Tjänsteskrivelse 2013-01-26 KFN 2013.0023 Handläggare: Madelene Hedström Årsredovisning 2012 med verksamhetsberättelse Sammanfattning Kultur- och föreningsförvaltningen har upprättat en årsredovisning för 2012 vilken är grundad på de ekonomiska ramar kommunfullmäktige fastställde den 15 november 2011 237. Årsredovisningen har av förvaltningen utarbetats i två versioner, denna som är en mer utförlig årsredovisning med verksamhetsberättelse som utgör nämndens egen beskrivning av de viktigaste händelserna under det gångna året. Utifrån denna har förvaltningen gjort en kortfattad version, vilken är kultur- och föreningsnämndens redovisning till kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 26 januari 2013. Årsredovisning 2012 med verksamhetsberättelse, Kultur- och föreningsnämnden. Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår Kultur- och föreningsnämnden att godkänna upprättad årsredovisning 2012 med verksamhetsberättelse. Hans Lundell Förvaltningschef Madelene Hedström Ekonom Expedieras till: Förvaltningschef Verksamhetschefer Kontaktekonom c:\temp\mhem94bmgj.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kfn@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Centralplan 7 202 71 MALMÖ 0586-527 96 www.karlskoga.se 212000-1991
Innehållsförteckning FÖRORD... 4 KULTUR- OCH FÖRENINGSNÄMNDEN... 5 SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSEN... 6 KULTUR- OCH FÖRENINGSNÄMNDENS MÅL... 7 Medborgar-/brukarperspektiv... 7 Medarbetarperspektiv... 10 Ekonomiskt perspektiv... 11 Utvecklingsperspektiv... 13 EKONOMI... 14 Driftredovisning (tkr)... 14 Uppföljning treårsbudget, perioden 2011-2013... 14 INVESTERINGAR... 15 NYCKELTAL... 16 KANSLI INFORMATION ARKIV... 17 Sammanfattning... 17 Verksamhet... 17 Årets viktigaste händelser... 18 Framtidsbedömning... 18 Kvalitetsarbete... 18 Kvalitetsåtaganden... 18 Tyck om Karlskoga... 19 Jämförelser med andra... 19 Internkontroll... 20 BIBLIOTEKET... 21 Sammanfattning... 21 Verksamhet... 21 Årets viktigaste händelser... 23 Framtidsbedömning... 24 Kvalitetsarbete... 24 FRITID OCH TURISM... 25 Sammanfattning... 25
Verksamhet... 26 Årets viktigaste händelser... 29 Framtidsbedömning... 30 Kvalitetsarbete... 30 KULTURSKOLAN... 31 Sammanfattning... 31 Verksamhet... 31 Årets viktigaste händelser... 33 Framtidsbedömning... 35 Kvalitetsarbete... 36
FÖRORD Kultur- och föreningsnämnden fastställer två verksamhetsberättelser och en årsredovisning. Årsredovisningen och en kortfattad verksamhetsberättelse lämnas till kommunfullmäktige som en redovisning över verksamhet och ekonomi för det gångna året. Den föreliggande verksamhetsberättelsen för 2012 är nämndens egen och ska mera betraktas som en mer utförlig dokumentation över det gångna året än som en utvärdering av uppnådda mål. Verksamhetsberättelsen har många olika författare och ingen bearbetning har skett, varför det måhända spretar lite i texten. Trots det bör det vara värdefullt - både för oss själva och för dem som kommer efter oss att kunna ta del av all den mångfacetterade verksamhet som bedrivits och de många händelser som ägt rum under det gångna året. Karlskoga 2013-01-31 Siv Björck Kjellgren Ordförande Hans Lundell Förvaltningschef 4
KULTUR- OCH FÖRENINGSNÄMNDEN Ordförande Ledamöter Ersättare: Förvaltningschef Siv Björck Kjellgren Lasse Sjöberg 1:e v ordf (S), Mattias Gustafsson 2:e v ordf (M) tom april, Pia Renman 2:e v ordf (M) från och med maj, Claes Rydén (S), Ejvind Karlsson (S), Jan Henriksson (V), Anna Danielsson (M), Elaine E Lindblom (FP), Kristina Borén (KD) Rune Karlsson (S), Malin Dahlsberg (S), Van The Nguyen (S), Marco de Abreu (S), Anna Lilja (V), Vivian Engström (M), Anette Israelsson (M) t.o.m. november, Tony Ring (M) fr.o.m. december, Inga-Lill Andersson (C), Joakim Brink (KD). Hans Lundell Kultur- och föreningsnämnden har sammanträtt åtta gånger. Nämnden har alltid minst ett tema på varje sammanträde, då något ämne presenteras lite djupare. Exempel på teman under året är Biblioteket RFID och Framtidens bibliotek, Personal, Fotbollsplaner, Konst runt Möckeln, Liv och Hälsa Ung och Rådgivarna. I november genomfördes i samband med nämndsammanträdet en omvärldsdag för hela nämnden. 5
SAMMANFATTNING AV MÅLUPPFYLLELSEN Kultur- och föreningsnämndens ekonomiska resultat 2012 uppgick till ett överskott om 197 tkr. Det totala överskottet för åren 2008-2012 uppgår till 1 247 tkr och kommer att täcka kostnaderna för de interna projekt som pågår i nämndens verksamheter samt den strukturella förändringen Kulturskolan står inför i samband med nedläggning av det estetiska programmet på Möckelngymnasiet. De pågående interna projekten, Nyckeltal, Kulturskolan i framkant och Bibliotek 3.0,syftar till att finna metoder och arbetssätt för utvecklingsarbeten i nämndens verksamheter. Ett samarbete med Karlskoga Folkhögskola i utvecklingsprojektet Mobilisering av civilsamhället i Karlskoga har inletts under året. Syftet är att stärka det civila samhället i Karlskoga och i förlängningen kommuninvånarnas möjlighet till engagemang och eget ansvar för demokrati och välfärd. Utvecklingsprojektet kommer att pågå under två år. Måluppfyllelsen totalt sett visar på att trenden går i rätt riktning. Några av nämndens mål är redan uppfyllda och andra nämndmål kommer att uppfyllas under kommande år med förutsättning att det åtgärdsbaserade arbetet fortsätter i verksamheterna. Tydliga åtgärdsplaner, utvecklingsprojekt och riktade satsningar är grundstenarna i detta arbete. Ett nämndmål uppfylldes inte alls under året, förvaltningen som en attraktiv arbetsplats. Resultaten från medarbetarundersökningen 2012 visar en uppåtgående trend, men resultaten är fortfarande låga inom vissa områden. Ett strukturerat arbetsmiljöprogram, Friskfaktorer, påbörjades under 2012 och drivs gemensamt av förvaltningens ledningsgrupp, arbetsledarna samverkansgruppen samt skyddsombuden. Utvecklingsprojektet Nyckeltal har initierats av förvaltningen i ett led att förbättra och skapa rättvisa jämförelser med andra kommuner inom kultur- och fritidsområdet. I dagsläget finns möjligheten till jämförelser via vissa enstaka nyckeltal, exempelvis via undersökningen Kommunens kvalité i korthet. 6
V I S I O N 2020 KULTUR- OCH FÖRENINGSNÄMNDENS MÅL Målet är uppnått Målet har inte uppnåtts Målet är möjligt att uppnå under 2013 om planerade insatser genomförs Utvecklingsriktningen är positiv Utvecklingsriktningen är negativ Ingen tydlig utvecklingsriktning Medborgar-/brukarperspektiv Fullmäktigemål 1 Karlskoga är en attraktiv kommun som är välkomnande, trygg och säker för alla. Kultur- och föreningsnämndens mål/styrmått 1.1 Spår och leder skall upplevas som välröjda och trygga. Måluppfyllelse/resultat Styrmått 1.1.1 Elbelysta spår, målnivå 4 stycken. 1.1.2 Spår som sköts av föreningar enligt upprättat avtal, målnivå 7 stycken. 1.1.3 Spår som sköts av kommunen, målnivå 2 stycken. 1.1.1 Resultat: 4 stycken (2012) 1.1.2 Resultat: 7 stycken (2012) 1.1.3 Resultat: 2 stycken (2012) Åtgärd: Ingen 1.2 Kommuninvånarna upplever kommunens kulturutbud som rikt och differentierat. Styrmått 1.2.1 Kulturskolans fleråriga kurser skall nå upp till en återanmälningsnivå, målnivå 79 %. 1.2.2 Andelen kunder som är nöjda med bibliotekspersonalens serviceförmåga och kunnighet, målnivå 91 %. 1.3 Kultur- och föreningsnämndens lokaler ska vara fysiskt tillgängliga för alla. Styrmått 1.3.1 Andel av Kultur- och föreningsnämndens lokaler som är fysiskt tillgängliga för alla, målnivå 90 %. 1.2.1 Resultat: 71 % (2012) 1.2.2 Resultat: 97 % (2012) Åtgärd: Fortsatt arbete med Kulturskolans Prova-på-veckor och marknadsföring i skolan. 1.3.1 Resultat: 70 % (2012) Åtgärd: En internkontroll gjordes under 2010 av lokalernas tillgänglighet. Arbete pågår med åtgärder som uppkom vid översynen av lokalernas tillgänglighet tillsammans med fastighetsavdelningen. 7
1.4 Karlskoga är en dynamisk kommun där man vill bo, mötas och verka och i Alfred Nobels anda utveckla och främja innovation och kultur. Styrmått 1.4.1 Antal gästnätter, kommersiella och övriga, målnivå 275 000 stycken/år. 1.4.2 Besökare på Alfred Nobels Björkborn, målnivå 19 500 stycken/år. 1.4.3 Besökare på Arbetaremuseet Gråbo Kulturområdet Rosendal, målnivå 3 900 stycken/år. 1.4.4 Andel pojkar i Kulturskolans frivilliga verksamhet, målnivå 26 %. 1.4.5 Andel flickor i föreningsverksamheten, målnivå 44 %. 1.4.1 Resultat: 286 096 stycken (2011) 1.4.2 Resultat: 21 984 stycken (2012) 1.4.3 Resultat: 5 241 stycken (2012) 1.4.4 Resultat 27 % (2012) 1.4.5 Resultat: 41 % (2012) Åtgärd: Samarbete med SISU för att försöka att höja flickors deltagande i förenings-verksamheten. En fördjupad analys av den 2008-09 genomförda undersökningen Ett jämställt föreningsliv genomförs under 2013. 8
V I S I O N 2020 Fullmäktigemål 2 Medborgarna känner sig nöjda med den kommunala verksamhetens kvalitet och service. Kultur- och föreningsnämndens mål/styrmått 2.1. Brukarna skall känna sig nöjda med det utbud och de aktiviteter som Kultur- och föreningsförvaltningen tillhandahåller. Måluppfyllelse/resultat Styrmått 2.1.1 Hur nöjda brukarna är med de aktiviteter som Kultur- och föreningsförvaltningen tillhandahåller målnivå 87 %. 2.1.2 Antal föreningar vilka uppbär bidrag och som träffar politikerna minst 1 gång/år, målnivå 100 %. 2.1.3 Deltagarna skall uppleva att de får gehör för önskemål och förväntningar på innehållet i kulturskolans kurser, målnivå 87 % (2011). 2.1.4 Ungdomar mellan 15 och 24 år stimuleras till att driva egna arrangemang genom Ung peng, målnivå 8 stycken. 2.1.1 Resultat: 93 % (2011) 2.1.2 Resultat: 98 % (2012) 2.1.3 Resultat: 77 % (2012) 2.1.4 Resultat: 4 stycken (2012) 2.1.5 Andel brukare som upplever att nämnden når nivåerna i kvalitets åtagandena, målnivå NKI 1 82. Mäts genom uppföljning av framtagna kvalitetsåtaganden. 2.1.6 Antal barn i grundskolans årskurs 1-2 simundervisning som lär sig simma, målnivå 85 % 2.1.7 Antal barn i årskurs 5 som klarar simprovet på 200 m, målnivå 85 % 2.1.8 Är biblioteket i sin helhet lika bra som du hoppades? målnivå 91 % 2.1.5 Resultat: Lokalbokningen NKI 70 (2012) Kulturskolan NKI 82 (2012) Biblioteket NKI 87 (2012) 2.1.6 Resultat 87 % (2012) 2.1.7 Resultat: 84 % (2012) 2.1.8 Resultat: 87 % (2012) Åtgärd: En informationsinsats kring ungdomars möjlighet att söka ekonomiska medel inom Ung Peng har påbörjats. Fortsätta informera om kvalitetsåtaganden, exempelvis dela ut broschyrer till de som bokar lokaler. 1 NKI Nöjd Kund Index. NKI 0-40 är ej godkänt (inte alls nöjd), 41-54 innebär att den tillfrågade är ganska nöjd, 55-74 nöjd och 75-100 mycket nöjd. 9
V I S I O N 2020 Medarbetarperspektiv Fullmäktigemål 3 Karlskoga kommun är en attraktiv arbetsgivare, där alla har samma möjligheter. Kultur- och föreningsnämndens mål/styrmått 3.1 Kultur- och föreningsförvaltningen uppfattas som en attraktiv arbetsplats där alla har samma möjligheter 2 Måluppfyllelse/resultat Styrmått 3.1.1 Medarbetarindex, målnivå 68 %. 3.1.2. Ledarskapsindex, målnivå 70 %. 3.1.3 Hur många medarbetare som kan rekommendera den egna arbetsplatsen, målnivå 77 %. 3.1.1 Resultat: 64 % (2012) 3.1.2 Resultat: 63 % (2012) 3.1.3 Resultat: 72 % (2012) 3.1.4 Andel medarbetare som har kännedom om de politiska målen, målnivå 80 %. varav som anser att de politiska målen påverkar det dagliga arbetet, målnivå 60 %. 3.1.5 Andel sjukfrånvaro av totalt arbetad tid, målnivå totalt 4,7 %, kvinnor 6,8 %, män 1,9 %. 3.1.4 Resultat: - 96 % (2012) - 50 % (2012) 3.1.5 Resultat: Totalt 4,7 %, kvinnor 7,4 %, män 1,3 % (2012) Åtgärd: Ett strukturerat program, Friskfaktorer, som gäller arbetsmiljön påbörjades under 2012. Detta kommer att fortsätta under 2013 med stöd av den genomförda medarbetarundersökningen och drivs som ett gemensamt projekt mellan förvaltningens ledningsgrupp, arbetsledarna, samverkansgruppen och skyddsombuden. 2 Mäts genom den medarbetarundersökning som genomförs vartannat år 10
V I S I O N 2020 Ekonomiskt perspektiv Fullmäktigemål 4 Karlskoga kommuns verksamheter bedrivs ansvarsfullt och kostnadseffektivt. Kultur- och föreningsnämndens mål/styrmått 4.1 Utnyttjandet av verksamhetslokalerna skall bibehållas på nuvarande nivå Måluppfyllelse/resultat Styrmått 4.1.1. Idrottshallar, nyttjandegraden av bokningsbar tid, målnivå 88 %. 4.1.2. Strandbadet, antal nyttjandetimmar/vintervecka, målnivå 99 stycken. 3 4.1.3. Nobelhallen, nyttjandegraden av bokningsbar tid 4, målnivå 78 %. 4.1.4. Bibliotekets öppettimmar per vecka sommartid/vintertid, målnivå 53/57 timmar. 4.1.1 Resultat: 84 % (2012). 4.1.2 Resultat: 88 stycken (2012) 4.1.3 Resultat: 75 % (2012) 4.1.4 Resultat: 53/57 timmar 4.1.5. Elevplatser i kulturskolan skall uppgå till minst, målnivå 1 300 stycken. 4.1.6. Kön till Kulturskolan ska minska, målnivå 500 stycken. 4.1.7. Badgäster i Strandbadet, målnivå 127 000 stycken/år. 4.1.8. Antal personer/vecka i Nobelspåret sommar/skidsäsong, målnivå 795/985 stycken. 4.1.9. Andel sökande barn/ungdomar till kulturskolan i åldersgruppen 6-15 år, målnivå 21 %. 4.1.10. Andel aktiva barn/ungdomar till kulturskolan i åldersgruppen 6-15 år, målnivå 21 %. 4.1.5 Resultat: 1 478 elevplatser (2012) 4.1.6 Resultat: 298 personer (2012) 4.1.7 Resultat: 104 251 stycken/år (2012). 4.1.8 Resultat: 846/490 stycken (2012) 5 4.1.9 Resultat: 13 % (2012) 4.1.10 Resultat: 22 % (2012) Åtgärd: Fortsatt marknadsföring av kulturskolans utbud genomförs i skolan och under Prova-På-veckan. 3 Strandbadet hade stängt under vissa dagar i början av 2012 på grund av driftstopp. 4 Issäsong juli-april och Inlinesgolv maj-juli. 5 Skidsäsong vecka 1-9 samt vecka 48-52 under 2012. 11
4.2 Antalet besökare i nämndens anläggningar ska öka Styrmått 4.2.1. Besök per invånare och år på Biblioteket, målnivå 9,6 st. 4.2.2. Besökare i Konsthallen, målnivå 7 700 st./år. 4.3 Kultur- och föreningsnämndens verksamheter bedrivs ansvarsfullt och kostnadseffektivt Styrmått 4.3.1. Strandbadets snittkostnader/ öppettimma, beräknat på årsbasis 7 - Bokningsbar tid, målnivå 1 803 kr/tim. - Öppethållande tid för allmänheten, målnivå 3 950 kr/tim 4.3.2. Bibliotekets snittkostnader/ öppettimma, beräknat på årsbasis 8, målnivå 4 988 kr/tim. 4.2.1 Resultat: 7,5 st. (2012) 6 4.2.2 Resultat: 7 761 st. (2012) Åtgärd: Bibliotekets framtida uppdrag genomlyses via ett utvecklingsprojekt, Bibliotek 3.0, vilket genomförs under 2012-2013. 4.3.1 Resultat: 2 007 kr/4 517 kr (2012) 4.3.2 Resultat: 5 093 kr (2012) Åtgärd: Se över tillgängligheten i nämndens verksamheter. 6 2012 var Biblioteket tidvis stängt på grund av RFID installation, då även en ny besöksräknare installerades. 7 Kostnader exklusive Träningspasset. Ej mätt 2010 samt 2011 på grund av begränsat öppethållande under renoveringsarbete, målnivåerna 2012 har satts med utgångspunkt från budgeterade medel 2012. 8 Bibliotekets totalkostnad exklusive externa uppdrag. Biblioteket har under 2012 tidvis varit stängt på grund av PFID installation, vilket resulterat i 89 färre öppettimmar 2012 jämfört med 2011. 12
V I S I O N 2020 V I S I O N 2020 Utvecklingsperspektiv Fullmäktigemål 5 Karlskoga är en kommun med ett näringsliv som utvecklas. Kultur- och föreningsnämndens mål/styrmått 5.1 90 % av deltagarna i Turismråd Karlskoga-Degerfors skall uppleva att samarbetet ger inspiration- till gagn för den egna verksamheten och destinationen Måluppfyllelse/resultat Styrmått 5.1.1 Deltagarantalet i Turismråd Karlskoga-Degerfors, bibehållen nivå/år, målnivå 200 st. 5.1.1 Resultat: 140 stycken 5.1.2 Boendeföretag i Boka Karlskoga- Degerfors skall öka till minst 20, målnivå 11 st. 5.1.3 Företag som medverkar i Turistguiden Karlskoga-Degerfors skall vara på bibehållen nivå, målnivå 100 st. 5.1.4 Användare av Audio Guide, målnivå 500 st. 5.1.2 Resultat: 10 stycken 5.1.3 Resultat: 112 stycken 5.1.4 Resultat: 207 stycken Åtgärd: Tider för frukostmöten 2013 är redan inplanerade. Audio Guide är en ny teknik som kommer att växa snabbt. Punkterna Karlskoga kyrka och Hembygdsgården har inte varit på plats under året men kommer på plats våren 2013. Fullmäktigemål 6 Karlskoga har en socialt/kulturellt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. Kultur- och föreningsnämndens mål/styrmått 6.1 Karlskoga har en socialt/kulturellt, ekonomiskt och ekologiskt hållbar utveckling. Måluppfyllelse/resultat Styrmått 6.1.1 Kundkontakter till energi- och klimatrådgivaren, målnivå 650 st. 6.1.2 Andel ärenden som före beslut på har granskats utifrån ett hållbarhetsperspektiv, målnivå 15 %. 6.1.1 Resultat: 608 st. (2012) Direkta kundkontakter 6.1.2 Resultat: 48 % (2012) Åtgärd: Ingen 13
EKONOMI Driftredovisning (tkr) Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Budget 2012 Avvikelse 2012 Kostnader 93 813 93 842 93 083 92 401-682 - varav personal 40 021 38 583 38 963 40 143 1 180 - varav personal 204 208 0-208 bemanningsenheten Intäkter 18 160 19 306-15 299-14 420 879 Nettokostnader 75 653 74 536 77 784 77 981 197 Nettobudget 75 198 74 988 77 981 77 981 0 Resultat i förhållande till budget -455 452 197 0 197 Nettokostnader per verksamhet Kansli Information Arkiv 4 763 4 783 5 536 5 550 14 Bibliotek 13 279 12 678 12 946 13 610 664 Fritid och Turism 39 605 38 986 40 485 40 458-27 Kulturskolan 18 006 18 089 18 817 18 363-454 Summa nettokostnader 75 653 74 536 77 784 77 981 197 Kommentarer och korrigerande åtgärder: Kostnaden för de förtroendevalda uppgår till 631 tkr för 2012 och är inkluderat i redovisningen för KIA. Kulturskolans underskott beror på de interna pågående projekten Nyckeltal och Kulturskolan i framkant samt minskade intäkter avseende uppdragsverksamheten mot gymnasieskolan. Överskottet på Biblioteket avser det interna projektet Bibliotek 3.0 som pågår till augusti 2013 samt lägre personalkostnader än budgeterat. Fritid och turism har under året haft högre kostnader på Strandbadet på grund av pågående renoveringar i början av året samt uppvärmningskostnader. Uppföljning treårsbudget, perioden 2011-2013 Redovisning (tkr) Utfall 2008-2010 Överfört från 2008-2010 Utfall 2011 Utfall 2012 Resultat i förhållande till budget 98 598 452 197 0 Prognos 2011-2013 Åtgärder för att klara ett ackumulerat 0-resultat under kommande treårsperiod. Nämnden och dess verksamheter har god vana och förståelse för vad en treårsbudget med god ekonomisk hushållning innebär. Arbetet sker löpande med långsiktig planering och prioritering av nämndens tilldelade resurser. Det totala överskottet efter 2012 uppgår till 1 247 tkr och 14
kommer att täcka kostnaderna för de interna projekt som pågår i nämndens verksamheter samt den strukturella förändringen Kulturskolan står inför i samband med nedläggning av det estetiska programmet på Möckelngymnasiet. INVESTERINGAR Investeringar/inventarier (tkr) Bokslut 2011 Bokslut 2012 Budget 2012 Avvikelse 2012 Varav överförs till nästa år Fritid och Turism 750 294 750 455 455 Skateboardramp 0 1 100 1 100 1 100 Belysning Bråtens motionsspår 0 1 200 1 200 1 200 Kulturskolan 50 48 50 2 0 Musikinstrument 152 51 48-3 0 Bildkonst 105 114 95-18 -18 Bibliotek RFID 273 1 144 1 427 283 283 Summa investeringsutgifter 1 330 1 651 4 670 3 019 3 020 Under året har minigolfanläggningen vid Näset renoverats, en badramp för personer med funktionshinder anlagts vid södra badet i Lunedet och musikinstrument har köpts in till Kulturskolan. Bildkonsten som är inköpt är till kommunens samlade konstinnehav. På Biblioteket har installationen av teknikplattformen RFID genomförts, det återstår fortfarande lite arbete i utlåningshallen. Fritid och Turism har påbörjat arbetet med den nya belysningen i Bråtens motionsspår samt planering av anläggningen för skateboardramp. Planeringen för skateboardrampen sker i samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen och Karlskoga Skateförening. För de investeringar som pågår över årsskiftet kommer kvarvarande investeringsbudget att flyttas till 2013. 15
NYCKELTAL 2012 2011 2010 Volymer Biblioteket 9 - Lån, antal 235 143 277 946 279 429 - Lån/invånare 7,94 9,4 9,4 - Mediaenheter 213 557 230 661 240 357 - Besök totalt 221 573 283 288 282 970 - Besök/öppendag 699 886 880 - Besök/öppettimma 87 104 103 - Besök/invånare 7,5 9,2 9,5 Antal spår och leder 9 9 9 Antal barn- och ungdomsföreningar 60 59 60 Barn- och ungdomar i 5 446 5 053 5 868 föreningsverksamhet Lovverksamhet/år (höst/sport/sommar) 3 3 3 Kulturskolan - Antal elevplatser 1 478 1 294 1 281 - Kölista till Kulturskolan 298 442 562 - Återanmälningsfrekvens 71 % 73 % 71 % - Besökare Konsthallen 7 761 7 504 7 415 - Kulturföreningar med kontant bidrag 9 10 9 Kostnader (tkr) Spår och leder 210 167 167 Bidrag till barn- och ungdomsföreningar 2 500 2 500 2 500 Lovverksamhet 120 100 90 Kvalitet Elbelysta spår 3 3 3 Möte med politiker/tjänstemän inför 59 57 59 överenskommelser om bidrag med barnoch ungdomsföreningar Flickor i föreningsverksamheten (%) 41 41 43 Pojkar i föreningsverksamheten (%) 59 59 57 Antal deltagande i lovverksamhet 800 700 646 Flickor/pojkar i Kulturskolans frivilliga verksamhet 73 % / 27 % 74 % / 26 % 75 % / 25 % 9 Besök och utlån på biblioteket kan ej redovisas korrekt för 2012 på grund av stängning vid installation av RFID, då även en ny besöksräknare installerades. Den nya besöksräknaren är placerad vid larmbågarna in till biblioteket, den tidigare besöksräknaren är placerad vid bibliotekets ytterdörr. Därmed kommer en differens mellan de båda besöksräknarna att uppstå. 16
KANSLI INFORMATION ARKIV Sammanfattning Från och med 1 januari har förvaltningen en heltidsanställd informatör och i samband med det bildades en ny avdelning, Kansli Information Arkiv (KIA). Personalstyrkan har för arkivet under året bestått av en heltid kommunarkivarie och en arkivassistent (23 h/v). I avdelningens uppgifter ligger förutom informatör och arkiv även registratoruppgifterna och nämndadministrationen. Kommunens webbplats har fått ett nytt utseende med en användarvänlig struktur och ett modernt utseende. Som ett led i arbetet med den nya webbplatsen har ett redaktörsråd på förvaltningen inom temat Uppleva och Göra startats upp. Kriterierna för Ung Peng-stödet till barn och unga har reviderats vilket innebär att en större målgrupp än tidigare kan erbjudas stödet. Under året har kommunarkivarien och arkivassistenten ansvarat för rådgivning och stöd till förvaltningarna. Båda har även ansvarat för den löpande verksamheten bestående av forskarservice, besvarande av förfrågningar, mottagande av leveranser, ordnande och förtecknande och gallring. År 2012 har samtliga nämnders dokumenthanteringsplaner reviderats. Arbetet med att uppdatera arkivbeskrivningarna i enlighet med nya offentlighets- och sekretesslagen har påbörjats. En mindre renovering har skett av främst entrén till arkivet. Det är ommålat och ny skylt är installerad. Det har även inrättats en permanent mindre utställning om Karlskogas historia i entrén tillsammans med fotografier av gamla Karlskoga. I forskarsalen har möblerna bytts ut för att skapa en trevligare forskarmiljö och en receptionsdisk har inrättats. Forskarservicen har även utökats med en släktforskardator med möjlighet att läsa kyrkböckerna med mera. Verksamhet Information Förvaltningsinformatören har ansvarat för förvaltningens information internt och externt på kommunens webbplats, trycksaker, annonsering etcetera. Arbete med webbplats och intranät sker med hjälp av redaktörer i de olika verksamheterna. Deltagande i arbete med ungdomsdialog och folkhälsa, exempelvis genom medverkan på Deltagande i arbete med ungdomsdialog och folkhälsa, exempelvis genom medverkan på den årliga folkhälsokonferensen i folkhälsoförvaltningens regi. Administration av Ung Peng-stöd för att uppmuntra barn och unga till kreativitet. Under senaste halvåret har verksamheten fokuserat på överflyttning av information från tidigare webbplats till den nya karlskoga.se. Kommunarkiv och folkrörelsearkiv Statistik Förfrågningar från allmänhet: 137 stycken (både folkrörelsearkiv och kommunarkiv) Forskarbesök från allmänhet: 73 stycken (både folkrörelsearkiv och kommunarkiv) Studiebesök i arkivet: 5 stycken Leveranser till kommunarkivet: 117 stycken från olika förvaltningar och föreningar. Kommentar: alla leveranser är inte registrerade i Visual arkiv. Aktiviteter och evenemang Medverkade vid släktforskardagen den mars som hölls på biblioteket i Karlskoga Föredrag om arkiven i Karlskoga hållet i släktforskarföreningen 17
Kommunarkivet har under året arrangerat lokalhistoriska föreläsningar under året inom olika ämnen med sammanlagt sju föreläsningar: o Kvinnors politiska rösträtt o Emigration o Teaterföreningen Lysets historia o Vad säger Maja Ekelöfs blick? o Karlskogas strukturella utveckling under 90 år o Örebro slott framväxt och historia och hur det har påverkat Karlskoga o Året var 1939 Öppet hus på Arkivens dag med 64 besökare Invigning av nya lokalerna i november med 25 besökare Kommunarkivarien har på uppdrag av Sveriges kommuner och landsting och Riksarkivet under året påbörjat ett projekt med att, tillsammans med Hallsbergs arkivarie, uppdatera nationella riktlinjer för bevaring och gallring av arkivalier inom teknisk verksamhet. Kommunarkivarien tillsammans med Hallsbergs arkivarie har även medverkat i länets EFS-projekt Administrativ utveckling genom att tillsammans hålla i en arkivredogörarutbildning. Årets viktigaste händelser Kommunen har lanserat en ny webbplats med en mer användarvänlig struktur. Uppstart av förvaltningsöverskridande redaktörsråd under temat Uppleva & Göra. Kriterierna för Ung Peng-stödet har reviderats för att gälla en större målgrupp och ett vidare kulturperspektiv. Renoveringen som skett av lokalerna/forskarmiljön i arkivet. Framtidsbedömning Kommunens nya webbplats är ett verktyg för marknadsföring av förvaltningens verksamheter som kan utvecklas med ett ständigt förbättringsarbete. De verksamheter som förvaltningens ansvarar för är de mest eftersökta på kommunens webbplats. Redaktörsrådet ska på sikt arbeta strategiskt med den samlade informationen inom förvaltningen. Fler barn och unga kommer att kunna erbjudas Ung Peng-stödet med förbättrad marknadsföring. Arkiven kommer att arbeta ännu mer med marknadsföring så att institutionerna blir väl kända och erkända och så att fler får möjligheten att använda sig av arkiven. Kvalitetsarbete Under året har avdelningen börjat arbeta med systematisering av förbättringsarbete och 26 förbättringsförslag har under året genomförts på avdelningen. Bland dessa förbättringar finns renoverade arkivlokaler och en översiktlig årsplanering över avdelningens arbete. Redaktörsrådet är ett förvaltningsöverskridande samarbete med kommunens webbplats som verktyg och fungerar som en samlad kompetens inom förvaltningen och dess verksamheter. Kvalitetsåtaganden Kultur- och föreningsnämnden har antagit fyra kvalitetsåtaganden; Biblioteket KFN 89 2009-10-07. Konsthallen samt konsten i kommunala lokaler KFN 2011-05-19 98. Kulturskolans pedagogiska verksamhet KFN 5 2008-01-31. Lokalbokning KFN 113 2008-11-13, reviderad 52 2010-05-20. 18
Tyck om Karlskoga Totalt inkom 38 stycken synpunkter under 2012, varav 13 har lett till förbättring. Ingen av synpunkterna avsåg nämndens kvalitetsåtaganden. Synpunktstyper: Klagomål: 24 stycken Beröm: 4 stycken Förslag: 18 stycken Fördelning per avdelning: Fritid och turism: 29 stycken Biblioteket: 4 stycken Kulturskolan: 3 stycken KIA: 2 stycken Av det totala antalet synpunkter besvarades 42 % inom 2 dagar, 15 % inom 2-5 dagar, 5 % inom 6-10 dagar, 3 % inom 11-15 dagar och 32 % kunde ej besvaras. De flesta synpunkter gäller fysisk miljö och information. I 29 % av fallen har man kunnat, eller kommer att vidta åtgärder i enlighet med synpunktslämnarens önskemål och i 47,4 % av fallen har förvaltningen hänvisat till framtida planering. De förbättringar som skett gäller bland annat förbättrad information (15,4 %), förbättrad service (10,3 %) och åtgärdade fel (7,7 %). När det gäller synpunktslämnaren är det fördelat jämnt mellan män och kvinnor samt jämt fördelat mellan invånare och besökare. 42 % är mellan 36-50 år och resten är fördelat mellan de andra åldersgrupperna. Jämförelser med andra Utvecklingsprojektet Nyckeltal har initierats av förvaltningen i ett led att förbättra och skapa fler och rättvisa jämförelser med andra kommuner inom kultur- och fritidsområdet. Projektet startades under 2011 och kommer att pågå till 2013 tillsammans med några andra kommuner. I dagsläget finns möjligheten till jämförelser via enstaka nyckeltal. Till exempel finns Kommunens kvalité i korthet där 200 kommuner medverkar i ett jämförelsenätverk för att ge en bra bild för de förtroendevalda av kommunens kvalité. För Kultur- och föreningsnämnden finns några mått som berör nämndens verksamheter som redovisas nedan. Simhallens öppethållande på kvällar och helger, timmar/vecka 19
Huvudbibliotekets öppethållande på kvällar och helger, timmar/vecka Resultatet för den servicemätning, genomförd under 2012, avser mätning av kommuners service och bemötande. Servicemätningen består av flera olika aspekter och de två följande resultaten är ett urval. När det gäller tillgängligheten för andelen lyckade kontakter med handläggare har kommunen som helhet 79 % och förvaltningen 75 % (rikssnitt 61 %). Gällande upplevelsen av bemötandet som handläggaren ger hamnade för förvaltningen på 78 % och kommunen som helhet 66 % (rikssnitt 82 %). Internkontroll Kultur- och föreningsnämnden har för 2012 två fastställda internkontrollområden (KFN 2011.0062 135) Kundnöjdheten på Strandbadet och Träningspasset, vilket rapporterdes på novembersammanträde 2012. En kundnöjdhetsundersökning är gjord på Strandbadet samt Träningspasset under en vecka i oktober 2012. Svarfrekvensen är låg angående Träningspasset men ca 45 besvarade enkäten gällande Strandbadet. Helhetsbetyget angående kundnöjdheten på Strandbadet, Nöjd-Kund- Index (NKI) är 72 vilket betyder att man är nöjd med verksamheten men heller inte långt ifrån mycket nöjd. Det var i huvudsak åldrarna 41-64 som besvarade enkäten. Eftersom det var få som besvarade enkäten gällande Träningspasset så blir resultatet inte tydligt men NKI är 65 vilket betyder nöjd. Det var i huvudsak åldrarna 21-64 som besvarade enkäten. Lägsta NKI får lokalerna (62) och delaktighet (63) och högsta NKI får bassängerna (83) och bemötande (82) (NKI: 0-40 missnöjd, 41-54 ganska nöjd, 55-74 nöjd, 75 eller högre mycket nöjd) Sjukfrånvaron på kultur- och föreningsförvaltningen 2007-2011, vilket rapporterades på aprilsammanträdet. Sjukfrånvaron visar en sjunkande tendens de två senaste åren och låg 2011 på 4,8 % av totalt arbetad tid, vilket utgör 0,6 procentenheter lägre än kommungenomsnittet. Långtidssjukfrånvaron, det vill säga andelen över 59 dagar av totala sjukfrånvaron, har mellan 2007 och 2011 sjunkit från 65,4 till 49,0 %. Motsvarande kommungenomsnitt är 61,6 respektive 34,5 %. En analys av långtidsfrånvaron har gjorts på individnivå. 20