Datum 2012-10-11 Beteckning Verksamhetsplan 2013- Version 0.4 Länsstyrelsernas nationella kommunikationssamordning Verksamhetsplan för 2013 1. Inledning Regeringen har höjt takten i det förvaltningspolitiska förändringsarbetet och särskilt pekat ut begreppen rättssäkerhet, effektivitet och medborgarorientering som ledstjärnor. Regeringen har även starkt betonat vikten av att alla myndigheter fortsätter sin utveckling inom e- förvaltning. Detta pågående förändringsarbete genomsyrar länsstyrelserna och alla dess verksamheter. Kraven på att samarbeta och att ensa system och processer har ökat. Det råder en mycket stark efterfrågan på informatörer i samband med länsstyrelsegemensamma projekt. Länsråden och Landshövdingarna ger oss allt fler uppdrag i olika arbetsgrupper med krav på att stå för nationella och samordnade informationsinsatser. För att möta denna efterfrågan, så behöver vi en bra mottagarorganisation med tydlig styrning och ledning. 1.1. Organisation, styrning och ledning Nätverket för Länsstyrelsernas nationella kommunikationssamordning är öppet för alla informatörer anställda inom länsstyrelserna. Informationsutbyte sker bland annat via sändlistan LST-DL-Informatörer, dit man anmäler sig via Servicedesk. Varje länsstyrelse avgör vilka deltagare man skickar till den informatörskonferens som ordnas varje år. Nätverket för informationsansvariga består av informationschef / motsvarande i varje länsstyrelse. Nätverket arbetar gemensamt för att främja den nationella kommunikationssamordningens syften. En viktig insats är att avsätta resurser för insatser i gemensamma uppdrag och projekt. Nätverket för informationsansvariga beslutar, vid ett årligt höstmöte, vilka sex kolleger som är styrgrupp för den nationella kommunikationssamordningen under det kommande året och vem av de sex som är ordförande. Årsmötet utser också en valberedning som tar fram förslag till ny styrgrupp nästa år. Länsråd och landshövdingar ger styrgruppen uppdrag, oftast i form av att delta i nationella projekt och där stå för nationella och samordnade informationsinsatser. I vår verksamhetsplan kan vi även själva ta initiativ till att bilda arbetsgrupper för att hantera stora frågor som är av strategisk betydelse. Det gemensamma arbetet bedrivs igenom en distribuerad organisation, där informatörer vid olika tidpunkter går in i olika projekt.
Länsstyrelsernas nationella kommunikationssamordning har en projektwebbplats som alla anställda inom länsstyrelsevärlden har behörighet att besöka: http://projektwebbaradmin.lansstyrelsen.se/infoforeningen/sv/pages/default.aspx För information om medlemmar i olika uppdrag, projekt och arbetsgrupper, läs mer i bilaga 1. 1.2. Ansvarsfördelning Styrgrupp Ordförande (ledning och styrning) Arbetsledning av gemensamma resurspersoner Avtal och upphandling (juridiskt ansvarig), förutom IT-avtal Budgetansvar, inkl. uppföljning och prognoser Ordförande och styrgruppen samordnar Webbförvaltningen Kommunikationsprojekt Kommunikationsstrategiskt arbete (t.ex. gemensamt mediearbete, sociala medier, mässor och utställningar) Kommunikationsstöd i utvecklingsprojekt Nationellt samordnad kriskommunikation Andra uppdrag som fastställts i årets verksamhetsplan Webbförvaltningen Webbförvaltningsledare (samordning) Förvalta, leda och utveckla länsstyrelsernas webbarbete Leda webbsamordningsgruppen Beställare av utveckling mot extern konsult Föreslå årlig verksamhetsplan och budget samt göra verksamhets- och budgetuppföljning Samordna samarbetet med IT-enheten Ta fram övergripande policydokument och riktlinjer Tillgänglighetsfrågor Omvärldsbevaka produktutveckling på området Delta vid upphandlingar och avtalsskrivande Redaktionellt ansvarig Textansvar, framtagning, beställning och uppdatering av gemensamma texter Förankra och granska Publicera (länsgemensam information) Presentationsmaterial Besvara e-post som kommer in via infomaster@lansstyrelsen.se Upphandla översättningar Designfrågor Ta fram rutiner och riktlinjer
Funktionsansvarig Utvecklingsönskemål, samla in och prioritera Kravspecifikationer Testrutiner Testning Support- och utbildningsansvarig Organisering av webbsupporten/användarstöd Framtagning av stöd för webbredaktörer och supportansvariga (t ex handbok, FAQ) Erbjuda kompetensutveckling för supportansvariga och webbredaktörer (webbinarier utbildningar mm) Strukturansvarig Målgruppsanalyser Användartester Utvärdering, av webbplatsernas informationsstruktur, navigering och funktioner
2. Planerad verksamhet 2013 2.1. Kommunikation för länsstyrelserna i samverkan (Riktat uppdrag till oss från Länsråden) Hösten 2010 fastställde landshövdingar och länsråd en gemensam kommunikationspolicy och kommunikationsstrategi för länsstyrelserna i samverkan. Målet är att Länsstyrelserna i samverkan ska uppfattas som en samlande kraft i svensk statsförvaltning och att alla målgrupper ser att länsstyrelserna aktivt samverkar för ökad effektivitet. Det gemensamma informationsarbetet för Länsstyrelserna i samverkan föreslås vidareutvecklas under 2013. Det finns skäl att överväga en nyutveckling av länsstyrelsernas gemensamma logotyp. Den nuvarande logotypen, med ordet Länsstyrelserna under en heraldisk krona, riskerar att leda tankarna till uppfattningen att Länsstyrelserna är en samlad organisation. Genom att bygga en logotyp utifrån begreppet Länsstyrelserna i samverkan markeras att länsstyrelserna är många självständiga myndigheter som här gör något tillsammans. Det vore också fördelaktigt att utveckla logotypen för gemensamma kommunikationsinsatser till en modern logotyp, som även är anpassad för digitala medier. Följande insatser kan därefter bli aktuella under 2013-2014: Ta fram ett grafiskt profilprogram för länsstyrelsernas gemensamma kommunikation, dels för samarbeten som ekonomiadministration, löneadministration och IT, dels för gemensamma projekt, trycksaker, mässor etc Ta fram nytt gemensamt presentationsmaterial i olika kanaler och former. Det kan vara folder, film etc Ansvariga för genomförandet är styrgruppen. 2.2. Gemensam kompetensutveckling Informatörsrollen blir alltmer komplext och kräver djupa kompetenser inom flera områden. Inom nätverket behöver vi tillsammans arbeta långsiktigt med gemensam komptensutveckling. Det kan handla om att skräddarsy utbildningar, göra gemensamma upphandlingar samt dela med oss av varandras kompetens och utbilda varandra. Under första kvartalet 2013 ska vi genomföra en behovsinventering av utbildningsinsatser och målgrupper, samt göra en preliminär långsiktig utbildningsplan. Under 2013 kommer flera aktiviteter att arrangeras. Dessa är: Kompetensutveckling inom intranätprojektet. Ansvarig: Jan Svensson Framtidsdag inom webb, februari 201. Ansvarig: Maria Oscarsson Utbildnings/kompetensutvecklingsinsats i samband med vårens informatörsmöte i Kronoberg. Behovsinventeringen får peka på vad innehållet ska vara. Ansvarig: Arbetsgruppen för kompetensutveckling. Utbildnings/kompetensutvecklingsinsats i samband med höstens informatörschefsmöte. Ansvarig: Arbetsgruppen för kompetensutveckling och arbetsgruppen för Strategisk kommunikation.
2.3. Strategisk kommunikation Under de närmaste åren ska vi sträva efter att lyfta kommunikationsarbetet och arbeta mer med strategisk kommunikation, såsom kommunikationsplanering, rådgivning, budskap m.m. För att kunna utföra den strategiska typen av arbetsuppgifter behövs mycket god kunskap om organisationen och uppdraget. För att vi ska få ett gemensamt arbetssätt behöver vi börja med kompetensutveckling av oss som arbetar med kommunikation. Det första steget tas under 2013 genom att informationschefer och motsvarande deltar i en gemensam utbildning i något som kallas Lean kommunikation eller motsvarande. Syftet är bland annat om att skapa en verktygslåda för hur man arbetar med kommunikation i olika steg. Under 2014 är ambitionen att utveckla en länsstyrelsegemensam verktygslåda för kommunikationsarbetet. En del av arbetet kan vara att ta del av andra statliga myndigheters sätt att arbeta med strategisk kommunikation. Utvecklingen kan också innebära utbildningsinsatser av främst kommunikatörer men också andra chefer i länsstyrelsen. Ansvariga för genomförande är arbetsgruppen för strategisk kommunikation i samarbete med arbetsgruppen för kompetensutveckling. 2.4. Kriskommunikation Under 2013 ska vi inventera våra behov kring kompetensutveckling samt utveckling av arbetssätt och samarbetsformer. Utifrån behovsinventeringen ska vi skriva en 2:4 projektansökan till MSB inför verksamhetsår 2014. Syftet med detta gemensamma utvecklingsprojekt är att kompetensutveckla oss samt utveckla våra arbetssätt och samarbetsformer i händelse av kris. Ansvariga för detta är arbetsgruppen för kriskommunikation i samarbete med arbetsgruppen för kompetensutveckling. Under 2013-2014 behöver vi även titta på våra tekniska behov vid en stor kris: Var ska vi lägga information vid en stor kris? Hur ska det se ut på våra webbplatser? Vi bör utreda vad vi ska göra för att lansstyrelsen.se:s webbplats ska funka vid en stor kris och utveckla den så den funkar för andra plattformar som telefoner och plattor? Vi bör också kolla på om vi kan söka pengar för andra tekniska verktyg, exempelvis för någon tjänst för omvärldsbevakning vid en kris. Ansvariga för detta är arbetsgruppen för kriskommunikation i samarbete med webbförvaltningsledaren, webbsamordningen och IT-enheten. 2.5. Kriskommunikation - samverkan på nationell nivå (Myndighetsgemensamt samarbete) I kriskommunikationssammanhang har Marie Månsson, Stockholm och Ann-Nina Finne, Skåne, utsetts till vår mottagarorganisation. De är kontaktpersoner för länsstyrelserna gemensamt i kriskommunikationssammanhang, och de representerar samtliga länsstyrelser i nationella samverkansgrupper och liknande.
2.6. Nationell webbförvaltning Alla länsstyrelser har samordnat sig i ett nationellt webbsamarbete. Gemensam förvaltning finansieras av länsstyrelserna genom den årliga avgiften och större utvecklingsinsatser finansieras med utvecklingsmedel. Den dagliga förvaltningsorganisationen består av en webbförvaltningsledare (el. webbutvecklingsledare) som leder webbsamordningsgruppen, som i sin tur representerar gruppledarna för fem arbetsgrupper med olika ansvarsområden, t.ex. funktionsutveckling, support och teknik. År 2013 blir ett spännande år för webbförvaltningen. Länsstyrelsernas intranätprojekt tar sitt slut och vi kommer under våren att ha lanserat vårt nya gemensamma intranät. Under hösten 2012 påbörjas arbetet med att förbereda för en förvaltningsorganisation för plattformen och under 2013 ska denna organisation för förvaltning, drift och support sätta sig. Webbförvaltningsorganisationen kommer att ha några hektiska månader kring lanseringsperioden. Sedan 2012 finns en förvaltningsspecifikation för förvaltningen av de externa webbplatserna. Specifikationen tar upp överenskommelser, roller och krav. Under första delen av 2013 ska liknande underlag för intranätplattformen tas fram. Se även rubriken nedan om gemensam intranätplattform. Länsstyrelsernas gemensamma externa webbplattform lanserades vid årsskiftet 2010/2011. Det finns en lång lista med utvecklingsönskemål för den externa webbplattformen. Preliminärt kommer ett fyrtiotal ärenden att lämnas iväg till den externa konsulten under 2013. Det rör sig både om nyutveckling och felrättningar. Webbinstallationer med efterföljande tester och rättningar sker under 2013 vid fyra överenskomna tillfällen. Några exempel på de önskemål/uppdrag som finns med i förvaltningsplanen för 2013 är: Ny startsidesmall för projektwebbplatser Lösning för responsiv design E-tjänsternas inverkan på länswebbplatserna och portalen lansstyrelsen.se Utredning av e-tjänsternas inverkan på länswebbplatserna och portalen lansstyrelsen.se Utökad sidfot Lokala nyhetsarkiv och kalendrar Förbättringar av sökmotorn För detaljerade uppgifter om utvecklingsbehov i plattformen, se Förvaltningsplan 2013 för den externa webbplattformen (utkast finns), se bilaga 2. Under 2013 kommer förvaltningen ta fram ett projektdirektiv till en förstudie inför en uppgradering av den externa webbplattformen som vi planerar genomföra under våren 2014. Vi behöver redan nu börja fundera på när ett versionsbyte bör ske och ta fram mer information inför beslutet om att genomföra en uppgradering, Med en uppgradering vill vi åstadkomma en effektivare förvaltning och få en modernare webbplattform som underlättar för våra besökare att ta del av informationen på webbplatserna. Förstudien ska bland annat utreda vilken Sharepointversion som en övergång bör ske till, ta fram lista på funktioner som behöver nyutvecklas samt ta fram tids- och kostnadsuppskattning för ett nytt webbprojekt. Under kommande år ska webbförvaltningen jobba vidare med att utveckla support- och utbildningsfrågorna. Webbsamordningens resurser, den nya konsulten och IT-enheten
kommer att anlitas för utbildningar och webbinarier. En handbok för supportansvariga ska tas fram. Webbsamordningen anordnar i början av året (5 februari 2013) en framtidsdag där våra webbplatser ska stå i fokus. Tanken är att medlemmar inom webbsamordningen, IT-enheten och representanter från verksamheterna med flera ska få vara med och diskutera vad vi vill med våra webbplatser framöver. Vad har vi för ambitioner? Vad ska vi satsa på? Vi kommer erbjuda workshops, där det finns möjlighet att göra sin röst hörd, och föreläsningar som ska ge oss möjlighet till kompetensutveckling. Webbsamordningen har en projektwebbplats som alla anställda inom länsstyrelsevärlden har behörighet till att besöka: http://projektwebbaradmin.lansstyrelsen.se/webbsamordning/sv/pages/default.aspx 2.6.1. Intranätsprojektet Under våren 2013 ska den nya intranätsplattformen lanseras. Under 2013 utvecklas plattformen ytterligare i enlighet med den förstudie och prototyp som togs fram 2011. Ett projektdirektiv för 2013 tas fram och utvecklingsmedel äskas från länsråden. De fattar beslut i februari 2013. Intranätsprojektets organisation, syfte, mål, aktiviteter och tidplan finns utförligare beskrivet på:http://projektwebbaradmin.lansstyrelsen.se/webbsamordning/sv/intranatprojektet/pages/de fault.aspx 2.7. Attraktiv arbetsplats Länsstyrelserna behöver arbeta med att marknadsföra länsstyrelserna som arbetsplats. Som ett första led i detta vill vi under 2013 etablera ett utbyte och samarbete mellan styrgruppen för Informationscheferna och styrgruppen för Personalcheferna. Ansvariga för genomförandet är styrgruppen.
3. Budget för Kommunikationssamordningen 2013 Intäkter Ingående balans (enl. prognos 120925) 710 000 Avgift (22 x 150 tkr) 3 300 000 Summa intäkter 4 010 000 Kostnader Löner För styrgrp att fördela (inklusive ordf. 20%) 300 000 Webbförvaltningsledare 75% 475 000 Redaktionellt ansvarig 75% 380 000 Funktionsansvarig 75% 385 000 Supportansvarig 50% 260 000 Strukturansvarig 25% 130 000 Summa löner 1 930 000 Konsultkostnader webb/intranät Support 330 000 Uppläsande verktyg 200 000 Utveckling, översättningar m.m. 1 200 000 Summa konsultkostnader 1 730 000 Övrigt Gemensam kompetensutveckling 170 000 Resor och möten 130 000 Utbildningsbidrag arvoderade 50 000 Summa övriga kostnader 350 000 Summa kostnader 4 010 000
Bilagor Bilaga 1. Medlemmar i olika uppdrag, projekt och arbetsgrupper Styrgrupp för nationella kommunikationssamordningen Jessica Rönnberg, Norrbotten - Ordförande Ulrika Kjellström, Örebro vice ordförande Annika Braide, Västra Götaland Ann-Charlotte Carlqvist, Värmland Erik Sellström, Kronoberg Niklas Glans, Halland Länsstyrelse- eller Myndighetsgemensamma samarbetsuppdrag Kommunikationsprojektet Länsstyrelserna i samverkan Kontaktpersoner i kriskommunikationsfrågor Styrgruppen. Annika Braide är projektledare Marie Månsson, Stockholm Ann-Nina Finne, Skåne Egna arbetsgrupper Arbetsgruppen Kompetensutveckling Arbetsgruppen Strategisk kommunikation Arbetsgruppen Kriskommunikation Ulrika Kjellström, Örebro Marie-Louise Elebring, Östergötland, Marie Månsson, Stockholm Claes Ahlström, Jämtland Ann-Charlotte Carlqvist, Värmland Erik Bergman, Västmanland Eva Malmborg, Gävleborg Malin Lingefelt, Jönköping Niklas Glans, Halland Johanna Flood, Dalarna Christer Johansson, Blekinge Eva Malmborg, Gävleborg Webbsamordningsgruppen Maria Oscarsson, Örebro Ewelina Axell, Jönköping Peo Olsson, Stockholm Michael Hedlund, Skåne Jonas Mattebo, Västerbotten Roger Larsson, Gotland, IT-enheten Jonas Gunnarsson, IT-enheten Webbförvaltningsledare Redaktionellt ansvarig Ordf. Support Ordf. Funktion Ordf. Struktur och innehåll IT-enheten Ordf. Teknik
Bilaga 2. Förvaltningsplan 2013 för den externa webbplattformen Ska kompletteras.