Stadsrevisionen Projektplan Förutsättningar för Göteborgs Stads chefer goteborg.se/stadsrevisionen
2 PROJEKTPLAN Förutsättningar för Göteborgs Stads chefer Aktuell forskning visar att många kommunala chefer arbetar under hård press och under ohållbara förhållanden. Resurserna är många gånger knappa i förhållande till vad cheferna förväntas genomföra, stödet runt dem är inte tillräckligt och antalet underställda är många. Detta riskerar att leda till sviktande hälsa och prestationer samt att många chefer vill lämna sina uppdrag. 1 Av Göteborgs Stads medarbetar- och arbetsmiljöpolicy framgår bland annat att stadens chefer ansvarar för att leda och kommunicera verksamhetens uppdrag och mål så att förväntade resultat uppnås. Vidare ansvarar cheferna för en god och säker arbetsmiljö och ett hållbart arbetsliv samt att skapa förutsättningar för detta. Lagar och Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd anger godtagbara lägsta standard för god arbetsmiljö. Göteborgs Stad eftersträvar högre standard än minimikraven. Stadens chefer har således högt ställda krav att leva upp till. Det är därför av stor vikt att cheferna får de förutsättningar och resurser som krävs för att kunna uppfylla de krav som Göteborgs Stad ställer. Kommunfullmäktige uttrycker i sin budget att insatserna för att ge cheferna rätt organisatoriska förutsättningar för att utöva sitt ledarskap på bästa sätt behöver stärkas 2. Fullmäktige konstaterar även att staden har omfattande uppföljningsprocesser och att den administrativa bördan ska minska under mandatperioden. I syfte att minska bördan ska nämnder och styrelser föra en tydligare dialog med förvaltningarna och bolagen om vad som ska, och inte ska, följas upp 3. 1 Job Demands, Job Resources and Consequences for Managerial Sustainability in the Public Sector, Linda Corin, 2016-04-29. 2 Kommunfullmäktiges budget 2017, s. 54. 3 Kommunfullmäktiges budget 2017, s. 7.
Projektplan 3 I budgeten trycker kommunfullmäktige även på att staden ska inleda ett systematiskt arbete för att i vissa arbetsuppgifter avlasta de yrkesgrupper som idag utsätts för hög belastning. Yrkesgrupperna ska avlastas genom att arbetsgivaren och de fackliga organisationerna identifierar arbetsuppgifter som i stället ska utföras av kompletterande personal. Det ska samtidigt även prövas om avlastning kan ske genom att it-stödet görs mer användarvänligt och funktionellt 4. Arbetsmiljöverket genomför för närvarande inspektioner över hela landet. I fokus är första linjens chefer inom vård och omsorg och inspektionerna omfattar chefernas arbetsmiljö, arbetsbelastning och tillgång till stödfunktioner i organisationen. Bakgrunden till inspektionerna är signaler från både skyddsombud och arbetsgivarrepresentanter om att arbetsbelastningen är hög och att det ofta är otydligt vem som har mandat att fatta beslut om åtgärder som påverkar arbetsmiljön. Revisorsgruppen har beslutat att förutsättningarna för Göteborgs Stads chefer ska granskas under 2017. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om nämnder och styrelser säkerställer att cheferna har tillräckliga förutsättningar för att fullfölja sina uppdrag på ett ändamålsenligt sätt. Bedömningen tar sin utgångspunkt i följande revisionsfrågor: 1) Har nämnder och styrelser tydliggjort chefernas uppdrag? 2) Följer nämnder och styrelser upp chefernas förutsättningar för att genomföra sina uppdrag? 3) Vidtar nämnder och styrelser åtgärder med anledning av resultatet av uppföljningen? 4 Kommunfullmäktiges budget 2017, s. 54.
4 PROJEKTPLAN Med förutsättningar avser vi bland annat resurser kopplat till uppdrag styrning och styrmekanismer 5 vilket inflytande cheferna upplever sig ha över sin arbetssituation hur extrauppdrag och tillkommande uppgifter hanteras. Ansvariga nämnder och styrelser Granskningen omfattar kommunstyrelsen, idrotts- och föreningsnämnden, stadsdelsnämnderna Majorna-Linné och Angered, trafiknämnden samt Bostads AB Poseidon och Göteborg Energi AB. Kommunstyrelsen kommer att granskas såväl utifrån sitt uppdrag att leda och samordna kommunen som helhet som utifrån sitt ansvar att leda den egna förvaltningen. Urvalskriterier Kommunstyrelsen valdes för att den har det övergripande ansvaret för chefernas förutsättningar bland annat genom sin uppsiktsplikt och den aktiva ledning och samordning som den ska bedriva enligt kommunallagen 6. Stadsdelnämnderna och facknämnderna valdes utifrån deras låga värden på NMI (nöjd medarbetarindex) och HME (hållbart medarbetarindex) ur Chefsenkät 2015. 5 Styrmekanismer är exempelvis: Målstyrning (mål, uppföljning (prestationsmätning) och åtgärder), Regelstyrning (extern och intern), Mindre formaliserad styrning (rekrytering, utbildning, socialisering, värderingar, förhållningssätt) och Budgetstyrning (variant av målstyrning). Överdos av styrning? Chefers upplevelse av styrning, arbetsmiljö och stöd. Föreläsning för personal på stadsledningskontoret, Göteborgs Stad av Siverbo och Cäker, Högskolan i Väst samt University of Gothenburg, 2016-10-27. 6 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens [ ] angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuellt gemensamma nämnders verksamhet. [ ] KL 6 kap. 1.
Projektplan 5 Alla bolag deltog inte i Chefsenkät 2015. Det behövs relativt stora bolag för att det ska finnas flera chefsnivåer och att de storleksmässigt ska vara jämförbara med övriga enheter i granskningen. Därför valdes Göteborg Energi AB och Bostads AB Poseidon. Revisionskriterier Stadsrevisionen kommer att använda följande revisionskriterier för att bedöma granskningens iakttagelser. Lagar och förordningar Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd 2001:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd 2015:4, Organisatorisk och social arbetsmiljö Kommunens interna styrdokument Medarbetar- och arbetsmiljöpolicy samt riktlinje för Göteborgs Stad Göteborgs Stads Budget 2017 Övriga relevanta styrdokument och arbetsmaterial hos kommunstyrelse samt nämnder och bolag Aktuell forskning Granskningen kommer att ta stöd i aktuell forskning genom referenser och uppslag från bland andra Siverbo och Cäker (2016) samt CHEFiOSforskarna 7 vilka genomfört olika forskningsstudier om förutsättningar för chefer i bland annat Göteborgs Stad. Metod och avgränsningar Granskningen kommer att genomföras med hjälp av enkäter, dokumentstudier och intervjuer. 7 CHEFiOS: Chef Hälsa Förutsättningar inom Offentlig Sektor, Så skapas goda jobb och en väl fungerande verksamhet i offentlig sektor, Anders Östebo, Annika Härenstam, Göteborgs Universitet, 2013.
6 PROJEKTPLAN Granskningen omfattar första linjens chefer. Emellertid kommer chefsnivåer över första linjen att behöva intervjuas för att följa och granska den styrkedja som skapar förutsättningar för första linjens chefer. Med första linjens chefer menas här i första hand enhetschefer eller motsvarande som utgör den sista chefsnivån i en organisation och har både budget- och personalansvar. De arbetar alltså ofta i direkt kontakt med den praktiska verksamheten. Undantag kan förekomma, med andra ansvar och benämningar på valda chefer, beroende på vilken organisation som berörs i granskningen. Granskningen kommer inte att omfatta Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling (Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd 2015:4) då förekomsten av dessa enligt Chefsenkät 2015 var låg. Granskningen omfattar i huvudsak chefers förutsättningar under år 2017. Hänvisningar till tidigare år kommer att behöva göras avseende exempelvis enkätresultat samt forskningsstudier. Oberoende och integritet De sakkunnigas oberoende och integritet har prövats enligt stadsrevisionens oberoendedeklaration vilken baseras på Sveriges kommunala yrkesrevisorers modell. Inga omständigheter har framkommit som kan ifrågasätta förtroendet för de sakkunnigas oberoende och integritet som granskare. Projektorganisation Granskningen kommer att genomföras av Johan Osbeck (projektledare), Carina Carresjö, Linda Brunnegård Gelzinger och Mats Bengtsson. Avrapportering Avrapportering till revisorsgruppen planeras att ske under hösten 2017.
Projektplan 7 Kvalitetssäkring Rapportens innehåll kommer att stämmas av med de granskade verksamheterna. Kvalitetssäkring sker genom projektets styrgrupp och kvalitetsansvarig för fördjupade granskningar. Johan Osbeck certifierad kommunal yrkesrevisor, projektledare
8 PROJEKTPLAN goteborg.se/stadsrevisionen