Optimering av licenshantering Hur arbetar FMV? Björn Spåra 2008 01 29
2 Bakgrund
3 SAM arbete
4 SAM arbete
5 SAM arbete
6 SAM arbete Genom ett outsourcingavtal mellan FMV och WM-data fick Crayon, som SAM specialiserad underleverantör uppdraget att tillsammans med FMV och WM-data driva arbetet med Software Asset Management.
7 Projektet Påbörjades hösten 2006
8 Projektet Etableringsfasen avslutades våren 2007
9 Projektet därefter
10 Projektet löpande förvaltning.
11 Genomförande Verifiera omfattning Projekt /Tidplan Resursallokering Processinventering Kontroll av processer för beställning, installation och avinstallation mm. Kontroll av tekniska förutsättningar Godkännande av inventeringsverktyg Processförändring Teknisk installation Nyttjandemönster Licensinventering Dokumentation Verifiering av insamlad data GAP analys Scenarioanalyser Analys av befintliga processer Kortsiktiga rekommendationer Långsiktiga rekommendationer Löpande inhämtning av inventeringsdata Löpande registrering av licensinformation & inköp Rapportering & Avstämning Rekommendationer, Rådgivning & Support i SAM frågor Avtalsförhandling
12 Krav För att leverera enligt krav: Inventera krav Kundkrav (FMV) Leverantörskrav (ingångna avtal) Koppla krav till funktion Skapa processer som stödjer funktionen Implementera stödsystem
13 Teknisk lösning Inventory / Asset DB Catch DB Klienter & Servrar Catch Agent SAM Advisory IT/Inköp Kundtjänst
14 Livscykel
15 Var projektet lyckat?
16 Uppnådda kvalitetsmål Effektivt nyttjande av befintliga licenser Kontroll på kostnader Minimerad risk (i samband med revision) Minimerad arbetsinsats (i samband med revision) Strategisk planering av nyinvesteringar
17 Lärdomar
18 Lärdom 1 SAM-verktyg skall bemötas med skepsis!
19 Lärdom 1 Då syftet med SAM är att vara rätt licensierad Genom processer för regelbunden inventering, och Avstämning mot licensinnehav och regelverk Konstaterar vi att verktyg är fel sida att böja med.
20 Lärdom 1 Att vara rätt licensierad innebär att man följer tillverkarens licensvillkor. För att försäkra sig om detta måste man: Läsa licensavtalen Förstå hur programvaran får användas Skapa förutsättningar för att mäta nyttjande enligt gällande villkor
21 Lärdom 1 EXEMPEL
22 Lärdom 1 Licensed Device. Before you use the software under a license, you must assign that license to one device (physical hardware system). That device is the licensed device. A hardware partition or blade is considered to be a separate device.
23 Lärdom 1 You may install and use any number of copies of the software and any prior version of the software on the licensed device.
24 Lärdom 1 Office Pro Plus 2007 Office Std 2003 Access 97 Proof of License Office Pro Plus 2007 Man måste i detta fall endast räkna högsta versionen Hur vet verktyget vilken som skall räknas...? Application Groups hjälper INTE!
25 Lärdom 1 Men vem har flera versioner av samma program installerat? Om man grupperar program och räknar per dator måste väl... En dator bestyckas med Office: Installationspaketet skapades med Select media Office SR-1 installeras några månader senare Användaren installerar en tilläggsmodul till Access från ett MSDN media
26 Lärdom 1 Hur många Office versioner finns installerade på denna dator enligt Add/Remove programs?
27 Lärdom 1 Slutsatser: Det krävs manuellt arbete Det krävs specialistkompetens som inte finns att tillgå i något verktyg
28 Lärdom 2 Om användarna har möjlighet att installera program på sina datorer kommer dem att göra det.
29 Lärdom 2 Standardiserad plattform Endast godkända applikationer kan installeras Dessa beställs via en tjänsteportal Attesteras av avdelningschef Installeras via SMS Kostnadsförs på rätt enhet
30 Lärdom 2 Trots det.. Glömde att publicera kostnaden för programvaran på tjänsteportalen!
31 Lärdom 2 Lyckligtvis upptäcktes problemet innan det blev kritiskt.
32 Lärdom 2 Slutsatts: Attest är ingen garant om inte den som attesterar görs uppmärksam på kostnaden
33 Nytt Microsoft avtal
34 Vanliga misstag Diskuterar direkt med tillverkaren Kommer överens med tillverkaren om vad som skall köpas, och hur Låter sig pressas av tillverkarens tidsbegränsade erbjudanden Begär in pris från leverantörer
35 Resultat Man köper fel Man betalar för mycket
36 FMV:s metod Ta hjälp av en kompetent partner som Påvisar flera möjligheter än tillverkaren presenterat Påvisar långsiktiga ekonomiska konsekvenser för respektive alternativ Gör en fullständig scenarioanalys kopplat till it-strategi
37 Resultat Ett MYCKET förmånligt avtal
38 Summering Minimerad revisionsrisk Maximerad effektivitet i licensportföljen Förbättrad förhandlingsposition
39 08 505 307 30