Checklista Den här checklistan kan du använda som underlag för arrangerande av ett evenemang. Du kan även gå in på webben och ladda ner checklistan som PDF-fil: www.utsiktevent.se/checklista Evenemang: Plats: Datum: 4 Åtgärd Kommentar Ansvarig Klart datum Lokaler/bygg Lokaler antal Lokaler yta Rum stab Rum krisledning Rum sjukvård Rum press Rum särskilda gäster Rum sekretariat Tält storlek/form/färg Tält bemanning Tält stab Tält funktionärer Tält sjukvård Tält förråd Tält catering Tält mörkläggning Tält golv Värme Ventilation Scen storlek Scen möblering Talarstol storlek, höjd Talarstol ljus
Publikmöblering Lokaler platser Lokaler sittning/dukning Lokaler dekoration Vepor, banderoller Ytor som behöver döljas Blommor, grönt Talare vatten Annat material Material, pennor, block Talarpresenter Inkastare/gatupratare Utställningar Utställare möblering Försäkring lokaler/tält Rum barnpassning Rum barnpassning utrustn. Rum catering, äta Rum catering, kök Rum catering, avställning Lastmöjligheter Entré röd matta Entré premiärstolpar Entré dekoration Garderob Garderob dekoration Teknik Teknik befintlig El befintlig El extra El styrka, säkringar Ljudanläggning tal Ljudanläggning sång
Ljus scen Mikrofoner, trådlös, tråd Ljussättning lokal Ljus övrigt Teknisk backup DVD/VHS OH Film Presentation Talarstöd Tolkning Dövtolkning Datorer & skrivare Uppkopplingsmöjligheter Hastighet Flytande/fasta ip-nr. Komradiosystem Proj filmkameror Proj plasma/lcd/duk Proj projektor/ljusstyrka Proj diaprojektor Proj playout-system Filmredigering Dokumentation Fotografering Försäkring teknik Kopieringsmaskin Telefonnummer teknikhjälp Catering Mat deltagare Mat funktionärer Biljettsystem Kaffe middag
Kaffe dag Tillbehör kaffe Bord och stolar Bordsdekorationer Öl/vin tillstånd Porslin Allergier Vegetariskt Särskild kost övrigt Alkoholfritt/vatten Bar Policy servering alkohol Dukning, dekorationer Tryckta menyer Placering, bord, plats Placeringskort, schema Underhållning Samlingsmusik Pausmusik Band/orkester Artister Bokning underhållning Kontaktpersoner telefon Moderator, programledare Bokning moderator/progrl. Störande frekvenser i närhet Talare Bokning talare Tal innehåll, kontroll Talarmanus Talarträning Dans Uppvisning
Körschema, flödesschema Toastmaster Personal/bemanning Projektledare, ansvarig Projektledare, ställföreträd. Produktionsledare/producent Projektledare teknik Tekniker Ljusdesigner Byggare/montörer Transport Catering ansvarig Sjukvårdare Säkerhetsansvarig Vakter Värdar, värdinnor Garderob Parkering Stage manager Crowd control manager Barnpassning Informatörer/kommunikatörer Ansvarig för särskilda gäster Scripta Flyersutdelare Serveringspersonal Barpersonal Personal klädsel Personal genomgång Personal skriftliga instr. Profilkläder Kund/arrangör repres. Kund/arrangör personal
Bemanningsschema Personal kontaktuppgifter Städning Specialfunktioner Logistik Väder smhi prognos Transport mtrl till från Bud Sopor hantering Städning före Städning under Städning efter Toaletter Tömning toaletter Städning toaletter Funktionärer Uniform/badge funktionärer Tidsschema program Tjg-schema funktionärer Försäkring funktionärer Transport deltagare Transport funktionärer Anmälningslistor Avspärrningar Säkerhet Bevakning Vakter Hundpatruller Information till polis Behov kontakta säpo? Bedömning ev. Hotbild Scanning internet
Värdeskåp funktionärer Garderob deltagare Garderob funktionärer Avspärrningar Åldersgräns Marknadsföring Annonsering Radio Pr/media Broschyrer/flyers Give aways Inbjudan hur Inbjudan när Inbjudan av vem Målgrupp Event