Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel

Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel Lokal nivå Datum: 2012-05-29 Publ.nr: MSB 419 MSB:s kontakt: Enheten för system och tjänster Rakelverksamheten Tel vxl. 0771-240 240

2 Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Förvaltning och revideringsrutin... 3 1.3 Avgränsning... 3 2 Utbildning och övning... 4 3 Larmkedjan och TiB-funktionen... 4 4 Ledning och samverkan på lokal nivå... 5 4.1 Scenario: Storm... 6 4.1.1 Sambandsbehov... 6 5 Samverkan med Sveriges Radio (SR)... 8 6 Talgrupper för ledning och samverkan... 8 6.1 Talgrupp Natmöte 1 3... 8 6.1.1 Allmänt... 8 6.2 Talgrupp Länmöte 1 9... 9 6.2.1 Allmänt... 9 6.3 Talgrupp LednOmr... 9 6.3.1 Allmänt... 9 6.3.2 Programmering... 9 6.4 Talgrupp LednLän... 9 6.4.1 Allmänt... 9 6.4.2 Programmering... 9 6.5 Talgrupp KÖS 1 5... 10 6.5.1 Allmänt... 10 6.5.2 Programmering... 10 6.6 Talgrupp LednAlla... 10 5.4.1 Allmänt... 10 6.6.2 Programmering... 10 6.7 Talgrupp Alla 1 5... 10 6.7.1 Allmänt... 10 6.7.2 Programmering... 11 6.8 Länktalgrupper... 11 7 Definitioner... 11 7.1 Händelsegrader... 11 7.2 Samverkanstyper... 12 7.3 Arbetsområden med kommunikationsbehov... 12 7.4 Arbetsområdenas utbredning... 13 8 Programmeringsunderlag och nummersättning... 13

3 1 Inledning I Sverige ligger ansvaret för strategisk samverkan och operativa åtgärder av nationell karaktär på myndighetsnivå. Vid svåra kriser med sektorsövergripande konsekvenser ska både den strategiska och den operativa verksamheten samordnas mellan berörda aktörer. Myndigheter med särskilt ansvar för krisberedskap har av regeringen ålagts att ha grundläggande beredskap och förmåga att snabbt och effektivt agera och vid en krissituation och via Rakelsystemet samverka. Dessa myndigheter och särskilt viktiga aktörer i krisberedskapssystemet har genom detta dokument enats om former för ett gemensamt arbetssätt i Rakelsystemet. En förutsättning för att Sverige ska kunna upprätthålla en förmåga att motstå allvarliga störningar är att Rakelsystemet används i det dagliga arbetet och för de ordinarie arbetssätten. Genom att organisationerna använder Rakel i den dagliga verksamheten säkerställs att kommunikationen mellan olika nivåer fungerar och att Rakelsystemet även fungerar vid en kris. Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel är ett övergripande styrdokument som utifrån ett lokalt, regionalt och nationellt behov beskriver hur samverkan ska ske med stöd av Rakelsystemet och dess talgrupper. Talgrupper kan beskrivas som gemensamma motorvägar vilka kan användas för kommunikation och informationsdelning, både inom en organisation och mellan olika organisationer. I denna bilaga till riktlinjerna presenteras ett antal talgrupper för ledning och samverkan på lokal nivå samt hur dessa är tänkta att användas. Det finns även riktlinjer för talgrupper som är tillgängliga för användare på regional- och nationell nivå samt för Rakelanvändare inom respektive Rakelzon. Utöver detta finns också talgrupper som är tillgängliga för en begränsad användarkrets ut ifrån en specifik verksamhetskaraktär tex blåljusorganisationerna. 1.1 Syfte Bilagan ska ge förutsättningar och stöd för organisationer på lokal nivå att planera för införandet och användandet av Rakel. Riktlinjerna ska även utgöra valet för spontan samverkan mellan olika aktörer på lokal nivå. 1.2 Förvaltning och revideringsrutin Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) är ansvarig för förvaltning och revidering av dokumentet Nationella riktlinjer för samverkan i Rakel. Detta dokument revideras årligen enligt en fastställd revideringsrutin. Revideringsrutinen finns att läsa på MSB:s webbplats (www.msb.se). 1.3 Avgränsning Denna bilaga hanterar extern spontan samverkan mellan olika Rakelaktörer på lokal nivå se under rubriken definitioner 6.9.

4 2 Utbildning och övning Utbildning och övning ska utgöra en naturlig del i verksamheten för alla aktörer med ansvar inom samhällsskydd och beredskap. Tvärsektoriella övningar är viktiga där olika samhällsektorer medverkar för att öka den gemensamma förmågan vid olyckor och kriser på lokal, regional och nationell nivå. Ansvarsprincipen innebär även ansvar för samverkan och regelbundna samverkansövningar. Lika viktigt är att öva den grundläggande förmågan inom egen organisation. 3 Larmkedjan och TiBfunktionen Aktörer på lokal nivå kan vara sådana som enligt lagstiftning kan förväntas ha någon form av ständigt tillgänglig tjänsteman, tjänsteman i beredskap (TiB). Det kan dock vara så att andra aktörer på lokal nivå saknar denna uttalade tjänstemannafunktion. Dessa aktörer ska dock ändå få möjligheten att vara en del i det svenska krishanteringssystemet med Rakel som verktyg. En användarorganisation som saknar en formell tjänsteman i beredskap, men som trots det behöver vara mottagare av utlarmning i krishanteringssystemet ska utse en utpekad Rakelmobil (ett utpekat anropsnummer) med tillhörande brukare som ska vara ständigt tillgänglig kontaktpunkt till hela aktörens organisation. Denna mobil ska kontinuerligt passa de nationella larmtalgrupper som är utsedda av MSB. Via denna talgrupp erhåller användarorganisationen larm-sds inklusive så kallad Unit Alert eller en Call Out från SOS Alarm AB. Larm på nationell nivå kan komma via två vägar antingen från SOS Alarm AB enligt avtal för krisberedskapssystemet eller via den myndighet som har skyldighet att larma övriga i krisberedskapssystemet och som informerar SOS Alarm AB om alarmering. En användarorganisation som saknar formell tjänsteman i beredskap och som behöver kunna vara en initiativtagare till aktivering av krishanteringssystemet måste dels vara mottagare av utlarmning enligt ovan, dels ha anmält till SOS Alarm AB vilka individer som har rätt att aktivera krishanteringssystemet. Den praktiska hanteringen sköts i dessa fall på samma sätt som om aktören hade en formell tjänsteman i beredskap. Rekommendationen för Rakelmobiler på länsstyrelsernas och andra myndigheters ledningsplatser är att de funktionsnummersätts med noll noll (00) i slutsiffror för en stationär Rakelmobil station vid en ledningsplats, noll, ett (01) för en bärbar Rakelmobil vid en ledningsplats och åtta, åtta (88) för tjänsteman i beredskap. Detta berör framförallt myndigheter och länsstyrelser samt kommunala tjänstemän i beredskap, om sådana förekommer. Den här

5 nummersättningen rekommenderas även för andra organisationer som har tjänsteman i beredskap. Ovanstående figur illustrerar flödet i larmkedjan i det svenska krisberedskapssystemet För att kunna göra den talgruppstilldelningen är det nödvändigt att de inblandade aktörerna genomför en sambandsplanering för det fortsatta arbetet. I en sådan planering bör färdiga tillämpningar av talgruppsanvändning användas i första hand, därefter färdiga metoder för talgruppsanvändning och i sista hand så kallade ad-hoc-lösningar. Färdiga tillämpningar anses vara mest naturliga att använda för de olika aktörerna. Finns inte sådana, är färdiga metoder en trygghet att vila på. Ad-hoc-lösningar måste vara ett sistahandsval eftersom sådana inte har en prövad operativ förankring. Dessa kan därför bli svårimplementerade för ovana aktörer. 4 Ledning och samverkan på lokal nivå Rakel förväntas kunna utgöra en kommunikationsväg för ledning och samverkan vid olika händelser på lokal nivå. På lokal nivå utförs ledning inom den egna organisationen. Samverkan sker mellan aktörer från berörda organsisationer.om händelsen så, mellan de olika aktörerna. Samverkan vid en lokalhändelse kan, om behov finns, även genomföras på regional- och nationell nivå. Kommunikationsvägarna för ledning och samverkan ska vara användbara i vardagsarbetet och i krisledningsarbetet.

6 4.1 Scenario: Storm Kvällen den 9 februari uppstår en lokal storm som har sitt centrum över Sydstad och dess grannkommun Normalköping. Stormen pågår under hela natten och bedarrar fram mot morgontimmarna. Förutom vinden för ovädret också med sig snö i rikliga mängder, c:a 50 cm. Snön i kombination med blåsten orsakar flera nedblåsta luftledningar för el- och telefonidistribution. El- och telefoniförsörjningen är därför utslagen i stora delar av de båda kommunerna på morgonen. Sydstad har fortfarande strömförsörjning i huvudorten, medan flertalet mindre tätorter och landsbygden är helt strömlösa. Normalköpings Elverks transformatorstation har slagits ut på grund av det rikliga snöandet. I princip hela Normalköping, inklusive huvudorten, är därför utan el och telefoni. Sjukhusets och de kommunala vårdinrättningarnas nödströmsförsörjning har i de båda kommunerna gått igång normalt, men drivmedelstillförseln till dessa har inte säkerställts. SMHI:s prognos för de kommande dygnen pekar på fallande temperaturer (ner mot 15ºC) och ytterligare påspädning av snötäcket med ytterligare omkring 10 15 cm under en tredygnsperiod. Såväl Trafikverkets som kommunernas snöröjningsentreprenör har stora svårigheter att röja snö då vägarna också är blockerade av nedfallna träd. LRF gör tillsammans med Sydstads miljökontor en översiktlig inventering för att se hur många lantbruk och djurbesättningar som kan förväntas få problem med den normala skötseln, men också med eventuella smitt- och sjukdomsspridningar efter ovädret. Hemtjänstens patruller har svårt att dels få till bemanningen överhuvudtaget då de anställda inte kommer till jobbet, dels att nå ut till sina vårdtagare. Polisen får vid sjutiden på morgonen samtal via 11414 om en bil som står nerkörd i ett dike utmed en riksväg. Det uppfattas som att det sitter en omkommen person i den översnöade bilen. 4.1.1 Sambandsbehov I ett sådant här scenario är det i mångt och mycket omöjligt att från början identifiera vilka aktörer som har sambandsbehov på vilken nivå. Likartade organisationer kan fungera på olika sätt på olika geografiska platser. Ett tydligt exempel på detta är primärkommunerna. Att då kunna hantera scenariot med statiska talgrupper som hanterar kommunikation mellan utvalda aktörer ter sig som en omöjlighet.

7 En sambandsanalys skulle kunna se ut såhär: Istället får en generell systematik användas för talgruppsanvändning där talrättigheterna måste sättas mycket vida. Finns sedan behov av att inskränka talrättigheterna får det ske efter hand, efter en genomförd situationsanpassad sambandsanalys. Systematiken kan beskrivas enligt bild: För att operativt hantera spontan samverkan mellan aktörer måste talgrupper med vida talrättigheter användas. Därefter kan en mer detaljerad sambansanalys hantera det fortsatta kommunikationsbehovet med till exempel befintliga statiska talgrupper och grupplänkning mellan dessa, eller mot länktalgrupper.

8 5 Samverkan med Sveriges Radio (SR) Den lokala ledningsnivån har ansvar att lämna information till allmänheten. Detta kan ske genom att involvera Sveriges Radio i lokala ledningsmöten vilka genomförs i talgruppen ZzzzLednAlla. Myndighetsmeddelanden och varningar till allmänheten Att kunna varna och vägleda allmänheten vid en kris kan vara avgörande för möjligheterna att skydda människors liv, hälsa och egendom. Det är därför angeläget att varnings- och informationsarbetet präglas av snabbhet och tydlighet. Radio och TV är det grundläggande medlet för att varna och informera allmänheten. SR:s uppgifter i samverkan Rakel är den primära ingången till SR:s beredskapsfunktioner. Dessa beredskapsfunktioner har TiB som ingår i larmkedjan genom sändningstillstånd med staten. Sveriges Radio AB:s trafikredaktioner och sändningsledning har det operativa ansvaret för Viktigt Meddelande till Allmänheten (VMA) och informationsmeddelanden vilka begärs av räddningsledning eller annan behörig och förmedlas till SR via SOS Alarm Sverige AB. Sveriges Radio förmedlar i sin tur informationen till SVT, TV4 samt till vissa kommersiella radiokanalen. Det är trafikredaktionerna och sändningsledningen som svarar för beredskapsfunktionerna inom SR. Trafikredaktionerna verkar på regional och lokal nivå och rapportera och sänder efter begäran myndighetsmeddelande om störningar i samhällets infrastruktur 6 Talgrupper för ledning och samverkan För kommunikation mellan ledningsfunktioner (samverkansledning) på lokal nivå finns talgruppen LednLän (ledningfunktionstalgrupp län). Talgruppen används även på regional nivå. Samverkan och utförande på lokal nivå genomförs i talgruppen KÖS (kommunöverskridande samverkan). Vilka talgrupper som ska användas för planerad, spontan och rutinmässig ledning och planerat, spontant och rutinmässigt utförande inom en egen organisation skapas i den egna organisationen och nummersätts utifrån tilldelad nummerserie. 6.1 Talgrupp Natmöte 1 3 6.1.1 Allmänt Talgruppen Natmöte kan användas för samverkan mellan aktörer på lokal, regional och nationell nivå, samt för samverkan mellan centrala myndigheter.

9 SOS Alarm AB hjälper till med anvisning av talgruppen för att förhindra störningar mellan samverkansaktiviteter som pågår parallellt. 6.2 Talgrupp Länmöte 1 9 6.2.1 Allmänt Talgruppen Länmöte kan användas för samverkan mellan aktörer inom ett län och för samverkan mellan lokala aktörer. Behov av informationsdelning mellan inblandade aktörer kan ofta skötas via denna talgrupp, vilken normalt innehåller fler aktörer än de inom kommunöverskridande samverkan (KÖS). Vilka som ska ingå i talgruppen avgörs i samverkan med länsstyrelsen via en regional samverkansanalys. Beslutet att använda en av talgrupperna i LänMöte fattas inom ramen för samverkansledning i någon av talgrupperna LednTib eller LednLän. SOS Alarm AB hjälper till med anvisning av talgruppen för att förhindra störningar mellan samtidigt pågående samverkansaktiviteter. 6.3 Talgrupp LednOmr 6.3.1 Allmänt Talgruppen Zzzz LednOmr kan användas för samverkan mellan ledningsfunktioner och områdesansvariga myndigheter inom ett län. 6.3.2 Programmering Talgruppen omfattar länsstyrelserna och kommunerna (organisationsblock 14 och 50). Endast organisationsblock under 14 och 50 som är utpekade av länsstyrelsen ska ha talrättigheter. Talgruppen Zzzz LednOmr skannas inte. 6.4 Talgrupp LednLän 6.4.1 Allmänt Talgruppen Zzzz LednLän används för samverkan mellan ledningsfunktioner på regional och lokal nivå. Vilka aktörer som ingår i talgruppen kan variera mellan olika län. Länsstyrelsen ska i samverkan med andra aktörer inom länet och med hjälp av en samverkansanalys ange vilka som ska ha talrättigheter i talgruppen. 6.4.2 Programmering Talgruppen Zzzz LednLän omfattar initialt användarorganisationerna polisen, kommunal räddningstjänst, SOS Alarm, landstinget, länsstyrelsen och kommunerna samt motsvarande organisationer i angränsande län (organisationsblock 2, 7, 9, 12, 14, och 50). Talgruppen Zzzz LednLän skannas inte.

10 6.5 Talgrupp KÖS 1 5 6.5.1 Allmänt Kommunöverskridande samverkan, talgruppen Zzzz KÖS kan användas för samverkan mellan operativa funktioner på regional och lokal nivå, till exempel mellan länsstyrelsens och kommunernas olika förvaltningar. I det specialfall då ett antal primärkommuner inom en Rakelzon behöver samverka kan KÖS användas. Talrättigheterna omfattar samtliga primärkommuner samt länsstyrelsen inom den aktuella Rakelzonen. 6.5.2 Programmering Talgrupperna ska finnas i alla kommunala Rakelmobiler. Vilka funktioner på länsstyrelsen som ska ha tillgång till talgrupperna ska redovisas i länets samverkansanalys. SOS Alarm AB hjälper till med anvisning av talgruppen för att förhindra störningar mellan samverkansaktiviteter som pågår parallellt. 6.6 Talgrupp LednAlla 5.4.1 Allmänt Talgruppen Zzzz LednAlla kan användas för samverkan mellan ledningsfunktioner inom en Rakelzon. Talgruppen möjliggör samverkan mellan aktörer med ansvar inom området för samhällsviktig verksamhet. Länsstyrelsen ska i samverkansanalysen planera för hur talgruppen ska användas. 6.6.2 Programmering Talgruppen Zzzz LednAlla omfattar ledningsfunktioner vid samtliga användarorganisationer (inklusive företag) med ansvar för, eller påverkan på länets krishantering och krisberedskap. Eftersom detta är en talgrupp avsedd för ledning ska länets samverkansanalys redovisa vilka funktioner eller organisationsblock inom respektive organisation som ska ha talgruppen programmerad. Talgruppen Zzzz LednAlla ska inte skannas. Beslutet att använda LednAlla fattas inom ramen för samverkansledning i någon av talgrupperna LednTib eller LednLän. 6.7 Talgrupp Alla 1 5 6.7.1 Allmänt Samverkanstalgruppen Alla ska finnas statiskt programmerad i alla Rakelmobiler och talrättigheterna omfattar också samtliga Rakelmobiler. När en samverkanstalgrupp Alla används för samverkan eller utförande måste det säkerställas att ingen annan händelse redan hanteras i den valda talgruppen. Talgruppen Zzzz Alla kan användas för spontan samverkan mellan alla Rakelanvändare inom en Rakelzon.

11 6.7.2 Programmering Det är endast talgrupperna Alla 1 2 som programmeras in i Rakelmobilerna. Talgrupperna Alla 3 5 finns i nätet för eventuell dynamisk tilldelning från någon KC. Länets samverkansanalys ska redovisas till de organisationer inom länet som har behov av att ha grannlänens Alla 1 2 programmerade. Talgruppen skannas inte i Rakelnätet. 6.8 Länktalgrupper På nationell, regional och lokal nivå kan finns behov att använda länktalgrupper eller i vissa fall dynamiskt tilldelade talgrupper. För att länkning eller dynamisk tilldelning av en användarorganisations talgrupper ska kunna genomföras förutsätts att dessa talgrupper är åtkomliga i de KCterminaler som ska utföra länkningen eller dynamiska tilldelningen. Länktalgrupper kan användas i situationer där olika organisationers talgrupper behöver sammanlänkas för att möjliggöra samverkan. Om en användarorganisations talgrupper länkas i en länktalgrupp kan användarna fortsätta använda sina egna talgrupper och samtidigt samverka med andra organisationer utan att byta talgrupp. Dynamiskt tilldelade talgrupper kan i vissa fall behövas för att lösa samverkan som inte kan hanteras med länktalgrupper eller sådan samverkan som har hög säkerhet och berör få användare. Dynamiskt tilldelade talgrupper bör särskiljas i namnsättning och parametersättning från övriga talgrupper och vara förlagda i särskilda organisationsblock. 7 Definitioner 7.1 Händelsegrader Normalhändelse Med händelsegraden normalhändelse menas i detta dokument sådana händelser som förväntas kunna hanteras inom ramen för en aktörs eller organisations normala belastningsplanering med avseende på personal- och materielresurser. Särskild händelse Med händelsegraden särskild händelse menas i detta dokument sådana händelser som förväntas kunna hanteras efter särskild planering eller med stöd av förutbestämda rutiner utöver aktörs eller organisations normala belastningsplanering med avseende på personal- och materielresurser. Allvarlig händelse Med händelsegraden allvarlig händelse menas i detta dokument sådana händelser som inte förväntas kunna hanteras inom ramen för en aktörs eller organisations normala belastningsplanering utan förutsätter omprioriteringar av arbetsuppgifter och/eller samverkan med andra aktörer eller organisationer.

12 Anmärkning: Samma begrepp finns i Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2005:13) där definitionen lyder händelse som är så omfattande eller allvarlig att resurserna måste organiseras, ledas och användas på särskilt sätt. 7.2 Samverkanstyper Planerad samverkan Med planerad samverkan avses sådan samverkan som i god tid har hunnit planeras med avseende på talgruppsanvändning, ingående funktioner med mera. Exempel på planerad samverkan kan vara i samband med ett större idrottsevenemang eller en festival. Rutinmässig samverkan Med rutinmässig samverkan menas sådan samverkan där det från början är definierat vilka de ingående aktörerna är och hur talgruppsanvändningen ska vara. Händelsen är dock arts-, tids- och omfattningsmässigt oplanerad. Exempel på rutinmässig samverkan kan vara i samband med räddningstjänst enligt LSO eller i samband med vardaglig samverkan eller kommunikation hos aktiva aktörer. Spontan samverkan Med spontan samverkan menas sådan samverkan som från början varken har definierat vilka som är ingående aktörer eller vilken typ av händelse som samverkan rör. Exempel på spontan samverkan kan vara vid en hastigt uppkommen miljöhändelse där såväl kommunens aktörer som länsstyrelsen och Livsmedelsverket har behov av att samverka både på samverkansledningsnivå och på samverkansnivå. 7.3 Arbetsområden med kommunikationsbehov Samverkansledning Med arbetsområdet samverkansledning menas i detta dokument sådan ledning som rör respektive aktörs egen organisation men sker i samverkan med övriga inblandade aktörers ledningsorganisationer. Ledning Med arbetsområdet ledning menas i detta dokument sådan ledning som berör respektive aktörs organisation och enbart sker inom denna, det vill säga inomorganisatorisk ledning. Samverkan vid utförande Med arbetsområdet samverkan vid utförande menas utförande av arbetsuppgifter som sker i samverkan mellan olika aktörer.

13 7.3.1.1 Utförande Med arbetsområdet utförande menas utförande av arbetsuppgifter som sker inom den egna aktörens organisation. 7.4 Arbetsområdenas utbredning Nedan anges definitioner av arbetsområdenas utbredning i någon mening. Ingen av de geografiska begränsningarna som anges på de olika utbredningsnivåerna behöver vara koncentrerade till ett enda område utan kan mycket väl omfatta flera öar av områden inom den geografiska begränsningen. Lokal Med lokal utbredning menas i detta dokument då arbetsområdet ska hantera en uppgift som inskränker sig till att enbart beröra en enskild aktörs ansvarsområde eller flera aktörer i ett begränsat geografisk område. Med anledning av administrativ historik sätts den geografiska begränsningen för lokal utbredning så att den sammanfaller med primärkommungränserna. Regional Med regional utbredning menas i detta dokument då arbetsområdet ska hantera en uppgift som inskränker sig till att beröra ett större geografiskt område Med anledning av administrativ historik sätts den geografiska begränsningen för regional utbredning så att den sammanfaller med läns- och regiongränserna. 7.4.1.1 Nationell Med nationell utbredning menas i detta dokument då arbetsområdet ska hantera en uppgift som berör större, alternativt flera, delar av nationens geografiska utbredning. 8 Programmeringsunderlag och nummersättning Mer information om programmering och nummersättning kommer att publiceras i ett separat dokument på MSB:s webbplats www.msb.se/rakel.