Myndigheter drabbas av brand varje dag! Hur har du förberett din arbetsplats?



Relevanta dokument
Företag drabbas av brand varje dag! Hur har du förberett din arbetsplats?

Vägen till trygg och säker förvaring går via denna blankett. Fyll i den efter bästa förmåga så hjälper vi dig till rätt lösning. mått. antal.

Svensktillverkade brandklassade skåp för förvaring av dokument!

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Granskning av personalakter

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Planera lokaler för arkivförvaring

Frågor vid tillsyn hos Myndigheten X

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren

INSTRUKTION. Checklista för arkivlokaler INSTRUKTION Box Alvesta, Sverige SYDARKIVERA.SE

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Sammanställning av återstående åtgärder efter arkivtillsyn

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Arkivreglemente för Strängnäs kommun

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för idé- och samhällsstudier den 17 september 2014

Brandskyddsklassad förvaring

Id nr Samtliga skåp är certifierade enligt SS års garanti mot fabrikationsfel på skåpet. 1 års garanti på låsfunktionen.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.

Målet för Trosa kommuns arkivverksamhet är

Arkiveringshandbok vid Malmö högskola

Inspektion av arkivvården vid Mora tingsrätt den 23 april 2014

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Regler för dokument- och ärendehantering

Pro serien Nyckelskåp! Skåp i säkerhetsklass SS3492 Skåp från 30 nyckelkrokar till 880 krokar

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Fem steg för bästa utvecklingssamtalet

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

Trycksaker i små serier med riktigt snabba leveranser!

STATLIGT RAMAVTAL MÖBLER & INREDNING. Avtal :017. Kinnarps AB SORTIMENT BIARO OMR A MÖBLER FÖR ARBETE & FÖRVARING

Lathund för att storstäda i närarkiv och arbetsrum

ATT PLANERA, UTFÖRA & DRIFTA ARKIVLOKALER

Sidnummer 1(6)

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Totalförsvarets pliktverk Regionkontor Kristianstad (RKK) den 13 maj 2008.

Butiks- och partihandelsförsäkring

Arkivlagen Socialtjänstlagen LSS Patientdatalagen Råd om bevarande och gallring

Energi och Klimat. Hållbarhetsportalen används för att redovisa och förändra energianvändningen samt minska klimatutsläppen.

diligentia Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö

Säker förvaring. Brandklassade privatskåp SMP

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Statligt ramavtal Säker förvaring. Kontaktuppgifter. Delområde: Brandskyddsklassad förvaring

Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Arkivinspektion samhällsbyggnadsförvaltningen

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

FÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: Dnr: 97/95 Sid: 1

Ansökan om stimulansme del till kommuner och landsting för en bättre vård och omsorg om äldre personer år 2011

Arkivreglemente Mjölby kommun

Stadsarkivets tillsynsbesök hos nämnden för hälsa och omsorg

Informationshanteringsplan

HÅLLBARHET. Ett arkiv skall återspegla föreningens verksamhet!

CHECKLISTA LJUDGUIDE FÖR FÖRSKOLAN

Läs om hur ditt företag kan integrera barns rättigheter i ert hållbarhetsarbete och ansvarsfulla företagande med hjälp av barnrättsprinciperna för


Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Information. Utvecklingssamtal. Enköpings kommun

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad

Revisionsrapport: Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur

work SKI AVTALSPRISLISTA FÖRVARING-E SVENSK INREDNING FÖR ARBETSPLATSER SEDAN 1915

Aritco Villahissar. Inspiration för ditt hem.

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH , HSV , HSK ---

2011 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, CHALMERS / GU. Bevarande/ Gallring

Aktivitetsbaserad Arbetsmiljö

Compactus Office. Constructor Sverige AB. Huvudkantor Anders Personsgatan Göteborg Tel: Fax:

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsnivå rutin inom barn- och utbildningsförvaltningen Mer information finns i ledningsverktyget.

Öppen på jobbet? Checklistor för HBTQ-frågor på arbetsplatsen

Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

Aktivitetsstyrd Arbetsmiljö

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Dokument- och arkivreglemente för Stockholms läns landsting

Arkivreglemente. Styrdokument

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun

Räddningstjänsterna i Halland informerar om. Brandfarliga och explosiva varor

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige , med senaste ändring

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

InItIatIvet för. reko arbetsplats

Dokumenthanteringsplan

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

Hur vill du hålla kontakten? Behöver du beställa något mer? Håll dig uppdaterad om nyheter och insikter. EFG är tillgängligt dygnet runt.

Funktionshinderområdet och äldreomsorgen

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

Verktygslådan SMART. Årlig utredning

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Transkript:

Lucky Look / Alamy Elden förintar allt som inte skyddas. Elden gör tusentals svenskar arbetslösa varje år. Tre av fem företag tvingas avveckla. Även om en myndighet inte läggs ned kommer dess verksamhet, personal och brukare att drabbas. Vad svarar man sina brukare när underlaget är borta, när ansökningar, protokoll och korrespondens inte längre finns?

Myndigheter drabbas av brand varje dag! Lucky Look / Alamy Hur har du förberett din arbetsplats? Tiderna förändras Arbetssätten och arbetsplatserna förändras och kräver nya rutiner för säker förvaring och arkivering. En sak som dock inte har förändrats är kravet på att en allmän handling skall skyddas mot brand, vatten och annan skada. Idag skannar vi mer och det ökar tillgängligheten på handlingen men innebär inte att man kan slänga originalet då kravet på hur myndigheter skyddar sina original kvarstår oavsett i vilken form det finns. Säkerhetsbältet saknas Tidigare byggde fastighetsägaren i större utsträckning klassade närarkiv i fastigheterna, men med dagens krav på flexibilitet och möjlighet till att förändra lokalernas funktion sker inte det i samma utsträckning. Det gör att pågående ärenden ofta förvaras oskyddade ute på arbetsplatserna och i förråd som inte ger det skydd som kraven anger. En vanlig missuppfattning är dessutom att myndigheten endast har krav på sig att skydda slutbehandlade ärenden medan i själva verket kraven är lika stora på att skydda de pågående ärendena. Man glömmer kanske att dagens arbetsinsatser blir morgondagens arkiv.

Kontinuitetsplanera! Planera för en fortsättning efter branden Det är viktigt att gå igenom hur verksamheten ser ut direkt efter en brand, vilka handlingar och data ni är beroende av för att kunna fortsätta med era åtaganden mot brukare och andra intressenter. För att ge verksamheten förutsättningar för fortlevnad måste t.ex. all dokumentation för pågående ärenden, dokumentation av klienter, diarium och ekonomiska underlag finnas kvar. Se även till att nyckelpersonerna har tillgång till de uppgifter de behöver för att kunna fortsätta sina arbeten utan avbrott. Säkra personalen Vi är ofta bra på att skydda och evakuera personalen vid brand. Tänk också på att skydda personaluppgifter som t.ex. anställningsavtal, underlag för pensionsinbetalningar, löneutbetalningar, rehabiliteringsutredningar, uttagen semester mm. Vad säger lagen? En handling som har kommit in till eller upprättats vid en myndighet och som förvaras där, är en allmän handling. Allmänna handlingar skall förvaras så att de skyddas mot brand, brandgas och skadlig upphettning, vatten och skadlig fukt, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Lagen om skydd mot olyckor innefattar att man kontinuerligt skall bedriva ett aktivt brandskyddsarbete för att minimera skadorna vid brand. Det gäller i högsta grad de pågående ärendena och det arbetsmaterial som personalen behöver för att fortsätta med sina uppgifter direkt efter brand eller annan skada. Utöver vad lagen säger kan man lätt föreställa sig de problem som uppstår om alla originalhandlingar, pågående eller avslutade, förstörs i samband med brand. T.ex. kan det innebära att underlag inför eventuella besvär av myndighetens beslut inte finns kvar, att viktiga utredningar omöjliggörs eller att det fattas ett eller flera år i kommande forskningsprojekt. Ulf H Holmstedt - Megapix Förutom arkivlagens bestämmelser har man inom kommuner och landsting ett eget arkivreglemente som noga anger vad som ska gälla. Det Traditionella Kontoret. Moderna fastigheter saknar ofta ett brandklassat närarkiv. Viktiga dokument förvaras oskyddade långa tider innan slutarkivering sker. Konsekvenserna blir förödande vid brand. Det Nya Kontoret. Dokument som produceras läggs omedelbart i brand-, vatten- och stöldsäkert förvar. I händelse av brand finns de ovärderliga dokumenten kvar och arbetet kan återupptas.

SH 50 SD 160 En förberedd arbetsmiljö med sikte på framtiden! Tryggheten finns där. Drabbas verksamheten av brand är tiden för avbrott minimerad och förutsättningarna för en snabb uppstart de bästa! Brandklassade skåp bör alltid placeras vid källan, dvs. där handlingarna används och skapas, för att underlätta användandet. Skydda mindre mängder handlingar direkt vid arbetsplatsen Vår brandklassade hurts skyddar hängmappar eller pärmar och ryms under skrivbordet. Den är försedd med hjul för att enkelt kunna flyttas. Brandklassade dokumentskåp serie SD har mått som gör dem lättplacerade inne på kontorsrummet och är lämpliga för förvaring av t.ex. A4 pärmar i mindre mängder.

SA 580 Skydda större mängder handlingar i anslutning till arbetsplatserna SA-serien är utvecklad för att fungera som närarkiv och skydda stora mängder handlingar på minsta möjliga golvutrymme. Skåpen har en unik brandisolering som gör att väggarnas tjocklek kan hållas nere. Måtten minskar, vikterna är låga och skåpen blir lättplacerade. Skåpen är lackerade med en neutral och slagtålig strukturerad pulverlack. Inredning, dörrhängning och lås anpassas efter behov. Prata med oss, vi hjälper gärna till med konkreta förslag på lösningar och produkter.

Hurts SH 50 Närarkiv SD 110/160 Närarkiv/slutarkiv SA 330 Secura Sweden AB är ett familjeföretag med mer än 60 års erfarenhet av utveckling, tillverkning och försäljning av brandklassade skåp. Vi är 7 personer som arbetar med försäljning och utveckling från våra kontor i Knivsta och Ånge. Vår produktion är utlagd på externa tillverkare. Huvuddelen av vår tillverkning sker i Sverige då vi värderar möjligheten att kundanpassa varje skåp utan att leveranstiderna påverkas. Eftersom vår verksamhet baseras på att det brinner har vi genom åren skaffat oss en bred och djup kunskap om effekterna av brand i olika verksamheter och hur katastrofen kan förebyggas. Det innebär också att vi kan ge er rätt och saklig information som kan vara till hjälp när ni förbereder er verksamhet för brand. Kontakta oss gärna om ni önskar mer information, broschyrmaterial, hjälp med produktförslag eller prisuppgifter. Ni kan naturligtvis även gå in på vår hemsida, www.secura.se, där man enkelt kan ladda hem broschyrer, bilder på skåp, prislistor mm. Närarkiv/slutarkiv SA 580 Mer info på www.secura.se Vi svarar gärna på frågor, tel 018-34 95 55 eller info@secura.se