Slutrapport LNM 2008-10 Marknadsföring av rese- och turistarrangemang i samband med Hallsta Sprint-SM i Triathlon 2009 Författare Sida 1(8) 2009-10-21
Bilder från Hallsta Triathlon 2008 Författare Sida 2(8) 2009-10-21
1 Ärendeuppgifter 2 Sammanfattning 3 Bakgrund 4 Syfte och målgrupp Projekttid: 081215-091030 Journalnummer:2009-421 Projektnamn:LNM-2008-10 marknadsföring av turistarrangemang Vi lyckades få stort deltagande från nordiska och baltiska ungdomstriathleter med medföljande ledare och föräldrar. Skapade boendeerbjudanden i olika prisklasser Kunde erbjuda pasta party och bankett i samarbete med ett lokalt företag till förmånliga priser Marknadsförde Hallsta Triathlon och arrangemang som sådant vid lokala motionstävlingar mha informationstält Vi fick möjlighet att ta fram ett programblad (troligen första gången inom triathlon) Vi ville testa möjligheten att utnyttja tävlingen Hallsta Triathlon och Västerås SS kontakter för marknadsföring av lokala förtags erbjudanden mot turistbranschen för på sätt locka flera deltagare och besökare till Hallstahammar. Vi ville även passa på att prova att sälja programblad med information om deltagarna och sporten. Detta är något som, såvitt vi vet, inte förekommit på andra triathlontävlingar. Syfte med detta Projekt var att öka antalet deltagare och besökare till tävlingen genom att, i samband med Hallsta Triathlon 2009, erbjuda attraktiva researrangemang och evenemang för deltagare och dess familjer utanför närregionen. Projektet skulle erbjuda: - Resepaket - Boendepaket - Turistupplevelser och evenemang Erbjudandena skulle vara enkla och prisvärda för deltagarna i tävlingen och kunna bli en del av en trevlig och givande semesterupplevelse för deltagare och deras familjer. Erbjudandena skulle tas fram i nära samarbete med lokala företag inom reseoch turistbranschen främst inom Hallstahammars kommun. Västerås simsällskap Triathlon (VSS Triathlon) skulle agera som samordnare av erbjudandena och utnyttja de marknadsföringskanaler man har genom de Författare Sida 3(8) 2009-10-21
5 Projektets Mål kontakter klubben har både på nationell, nordisk och baltisk nivå inom den starkt växande Triathlon idrotten. Första mål mätetal Mål Säter (SM 2008) SM Skillnad 200 fler än Säter 387 432 45(12%) 400 sålda programblad 100 Vi nådde inte ända fram när det gäller antal deltagare jämfört med fjolårets SM. Vi tror att den största orsaken var att arrangemanget låg mitt i semester vilket gjorde att många lokala motionärer i området uteblev. Trots detta hade vi en ökning med 50% i motionsklassen och drygt 40 % total mot tidigare år. Det fungerade inget vidare att sälja programblad. Trots stor publik var intresset för programblad lågt. Vi sålde knappt 100 av total 500 ex. Mål Ökad kunskap om var Hallstahammar är beläget och att det är enkelt ta sig till Hallstahammar. Resultat Vi har större andel tävlande som kom utifrån i år, både jämfört med Säter Triathlon 2008 (sprint SM) och Hallsta Triathlon 2008 vilket tyder på att Hallstahammar är mer känt än tidigare. Mål Ge en positiv bild av Hallstahammar som turistort förmedlad till presumtiva besökande turister. Resultat Vi har fått mycket beröm för tävlingen att den är professionellt anordnad både avseende tävling och kring arrangemang. Vi har till och med fått förfrågan om att anordna Nordiska Mästerskap för U23 år 2010. Detta tolkar vi som ett erkännande av att vi har en komplett tävling inklusive att vi erbjuder hög standard på nödvändiga kring arrangemang som boende etc. Nordiska U23 har normalt körts samtidigt som någon Europa Cup tävling utanför Sveriges gränser. Mål Genom Vinn Vinn situation mellan tävlingen Hallsta Triathlon och de lokala turistbolagen skapa långsiktigt bestående ökning av antalet deltagare och besökare till i Hallsta Triathlon. Resultat Det är ju nånting som kommer att visa sig de närmaste åren men det känns som att arrangemanget har stor potential om den goda samverkan kan fortsätta. Mål Författare Sida 4(8) 2009-10-21
Huvud målgrupp Triathlon intresserande och dess familjer i följande regioner - Mälardalen - Sverige - Norden - Baltikum Resultat Land Antal Uppskattning av antal med resenärer ledare etc Finland 4 4 Norge 2 2 Danmark 4 2 Estland 12 6 Letland 2* totalt 22 *Vi hade även deltagare från Litauen anmälda men dom kom aldrig till tävlingen. Det skall jämföras med tidigare år då vi har haft några enstaka från Finland och inga från de övriga nordiska länderna. En del förklaras av NM för juniorer status men Finland skickade mest ungdomar. Esterna deltog inte i NM. Vi tror att vårt erbjudande rörande boende var en starkt bidragande orsak till det stora deltagandet. 6 Arbetstillfällen och Nya Företag Syftet med projektet var inte att direkt skapa arbetstillfällen eller nya företag. Men vi tror att den här typen av aktiviteter leder till en positiv bild av Hallstahammar som på sikt bidrar till att öka attraktionskraften för företag. Tävlingen fick förhållandevis stort mediautrymme och definitivt mer än tidigare år. De företag och organisationer som varit med i detta projekt har naturligtvis haft en direkt nytt av den här typen av arrangemang Exempel - Brukshotellet 80 bäddar var fullt utnyttjade i helg som normalt skulle ha varit - Vandrarhems boende med 28 bäddar var fullbelagt - Vi vet inte hur många som utnyttjade Campingen Författare Sida 5(8) 2009-10-21
7 Genomförandeplan och Tidplan akt Aktivitet Ansvarig Färdig datum 1 Framtagning av projekt idé och projektplan 2 Identifiera och kontakta möjliga samarbetsparter inkl. inbjudan till info möte Per och Per och 3 Hålla info möte med företag Per och 4 Utarbeta rese och evenemangserbjudande med intresserade företag 5 Ta fram underlag marknadsföringsmaterial - - infoblad - WEB design - E-mail erbjudanden 6 Översätta underlag för marknadsförings material till Engelska 7 Designa WEB - infoblad - WEB design - E-mail erbjudanden 2008-12-31 2008-02-28 2008-03-30 Per 2009-04-15 Per 2009-04-30 VSS Kansli 2009-04-30 Anna Göran design+ VSS kansi 2009-04-31 8 Försöka få in en Artikel i VLT om hur samarbetet med turistföretag Hallstahammarskommun 9 Sammanställa och skicka ut e- mail med erbjudande till baltiska nordiska triathleter 10 Skicka ut e-mail med samma information till motsvarande kundkrets svenska triathleter 11 Framtagning av numrerat programblad med tillhörande lotterier att avvändas för att mäta publiktillströmningen Håkan 2009-04-31 VSS Kansli 2009-05-08 VSS Kansli 2009-05-31 Anna Göra Design 12 Beställning av programblads tryck +VSS Kansli 2009-06-15 2009-06-15 Författare Sida 6(8) 2009-10-21
akt Aktivitet Ansvarig Färdig datum 13 Projektledning och administration Per, +VSS Kansli 14 Ta fram tält och tröjor för att marknadsföra Hallsta Triathlon vid evenemang 15 Informera om Hallsta Triathlon på Vårruset, energi trampet och stadsloppet i västerås Bäck Bäck 2009-10-31 2009-05-15 2009-06-10 16 Sälja programblad Håkan 2009-07-18 8 Spridning av Projektets resultat 9 Projektet Finansiering Resultatet kommer att göra tillgängligt via Leader Norra Mälardalen genom denna rapport. Vi kommer givetvis att gå igenom resultatet med arrangörerna för 2010 års Hallsta Triathlon för dra nytta av erfarenheterna. Projektet har finasierat på följande sätt: Beviljat projektstöd 22 155 SEK Finansiering från Lag 9 495 SEK Totalt 31 650 SEK Utöver detta har vi lagt ner 153 h till ett värde av 25 475 SEK. 10 Projekt arbetssätt Eftersom projektet är litet och letts av personer som gör detta på ideell basis har projekt drivits av en liten grupp människor. En huvud Koordinator ( Bäck) utsåg som ansvarade för administration och kontakter med Leader organisationen. Projektets genomförande delades in i 3 delar som var inbördes oberoende av varandra, med en ansvarig för varje del område - Researrangemang (Per Vikner) - Tält information ( Bäck) - Programblad (Håkan Holmberg) För att hantera brevutskick, projekt administration och upphandlingar utnyttjade vi Västerås Simsällskaps fast anställda personal. Dessutom har Författare Sida 7(8) 2009-10-21
konsulter med special kompetens och design och layout av WEB och trycksaker anlitas. 11 Slutsats och Rekommendationer Projektet har möjliggjort att vi har kunnat testa idéer för hur vi kan sprida och marknadsföra tävlingen och arrangemang runt tävlingen. Utan bidraget från Leader norra Mälardalen hade vi inte kunnat testa dessa ideer. Detta pga den ekonomiska risk och belastning det skulle ha inneburit för tävlingens ekonomi. Projektet har även lett till att vi utvecklat ett gott samarbete med lokala företag inom turistbranschen som vi hoppas ha nytta av inför kommande tävlingar. 12 Bilagor Att ha informationstält på andra idrott evenemang där man har gemensam bas för deltagare, fungerar otroligt bra och är ett kostnadseffektivt sätt att komma i kontakt med potentiella nya deltagare. Vi använde godis och racercyklar som attraktion för att skapa kontakt och inleda en dialog. Jämfört med andra tält som marknadsförde andra motionstävlingar fick vi mycket flera besökare. Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 - Bilaga 4 - Bilaga 5 - Programblad Presentation för potentiella företag Bilder från tält marknadsföringen vid vårruset,energitrampet och stadsloppet Exempel på boendeerbjudande Exempel erbjudande till deltagare i grannländer Författare Sida 8(8) 2009-10-21