Karolinska Institutets handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2015 Datum 2015-02-17 Dnr 1-85/2015 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen
Karolinska Institutets (KI:s) handlingsplan för miljö och hållbar utveckling 2015 är ett strategiskt verktyg för att bidra till arbetet med att uppfylla Karolinska Institutets värdegrund som den är formulerad i Karolinska Institutets Strategi 2018: Karolinska Institutets verksamhet ligger inom ett område där de grundläggande värderingarna spelar en särskilt viktig roll. Omvärlden har rätt att ställa långtgående krav på vårt förhållningssätt och vår verksamhet. KI ska värna forskningens frihet och vår verksamhet ska präglas av: mycket hög kvalitet och ett etiskt förhållningssätt tilltro och stöd till alla medarbetares och studenters initiativ, kreativitet, självständighet och kompetens gott ledarskap, medarbetarskap, delaktighet, öppenhet, jämställdhet och mångfald samt omsorg om miljön, såväl den inre som den yttre ett starkt samhällsansvar och bidrag till en hållbar utveckling inom och utanför Sveriges gränser genom vår utbildning och forskning. Denna handlingsplan innehåller de mål och åtgärder som KI:s styrelser och universitetsförvaltning planerat inom sina särskilda uppdrag inom miljö- och hållbarhetsarbetet i enlighet med dokumentet KI:s ledningssystem för miljö och hållbar utveckling: Organisation och ansvar, Dnr 1-55/2013. KI:s institutioner beslutar i sina verksamhetsplaner om åtgärder vid den egna institutionen i syfte att bidra till KI:s riktlinjer för miljö och hållbar utveckling och KI:s Strategi 2018. Handlingsplanen är beslutad av rektor 17 februari 2015. 1
Del 1: Styrelsernas uppdrag inom KI:s miljö- och hållbarhetsarbete Styrelsen för utbildning Uppdrag: Synliggöra och stärka KI:s utbildning inom hälsa och hållbar utveckling. Övergripande mål: Stärka KI:s utbildning inom hälsa och hållbar utveckling i enlighet med KI:s strategi 2018. Mål/åtgärd: Att främja, integrera och synliggöra hållbarhetsarbetet i KI:s utbildningsprogram på grundnivå och avancerad nivå. Aktiviteter/tillvägagångssätt: - att utforma vision samt mål för hållbarhetsarbetet i utbildningsverksamheten - att sprida kunskap om KI:s hållbarhetsarbete externt och internt genom att synliggöra de kurser och program som redan arbetar framgångsrikt med dessa frågor - att anordna aktiviteter i form av möten, arbetsseminarier och/eller inspirationsdagar Ansvarig: Styrelsen för utbildning. Tidsplan: 2015 och fortlöpande i enlighet med Strategi 2018. Resurser: Samordnare för hållbar utveckling i KI:s utbildning finansieras av Styrelsen för utbildning. Avdelningen för styrelsestöd och internationella relationer bidrar med handläggarstöd. Styrelsen för forskarutbildning Uppdrag: Synliggöra och stärka KI:s forskarutbildning inom hälsa och hållbar utveckling. Övergripande mål: Hållbarhetsarbetet är integrerat och synliggjort i KI:s forskarutbildning. Mål: Kompetensen inom området hållbar utveckling har stärkts bland KI:s handledare och lärare inom forskarutbildningen. Aktivitet/tillvägagångssätt: Resultaten från den webbenkät som har skickats ut till kursansvariga och koordinatorer för forskarutbildningsprogrammen för att kartlägga hållbar utveckling inom forskarutbildningen (i kurser, andra lärandeaktiviter samt organisation och rutiner) ska analyseras. Lämpliga åtgärder ska föreslås. Ansvarig för genomförandet: Samordnare för hållbar utveckling i forskarutbildningen. Tidsplan: Första halvåret av 2015. Resurser: För genomförandet finansierar Styrelsen för forskarutbildning en samordnare för hållbar utveckling. Aktivitet/tillvägagångssätt: Kursansvariga och ansvariga för forskarutbildningsprogrammen ska medverka i att beakta hållbar utveckling inom verksamheten de ansvarar för med utgångspunkt i resultaten från webbenkäten. 2
Ansvarig för genomförandet: Berörda kurser och program. Kommittén för kurser och program på forskarnivå. Tidsplan: Andra halvåret av 2015 samt fortlöpande. Resurser: Inom befintliga resurser. Aktivitet/tillvägagångssätt: Forskarhandledarnas kompetens inom området hållbar utveckling ska öka genom att synliggöra KI:s hållbarhetsarbete i grundkursen för forskarhandledare. Ansvarig för genomförandet: Ansvariga för forskarhandledarutbildningen. Tidsplan: 2015 samt fortlöpande. Resurser: Inom befintliga resurser. Mål: Hållbar utveckling i forskarutbildningen är synliggjord Aktivitet/tillvägagångssätt: Att fortsätta arbetet med att synliggöra hållbar utveckling i forskarutbildningen på webben. Ansvarig för genomförandet: Fakultetskansliet. Tidsplan: 2015 samt fortlöpande. Resurser: Inom befintliga resurser. Aktivitet/tillvägagångssätt: Att konkretisera vad hållbar utveckling betyder för forskarutbildningen på KI. Ansvarig för genomförandet: Samordnare för hållbar utveckling i forskarutbildningen. Tidsplan: Första halvåret av 2015. Resurser: För genomförandet finansierar Styrelsen för forskarutbildning en samordnare för hållbar utveckling. Avdelningen för styrelsestöd och internationella relationer bidrar med handläggarstöd vad gäller informationsspridning. Mål: Nya forskarutbildningsprogrammen har integrerat hållbar utveckling i sin verksamhet Aktivitet/tillvägagångssätt: Hållbar utveckling ska beaktas som ett av flera viktiga kriterier i kravspecifikationen till forskarutbildningsprogrammen. Ansvarig för genomförandet: Arbetsgruppen för utvärdering av forskarutbildningsprogrammen och utformningen av framtida program. Tidsplan: Första halvåret av 2015. Resurser: Inom befintliga resurser. Uppföljning/utvärdering: Att aktiviteterna är genomförda. 3
Styrelsen för forskning Uppdrag: Synliggöra och stärka KI:s forskning inom hälsa och hållbar utveckling. Mål/åtgärd: Hållbarhetsarbetet ska främjas, integreras och bättre synliggöras i KI:s forskning när så är möjligt. Tillvägagångssätt: En identifiering och kartläggning av forskning med särskild miljö- och/eller hållbarhetsrelevans vid KI utförs under 2015. Resultat från aktuell kartläggning synliggörs via KI:s hemsida och forskarnas egna hemsidor. En kommunikationsplan utvecklas i samarbete med kommunikationsavdelningen för att ta fram lämpliga kommunikationsaktiviteter. Utbyte av erfarenheter med landets medicinska fakulteter samt andra lärosäten. Ansvarig: Styrelsen för forskning. Tidsplan: 2015. Resurser: Inom ramen för miljörådets arbete, KIB för bibliometrisk analys, kommunikationsavdelningen. Mål/åtgärd: Främja KI:s forskares kompetens inom området hållbar utveckling. Tillvägagångssätt: Forskarhandledarnas kompetens inom området hållbar utveckling ska öka genom att synliggöra KI:s hållbarhetsarbete i grundkursen för forskarhandledare. Aktiviteter i form av seminarier och/eller inspirationsdagar ordnas i samarbete med Styrelsen för forskarutbildning och Styrelsen för utbildning. Ansvarig: Styrelsen för forskning i samverkan med Styrelsen för forskarutbildning. Tidsplan: 2015-2017. Resurser: Inom ramen för miljörådets arbete 2015 för planering, inom ramen för styrelsens budget vid genomförande som kräver resurser. Mål/åtgärd: KI ska få en tydlig profil inom miljö och hållbar utveckling som kan leda till ökad rekrytering av spetskompetens och nya finansiärer. Tillvägagångssätt: Baserat på utfallet av ovan angivna mål/åtgärd; hållbarhetsarbetet ska främjas, integreras och bättre synliggöras i KI:s forskning när så är möjligt. Styrelsen ska i samarbete med Grants Office och Development Office se över möjligheter att paketera KI:s forskning med särskild miljö- och/eller hållbarhetsrelevans så den blir synlig för externa finansiärer. Hemsidan om miljö och hållbar utveckling i forskning, med direktlänkar till forskande grupper, ska förbättras. Ansvarig: Styrelsen för forskning. Tidsplan: 2015-2018. Resurser: Inom ramen för miljörådets arbete 2015 för planering, från 2016 inom ramen för styrelsens budget för genomförande som kräver resurser vid Grants Office och Development Office. 4
Del 2: Universitetsförvaltningens uppdrag inom KI:s miljö- och hållbarhetsarbete IT-avdelningen Uppdrag: Verka för grönare och flexiblare IT. Mål/åtgärd: IT-avdelningens nya standard för klientdatorer skall, förutom på Universitetsförvaltningen, även testas på ett par institutioner inom KI med syfte att minska energiförbrukningen. Dessa tester görs i samband med projektet Samordnad IT. Tillvägagångssätt: KI:s nya standard för klientdatorer har under 2014 rullats ut inom universitetsförvaltningen. Vid köp av nya datorer erbjuds nu två till tre gröna standarddatorer som val. Dessa konfigureras av den centrala IT-supporten utifrån ett miljöperspektiv, vilket också bidrar till minskad energiförbrukning. Under 2015 skall IT-avdelningens standardarbetsplats, förutom inom Universitetsförvaltningen, även testas på ett par institutioner inom KI. Detta kommer därefter att lanseras som tjänst till KI:s institutioner. Ansvarig: IT-avdelningen. Tidsplan: Projektet startas upp 2014, fortlöper under 2015 och därefter löpande. Resurser: Inom ramen för IT-avdelningens budget. Mål/åtgärd: Att ha en grundläggande övervakning av maskinparken inom ITavdelningen på plats. Tillvägagångssätt: Införa ett övervakningssystem för att bland annat få bättre kontroll över maskinparken, ersätta gamla maskiner i tid, utnyttja befintlig utrustning effektivare, effektivisera felsökning och åtgärder, minska nertid genom att säkerställa rätt tillgänglighet på de system som driftas centralt. Aktuellt projekt skall ha en grundläggande övervakning inom IT-avdelningen på plats under 2015. Övervakning kommer på sikt även att sättas upp som en tjänst för att erbjudas KI:s institutioner. Ansvarig: IT-avdelningen. Tidsplan: Projektet har återupptagits under 2014 för att ha en lösning på plats under 2015. Resurser: Inom ramen för IT-avdelningens budget. Mål/åtgärd: Minska antalet fysiska servrar genom att flytta in dem i ITA:s virtuella serverplattform. Tillvägagångssätt: Implementera en virtualiserad server/lagringsplattform centralt inom KI för att effektivisera driften av centrala servrar och därmed våra driftmiljöer/system samt för att spara energi. Initialt har IT-avdelningens egen serverpark hanterats för att nu se på möjligheten att inkludera servrar på KI:s institutioner. Detta arbete görs i samband med projektet Samordnad IT-drift inom KI som säkerställer att, om möjligt, fysiska servrar flyttas in i ITA:s virtuella miljö istället för att institutionerna ska ha egna ( under skrivbord-servrar ). 5
Ansvarig: IT-avdelningen. Tidsplan: Projektet startades upp under 2013 och görs nu löpande i samband med projektet Samordnad IT-drift inom KI. Resurser: Inom ramen för IT-avdelningens budget. Uppdrag: Tillhandahålla IT-baserade kommunikationstjänster och därtill kopplad support för att underlätta resefria mötesformer. Mål/åtgärd: Minska behovet av resor genom att öka nyttjandet av Adobe Connect vid KI. Tillvägagångssätt: I samarbete med serviceenheten på fastighetsavdelningen ta fram rutin för och löpande erbjuda kombinerade utbildningstillfällen i videokonferenssystem och Adobe Connect i Solna respektive Huddinge, på svenska respektive engelska, vid minst ett tillfälle varje termin. Information om kurstillfällena ska finnas på internwebben och kommuniceras. Ansvarig: IT-avdelningen. Tidsplan: 2015 och framöver. Resurser: Inom ramen för IT-avdelningens budget. Ekonomiavdelningen Uppdrag: Utarbeta ramavtal i enlighet med gällande lagar, förordningar, riktlinjer och/eller motsvarande kring miljöanpassad och etisk upphandling. Mål/åtgärd: Implementera modellen för prioriteringar av upphandlingar ur ett hållbarhetsperspektiv. Tillvägagångssätt: Vid varje upphandling inom fokusområdena ta ställning till om krav rörande hållbarhet ska ställas enligt modellen. Ansvarig: Enheten för Inköp och upphandling. Tidsplan: 2015. Resurser: Inom ramen för Inköps- och upphandlingsenhetens budget. Mål/åtgärd: Arbeta strategiskt med uppföljning av ställda hållbarhetskrav. Tillvägagångssätt: Uppföljning inom kategoristyrningsarbetet. Ansvarig: Enheten för Inköp och upphandling. Tidsplan: 2015. Resurser: Inom ramen för Inköps- och upphandlingsenhetens budget. Uppdrag: Ge konkret information om hur och i vilken utsträckning miljöhänsyn och etisk hänsyn ska tas vid val av produkter och tjänster från upphandlade sortiment. Vid behov anordna interna utbildningar för inköpsansvariga kring miljöansvar och socialt ansvar vid inköp. Mål/åtgärd: I de regelbundet återkommande inköps- och upphandlingsutbildningarna hålla samt utveckla den del som rör hållbarhetsfrågor och som riktar sig till alla anställda på KI. 6
Tillvägagångssätt: Genom utbildningar och workshops. Ansvarig: Enheten för Inköp och upphandling. Tidsplan: 2015. Resurser: Inom ramen för Inköps- och upphandlingsenhetens budget. Fastighetsavdelningen Uppdrag: Genomföra energisparprojekt i samarbete med fastighetsägare. Övergripande mål: Fortsatt utveckling av energieffektiviseringsarbetet. Mål/åtgärd: Utredning av nuvarande ångförsörjningsnät för att uppnå ökad energieffektivitet. Tillvägagångssätt: Under hösten 2014 påbörjades planeringen av åtgärder för att minska förlusterna på det ineffektiva ångförsörjningsnätet. Idag uppgår förlusterna till ca 70 procent av den producerade ångan. Projektet beräknas starta under 2015. Ansvarig: Lokalförsörjningsenheten. Tidsplan: 2014 2016. Resurser: Ångprojektets totala kostnad uppskattas till 60-80 Mkr. Fördelningen mellan KI och Akademiska Hus är ej fastställd. Mål/åtgärd: Fortsatt energieffektiviseringsarbete i KI:s lokaler. Tillvägagångssätt: Energieffektiviseringsarbetet gällande befintliga hus fortlöper stegvis. I skrivande stund är det de eventuella åtgärderna för byggnaderna 95:7 och 95:10 som diskuteras. Projekten är ett samarbete med Akademiska Hus. Ansvarig: Lokalförsörjningsenheten. Tidsplan: 2014 2016. Resurser: Kostnaden kommer med största sannolikhet inte att överstiga 1 mkr. Mål/åtgärd: Utarbeta en tydligare målbild och strategi vad gäller KI:s energieffektiviseringsarbete för att uppnå ökad energieffektivitet i KI:s lokaler. Tillvägagångssätt: Ta in konsultstöd för att ta fram en tydligare målbild och strategi m.m. för det fortsatta energieffektiviseringsarbetet. Ansvarig: Lokalförsörjningsenheten. Tidsplan: 2015 2016. Resurser: Kostnad för konsultstöd ca 500 000 kr/år. 7
Mål/åtgärd: Mål och aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling finns integrerat i KI:s verksamhetsplaner på alla nivåer. Tillvägagångssätt: I samarbete med Strategisk planering och uppföljning arbeta för att föra in mål och aktiviteter i KI:s verksamhetsplaner. Detta sker främst genom att delta i arbetet med de nya anvisningar till VP, där mål och aktiviteter inom miljö och hållbar utveckling ska ingå, och att informera kring detta. Ansvarig: Miljö- och säkerhetsenheten i samarbete med Strategisk planering och uppföljning. Tidsplan: Anvisningarna bör vara klara under Q3 2015, så att mål och åtgärder tas med i VP avseende 2016-2018. Resurser: Inom ramen för miljö- och säkerhetsenhetens och Strategisk planering och uppföljnings budget. Mål/åtgärd: Att ha ett fungerande system för de olika typer av avvikelser som ska hanteras inom ramen för ledningssystemet för miljö och hållbar utveckling. Systemet ska även kunna samordnas med övriga typer av avvikelser relaterade till arbetsmiljö och säkerhet. Tillvägagångssätt: Klargöra KI:s behov gällande avvikelsehantering, inte bara vad gäller miljö och hållbarhet utan även andra typer av avvikelser, exempelvis tillbud, riskobservationer, säkerhet och liknande. I första hand undersöka befintlig funktionalitet och ev. utvecklingspotential av befintligt system, utreda ev. lämplighet och möjlighet att knyta samman med andra system, ta fram kravspecifikation för att utveckla avvikelsehanteringen utifrån ledningssystemets behov. Ansvarig: Miljö- och säkerhetsenheten. Tidsplan: 2015-2016. Resurser: Inom ramen för miljö- och säkerhetsenhetens budget. Uppdrag: Verka för en ökad grad av källsortering samt minskad avfallsmängd. Mål/åtgärd: Alla på KI ska veta hur de ska sortera avfall och var det ska placeras för säker och korrekt hantering. Tillvägagångssätt: Utreda befintlig hantering av avfall, volymer av olika fraktioner och identifiera förbättringsmöjligheter. Vid behov öka antalet fraktioner för källsortering i allmänna utrymmen, såsom lunchrum och pentryn. Se till att information och instruktioner för källsortering är lättillgängliga för alla anställda och besökare. Ansvarig: Miljö- och säkerhetsenheten. Tidsplan: Under 2015. Resurser: Inom ramen för miljö- och säkerhetsenhetens budget. 8
Uppdrag: Verka för att minimera hälso- och miljörisker inom KI:s laborativa verksamhet. Mål/åtgärd: Implementera nya rutiner och digitalt system för skyddsronder inklusive lagefterlevnadskontroll inom ramen för ledningssystemet för miljö och hållbar utveckling. Tillvägagångssätt: En ny rutin för skyddsronder har tagits fram i syfte att förbättra kontrollen av KI:s lagefterlevnad samt att identifiera avvikelser som bör åtgärdas på institutionsnivå eller på universitetsnivå. Åtgärden består av att utvärdera möjligheten att köpa in ett digitalt inrapporteringssystem för att förenkla implementeringen av rutinen. Ansvarig: Miljö- och säkerhetsenheten. Tidsplan: Under 2015. Resurser: Inom ramen för miljö- och säkerhetsenhetens budget. Mål/åtgärd: Genomföra utbildning av institutionernas representanter för miljö och hållbar utveckling (Miljö- och hållbarhetsombud). Tillvägagångssätt: Ta fram och genomföra en utbildning. Ansvarig: Miljö- och säkerhetsenheten. Tidsplan: Bör vara genomfört senast Q1 2016. Resurser: Inom ramen för miljö- och säkerhetsenhetens budget. Mål/åtgärd: Förvaringen av brandfarlig vara sker enligt lagkrav, enligt kraven i tillståndet från räddningstjänsten samt enligt KI:s interna regler. Tillvägagångssätt: Stöttning och utbildning för verksamhetens personal som hanterar brandfarlig vara. Ansvarig: Miljö- och säkerhetsenheten har ett samordningsansvar, respektive verksamhet har det operativa ansvaret Tidsplan: Bör vara genomfört senast Q3 2015. Resurser: Institutionerna måste budgetera för eventuella inköp av brandsäkra skåp eller tillskapandet av ett brandsäkert rum. I övrigt personella resurser inom ramarna för institutionens och miljö- och säkerhetsenhetens budget. Mål/åtgärd: Utrymningsövningar genomförs. Tydlig och inom KI kommunicerad information om vilka förutsättningar som finns för övning och utbildning inom brandsäkerhetsområdet. Tillvägagångssätt: Upphandlad leverantör av utrymningsövningar finns. Information om övning och utbildning inom brandsäkerhetsområdet finns på internwebben, ytterligare kommunikationsinsatser krävs så att alla verksamheter inom KI får del av denna. Ansvarig: Miljö- och säkerhetsenheten säkerställer att förutsättningar finns. Respektive verksamhet ansvarar för att övningar genomförs. Tidsplan: Bör vara genomfört senast Q3 2015. Resurser: Kostnadstäckning hos varje institution för övning/utbildning. I övrigt inom ramarna för miljö- och säkerhetsenhetens budget. 9
Uppdrag: Informera på webben om möjligheter till videokonferensmöten i KI:s lärosalar, tillhandahålla instruktioner via webben och vid behov erbjuda utbildning. Mål/åtgärd: Minska behovet av resor genom att öka nyttjandet av videokonferenssystem vid KI. Tillvägagångssätt: I samarbete med IT-avdelningen ta fram rutin för och löpande erbjuda kombinerade utbildningstillfällen i videokonferenssystem och Adobe Connect i Solna respektive Huddinge, på svenska respektive engelska, vid minst ett tillfälle varje termin. Information om kurstillfällena ska finnas på internwebben och kommuniceras. Ansvarig: Serviceenheten. Tidsplan: 2015 och framöver. Resurser: Inom ramen för serviceenhetens budget. 10