ABCD Arboga kommun Handläggningstider försörjningsstöd Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2014-01-28 Revisionsrapport 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Arboga kommun Handläggningstider - försörjningsstöd 2014-01-28 Innehåll 1. Sammanfattning Fel! Bokmärket är inte definierat. 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Ansvarig nämnd och avgränsning 1 5. Revisionskriterier 2 6. Metod 2 7. Projektorganisation 2 8. Resultat 2 8.1 Riktlinjer och rutiner 2 8.2 Tjänstegaranti och aktualiseringsdatum 2 8.3 Handläggningstider 3 9. Bedömning 4 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Arboga kommun Handläggningstider - försörjningsstöd 2014-01-28 1. Bakgrund 2. Syfte Vi har av Arboga kommuns revisorer fått i uppdrag att granska handläggningstiderna för försörjningsstödet. Arboga kommuns revisorer bedömer att det finns en risk för att handläggningstiderna vid handläggning av försörjningsstödsärenden i Arboga kommun är långa. Kommunens revisorer bedömer det därför som väsentligt att en granskning genomförs för att människor inte ska drabbas ekonomiskt och att kommunen inte riskerar få onödigt höga kostnader på grund av nödlösningar under pågående handläggning. Med anledning av genomförd riskbedömning har kommunens revisorer genomfört en förstudie för att skapa sig en bild av handläggningstidernas längd avseende försörjningsstödet. Något fullständigt underlag för handläggningstiderna har inte redovisats av förvaltningen i förstudien. Handläggningstiderna varierade enligt uppgift mellan 30 minuter och en vecka. Enligt uppgift från handläggarna är handläggningstiden från ansökan till beslut är kortare än tidigare under året. En normal handläggningstid uppskattas av förvaltningen vara cirka 7 arbets. Under augusti månad genomförde handläggarna en djupare avstämning/genomgång av aktuella ärenden. Av aktuella ärenden under augusti månad har cirka 100 ärenden varit återkommande i mer än två år. Av dessa har 10 ärenden varit aktuella i 10 år. Cirka 120 ärenden har varit aktuella kortare tid än 2 år och av dessa är det enligt uppgift cirka 30 ärenden som varit aktuella kortare tid än 3 månader. Det var inom ramen för förstudien svårt att få enkla snabba och exakta svar från förvaltningen avseende handläggningstider. Utifrån det underlag revisorerna tagit del av och de uppgifter som lämnats från förvaltningen är det revisorernas bedömning att det finns en risk för att nämnden inte har möjlighet att utöva en god intern kontroll över handläggningstider och säkerställandet av att beslut fattas i rimlig tid för den enskilde individen. Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden har tillräcklig intern kontroll av att handläggning av ärenden inom försörjningsstödet sker inom rimlig tid från ansökan till beslut. Vi kommer därför att granska: Handläggningstider från ansökan till beslut Ärendebalansen antal öppna ärenden och hur länge dessa varit öppna Om det fattats några underhandsbeslut innan ärendet är färdighandlagt och beslutat 3. Ansvarig nämnd och avgränsning Granskningen omfattar system och rutiner för god intern kontroll av handläggningstider inom försörjningsstödet. 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1
ABCD Arboga kommun Handläggningstider - försörjningsstöd 2014-01-28 4. Revisionskriterier 5. Metod Socialtjänstlagen Interna styrdokument kring intern kontroll och handläggningsprocessen inom IFO Rapporten är sakgranskad av individ- och familjeomsorgschef Eija Kilpala. 6. Projektorganisation Granskningen har utförts av Örjan Garpenholt, konsult, under ledning av Karin Helin Lindqvist, certifierad kommunal revisor och kundansvarig 7. Resultat När förstudien genomfördes konstaterades att det var betydande svårigheter att på ett enkelt sätt ta fram uppgift om handläggningstider inom försörjningsstöd. Svårigheterna beskrevs bero både på brist på personal men även på att de datasystem som används inte gav möjlighet att följa upp handläggningstider på ett rutinmässigt enkelt sätt. I tidigare genomförda granskningar av försörjningsstöd beskrivs att IFO hade genomfört vissa åtgärder för att förbättra handläggning och uppföljning av verksamheten. Det nämns också att handläggningstiderna har förbättrats jämfört med tidigare år. Orsaken till denna förbättring beskrevs till viss del att verksamhetsstödet Cura Magna införts. 7.1 Riktlinjer och rutiner Det finns riktlinjer för handläggning av ekonomiskt bistånd i Arboga kommun och under hösten har den senaste revideringen genomförts. De reviderade riktlinjerna antogs av Socialnämnden i december 2013 Det finns även en rutinbeskrivning för arbetsprocessen försörjningsstöd ansökan beslut (bilaga 1). Enheten har påbörjat ett utvecklingsarbete för att kvalitetssäkra processen avseende försörjningsstöd. Syftet med arbetet är att ta fram heltäckande gemensamma rutiner för ärendehantering. Arbetet kommer att påbörjas under februari 2014 och beräknas vara slutfört sommaren 2014. 7.2 Tjänstegaranti och aktualiseringsdatum Socialnämnden beslutade år 2012 om att införa tjänstegarantier för nämndens verksamheter. Tjänstegarantin innebär att beslut ska vara fattat senast 7 arbets efter att alla handlingar har inkommit i ärendet. I praktiken medför det att när alla handlingar finns tillgängliga skall det ta max 11 (inklusive helger) tills beslut är fattat. Det ges ingen regelbunden rapportering till nämnden om i vilken mån tjänstegarantin uppfylls. 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2
ABCD Arboga kommun Handläggningstider - försörjningsstöd 2014-01-28 Aktualiseringsdatum är det datum då socialtjänsten får kännedom om ärendet. Rutinen för registrering av aktualiseringsdatum skiftar mellan socialsekreterarna. Ett ärende kan registreras som aktualiserat utifrån ankomststämpel eller det datum när socialsekreteraren börjar arbeta med ärendet. Det innebär att det registrerade aktualiseringsdatumet kan vara missvisande. 7.3 Handläggningstider Som verksamhetsstöd används verksamhetssystemet Magna Cura. I den granskning som genomfördes år 2012 (rapport 2013:1) beskrivs att verksamhetssystemet har underlättat arbetet och att handläggningen fungerar bättre avseende bland annat handläggningstider än tidigare. Det har under senaste året konstaterats att det är betydande svårigheter att fram statistik om handläggningstider från systemet (se avsnitt 1 inledning). Även i övrigt så motsvarar inte verksamhetsstödet förväntningarna och ett nytt system håller på att upphandlas. Det nya verksamhetsstödet förväntas vara infört från och med år 2015. Därför genomförde IFO på vår begäran en genomgång av november månads beslutsärenden (se bilaga 2). Under november månad fattades 375 beslut inom försörjningsstöd. Besluten avsåg 200 hushåll. Cirka 55 procent av november månads beslut är fattade inom 0-7 utifrån registrerat aktualiseringsdatum. Med utgångspunkt från aktualiseringsdatum var det 68 av de 375 besluten som fattades mer än 14 efter aktualiseringsdatum. De 68 besluten rörde 44 familjer. I genomgången fanns ingen beskrivning om hur många av dessa 68 beslut som fattats inom tjänstegarantin. Med detta som bakgrund granskades dessa ärenden av oss. Syftet med granskningen var att kartlägga om hur många av dessa ärenden som uppfyllde tjänstegarantin. Av dessa ärenden var det sex ärenden som enligt vår bedömning inte uppfyllde tjänstegarantin. Dessa uppgifter går inte att få fram genom enkel sökning i handläggningssystemet. Dokumentation om varför att handläggningen från aktualisering till beslut har tagit lång tid saknas i flertalet av de granskade ärendena. Det finns ingen obligatorisk rubrik i systemet som anger vilket datum som alla ärenden inkommit. Det saknas i de flesta fall en explicit beskrivning i löpande text om varför ärendet tagit lång tid från aktualisering till beslut. I förstudien från 2013 beskrivs att det under augusti månad 2013 var 15 ärenden som definierades som öppna ärenden. Det innebär att det vid den speciella tidpunkten var 15 aktualiserade ärenden som väntade på beslut. Socialtjänstlagen stipulerar att ärenden skall hanteras skyndsamt utan att tydligare definiera vad som avses med skyndsamt. Vid våra kontakter med försörjningsenheten beskrivs att det under de senare åren varit stor omsättning av personal och flera sjukskrivningar. Detta tillsammans med att antalet ärenden har ökat innebär att arbetsbelastningen många gånger varit mycket hög och att personal arbetat övertid. I de ärenden som vi granskat kan vi se att det fattats underhandsbeslut om akut ekonomiskt bistånd i väntan på slutligt beslut. 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3
ABCD Arboga kommun Handläggningstider - försörjningsstöd 2014-01-28 8. Bedömning Vår övergipande bedömning utifrån de granskade ärendena är att de som behöver ekonomiskt bistånd i huvudsak får det inom rimlig tid. Vi kan också konstatera akut ekonomiskt stöd beviljas i väntan på definitiva beslut. Däremot anser vi att det finns allvarliga brister i den interna kontrollen avseende handläggningstider. Nämnden har beslutat om en tjänstegaranti som innebär att den sökande skall garanteras en skyndsam handläggning. Nämnden har dock inte följt upp om tjänstegarantin uppfylls eller inte. För att tjänstegarantin skall kunna följas upp måste det finnas tydliga rutiner om vad som skall mätas. Tjänstegarantin träder i kraft när alla handlingar i ett ärende finns på plats. Detta säger ingenting om hur lång tid som förlupit sedan ett ärende anmälts/inkommit (aktualiserats) tills beslut fattades. Att alla handlingar inte finns kan bero på flera olika skäl. Nedan beskrivs några exempel: Den ansökande kan ha dröjt med att inkomma med efterfrågade handlingar. Utredaren kan ha dröjt med att begära in handlingar. Andra myndigheter kan ha dröjt med att leverera efterfrågade handlingar. När uppföljning av tjänstegarantin skall ske måste ovanstående punkter tas med i värderingen. Det innebär också att man måste finna metoder för att mäta handläggningstider på ett korrekt sätt. Vår bedömning är att dessa förutsättningar saknas inom försörjningsstöd idag. De förutsättningar som krävs är att det finns gemensamma rutiner för hur man registrerar ärenden i verksamhetsstödsystemet och att systemet ger möjlighet till enkel uppföljning. Som vi uppfattar det finns det en rutin om att ett ärende skall aktualiseras den dag som det inkommer till enheten. Utifrån verksamhetens egna uppgifter följs inte denna rutin fullt ut vilket innebär att ett ärende kan bli liggande och får ett aktualiseringsdatum den dagen som utredaren börjar hantera ärendet. Det verksamhetsstödssystem som finns ger inte möjlighet till enkel hantering av uppföljning av handläggningstider. Uppföljning måste i dagsläget ske genom aktgranskning. Detta är resurskrävande och har inte genomförts på det sätt som varit planerat. Enligt intervjuer med handläggare uppges att arbetsbelastningen på enheten varit hög. Orsaken till detta anges vara ett ökat antal ärenden, komplicerade ärenden och sjukskrivning bland personalen. Under år 2013 började en ny IFO-chef och två nya handläggare anställdes. Vår uppfattning är att Socialnämnden måste förstärka sin interna kontroll avseende handläggningstider för att säkerställa att den utlovade tjänstegarantin upprätthålls. För att få en fungerade intern kontroll anser vi att Socialnämnden måste: Säkerställa att det finns tydliga rutiner för hur ärenden inom försörjningsstöd skall hanteras Säkerställa att befintliga rutiner följs 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4
ABCD Arboga kommun Handläggningstider - försörjningsstöd 2014-01-28 Bestämma vilka parametrar som skall följas upp för att mäta handläggningstider och definiera dessa Säkerställa att verksamhetsstödet möjliggör uppföljning av handläggningstider Vi förutsätter att nämnden har tagit hänsyn till ovanstående när det nya verksamhetsstödsystemet upphandlas. KPMG, dag som ovan Örjan Garpenholt Konsult, med dr, offentlig sektor Karin Helin Lindkvist Certifierad kommunal yrkesrevisor 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5
ABCD Arboga kommun Handläggningstider försörjningsstöd Bilaga. 1 Offentlig sektor KPMG AB 2014-01-28 Bilaga 1 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Arboga kommun Handläggningstider försörjningsstöd Bilaga. 2 Offentlig sektor KPMG AB 2014-01-28 Bilaga 2 2014 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ARB2000, v2.0, 2013-11-28 Socialförvaltningen Individ- och familjeomsorg Individ- och Familjeomsorgschef, Eija Kilpala 0589-873 48, 073-765 73 48 eija.kilpala@arboga.se Datum 2014-01-14 1 (8) REVISION FÖRSÖRJNINGSSTÖD KPMG Handläggningstider försörjningsstöd: från aktualisering till beslut Normalfallet för handläggning av månatliga försörjningsstödsansökningar I normalfallet inkommer en ansökning om försörjningsstöd avseende t.ex. november ungefär 18 oktober. Tjänstegarantin á 7 innebär då att beslut ska vara fattat i ärendet senast 7 arbets senare om alla begärda handlingar är bifogad ansökan vid inlämning. Handläggningsrutiner månatliga ansökningar (ej nybesök) När en löpande ansökan om försörjningsstöd inkommer kollar socialsekreteraren om alla handlingar är bifogade ansökan. Om nej: skickas kompletteringsbrev och ansökan bordläggs i väntan på begärda kompletteringar (tjänstegarantin låses till dess att begärda handlingar inkommit!). Om ja: påbörjas handläggningen. Det kan vara bra att läsa igenom föregående månads utredning i verksamhetssystemet för att se om det är något viktigt att ta hänsyn till för aktuell utredning. Inkomna handlingar gås igenom. Utredning skrivs. Ev. aktanteckningar skrivs. Kontroll görs med Försäkringskassan via telefon. Ev. andra kontroller görs (t.ex. Arbetsförmedlingen, bilregistret). Beräkning i verksamhetssystemet görs. Beslut - avslag, bifall eller både och - fattas. Beroende på beslut betalas pengar ut. Utredningen signeras, skrivs ut och skickas hem till den sökande med t.ex. originalhandlingar, information om överklagan, ny ansökningsblankett, tjänstgöringsrapport, ett brev o.s.v. Övergripande om underlaget för statistiken - handläggningstider Handläggningstiderna i denna statistik är uträknade från alla beslut fattade under november månad. Detta innebär att beslut kan vara fattade avseende försörjningsstöd för kalendermånad november, men även december, i löpande ärenden. Övriga beslut är också inkluderade i denna statistik, d.v.s. beslut avseende julklappspeng (vilket endast sker en månad om året! Se mer nedan), akuta matpengar, akuta medicinpengar bl.a. Statistiken är uppdelad utifrån handläggningstid 0-14, vilket får anses som normalfallet, och alla beslut där handläggningstiden överstiger 14 redovisas här som avvikande. Detta statistiska underlag kan vara missvisande av flera olika anledningar, vilket redovisas nedan. Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org. nr Box 87 Storgatan 28 A 0589-870 00 0589-61 16 35 www.arboga.se 481-1667 212000-2122 732 22 Arboga socialforvaltningen@arboga.se
2 (8) Statistik handläggningstider 1-14 (novemberbeslut) Totalt är 375 stycken beslut fattade under november månad. I varje ärende/hushåll kan flera beslut ha fattats. Dessa 375 beslut är fattade för totalt 200 stycken hushåll, vilket blir i snitt 1,8 beslut per hushåll. Se diagram nedan. Nuvarande bemanning är 5 socialsekreterare och en assistent. 60 Diagrammet visar antalet ärenden där handläggningstiden tagit 1-14 från aktualisering till beslut. Avser beslut fattade i november 2013 50 40 30 20 10 0 Antal beslut per handläggningstid Exempelvis har 51 stycken beslut fattats på 6:e handläggningsdagen Parametrar som påverkar statistiken i diagrammet ovan Dag 0/akuta ärenden består av tre typer av handläggningsförfarande. 1) Akuta ärenden, d.v.s. ärendetyper som akuta matpengar och akuta medicinpengar. Dessa ska handläggas skyndsamt och prioriteras framför löpande ärenden. Obs! Löpande ärenden handläggs i normfallet inte i direkt anslutning till att de inkommit! 2) Socialsekreterarna gör olika i sitt sätt att registrera aktualiseringar i verksamhetssystemet, d.v.s. ett ärende kan inkomma till socialtjänsten och få en inkommandestämpel i receptionen t.ex. 131015, men ligger i socialsekreterarens hög på
3 (8) skrivbordet i en vecka innan det kan börja handläggas En del socialsekreterare skriver datumet för påbörjan av handläggningen som aktualiseringsdatum istället för det faktiska inkommandedatumet av ansökan. Detta innebär att ärenden till synes kan ha handlagts inom tjänstegarantins ramar, trots att det har överskridit tiden! 3) Ärenden som inkommit till socialtjänsten i slutet av en månad, t.ex. 131031 kan, beroende på hur övrig handläggning har gått tidigare i månaden, handläggas direkt. Det bör observeras att ansökningar som inkommer i normal tid, ungefär den 20:e i månaden, inte kan påbörja att handläggas samma dag som de inkommer. Julklappspeng beviljas endast för de familjer som är berättigad ekonomiskt bistånd för december månad. Detta som något extra. Decemberansökningarna handläggs i slutet av november, varför sannolikt fler beslut per hushåll har fattats i november än i någon annan handläggningsmånad. Julklappspeng kan det fattas beslut om direkt i samband med att beslut fattas avseende hela månaden, men i den statistiska genomgången framkommer att vissa handläggare har väntat med att fatta beslut om julklappspeng till några senare, varför då statistiken blir missvisande då månadsansökan redan kan ha handlagts. Av de 375 stycken beslut som är fattade under november månad är 43 stycken beslut för just julklappspengar. Detta för totalt 83 barn. Obs! Fler beslut om julklappspengar kan även ha fattats i december månad, vilket inte framkommer i denna statistiska genomgång. Då ansökningarna för nästa månad handläggs i slutet av föregående månad blir det hela tiden glapp i statistiken, beroende på bl.a. när ansökan kommer in och om den är komplett då eller inte. Alla beslut avseende decemberansökningarna hamnar därför inte statistiskt sett i november, utan kan även fattas i december avseende december. Det som kan dra ut på handläggningstiden i ett ärende är t.ex. om klienten ska komplettera sin ansökan med handlingar. Tjänstegarantin räknas då ifrån den tiden då ansökan bedöms som komplett, d.v.s. när alla begära handlingar är inkomna. Detta blir missvisande i verksamhetssystemet då aktualisering görs från den dagen då de första handlingarna/ansökan inkommit. Det kan t.ex. i Magna Cura stå att det från aktualisering till beslut tagit 14 att handlägga, men att det i själva verket är inom tjänstegarantins ramar då klienten inte kompletterat sin ansökan förrän dag 7 efter att aktualiseringen är gjord. När klienter söker ekonomiskt bistånd för första gången eller klienter som t.ex. sitter på institution/anstalt ringer och upplyser en socialsekreterare om att denne vill ansöka när han/hon kommer ut kan en aktualisering i vissa fall göras direkt, trots att klienten inte vill söka försörjningsstöd
4 (8) förrän nästkommande månad. En klient kanske hör av sig 130915 och vill ansöka om försörjningsstöd för november. Aktualisering görs 130915, ett nybesök kanske hålls 131015 och ett beslut fattas i slutet av oktober eller början av november i bästa fall (låt säga 131028). Detta blir missvisande statistiskt då det från aktualisering till beslut i verksamhetssystemet tagit 45, men i själva verket har beslutet fattats inom tjänstegarantins ramar då klienten behövde komplettera sin ansökan efter nybesöket och begärda handlingar inte inkom förrän 131022. Från komplett ansökan till beslut har det då egentligen tagit 7. I denna statistika genomgång har handläggningstiderna räknats från ett datum till ett annat från aktualiseringsdatumet till beslutsdatumet, utan avbrott för helger eller andra röda lediga. Tjänstegarantin utlovar handläggning inom 7 arbets, vilket i vissa fall kan innebära att handläggningen kan ta 11 (inklusive helger) utan att det bryter mot tjänstegarantin (om en ansökan inkommer t.ex. en fredag). Detta blir missvisande i statistiken. Avvikande handläggningstider, 14 upp till månader En hög arbetsbelastning en lång tid tillbaka samt sjukskrivningar under hösten har delvis påverkat handläggningstiderna. Det har varit svårt att rekrytera vikarier. Under genomgång av beslut fattade under november månad framkommer att 68 av 375 beslut är avvikande avseende handläggningstid. Dessa 68 beslut avser 44 hushåll, vilket innebär att mer än ett avvikande beslut i vissa fall har fattats i samma hushåll. Besluten kan avse t.ex. nybesökutredningar, tandvårdsbeslut, beslut om extra fritidsnorm till barn/ungdomar, begravningskostnader, spädbarnsutrustning etc. sådana beslut som inte fattas varje dag/månad inom försörjningsstödshandläggning. Dessa 68 beslut har tagit alltifrån 15 upp till månader att handlägga. Detta kan ha flera anledningar, vilka gås igenom i punkterna under diagrammet:
5 (8) 18 Diagrammet visar antalet ärenden fördelat på orsaker där handläggningstiden tagit minst 15 från aktualisering till beslut. Avser beslut fattade i november 2013 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Antal ärenden
15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 43 49 51 52 58 61 63 76 140 258 6 (8) 8 Diagrammet visar handläggningstiden i för de ansökningar vars handläggningstid överstiget 14. Avser från aktualisering till beslut, för beslut fattade under november 2013. 7 6 5 4 3 2 1 0 Handläggningstid i Parametrar som påverkar statistiken i diagrammen ovan Då nuvarande verksamhetssystem är uppbyggt som det är så blir statistiken missvisande i de fall där man mäter handläggningstid från aktualisering till beslut. För att ta ett exempel så kan en löpande månadsansökan vara färdig inom tjänstegarantins ramar, men ett medicinkvitto, elräkning, kvitton för umgängsresor kanske inkommer från klienten efter att beslut för aktuell månad är fattad. Om beslut för aktuell månad är fattad låt säga 131101 inom tjänstegarantins ramar
7 (8) (aktualisering gjord 131026), men elräkning inkommer 131107 och beslut avseende elräkningen fattas 131109, så blir handläggningstiden för elräkningen 15 om man ser från aktualisering till beslut, trots att det egentligen tog 2 att fatta ett beslut från dess att elfakturan är inlämmad. Det görs alltså ingen ny aktualisering och utredning för att en kompletterande elfaktura lämnas in, utan istället görs en aktanteckning i den senaste aktuella utredningen som gjorts. Vad gäller ansökningar om tandvård, extra bistånd till fritidssysselsättning för barn/ungdomar, hemutrustning, spädbarnsutrustning och begravningskostnader etc kan detta ta lång tid att handlägga då klienten ofta måste komplettera sin ansökan med underlag som styrker utgifterna och komma in med kostnadsförslag etc. Det kan även behöva göras kontroller med tex Folktandvården samt ta upp ärendent i arbetsgruppen och/eller med närmsta chef (beroende på delegationsordning) innan beslut fattas, vilket kan dra ut på tiden. Vad gäller nybesöksutredningar är dessa generellt mycket mer omfattande än löpande ansökningar. Många fler kontroller görs än vid löpande ärenden. Anledningarna till att nybesöksutredningar tar så lång tid beror dels på att klienterna i många fall måste komplettera sin ansökan med flera handlingar, vilka kanske kommer in i omgångar och inte vid ett och samma tillfälle; dels t.ex. vid månadsskiftet när de löpande ärenden strömmar in prioriteras alltid löpande ärenden framför nybesöksutredningar, varför en del nybesöksutredningar drar ut på tiden beroende på vilken tid i månaden de ansöker och om ansökan är komplett med alla handlingar. Se diagram för nybesök nedan. Då nybesöksutredningarna tar längre tid, som ovan nämnt, händer det många gånger att akuta matpengar eller akuta medicinkostnader måste beviljas under pågående utredning. Är då en aktualisering gjord i ett nybesöksärende, men socialsekreteraren inväntar kompletterande handlingar, och klienten söker om akuta matpengar under tiden, blir statistiken missvisande då tiden från aktualisering till beslut är fattad under pågående utredning. Låt säga att aktualisering är gjord 131101, klienten söker akuta matpengar 131115, men beslutet avseende själva nybesöksutredningen fattas inte förrän 131130. Det finns då flera löpande beslut i utredningen avseende akuta pengar eftersom nybesöksutredningen drar ut på tiden.
8 (8) 3,5 Diagrammet visar hur lång handläggningstiden varit i de nybesökutredningar som fått beslut i november 2013 och som överstiger 14 från aktualisering till beslut. 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 27 29 30 33 34 36 43 51 52 57 61 63 Antal beslut