Utvecklings- och lönesamtal för ett bra ledarskap För chefer som leder samtal
Du som är chef har ett spännande, utmanande och inte minst tufft jobb. Som chef och ledare är du strategiskt viktig för både verksamheten och medarbetarnas arbetssituation ditt sätt att göra ditt jobb har stor betydelse för hur de anställda har det på jobbet. Därför vill Vision att du ska få de förutsättningar som behövs för att kunna ta ditt chefsansvar. När du har utvecklingssamtal och lönesamtal med dina medarbetare får ni tid att diskutera målen för verksamheten, dina medarbetares utveckling, lön och resultat och du får återkoppling om hur ditt ledarskap fungerar. Det här materialet ger dig tips för att hålla bra samtal med dina medarbetare. Använd det gärna som inspiration och underlag när du planerar dina samtal.
Om verksamhetens och medarbetarnas utveckling på arbetsplatsen Det är du som ser medarbetarnas bidrag till utvecklingen av verksamheten. Du är en del i att skapa förutsättningar för att dina medarbetare ska kunna utvecklas till exempel med hjälp av kompetensutveckling och en bra lön. Utvecklingssamtalet är ett redskap för dig och dina medarbetare när ni ska komma överens om hur ni ska föra verksamheten framåt. Vad kan ett utvecklingssamtal handla om? Ett utvecklingssamtal kan spänna över många ämnesområden. Det kan innehålla»tekniska«frågor som mål, resultat eller konkurrenssituation, och»mjuka«frågor som värderingar, etik, vilja, engagemang och sociala relationer. Frågorna kan vara stora som små och omfatta allt från verksamhetens mål och riktlinjer till den enskilde medarbetarens arbetssituation, resultat och lön. Samtalet speglar din och dina medarbetares olika roller och förväntningar. Tillsammans med din medarbetare diskuterar ni arbetsuppgifterna, arbetssituationen och hur ni tänker er att det ska se ut i framtiden. Du får ta del av din medarbetares tankar om verksamheten och idéer och förslag till förbättringar. Samtalet bör också handla om samarbetsklimatet, relationen till kollegor och chef, och arbetsmiljön både fysiskt, psykiskt och socialt. Ibland kallas utvecklingssamtalet även för medarbetarsamtal, personalsamtal eller planeringssamtal. Oavsett vad det kallas är syftet med samtalet detsamma. Här använder vi begreppet utvecklingssamtal. Utvecklingssamtalet ska leda till en dokumenterad plan Samtalet ska leda till en individuell utvecklingsplan för din medarbetare. Den ska förslagsvis omfatta ett år och revideras varje år. Planen kan bland annat innehålla: Åtgärder som är nödvändiga för att hantera förändringar i verksamheten Åtgärder som behövs för att kunna verkställa verksamhetsplan och budget Åtgärder för medarbetarens egen utveckling. Utvecklingssamtal ger dig beslutsunderlag. Att genomföra utvecklingssamtal sparar tid eftersom resultaten gör att arbetet i verksamheten blir mer effektivt. Du får underlag för ditt ledarskap. Du får möjlighet att tydliggöra och konkretisera målen för verksamheten. Du får reda på hur arbetsbelastningen ser ut. Är det någon enhet eller enskild medarbetare som har för mycket att göra? Går det att göra omfördelningar? Hur ser det ut längre fram? Du får möjlighet att gå djupare med varje medarbetare. Hur ser medarbetaren på sitt arbete? Vad tycker han/hon om lönen? Vilka ambitioner finns, önskemål och behov av utveckling? Du tar temperaturen på arbetsplatsen. Både när det gäller stämningen bland medarbetarna och den fysiska arbetsmiljön. Att trivseln på arbetsplatsen är A och O för arbetsresultatet kan aldrig nog påtalas. Du får reda på hur medarbetarna ser på dig som ledare. Din ledarstil sätter prägel på arbetsplatsen och påverkar medarbetarnas sätt att fungera. Du lär känna medarbetarna bättre. När du har haft utvecklingssamtal med dina medarbetare har du ett material som ger dig möjlighet att göra en samlad analys av din verksamhet; problemställningar, tendenser med mera. Det blir ett bra beslutsunderlag för dig när du ska vidareutveckla och sätta dina mål för verksamheten. Möt varje individ Olika medarbetare kräver olika ledarskap du kan inte hantera alla lika. Frågeställningarna och de punkter du tar upp under samtalet bör vara ungefär desamma för alla medarbetare, men du behöver anpassa ditt sätt att samtala och möta varje individ. Vi har olika behov och förutsättningar. Kön och kulturella skillnader är några saker som gör att vi uttrycker oss olika. Det har betydelse när du förbereder dig för till exempel ett utvecklingssamtal. Du vinner mycket på att ta vara på dina medarbetares olika kunskaper, erfarenheter och värderingar för verksamhetens utveckling. Att ha en bra vardagsdialog med dina medarbetare skapar bra förutsättningar för goda relationer och kommande utvecklingssamtal. Det behöver då inte bli så stort och dramatiskt när ni väl sätter er i utvecklingssamtalet. Känslor, värderingar och attityder För att uppnå förändring och utveckling i organisationen behövs det mycket kommunikation. Det är sällan kunskapsluckor eller brist på information som hindrar förändring och utveckling av verksamheten. Oftare handlar det om känslor,
Ta kontakt med din personliga ombudsman på ditt regionala center i Vision. Du får stöd och någon att byta tankar med Viktiga frågor att ta upp på ett utvecklingssamtal Välj lämpliga frågor utifrån verksamhetens behov och vem du ska träffa. Följande rubriker kan vara värda att fundera över innan du sätter dig i utvecklingssamtalet. Vilka punkter är viktigast för dig? Fundera! värderingar och attityder. Sådant kan du påverka genom att vara öppen för dialog och skapa bra relationer med dina medarbetare. Din förmåga att kunna lyssna på idéer, reaktioner och förslag är central. Lyssnandet kräver inte att du måste samtycka eller acceptera. Däremot är det en chans att ta in någon annans perspektiv. Din arbetssituation vårt jobb. Många chefer i Vision berättar att det är svårt att hinna med att ha utvecklingssamtal med alla medarbetare utan att själv få en orimlig arbetsbörda. Ofta beror det på att man har ansvar för ett för stort antal medarbetare. Ibland är det en fråga om arbetsorganisation och planering. Att ha utvecklingssamtal är en arbetsuppgift som tar tid. Du har rätt att ställa krav på att organisationen ändras eller anpassas så att det är möjligt för dig att ha återkommande utvecklingssamtal med personalen. Du har rätt att begära avlastning eller delegera arbetsuppgifter under kortare eller längre tid för att det ska bli möjligt att genomföra utvecklingssamtalen på ett bra sätt. Det finns en gräns för hur många medarbetare du kan hinna med att ha utvecklingssamtal med. Om samtalen genomförs utan att det egentligen finns tid kan det få negativa konsekvenser. Underlaget för den individuella lönesättningen blir bristfälligt. Utveckling av kompetens och verksamhet blir lidande. Återkoppling och dialog om resultat och mål haltar. Verksamhetens kvalitet sjunker. Om samtalen inte genomförs alls, eller bara med en del av medarbetarna, saknas grunden för den individuella lönesättningen. Att din arbetsmiljö är viktig och att du har rimliga möjligheter att utföra ditt arbete är något vi tar på största allvar i Vision. Använd oss. Ta kontakt med din personliga ombudsman på ditt regionala center i Vision (läs mer om din personliga ombudsman i slutet). Du får stöd och någon att byta tankar med. Och när du berättar för oss hur du har det på jobbet ger det oss underlag för vårt påverkansarbete och opinonsbildning. Arbetsplatsens utveckling Hur ser du och din medarbetare på... Verksamhetens mål Former för planering och utveckling av verksamheten Prestationer och arbetsresultat Trivsel och arbetsmiljö Egna lönen och lönesystemet Delaktighet Arbetsorganisation Användning av teknik Chefs- och ledarskap Arbetets innehåll Arbetssituationen under det gångna året Glädjeämnen och problem i arbetet Vilka krav arbetet har ställt och hur de uppfyllts Svåra arbetsuppgifter Hur graden av självständighet är, ansvar och befogenheter Hur får medarbetaren användning för sina kunskaper Jobbar ni med rätt saker? Hinner ni med? Detta är medarbetaren bra/mindre bra på Samarbete och ledarskap Arbetsklimatet och arbetsmiljön. Relationen till och samarbetet mellan er två Samarbetet med arbetskamraterna Fungerar arbetslaget? Får medarbetaren den information han eller hon behöver? Hur ger du feedback? Personliga egenskaper; initiativförmåga, samarbetsförmåga, ansvarskänsla, motivation och förmåga att ta och ge kritik. Önskemål för framtiden och personlig utveckling Hur kan arbetet utvecklas på kort och på lång sikt? Önskemål om utbildning, praktik, andra arbetsuppgifter, ansvar m m Ömsesidiga förväntningar, det närmaste året: På dig som chef På medarbetarna På organisationen Förbättringar/förändringar som medarbetaren skulle vilja genomföra Annan arbetsfördelning? Är arbetsrotation ett alternativ?
Mall för att hålla utvecklingssamtal Egna funderingar Ta reda på om det finns underlag eller mallar för att hålla utvecklingssamtal på din arbetsplats. Kolla med personalkontoret. Vision har tagit fram en mall som du kan använda under utvecklingssamtalet. Lägg gärna till egna punkter eller dra ifrån det du inte tycker passar. Vilka är huvudarbetsuppgifterna? Vad är du bra på? Hur har du utvecklats under det senaste året? Vad har varit svårast under det gångna året? Vad behöver du förbättra? Vad vill du ska förändras i verksamheten? Hur får du veta att du gör ett bra jobb? Vilken relation har du till din chef? Hur uppträder du? Vad kan förbättras i kommunikationen/ relationen mellan dig och din chef? Vilka krav eller förväntningar har du på din chef? Förbered dig genom att fundera igenom varje punkt och hur du ser på respektive fråga från ditt eget perspektiv. Men tänk på att det är din medarbetare som är huvudpersonen. Vilka krav/förväntningar har jag på dig som medarbetare? Vilket stöd har respektive behöver du? Vilken respons/återkoppling får du? Hur uppfattar du målen med verksamheten? Vad ska arbetet leda till? Vilken kompetens har du och hur används den i arbetet idag? Utvärdering av effekten av det gångna årets utbildningar och kurser Vad har du för mål på längre sikt, önskemål om att ta på dig andra arbetsuppgifter? Vilken kompetens behövs respektive vill du skaffa dig? Vad krävs för att nå dit? Liten checklista så här kan du göra. Före Avsätt ordentligt med tid för att förbereda utvecklingssamtalet. Se till att medarbetaren får ett samtalsunderlag i god tid. Poängtera att de behöver sätta av tid för att förbereda sig. Bestäm tid för utvecklingssamtalen. Tänk igenom vad du vill ta upp, vill ha svar på och vad du själv vill ha ut. Fundera över vad du tror medarbetaren kommer att ta upp och vill ha svar på. Under Ta upp de frågor du förberett. Stäm av vad som hänt sedan förra utvecklingssamtalet. Stäm av de åtgärder ni var överens om. Sammanfatta åtgärder ni är överens om. Dokumentera samtalet. Efter Utvecklingsplan för medarbetaren ska göras klar. Efter ytterligare en tid är det dags att stämma av att utvecklingsplanen har följts och att de åtgärder ni var överens om verkligen blivit av.
Om lönen och lönesamtalet nader. Samma kriterier för lönesättning ska gälla för kvinnor och män. Se till att du har insyn i och kunskap om lönekartläggningen. De flesta löneavtal ställer krav på årlig lönekartläggning. För många chefer är samtal om lön en naturlig del av verksamheten, men något som många känner att de behöver lägga ned mycket arbete på. Hur motiverar du de löner som sätts och hur motiverar du som chef sina medarbetare? Vision menar att en lön ska vara rätt. Den ska utgå från medarbetarens arbetsuppgifter, utbildning och resultat. En medarbetare ska alltid veta varför han/ hon har den lön som är satt och vad han/ hon kan göra för att förändra den. Och det är under lönesamtalet som du och din medarbetare kan diskutera sambanden. Lönesamtal, policy och kriterier I lönesamtalet ska du som chef och din medarbetare bland annat formulera de individuella mål, krav och förväntningar som finns från båda sidor. Ni ska följa upp de resultat som åstadkommits så att ni kan göra en koppling till medarbetarens lön. Den individuella lönesättningen kräver att du som chef tydligt kan beskriva målen och sätta lönen. Varje arbetsgivare ska ha en tydlig lönepolicy, och varje arbetsplats ska bryta ned denna lönepolicy till lönekriterier. Som chef ska du medverka till att arbetsplatsen har tydliga kriterier så att alla medarbetare förstår hur lönen sätts. Om du har haft utvecklingssamtal med alla medarbetare blir det lättare att argumentera för dina ståndpunkter i löneförhandlingarna. Du behöver berätta för medarbetarna hur löneförhandlingarna ska gå till. Det kan finnas lokala överenskommelser. Använd Vision för att ta reda på hur det ligger till. Se till att du har en egen uppfattning om vilka löneåtgärder som behövs i din verksamhet. Det ger dig argument och bra möjligheter att skaffa dig mandat för dessa åtgärder. Du bör delta i och påverka arbetsgivarens egen löneprocess, så att de lönepolitiska målsättningarna sätts utifrån behov som ni chefer ser i era verksamheter. Arbetsgivarens ansvar Arbetsgivarna har ett stort ansvar för lönebildningen. I löneavtalet för kommuner och landsting pekas chefernas ansvar ut särskilt. Det gäller även Svenska kyrkan och flera avtal på det privata området. Lönebildning och lönesättning ska bidra till att arbetsgivaren når målen för verksamheten. Lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Diskrimineringslagen säger att arbetsgivaren ska kartlägga eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män. Syftet är att bli av med osakliga löneskill- När ni pratar lön Det är arbetsuppgifter, utbildning och arbetsresultat som ska bestämma lönen. Chef och medarbetare ska ha ett stort inflytande i den process som leder fram till att lönen bestäms. När du diskuterar lön med en medarbetare, är det kompetens, resultat, erfarenheter och engagemang som är avgörande. Det handlar om att medarbetaren ska värdera sig själv i förhållande till uppsatta mål. Har medarbetaren fått fler eller mer kvalificerade arbetsuppgifter alternativt mer ansvar? Hur värderar du hans eller hennes arbete med hjälp av egenskaper som exempelvis initiativkraft och samarbetsförmåga? Detta samtal blir ditt underlag i löneförhandlingarna. För att löneprocessen ska fungera anser Vision att följande ska vara uppfyllt: En grundläggande strategi för hur lönerna ska fastställas ska finnas på arbetsplatsen. Fastställda lönepolitiska målsättningar ska finnas. Det ska klart framgå vilka kompetenser och arbetsinsatser som krävs för lönesättningen. Det ska finnas bestämda kriterier, bedömningsgrunder, för hur arbetsuppgifter och arbetsinsatser ska bedömas. Kriterier ska bestämmas utifrån målen för verksamheten på din arbetsplats. Det ska finnas en bestämd struktur kring hur medarbetaren ska delta i lönesättningsarbetet. Det gäller till exempel när och hur utvecklingssamtal ska genomföras. Lönepolitiken ska tillämpas konsekvent och utvecklas kontinuerligt. Alla medarbetare ska känna till grunderna för lönesättning och hur hon/han kan påverka sin egen lön. Det är en fördel om du som chef har ett förberedande samtal med medarbetaren innan du formulerar ditt slutgiltiga förslag till ny lön. De grundläggande principerna för lönesättningen innebär att dialogen mellan chef och medarbetare är mycket viktig när mål, förväntningar, krav samt uppnådda resultat och lön ska diskuteras. Vision och arbetsgivaren är överens om vilka förutsättningar som ska gälla för en väl fungerande individuell lönesättning. Även här läggs tonvikten på samtalet mellan dig som chef och medarbetarna som en av förutsättningarna för att kunna sätta rätt lön. Vision vill att samtalen ska föras på individnivå med närmaste chef som också ska sätta lönen.
En genomtänkt löneprocess kan till exempel se ut så här: Praktiskt att tänka på 1. Din uppfattning: Du som chef tänker igenom det gångna året för att kunna planera framåt. Vilken lönebild finns och vad vill du förändra? Vilka särskilda behov finns? Förankra ditt synsätt och skaffa dig mandat hos ledningen, så att du kan få pengar för att genomföra satsningarna. 2. Reglerna sätts: Du som chef har en första träff med Vision-avdelningens eller klubbens representant för att bestämma hur löneavtalet ska tillämpas hos er. Vem ska hålla lönesamtalen? Vilken utbildning och information behövs? Vilka lönekriterier och vilken lönepolitik gäller? Finns några osakliga löneskillnader? Utvärdering och analys görs, och ni bestämmer inriktningen för årets löneöversyn. 3.Möte om vad som gäller: På ett arbetsplatsmöte berättar du som chef vad ni har bestämt vid träffen. Vad gäller inför årets arbete med att bestämma de nya lönerna? Vilka särskilda satsningar ska göras? Vad innebär lönekriterierna för var och en? Stäm av: vilka förväntningar finns? 4. Dina förberedelser: Du förbereder dig för varje lönesamtal med dina medarbetare utifrån lönekriterier, utvecklingssamtal och annat. 5. Dags för lönesamtal: Du genomför individuella lönesamtal om det gångna årets insatser och utveckling. Det ska finnas en koppling till det ni pratat om i utvecklingssamtalen, och till lönekriterierna. Efter samtalen har du en överblick över utvecklingen och kan skaffa dig en uppfattning om behov av konkreta löneåtgärder. 6. Dina förslag: Du formulerar dina förslag till ny lön, med en motivering till varje förslag. Återkoppla till lönekriterierna på er arbetsplats, och det tidigare samtalet om utveckling och resultat. 7. Resultatsamtal: En ny omgång individuella samtal genomförs, där du ger varje anställd ett förslag till ny lön. Försök bli överens om förslaget, så att ni båda lämnar samtalet med en positiv känsla. 8. Följdes planen: Avstämning sker mellan dig och avdelningen eller klubben. Hur har samtalen fungerat? Hur blev lönerna? 9. Kollektivavtal tecknas: Lönerna fastställs och blir en del av kollektivavtalet mellan dig och Vision. 10. Utvärdering: Du utvärderar löneprocessen, både för dig själv och tillsammans med avdelningen eller klubben. Hur har det fungerat och hur har medarbetarna uppfattat löneprocessen? 11. Ta med dig dina erfarenheter i kommande utvecklingssamtal, och i budgetförhandlingarna inför nästa års löneöversyn - vilka speciella satsningar kommer att behöva göras då? Förberedelse är A och O! Noggrann förberedelse är nödvändigt för ett givande utvecklingssamtal. Gå igenom underlaget för varje medarbetare och fundera över vad som hänt det senaste året eller sedan det förra utvecklingssamtalet. Bjud upp dina medarbetare till utvecklingssamtal! Det är du som chef som har ansvar för och tar initiativ till utvecklingssamtalet. Dina medarbetare kan också begära att få ha utvecklingssamtal med dig. Låt samtalet ta tid Avsätt ordentligt med tid för planering och förberedelser. Boka in dina medarbetare i god tid. Minst en vecka i förväg är en bra tumregel. Se till att du själv inte är stressad och har avsatt ordentligt med tid så att du slipper rusa iväg på ett nytt möte innan samtalet är helt avslutat. Räkna med att samtalet kan ta mellan en till två timmar. Dialog Samtalet är en dialog, där båda ska vara aktiva, ha synpunkter och ställa frågor. Det ställer givetvis krav på både dig och din medarbetare. Du kan bidra mycket om ditt sätt att ställa frågor. Befogenheter Alla beslut om utbildningar, löneförhöjningar, ändrade arbetsuppgifter eller annat som du och din medarbetare diskuterar måste du kunna omsätta i praktiken. Din medarbetare måste kunna lita på det ni har kommit överens Återkoppla Återkoppla alltid till det ni pratade om vid det senaste samtalet. Det mesta kanske är avklarat vid det här laget. Men det kan ju vara något som fortfarande är aktuellt och behöver tas upp på nytt. Förtroende Allt ni pratar om under samtalet sker i förtroende. Ni måste vara överens om vad som får tas upp utanför rummet. Möt saklig och välgrundad kritik mot exempelvis kollegor med omdöme. Se till att det ni kommer överens om blir gjort. Det är egentligen efter samtalet som du upptäcker vad det var värt. Gör det du lovat så fort du kan. Se helheten Det är lätt att hamna i detaljer och i frågor som rör den enskildes behov och önskemål. Återgå så ofta du kan till att lyfta blicken och se till alla på arbetsplatsen och hela verksamheten. Dokumentera Anteckna de saker ni kommer överens om och stäm av innan ni går från mötet. Det här behöver du Du behöver till exempel din egen checklista och/eller mall, medarbetarens arbetsbeskrivning, verksamhetsplan, budget och anteck- om under utvecklingssamtalet. ningar från tidigare samtal.
Chef i Vision, allt det här får du Vision är det största fackförbundet för chefer i offentlig verksamhet. Vi vill tillsammans med dig vara med och utveckla förutsättningarna för det framtida ledarskapet. Allt det här får du som chefsmedlem i Vision. Din personliga ombudsman På alla Visions regionala center runt om i landet finns en ombudsman som är expert på chefsfrågor. Genom din personliga ombudsman får du stöd av Vision vid förhandlingar som gäller dina villkor. Ombudsmannen arbetar även för att skapa en arbetsmiljö där du som ledare får mer utrymme för långsiktighet och stabilitet i din verksamhet. Du får stöd och råd om allt som rör dig som medlem i Vision och chef. Läs mer på vision.se/chef En personlig ombudsman Som chefsmedlem i Vision har du en egen personlig ombudsman som är expert på chefsfrågor. Med din ombudsman kan du bolla ledarskapsfrågor, prata om din lön, dina anställningsvillkor och din arbetsmiljö. Schysta rabatter på ledarskapstidskrifter Som chefsmedlem i Vision får du 50 procent rabatt på prenumeration på tidningen Personal och Ledarskap. Hos nätbokhandeln Adlibris får du medlemspris på ledarskapslitteratur och alla andra böcker. Här finns din personliga ombudsman Chefen i fokus Som chefsmedlem får du tidningen Chefen i fokus utan kostnad. Tidningen riktar sig till chefer i offentligt styrd verksamhet; vi speglar din vardag och de frågeställningar du ställs inför. Visions chefsförening Med Visions chefsförening kan du få utveckling och erfarenhetsutbyte. Du som är medlem i Vision och är chef i förvaltnings- och företagsledande ställning eller har eget ansvar gentemot nämnd eller styrelse är automatiskt medlem i chefsföreningen. Chef Direkt personlig rådgivning för chefer Som chef kan du ringa Chef Direkt. Du får då tala med en rådgivare som själv har varit chef eller har förhandlat för medlemmar som är chefer. Tel. 0771 44 00 00, chefdirekt@vision.se Sveriges största chefsnätverk Som chefsmedlem i Vision tillhör du Sveriges största chefsnätverk. Vi erbjuder mötesplatser med andra chefer, ledarskapsutbildningar, ledarskapscoachning och mycket annat. Malmö Mats Ericsson tel 040 664 21 86, 070 327 78 56 mats.ericsson@vision.se Göteborg Eva Täng tel 031 85 74 69, 070 719 36 62 eva.tang@vision.se Linköping Mats Sjöberg tel 013 24 90 68, 070 239 69 06 mats.sjoberg@vision.se Västerås Marie Ström tel 021 15 72 55, 070 666 99 68 marie.strom@vision.se Stockholm Beatrice Öhrnberg tel 08 789 64 24, 070 623 98 10 beatrice.ohrnberg@vision.se Sundsvall Marta Båth-Larsson tel 060 13 56 64, 070 313 56 64 marta.bath-larsson@vision.se Luleå Jenny Nilsson tel 0920 23 78 61, 070 581 35 82 jenny.nilsson@vision.se
I slutändan handlar ett medlemskap om en sak. Att du ska få ut så mycket som möjligt av ditt arbetsliv. Vision är ett fackförbund och i fokus för allt står du och dina visioner. Vi har ca 160 000 medlemmar som har tusentals olika yrken. Vi är det ledande fackförbundet för dig som i privat eller offentlig regi jobbar i kommunen, landstinget eller inom kyrkan. Vi är partipolitiskt obundna och ingår i tco. Vision Direkt facklig rådgivning alla vardagar 8 20, 0771 44 00 00, visiondirekt@vision.se Tryck: Billes, september 2011