ett verktyg för dem som hanterar informationen i verksamheten och för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan behöver revideras kontinuerligt. Översyn ska ske årligen, eller när behov uppkommer. Har du frågor/synpunkter eller tycker att något handlingsslag saknas eller borde tas bort kontaktar du förvaltningens förvaltningssekreterare (0142850 00). Det är sedan Omsorgs och socialnämnden som fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg. Organisation/Verksamhetsbeskrivning Omsorgs och socialnämnden ansvarar för den kommunala hemsjukvården, individ och familjeomsorg, stöd och service för personer med funktionsnedsättningar samt äldreomsorg i Mjölby kommun. Nämndens mål är att medborgare i Mjölby kommun ska kunna leva ett självständigt liv och vara fria att forma sina liv och sin vardag så långt det bara är möjligt. Nämndens insatser ges utifrån lägsta effektiva omhändertagandenivå för att hjälpa människor till ett självständigt liv. Vidare är det nämndens uppdrag att fastställa mål och ramar för verksamheten samt följa upp mål och budget. Omsorgs och socialnämnden består av 14 ledamöter, nio ordinarie och fem ersättare. 5
Organisationsschema 6
Historik Socialnämnden 1971 1994 Socialnämnden i Mjölby kommun bildades 1971. Socialnämnden hade ansvar för kommunens barnomsorg, individ och familjeomsorg, äldreomsorg och handikappomsorg fram till 1994. Socialnämndens utskott 1971 1994: Socialutskottet, för enskilda n, 1971 1994 Administrativa utskottet/serviceutskottet, 1971 1994 Större omorganisation 1995 1993 1994 pågick en översyn av hela nämndorganisationen i Mjölby kommun. Omorganisationen Modell Mjölby innebar att dåvarande Socialnämndens verksamhetsområden delades upp på tre olika nämnder Barnomsorgsnämnden, Socialnämnden och Omsorgsnämnden. Barnomsorgsnämnden, 1995 2002/ Förskolenämnden, 2003 2006 Barnomsorgsnämnden hade ansvar för barnomsorgen som öppen förskola, daghem, familjedaghem och korttidshem. Nämnden bytte namn till Förskolenämnden 2003. Förskolenämnden bildade tillsammans med Skolnämnden 2007 en ny nämnd under namnet Förskole och skolnämnden. Socialnämnden 1995 2006 Socialnämnden hade ansvar för individ och familjeomsorgen med familjehem, hem för vård eller boende för barn och ungdom respektive vuxna. Dessutom ansvarade nämnden för socialbidragen/försörjningsstödet. Nya arbetsuppgifter som tillfördes socialförvaltningen 1995 var familjerådgivning, budgetrådgivning och skuldsanering, konsumentvägledning, tolkförmedling och arbetet med tillsyn av och tillstånd för utskänkning av alkohol. Omsorgsnämnden 1995 2006 Omsorgsnämnden ansvarade för äldreomsorgen och handikappomsorgen/insatser för personer med funktionsnedsättning, för serviceboenden, sjukhem, gruppboenden, hemtjänst, personliga assistenter, kontaktpersoner, stödfamiljer och färdtjänst. Omorganisation 2007 Omsorgs och socialnämnden 2007 De båda nämnderna Omsorgsnämnden och Socialnämnden lades samman 2007. Nämnden har ansvar för socialt stöd och service till barn, unga och familjer, personer med funktionsnedsättningar och till äldre. Budgetrådgivning, skuldsanering och konsumentvägledning samt färdtjänst övergick till Administrativa Servicekontoret, ADM, Medborgarservice 2008. Hemsjukvården tillkom 2014. Omsorgs och socialnämndens utskott 2007 Arbetsutskottet, 2007 Socialutskottet, för enskilda n, 2007 7
Allmänhetens sökvägar till omsorgs och socialnämndens handlingar Omsorgs och socialnämnden rekommenderar följande sökvägar till förvaltningens allmänna handlingar. Diarium I kommunens diarium LEX diarieförs offentliga allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen Här listas samtliga handlingsslag som finns i verksamheten med regler för bland annat bevarande och gallring, samt förvaring. Arkivförteckningen Här kan man söka serier med handlingar som omhändertagits för arkivering för äldre och avslutade arkiv. Nämndens protokoll Omsorgs och socialnämndens protokoll finns tillgängliga på kommunens hemsida www.mjolby.se. Medborgarservice i stadshuset har också ett exemplar av samtliga protokoll i pappersform. Arkivansvarig och arkivredogörare på förvaltningen Omsorgs och socialnämnden ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska nämnden även utse arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten. Omsorgs och socialnämnden har följande arkivorganisation Arkivansvarig Förvaltningschef Arkivredogörare Förvaltningssekreterare Myndighetschef Omsorgschef Chef för hälso och sjukvårdsorganisationen Controller Administrativ chef Verksamhetsområde Diarie och nämndadministration Myndighetsutövning, utförande av Individ och familjeomsorgens verksamheter Omsorg av äldre och funktionshindrade Hälso och sjukvård i kommunens regi Ekonomistöd Administrativt stöd Som arkivansvarig ska man: 1. Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. 2. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar. 3. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten. 4. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper. 5. Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering. 6. se att dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning upprättas. 8
7. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar. 8. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan. 9. se att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker. 10. Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar. Som arkivredogörare ska man: 1. Ha kunskap om regler och rutiner som rör den egna nämndens eller bolagets hantering av allmänna handlingar. 2. Vårda nämndens handlingar och arkivlägga dessa enligt arkivmyndighetens anvisningar. 3. Biträda vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv. 4. Verkställa beslutad gallring. 5. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen och göra arkivansvarig uppmärksam på om planen behöver ändras. 6. Förbereda avlämning av handlingar till centralarkivet enligt centralarkivets anvisningar. 7. Samråda med nämndens arkivansvarige och arkivmyndigheten i frågor som rör hantering av allmänna handlingar. Diarieföring/Registrering av handlingar I dokumenthanteringsplanen står det vilka handlingar som bör registreras i diariet. Är du osäker är det aldrig fel att diarieföra handlingar. Det är originalet som ska diarieföras. När en handling skickas iväg är det kopian som diarieförs. Enligt 5 kap 1 offentlighets och sekretesslagen är huvudregeln att varje myndighet har skyldighet att registrera allmänna handlingar så snart de kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registrering kan ske på två sätt: systematisk registrering eller diarieföring. Genom registrering kan förvaltningen få god ordning på allmänna handlingar som inkommit eller upprättats av förvaltningen. God ordning är en förutsättning för att tillförsäkra allmänheten och andra myndigheter den grundlagsstadgade rättigheten att ta del av allmänna handlingar. Registreringsskyldigheten gäller inte om: 1. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. T.ex. enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden med mera. 2. En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling. Då ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. 3. Handlingar som INTE omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att de utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur det kan gå tillväga: Är det ett epostmeddelande kan du vidarebefordra det direkt till diariet genom att maila till Omsorgs och socialförvaltningens funktionsbrevlåda. Är det ett meddelande på din telefonsvarare eller SMS gör du en tjänsteanteckning som registreras i diariet. Inkommer informationen via en webbtjänst i något av förvaltningens verksamhetssystem eller via social media tas det ut på papper och diarieförs. 9
Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då Säkerhetsenheten, telefon 0142850 00, för epost, bloggar, röstmeddelanden och SMS. Personakt SOSFS 2006:5 beskriver dokumentation i. Handlingar som rör enskilda ska hållas ordnade på ett sådant sätt att det enkelt och överskådligt går att följa och granska handläggningen av ett och genomförandet av en insats. De allmänna råden anger också att Handlingarna bör hållas samman i en. Den bör avse endast en person. I en bör det av anteckningar på ett försättsblad eller på annat sätt tydligt framgå o personnummer, namn och adress, o om den enskilde har god man eller förvaltare enligt 11 kap. föräldrabalken, och o om det finns ett beslut om sekretessmarkering eller kvarskrivning enligt 16 folkbokföringslagen (1991:481) som avser den enskilde. Om en avser ett barn, bör det dessutom av anteckningar på ett försättsblad eller på annat sätt tydligt framgå o vem som är barnets vårdnadshavare, och o om barnet har god man enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn. Alla uppgifter som kan vara av betydelse för handläggningen av ett eller genomförandet av en insats bör utan oskäligt dröjsmål dokumenteras och föras till en. Sekretess I offentlighets och sekretesslagen () finns uppgifter om när sekretess gäller. Postöppning Vid varje enskild enhet ska postöppning, ankomststämpling och registrering av handlingar som rör den egna verksamheten ske och följa de lagkrav som finns, samt de rutiner som tagits fram för postöppning och registrering inom Mjölby kommun. Post ska öppnas, datumstämplas och fördelas dagligen, även personadresserad post. Tjänstepost får inte ligga oöppnad. Vid postöppnarens ledighet eller sjukdom ska posten öppnas och fördelas av annan person. Fullmakt om postöppning ska finnas. Tänk på att även epost och fax ska hanteras dagligen. Gallring Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Om du är osäker på vad som gäller för en viss handlingstyp kontaktar du förvaltningssekreterare. Om handlingstypen inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska handlingarna bevaras till dess nämnden fattat ett gallringsbeslut. Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som ITavdelningen ansvarar för utan det är respektive systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska. 10
Vissa handlingar ska undantas från gallring i forskningssyfte. Kommunerna i Östergötlands län är några av de som berörs av detta vilket innebär att vi bevarar en del handlingar som normalt sett skulle ha gallrats. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som också ansvarar för att handlingarna. Det händer att informationen som ska finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Digitala handlingar, ITsystem, bild och ljudupptagningar Enligt 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen omfattar begreppet handling framställning i skrift bild och foto upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Det innebär att digitala handlingar, uppgifter i olika ITsystem samt bild och ljudupptagningar ska behandlas på samma sätt som andra skriftliga framställningar. Förvaltningens ITsystem Nedan finns de verksamhetssystem som för närvarande är i drift i verksamheten. Omsorgs och socialförvaltningen säljer inga personuppgifter. Icare 2500 Central unit Larmsystem som används på flera av förvaltningens boenden för äldre och funktionshindrade. Sparar loggar på larm. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Infracontrol Kommunens gemensamma system för hantering av synpunkter och felanmälan. Kommunstyrelsens förvaltning är systemägare. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. LEX Kommunens gemensamma dokument och hanteringssystem. Kommunstyrelsens förvaltning är systemägare. Förvaltningens diarieföring samt nämndadministration hanteras i systemet. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Omsorgs och socialnämndens protokoll finns tillgängliga på kommunens hemsida http://www.mjolby.se/9276.html Protokollen finns tillgängliga i fulltext. 11
Marshplus Kommunens gemensamma incidierapporteringssystem. Här registreras alla tillbud och skador rörande brukare och anställda i kommunen. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Mobilus System som används av sjukgymnaster och arbetsterapeuter för att skapa träningsprogram. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Personec Kommunens gemensamma personal och löneadministrativa system. Kommunstyrelsens förvaltnings personalenhet ansvarar för bevarande och gallring. Informationen som förvaltningen hanterat i systemet är tidrapportering, semester, scheman och frånvaro. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Procapita VoO och Procapita IFO Systemet används för hantering av er för samtliga brukare i kommunen, fakturering samt statistik. Systemet är kopplat till ekonomisystemet Raindance för export av kundfakturaunderlag. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Raindance Kommunens gemensamma ekonomisystem. Ekonomienheten som tillhör kommunstyrelsens förvaltnings ansvarar för systemet. Omsorgs och socialförvaltningens ekonomiredovisning sker i Raindance. Den information som hanteras i systemet är t ex fakturor, bokföringsorder, internfakturering, fasta fördelningar, budget, internbudget, månadsrapporter, delårs och årsbokslut. Leverantörsfakturorna skannas in i systemet och återfinns digitalt. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. TES och TES webb Omsorgs och socialförvaltningens system för planering av arbetsstruktur inom exempelvis hemtjänsten. Hanterar även larm och larmloggar. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. 12
Time Care Planering och Time Care Pool Kommunens gemensamma system för planering av bemanning med scheman och vikariebokning. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. WinLas Systemet hämtar information om anställningstid och perioder från Personec och används för beräkning av exempelvis Lasföreträde, datum för inkonvertering, etcetera. Systemet administreras av kommunstyrelsens förvaltning. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Sociala medier Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll till exempel chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum (SKL 20100428). Den information som upprättas eller inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan vid. Observera att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i diariet och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och lämna den till förvaltningssekreterare). Kommunens riktlinjer för inrättande av sociala medier: Varje förvaltning beslutar om i vilka sociala medier de ska agera och vem/vilka som ska representera förvaltningen. Kommunen är skyldig att hålla en lista över vilka sociala medier eller andra elektroniska forum vi medverkar i. När en förvaltning väljer att finnas i sociala medier/elektroniska forum ska det meddelas till informatören på kommunledningskontoret. När ett konto öppnas ska användarnamn och lösenord finnas tillgängliga för fler kollegor så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. Var noga med säkerhetsinställningarna och använd starka lösenord. När ett konto avslutas ska det förankras på samma sätt som när det öppnas. På kommunens hemsida finns en förteckning över samtliga godkända webbplatser för sociala medier, http://www.mjolby.se/16455.html Definition av begreppet Handling av tillfällig eller ringa betydelse Beslutat av KS 105, 20140414 I kommunens alla verksamheter förekommer handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det är information av kortvarig relevans och rutinmässig karaktär som kan (förstöras) under förutsättning att gallringen inte medför att allmänhetens insyn åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Det kan också var handlingar som inte längre har betydelse efter det att informationen förts över till ett nytt filformat eller skrivits ut på papper. 13
Ordförklaring Autenticitet äkthet, ursprunglighet; äkthetsprägel skapas t ex genom namnteckningar, elektroniska signaturer, stämplar eller andra former av bestyrkande. Databärare Gallra Medium fysiskt underlag för handlingar/uppgifter. om inget annat anges, avses diariet på omsorgs och socialförvaltningen förstöra allmänna handlingar eller uppgifter o allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar eller uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför: informationsförlust förlust av möjliga informationssammanställningar förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. medel och metoder för överföring och lagring av information. A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Handlingstyp Exempel Kommentar 1 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Förfrågningar om blanketter, mötestider och allmän information. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. 2 Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. Kopior på nämndprotokoll Digital information som delas på hemsidan eller intranätet 14
Handlingstyp Exempel Kommentar 3 Handlingar som har inkommit för kännedom. Cirkulär, inbjudningar, reklam Verksamhetsberättelser från andra myndigheter. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. 4 Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde eller som är meningslösa eller obegripliga. 5 Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Spam och bifogade filer i epostmeddelanden som inte kan öppnas (avsändaren ska om möjligt upplysas om detta och uppmanas att skicka ett dokument i ett standardformat). fälliga elektroniska spår som sparas för att underlätta internetanvändning och kommunikation s.k. cookiefiler Elektroniska spår som visar vilka hemsidor som besökts, d.v.s. loggar över internettrafiken, webbhistorik, surffilter, brandväggsloggar och liknande Kopior av webbsidor som lagras i syfte att åstadkomma snabbare åtkomst, s.k. temporary internet files Händelseloggar i operativsystem Adress och telefonregister, profiluppgifter på projektplatser, nätverk eller forum som uppdateras fortlöpande Förutsatt att handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 6 Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran. 7 Loggar för epost, mobiltelefoni och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen, och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar, som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. Inlämningskvitton och kvittensböcker Förteckning i mobiltelefon över inkommande och utgående samtal. Förutsatt att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Delgivningskvitton/bevis omfattas inte utan bör bevaras så länge de har rättslig betydelse. 15
Handlingstyp Exempel Kommentar 8 Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts. Underlag för enkätsammanställningar Förutsätter att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 9 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier. Facebooksidor som kommunen använder sig av. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. Information av vikt skrivs ut på papper och diarieförs. 10 Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. SMS och sparade konversationer i snabbmeddelanden i tjänster som t ex MSN och Lync. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. För information av vikt görs tjänsteanteckning i t. 11 Webbmöten och videokonferenser. Då mötet endast har spelats in för att kunna skriva anteckningar (minnesstöd) kan inspelningen efter att anteckningarna upprättats. Förutsatt att innehållet är av tillfällig och ringa betydelse. Om informationen är av betydelse ska den tillföras t. B. Handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse gnom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Handlingstyp Exempel Kommentar 1 Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. Epost, digitala handlingar som lämnas in på USBminnen eller liknande, om man skriver ut dem på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa informationsförlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 16
Handlingstyp Exempel Kommentar 2 Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. 3 Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. 4 Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande som tillfört t sakuppgift. 5 Felaktiga uppgifter i digitala register vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. Facebooksidor och bloggar. Inkomna svar via epost som senare även inkommer signerade med vanlig post. SMS, MMS Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Dokumentation (ögonblicksbilder) av social media, hemsidor, projektplatser och liknande bör göras. Beslut om i vilken omfattning och i vilka intervaller dokumentation ska göras beslutas i respektive myndighets dokumenthanteringsplan. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att t har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall t rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. Under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i t. Meddelanden som inte tillför t sakuppgift kan efter det att meddelandet lästs eller avlyssnats. Under förutsättning att rättning har skett. 17
Handlingstyp Exempel Kommentar 6 Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium. 7 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier som tillfört sakuppgift. Arkivexemplar av digitala handlingar och mikrofilm som har ersatts av nya exemplar. Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, samt digitala upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. Under förutsättning att innehållet tillförts handlingarna i t. Kommentarer och inlägg på sociala medier av stötande eller kränkande karaktär tas omedelbart bort av ansvarig tjänsteman. Förklaringar samt förkortningar i omsorgs och socialnämndens dokumenthanteringsplan G: Förvaltningsgemensam mapp på kommunens server KSF Kommunstyrelsens förvaltning Respektive enhet Här menas omsorgs och socialförvaltningens olika resultatenheter (följer organisationsschemat) Kolumnrubriker Handlingstyp Handlingstyp är, som ordet säger, den typ av handling som avses. / innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till centralarkivet. Om handlingen ska anges den tid som skall förflyta innan handlingarna får, den så kallade gallringsfristen. System är det verksamhetssystem som handlingstypen eventuellt är knuten till. innebär det sätt som handlingarna sorteras på t.ex. alfabetisk, datum, födelsenummer. Anges om handlingen inte är knuten till något verksamhetssystem. 18
Avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till. Exempelvis i förvaltningens/enhetens närarkiv eller hos handläggare. är kommunens slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen Centralarkiv avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen. Sekretess Här anges den paragraf i offentlighets och sekretesslagen som man hänvisar till vid eventuell sekretess. Kommentar Här kan kommentarer och förklaringar till övriga kolumner skrivas in till exempel motiv till gallring. När gallringsfristen vid anges kan kolumnen innehålla en definition av när inträder. 19
1. Allmän administration 1.1 Arkivering Handlingstyp Arkivbeskrivningar/ beskrivning av myndighetens allmänna handlingar /, samt vid ändrade förutsättningar i organisationen Dokumenthanteringsplaner Utifrån process Mjölnet och G: Leverensreversal Kronologiskt Pärm hos förvaltningssekreterare Upprättas enligt arkivlagen 6 samt 4:2 Finns i dokumenthanteringsplanen Revideras vid ny mandatperiod, samt vid förändringar organisationens förutsättningar exempelvis omorganisation Nej Kvitto över handlingar levererade till centralarkivet Original bevaras i centralarkivet, kopia bevaras på förvaltningen 1.2 Avtal Avtal Avtal, rutinmässiga 2 år efter Ingår i diarieförda handlingar. Se även upphandling Exempelvis hyresavtal för fastigheter, avtal med privata utförare Nej T ex leasing av kopiatorer, städ. 20