PROJEKTHANDBOK. Projektpraxis med exempel programperioden 2007-2013. Länsstyrelsen i Södra Finlands län

PROJEKTHANDBOK Projektpraxis med exempel programperioden 2007-2013 Länsstyrelsen i Södra Finlands län

2 Till läsaren Denna handbok riktar sig till dem som genomför projekt och den bygger på handböckerna för projektledare som länsstyrelserna i Södra och Västra Finlands län gav ut inför förra programperioden. Handboken är i första hand ämnad för EU:s strukturfondsprojekt som befinner sig i det inledande skedet. Handboken bygger på material från utbildning i specialfrågor i anslutning till administreringen av projekten samt på projektägarnas och projektgenomförarnas erfarenheter. Dessutom innehåller handboken råd av myndigheter och organisationer som verkar som samarbetspartner i projekten samt av organisationerna som administrerar projekten. Handboken innehåller också respons från inspektionerna samt projektens egna frågor. Den uppdaterade handboken finns fritt tillgänglig på länsstyrelsen i Södra Finlands läns webbplats. Denna handbok kompletterar undervisningsministeriets guide för projektgenomförare, som riktar sig till alla EU:s strukturfondsprojekt som utbildningsstyrelsen och länsstyrelsen finansierar. Handboken innehåller bestämmelser som reglerar projekten samt anvisningar från olika ministerier. Vi har strävat efter att sammanställa de vanligaste specialfrågorna inom projekten och de tolkningar och lösningar som har genomförts i de projekt som finansierats av länsstyrelsen i Södra Finlands län. Projekten är dock alltid individuella, och det finns ytterst sällan två projekt som genomförs med exakt likadana villkor och planer. Därför bör eventuella problem som uppstår lösas från fall till fall. Det är viktigt att projektövervakaren, den som godkänner utbetalningen, projektägaren och projektledaren kommer till en samstämmig lösning på olika frågor, som alltså alltid är en tolkning av bestämmelserna. Det är inte alltid enkelt, och ibland framkommer det under inspektionerna att tolkningarna har varit felaktiga. Om projektövervakarens och inspektörens tolkningar skiljt sig från varandra är man tvungen att komma fram till en kompromisslösning. Också bestämmelserna om vilka utgifter som är stödberättigande är man tvungen att tolka från fall till fall. I denna handbok har målet varit att presentera så allmängiltiga lösningar som möjligt så att det inte vid inspektionerna ska komma fram några andra tolkningar än dem som finns presenterade här. Handboken lämpar sig väl också för dem som planerar nya projekt och för dem som studerar projektarbete. Det finns flera förtjänstfulla allmänna guider över projektledning, som behandlar projektarbetet på en generell nivå. Syftet med handboken är att komplettera dessa genom att redogöra för den praxis som följs i de projekt som vi understöder. Vi tar gärna emot förslag på hur vi kan utveckla handboken och exempelfall ur projektlivet. Vi önskar Er ett givande projektarbete! Strukturfondsaktörerna vid länsstyrelsen i Södra Finlands län

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. ETT BRA EU-PROJEKT...4 2. ATT SÖKA OM FINANSIERING... 4 3. PROJEKTÄGARENS UPPGIFTER...8 4. STYRGRUPPERNA I PROJEKT INOM ERUF-PROGRAMMET OCH DET REGIONALA ESF-PROGRAMMET...8 5. PROJEKTETS ÖVERVAKARE... 12 6. DEN PROJEKTANSVARIGE... 13 7. PROJEKTLEDAREN... 13 8. PROJEKTHANDBOKEN... 14 9. PROJEKTDAGBOKEN... 15 10. FINANSIERINGEN... 16 11. ÄNDRINGAR I GODKÄNDA PLANER... 20 12. EKONOMIFÖRVALTNINGEN FÖR EU-PROJEKT... 21 13. STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER... 24 14. ANSKAFFNINGAR... 39 15 FINANSIERINGEN AV PROJEKTET... 43 16. UTBETALNING AV EU:S OCH STATENS ANDEL... 46 17. UPPHOVSRÄTTSFRÅGOR... 50 18. RAPPORTERINGEN OM PROJEKTET... 50 19. UTVÄRDERINGEN AV PROJEKTET... 53 20. ÖVERVAKNING, KONTROLL OCH INSPEKTION... 54 21. PROJEKTETS NÄTVERK... 56 22. INFORMATION... 60 23. SPRIDNING AV RESULTATEN... 65 24 AVSLUTANDE AV PROJEKTET... 66 PROJEKTORDLISTA... 70 Protokollmall vid konkurrensutsättning av anskaffningar... 72

4 1. ETT BRA EU-PROJEKT Ett väl genomfört utvecklingsprojekt som till sina syften väl tjänar målgruppen åstadkommer olika former av positiv utveckling. Projektet ökar alltid genomförarnas kunskap och erfarenhet, vilket ofta leder till att nya verksamhetsmodeller och god praxis utvecklas. Genomförandet av ett EU-projekt är förknippat med en hel del formbunden dokumentering och uppföljning. Dessa kan tyvärr inte undvikas, eftersom de föreskrifter och bestämmelser som reglerar genomförandet av projektet är desamma för alla som genomför projekt som delfinansieras av EU. De utgör villkor för beviljandet av finansiering och kan bäst uppfyllas genom att finansiärens anvisningar följs. Ett bra projekt är värdefullt för hela programområdet, målgruppen och genomföraren. När projektet är som bäst kan det stimulera den regionala ekonomin/öka områdets dragningskraft, konkurrensförmåga och kompetens skapa permanenta arbetsplatser/lägga grunden för uppkomsten av nya arbetsplatser och företag främja tekniken öka samarbetet vara värt att utvidgas och utnyttjas i stor utsträckning positivt påverka miljön och utvecklingen av jämlikheten göra projektåtgärderna och aktörerna kända stärka den genomförande organisationens profil. Ett väl genomfört, som nätverk organiserat projekt ger en positiv bild av projektägaren. Efter att ha lett ett framgångsrikt projekt och blivit känd som en god organisatör är det inte svårt för projektledaren att sysselsätta sig själv. Det finns inga projekt som kan sättas igång så där i förbigående och ledas vid sidan om. Arbetet syns omedelbart i resultaten. 2. ATT SÖKA OM FINANSIERING Konkurrensen om projektfinansieringen ser ut att skärpas. Ansökningarnas nivå stiger år för år. Planeringen av ett projekt är, förutom intressant och berikande, också mycket arbetskrävande och innebär alltid en risk, så alla råd torde vara välkomna för sökanden då projektet planeras. Ifall det som upptas i följande checklista är i sin ordning för projektets del, kan sökanden lugnt lämna in sin ansökan. Minneslista för den som söker om finansiering Planera projektet väl Reservera tillräckligt med tid för planeringen och låt idén mogna. Kontrollera genast i början om temat/helheten lämpar sig för ett sådant EU-projekt som finansiären önskar. Försäkra er om att projektet är nödvändigt och lämpar sig för målgruppen. Före planeringen av projektet behövs ofta en kartläggning av behovet och planering av

5 hur deltagarna ska rekryteras så att det inte uppstår brist på deltagare när projektet ska genomföras. Med programmen vill man skapa någonting nytt fundera ut vad det är i ditt projekt. Projektet ska överensstämma med projektägarens verksamhetsområde och strategier. Avsikten är att projekten ska ge bestående effekter hur kommer projektets resultat till synes efter projekttiden och hur sprids resultaten. Bekanta dig med programdokumenten och kontrollera om projektidén lämpar sig för målen i dem. Ofta stöter man på en bra idé som förtjänar att bli finansierad, men som till sitt innehåll och sina mål inte passar in i något program. Med EU-program främjas endast vissa, utvalda objekt och det är alltså möjligt att få finansiering endast för dem. Observera att ESF-projekten i huvudsak riktar sig till personer över 15 år som redan befinner sig i arbetslivet eller som strävar efter att komma in i arbetslivet. Finansiären kan också fastställa högre åldersgränser. Pensionärer kan inte vara en målgrupp förutom i undantagsfall, till exempel om de ämnar återgå till arbetslivet. Kom ihåg att projektets målgrupp i sin helhet ska vara från det område som programmet hänför sig till. T.ex. när det gäller utbildningsprojekt ska de som utbildas antingen bo eller ha sin arbetsplats i programområdet. Denna regel beror på kommissionens regler om stödberättigande utgifter, som den nationella lagstiftningen inte kan avvika från. Programfinansieringen innebär alltid ett val att gagna ett särskilt område som omfattas av programmet. Begränsa projektet till en helhet som går att kontrollera, samla inte alltför många olika mål och funktioner i ett och samma projekt. Gör upp en realistisk tidtabell. Tiden för genomförandet av projektet bör planeras så att alla åtgärder blir vidtagna under genomförandetiden. I slutskedet bör det reserveras tillräckligt med tid för betalning av räkningar, slutrapporter, utvärderingar och sista utbetalningsansökan. T.ex. i fråga om utbildningsprojekt är en lämplig avslutningstid 1 2 månader efter avslutad utbildning. Det ska också informeras väl om resultaten av ett projekt som har delfinansierats av EU och resultaten ska kunna utnyttjas också i vidare utsträckning. Kom överens om samarbetspartner och finansiärer som behövs, i programmen prefereras olika partnerskapsstrukturer. Av samarbetspartnerna behövs ett skriftligt avtal. Om projektet har delgenomförare ska allas underskrifter finnas i projektansökan. Förvissa dig om tillgången till kommunal och privat finansiering för projektet, det är inte möjligt att få EU-stöd och statligt stöd till 100 % inom något program.

6 Ditt projekt konkurrerar om finansieringen med andra projekt som har möjlighet att uppnå samma mål, konkurrera alltså inte ut dig själv genom en hög prissättning, utan gör upp ett realistiskt kostnadsförslag. Finansiären lämnar vid behov närmare information om den finansiering som kan sökas och om finansieringsstrukturen samt ger råd och anvisningar om ansökningsprocessen. Kom ihåg att behandlingen av projektansökan tar minst 3 månader, ofta en längre tid i anspråk. Var också beredd på att ditt projekt kanske inte får finansiering Att söka om finansiering Ansökningsblanketten är det dokument utifrån vilket projektet bedöms, fyll alltså i alla punkter. Ansökan lämnas in i Eura2007-systemet genom att punkterna fylls i i den ordning de står, annars sparas inte ansökan på korrekt sätt. Skriv ut den färdigt ifyllda ansökan och skicka den till finansiärens registratorskontor. Ansökan ska vara undertecknad av en person/personer som har namnteckningsrätt. Använd ett klart och redigt språk och sammanfatta då det behövs. Definiera målen tydligt och så att de lätt kan mätas. Projektet har alltid avgränsats till att lösa ett särskilt problem. Därför kan ett och samma projekt inte ha en mängd olika mål. Hur projektet har lyckats bestäms enligt graden av måluppfyllelse. Redogör noggrant för vad som konkret görs i projektet och vad pengarna ska användas till. Beskriv alltså de medel, varmed målen eftersträvas. Ge projektet ett kort namn. Obligatoriska bilagor till ansökan är utdrag ur handels- eller föreningsregistret och skatteskuldsintyg. Se till att ansökan undertecknas av den person/personerna tillsammans som har namnteckningsrätt. Kom ihåg att också alla delgenomförare ska underteckna ansökan. Kom ihåg att datera ansökan. Följ ansökningstiderna Finansieringsmyndigheterna meddelar i allmänhet ansökningstiderna för projektfinansieringarna i de lokala landskapstidningarna eller på sina webbsidor. De ansökningar som mottagits innan ansökningstiden gått ut behandlas samtidigt.

7 Observera att ansökan ska lämnas in för behandling till den behöriga myndigheten innan ansökningstiden går ut det räcker alltså inte att ansökan lämnas in till en statlig myndighet. Om du inte är säker på om din ansökan kommer att komma till den rätta, behöriga myndigheten ska ansökan lämnas in i god tid innan ansökningstiden går ut (minst en vecka före), så att den hinner överföras i tid till den behöriga myndigheten. På denna punkt har förfarandet ändrats från förra programperioden. Behandlingen av ansökan Övrigt Under behandlingen av ansökan är det möjligt att finansiären vill ha ytterligare information projektet finslipas ännu under behandlingen, ha alltså tålamod. Finansiären ber i allmänhet också sökanden precisera och komplettera ansökan gällande innehåll, kostnadsförslag och finansiering. Följ givna tidtabeller, så att behandlingen av ärendet inte fördröjs. Även om din ansökan skulle komma till fel myndighet, överförs den på tjänstens vägnar (= med stöd av förvaltningslagen) till den rätta mottagaren. Du får ett skriftligt meddelande om överföringen. Överföringen kan dock leda till att behandlingen av ansökan fördröjs eller i värsta fall att ansökan inte alls blir behandlad under den aktuella ansökningsomgången om ansökan inte hinner överföras innan ansökningstiden går ut. I de regionala ERUF- och ESF-programmen fattas finansieringsbeslutet först efter att projektet har fått ett förordnande utlåtande i finansieringsmyndigheternas projektgrupp eller i landskapets samarbetsgrupp (MYR). För de regionala ESF-utvecklingsprogrammens urvalsprocess ansvarar en styrgrupp som tillsatts av undervisningsministeriet. Länsstyrelsen ber om ett utlåtande av undervisningsministeriet för ett utbildningsprojekt som leder till högskoleexamen samt för universitetens byggnadsprojekt. Länsstyrelsen ber om ett utlåtande av museiverket eller landskapsmuseet för större kulturprojekt inom museiverksamheten. Vid behov kan ett utlåtande begäras också av andra sakkunnigorgan i enlighet med projektets verksamhets- och innehållsområde. Det är alltid en risk för sökanden att inleda projektet innan man fått finansieringsbeslutet. De personer på utbildningsstyrelsen och länsstyrelserna som arbetar med EUfinansiering ger råd i frågor om ansökningsprocessen och genomförandet av projektet.

8 För de genomförande/administrerande organisationerna (projektledare, ekonomiförvaltningen mm.) inom godkända projekt ordnas en inledande diskussion om projektadministrationen och utbetalningspraxis samt utbildning om god praxis i projektarbetet. Om delgenomförare (samarbetspartner) deltar i genomförandet av projektet ska den administrerande organisationen skicka den inbjudan som den fått också till dem. 3. PROJEKTÄGARENS UPPGIFTER Projektägaren är den administrerande organisation som har lämnat in den undertecknade projektansökan. Projektägaren bär helhetsansvaret för projektets genomförande enligt den av länsstyrelsen i Södra Finlands län godkända projektplanen, inklusive kostnads- och finansieringsdelen. Projektägaren ansvarar inför finansiären också för eventuella samarbetspartners som deltar i genomförandet av projektet därför är det bra att redan i förväg diskutera och reda ut vad samarbetet kräver av de olika parterna och göra upp ett skriftligt avtal över detta. Projektägaren bestämmer om inledande, avbrytande och avslutande av projektet utser en styrgrupp för projektet genom ett skriftligt beslut, i vilket man utnämner medlemmarna och deras suppleanter o En företrädare för finansiären utnämns till sakkunnig i styrgruppen. De personer som behandlar strukturfondsärenden vid länsstyrelsen är projektövervakare men inte medlemmar i styrgruppen p.g.a. eventuella jäv. Projektövervakaren tillsänds dock allt material som sänds till styrgruppen, t.ex. möteskallelser, promemorior, rapporter och mötesmaterial; övervakaren eller dennes representant kan delta i styrgruppens möten som utomstående sakkunnig. svarar för att projektet förfogar över nödvändiga resurser Namntecknaren eller en av projektägaren bemyndigad person undertecknar projektdokumenten i instruktionen eller motsvarande anges vem som har rätt att underteckna organisationens officiella avtal o.d. dokument. Projektägaren ska iaktta hur projektet framskrider och se till att projektets mål uppnås och sörja för personella och andra resurser som behövs för detta. Projektägaren ansvarar också för att projektdokumenten arkiveras på korrekt sätt fram till det datum som nämns i projektbeslutet. 4. STYRGRUPPERNA I PROJEKT INOM ERUF-PROGRAMMET OCH DET REGIONALA ESF-PROGRAMMET En bra styrgrupp är projektledarens bästa medhjälpare. Den kan på ett avgörande sätt bidra till att projektets mål uppnås och nätverk bildas. En bra styrgrupp består av organisationer och personer som anser att genomförandet av projektet är en viktig och intressant utmaning, inte någon extra skyldighet eller ett besvärligt extra uppdrag. I styrgruppen bör också ingå representanter för verksamhetens målgrupp.

9 Styrgruppen utnämns genom ett skriftligt beslut av den organisation som genomför projektet. I beslutet utnämns styrgruppens ordförande och viceordförande eller så befullmäktigas styrgruppen att välja dessa inom sig. Projektledaren eller den finansierande myndighetens representant kan inte vara ordförande. Det rekommenderas inte heller att ordföranden kommer från den genomförande organisationen. Styrgruppen sammanträder minst två gånger per år. I praktiken sammanträder den vanligtvis oftare. På det första mötet görs det klart för styrgruppen vilka uppgifter den har tilldelats och en ordförande och en sekreterare utses. Dessutom kommer man överens om mötespraxis, såsom sändandet av möteskallelser och promemorior. Vidare behandlar man om styrgruppens medlemmar ska få mötesarvoden och/eller ersättningar för resekostnader. Mötesarvoden eller ersättning för resekostnader betalas inte till personer i vars arbetsbeskrivning eller tjänsteuppgifter ingår uppgifter som är jämförbara med arbetet i styrgruppen. Storleken på styrgruppens mötesarvode fastställs så att den motsvarar det som tillämpas i den genomförande organisationens övriga verksamhet. Styrgruppen har inte rätt att besluta om ändringar av projekt- eller finansieringsplanen. Dessa beslut fattas av länsstyrelsen utifrån projektägarens förslag. Det är dock styrgruppens uppgift att behandla eventuella förslag på hur projektplanen ska ändras innan förslagen presenteras för finansiären. Styrgruppens uppgifter Övervakar och följer med att projektet fortskrider i enlighet med projektbeslutet. Följer med och styr uppnåendet av projektets innehållsliga mål. Godkänner de preciserade verksamhetsplanerna utifrån den godkända projektplanen. Skapar spelregler för verksamheten/samarbetet. Bereder ändringar i planerna. Utvärderar hur projektet framskrider, t.ex. utifrån en självutvärdering. Sprider projektets resultat. Följer med hur pengarna används inom den godkända budgetens gränser. Följer med att utbetalningsansökan har gjorts korrekt på det sätt som förutsätts i den finansierande myndighetens beslut. Behandlar/godkänner projektets mellanrapporter och slutrapport. Ställer sin sakkunskap till projektets förfogande. Fungerar som en länk till intressentgrupperna. Svarar för sin del för projektets effekter och resultat. Går på det sista mötet igenom projektresultaten och responsen samt kommer överens om spridningen av resultaten också efter projektets slut. En bra styrgrupp stöder genomförandet av projektet genom att tillföra det sin sakkunskap och sitt nätverk. Styrgruppen tar ställning till genomförandet och föreslår förbättringar och preciseringar av planerna. Det räcker inte med att styrgruppen samlas endast för att behandla rapporter och konstatera vad som hänt. För att styrgruppen verkligen ska vara till nytta i genomförandet av projektet, måste den instrueras i sin uppgift. Styrgruppens medlemmar ska till sitt förfogande ha den projektplan som har godkänts av finansiären samt rapporter som beskriver hur projektet framskrider.

10 Hur många och hur ofta förekommande möten styrgruppen ska ha beror på projektets behov. I fråga om investeringsprojekt sammanträder styrgruppen i allmänhet mera sällan, eftersom anskaffningarna fastställs ganska noggrant redan vid ansökan om finansiering. Styrgruppen för ett välskött projekt sammanträder så fort som möjligt efter att projektägaren har fått finansieringsbeslutet av finansiären. På det första mötet görs det klart för styrgruppen vilka uppgifter den har tilldelats och en ordförande och en sekreterare utses, ifall den som har tillsatt styrgruppen inte har gjort det. Dessutom kommer man överens om mötespraxis, såsom sändandet av möteskallelser och promemorior. Samtidigt genomgås anvisningarna om mötesarvoden och reseersättningar. Det viktigaste är att styrgruppen sätter sig in i den godkända projektplanen och finansieringsbeslutet, också villkoren för det. Utifrån dem kan man närmare komma överens om samarbetspartnernas ansvarsområden och bl.a. rapporteringen och rapporteringstidtabellerna. Års- och slutrapporterna läggs fram för styrgruppen innan de sänds till finansiären. Styrgruppen behöver inte godkänna utbetalningsansökan, men då och då ska en översikt över ekonomin föreläggas styrgruppen. Utbetalningsansökan är ett bra verktyg för detta. Styrgruppen iakttar att de medel som har beviljats projektet blir så väl använda som möjligt. Exempelfall: Styrgruppens tre viktigaste frågor till projektledaren: Varför? Hur? Till vilken nytta? Styrgruppens viktigaste fråga till sig själv: Vad kan vi göra för att främja projektet? OBS! Länsstyrelsen, INTE styrgruppen eller projektägaren, har beslutanderätten gällande ändringar i projektplanen och i finansieringsplanen Exempelfall: Styrgruppen för ett projekt som delfinansierades av ESF beslöt att projektledaren och två av styrgruppens medlemmar skulle delta i en stor internationell konferens på projektets bekostnad. Överraskningen kom när länsstyrelsen vid utbetalningen inte godkände resekostnaderna som stödberättigande. Hur kom det sig? Styrgruppen fattade beslutet utan att känna till villkoren för finansieringen. Utlandsresor ingick inte i den godkända planen och inte heller i preciseringen av kostnadsförslaget, fastän de ska meddelas finansiären. Dessutom nämns särskilt i villkoren för stödberättigande kostnader att styrgruppsmedlemmarnas utlandsresor inte är stödberättigande.

11 Projektets styrgrupp kan när den fungerar som bäst vara en utmärkt hjälp för projektledaren och på ett betydande sätt bidra till att projektet blir framgångsrikt. För att styrgruppen ska förstå projektet så bra som möjligt är det viktigt att gruppen förankras i projektet, bl.a. genom att man ser till att den introduceras i projektet redan på det första mötet. Nedan finns en ofta efterfrågad mall för dagordningen för styrgruppens första möte. Länsstyrelsen i Södra Finlands län Strukturfondsenheten Merja Rossi Mall FÖRSTA MÖTET FÖR EU-PROJEKTETS STYRGRUPP 1. Mötet öppnas 2. Styrgruppens sammansättning och organisation - ordförande - eventuell viceordförande - sekreterare - granskning av styrgruppens promemorior/protokoll och delgivande av dem till medlemmarna, beslut om tillvägagångssätt 3. Styrgruppens uppgifter - styrgruppen tillsätts av projektets administrerande organisation som också fastställer styrgruppens uppgifter, av vilka de viktigaste är att: - främja, följa med och utvärdera hur projektet framskrider - precisera planen och vid behov ge förslag på förändringar - säkerställa att samarbetet mellan olika parter fungerar och ställa deras synpunkter och observationer till projektets förfogande, - främja informeringen - behandla/godkänna projektets års- och slutrapporter - styrgruppens beslutförhet, har den definierats - tidtabellen för styrgruppens möten - styrgruppens mötesarvoden och reseersättningar 4. Projektets mål och centrala innehåll - mål och resultat - åtgärder och målområde/målgrupp - tidtabell - kostnader och finansiering - kommande åtgärder i projektet, ev. preciserad plan för den närmaste tiden 5. Projektets personal och övriga resurser - personalen och deras uppgifter i projektet - lokaler och andra resurser som behövs, t.ex. skötseln av ekonomin

12 6. Projektets finansieringsbeslut och villkoren för finansieringen - projektets övervakare eller annan representant för finansiären presenterar 7. Avtal och förutsättningar för projektets samarbete med andra parter - t.ex. utbildningstjänster och andra tjänster som samarbetspartnerna skapar för projektet, donationer och andra naturaprestationer 8. Informeringen om projektet och spridning av resultaten 9. Övriga ärenden 10. Nästa möte 11. Mötet avslutas 5. PROJEKTETS ÖVERVAKARE (=KONTAKTPERSON VID DEN FINANSIERANDE MYNDIGHETEN) Länsstyrelsen tillsätter i sitt finansieringsbeslut en kontaktperson (övervakare) för projektet. Övervakarens uppgift är att följa med hur hela projektet genomförs. Övervakaren är inte styrgruppens egentliga medlem utan en sakkunnig som representerar finansiären. Övervakaren delges allt material styrgruppen har. Projektövervakaren har rätt att delta i styrgruppens möten antingen på projektets eller på egen begäran, i synnerhet då övervakaren upptäcker att ärendelistan som styrgruppen skickar ut tillsammans med möteskallelsen innehåller ett ärende som övervakaren på ett betydande sätt kan främja. Övervakaren och projektets genomförare har samma grundläggande mål: att försäkra sig om att projektet genomförs på bästa möjliga sätt och på ett med tanke på effekterna och i ekonomiskt hänseende ändamålsenligt sätt. Övervakaren (t.ex. en EU-koordinator) deltar som sakkunnig i den kontroll som utförs på plats tillsammans med den tjänsteman som ansvarar för utbetalningsprocessen och granskningen av stödberättigandet. Den förra kontrollerar frågor som rör innehållet och den senare bokföringsfrågor. Projektövervakaren ska alltså finnas med på samma sändlista som styrgruppen. Till övervakaren skickas: - allt material som är avsett för styrgruppen - broschyrer, publikationer och andra produkter som tagits fram i projektet - program och inbjudningar till utbildningar (till den utbetalande enheten skickas därtill deltagarförteckningarna bifogat till programmet när ansökan om utbetalning görs).

13 6. DEN PROJEKTANSVARIGE Den projektansvarige ansvarar för projektets administration under hela genomförandet av projektet, också under planeringen och efter att projektet avslutats. Den projektansvarige är vanligtvis projektledarnas chef. 7. PROJEKTLEDAREN Projektledarens egna framgångsfaktorer En av de centrala förutsättningarna för ett lyckat projekt är att finna en lämplig ledare för projektet. Denne kallas oftast projektledare eller projektchef. Att leda ett utvecklingsprojekt kräver en hel del. Enligt den respons som vi fått av erfarna projektchefer ska en bra projektledare åtminstone ha följande egenskaper: mod äkta entusiasm för saken öppenhet, en utåtriktad personlighet flit ärlighet organisationsförmåga och förmåga att behärska helheter lojalitet gentemot organisationen förmåga att entusiasmera andra flexibilitet långsiktighet stresstålighet beslutsamhet kostnadsmedvetenhet förmåga att hålla ordning på saker och handlingar och framför allt en positiv attityd. Förteckningen innehåller alltså alla de förväntningar som ställs på en god arbetstagare, ledare, utvecklare osv. och som behövs i vilken befattning som helst. Projektledaren ska behärska det tekniska genomförandet och dessutom vara en s.k. bra typ och socialt begåvad. Projektledaren behöver inte alltid vara sakkunnig i projektets substansfrågor och behärska projektets innehåll. Projektledaren är den som initierar samarbete och bygger broar. De egenskaper och kunskaper som behövs för att leda projektet är de främsta tillgångarna. Erfarenhet av att leda ett EU-finansierat projekt är alltid värdefull och väger tungt då projektledaren utses. Exempelfall: Många energiska projektchefer har i slutet av projekttiden bråttom med att få in en ny projektansökan och på så sätt trygga den egna sysselsättningen. Faran är att det pågående projektet blir överkört av de nya planerna och inte avslutas tillräckligt väl. Det gäller att ge sig till tåls och se till att projektet slutförs med omsorg och enligt anvisningarna.

14 Projektledarens uppgifter i projektet Projektledaren/projektchefen är den person som egentligen har projekthelheten i sin hand. Projektledaren ser till att de planerade åtgärderna genomförs och att arbetsfördelningen och den övriga organisationen fungerar på ett ändamålsenligt sätt. Projektledaren ska noggrant sätta sig in i den godkända projektplanen och finansieringsvillkoren för att kunna sköta sitt projekt. Projektledaren ska enligt befattningsbeskrivningen bl.a. vara representant för projektägaren; svara för genomförandet av projektet leda verkställandet och fördela uppgifterna informera säkerställa förutsättningarna för samarbetet, såsom utarbetande av behövliga avtal informera projektägaren och styrgruppen om hur projektet framskrider sörja för insamling av information, dokumentering och arkivering bereda styrgruppens möten göra rapporter svara för ekonomiuppföljningen och upprättandet av utbetalningsansökningarna, såvida dessa inte har ålagts t.ex. ekonomiförvaltningen. Det lönar sig att tydligt definiera uppgifterna inom den egna organisationen då arbetsavtalet ingås. Ofta har basmodellen för befattningsbeskrivningen presenterats i handboken för organisationens egen projektverksamhet, ifall en sådan handbok har utarbetats. Exempelfall: Projektchefen i ett projekt byttes ut och den nya personen kom till länsstyrelsen med dokumenten och frågade vad han nu skulle göra och hur han skulle fortsätta det halvfärdiga arbetet som han inte var förtrogen med. Det här var förstås bra, eftersom vi kunde ge den nya projektchefen information om rutinerna, men också organisationen bör ta ansvar för inskolningen av sin medarbetare. Fråga projektövervakaren om du är osäker på något eller vill förvissa dig om att din egen lösningsmodell är lämplig. Den kloke frågar! Om projektet får en ny projektledare eller ekonomiansvarig är det bra att be länsstyrelsens övervakare om en ny diskussion om genomförandet av projektet. 8. PROJEKTHANDBOKEN För en organisation som genomför flera projekt är det bra att samla spelreglerna för projektverksamheten i en skriftlig, lätt distribuerbar form som anvisning och hjälp för personalen vid genomförandet av projekten. Av handboken framgår hur projekt planeras, söks och administreras i organisationen samtidigt som det egna arbetsfältet och den egna

15 profilen stärks. På så sätt har varje projektledare i organisationen samma information och tillvägagångssätt och en klar befattningsbeskrivning. Innehållet i handboken kan vara t.ex. följande: 1. Projektverksamhetens principer i vår organisation 2. Vilket mervärde projekten har för organisationen 3. Vad som passar vår profil och vår verksamhetsbild 4. Projektplanering och finansieringsansökan 5. Organisation, ansvar och befogenheter, inbegripet namnteckningsrättigheter 6. Styrgruppen 7. Projektledaren 8. Övrig projektpersonal 9. Servicefunktionerna inom organisationen 10. Verkställande, tidtabeller och beslutsfattande 11. På vilket sätt man följer med hur projektet framskrider 12. Eventuell självutvärdering av projektet eller insamlande av övrig respons 13. Marknadsföring och information 14. Rapportering och dokumentering 15. Arkiveringsanvisningar 16. Anvisningar om konkurrensutsättning och anskaffningar 17. Kvalitetskontroll och användning av resultaten av projektet, slutrapporter mm. 18. Övervakning och förberedelser för inspektioner. Handboken kan också innehålla en beskrivning av följande praxis hos den administrerande organisationen: Förvaltningsstadgor och instruktioner Ärendehanteringssystem Arkiveringsplan Bokföringssystem Mervärdesskatt Kontoplan Upphandlingsanvisningar Avtalspraxis. Projekthandboken bör inte kopieras av andra genomförare, utan varje organisation måste tänka igenom saken och skriva ned just sin egen praxis i form av en handbok, som ett rättesnöre för den egna organisationens aktörer. Handboken ska alltså vara i högsta grad organisationsspecifik. 9. PROJEKTDAGBOKEN Ett bra och pålitligt sätt att dokumentera projekthändelserna är att föra en projektdagbok över dem. Det finns säkert lika många modeller som det finns dagböcker. Projekten är sinsemellan olika och arbetssätten är personliga, varför det i denna handbok inte ges någon entydig modell för bästa praxis. I dagboken antecknas vanligtvis de viktigaste händelserna i projektet, t.ex. kurser och förhandlingar, tidpunkt, tema, deltagare, innehåll, resultat, respons. Projektdagboken tjänar framför allt projektets rapportering och

16 utvärderingen av projektåtgärderna. Den fungerar som stöd för minnet också då man funderar över hur en god praxis kunde upprepas och spridas. Projektdagboken ersätter dock inte protokollen och promemoriorna från styrgruppernas och andra gruppers möten. 10. FINANSIERINGEN Den finansieringsplan som fastställts i finansieringsbeslutet är bindande för genomföraren av projektet. Olika programdokument bestämmer hur mycket stöd som maximalt kan beviljas av EU och staten, och hur mycket privat och kommunal finansiering som ska erhållas för projekten. I beslutet har finansieringsstrukturen för projektet fastställts. När EU-stöd eller statligt stöd beviljas förutsätter finansiären att också den övriga finansieringen har avtalats och att den realiseras i de proportioner som finansieringssökanden har angett. Den som söker finansiering bör redan i ansökningsskedet komma överens med de kommunala och privata finansiärerna om hur finansieringen ska ordnas och enligt vilken tidtabell. När kostnader och finansiering som ska rapporteras separat inkluderas i projektet ska man särskilt säkerställa att projektet får tillgång till den privata finansieringens uppgifter om lönekostnader (som bygger på deltagarnas faktiska timlön på vilken förskottsinnehållning ska verkställas). I ESF-projekt kan deltagarnas faktiska timlön för tiden för deltagande i projektet vara både kostnad och finansiering i finansieringsbeslutet enligt tidigare definiering. På bakgrundsblanketterna till finansieringsansökan preciserar man kostnadsförslaget per utgiftsslag och redogör för vilka kostnader och hur mycket som ingår i vilket utgiftsslag. För deltagarnas löne- och resekostnader är det bra att uppge på vilka grunder kostnaderna beräknats (t.ex. antalet deltagare, antal timmar). 10.1. Finansieringsbeslutet Det egentliga tillståndet att genomföra projektet som ett EU-projekt ges genom den finansierande myndighetens (länsstyrelsen) beslut att bevilja EU- och statsandelar för projektet, dvs. finansieringsbeslutet. I regionprogrammet kan finansieringsbeslutet fattas först då projektet har fått ett förordande utlåtande från landskapets samarbetsgrupp eller dess sekretariat. Till denna del varierar behandlingsprocessen enligt landskap. Efter att ha fått avslag på ansökan om finansiering avgör projektägaren om projektet ska genomföras med egen finansiering eller med någon annan finansiering. I allmänhet blir projektet helt och hållet ogenomfört i ett sådant fall. De personer som arbetar med projektet, också delgenomförarna, förutsätts sätta sig in i materialet, delta i projektets inledande möte samt i start- och utbetalningsutbildning och arbeta enligt de anvisningar som getts.

17 10.2. Finansieringsbeslutets innehåll Finansieringsbeslutet är ett administrativt dokument som innehåller de centrala villkoren för genomförandet av projektet. De projektanställda bör studera beslutet noggrant genast när de har fått det i handen. Projektgenomföraren ska se till att alla som arbetar med sådant som rör projektets saker har finansieringsbeslutet inklusive anvisningarna till hjälp. I det första finansieringsbeslutet godkänns projektplanen jämte kostnadsförslaget och den finansiella planen för projektets hela genomförandetid. Ofta beviljas finansiering dock för högst två år åt gången, eftersom finansiären årligen får fullmakt att bevilja pengar. Det kommer alltså nya pengar varje år och det är möjligt att starta flera projekt på en gång. Om finansieringen för de följande åren fattas i ESF-projekt beslut om fortsatt finansiering årligen utan separat ansökan, förutsatt att projektet fortskrider i enlighet med projektplanen och villkoren och att den finansierande myndigheten har tillgång till den beviljandebefogenhet som behövs. I ERUF-projekt ska projektgenomföraren göra en ansökan om fortsatt finansiering utifrån vilken beslutet fattas. Projektkod I Eura2007-systemet tilldelas projektet en projektkod, som ska användas i alla projektdokument. Koden är en identifierare, med vars hjälp uppgifterna kan hittas i datasystemen. (Projektkoden är inte den samma som ansökningskoden, som behövs när man använder Eura2007-systemet). Projektets namn Man bör vara noggrann när man väljer ett namn och det bör vara kort och lätt att använda. Namnet i beslutet/den godkända planen ska stå i exakt samma form i bokföringsmaterialet, broschyrerna, annonserna osv. Projektets genomförandetid Den tid under vilken åtgärderna genomförs och finansieringen gäller. Endast kostnader som uppstår under genomförandetiden är stödberättigande. Om projektet inte inleds inom en månad efter delfåendet av projektbeslutet, ska finansiären omedelbart underrättas. Målområde Strukturfondsåtgärderna ska genomföras inom programområdet o Det regionala ESF-programmet: Södra Finlands programområde o ERUF, projekten inom prioriteringarna 1-3: krävande områden i Södra Finland o ERUF, prioritering 4: huvudstadsregionen och Åboregionen o ERUF, prioritering 5: Södra Finlands programområde o det riksomfattande ESF-temaprogrammet: hela Finland, förutom Östra Finland

18 Till exempel i fråga om utbildningsprojekt ska samtliga deltagares hemort eller arbetsplats finnas inom programområdet. På motsvarande sätt ska investeringarna inom ERUF-projekt göras inom programområdet, inte utanför det. Det godkända kostnadsförslaget och kostnadsslagen är bindande Kostnader som är nödvändiga för genomförandet av projektet. Endast kostnader som överensstämmer med projektplanen och som hör till de kostnadsslag som nämns i beslutet kan godkännas. Ansökningar om ändringar inlämnas till finansiären i god tid, och i oklara fall lönar det sig alltid att rådgöra med projektövervakaren så fort som möjligt. Godkänd finansieringsplan Innehåller uppgifter om fördelningen av finansieringen mellan olika finansiärer. Binder såväl genomföraren som finansiären. EU:s, statens och kommunens andelar är noggrant specificerade: o om den kommunala finansieringen blir mindre än planerat kan EU-stödet och det statliga stödet minska. Innehåller också andra finansiärers andelar; övrig offentlig och privat finansiering. Projektägaren som har mottagit finansieringen ansvarar för inflödet av medlen. Övrig offentlig finansiering Bl.a. församlingar (sådana som har beskattningsrätt i Finland: evangelisklutherska och ortodoxa), Penningautomatföreningen Statliga inrättningar (t.ex. universiteten) kan inte ha någon egen finansiering. Kommunal finansiering Deltagaravgifter som kommunerna eller samkommunerna betalt till projektet Genom kommunala beslut betalt stöd för genomförandet av projektet och som projektet kan använda till kostnader som är godkända i projektplanen Övrig kommunal finansiering till projektet, t.ex. kommunens egenfinansiering för ett projekt som den själv genomför eller egen finansiering till läroanstalter som kommunerna äger Privat finansiering Deltagaravgifter som företag har betalat till projektet. I allmänhet uppbärs ingen avgift av dem som deltar i utbildning, företag och övriga bakgrundsorganisationer deltar däremot i allmänhet i finansieringen av projektet och alltså också i finansieringen av utbildning som ingår i projektet. Deltagaravgifter enligt projektplanen som uppburits av den målgrupp som finns angiven i projektplanen är inte inkomst utan finansiering. Deltagaravgifter som uppburits av sådana som inte hör till målgruppen är inkomst. Övrig finansiering från den privata sektorn, t.ex. en enskild genomförares egenfinansiering

19 Projektets inkomster Inkomst (som alltså inte är privat finansiering) som uppstår av försäljning eller uthyrning av produkter och tjänster som projektet producerat, ska uppskattas i ansökningsskedet. Om projektfunktionerna erbjuds andra än dem som enligt projektplanen är målgruppen ska ett marknadsmässigt pris uppbäras för tjänsterna. Projektfinansiering får alltså inte användas för att sänka priserna för dessa grupper. Också inkomster som inflyter efter projektets slut beaktas (t.o.m. upp till 5 år efter projektet avslutats). Innan det EU-stöd och det statliga stöd som beviljas projektet räknas ut, avdras alltid projektets inkomst från genomförarens kostnader. Bokföringsarrangemang Utgör en del av projektägarens bokföring. Har ett eget kostnadsställe. Över utgifter som ska rapporteras separat (=kostnader som uppstått utanför bokföringen) sammanställs uppgifterna fördelade enligt det godkända kostnadsförslaget och finansieringsplanen. Uppbevaring av materialet Åtminstone till utgången av år 2020 och minst tre år efter betalningen av slutraten för programmet för Fastlandsfinland 2007-2013 som godkänts av Europeiska kommissionen. Dessutom ska en längre uppbevaringstid som fastställs i den nationella lagstiftningen iakttas. Vidare ska projektet spara handlingar som gäller individuellt de minimis-stöd i tio år från den dag då stödet beviljades (artikel 3 i de minimis-förordningen 1998/2006). Material i elektronisk form duger också. Vid förvaring i elektronisk form måste tillgången till materialet, alltid vid behov, garanteras åtminstone till år 2020. Av materialet ska framgå hela projektets livscykel, resultat, kostnader och motiveringar för deras uppkomst eller för tillvägagångssätt då vissa tillvägagångssätt förutsätts. Fråga: Eftersom det ofta dröjer innan beslutet kommer fram till den person som genomför projektet, skulle inte länsstyrelsen kunna sända finansieringsbeslutet automatiskt för kännedom till projektets kontaktperson eller någon annan person som deltar i projektet? Svar: Beslutet är ett officiellt dokument som sänds till sökanden, som alltså är projektägaren. I beslutet ingår ett omnämnande om att mottagaren utan dröjsmål ska sända beslutet till projektets parter. Projektägaren är alltså ansvarig för distributionen av beslutet och dess bilagor.

20 När du får finansieringsbeslutet kontrollera det och särskilt beslutsvillkoren noggrant. Ifall något av det ovan nämnda inte överensstämmer med de aktuella uppgifterna, kontakta då omedelbart projektövervakaren/finansiärens kontaktperson, vars kontaktuppgifter finns i projektbeslutet. Exempelfall: Trots flera försök var det omöjligt att få kontakt med den i projektplanen antecknade kontaktpersonen på de angivna numren. Då saken utreddes framgick det att personen hade bytt arbetsplats och en ny projektledare hade valts. Det hade bara inte fallit någon in att underrätta finansiären om ändringen. Man kan bara föreställa sig vilka svårigheter detta kan leda till, eftersom finansiären ofta är i kontakt med projektledarna per e-post och telefon. 11. ÄNDRINGAR I GODKÄNDA PLANER Det är vanligt att man under projektets gång märker att det inte är förnuftigt eller möjligt att genomföra projektet exakt på det sätt som hade planerats. Då bör projektövervakaren kontaktas i ett så tidigt skede som möjligt. Om det gäller väsentliga ändringar ska en ändringsansökan skickas till finansiären. Formen på ändringsansökan beror på vad ändringen gäller. Om ändringen gäller genomförande av centrala projektåtgärder och/eller finansieringen ska en ändringsansökan lämnas in via Eura2007-systemet. Närmare anvisningar om detta ges senare, i enlighet med kraven i Eura2007. Projektets styrgrupp ska behandla alla väsentliga ändringar av projektplanen, men den slutliga rätten att godkänna ändringarna har alltid den som beviljat EU-stöd och statligt stöd. Ändringarna måste alltid vara godkända innan de verkställs. Ansökan om ändring ska göras genast då ändringarna är bekanta. Vanligtvis är det fråga om ändring av genomförandetiden, ändringar mellan kostnadsslagen, ändringar i finansieringen samt betydliga ändringar i de åtgärder som ska genomföras och i projektets innehåll. Exempelfall 1: Förlängning av projektet: Projektets genomförandetid hade planerats så att den sista utbildningsdagen skulle ha varit den sista dagen i projektet. Härefter återstod ytterligare projektets slututredningar: behandling av utbildningsresponsen, slutrapporten och upprättande av utbetalningsansökan. Således sökte man om förlängd tid för projektet för att verksamheten i sin helhet skulle kunna avslutas inom tiden för projektets genomförande. Exempelfall 2:

21 Ansökan om förlängning och fortsatt finansiering för projektet: Under projektets gång hade sådana nya funktioner utvecklats som inte ingick i den ursprungliga projektplanen. För att dessa skulle kunna genomföras ansöktes om förlängning och fortsatt finansiering för projektet. Finansiären beslutade dock att inte bevilja tillstånd till ändringarna, eftersom projektet kunde genomföras i enlighet med den ursprungliga planen, för vilken finansieringen hade allokerats. Den föreslagna ändringen var så omfattande att den i sig kunde ha genomförts som ett nytt projekt. Finansiären hade inte heller möjligheter att överskrida det redan godkända kostnadsförslaget. Finansiering för ett projekt har beviljats för åtgärder enligt planen. Ibland kan dock planen inte genomföras som den är. Det går att ändra planen om - programmet som projektet genomförs i möjliggör detta, dvs. den förnyade verksamheten är stödberättigande - målen inte ändras - projektets finansieringsstruktur bevaras i huvudsak i enlighet med programmet - kostnaderna inte ökar väsentligt och länsstyrelsens finansieringsandel inte ökar - saken diskuteras i tid med övervakaren och alla de ovan nämnda villkoren iakttas. Indikatorerna i projektplanen har ofta uppskattats i överkant för att säkra att man erhåller finansiering. Om man i planen (på ansökningsblanketten) lovar att projektet ska ge upphov till 50 examina och det bara skapar 10 kan detta ses som att indikatorerna till väsentlig del inte uppfylls. I detta fall har finansiären rätt att skära ner på stödet om genomföraren inte kan presentera tillräcklig motivering till det som skett. 12. EKONOMIFÖRVALTNINGEN FÖR EU-PROJEKT 12.1. Praktiska arrangemang I början av projektet lönar det sig att inom den genomförande/administrerande organisationen komma överens om följande praxis: Separat bokföring som en del av genomförarens bokföring - Ett eget kostnadsställe för projektet. - En egen verifikatserie, om möjligt, eftersom originalverifikaten ska uppbevaras åtminstone fram till utgången av år 2020. - Kontona/kostnadsslagen bör så väl som möjligt motsvara uppdelningen i finansieringsbeslutet och utbetalningsansökan, så att huvudboksrapporten kan fås från bokföringen utan större extra arbete. - Kostnadsslagens och kontonas innehåll ska vara detsamma under hela genomförandet av projektet. Godkännande av fakturorna: vem godkänner? - Vem kontrollerar sak- och sifferuppgifterna, vem godkänner? Praxis inom den egna organisationen bör klargöras för hela personalen. - Den person som ansvarar för projektet bör alltid kunna sakgranska fakturorna (utom egna fakturor) och själv få kopior av dem.

22 Uppföljning av arbetstiden - Alla deltidsanställdas totala arbetstid ska uppföljas med hjälp av timbokföring. I uppföljningen ska också annat arbete än arbete för projektet anges. Innehållet i arbetet för projektet ska klargöras på uppföljningsblanketten. - De deltidsanställdas lön utbetalas och tas upp i projektets bokföring enligt arbetade timmar (således inte procentallokering enligt arbetsplanen). De arrangemang som behövs ska därför överenskommas med dem som sköter löneberäkningen. Allokering av finansiering och inkomster till projektet - Kontrollera att finansieringen och inkomsterna antecknas rätt i huvudboken. - En regressiv finansieringsandel får inte i ett för tidigt skede förvandlas till finansiering för projektet eftersom finansieringen då realiseras snabbare än själva projektet (ändring jämfört med förra programperioden). - Ifall kommun-, övrig offentlig eller privat finansiering betalas till projektet i form av pengar i början av projektet (t.ex. i sin helhet när projektet inleds), ska den regressiva finansieringsraten lämnas i den förverkligande organisationens balansräkning och kostnadsföras till projektet i faser. I ansökan om utbetalning kan som finansieringsandel antecknas högst den andel av den förverkligade kommun-, övriga offentliga eller privata instansens finansiering som inte överskrider de förverkligade kostnaderna för ifrågavarande utbetalningsperiod. När projektet är slut ska all finansiering som riktats till projektet kostnadsföras i sin helhet så att balanskontot för det aktuella projektet är + / - 0. - Bokföringarna av finansieringsandelar och inkomster ska synas i projektets huvudbok. Fråga: En stor läroanstalt hade som vana att ta 3 % av all utomstående finansiering som täckning för allmänna administrationskostnader. Projekten angav denna andel som sin utgift. Godkänns utgiften som en kostnad för ett projekt som delfinansieras av EU? Svar: Nej, den godkänns inte. Läroanstalten ska hänföra den finansiering som anvisats för ifrågavarande projekt oavkortad till projektet. Allmänna administrationskostnader godkänns inte heller annars, om det inte har varit möjligt att på ett rättvist och motiverat sätt hänföra dem till projektet som nödvändiga projektkostnader. Samlande av verifikatkopior - I projektets verifikatpärm lönar det sig att samla kopior av alla verifikat som uppstått i projektet. Kalkyleringsprinciper för allmänna/indirekta kostnader - Om allmänna kostnader hänförs till projektet; t.ex. ekonomiförvaltnings-, adbeller fastighetskostnader, ska kalkyleringsgrunderna för dessa utredas genast i början av projektet, innan finansieringsbeslutet fattas.

23 - Det bästa sättet är att räkna ut priset per enhet för prestationen, t.ex. priset på en kopia, underhållskostnaden för en fastighet per kvadratmeter, priset per verifikat eller kontotransaktion, kostnaden per dag för användning av dator eller månadspriset för användningen av en apparat/maskin. - Projektet debiteras enligt de prestationer som hänförs till det. - Grunderna för fakturering av alla allmänna kostnader ska kunna klargöras (i huvudboken eller i en motsvarande kalkyl med samma bevisvärde); bl.a. vad som ingår i den totala kostnaden utifrån vilken priset per enhet beräknas. Rapporter över den ekonomiska uppföljningen - Utfallet av kostnadsförslaget, fullföljandet av finansieringsplanen och genomförandet av den verksamhet som hänför sig till projektets mål uppföljs noga. - Den projektansvarige ska med ekonomiförvaltningen komma överens om på vilket sätt och enligt vilken tidtabell han får rapporterna över den ekonomiska uppföljningen (rekommendationen är en gång per månad). - Anvisningar om rapporteringen i Eura2007-systemet kommer senare när de är färdiga. 12.2. Hantering av fel Eventuella fel korrigeras med memorialverifikat. Memorialverifikatet ska ha en hänvisning till det ursprungliga felaktiga verifikatet. Om felet konstateras i efterhand, t.ex. i samband med inspektion, korrigeras det för innevarande uppföljningsperiod (inte för den betalda). 12.3. Verifikatanteckningar Verifikatnumret ska synas tydligt Tilläggsutredningarna ska synas, om t.ex. förklaringarna i fakturan inte är tydliga. På verifikatet/kvittokopian får gärna skrivas en förklaring av hur kostnaden hänför sig till projektet. Ju tydligare förklaring, desto snabbare går det att behandla utbetalningsansökan och utbetalningen av stödet går smidigt. Anteckningar om godkännande Om fakturan också gäller annan verksamhet, ska projektets andel tydligt avskiljas. Den totala kostnaden ska dock tydligt framgå av fakturan. Verifikatet ska svara på frågorna: VAD, VAR, NÄR, VEM, VARFÖR. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt reseräkningar, avskrivningar och allmänna kostnader. Anteckningarna på verifikaten är värdefulla också då en inspektör från länsstyrelsen, ministeriet eller kommissionen går igenom projektets ekonomi.