Ärende Beteckning Förslag

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Upprättad 2015-04-28 Förskola & Grundskola arbetsutskott Sammanträde 2015-05-06 klockan 08:30-12.00 Löftadalsrummet OBS lunch på Toråsskolan Ärende Beteckning Förslag 1. Val av justerare och tid för justering 2. Lokalplanering Förskola & Grundskola. Avstämning 8.30-8.45 Udo Weis, verksamhetschef planering 3. Pågående Skolinspektions- och Barn och elevombudärenden. Information Kl. 8.45-8.55 Åsa Fri, jurist 4. Mall för delegeringsförteckning. Information Kl. 8.55-9.05 Åsa Fri, jurist FG/2015:1 FG/2015:98 Digital justering, onsdag den 2015-05- 13, Jan Eric Knutas Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet. Hanna Leissner Förskola & Grundskola Direkt:0300-834214 hanna.leissner@kungsbacka.se Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon: 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) Ärende Beteckning Förslag 5. Risk- och sårbarhetsanalys, Webbaserat PMO PuL Advance Kl. 9.05-9.15 Britt-Louise Johansson, utvecklingsledare 6. Ekonomifrågor initierade av arbetsutskottet. Information - Lokalkostnader - Förskolans kostnader. Kl. 9.15-9.30 Gerd Johansson, ekonomichef 7. Uppföljning april. Information - Ekonomi - Mål och direktiv Kl. 9.45-10.15 Magnus Fogelblad, controller Gerd Johansson, ekonomichef 8. Intern kontroll ekonomiområdet. Information Budgetramens användning utifrån måluppfyllelse och elev/barngruppens förutsättningar och behov. Information. Kl. 10.15-10.25 Gerd Johansson, ekonomichef FG/2015:73 Handlingar i arbetsrummet på mötesdagen. Handlingar på bordet Nämnden för Förskola & Grundskola beslutar att användandet av webbtjänsten efterlever de integritetsoch säkerhetskrav som följer av Personuppgiftslagen, PuL och att vi med tjänsten och på det sätt vi valt att använda den, inte kränker den enskilde elevens personliga integritet. Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet.

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Ärende Beteckning Förslag 9. Nämndens seminariedag. Avstämning Kl. 10.25-10.35 Magnus Fogelblad, controller 10. Ekonomistyrning inom pedagogisk enhet. Avstämning Kl. 10.35-11.10 Tommy Korsell, verksamhetschef pedagogisk enhet norr Jesper Edlind, verksamhetschef pedagogisk enhet centrum Annika Hellström, verksamhetschef pedagogisk enhet söder Informationen noteras till protokollet. Informationen noteras till protokollet. 11. Förvaltningschefen informerar Anders Ekström Ordförande Hanna Leissner Sekreterare

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-04-28 Diarienummer FG/2015:1 Arbetsutskottet vid Förskola & Grundskola Pågående Skolinspektions- och Barn- och elevombudsärenden, inklusive ärenden som utreds inom Förskola & Grundskolas klagomålshantering per den 28 april 2015 Förslag till beslut Informationen noteras till protokollet. Sammanfattning I denna redogörelse redovisas pågående Skolinspektions- och Barn- och elevombudsärenden, inklusive anmälningsärenden avseende barns och elevers rättigheter som har varit pågående inom Förskola & Grundskolas klagomålshantering, per den 28 april 2015 och vad som har hänt i handläggningen under perioden 2015-04-01 2015-04-28. Barn- och elevombudet har den 7 april 2015 beslutat att inte framställa något skadeståndskrav gentemot Förskola & Grundskola avseende kränkande behandling och särskilt stöd vid Hedeskolan. I anmälan avseende fritidshemmet vid Fjärås Bräckaskolan har anmälarna den 8 april 2015 kommit in med nya synpunkter. Förskola & Grundskola har beretts tillfälle att yttra sig över dem senast den 17 april 2015, vilket Förskola & Grundskola har gjort. En ny anmälan till Skolinspektionen har den 10 april 2015 kommit in avseende elevs rätt till stödinsatser vid Gullregnsskolan. Förskola & Grundskola ska yttra sig över anmälan senast den 27 april 2015. Skolinspektionen har i beslut den 16 april 2015 i ärende avseende rätt till särskilt stöd och kränkande behandling vid Åsaskolan förelagt Förskola & Grundskola att vidta åtgärder så att skolan genomför en allsidig utredning vid upplevd kränkande behandling. Vidtagna åtgärder ska redovisas till Skolinspektionen senast den 12 juni 2015. Vad gäller rätten till särskilt stöd avstår Skolinspektionen från att ingripa, eftersom Åsaskolan redan har fått ett föreläggande att vidta åtgärder för att uppfylla lagkraven om särskilt stöd inom ramen för den kommunövergripande tillsynen. Åsa Fri Förskola & Grundskola 0300-834000 asa.fri@kungsbacka.se 1 (5) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (5) Den 28 april 2015 avslutade Förskola & Grundskola klagomålsärendet avseende kränkande behandling av personal samt trygghet och studiero vid Älvsåkersskolan sedan skolan vidtagit erforderliga åtgärder. Sammanställning i tabellform Nya ärenden Diarienummer Anmälan avser Inkom Handläggningsstatus FG/2015:105 Gullregnsskolan. Elevs rätt till stödinsatser 2015-04-10 FG ska yttra sig över anmälan senast den 27 april 2015. Avslutade ärenden Diarienummer Anmälan avser Inkom Handläggningsstatus FG/2014:302 Älvsåkersskolan. Kränkande behandling av personal samt trygghet och studiero 2014-12-04 FG har avslutat ärendet den 28 april 2015 efter att rektorn vidtagit erforderliga åtgärder. Pågående ärenden Diarienummer Anmälan avser Inkom Handläggningsstatus FG/2015:80 Varlaskolan. Särskilt stöd 2015-03-13 FG har yttrat sig över anmälan den 30 mars 2015. Inlett som genom anmälan till FG:s klagomålshantering FG/2014:290, 2014-10-. Avvaktar Skolinspektionens vidare handläggning.

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (5) FG/2015:54 FG/2014:282 FG/2014:253 FG/2014:231 FG/2014:166 Varlaskolan. Kränkande behandling Förskola i Kungsbacka kommun. Kränkande behandling av annat barn Kollaskolan. Kränkande behandling av andra barn Fjärås Bräckaskolan. Fritidshemmet. Barns rätt till omvårdnad och fritidsplats Hedeskolan. Rätt till särskilt stöd 2015-02-23 FG har yttrat sig över anmälan den 9 mars 2015. Avvaktar BEO:s vidare handläggning. Inlett som klagomålsärende FG/2014:313 Varlaskolan. Kränkande behandling 2014-12-11. 2014-11-10 BEO beslut 2015-02-13: FG uppfyller inte lagkraven vad gäller skyldigheten att motverka kränkande behandling. FG föreläggs att vidta åtgärder senast den 13 maj 2015. Det finns inte tillräckliga förutsättningar att framställa skadeståndsanspråk mot FG. 2014-10-14 Anmält direkt till FG:s klagomålshantering. Handläggning pågår. 2014-09-15 Nya synpunkter har kommit in från anmälaren. FG har yttrat sig över dessa den 16 april 2015. 2014-06-02 Skolinspektionen beslut 2015-03-24: FG föreläggs att vidta åtgärder så att elevens rätt till särskilt stöd tillgodoses. Vidtagna åtgärder ska redovisas senast den 12 maj 2015.

KUNGSBACKA KOMMUN 4 (5) FG/2014:116 FG/2014:76 FG/2014:34 Hedeskolan. Rätt till särskilt stöd Fullriggaren Malevik. Kränkande behandling av annan elev samt trygghet och studiero Åsaskolan. Rätt till särskilt stöd samt kränkande behandling av andra elever och rätt till särskilt stöd 2014-04-14 FG har yttrat sig över anmälan. Avvaktar Skolinspektionens vidare handläggning. 2014-03-13 FG har yttrat sig över anmälan. Avvaktar BEO:s vidare handläggning. 2014-02-07 Skolinspektionen beslut 2015-04-16: FG föreläggs att vidta åtgärder för att det vid Åsaskolan vid upplevd kränkande behandling görs en allsidig utredning. Vidtagna åtgärder ska redovisas senast den 12 juni 2015. Skolinspektionen avstår från att ingripa vad gäller särskilt stöd, eftersom Åsaskolan redan har tilldelats ett föreläggande inom ramen för den kommunövergripande tillsynen som Skolinspektionen genomför i Kungsbacka.

KUNGSBACKA KOMMUN 5 (5) FG/2014:8 Hedeskolan. Kränkande behandling av andra elever och rätt till särskilt stöd 2014-01-13 BEO beslut 2015-04-07: Med hänvisning till de utredningar och åtgärder som huvudmannen har vidtagit saknas förutsättningar att framställa skadeståndsanspråk gentemot FG. Skolinspektionen beslut 2015-03-13: FG föreläggs att senast den 13 maj 2015 vidta åtgärder så att skollagens krav att motverka kränkande behandling uppfylls och elevens rätt till särskilt stöd tillgodoses. Åsa Fri Jurist

KUNGSBACKA KOMMUN Kommunstyrelsen PROTOKOLLSUTDRAG Datum 2015-03-17 64 Mall för delegeringsförteckning KS/2015:11 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att mallen för delegeringsförteckning ska användas av alla nämnder. Ändringar av delegeringsmallen som är av principiell karaktär ska tas upp till kommunstyrelsen för beslut. Kanslichefen får rätt att göra uppdateringar av mallen som inte är av principiell karaktär. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram ett förslag till en mall för delegeringsförteckning. Mallen ska vara ett stöd för förvaltningarna när dessa tar fram ett underlag inför nämndens beslut om delegering av beslutanderätt. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2015-03-03, 49 Tjänsteskrivelse, 2015-01-16 Mall för delegeringsförteckning, 2015-01-16 Proposition Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner det bifallet. Beslutet skickas till Samtliga nämnder/förvaltningar Expedierat/bestyrkt

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-01-16 Diarienummer KS/2015:11 Mall för delegeringsförteckning. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att mallen för delegeringsförteckning ska användas av alla nämnder. Ändringar av delegeringsmallen som är av principiell karaktär ska tas upp till kommunstyrelsen för beslut. Kanslichefen får rätt att göra uppdateringar av mallen som inte är av principiell karaktär. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram ett förslag till en mall för delegeringsförteckning. Mallen ska vara ett stöd för förvaltningarna när dessa tar fram ett underlag inför nämndens beslut om delegering av beslutanderätt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-01-16 Mall för delegeringsförteckning 2015-01-16 Beslutet skickas till Samtliga förvaltningar. Beskrivning av ärendet Det har under en tid pågått ett arbete med att se över kommunstyrelsens delegeringsförteckning. Ett syfte har också varit att se över så att vi har en samsyn och samordning kring frågor om delegering inom alla förvaltningar och nämnder. Det har resulterat i en mall för delegeringsförteckningar och ett regelverk. Regelverket är en samling av regler och rättspraxis kring vad som gäller för delegering. Det dokumentet kräver inget politiskt beslut och uppdateras vid behov. Mallen för delegeringsförteckningen ska vara ett stöd för förvaltningarna när dessa tar fram ett underlag inför nämndens beslut. Eftersom vi inom Kungsbacka kommun eftersträvar en likadan hantering av hur vi delegerar beslutanderätten inom de områden som Katarina Eiderbrant Kommunstyrelsens förvaltning /RedigerareTelefon/ katarina.eiderbrant@kungsbacka.se 1 (2) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (2) alla nämnder hanterar, dvs. ekonomi, personal och allmänna frågor (såsom utlämnande av handlingar etc.) är det av vikt att mallen förankras och tillämpas. Katarina Eiderbrant /Verksamhetschef kansli/

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun Delegeringsförteckning Nämnden för. Antagen av nämnden för. 201x-xx-xx Dnr NN/201x:xxx 1

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun Innehåll 1 Inledning 3 2 Ersättare vid ordinarie delegats frånvaro 4 3 Förkortningar 5 4 Verksamhet 6 5 Allmänt 7 6 Ekonomi 8 7 Personal 9 8 Namnlista över delegater 10 2

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 1 Inledning Instruktion Detta är en mall till delegeringsförteckning för nämnder inom Kungsbacka kommun. Mallen innehåller delar som anger delegering inom vissa områden som ska vara likadana för alla nämnder. Det gäller områden inom ekonomi, personal och vissa allmänna områden såsom utlämnande av allmänna handlingar. För övrigt ska förteckningen förses med de delar som gäller specifikt för respektive nämnd utifrån reglemente eller annat särskilt beslut av kommunfullmäktige eller som följer enligt lag. Till denna mall finns även ett annat dokument som är sammanställning över vad som gäller generellt kring delegering och hur vi väljer att tillämpa regelverket inom Kungsbacka kommun. Sist i delegeringsförteckningen ska det finnas en lista där det anges med namn och funktion vilka personer som har rätt att fatta beslut. Denna lista uppdateras allteftersom namnen ändras varaktigt. Ovanstående är en instruktion nedan finns ett förslag på en inledning: Nämnden för XXs ansvar och uppgifter redovisas i nämndens reglemente. Med denna delegering avses att nämnden överför självständig beslutanderätt till delegaten vilket innebär att delegaten får i uppdrag att på nämndens vägnar fatta beslut i vissa ärenden. Om nämnden väljer att delegera till förvaltningschefen ska det även framgå om denne har rätt att vidaredelegera beslutanderätten till annan anställd. Vem som beslutanderätten delegeras till ska framgå av ett särskilt beslut/förteckning av förvaltningschefen. Till denna förteckning finns även en sammanställning över vilka generella regler som gäller kring delegering och hur vi väljer att tillämpa regelverket inom Kungsbacka kommun. Sist i delegeringsförteckningen ska det finnas en lista där det anges med namn och funktion vilka personer som har rätt att fatta beslut. Denna lista uppdateras allteftersom namnen ändras regelbundet utan särskilt beslut. Inom nämnden för XX ska det enligt beslut av kommunfullmäktige finnas ett arbetsutskott. Arbetsutskottet ska besluta i ärenden enligt denna delegeringsförteckning. Arbetsutskottets arbetsformer, sammansättning och uppgifter i övrigt framgår av Gemensamt reglemente för styrelsen och övriga nämnder i Kungsbacka kommun. 3

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 2 Ersättare vid ordinarie delegats frånvaro Instruktion Det är viktigt att det av delegeringsförteckningen framgår vem som är ersättare vid en annan delegats frånvaro. Ett alternativ är att ange i förteckningen på respektive ärende vem som är ersättare. Om det finns en ställföreträdare utsedd är det viktigt att det finns ett beslut där det framgår för vilken tid ställföreträdaren har det uppdraget. En chef är inte automatiskt ersättare utan denne måste i så fall vara utsedd till ersättare för ordinarie delegat. Ersättare för nämndens ordförande Vid förfall för ordförande inträder vice ordförande, om inte annat anges. Vid ersättare för förvaltningschef Vid förfall för förvaltningschefen inträder den person som är utsedd till förvaltningschefens ersättare eller ställföreträdare. Vid förfall för övriga delegater 1) annan delegat om det finns flera angivna. Vem som tar över beslutanderätten ska framgå av ärendet och registreras i ärende-/verksamhetssystemet 2) vikarie/ställföreträdare, vilket ska framgå av ärendet och registreras i ärende- /verksamhetssystemet. 3) ordinarie delegatens/vikariens/ställföreträdarens chef, vilket ska framgå av ärendet och registreras i ärende-/verksamhetssystemet. I samtliga fall finns alltid möjligheten att återlämna delegationen till den som givit delegationen. Ersättare för delegat bör inte besluta i viktiga ärenden om beslutet, utan större nackdel, kan vänta till dess att ordinarie delegat återkommit. 4

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 3 Förkortningar Instruktion Ange samtliga förkortningar som förekommer i förteckningen. KL FvL OSL LAS AB FC HRC Kommunallag Förvaltningslag Offentlighets- och sekretesslag Lag om anställningsskydd Allmänna bestämmelser, kollektivavtal Förvaltningschef HR-chef 5

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 4 Verksamhet Instruktion Det här avsnittet anpassas efter nämndens olika ansvarsområden. Kan delas in i flera kapitel. Ange beslutet så kortfattat som möjligt. Ange lagrum enligt exemplet nedan. Nr Lagrum Delegeringens omfattning Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning 4.1 4 kap 1 SoL Beslut om bistånd i form av hjälp i hemmet. FC X Med hjälp i hemmet avses hemtjänst och boendestöd. 4.2 6

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 5 Allmänt Instruktion I detta avsnitt finns angivet delegering avseende utlämnande av allmänna handlingar, prövning av sekretess, hantering av överklaganden, föra talan i domstol, avge yttranden mm. Utöver nedan angivna kan det finnas ytterligare frågor som behöver delegeras, till exempel att lämna yttranden i vissa typer av ärenden. Nr Lagrum Delegeringens omfattning Delegerat till 5.1 KL 6 kap 36 Rätt att fatta beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. 5.2 OSL 6 kap 3-6 Beslut om utlämnande av allmän handling med förbehåll eller att inte lämna ut en allmän handling. 5.3 FvL 24 Beslut om avvisande av för sent inkomna överklaganden. 5.4 Gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Kungsbacka kommun Utse ombud med rätt att föra talan i alla mål och ärenden som enligt lag eller annan författning ankommer på nämnden eller på annat sätt faller inom nämndens ansvarsområde Ordförande FC FC FC Med rätt att vidaredelegera X X Anmärkning Ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. 7

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 6 Ekonomi Instruktion Här anges beslut som kräver delegering vad avser inköp, avtal, upphandling mm. Detta kan behöva anpassas till respektive nämne till exempel vad avser belopp och kompletteras med nämndspecifika uppgifter. Nr Lagrum/stöd Delegeringens omfattning 6.1 Kommunens tillämpningsföreskrifter för upphandlingspolicy 6.2 Nämndens beslut om nämndbudget och Kungsbacka styrmodell 6.3 Regler för kommunens likvidplanering, kravoch inkasso-verksamhet och kontanthantering Fastställt av kommunfullmäktige 2010-09-07, 160 Beslut om upphandling inom nämndens verksamhetsområde. Beslutanderätten innefattar även att godkänna tilldelning och underteckna avtalet. Beslut om förvaltningsbudget med fördelning på verksamhetsnivå. Beslut om att avskriva utestående fordringar upp till visst belopp (ange vilket). Delegerat till Med rätt att vidaredelegera Anmärkning FC X Nämnden kan besluta att delegationen ska omfatta särskilda belopp. Om inte så gäller beslutet inom budget. FC FC X Avskrivning om högst ett basbelopp får vidaredelegeras. 8

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 7 Personal Instruktion Här anges delar inom personalområdet som kräver delegering för tjänstemannabeslut. Övriga ärenden inom personalområdet som är att betrakta som ren verkställighet finna angivna i en särskild förteckning. Nr Lagrum Delegeringens omfattning Delegerat till 7.1 LAS Anställningar (både tillsvidareoch visstidsanställningar) Med rätt att vidaredelegera Anmärkning 7.1.1 LAS Verksamhetschef FC I dialog med utskott eller presidium. 7.1.2 LAS Övrig personal FC X 7.2 AB Beslut om disciplinåtgärd såsom varning, löneavdrag eller avstängning 7.3 LAS 7 Beslut om uppsägning av personliga skäl FC FC X X 7.4 LAS 18 Beslut om avsked HRC 7.5 LAS 7 Uppsägning på grund av arbetsbrist 7.6 Avtal Förhandla och teckna kollektivavtal om den individuella fördelningen inom respektive förvaltning i samband med löneöversyn FC FC X 9

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun 8 Namnlista över delegater Funktion Namn 10

Delegeringsförteckning Kungsbacka kommun Utges av Kungsbacka kommun [Klicka här och skriv Månad och År] 11

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-03-20 Diarienummer FG/2015:73 Bedömning och riskanalys av personuppgifter i webbaserat system för PMO. Riskoch sårbarhetsanalys. Förslag till beslut Nämnden för Förskola & Grundskola beslutar att användandet av webbtjänsten efterlever de integritets- och säkerhetskrav som följer av Personuppgiftslagen, PuL och att vi med tjänsten och på det sätt vi valt att använda den, inte kränker den enskilde elevens personliga integritet. Motivering till beslut Avtalet mellan Kungsbacka kommun och leverantören H.C. Advance syftar till inköp och leverans av system för webbaserad åtkomst av PMO. PMO är ett system som Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun tidigare har beslutat om och är ett system som underlättar för Elevhälsans arbete kring dokumentation och journalföring. Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftssupport och minskad egen-administration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. Tjänsten levereras av H.C. Advance som därigenom har rollen som personuppgiftsbiträde. Nämnden för Förskola & Grundskola, Kungsbacka kommun, är personuppgiftsansvarig. Systemet lagras i servrar av leverantören H.C. Advance AB som har en dedikerad miljö med servrar i TDC Hostings serverhall. Miljön och servrarna delas inte med någon annan kund än Advance. Personuppgiftslagen (1998:204), PUL, ställer krav på skriftligt avtal när personuppgiftsbiträden skall behandla personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Med anledning därav har parterna enats om att ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal. Ett avtal har upprättats mellan H.C. Advance och TDC Hosting om att det inte föreligger några risker att de båda företagen delar serverhall. Britt-Louise Johansson Förskola & Grundskola 0300-83 44 69 britt-louise.johansson@kungsbacka.se 1 (3) Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 www.kungsbacka.se

KUNGSBACKA KOMMUN 3 (3) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-03-20 Avtal H.C. Advance AB 2015-01-01 Pul-avtal 2015-01-01 Avtal TDC Hosting och H.C. Advance AB 2015-02-06 Risk- och Sårbarhetsanalys 2015-02-10 Beslutet skickas till H.C. Advance TDC Hosting Britt-Louise Johansson Utvecklingsledare

2015-01-01 1 Risk- och Sårbarhetsanalys Bedömning och riskanalys på webbaserat system för PMO. Kungsbacka kommun 2015 Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-83 41 64 Forskola.grundskola@kungsbacka.se www.kungsbacka.se

2 1. Beskrivning av användningen Avtalet syftar till inköp och leverans av system för webbaserad åtkomst av PMO. PMO är ett system som Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun tidigare har beslutat om och är ett system som underlättar för Elevhälsans arbete kring dokumentation och journalföring. 2012 ersatte PMO systemen Profdoc och Journal 3 som Förvaltningen för Förskola & Grundskola och Förvaltningen för Gymnasie & Vuxenutbildning tidigare använt vid dokumentation av elevjournaler. PMO ägs av företaget CGM, CompuGroupMedical. Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftssupport och minskad egen-administration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. Tjänsten levereras av H.C. Advance som därigenom har rollen som personuppgiftsbiträde. Nämnden för Förskola & Grundskola, Kungsbacka kommun är personuppgiftsansvarig. Systemet lagras i servrar av leverantören H.C. Advance AB som har en dedikerad miljö med servrar i TDC Hosting serverhall. Miljön och servrarna delas inte med någon annan kund än Advance. Personuppgiftslagen (1998:204), PUL, ställer krav på skriftligt avtal när personuppgiftsbiträden skall behandla personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Med anledning därav har parterna enats om att ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal. Nämnden har gjort den samlade bedömningen att användandet av webbtjänsten efterlever de integritets- och säkerhetskrav som följer av PuL och att vi med tjänsten och på det sätt vi valt att använda den, inte kränker den enskilde elevens personliga integritet. Viktiga komponenter i denna bedömning har bland annat varit: 1. Tjänsten levereras som en tjänst mellan Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun och leverantören H.C. Advance. Personuppgifter som behandlas av systemet ska hanteras i enlighet med personuppgiftslagen (PuL). 2. Leverantören H.C. Advance erbjuder en webbaserad åtkomst av databasen för PMO. Avtalstiden är 2015-01-01 till och med 2015-12-31. 3. Personuppgiftsbiträdesavtalet uppfyller kraven på att vara en robust och fullständig instruktion av oss som personuppgiftsansvarig till personuppgiftsbiträde. 4. Avtal som upprättats mellan H.C. Advance AB och TDC Hosting för att säkerställa att företagens respektive servrar endast delar serverhall i en dedikerad miljö. 5. Leverantör H.C. Advance ansvarar för att samtliga för detta avtal gällande direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. 2. Behandling av personuppgifter Inloggningen sker så att endast åtkomst kan nås från Kungsbackas nät. Åtkomst från Kungsbackas nät till Advance sker via en Lan2Lan tunnel. I Lan2Lan tunneln bestäms vilka IP-nät från Kungsbacka som skall ha tillgång till PMO. Inloggningen sker via Advance Netscaler som har stöd för SAML-teknik och för Kungsbackas SSO lösning. En Citrix receiver installeras lokalt på varje dator. I de fall person anlitad av leverantören för uppdragets utförande ges, tillgång till

3 sekretessbelagd information ska tillämpliga bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) beaktas. Anlitad person får därmed inte röja eller nyttja sekretessbelagd information, som denne får del av vid uppdragets genomförande. Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera berörd personal om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Denna bestämmelse gäller även efter det avtal upphört och så länge sekretessen består. Personuppgiftsbiträdet skall när detta avtal upphör att gälla överlämna personuppgifter på av den Personuppgiftsansvarige angivet medium. Sedan detta har skett skall Personuppgiftsbiträdet radera personuppgifterna på ett sådant sätt att de inte kan återskapas och därvid se till att det inte finns några personuppgifter kvar hos Personuppgiftsbiträdet. 2.1 Ändamål med behandlingen Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftsupport och minskad egen-administration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. Systemet ska vara externt med åtkomst via webbläsare som används av kommunen (Internet Explorer, Google Crome och Mozilla Firefox). 2.2 Typ av uppgifter Personuppgifter som behandlas av systemet hanteras i enlighet med personuppgiftslagen (PuL). Systemet hanterar sekretessbelagd information. Systemet är försett med säkerhetsfunktioner för behörighetskontroll, säkerhetsloggning, intrångsskydd och skydd mot skadlig kod. 2.3 Tillåten behandling Leverantören säkerställer konfidentialitet, integritet och tillgänglighet för systemet. Med konfidentialitet menas att användardata som finns i systemet inte kan nås av en obehörigpart. Med integritet avses att data som skickats till och från användare av systemet varken oavsiktligt eller avsiktligt har förändrats. 2.4 Information till registrerade Information kommer att lämnas via kommunens hemsida och på kommunens intranät. 2.5 Personsuppgiftbiträde Leverantören för tjänsten, H.C. Advance, är personuppgiftsbiträde. 2.6 Överföra personuppgifter till tredje land Ej aktuellt all data finns på servrar i Sverige. 3. Avtalsvillkor för tjänsten Avtalstiden är 2015-01-01 till och med 2015-12-31. Avtalet gäller från dess undertecknande och så länge som Personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning, eller till dess endera parten säger upp avtalet till upphörande.

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (3) För att säkerställa sekretessen av personuppgifter som systemet lagrar har en Risk- och Sårbarhetsanalys upprättats. Viktiga komponenter i denna bedömning har bland annat varit: 1. Tjänsten levereras som en tjänst mellan Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun och leverantören H.C. Advance. Personuppgifter som behandlas av systemet ska hanteras i enlighet med personuppgiftslagen (PuL). 2. Leverantören H.C. Advance erbjuder en webbaserad åtkomst av databasen för PMO. Avtalstiden är 2015-01-01 till och med 2015-12-31. 3. Personuppgiftsbiträdesavtalet uppfyller kraven på att vara en robust och fullständig instruktion av oss som personuppgiftsansvarig till personuppgiftsbiträde. 4. Leverantör H.C. Advance ansvarar för att samtliga för detta avtal gällande direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. 5. Risk- och sårbarhetsanalysen visar att konsekvensen kan bli allvarlig men sannolikheten är mycket låg/obefintlig av att obehörig får åtkomst till sekretessklassad information på grund av att leverantören H.C. Advance delar serverhall med TDC Hosting. Sammanfattning Avtalet mellan Kungsbacka kommun och leverantören H.C. Advance syftar till inköp och leverans av system för webbaserad åtkomst av PMO. PMO är ett system som Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun tidigare har beslutat om och är ett system som underlättar för Elevhälsans arbete kring dokumentation och journalföring. Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftssupport och minskad egen-administration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. För att säkerställa sekretessen av personuppgifter som systemet lagrar har en Risk- och Sårbarhetsanalys upprättats.

4 Vid uppsägning skall en ömsesidig uppsägningstid om sex månader gälla. 3.1 Standardavtal Gällande upphandlingsavtal mellan leverantör H.C. Advance och Kungsbacka kommun. Personuppgiftsbiträdesavtal 1998:204, PuL. Avtal mellan leverantören H.C. Advance och TDC Hosting gällande dedikerad miljö med servrar i TDC Hostings serverhall. 3.2 Några viktiga punkter Avtalet med H.C. Advance gäller enbart för ett webbaserat system för åtkomst av PMO och nyttjandet av deras servrar. PMO är ett system som är etablerat inom Förvaltningen för Förskola & Grundskola samt för Förvaltningen för Gymnasie- och Vuxenutbildningen sedan 2012. PMO ägs av företaget CGM, CompuGroupMedical. 3.3 Ändamål med behandlingen Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftsupport och minskad egen-administration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. 3.4 Underleverantörer och kontroll Personuppgiftsbiträdet får inte anlita underleverantörer utan att den Personuppgiftsansvarige först har lämnat ett skriftligt medgivande. Den Personuppgiftsansvarige är inte skyldig att lämna medgivande. 3.5 Uppsägning av tjänsten Avtalet gäller från dess undertecknande och så länge som Personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning, eller till dess endera parten säger upp avtalet till upphörande. Vid uppsägning gäller en ömsesidig uppsägningstid om sex månader. Återlämnande av data vid avtalets slut hanteras genom att Advance tar ut databasen/data och lägger på ett lagringsmedium (CD/DVD/portabel lagringsenhet) som kunden personligen kommer och hämtar alternativt skickas med Rekommenderat brev och mottagarbevis. Kunden kvitterar ut med underskrift på två dokument varav kunden behåller en kopia av dokumentet. Data raderas sedan från Advance databasserver /filserver när data är verifierad av kund.

5 4. Risk- och sårbarhetsanalys Beskrivning Risk Leverantören H.C. Advance AB delar serverhall med TDC Hosting. Åtkomst för obehörig/behörig person Konsekvens av det inträffade Tillgång till sekretessklassad information Allvarlig Konsekvens Betydande Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Åtgärd: Rutiner finns mellan Kungsbacka kommun och H.C. Advance för att förhindra åtkomst till sekretessklassad information genom ett -Avtal har upprättats mellan H.C. Advance och TDC Hosting där det framgår att Advance inte delar servrar med någon annan kund än med Advance. Det är en dedikerad miljö och det är endast serverhallen som Advance delar med TDC Holding. -Klara rutiner och riktlinjer finns för de anställda inom H.C. Advance för att arbeta med servrar som lagrar sekretessbelagd information. -Rutiner har upprättats mellan Kungsbacka kommun och H.C. Advance för att förhindra obehörig/behörig att få tillgång till sekretessklassad information genom backup som sker varje timma, varje månad, varje år i 10 år. Kommentar: Konsekvensen är allvarlig men sannolikheten att obehörig/behörig får åtkomst till sekretessklassad information är mycket låg/obefintlig i och med de rutiner som upprättats.

6 Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Åtkomst för obehörig/behörig person Tillgång till sekretessklassad information Allvarlig x Konsekvens Betydande Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Åtgärd: Den sekretessklassade informationen finns på Advance servrar och det behövs två av varandra oberoende inloggningar för att komma in i systemet vilket hindrar obehöriga att komma in i systemet. Risk för att behörig person använder sig av sekretessklassad information på ett olagligt sätt finns. För att förhindra att så sker: - H.C. Advance har klara rutiner och riktlinjer för de anställda som arbetar med servrar som lagrar sekretessbelagd information. -Rutiner har upprättats mellan Kungsbacka kommun och H.C. Advance för att identifiera om behörig person från H.C. Advance använts sig av sekretessklassad information på ett otillbörligt sätt. Det kan identifieras genom att backup sker varje timma, varje månad, varje år, i 10 år. - I systemet PMO kan administratören för PMO i Kungsbacka kommun identifiera om någon obehörig varit inne i systemet. Kommentar: Konsekvensen är allvarlig men sannolikheten att obehörig person får åtkomst till sekretessklassad information är mycket låg/obefintlig i och med de rutiner som upprättats. Konsekvensen är allvarlig men sannolikheten att behörig person som använder sekretessklassad information på ett olagligt sätt är mycket låg/obefintlig i och med de rutiner som upprättats.

7

-'-"<'-'~.-, ~-~----~_,_.~...,..._~.,..,..,._,.,-.,.,~- -,._,._~,. -.,.~ ~-,M~,~.,._,._~ v CompuGroup Medical Sweden AB BOX 1841 751 48 UPPSALA Tfn: 018 ~ 470 26 DO Fax: 018-15 00 20 ORDERERKÄNNANDE Nr: 26056 2014-02-28 Kungsbacka kommun Förskole- och grundskaleförvaltningen 434 40 KUNGSBACKA Kundnummer: 2827 Er referens: Margareta Trygg Gustafsson!%'f{'rH<~ L 126~9PMO- Nyinstallation, elevakt - OBS! Koppling till befintligt elevadministrativt system måste beställas från resp. leverantör i god tid före driftstart Från 35 st lic till 50 st lic Vår referens: Lindström, Peter Offert l order giltig tom: 2014-03-28 ANTAL ENHET A-PRJS 15 st 3000. - --,_,_,... ~,-.. ~,..--_,....,_- - Engångskostnad SUMMA 45000 gqpanoe KOSTNADER /ABONNEMANG 2201 PMO- serviceavgift - per licens och år F aktu'reras'~~rsvfs ~,.,.. ANTAL 15 ENHET st A-PRIS 2808 SUMMA 42120 Övrigt: Hej Margareta Om några frågor ring mig på tel: 018-470 26 21. Fastställda reskostnader (ordinarie prislista): Vid utbildning, projektledning och andra konsulttjänster tillkommer reskostnader enligt ordinarie prislista. Reseersättning 550 kr per timme. Milersättning 45 kr per mil. Traktamente vid övernattning 500 kr per dygn. Kostnader för logi samt biljetter med flyg, tågbuss etc debiteras enligt kvittoverifikation. Orderns giltighet: Påskriven order är giltig för leverans tolv månader från det att den påskriven av kund är CompuGroup Medical tillhanda. Produkter/ijånster som inte levererats under den perioden kommer automatiskt att annulleras om inte annat överenskommits. Samtliga priser är angivna exklusive lagstadgad moms. Leveranstid: CompuGroup Medicals ordinarie leveranstid är ca tolv veckor efter att påskriven order inkommit från kund om inte annat överenskommits. Av~ och Ombokningsregler: Vid av- eller ombokning mindre än 14 dagar innan uppdrag, debiteras 50% av kostnaden. Vid av- eller ombokning mindre än 7 dagar innan uppdrag, debiteras 100% av kostnaden. CompuGroup Medical Ordererkännandet godkännes (Returnera ett påskrivet exemplar av ordererkännande t) Peter Lindström

Avtal Kungsbacka Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Typ av avtal: Webbaserat administration av PMO Webbasserat administration av PMO 2015-01-01 Avtal Referensnr: 14/170 Upph. ref.nr: 14/170 Slutdatum: 2015-12-31 Parter: Köpare Säljare: Upph. enhet: Kungsbacka kommun Säljare: H.C. Advance AB Handläggare: Christopher Brand Kontaktperson: Peter Thuresson Org. nr: 2120001256 Org. nr: 5566110614 Moms reg nummer: Adress: SE212000125601 Kungsbacka kommun Moms reg SE556611061401 nummer: Adress: Box 9249 Postnummer: Postort: Land: 43481 KUNGSBACKA Sverige Postnummer: 40095 Postort: Göteborg Land: Sverige Telefon: 0300-834081 Telefon: +46733411847 Mobil: Mobil: +46733411847 Fax: Fax: E-post: christopher.brand@kungsback E-post: peter.thuresson@advance. a.se se 1. Avtal 1.1 Kommersiella villkor (alos 05) 1.1.1 Parter Mellan ovanstående parter: köparen, nedan Kommunen, och säljaren, nedan Leverantören, har följande avtal träffats. 1.1.2 Allmän beskrivning och syfte Avtalet syftar till inköp och leverans av system för webbaserad åtkomst av PMO. Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftsupport och minskad egen-administration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. 1.1.3 Uppdragsgivare/ avtalsanvändare Kungsbacka kommun. 1.1.4 Kommersiella villkor Dessa kommersiella villkor äger företräde, samt kompletterar allmänna bestämmelser i ALOS 05, AVTAL 90 och AVTAL 90 - Underhåll i nämnd ordning. Utskrivet: 2015-01-16 9:25 Sida l av 12 Refnr.: 14/170..../...

1.1.5 Lagar och förordningar Leverantör ansvarar för att samtliga för detta avtal gällande direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. 1.1.6 Priser Priser anges i SEK. Grundkostnad för uppsättning och drift av systemet inklusive integrationer 47 575 kr Årsavgift 129 000 kr Ärlig driftskostnad 180 780 kr Uppläggning av tillkommande användare användarkanta 315 kr/användare Utbildningskostnad per tillfälle (5-15 personer) 4 000 kr/halvdag Konsultkostnad 950 kr/timme Kostnad samtidigt inloggade användar nr 51-81. 5 940 kr/år Ytterligare information se "Bilaga anbudsspecifiation PMO" Prisfallsgaranti: Om marknadsläget ändras på så sätt att den allmänna prisnivån för avtalade produkter sjunker, ska detta avtals priser sänkas i motsvarande grad. Det åvilar Leverantören att omedelbart underrätta Kommunen och vidtaga sådan åtgärd att avtalets priser är konkurrensmässiga. Kampanjer: Vid försäljningskampanjer ska alltid lägsta pris garanteras. 1.1.7 Leveransvillkor Se Avtal 90 Emballage ingår i pris Fritt till anvisad plats i Kungsbacka kommun 1.1.8 Leveranstid Leverans ska ske under januari månad 2015, senast sex (6) veckor efter beställning, alternativt efter överenskommen införandeplan. 1.1.9 Avvikelse i leveranstid Leveransförsening i enlighet med Avtal 90. 1.1.10 Beställningar- Avrop Beställning sker i Kungsbacka kommuns elektroniska beställningssystem. All fakturering ska ske elektroniskt. Följ länken för mer information om hur du kan fakturera kommunen elektroniskt: http://www.kunqsbacka.se/narinqsliv-och-arbete/upphandlinq/e-handel-och-e-faktura/fakt urera-kommunen/ Kungsbacka kommun har rätt att utkräva vite om 500 SEK per pappersfaktura. 1.1.11 Avsteg från avtal Nya produkter/tjänster, lagar, beslut eller andra policys som påverkar avtal och som eventuellt kan innebära att avtalsleverantör/er inte kan leverera motsvarande innebär möjlighet för beställare att välja annan Leverantör utanför avtal. Utskrivet: 2015-01-16 9:25 Sida 2 av 12 Refnr.: 14/170... /...

Kommunen förbehåller sig även rätten att under avtalstiden i begränsad omfattning prova andra på marknaden förekommande produkter. 1.1.12 Försäkringar Leverantören ska inneha och vidmakthålla för uppdraget erforderliga försäkringar. 1.1.13 Ansvar Vid fel eller brist i tillhandahållna produkter är Leverantören skyldig att med den skyndsamhet omständigheterna kräver, utan oskäligt uppehåll och utan tillkommande kostnader för Kommunen, avhjälpa fel eller brister i tillhandahållna produkter, som består i att produkten inte uppfyller avtalade krav, funktion eller inte kan anses vara ägnad för sitt särskilda ändamål. Leverantören ansvarar för fel eller försummelse som ligger honom till last vid uppdragets utförande och ska ersätta skada som förorsakas Kommunen eller tredje man mot vilken Kommunen svarar. Leverantörens ansvar omfattar inte fel eller brist i produkten som beror på Kommunen. 1.1.14 Miljö Kommunen strävar efter att i enighet med gällande miljöpolicy upphandla varor som är skonsamma mot miljön. En grundprincip är att en tjänst inte bör bidra till några onödiga eller för miljön skadliga ämnen för att uppfylla sitt syfte. Transporter: Transporter bör där detta ingår som en del i uppdraget ske på efter omständigheterna det totalekonomiskt mest fördelaktigaste sättet med hänsyn taget till miljön. Leverantören ska på anmodan från Kungsbacka kommun kunna verifiera att ställda miljökrav uppfylls. Miljöledningssystem Anbudsgivare ska ha dokumenterade rutiner för miljöarbete som minst innehåller följande moment: en miljöpolicy för verksamheten. rutin som säkerställer att relevant miljölagstiftning efterlevs. att det finns en namngiven kontaktperson för miljöfrågor gentemot den upphandlande myndigheten. 1.1.15 Tillständ för verksamheten Leverantören ska ha nödvändiga tillstånd för detta uppdrag. 1.1.16 Underleverantör Underleverantörer av vara eller tjänst som omfattas av denna upphandling ska godkännas av Kommunen. Leverantören svarar för att eventuella underleverantörer uppfyller samma krav som ställs på Leverantören. 1.1.17 Nyttjanderätt Avtalsanvändare har full nyttjanderätt till varan. 1.1.18 Inträng Leverantören ansvarar för att av denne levererat material inte kränker annans rätt och för att materiel etc. som tagits fram är riktiga. Leverantören kan aldrig överlåta sådant ansvar på Kommunen. Leverantören ska hålla Kommunen skadelös för alla skadeanspråk, ersättningskrav, kostnader och utgifter som följd av intrång i eventuella patent, upphovs-, Utskrivet: 2015-01-16 9:25 Sida 3 av 12 Refnr.: 14/170..../...

mönster- och varumärkesrätter eller andra skyddade rättigheter tillhörande tredje man. Dessa bestämmelser gäller även efter avtalets utgång. 1.1.19 sekretess I de fall person anlitad av Leverantören för uppdragets utförande ges, tillgång till sekretessbelagd information ska tillämpliga bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) beaktas. Anlitad person får därmed inte röja eller nyttja sekretessbelagd information, som denne får del av vid uppdragets genomförande. Leverantören är i förekommande fall skyldig att informera berörd personal om innebörden av sekretesslagens bestämmelser om handlingssekretess och tystnadsplikt. Denna bestämmelse gäller även efter det avtal upphört och så länge sekretessen består. 1.1.20 Underavtal Eventuellt underavtal är underordnat detta avtal. 1.1.21 Ändringar och tillägg Part äger rätt att aktualisera förändringar i avtalet. Förändringar i avtalet kan endast göras om behöriga företrädare för parterna skriftligt överenskommit om det. 1.1.22 Befrielsegrunder (force majeure) Endast inträffad händelse helt utanför parts kontroll och möjlighet att styra kan åberopas som Force Majeure händelse. Om sådan händelse inträffar ska parterna dock göra allt som är möjligt för att nedbringa skadeeffekterna. Till händelser utanför parts kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att part inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Part ska visa att konflikt som nyss sagts inte beror på parten. 1.1.23 Handlingars rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheter uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: l. skriftliga ändringar och tillägg till avtal vilka skriftligen är godkända av båda parter. 2. Avtal (med tillhörande avtalsbilagor) 3. Anbudsförfrågan 4.Anbud 1.1.24 Tvist Om tvist uppstår ska den i första hand lösas av parterna. I andra hand ska tvist avgöras enligt svensk rätt av den tingsrätt vars domsaga Kommunen tillhör. 1.1.25 Särskilda kontraktsvillkor Socialt ansvar Leverantören ska ha rutiner för att produktionen av de varor som levereras till kommunen sker under sådana förhållanden som är förenliga med grundläggande arbetsvillkor i leverantörskedjan. I de fall det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser är det högsta standard som gäller. Varor som levereras ska vara producerade under förhållanden som är förenliga med: Utskrivet: 2015-01-16 9:25 Sida 4 av 12 Refnr.: 14/170..../...

ILO:s kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182), FN:s barnkonvention artikel 32, den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön samt det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. Under avtalsperioden har kommunen rätt till insyn och rätt att kontrollera och rapportera kring leverantörens uppfyllande av de sociala kraven. Leverantören ska under avtalsperioden, på kommunens begäran, ange de fabriker som används vid produktion av offererade produkter. Kommunen har rätt att anlita oberoende inspektionsföretag som kan besöka fabrikerna för att kontrollera uppfyllelse av de sociala kraven. Om avvikelser uppdagas, ska leverantören inom den tidsfrist som överenskommits, vidta åtgärder till förbättringar enligt en handlingsplan. Om åtgärder inte vidtas inom avtalad tid, kommer detta betraktas som att leverantören väsentligen har brutit mot avtalet och kommunen kan komma att häva avtalet. Utskrivet: 2015-01-16 9:25 Sida 5 av 12 Refnr.: 14/170... /...

2. Kvalificeringskrav på leverantören 2.1 Kungsbacka kommuns e-handel 2.1.1 Inledning Bakgrund Kommunens syn på e-handel är att ha med hela flödet- från beställning till betalning. Kommunen har Visma Proceedo som systemleverantör. I systemet visas aktuella ramavtalsleverantörer och deras produkter, detta hjälper beställaren att använda rätt leverantör vilket ger ökad ramavtalstrohet. E-handel med Kommunen innebär att samtliga affärsdokument skickas och tas emot elektroniskt. Vilka krav som ställs avseende anslutning till Kommunens e-handel varierar från upphandling till upphandling. Anslutning till Kommunens e-handel kan i de enklaste fallen bestå av; en produktkatalog i excel, inköpsorder via e-post och e-faktura via den kostnadsfria webbportalen Supplier center. I andra fall ställs krav på att samtliga affärsdokument ansluts via EDI. Vilka krav som är aktuella för den här upphandlingen framgår nedan. Syfte Syftet med detta avsnitt ("Kungsbacka kommuns e-handel") är att beskriva vilka krav avseende e-handel som leverantörer måste uppfylla i denna upphandling. Handledning "Anslutning e-handel" Kommunen har tagit fram en handledning med anvisningar för att underlätta för leverantörer vid anslutning till Kommunens e-handel. Leverantören ska följa anvisningar i "Handledning anslutning E-handel" (nedan förkortad "HL") om dessa inte strider mot krav i avsnitt nedan. 2.1.2 Produktkatalog (se HL avsnitt 3) Kommunen ansluter produktkataloger från samtliga ramavtalsleverantörer för att kunna visa upphandlade produkter i Kommunens e-handelssystem. Det innebär att beställare kan söka och beställa produkter direkt i Kommunens e-handelssystem. Produktkatalogens innehåll: Ska-krav (100 /o av produkterna om inget annat angivits): - Artikelnummer - Artikelnamn/Produktbenämning - Pris -Valuta - Antal enheter i pris - Säljenhet - Beställs i multiplar av - Minsta beställningskvantitet - Momssats - Leveranstid i dagar eller klartext - Bassortiment - Sökord i både singular och plural samt varianter av ordet - Webblänk till bild - Webblänk till produktblad - UNSPSC-kod - Utförlig produktbeskrivning - Inre enhetstyp - Antal inre enheter i säljenhet I förekommande fall: - Tillverkare Utskrivet: 2015-01-16 9:25 Sida 6 av 12 Refnr.: 14/170..../...

- Tillverkarens artikelnummer - Globalt ID - Kvalificerare globalt ID - Jämförelsepris - Enhetstyp i jämförelsepris - Antal enheter i jämförelsepris - Miljö/Kvalitetsmärkning Alternativ för anslutning produktkatalog Leverantören ska skicka produktkatalog enligt något av de alternativ som framgår av HL. 2.1.3 Abonnemang (se HL avsnitt 5) Alternativ för anslutning inköpsorder Leverantören ska kunna ta emot inköpsorder enligt något av de alternativ som framgår av HL. 2.1.4 Faktura (se HL avsnitt 6) Kommunen ansluter faktura från samtliga ramavtalsleverantörer. Fakturans innehåll Ska-krav: - Fakturadatum - Fakturanummer - Namn, adress (eller annan identifikationsuppgift) för leverantören - Namn och fakturaadress (eller annan identifikationsuppgift) för köparen - Leveransadress - Leveransdatum - Vad leveransen avser (art och mängd samt ev. uppgift om de handlingar som ligger till grund för fakturan tex offert). Om hänvisning sker till handling ska denna bifogas e-fakturan. - Enhetspris -Valuta - Radbelopp -Total mervärdesskatt - Mervärdesskatten per mervärdesskattesats -Totalt belopp (exkl.moms samt att betala) - Köparens momsregistreringsnummer - Leverantörens momsregistreringsnummer - Leverantörens betalningsinformation (inkl. förfallodatum) - Betalningsvillkor - Information om F-skatt - Företagets säte - Originalfakturanummer vid kreditfaktura - Leverantörens kontaktperson samt telefonnummer och e-post - Fakturareferenser (se nedan) Fakturareferenser Leverantören ska ange de fakturareferenser som Kommunen begär och på det sätt som Kommunen begär. Flera referenser ska kunna anges på samma faktura. - Leverantören ska ange Avtalsnummer - Leverantören ska kunna ange Beställarreferens - Leverantören ska kunna ange Orderreferens - Leverantören ska kunna ange Abonnemangsnummer Utskrivet: 2015-01-16 9:25 Sida 7 av 12 Refnr.: 14/170... /...