Årsrapport 2012 Informatikenheten Verksamhetschef: Jörgen Winqvist 1
Innehållsförteckning VIKTIGA HÄNDELSER UNDER 2012... 3 MÅLOMRÅDEN: (1) GOD VÅRD, (2) GOD HUSHÅLLNING, (3) HÄLSOFRÄMJANDE ARBETSPLATSER OCH (4) ATTRAKTIV ARBETSGIVARE... 9 2
Viktiga händelser under 2012 Ledning Resan mot en sann processorienterad verksamhet fortsätter på sitt andra år under 2012. Alltså sann i den bemärkelsen att vi inte går vägen via den så vanliga matrisorganisationen (processer genom t.ex. funktionsområden). Erfarenheten är att en förändringsresa i denna storleksordning tar längre tid än de flesta tror och önskar, speciellt i en tid där informatikleveranser ingår i (förutom drift och systemförvaltning) en årligen allt ökande antal verksamhetsprojekt inom VLL. Under året har vi introducerat vårt Lokala Ledningssystem (LLS) inom vår basenhet, samtidigt bidragit med att skicka in styrande dokument in i det nya koncernövergripande Ledningssystemet som lanserades under 2012 inom VLL. Vårt innehåll i det Lokala Ledningssystemet är i skrivande stund följande som har giltighet inom just vår egna basenhet: Arbetet med aktiviteter som strävar efter att uppnå de, nu 6, formulerade målen vi har i vårt strategiska dokument Informatikplan 2011-2013 kan utläsas i bilaga nedan samt status på aktiviteter mot resp mål: 3
Infomrmatikplan 2011-2013 En omfattande aktivitet att kvalitetssäkra planeringen av vår Kompetens i Leverans (vi kallar det KiL) har genomförts och resulterat i ett verktyg (KiL kalendern) för att planera alla medarbetares deltagande i våra samtliga leveranser och interna förehavanden (lokalgrupper, VSG, API etc). Nedan följer de viktigaste händelserna inom områdena Leverans, Kompetens och Kvalitet Område Leverans Verksamhetsutveckling processer och arbetssätt Fortsatt förändring av Informatikenhetes (IE) arbetssätt. Vi fortsätter resan Från stuprör till processer. 2012 har arbetssättet konkretiserats och vi har tagit fram en processkarta för Informatikenhetens huvudprocesser. Det finns en process för vår leverans av utveckling som kallas OKRFA (Orientering, Konkretisering, Realisering, Förvaltning och Avveckling) som är förankrad och beslutad i Informatikstyrgruppen. Den gäller nu också som landstingets process för hantering av IT- och Informatikfrågor. Processen OKR IE deltar i, och leder, en mängd projekt under 2012. Några startade under året och några har startat sedan tidigare. Nedan en lista på några projekt som är aktiva under året: Projekt Windows 7 Byte av operativsystem i hela landstinget, från Windows XP till Windows 7. Innebär stora insatser i både hårdvara och mjukvara. 4
NCS Cross CrossConnect HSA Maximo Läkemedel SITHS Datalager RoS NPÖ Mycket stort projekt för konkretisering och realisering av nästa generation datoriserad patientjournal. Stor aktivitet som för ihop de två instanserna SkellefteCrossen och UmeåLyckseleCrossen till samma databas. Hälso- och Sjukvårdens Adressregister driftstartades för VLL under 2012. En applikation på vår Maximoplattform för att stödja logistik kring beställning och lagerhållning av läkemedel. Elektroniska identitetskort har införts. Vissa mindre system använder nu inloggning med dessa kort. Bred användning kommer. Projekt initierat vars syfte är att på sikt skapa ett generellt och centralt informationslager för statistik och kvalitetsuppföljning. Projekt uppstartat Genomfört projekt Uppdrag En stor mängd uppdrag som t ex förstudier har initierats och genomförts under året. Genom orderboken har totalt ca 150 olika behov hanterats. Processen förvaltning (F) i IE s verksamhet hanteras genom organiserat systemförvaltningsarbete. Årsrapportering av genomförda uppgraderingar och andra aktiviteter från systemförvaltningar, sammanställs och rapporteras på Informatikstyrgruppen av verksamhetschef Jörgen Winqvist. Processen Service Servicedesk VLL är ingången till service och support som Informatikenheten tillhandahåller. Totala ärendevolymen för året blev drygt 70 000 ärenden. Dessa fördelas på ett antal kategorier enligt nedanstående graf. 5
Område Kompetens 2012 har varit ett händelserikt år där många bitar fallit på plats i syfte att uppnå Informatik- och verksamhetsplanens mål och aktiviteter. Bland dessa kan nämnas: ORKA Kompetensprocessen ORKA är definierad, dokumenterad och kommunicerad inom enheten. Processen beskriver hur resursbehovet tillgodoses till leveransprocessen. Medarbetarsamtal Samtliga medarbetare inom enheten har genomfört medarbetarsamtal med sin närmaste chef. Samtalet omfattar medarbetarens roll, arbetsmiljö inom enheten, lönedialog samt kompetensutvecklingsplaner. Dessa dokumenteras enligt framtagen mall. Intern annonsering Nya roller och uppdrag har annonserats och tillsatts internt inom enheten. Spårväxling Till områdena systemutveckling och ledarroller har spårväxlingar gjorts. Denna omfattar kompetensöverföring och kompetensutveckling inom det nya området. After Work + friskvård Gemensamma aktiviteter efter arbetstid har genomförts på de olika orterna i länet. Lokaler + förtätning Informatikenheten har upprättat ett uppdrag där målet är att öka antalet 6
arbetsplatser i våra befintliga lokaler. En länsövergripande lokalgrupp är utsedd och denna har uppnått målet som kommer att följas upp under 2013. Avtal konsulter En ramavtalsupphandling är genomförd i syfte att säkra tillgången till kompetenser inom Informatikområdet. Avtalet har skapat en gynnsam konkurrensbild inom marknaden för IT-konsulter. Rekryteringar Sju rekryteringar har genomförts under 2012. En systemförvaltare, tre IT-tekniker samt tre IT- handledare. En till Kompetenschef samt Leveransansvarig Projekt, rekryterades nästan klart 2012. Projekt Ett flertal projekt är under genomförande och har resurssatts med externa och interna resurser. Bland dessa kan nämnas Win 7, BtS (Beställning till Svar, fd RoS projektet), NPÖ, Datalager och Maximo projekten. Område Kvalitet Ca 8 trappor 1 är genomförda. Ca 20 st av Informatikenhetens medarbetare och ca 35 st medarbetare tillhörande annan verksamhet inom VLL, har medverkat i olika grupperingar där trappmodellen använts. Samtliga nyanställda medarbetare inom Informatikenheten har under året fått en grundläggande utbildning i Systemförvaltningsmodell VLL samt ITIL v3vll. Ca 35 st målstyrda och kvalitetssäkrade förvaltningsplaner för 2012 har använts under året Ca 40 st målstyrda och kvalitetssäkrade förvaltningsplaner för 2013 har tagits fram under året vilka samtliga är granskade av kvalitetsansvarig, leveransansvarig och kompetenschef inom IE. Ca 50 st förvaltningsobjekt hanteras via Systemförvaltningsmodellen VLL Ca 35 st förvaltningsobjekt hanteras via ITILv3VLL Ca 20 st releasepolicys finns framtagna Ca 20 st tjänstedefinitioner finns framtagna/är uppdaterade 6 st systemförvaltarforum är genomförda. Ca 30 systemförvaltare inbjuds till varje tillfälle. 1 Trappan - affärsplaneringsmodell bestående av ett antal logiska steg för att ta fram ex vis målstyrda förvaltningsplaner, förvaltningsorganisationer, roller, processer, mötesform mm. Inspirerad från LOTS. 7
Uppföljning (och förbättringar) har utförts inom följande områden - avvikelser i Avans (6ggr/år) - systemförvaltningsbudget ( 4ggr/år) - uppföljning av incidenter till utförd ändring (12 ggr/år) - målstyrning förvaltningsplaner(3ggr/år) Drygt 10 st verktyg har dokumenterats och tillhandahållits medarbetarna (Scrum in 5 minutes, GAP analys, Nyttoanalyser, Prioriteringsmatris, RACI, riskanalyser etc) Mall för budgetarbete/uppföljning, kalkylmall, offertmall finns framtagna Handbok för incident-, problem-, change- och releaseprocessen i ärendehanteringssystemet är framtagen Rutiner för dokumenthantering av styrdokument inom Informatikenheten fastställd Årshjul för systemförvaltare finns framtaget Systemförvaltare för ca 40 systemförvaltningsobjekt har tagit fram budgetunderlag samt ansvarat för uppföljning av förvaltningsbudget, kontroll av fakturor etc Katastrofpärm införd hos Servicedesk i länet (3 orter) Kommunikationsplan vid oplanerat driftstopp har reviderats Ca 20 st överenskommelser (OLA) finns dokumenterade mellan Servicedesk och systemförvaltnins-organisationer Kvalitetsplan 2012 skapad Revidering av Systemförvaltningsmodellen VLL genomförd Revidering av ITIL-processer genomförd Stora projekt använder sig av PROJEKTiL,Quickr 2 används som samarbetsplats, övergripande projektinformation publiceras på linda och projektblogg används för detaljerad information Årsrapporter för uppföljning av 2011 års måluppfyllelse för respektive förvaltningsobjekt har inlämnats Årsrapport för uppföljning av 2012 års måluppfyllelse pågår i skrivande stund Rutin för att lämna klagomål/förbättringsförslag/beröm till Informatikenheten införd. Ca 60 klagomål har inkommit och beaktats under ht 2012. 2 Läs mer om applikationen Quickr här: http://www-01.ibm.com/software/lotus/products/quickr/ 8
Målområden: (1) God vård, (2) God hushållning, (3) Hälsofrämjande arbetsplatser och (4) Attraktiv arbetsgivare 9