Bokslut på institution avstämning av balansräkning och resultaträkning vid årsbokslut (flik 1-11)

Bokslut på institution avstämning av balansräkning och resultaträkning vid årsbokslut (flik 1-11) 1 Ekonomisektionen 20101117

Inledning... 3 1. Balansräkning och resultaträkning: ekonomirapport INST BR Avst och standardrapport Saldolista flexibel i huvudboken... 4 1.1 Analys av balansräkningen... 7 1.2 Analys av resultaträkningen... 7 2. Anläggningstillgångar: rapport Tillgångsrapport Flexibel i anläggningsreskontran (konto 10*-12*)... 7 3. Varulager - gäller endast Serviceenheten och LDC (konto 141000)... 10 4. Kundfordringar, förskott och andra fordringar... 10 4.1 Kundfordringar (konto 151100-151200) två rapporter ska tas fram... 10 4.1.1 Rapport Kundfordringar vid bokslut för inst i kundreskontran... 11 4.1.2 Rapport Utestående kundfordringar per kostnadsställe ålderfördelad i kundreskontran... 12 4.2 Förskott (konto 157100 och 157500) - två rapporter ska tas fram... 14 4.2.1 Reseförskott rapport Lista oredovisade förskott i leverantörsreskontran (konto 157100)... 14 4.2.2 Institutionsförskott och handkassa - rapport Lista oredovisade förskott i leverantörsreskontran (konto 157500)... 15 5. Upplupna bidragsintäkter... 15 5.1 Rapport Bokslutsspec per/res i per/res-verktyget (konto 168500-168900 exkl 168501)... 15 5.2 Rapport Transaktionslista flexibel i huvudboken (konto 168501)... 17 6. Övriga interimsfordringar (förutbetalda kostnader - konto 161100, 161900, 916000)... 18 7. Kapital ( konto 207000, 207100 och 209000)... 18 8. Utredning inkomster mm... 18 8.1 Bidrag fördelning (konto 232000)... 18 8.2 Utredning inkomster: rapport Avstämningslista utredningskonto i kundreskontran (konto 239410)... 19 9. Leverantörsskulder mm... 20 9.1 Depositioner nycklar mm (konto 264000)... 20 9.2 Leverantörsskulder (konto 268100-268300) två rapporter kan tas fram... 21 9.2.1 Rapport Leverantörsskulder vid bokslut för inst i leverantörsreskontran... 21 9.2.2 Rapport Leverantörsskulder per kostnadsställe... 22 10. Förutbetalda intäkter: rapport Bokslutsspec per/res i per/res-verktyget (konto 277400-278700)... 23 11. Övriga interimsskulder... 24 11.1 Upplupna löner och arvoden (271100 och 271310)... 24 11.2 Upplupen lärarövertid (271110 och 271320)... 24 11.3 Upplupen semesterlön t.o.m. 2005 (271200 och 271400)... 25 11.4 Övriga upplupna kostnader (konto 271900, 927000)... 27 2

Inledning Avstämning av balansposterna ska göras löpande under året för att säkerställa kvaliteten på redovisningen. Om det finns misstämning mellan balansräkningen i huvudboken och respektive reskontra mm måste denna utredas och korrigeras innan period 12 stänger. Därefter finns det ingen möjlighet att göra korrigeringar. I regel behöver utredning göras på transaktionsnivå för att komma tillrätta med differenserna. Kontakta ekonomisektionen för hjälp med hur eventuella differenser kan hanteras. Differenserna ska kommenteras om de inte kan korrigeras. För att säkerställa att bokföringen av kundfordringarna, leverantörsskulderna, anläggningstillgångarna mm stämmer överens med det verkliga förhållandet är det också viktigt att i förväg analysera de uttagna rapporterna med respektive reskontra mm. Kan t ex de redovisade fordringarna, skulderna och anläggningstillgångarna knytas till min institution? Beställ rapporterna beskrivna i detta kompendium för att stämma av balansposterna i huvudboken mot respektive reskontra. Vissa balansposter ska även kommenteras. Även sådana balansposter som inte finns nämnda här ska stämmas av och dokumenteras. Kontakta ekonomisektionen för rådgivning om rapportval. I vissa fall ska även andra underlag än rapporter från Orfi bifogas. Dokumenten/rapporterna med eventuella kommentarer sorteras in under numrerade registerflikar (se innehållsförteckning) i särskild pärm. Bifoga även en resultaträkning till bokslutsdokumentationen. 3

1. Balansräkning och resultaträkning: ekonomirapport INST BR Avst och standardrapport Saldolista flexibel i huvudboken Balansräkningen utgör underlag för jämförande avstämning enligt punkterna 2-11. Bifoga även en resultaträkning genom att beställa rapporten Saldolista flexibel. Välj period 12-ÅÅ och fyll i Resultaträkning i fältet Intervall 1. Vid den löpande avstämningen av balans- och resultaträkningen är det lämpligast att beställa Saldolista flexibel p.g.a. att jobbhanteringen av ekonomirapporten är ganska tidskrävande. Tre fält fylls i: Rapport, Period och Segmentändring. Under Segmentändring ska du välja institutionens moderkostnadsställe för att få en total balansräkning för alla kostnadsställen som tillhör institutionen. 4

Denna rapport visar bokföringsmässiga tecken. 2 Anläggningstillgångar 3 Varulager 4 Kundfordringar+Förskott 5 Upplupna bidragsintäkter 6 Övriga interimsfordringar 5

7 Kapital 8 Utredning inkomster m m 9 Leverantörsskulder m m 10 Förutbetalda intäkter 11 Övriga interimskulder 6

1.1 Analys av balansräkningen Väsentliga förändringar mellan ingående och utgående balans analyseras och ska kommenteras. Eventuella kommentarer dokumenteras direkt i rapporten eller på annat sätt. 1.2 Analys av resultaträkningen Väsentliga förändringar jämfört med tidigare år och/eller mot budget analyseras och kommenteras. Analysen görs på en övergripande nivå, t ex personal, lokaler, köpta tjänster. Har denna analys gjorts i andra sammanhang - bifoga en kopia av det underlaget. Lämpliga rapporter att använda i detta sammanhang är de olika ekonomirapporterna som finns t ex INST-RR BR. 2. Anläggningstillgångar: rapport Tillgångsrapport Flexibel i anläggningsreskontran (konto 10*-12*) Denna rapport beställs dagen efter att avskrivningarna körts i period 12 för att undvika differenser mellan huvudbok och reskontra p.g.a. nyinköp i januari. Det framgår av tidplanen för helårsbokslutet vilken dag avskrivningarna körs. För att hitta differenserna kan rapporterna Buntöversikt registrering av tillgång och Buntöversikt utrangering av tillgång beställas. Differenser ska kommenteras. Rapporten kan beställas totalt för att få en summering per huvudkategori och kostnadsställe. Rapporten beställs detaljerad för att få varje tillgång specificerad. 7

Ange Total i parametern Rapporttyp för att bara få summeringar istället för att få varje tillgång specificerad. Ange Huvudkategori i parametern Sidbrytningssegment för att få rapporten sidbruten per kostnadsställe. Ange Huvudkategori i parametern Summanivå 1 och ange Kostnadsställe i parametern Summanivå 3 för att få rapporten summerad per balanskonto och kostnadsställe. Fyll i Kostnadsställe fr.o.m. och Kostnadsställe t.o.m. Ange period i formatet 12-ÅÅ i parametern Period t o m vid helårsbokslutet. 8

Se detaljerad rapport per huvudkategori på nästa sida. Totalt anskaffningsvärde för huvudkategori 122 datorer och kringutrustning stäms av mot konto 122000 i balansräkningen. Totala ackumulerade avskrivningar för huvudkategori 122 datorer och kringutrustning stäms av mot konto 122900 i balansräkningen. 9 Totalt restvärde för samtliga anläggningstillgångar

För att få varje tillgång specificerad per huvudkategori väljs Detaljerad i parametern Rapporttyp. Denna rapport rekommenderas för att få reda på vad summeringarna per huvudkategori och kostnadsställe består av. 3. Varulager - gäller endast Serviceenheten och LDC (konto 141000) Varulagret ska inventeras och värderas per bokslutsdagen. Inventeringsunderlaget undertecknas av utsedd inventeringsförrättare. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett AVSTÄMNING:141000 VARULAGER OCH FÖRRÅD fylls i och skickas in tillsammans med underlaget. 4. Kundfordringar, förskott och andra fordringar 4.1 Kundfordringar (konto 151100-151200) två rapporter ska tas fram Tänk på att inte ange dagens datum utan i stället ange föregående dags datum vid beställningen av båda rapporterna i kundreskontran för att undvika misstämning mellan kundreskontran och huvudboken. Detta beror på att rapporterna i kundreskontran även tar med opostade kundfakturor och fakturainbetalningar till skillnad från Saldolista flexibel i huvudboken som uppdateras först efter kvällens postning. 10

4.1.1 Rapport Kundfordringar vid bokslut för inst i kundreskontran Denna rapport används för att stämma av kundfordringarna per konto. Differenser ska kommenteras av institutionen. Endast Brytdatum i formatet ÅÅÅÅ-12-31, fylls i. Längst ner på rapporten visas saldot på kundfordringarna per konto. Avstämning sker mot saldot i balansräkningen. 11

4.1.2 Rapport Utestående kundfordringar per kostnadsställe ålderfördelad i kundreskontran Denna rapport används för att kontrollera om det finns äldre kundfordringar. Kundfordringar som är äldre än 180 dagar (6 månader) ska utredas och kommenteras av institutionen. Observera att man inte får kreditera gamla kundfordringar utan att först kontakta ekonomisektionen. Ange bokslutsdatum, format ÅÅÅÅ-12-31, i parametern Daterad. Kostnadsställe behöver man inte fylla i. 12

I dessa kolumner redovisas kundfordringar som är äldre än 6 månader. Om det finns äldre kundfordringar än 6 månader ska dessa utredas och kommenteras av institutionen. 13

4.2 Förskott (konto 157100 och 157500) - två rapporter ska tas fram I rapporterna visas endast förskott som är utbetalda. Ta ut rapporten Betalningsplan i leverantörsreskontran för att se de förskott som är registrerade men inte utbetalda. Bifoga rapporten till bokslutsdokumentationen om det finns differenser mellan huvudboken och reskontran. Andra differenser kommenteras. 4.2.1 Reseförskott rapport Lista oredovisade förskott i leverantörsreskontran (konto 157100) Reseförskott som är äldre än 3 månader (utställda före 0930 vid helårsbokslutet) ska kommenteras av institutionen. Kontrollera bokföringsdatum för att se hur gamla förskotten är. Välj konto 157100 för att rapporten ska visa alla utestående reseförskott. Ange alltid 2004-01-01 som fråndatum. Totalsumman stäms av mot saldot i balansräkningen. 14

4.2.2 Institutionsförskott och handkassa - rapport Lista oredovisade förskott i leverantörsreskontran (konto 157500) Institutionsförskott som är äldre än 3 månader ska kommenteras av institutionen. Handkassan ska inventeras vid halv- och helårsboksluten. Fyll i blanketten AVSTÄMNING 157500 INSTITUTIONSFÖRSKOTT/HANDKASSA och bifoga. Kontrollera bokföringsdatum för att se hur gamla förskotten/handkassan är. Välj konto 157500 för att rapporten ska visa alla utestående institutionsförskott samt handkassa. Ange alltid 2004-01-01 som fråndatum. Totalsumman stäms av mot saldot i balansräkningen. 5. Upplupna bidragsintäkter 5.1 Rapport Bokslutsspec per/res i per/res-verktyget (konto 168500-168900 exkl 168501) Denna rapport tas ut efter det att periodiseringarna bokförts i Orfi (se tidplan för bokslut). Respektive balanskonto stäms av mot saldot i huvudboken. Eventuella differenser kan bero på att manuella periodiseringar gjorts direkt i huvudboken istället för i per/res. Vid differenser bifoga en transaktionslista från Orfi som visar den manuella bokföringen. Övriga differenser ska kommenteras. För mer information se EA-handboken kapitel 8.2. 15

Ingen hänvisning har skett till diariet/kontrakt. Ska kommenteras av institutionen. Kommentarer Som upplupna bidragsintäkter redovisas bidragsinkomster som ännu inte erhållits. Dessa motsvaras beloppsmässigt av kostnader under perioden som inte är finansierade av redan erhållna bidrag, dock högst det belopp som framgår av avtal/kontrakt. Upplupna bidragsintäkter får endast redovisas i de fall skriftliga avtal föreligger. I per/res ska hänvisning göras (i fältet för kontraktsinformation) till diariet, eller om diarieföring inte gjorts, till det kontrakt som ligger till grund för posten. I de fall ingen hänvisning har gjorts till diariet eller till ett kontrakt, ska detta kommenteras av institutionen. Förklaring till varför beloppet periodiserats ska framgå av kommentarerna samt ska kontrakt/avtal eller dylikt bifogas som styrker posten. Projekt som periodiserats med samma belopp som förra helåret (sk vilande projekt) ska kommenteras av institutionen. Projekten har då inte påförts några nya inkomster eller utgifter under året. Förklaring till varför projektet periodiserats ska framgå av kommentarerna som kan göras antingen direkt på per/res rapporten eller i separat dokument. Se punkt 10 för instruktion om rapport som visar vilande projekt, välj här kontointervallet 168500-168900. 16

5.2 Rapport Transaktionslista flexibel i huvudboken (konto 168501) Saldot visar december månads ersättning för lönebidrag som ännu ej erhållits. Saldot är beräknat (av Personalenheten) utifrån den ersättning som institutionen fått i oktober eller i november. Beställ rapporten Transaktionslista flexibel i huvudboken på konto 349000 och välj period oktober t.o.m. november. Ersättningen för oktober eller för november ska överensstämma med det belopp som redovisas i balansräkningen på konto 168501. Bifoga transaktionslistan som underlag för posten. Eventuella differenser kommenteras. Totalt belopp för maj = 15 379,00 och stämmer med konto 168501 i balansräkningen. 17

6. Övriga interimsfordringar (förutbetalda kostnader - konto 161100, 161900, 916000) Bifoga fakturaunderlag/avtal eller dylikt som styrker posten/posterna. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett UTGIFTSPERIODISERING fylls i och skickas in tillsammans med underlagen. 7. Kapital ( konto 207000, 207100 och 209000) Kontrollera att saldot på konto 207000 och 207100 per ÅÅÅÅ1231 (utgående balans) överensstämmer med det saldo som fanns på konto 207000, 207100 och 209000 per ÅÅÅÅ0101 (ingående balans). Om det har skett en förändring av kapitalet ska detta kommenteras. Bifoga underlag som verifierar den uppkomna differensen, t ex kopia av beslut om organisationsförändring eller motsvarande. Utgående saldo på konto 209000 medräknas inte. Detta saldo motsvarar årets kapitalförändring dvs. årets överskott/underskott som redovisas i resultaträkningen. Ex Konto IB UB Ev diff 207000-5 253 029,75-6 463 237,40 207100-669 946,14-669 946,14 207200 0,00 0,00 209000 2 126 214,50 saldot ingår inte i avstämningen -3 796 761,39-7 133 183,54 3 336 422,15 Kommentar: Skillnaden mellan ingående och utgående kapital beror i det här fallet på en organisationsförändring som har skett under året. Institutionen har utökats (genom saldoöverföring) med ett antal nya kostnadsställen. 8. Utredning inkomster mm 8.1 Bidrag fördelning (konto 232000) Bifoga kontrakt/avtal (eller hänvisning till diariet) som styrker posten/posterna. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett AVSTÄMNING:232000 BIDRAG FÖRDELNING fylls i och skickas in tillsammans med underlagen. 18

8.2 Utredning inkomster: rapport Avstämningslista utredningskonto i kundreskontran (konto 239410) Finns saldon på detta konto måste alla transaktioner som skapar saldot specificeras. I samband med helårsbokslutet är det särskilt viktigt att alla medel är utbokade från utredningskontot så att inkomsterna bokförs på rätt år. Inga statliga medel får finnas på utredningskontot per ÅÅÅÅ1231. Rapporten Avstämningslista utredningskonto i kundreskontran är det underlag som behövs för att kunna göra specifikationen. Om du bokar ut från utredningskontot regelbundet och inte har några gamla poster kvar, räcker det med att du anger den senaste månaden i parametern Bokföringsdatum. I de fall det ligger äldre poster kvar måste du ange ett större datumintervall. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen/kundgruppen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett SPECIFIKATION UTREDNINGSKONTO INKOMSTER fylls i och skickas in tillsammans med underlagen. Fyll i från- och tilldatum i formatet ÅÅÅÅ-07-01 och ÅÅÅÅ-12-31 vid helårsbokslutet. 19

Markera i rapporten ovan vilka poster som ingår i saldot och stäm av mot saldot i balansräkningen. Om det är differens mellan summorna och samtliga poster som ingår i totalsumman inte återfinns på listan, måste ny lista tas ut med ett tidigare fråndatum. 9. Leverantörsskulder mm 9.1 Depositioner nycklar mm (konto 264000) Bifoga underlag som styrker posten/posterna. Av underlaget ska det framgå belopp, när skulden uppstod, berörd person, vad som deponerats. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett AVSTÄMNING: 264000 DEPOSITIONER NYCKLAR MM fylls i och skickas in tillsammans med underlagen. 20

9.2 Leverantörsskulder (konto 268100-268300) två rapporter kan tas fram Tänk på att inte ange dagens datum utan i stället föregående dags datum för att undvika misstämning mellan rapporten i leverantörsreskontran och balansräkningen i huvudboken. Detta beror på att rapporten i leverantörsreskontran även tar med opostade leverantörsfakturor/kreditfakturor till skillnad från Saldolista flexibel i huvudboken som uppdateras först efter kvällens postning. Differenser mellan huvudboken och reskontran ska kommenteras. 9.2.1 Rapport Leverantörsskulder vid bokslut för inst i leverantörsreskontran Denna rapport används för att stämma av leverantörsskulder per konto. Rapporten visar hela institutionens leverantörsskulder. Differenser kan bero på att en faktura är delkonterad på ett kostnadsställe som inte tillhör din institution. Vid differens: kontakta Ekonomisektionen för utredning. Fyll i datum, formatet ÅÅÅÅ-12-31. 21

9.2.2 Rapport Leverantörsskulder per kostnadsställe Denna rapport används för att stämma av leverantörsskulder per kostnadsställe och konto. Fyll i datum, formatet. ÅÅÅÅ-12-31. Fyll i Från kostnadsställe och Till kostnadsställe. 22

268300 Denna rapport summerar institutionens leverantörsskulder per konto. Stäm av att saldona stämmer mot huvudboken. Kommentera differenser. 10. Förutbetalda intäkter: rapport Bokslutsspec per/res i per/res-verktyget (konto 277400-278700) Denna rapport tas ut efter det att periodiseringarna bokförts i Orfi (se tidplan för bokslutet). Respektive balanskonto stäms av mot saldot i huvudboken. Eventuella differenser kan bero på att manuella periodiseringar gjorts direkt i huvudboken istället för i per/res. Vid differenser bifoga en transaktionslista från Orfi som visar den manuella bokföringen. Övriga differenser ska kommenteras. Exempel på rapport, se under punkt 5. För mer information se EAhandboken kapitel 8.2. 23

Projekt som periodiserats med samma belopp som förra helåret, sk vilande projekt, ska kommenteras av institutionen. Projekten har då inte påförts några nya inkomster eller utgifter under året. Förklaring till varför projektet periodiserats ska framgå av kommentarerna. Kommentarerna kan ske direkt på per/res rapporten eller i separat dokument. Rapportbeställning vilande projekt: Ta ut en Saldolista Flexibel i Orfi, välj konto 277400-278700 för aktuell institution (vid sk hoppande kostnadsställeintervall måste flera rapporter tas ut), välj period 01-ÅR tom 12-ÅR. Under Extrasegment 1 välj Kst-vg-akt. De kombinationer av kst-vg-akt som har samma belopp 01-ÅR som 12-ÅR ska kommenteras. 11. Övriga interimsskulder 11.1 Upplupna löner och arvoden (271100 och 271310) Saldot ska visa hur mycket arvode, timlön mm (ej månadslön) som kommer att betalas ut i januari men som avser december. Beräkningen är gjord utifrån den utbetalning som institutionen gjort i januari bokslutsåret men som avsåg arbete utfört i december året innan. Områdena erhåller i förväg en excelfil med de belopp som kommer att bokföras i Orfi, summerade per kostnadsställe och verksamhetsgren. Ingen avstämning ska ske av institutionen av denna post i bokslutet. 11.2 Upplupen lärarövertid (271110 och 271320) Saldot ska visa hur mycket inarbetad övertid som finns för lärare och som inte är reglerad vid helårsbokslutet. Som underlag för posten ska bifogas det underlag som upprättats före bokslutet och som godkänts av personalsektionen. 24

11.3 Upplupen semesterlön t.o.m. 2005 (271200 och 271400) Saldot visar intjänad ej uttagen semester t.o.m. 2005-12-31. Grunduppgifterna hämtas från Primulas semesterskuldsberäkning och summeras sedan per kostnadsställe och verksamhetsgren. För att underlätta institutionernas avstämning vid bokslutet kan grunduppgifterna per 12-ÅÅ tas ut ur Primula enligt tidplan för bokslutet. Beställ rapporten Semesterlöneskuld ur Primula genom att välja Lönehantering-Ekonomisk redovisningsemesterlöneskuld. 1. Ange kostnadsställe i fr o m rutan. 2. Markera dessa rutor 3. Tryck på Utskrift. 25

Saldot på konto 271200 i Orfi ska stämmas av mot totalsaldot i Primula (summan av kolumnerna Tillägg och Semesterlön). På konto 271400 redovisas de sociala avgifterna som tillhör konto 271200. De sociala avgifterna redovisas inte i Primula. Kontrollera dock att rätt saldo finns på konto 271400 i Orfi (saldo på konto 271200*de sociala avgifter som gäller för bokslutet - framgår av ekonomimeddelande i december). Differenser ska kommenteras. 651231-2233 Andersson, Anders 721021-5544 Bengtsson, Bengt Dessa två kolumner blir tillsammans saldot på konto 271200. Intjänad semester fr.o.m. 2006-01-01 bokförs löpande i resultaträkningen på konto 408000 på institution (inklusive sociala avgifter = lönebikostnader). Skulden bokförs på universitetsgemensam nivå. 26

11.4 Övriga upplupna kostnader (konto 271900, 927000) Bifoga fakturaunderlag/avtal eller dylikt som styrker posten/posterna. Underlaget ska även skickas in till ekonomisektionen för att ingå som specifikation i LU:s externa bokslut. Blankett UTGIFTSPERIODISERING fylls i och skickas in tillsammans med underlagen. 27