Uppföljning av beslut om rationalisering och effektivisering av kontorsorganisationen

2013-03-25 1 (7) TJÄNSTESKRIVELSE KFKS 2012/524-040 Kommunstyrelsen Uppföljning av beslut om rationalisering och effektivisering av kontorsorganisationen Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen till protokollet. Kommunstyrelsen ger stadsledningskontoret i uppdrag att återkomma med fortsatt uppföljning av rationalisering och effektivisering inom stadshuset. Sammanfattning De mått som följts upp för att följa effektiviseringen och rationaliseringen är kostnader för konsulter, månadsanställda, timanställda och inhyrd personal. Resultatet visar att kostnaderna totalt minskat med ca 40 mkr mellan åren 2011 och 2012. Enhetschefer och direktörer har getts möjlighet att kommentera utfallet för sina respektive ansvar. Den stora minskningen är framför allt konsultkostnader, både de faktiska siffrorna och kommentarer till enkäten visar att fokus varit kostnader för konsulter. Med investeringsprojekten borträknade blir resultatet att kostnaderna totalt har ökat med 4 miljoner kronor. Men med hänsyn tagen till den årliga lönerevision, ca 7 miljoner kronor, blir det snarare en besparing med 3 miljoner kronor. Investeringsprojekten minskade i omfattning mellan 2011 och 2012. Inom de administrativa stödenheterna görs nu fortsatta personaleffektiviseringar. Detta och de åtgärder för att minska konsultberoendet samt de verksamhetseffektiviseringarna som omnämns av enhetschefer och direktörer bör fortsättningsvis följas upp. Fullmäktiges beslut att 5 mkr ska tas igen genom en rationalisering och effektivisering av kontorsorganisationen anses uppnådd för år 2012. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (7) Ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 21 november 2011, 296, mål och budget för 2012. Den ökade kostnaden utöver budget för renovering och ombyggnad av Nacka stadshus, vilket motsvarar cirka 5 miljoner kronor per år, tas igen genom en rationalisering och effektivisering av kontorsorganisationen. Kommunstyrelsen fick i oktober 2012 en delrapport om rationaliseringar och effektiviseringar. Delrapporten beskriver framför allt konsekvenserna av nedläggningen av verksamhetsområdet Nacka Partner samt nedläggning av enheter inom myndighets- och huvudmannaorganisationen som en följd av projektet Utveckling utan gränser. I delrapporten konstateras att de rationaliseringar och effektiviseringar som gjorts resulterat i en minskning med ca 15 tjänster vilket ger kostnadssänkning med motsvarande ca 7,5 mkr 2012. Denna rapport fokuserar på att följa upp de fyra måtten som valts ut; kostnader för konsulter, månadsanställda, timanställda och inhyrd personal. Tillvägagångssätt, definitioner och mått Enheter som ingår i kontorsorganisationen, som det benämns i beslutet, är samtliga myndighets- och huvudmannaenheter, samtliga administrativa stödenheter samt verksamhetsstöden med administrativa befattningar inom verksamhetsområdena förskola fritid och skola och inom verksamheten sociala stödresurser. I stort sett omfattar det medarbetare i stadshuset med några undantag. Fyra mått har använts för att följa upp rationalisering och effektivisering av enheter och nämnder inom kontorsorganisationen. De fyra mått som valts ut är kostnader för konsulter, månadsanställda, timanställda samt kostnader för inhyrd personal. Fokus för urvalet av uppföljningsmått har varit personalkostnader och även konsultkostnader, då det till viss del är kommunicerande kärl. Kostnaderna för de fyra måtten har tagits fram per enhet och nämnd. Men även kostnader som är kopplade till ansvar som inte tillhör någon specifik enhet, exempelvis teknik övergripande eller UBN forskning och utveckling, har tagits fram. En sammanställning av måtten per enhet, nämnd och övriga ansvar har skickats till ansvarig enhetschef eller direktör för kommentar. De frågor som ställdes var: 1. Kommentera kostnadsutvecklingen när det gäller [Enhet] (ansvar [Ansvar]) för månadsanställda, inhyrd personal, timanställda samt konsultkostnader. Kostnader i tkr. 2. Vilka åtgärder har [Enhet] genomfört under 2012 för att rationalisera och effektivisera organisationen? 3. Vilka åtgärder tänker [Enhet] genomföra under 2013 för att rationalisera och effektivisera? Svarsfrekvensen blev god med samtliga förutom en svarande. Stadsdirektörens ledningsgrupp har tagit del av kommentarerna i enkäten och getts möjlighet till reflektion.

3 (7) Kostnader och enkätsvar Sammanställning totala kostnader Sammanställningen visar en minskning med 8,6 % motsvarande ca 40 miljoner kronor mellan åren 2011 och 2012 för kostnaden av de fyra måtten. Minskning beror till största delen av att konsultkostnader minskat med ca 56 miljoner kronor under 2012 jämfört med år 2011. Samtidigt har kostnaderna för månadsanställda ökat med ca 16 miljoner kronor, 6,4%. Tabell 1 Totala kostnader Total inkl investeringsprojekt TKR 2012 2011 Ändring i % Summa konsultkostnader 133 660 189 982-29,6% Summa inhyrd personal 8 918 9 041-1,4% Summa månadslön 272 791 256 392 6,4% Summa timanställda 9 654 9 704-0,5% Total med inv.projekt 425 023 465 119-8,6% För underlag av beräkningar se fotnot nedan. 1 Tabell 1 Totala kostnader exkl investeringsprojekt TKR 2012 2011 Total exkl investeringsprojekt Ändring i % Summa konsultkostnader 54 128 66 768-18,9% Summa inhyrd personal 7 852 7 292 7,7% Summa månadslön 271 983 255 992 6,2% Summa timanställda 9 654 9 704-0,5% Total utan inv.projekt 343 618 339 755 1,1% För underlag av beräkningar se fotnot nedan. 2 Vissa kostnader, framför allt konsultkostnader, är kopplade till olika investeringsprojekt. Investeringsprojekten kan generera intäkter men inte i alla projekt, läs mer under rubriken Kommentarer angående uppföljningen. Under 2011 var många investeringsprojekt igång. Den totala kostnaden för investeringsprojekt var under år 2011 ca 125 miljoner kronor att jämföra med ca 81 miljoner kronor år 2012, beräknat med samma mått som i tabellerna. 1 Dessa ansvar ingår i sammanställningen: 11000-29000, samt 57001 och 51888. År 2011 även NPA ansvaren 53010-53960 medräknade. VA-verket avfallsverket 18200 resp 18300 borttaget även corpus 20062 borttaget. Alla uppgifter är tagna från ekonomisystemet Raindance under februari och mars. 2 Samma ansvar som ovan sorterat på investeringsprojekt.

4 (7) Även med investeringsprojekten borträknade har konsultkostnaderna minskat i jämförelse mellan åren. Minskningen av konsultkostnader är totalt 56 miljoner kronor, av dessa är 44 miljoner kronor kopplade investeringsprojekt. Med investeringsprojekten borträknade har totala kostnaderna ökat med ca 4 miljoner kronor vilket innebär en procentuell ökning med 1,1 %. Lönerevisionen uppskattas till ca 7 miljoner kronor, så även om totalen exklusive investeringsprojekt visar en ökning med 4 miljoner kronor, är det med hänsyn tagen till lönerevisionen snarare en besparing på 3 miljoner kronor. Skillnaden för kostnader för inhyrd personal och timanställda är i kronor räknat inte av någon större omfattning. Ingen huvudprocess har minskat sina kostnader för månadsanställda. Vissa enskilda enheter inom huvudprocesserna har minskat kostnaderna, men det handlar framför allt om omflyttning av personal till annan enhet inom processen. Sammantaget visar inte heller stödenheterna någon minskning av kostnader för månadsanställda, en enhet har dock sänkt sina kostnader för månadsanställda. Med hänsyn tagen till lönerevision visar några enheter en mindre besparing på kostnader för månadsanställda. Kommentarer från enheter och verksamheter De enheter och ansvar som haft ökade kostnader 2012 jämfört med 2011 anger som skäl bland annat att de har haft tillfälliga konsultkostnader för projekt. En annan förklaring är att verksamhetskraven har ökat och man fått fler uppdrag från nämnd. Men även att enheter behövt förstärka sin kompetens. Organisationsförändringar mellan de två åren har gett att vissa enheter har fått tillökning av medarbetare medan andra fått minskning av antal medarbetare. Flera av förklaringarna från de enheter och ansvar som har minskat sina kostnader mellan åren, är att konsultkostnader minskat. Under 2011 anger flera att man haft tillfälliga konsultkostnader för projekt eller uppbyggnad av verksamhet, vilka inte fanns 2012. Några anger även att man har en medveten strategi att gå från konsulter till att anställa kompetens i organisationen och på så sätt minska kostnaderna. Några enheter svarar att de vakanshållit tjänster. På frågan om vilka åtgärder som gjorts under 2012 för att rationalisera och effektivisera organisationen anger flera att man jobbat med att minska konsultkostnader, ibland till förmån för att anställa. En annan vanlig åtgärd är verksamhetseffektiviseringar, vilket exempelvis kan innebära att man arbetat med att förbättra processerna eller arbeta tydligare med målstyrning. Inom en process har man arbetet med att få ned OH-tiden som en åtgärd för effektivisering. I övrigt är det spridda skurar av åtgärder, såsom avvaktat återbesättning av tjänst, kompetenshöjning, IT-stöd och tidrapporteringar, mindre slask och mer ordning och reda, kostnader har behovsprövats och man jobbat för en ökad kostnadsmedvetenhet.

5 (7) Åtgärder 2013 I enkäten finns även frågan vilka åtgärder man tänkt genomföra under 2013 för att rationalisera och effektivisera. Inför 2013 är det framför allt åtgärder som handlar om verksamhetseffektiviseringar som nämns. Verksamhetseffektivisering kan exempelvis röra sig om bättre samarbete mellan enheter, bättre processer för att hantera frågor och ärenden, utveckla rutiner för exempelvis personalintroduktion, uppföljningssystem eller översyn av organisationen. Hand i hand med verksamhetseffektiviseringar går även åtgärder såsom ordning och reda, uppföljning av budget, målstyrning, översyn av OH-tiden, tidrapportering, som många också angett som rationalisering och effektiviseringsåtgärder. Flera enhetschefer och direktör anser att det även går att göra organisationen mer kostnadsmedveten. Ett annat område som många anger som åtgärd för 2013 är att dra ned på konsultkostnader, det menar man kan göras bland annat genom att höja kompetensen hos befintlig personal. Endast ett fåtal menar att de kommer att dra ned på personal. Några menar att det inte går att göra några effektiviseringar eller rationaliseringar, det kan vara på grund av ökad befolkning eller ökade krav. Det framförs även att neddragning av personal kommer att orsaka kostnader på andra ställen. IT stödet tar några av respondenterna upp som ett problem som måste hanteras framöver, men även som en möjlighet för att kunna effektivisera organisationen. Kommentarer angående uppföljningen Flera enhetschefer och direktörer har kommenterat vissa dilemman med att göra mätningar på det sätt som gjorts i detta ärende. Ett dilemma som framförs är att det är svårt att jämföra kostnader per enhet över tid på grund av organisationsförändringar och kostnader för tillfälliga projekt. Jämförelse mellan åren 2011 och 2012 kan ge en skev bild av förändring per enhet därför presenteras den totala kostnaden i ärendet för att ge en mer korrekt bild. Ett annat dilemma är att jämförelseåret 2011 kan ha varit ett exceptionellt år med exempelvis många projekt och höga konsultkostnader. Att bara se till kostnader, som vi gör i detta ärende, innebär att vi inte heller tar hänsyn till intäkter för exempelvis interna konsulter eller externa intäkter för investeringsprojekt. Flera enheter påpekar att de får intäkter för kostnaderna för anställda. Det kan vara intäkter för internkonsulter eller intäkter från externa finansiärer. Det kan även röra sig om intäkter för arbetsmarknadspolitiskt stöd för vissa tjänster. Vissa, men inte alla, investeringsprojekt är finansierade av extern finansiär. Men även i de fall det finns externa finansiärer är intäkterna inte säkra förrän projekten är avslutade. I redovisningen av kostnaderna presenterar vi även kostnader exklusive investeringsprojekten för att ge en kompletterande bild och då ta hänsyn till det faktum att 2011 var ett år med många pågående investeringsprojekt.

6 (7) Det har även visat sig att bokföringen inte alltid är konsekvent, mellan åren eller mellan enheter. Det kan exempelvis vara att externa konsultkostnader ligger på konto för interna konsulter. Andra granskningar visar att det finns olika tolkningar vad som ska bokföras som investeringsprojekt. Några enheter konstaterar att inför 2013 blir ordning och reda i bokföringen ett prioriterat område. En annan invändning är att vi inte ser till kvaliteten på utförda tjänster. Måtten säger inte heller något vad som producerats eller huruvida resurserna använts på ett effektivt sätt. En minskning av kostnader behöver i sig inte betyda att man lyckats effektivisera arbetet, bara att man gör det till en lägre kostnad. På samma sätt behöver inte heller en ökning innebära att en enhet arbetar mindre effektivt. En synpunkt som framförts är att ett bra och effektivt arbete kan leda till minskade kostnader på sikt eller minskning av andra kostnader. Ett exempel på det är från sociala processen där man menar att bättre utredningar och beslut innebär lägre kostnader för insatser. En minskning av personal skulle i det fallet kunna innebära att kommunen får ökade kostnader för insatser vilket inte ger en god kommunal hushållning och inte minst sämre hjälp till medborgare. Krav från lagstiftare och politiska beslut kan också leda till att det är svårt att effektivisera organisationen. Slutsats och rekommendationer Resultatet visar att kostnaderna minskat med ca 40 mkr mellan åren 2011 och 2012, för de mått som följts upp. Både de faktiska siffrorna och kommentarer till enkäten visar att framför allt kostnaderna för konsulter minskat. Kommentarerna från enhetschefer och direktörer handlar till stor del om konsultkostnader och inte om kostnader för medarbetare. Flera enheter anger att de har en strategi att minska konsultkostnader och konsultberoendet. Ett sätt att lösa konsultberoendet är istället att anställa personal. Verksamhetseffektiviseringar omnämns av många som en genomförd åtgärd men även en kommande åtgärd för att effektivisera verksamheten. Kostnaden för månadslön har ökat med drygt 6 %, ca 16 miljoner kronor. Av de 16 miljonerna kronorna beräknas ca 7 miljoner kronor bero på lönerevisionen. Det finns också tillkommande kostnader för att starta upp den nya nämnden Arbets- och företagsnämnden samt myndighets- och huvudmannauppdraget kopplat till den. Med kostnaderna för investeringsprojekten borträknade blir resultatet att kostnaderna totalt har ökat med 4 miljoner kronor. Men med hänsyn tagen till den årliga lönerevision ca 7 miljoner kronor blir det snarare en besparing med 3 miljoner kronor. Investeringsprojekten minskade i omfattning mellan 2011 och 2012. Det vi granskat i detta ärende är effekten i form av kronor och procent för de utvalda måtten åren 2011 och 2012. Vi har inte granskat hur det påverkat effektiviteten i

7 (7) verksamheten, då vi inte studerat hur mycket eller vad som har producerats. Inte heller vilken kvalitet det gett. Trots att det finns flera dilemman med att mäta på detta sätt kan vi konstatera att konsultkostnader har minskat och flera enheter och verksamheter anger att det finns en medvetenhet och en strategi att minska konsultkostnader. En sammanräkning av personalsociala kostnader; personalrepresentation, kurser och konferenser, övriga personalkostnader och uppvaktning av personal, visar på en minskning. Detta kan vara ett tecken på en redan ökad medvetenhet av kostnader. Arbetet i sig med att ta fram underlag till denna redovisning har troligtvis även lett till att öka medvetenheten kring kostnader. Inom de administrativa stödenheterna görs fortsatta personaleffektiviseringar. Detta och de tidigare nämnda strategierna och för att minska konsultberoendet samt verksamhetseffektiviseringarna bör fortsättningsvis följas upp. I tidigare delrapport konstateras att nedläggningen av Nacka partner gav en beräknad kostnadssänkning med 7,5 mkr för år 2012. Fullmäktiges beslut att 5 mkr ska tas igen genom en rationalisering och effektivisering av kontorsorganisationen anses uppnådd för år 2012. Ekonomiska konsekvenser Inga tillkommande kostnader för uppföljningen. Mats Bohman Administrativ direktör Elisabeth Carle Personaldirektör Tove Löfgren Utredare Johanna Magnusson Controller