NOVEMBER 24, 2014 FÖRSTUDIE VÄLGÖRENHETSKONSERT TILL FÖRMÅN AV LÄKARE UTAN GRÄNSER PROJEKTLEDARE : SOFIA NORDSTRÖM GRUPP 16 Projektledning 1 Campus, Umeå Universitet
PROJEKTIDENTITET Projektgruppsnamn: Grupp 18 Kurs: Projektledning 1 Campus, Umeå Universitet Termin: HT14LP2 Namn Ansvar E-post Kim Baltz Projektledare baltzkim@hotmail.com Mikael Wahlström Beställare micke_wahlstrom@hotmail.com Isak Högström Beställare isak.hogstrom@hotmail.com Klara Sporrong Dokumentansvarig klara.sporrong@live.se Linus Öberg Projektdeltagare linus.oberg@hotmail.com Ludvig Projektdeltagare berkaola@hotmail.com Viktor Projektdeltagare servo_32hotmail.com Kontaktpersoner hos leverantör: Namn Ansvar E-post Sofia Nordström Projektledare sofia.nordstrom.88@gmail.com Billy Jonsson Dokumentansvarig billyoskar.jonsson@gmail.com Kursansvarig: Stig Byström, B401, stig.bystrom@umu.se Handledare: Ola Ågren, B323, ola.agren@umu.se Beställare: Grupp 18.
Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 1 2. Sammanfattning och rekommendation... 1 2.1 Sammanfattning... 1 2.2 Rekommendation... 1 3. Kravspecifikation från beställare... 1 4. Undersökning, analys och förstudieresultat... 3 4.1 Omfattning (WBS)... 3 4.2 SWOT - Nulägesanalys... 4 4.2.1 Kartläggning... 4 4.2.2 Slutsatser och rekommendationer utifrån SWOT-analys... 5 4.2.3 Sammanställning av SWOT-analys... 5 4.2.4 Övriga upplysningar... 6 4.3 Riskanalys... 6 4.3.1 Miniriskmetoden... 6 4.4 Intressentanalys... 7 4.4.1 Kartläggning av intressenter... 7 4.5 PENG analys... 7 4.6 GANTT-schema... 8 5. Rekommendationer för fortsatt arbete... 8
1. Bakgrund I anslutning till ebola-epidemin i västafrika har läkare utan gränsers arbete synliggjorts och de svårigheter de erfar i de katastrofzoner där de är verksamma har åskådliggjorts för människor i västvärlden. Men det arbete de utför är inte gratis och är i behov av stöd från människor runt om i världen, både i form av sjukvårdspersonal som söker sig dit, samt ekonomiska medel för att kunna upprätthålla en standard som gör arbetet säkert för sjukvårdarna och vårdtagarna. Det är med detta i åtanke vi kommer att anordna en välgörenhetskonsert. Alla intäkter som projektet inbringar kommer att oavkortat gå till läkare utan gränsers arbete, inte bara det i västafrika utan på alla platser de är verksamma. 2. Sammanfattning och rekommendation 2.1 Sammanfattning Projektets förstudie har visat på att det finns goda förutsättningar för att utföra en välgörenhetskonsert i Umeå, men att tidsramen för projektet är begränsande. På den positiva sidan framgick det i nulägesanalysen att både lokala band såväl som möjliga lokaler finns att tillgå. På den negativa sidan visades det dock att projektdeltagarna saknade tidigare kompetens inom området och att externa resurser skulle krävas för att genomföra projektet. 2.2 Rekommendation Trots goda förutsättningar för att utföra en konsert i Umeå kommer det inte vara möjligt att genomföra projektet. Utifrån förstudien har det framgått att det är allt för tidskrävande att både planera och genomföra projektet enligt den givna tidsramen. Därav kommer detta projekt endast resultera i en detaljerad projektplan för ett eventuellt framtida genomförande. 3. Kravspecifikation från beställare Välgörenhetsevenemang Projektdefinition: Projektet går ut på att skapa ett musikevenemang i välgörenhetssyfte där pengarna skänks till förmån för kampen mot Ebola. Bakgrund från beställare: Som de flesta vet så sprids för närvarande det hemska Ebolaviruset runt om i världen. U- länder är hårt drabbade och då främst västafrika. Dessa länder har inte råd med den sjukvård som krävs för att behandla och stoppa smittan. 1
Syfte och mål: Syftet är att utföra en spelning där pengarna går till välgörenhet. Målet är att spelningen genomförs enligt kravspecifikationen. Effektmålet är att försöka samla in minst 10 000 kr. Krav på utförandet: - Ni måste ordna evenemanget själva, dvs ni får inte hyra in någon eventsamordnare eller liknande. - Minst ett lokalt band ska spela och därigenom locka folk. - Evenemanget ska äga rum under december. - Hur insamlingen av pengar går till är valfritt. Säkerhetskrav och krav på lokal: - Minst 200 personer måste rymmas i lokalen och målet är att det kommer minst 100 personer på spelningen. - Säkerställa att lokalen har utrymningsvägar och att antalet personer som får vistas i lokalen inte överskrids. - Platsen för lokalen är valfri. Ekonomiska krav: - Projektet får ej kosta något att genomföra. Budgeten är 0 kr. - All vinst ska skänkas till någon organisation eller liknande som kämpar mot Ebola. Sammanfattning av krav: 1 Ni måste ordna evenemanget själva. Ej hyra in någon som gör det åt er. 2 Minst ett lokalt band ska spela. 3 Evenemanget ska äga rum i januari - februari 2015. 4 Minst 200 personer ska rymmas i lokalen. Minst 100 personer ska delta på evenemanget. 5 Säkerställ att lokalen har utrymningsvägar och att antalet personer som får vistas i lokalen inte överskrids. 6 Budgeten för projektet är 0 kr. 7 All vinst ska skänkas till Ebola-relaterad välgörenhet. 8 Välgörenhetsorganisationen ska skänka MINST 95% av vinsten till ändamålet. HELST ska 100% av vinsten skänkas direkt. 9 Målet är att genomföra projektet enligt kraven. Effektmålet är att försöka samla in minst 10 000 kr. 2
4. Undersökning, analys och förstudieresultat 4.1 Omfattning (WBS) Figur 1: WBS-schema för projektet 3
4.2 SWOT - Nulägesanalys 4.2.1 Kartläggning Underlättande faktorer Försvårande faktorer Interna hot Strengths (S) 1. Billy, viss insyn i Umeås musikscen 2. Projektgruppen är aktiv i ett bra område för spelningar 3. Tar draghjälp av universitetet 4. Delar av projektgruppen kommer från området Weaknesses (W) 1. Ingen budget 2. Avsaknad av kompetens inom området 3. Tid att disponera Externa hot Opportunities (O) 1. Aktuellt, folk är villiga att ge 2. Lokal där det redan finns folk 3. Läkare utan gränser 4. Stor lokal musikscen och många lokala band Threats (T) 1. Inget band tackar ja 2. Ingen lokal finns tillgänglig 3. Dålig uppslutning bland besökare Figur 2. Nulägesanalys 4
4.2.2 Slutsatser och rekommendationer utifrån SWOT-analys Tabell 1. Slutsatser av nulägesanalys Matchningar Konsekvens för projektet Hanteras i Fördelar Styrkor + Möjligheter S2 + O4 Goda förutsättningar för välgörenhetskonsert i Umeå Projektplan Försvar Styrkor + Hot S3 + T3 + T2 Som studenter kan vi dra nytta av universitetets möjligheter. Projektplan Svaghet Svagheter + Hot W1 + T1 +T2 Utan budget kan det vara svårt att ordna ideella band och gratis lokal. Förstudie Frestelse Svagheter + Möjligheter O4 + W2 Då gruppen saknar kompetens inom området och det finns många lokala band finns det en risk i att vi får en övertro på hur lätt det är att hitta ett band för konserten. Förstudie 4.2.3 Sammanställning av SWOT-analys Umeå är en stad med rikt kulturliv och har en relativt stor scen av lokala band och artister. Det finns också en stor mängd tänkbara lokaler som kan tänkas passa för att anordna en välgörenhetskonsert i. Så förutsättningarna för att genomföra en konsert av den typ som beskrivs i kravpecifikationen är egentligen ganska goda. Det finns dock ett par betydande problem som måste tas i beaktning. Det mest omedelbara är det faktum att tiden vi har på oss att anordna konserten är väldigt knapp. Detta gör att det blir mycket svårt att boka en lämplig lokal, ett problem som görs ännu mer akut av det faktum att December är en månad då en stor mängd event redan anordnas och följdakligen tar många tänkbara lokaler i anspråk. Vidare gör bristen på tid att det blir tämligen svårt att hitta band som är villiga att på kort varsel ta på sig att spela en konsert utan kompensation, något som är ett måste då tid att ta fram sponsorer inte står till buds. Även i händelse av att vi skulle finna ett band eller artist som var villig att ställa upp och en lokal att vara i så har vi i gruppen inte någon erfarenhet av att sköta ljud vid en konsert eller ens tillbörlig utrustning för få fram något ljud alls. Vilket självklart innebär att vi måste hitta någon som är villig att sköta ljudet för evenemanget utan kompensation. 5
Även projektgruppens disponibla tid är ett hinder eftersom att den tid som gruppmedlemmarna har att lägga på projektet. Vi har ungefär 10 timmer per vecka och person att fördela något som gör att det helt enkelt inte finns tid för att genomföra projektet givet den stora mängd tid som vid ett sådant här arrangemang går åt till gemensam planering. 4.2.4 Övriga upplysningar Då ingen i projektgruppen har tillräcklig kompetens för att hantera ljud och ljus under en konsert måste någon utifrån hyras in som ansvarig (kostnadsfritt eller med hjälp av sponsor). Alternativt att konserten utformas i form av en akustisk spelning. Kultur på campus och Humlan är två föreningar i Umeå som kan bistå med hjälp för projektet och agera som bollplank. Kultur på campus har även en nära anknytning till Umeå universitet. Eventuellt kan sponsorer krävas för att hyra lokal en tänkbar sponsor i nuläget är studentradio vid Umeå Universitet. Det är möjligt att öppna upp ett insamlingskonto länkat direkt till Läkare utan gränser. 4.3 Riskanalys 4.3.1 Miniriskmetoden SAN Sannolikhet att händelsen inträffar. Skala 1-5 KON Konsekvens om händelsen inträffar. Skala 1-5 R/V Riskvärde (sannolikhet * konsekvens) Tabell 2. Riskgradering med tgärd # Identifierad risk SAN KON R/V Åtgärd R1 Uppnår ej produktkrav 5 5 25 Omförhandling av kontrakt. R2 Personalbrist pga. sjukdom 3 2-5 6-15 Tillsätter ny person eller ställer in eventet beroende på person. R3 Band dyker ej upp 1 5 5 Kontrakt. R4 Strul med lokalbokning 1 5 5 Kontrakt. R5 Antal åhörare uppnår inte förväntningarna 3 3 9 Marknadsföring. R6 Konflikt med beställare 1 3 3 Förhandling. R7 Sponsorer drar sig ur 1 4 4 Kontrakt. 6
R8 Utrustnings strul 2 5 10 Damage reduction. 4.4 Intressentanalys 4.4.1 Kartläggning av intressenter Tabell 3: Tabell över projektets intressenter och deras roller Intressent kategorier Hur intressenten påverkas Hur intressenten påverkar Kärnintressenter Grupp 18 Mår bra Stödjande Grupp 16 Kunskap Välgörenhet Primärintressenter Åhörare Känslan av att bidra samt njuta av musiken Bidrar till välgörenheten genom att skänka pengar Bandet Publicitet Dragplåster Eventuella sponsorer Publicitet Projektets budget Media Får bra nyheter Eventet blir uppmärksammat Sekundärintressenter Läkare utan gränser Kan göra skillnad Trovärdighet Lokalägare Publicitet Drar mer folk 4.5 PENG analys Intäkter Välgörenhetsinsamling Sponsorpengar Önskvärt 10 000 kr Okänd summa kr 7
Summa intäkter 10 000 kr plus sponsorpengar Eftersom att detta är ett välgörenhetsprojekt där det inte finns någon budget så kommer det endast att finnas intäkter. Intäkterna är beroende av antal åhörare som är villiga att skänka till läkare utan gränser. Alla intäkter kommer att gå till organistationen läkare utan gränser. Med undantag för eventuell sponsring som kommer att gynna bandet som tack för att dem ställde upp. 4.6 GANTT-schema Figur 3. Tidsplan för vidare arbete med milstolpar. 5. Rekommendationer för fortsatt arbete Med anlyserna ovan i åtanke är vår rekomendation att projektet i dess nuvarande form överges och dess mål förändras till att planera en konsert vid en senare tidpunkt. Vi skulle alltså sköta planeringen och det administrativa arbetet med konserten och en annan aktör genomför själva arrangemanget 8