Checklista - rutiner vid dödsfall gäller ANSTÄLLDA uppdaterad 2015-08-17 Ansvaret för en krissituation har samma chefer som i alla övriga sammanhang har ansvar för personal, studenter och verksamhet. Krisstödets medlemmar finns som stöd och hjälp där det behövs och är tillgängliga för diskussioner och samtal kring rutinens olika delar eller kring andra aspekter av krissituationen. De ansvariga inom berörda enheter kan hela tiden räkna med stöd och krisstödet prioriterar alltid att finnas till hands för enskilda kontakter eller kontakter med grupper i dessa situationer. Telefonnummer till personer inom krisstödet finns sist i detta dokument. Det är betydelsefullt att dessa händelser hanteras på samma sätt i hela organisationen. Graden av respekt eller omsorg om innehållet i rutinerna ska inte variera beroende på var i organisationen den bortgångne hade sin tillhörighet. Vi måste ha en beredskap för dessa händelser. När ett dödsbud, väntat eller oväntat, kommer till universitetets kännedom, ska den som får budet ta kontakt med någon i krisstödet. Krisstödet initierar rutiner enligt nedanstående lista. Listan nedan är uppdelad i olika delar. I spalten Händelse beskrivs tanken bakom olika rutiner. I spalten Att göra beskrivs konkret vad man ska göra. Till hjälp vid anordnande av minnesstunder finns lådor, som innehåller digitala mallar på USB-minnen för olika dokument, förslag på dikter och musik, förslag på utformning av minnesstund samt saker som kan användas vid dessa tillfällen (dukar, ljusstakar, vaser med mera). Dessa lådor finns på Studenthälsan och på Personalavdelningen i Växjö respektive i Kalmar. Händelse bakgrund och beskrivning av rutiner 1. Dödsbud Det är betydelsefullt att det är ett konstaterat dödsfall Att göra Kontakta någon i krisstödet. Se telefonnummer sist i dokumentet. Ansvarig Den som tar emot ett dödsbud. 1
vi kan inte initiera rutiner på grundval av rykten. 2. Initiera rutiner Ansvara för att rutiner genomförs. 3. Informationsblad i receptionen Detta handlar om att sprida information om vad som hänt. Ett informationsblad står i receptionen och på Studentkåren tillsammans med ett tänt ljus, hela dagen som vi också flaggar. 4. Vidare information Information om dödsfallet måste spridas till berörda. Detta är viktigt dels i rent informationshänseende, dels som en akt av respekt för den bortgångne. Informera Infocenter. Kontakta berörd dekan/motsv och prefekt/motsv som tar över ansvaret. Informera rektor, universitetsdirektör, personalchef, kommunikationschef, chef för Studerandeavdelningen samt ordföranden i Linnéstudenterna. Kontakta Infocenter (växeln), som har en mall för informationsbladet. Tryck ut meddelandet i minst 4 ex (1 till Infocenter på orten, 1 till berörd reception, 1 till Studentkåren och 1 till krisstödets arkiv). Se också till att Infocenter på den andra orten får en digital kopia för utskrift och uppsättning. Meddelandet ska vara i A4- format, tjockare, beige papper. OBS - Meddelandet ska alltid presenteras på både engelska och svenska. Skicka meddelandet till Infocenter samt till berörd reception i Kalmar och be dem att ställa i ordning. Gör likadant till Studentkåren och ta en personlig kontakt för att säkerställa att informationen går fram. Skicka mejl (på svenska och engelska) till alla anställda inom berörd enhet. Sätt upp informationsblad på gemensamma anslagstavlor eller i fikarum på berörd/berörda enhet/enheter. Kontakta Kommunikationsavdelningen för att publicera ett kortfattat meddelande till alla anställda på intranätet Medarbetare samt till alla studenter via nyhetsflödet på lnu.se/student. Någon ur krisstödet initierar och lämnar över ansvaret till dekan/motsv och prefekt/motsv. Tillsammans beslutas vem som för informationen vidare enligt punkterna till vänster. 2
5. Flaggning Vi flaggar bara denna dag, inte i samband med minnesstund eller begravning. Flaggning bör helst ske på morgonen. Kommer beskedet sent under dagen, är det bättre att vänta till dagen efter. Kontakta vaktmästeriet och be dem se till att flaggning på halv stång sker vid berörd institution i Kalmar, vid Falken i Kalmar samt utanför huvudbyggnaden i Växjö. Se till att ingen annan flaggning sker vid någon annan byggnad (kontakta vaktmästare). Kontakta Studentkåren personligen och se till att de också hissar sin flagga på halv stång (i Växjö). Händelse bakgrund och beskrivning av rutiner 6. Samla berörda De anställda kan kallas samman för en kortare samling, kanske med en tyst minut, ett tänt ljus mm. I samband med dessa informationstillfällen kan man också informera om kommande minnesstund. Det finns ofta ett behov av att direkt skapa utrymme för bearbetning och information. I vissa situationer är detta moment ännu viktigare, t ex vid oväntade dödsfall. Det är viktigt att vara öppen och fånga upp de signaler som kommer kring olika enskilda människors eller gruppers behov. Det går alltid att rådgöra med någon ur krisstödet om man känner sig osäker. Att göra Skicka kallelse via mejl till institutionen/avdelningen, samla personalen i fikarum eller en undervisningssal. Tänd ett ljus, säg några ord om det som inträffat och håll en tyst minut. Berätta om att en minnesstund kommer att hållas inom några dagar. Ge utrymme för samtal, reaktioner. Poängtera krisstödets roll som samtalsstöd för den som så önskar. Lägg gärna en minnesbok på institutionen/avdelningen/ studentkåren. Ansvarig Prefekt/motsv. Krisstödet bistår gärna om så önskas. 3
Det är också viktigt att identifiera studenter eller grupper av studenter som stått den bortgångne nära, för att erbjuda särskilt stöd eller för att erbjuda en möjlighet att medverka vid planering eller genomförande av minnesstunden. 7. Minnesstund En minnesstund ordnas i syfte att ge alla ett tillfälle till eftertanke, att minnas den bortgångne till reflektion och bearbetning av det som hänt. Tidpunkten bör vara i relativt nära anslutning till att universitetet fick kunskap om dödsfallet, helst inom en vecka. Minnesstunden är enkel och varar 30-45 minuter. Krisstödet bistår gärna med att planera innehållet i minnesstunden, och även vid genomförandet, om så önskas. Om institutionen/motsv. själv vill ta ansvaret, finns förslag på musik och dikter i krislådorna. Minnesstunden kan gärna innehålla dikter eller musik som önskas av de närmast berörda, men det är viktigt att utformningen ändå blir sådan att alla kan känna sig välkomna. Vid en anställds bortgång deltar alltid någon ur fakultetens/motsv. ledning i minnesstunden. Ingen bör känna sig tvungen att yttra något, men många upplever det positivt att göra det framförallt gäller det prefekt/motsv. Samråd gärna med Linnéstudenterna för att få klarhet när det gäller den anställdes kontakter bland studenterna. Bestäm tid för minnesstunden i samråd mellan berörda - prefekt, dekan, ev. krisstödet, ev. anhöriga, ev. övriga som kan vara viktiga. Kontakt med anhöriga för framförande av inbjudan och meddelande om tid för minnesstunden. Boka lokal för minnesstunden. Den bör vara lagom stor gärna en vanlig undervisningssal. Boka minst en halvtimma före planerad start och minst en halvtimma efter planerat slut dvs. ca två timmar. Kontakta Infocenter som har en mall för att skriva ett informationsblad (på både engelska och svenska) om minnesstunden. Informera om minnesstund med mejl eller informationsblad på berörd institution/avdelning. Kontakta Kommunikationsavdelningen för att publicera ett kortfattat meddelande till alla anställda på intranätet Medarbetare samt till alla studenter via nyhetsflödet på lnu.se/student. Planera innehållet välj musik och dikter. (Förslag finns i krislådorna) Bestäm om någon ska prata och vem/vilka som ska läsa dikter. Bestäm vem som ska sköta tekniken. Prefekt/motsv. samt den eller de som prefekt/motsv. Om så önskas kan man ta hjälp av en präst eller motsvarande (eller av krisstödet) vid kontakt med anhöriga. Krisstödet bistår gärna, om så önskas, vid planering och genomförande av minnesstunden. 4
Man kan välja att kontakta en präst eller motsvarande för medverkan i minnesstunden. Det viktigt att beakta önskemål från närstående. Skriv ut programmet för minnesstunden (digital mall finns i krislådorna). Tryck upp minst 5 ex i A4-format på fint papper och ett antal ex. i A5-format att dela ut till dem som närvarar vid minnesstunden. Exemplaren i A4- format används till att sätta utanpå dörren till lokalen under tiden minnesstunden pågår, till att skicka till de anhöriga efteråt samt till krisstödets arkiv. Beställ blommor till minnesstunden. Gör i ordning salen för minnesstunden. Var färdiga med förberedelserna en kvart före planerad start. Spela gärna stilla musik på låg volym under tiden människor kommer in i lokalen. Vid genomförandet - tänk på att belysningen ska vara dämpad, att dörrarna är ordentligt stängda under minnesstunden och att det sitter informationsblad utanför, så att ingen avbryter eller stör. Stämningen ska vara lugn och värdig. Minnesstunden avslutas genom att de som hållit i den reser sig upp och öppnar dörrarna. Det betyder inte att alla måste gå, men det är viktigt att signalera att det är tillåtet att gå sin väg. Spela gärna stilla musik på låg volym under tiden människor går ut ur lokalen. 5
Händelse bakgrund och beskrivning av rutiner Att göra Ansvarig Blommor från Linnéuniversitetet skickas till begravningen. Beställ blommor och se till att de skickas till begravningen. Institutionen/enheten skickar en dokumentation av det som gjorts till de anhöriga - informationsbladet vid flaggning, informationsbladet om minnesstund samt program för minnesstunden. I brevet beskrivs vad som skett på universitetet med anledning av dödsfallet. Sammanställ dokumentationen och skicka till de anhöriga. Mall för följebrev finns i krislådorna. Universitetet tar kontakt med de anhöriga efter en tid dels för en genomgång av försäkringar, efterlevandeskydd etc., dels för att komma överens om hur och när de anhöriga önskar ta hand om den bortgångnes tillhörigheter på arbetsplatsen. Kontakta anhöriga för samtal kring försäkringar etc. Kontakta anhöriga för samtal om den bortgångnes tillhörigheter på arbetsplatsen. Personalavdelningen Prefekt/motsv. Det är viktigt att tänka igenom när det känns rätt att ta bort postfack, mailadress, nycklar, passerkort, personalkonto, presentation på webben med mera. Vid behov finns möjlighet för fortsatt stöd för enskilda eller grupper. I Kalmar: Kontakta ansvarig handläggare på respektive institution/avdelning och IT-avdelningen. I Växjö: Ta kontakt med Lokal- och serviceavdelningen och IT-avdelningen. Ordna möten vid behov, eller boka tid för enskilda samtal. Prefekt/motsv. Krisstödet 6
Krisstöd: Susanne Eriksson utvecklingskonsult 0470-76 74 01 070-296 01 38 Maria Gruvstad utvecklingskonsult 073-906 93 99 Britt-Marie Larsson studentkurator 0480-44 60 40 Kristina Ekegren studentkurator 0470-70 84 80 Gunilla Carrington studentkurator 0480-44 64 85 Britt-Marie och Gunilla gemensam mobil 073-422 28 87 Annika Axelsson studentkurator 0470-70 88 11 Maria Larsson studentkurator 0480-44 60 95 070-606 98 11 070-619 70 19 Resurser vid behov: Kommunikationsavdelningen Annika Sand 076-830 01 05 Avonova Växjö 0470-52 02 50 Kalmar 0480-70 05 00 Universitetspräst Kalmar Magnus Johansson 070-621 46 45 Universitetsdiakon Växjö Birgit Johansson 076-879 98 38 7