Agenta Förvaltning Rutin- & Informationspärm för bostadsrättsföreningen
Innehållsförteckning Rutiner för Leverantörsfakturor... 4 Fakturaadress... 4... 4... 5 Palette... 5 Rutiner vid Överlåtelser & Upplåtelser... 5 Allmänt om Överlåtelser/Upplåtelser... 6... 6... 6 Allmänt om Hyreskontrakt... 8... 8... 8 Rutiner för Pantförskrivningar... 8 Allmänt om Pantförskrivningar... 9... 9... 9 Rutiner för Avisering... 9 Allmänt om Avisering... 10... 10... 10 Rutiner för påminnelsehantering & inkasso... 10 Allmänt om Påminnelser & Inkasso... 11... 11... 11 Rutiner för Utlägg... 12 Allmänt om Utlägg... 12... 12
... 12 Rutiner vid Styrelsearvoden... 13 Allmänt om Styrelsearvoden... 13... 13... 13 Rutiner inför Föreningsstämma... 14 Allmänt om Föreningsstämma... 14... 14 Checklista för styrelsen inför och efter stämman... 15... 15 Rutiner inför Bokslut... 16 Allmänt om Bokslut... 16... 16... 16 Rutiner inför Budget... 17 Allmänt om Budget... 17... 17... 17 Deloitte OnLine (DOL)... 17 Allmänt om DOL... 18... 18... 18 Förändringar i styrelsens sammansättning... 19 Ny eller delvis ny styrelse efter föreningsstämma... 19 Förändringar i styrelsens sammansättning under året... 19
Rutiner för Leverantörsfakturor Fakturaadress Fakturor från era leverantörer ska gå till följande adress: Brf XXX ID XXX01 Box 1071 831 29 Östersund På alla fakturor ska ID-nummer anges (enligt ovan, fråga er kontaktperson om ni är osäker på erat referensnummer) eftersom det innebär en säkrare och effektivare hantering. Föreningen ansvarar för att alla leverantörer har rätt adress och att de anger rätt ID-nummer. Fakturor med fel adress eller fakturor som inte är adresserade till föreningen skickas tillbaka till leverantören. När fakturor anländer i attestanternas inkorg får denne en påminnelse om att det finns fakturor att godkänna. Attestanterna ska nu kontrollera att fakturan stämmer med det som är avtalat med leverantören. Ni kan i detta skede ändra kontering eller skriva ett meddelande till oss genom att skriva in en fritext. Ni signerar fakturan om den är okej att betala. Det finns tre olika alternativ i Palette: Signera Ni godkänner fakturan för betalning. Observera att alla attestanter som ska attestera måste ha signerat OK innan den betalas. Är fakturan endast signerad av 1 (om man har flera attestanter) skickas fakturan tillbaka till Okänd attestanterna för komplettering. Ni godkänner inte fakturan av någon anledning som bör framkomma i fritexten. En faktura som är signerad Okänd betalas inte. Finns ingen fritext skickas fakturan tillbaka till attestanterna för komplettering. Utredning Ni kan lägga en faktura på utredning för att vänta med betalning p.g.a. omförhandling med leverantör o.s.v. När utredningen är klar så signerar ni den om den ska betalas. Föreningen ansvarar för att de fakturor som signeras i Palette stämmer överens med det som föreningen avtalat med leverantören. De attestanter som ska signera fakturor i Palette kontrollerar fakturan innan de skickar den vidare till Agenta Förvaltning. Det är också viktigt att attestanterna kontrollerar den kontering som är gjord och ändrar eller meddelar om det ska ändras. Ombokningar som måste göras i efterhand kan komma att debiteras extra. OBS - läs fritexten! Agenta Förvaltning kan skriva meddelanden eller frågor som måste besvaras innan fakturan kan betalas.
1. Fakturan skickas direkt till scanningsföretaget genom adressen ovan och scannas där in till fakturahanteringssystemet Palette 2. Dagen efter kommer fakturan in i en fakturalogg i Palette och då kontrollerar vi fakturan innan den skickas vidare i systemet. 3. Dag 3-5 konteras fakturan av Agenta Förvaltning och skickas sedan till föreningen för attest. 4. De som är attestanter för föreningen får fakturan i sin inkorg och får samtidigt ett mail om att fakturor inkommit. 5. När fakturan kommer tillbaka till Agenta Förvaltning kontrollerar vi den en gång till. Vi ändrar det som ni eventuellt vill att vi ska ändra, t.ex. om ni skrivit något i fritexten. Vid de olika signeringsalternativen gör Agenta Förvaltning så här: Signera Okänd Utredning Om fakturan är signerad av alla attestanter så skickas fakturan för betalning så snart den anlänt till Agenta Förvaltning och den blivit kontrollerad av oss. Om en faktura är signerad Okänd betalas den inte. Om fritext saknas skickas fakturan tillbaka till attestanterna för komplettering. Agenta Förvaltning gör inget åt fakturan förrän den kommer tillbaka till oss. Föreningen ansvarar själva för att meddela när fakturan ska betalas, alt makuleras. 6. När fakturan är kontrollerad och signerad går den med betalfil via vårt ekonomisystem till betalning. Den betalas på förfallodagen även om den skickas långt före. Om en faktura har anlänt sent till Agenta Förvaltning eller har kort betalningsdatum kan vi inte garantera att fakturan hinner betalas i tid. Tiden för handläggningen av en faktura från ankomstdatum till Agenta Förvaltning till att den skickas för betalning är ca 10-12 dagar. Detta kan dock variera beroendes på hur lång tid den ligger hos er för attest eller om fakturan är felaktig. Palette Palette är ett fakturahanteringssystem som fungerar som ett verktyg för att kontera och godkänna fakturor. Systemet fungerar också som ett arkiv. Alla fakturor finns kvar och man kan söka sig fram via Rapporter Sök Fakturor. Även fakturor som är makulerade finns kvar. Under flik 4 i denna pärm finns en lathund för Palette där ni kan läsa mer om hur Palette fungerar. Det ID-nummer som ska anges på alla fakturor är till för att fakturorna ska läsas in rätt i Palette. Det är därför viktigt att detta ID-nummer alltid anges.
Rutiner vid Överlåtelser & Upplåtelser Allmänt om Överlåtelser/Upplåtelser En överlåtelse sker när en boende säljer sin bostadsrätt. En upplåtelse sker när föreningen säljer/upplåter en hyresrätt. Dessa ska registreras i lägenhetsregistret och administreras. Alla överlåtelser inom föreningen ska godkännas av föreningens styrelse som beviljar eller inte beviljar medlemskap i föreningen. En person som inte beviljas medlemskap i föreningen kan inte köpa en lägenhet i den föreningen. Ni kan läsa i era stadgar vad som gäller för att inte godkänna medlemskap. Det är viktigt att ha ett aktuellt lägenhetsregister enligt lag. Varje överlåtelse återföljs av en ansökan om medlemskap i föreningen för den nya ägaren. Denna ska skrivas under av föreningen (i enlighet med er firmateckningsrätt) om ni godkänner medlemskapet. Agenta Förvaltning rekommenderar att föreningen tar en kreditupplysning på de tilltänkta köparna. Agenta Förvaltning kan tillhandahålla detta genom att styrelsen säger till om en UC. Varje UC kostar f.n. ca 160 kr (inkl. moms). Överlåtelseavtalet skickas till Agenta Förvaltning tillsammans med en underskriven medlemsansökan. De andra exemplaren av medlemsansökan som följt med överlåtelsen ska skickas tillbaka till den mäklare som har handlagt försäljningen. Upplåtelseavtalen skickas in underskrivna till Agenta Förvaltning tillsammans med likvidavräkning. Genom att föreningen skriver under upplåtelsen godkänner man medlemskap i föreningen. Det är viktigt att överlåtelse och medlemsansökan skickas in till Agenta Förvaltning så snart som möjligt för att slippa merjobb och för att säkerställa att den nya ägaren får avier i tid. När en överlåtelse/upplåtelse kommer Agenta Förvaltning tillhanda registrerar vi den i lägenhetsregistret. Vi skickar avier till den nya ägaren och krediterar ev. avier på den gamla ägaren. Avtalet och medlemsansökan sätts in i lägenhetspärmen. Upplåtelseavtal ska åtföljas av en likvidavräkning som används som underlag för redovisningen. Om föreningen valt att ta ut överlåtelseavgift (i enlighet med stadgarna) debiterar vi den på den nya ägarens första avi om inget annat anges.
Agenta Förvaltning tillhandahåller UC om styrelsen vill ha det på den nya ägaren. Dessa läggs ut på DOL, de kan inte mailas p.g.a. PUL (Personuppgiftslagen). Kommer inte avtalen i tid kan föreningen förlora pengar på obetalda avgifter. Detta är viktigt också för att föreningen alltid ska ha ett aktuellt lägenhetsregister.
Rutiner för Hyreskontrakt Allmänt om Hyreskontrakt Hyreskontrakt utfärdas på hyreslägenheter, garage, p-platser och lokaler samt eventuellt andra utrymmen som föreningen tillhandahåller för uthyrning. Föreningen ansvarar för att nya kontrakt upprättas vid uppsägning eller omförhandling av gällande hyreskontrakt. Styrelsen kan ge Agenta Förvaltning i uppdrag att upprätta nya hyreskontrakt. Föreningen ansvarar för att uppgifterna i hyreskontrakten stämmer. Hyreskontrakt ska alltid upprättas vid uthyrning av alla slag. Styrelsen skriver under hyreskontrakten och skickar dem till Agenta Förvaltning så snart detta är klart. När en boende säljer sin lägenhet och flyttar från föreningen sägs ev. p-plats och garage upp automatiskt om inte föreningen anger något annat. Om personen ska fortsätta hyra p-plats/garage ska ett nytt kontrakt upprättas. Tänk på att externa hyresgäster skall debiteras moms på hyra av p-plats/garage. Föreningen bör tillse att hyresförhandlingar sker med hyresgästerna (vad gäller hyreslägenheter sker det vanligen varje år och vad gäller lokalhyresgäster sker det i enlighet med kontraktsvillkoren). Det finns branschorganisationer som är behjälpliga med detta som föreningen kan anlita alternativt kan man anlita någon av Agenta Förvaltnings samarbetspartners. Vi registrerar hyreskontrakt när de anländer till Agenta Förvaltning. Ingenting registreras förrän Agenta Förvaltning har fått ett underskrivet hyreskontrakt. När hyreskontraktet är registrerat skickar Agenta Förvaltning avier till den nya hyresgästen och krediterar eventuellt gamla avier på den förra hyresgästen. Alla kontrakt sparas i en pärm avsedd för just detta. Vid garage- och p-platsuthyrning samaviserar vi den hyran med avgiften/hyran för bostaden om sådan finns. Agenta Förvaltning kan upprätta hyreskontrakt på uppdrag av föreningens styrelse. De skickas till föreningen för underskrift innan de registreras.
Rutiner för Pantförskrivningar Allmänt om Pantförskrivningar En pantsättning uppkommer när en boende tar ett nytt lån med lägenheten som säkerhet eller lägger om sina befintliga lån. Dessa ska registreras i lägenhetsregistret. OBS det är MYCKET viktigt att alla panter och avnoteringar registreras i lägenhetsregistret enligt lag! Om föreningen har ett icke uppdaterat pantregister i lägenhetsregistret kan föreningen drabbas av skadestånd och det finns exempel på domar där styrelsen blivit skyldig att betala mycket stora belopp. Banken skickar pantsättningshandlingen till er eller direkt till oss. När en boende löser sitt lån sker en avnotering av panten som också ska registreras i lägenhetsregistret. Styrelsen ger fullmakt till Agenta Förvaltning att skriva under pantsättningshandlingar, ett s.k. delegationsbeslut. Detta är viktigt då man genom att skriva under pantsättningen godkänner att den blivit registrerad i lägenhetsregistret, vilket Agenta Förvaltning gör. Därför är det en naturlig del att Agenta Förvaltning skriver under pantsättningen och bekräftar att den är registrerad i lägenhetsregistret. Om en pantsättning eller avnotering skickas till föreningen så ska den skickas till Agenta Förvaltning så snart som möjligt. Det är viktigt att föreningen inte för något eget register utan att allt finns hos Agenta Förvaltning för att undvika att något saknas i lägenhetsregistret. Vi registrerar pantförskrivningen eller avnoteringen i lägenhetsregistret när den kommer oss tillhanda. Vi fyller i de fält som ska fyllas i på pantförskrivningen såsom ägare och icke avnoterade pantförskrivningar som finns registrerade på lägenheten samt skriver under den. Vi skickar ett ex. till banken och sätter in ett ex. i lägenhetspärmen som Agenta Förvaltning har. Agenta Förvaltning ansvarar endast för pantförskrivningar och avnoteringar som vi fått kännedom om. Om föreningen valt att ta ut pantsättningsavgift (i enlighet med stadgarna) debiterar vi den avgiften på närmast kommande avisering. Årsvis (i samband med årsbokslut) skriver Agenta Förvaltning ut en pantsättningslista som skickas till föreningen för information (så att ni får vetskap om hur registret ser ut).
Rutiner för Avisering Allmänt om Avisering Agenta Förvaltning aviserar de boende och ev. lokalhyresgäster som finns registrerade i föreningen varje kvartal. Vi skapar en aviseringsfil som vi skickar till en underleverantör som i sin tur skriver ut avierna, kuverterar och skickar dem. Själva filen för aviseringen skapas ca 1 månad före första förfallodag i kvartalet. Detta innebär att alla ändringar som ska vara med måste vara inregistrerade innan detta datum. De datum som gäller är följande (de återfinns även i årskalendern): Kvartal 1 (Jan-Mar) 25 november (året innan) Kvartal 2 (Apr-Jun) 25 februari Kvartal 3 (Jul-Sep) 25 maj Kvartal 4 (Okt-Dec) 25 augusti Förändrade avgifter eller hyror måste inkomma till Agenta Förvaltning senast det datum som anges i årskalendern. Detta för att de ska komma med i aviseringen. Skulle någon ändring inkomma efter aviseringen läggs den ändrade avgiften/hyran retroaktivt på nästa avisering. Tänk därför på att ta dessa beslut i god tid. Skicka alltid med ett underskrivet protokoll där förändringen finns med. Agenta Förvaltning skapar en fil för aviseringen ca 1 månad innan och skickar ut avierna knappt 1 månad innan första förfallodag i kvartalet som aviseras. Datum innan sista ändringar inför varje avisering kan göras återfinns i årskalendern som uppdateras varje år, se ovan. Ändringar som kommer in i tid registreras innan aviseringen sker. Vid överlåtelser/upplåtelser under året skickar Agenta Förvaltning nya avier till den nya ägaren samt krediterar ev. avier på den gamla ägaren. Omkörning av avisering p.g.a. ändringar som inkommit för sent extra debiteras föreningen.
Rutiner för påminnelsehantering & inkasso Allmänt om Påminnelser & Inkasso Agenta Förvaltning samarbetar med ett externt Inkasso-företag som heter Colligent. Agenta Förvaltning skickar varje månad fil till Colligent på vilka som ligger efter med hyra/avgift. Colligent skickar därefter ut påminnelser/inkasso beroendes på vad föreningen valt för alternativ nedan. Colligent sköter hela processen och tar kontakt med föreningen om en boende/hyresgäst inte betalar för att ev. gå vidare mot Kronofogden. Se mer info om Colligent och priser i denna flik. Det finns tre olika alternativ att välja för att skicka påminnelser. Föreningen ska välja ett alternativ som de tycker passar sin förening. Vi rekommenderar att större föreningar (mer än 100 lgh) väljer Alt 2. Föreningen kan när som helst ändra alternativ. Det nya alternativet gäller då from nästkommande månads fil till Colligent. Föreningen ska välja ett av följande alternativ: Alt 1 - Påminnelse går ut och efter 10 dagar går ett inkassokrav ut Alt 2 - Inkassokrav skickas direkt Alt 3 - Endast påminnelse går ut. Vill föreningen ändå skicka inkassokrav kan föreningen säga till. Styrelsen har ansvar att ta del av påminnelselistan när den läggs ut på DOL. Om föreningen har valt Alt 3 måste föreningen själva vara aktiva om man vill att inkassokrav ändå ska skickas ut på någon enskild person och meddela Colligent detta. Föreningen får ett lösenord av Colligent som används för att logga in på Colligent online. Där kan föreningen se alla ärenden och status på dem. Agenta Förvaltning stämmer varje månad av föreningens checkkonto, hyresreskontra samt leverantörsreskontra. Två gånger i månaden skickar Agenta Förvaltning en fil till Colligent med de som ligger efter med avgift/hyra i enlighet med det alternativ som föreningen valt. I samband med att filen skickas lägger Agenta Förvaltning ut en påminnelselista på DOL. Det skickas också ett mail från DOL som talar om att det ligger ett nytt dokument i föreningens e-room.
Rutiner för Utlägg Allmänt om Utlägg Utlägg uppstår när någon i föreningen köper något till föreningen som de själva betalar. Detta betalas då ut till den personen som gjort utlägget. Det finns en utläggsmall där man kan specificera utläggen och som ska åtföljas av kvitton. Alternativ till utlägg är handkassa eller företagskort. Vid dessa två alternativ är det viktigt att kvitton skickas in kontinuerligt för redovisning. Uppstår en differens är det styrelsens ansvar att reda ut differensen. Agenta Förvaltning rekommenderar att man använder sig av metoden Utlägg. Utlägg ska redovisas på en mall som bifogas i denna pärm. Kvitton fästes på mallen med en specificering vad utlägget avser. Fyll i föreningens namn, namnet på personen som gjort utlägget, personnummer och bankkontonummer. Den ska också skrivas under av den som gjort utlägget. Om föreningen väljer att ha en handkassa ska denna redovisas med jämna mellanrum, lämpligen varje kvartal, genom att kvitton skickas in till Agenta Förvaltning. Föreningen ska vara tydlig med redovisningen vad den avser. Det finns en mall för redovisning av handkassa där man kan fästa kvitton. Vid varje räkenskapsårs slut är det viktigt att hela handkassan för året är bokförd, skicka därför kvitton som avser räkenskapsåret senast den 15:e i första månaden på det nya räkenskapsåret (d.v.s. den 15/1 om räkenskapsåret slutar den 31/12). Om föreningen har företagskort är det viktigt att kvitton skickas in varje månad. Detta dras antingen direkt på kontot eller så får föreningen en faktura. För att veta hur det ska bokföras måste kvitton skickas in till Agenta Förvaltning. Fäst kvittona på ett papper där ni anger att de avser kortköp. Vid utlägg betalar Agenta Förvaltning ut pengar enligt ett skriftligt underlag med kvitton, namn och bankkontonummer till den person som gjort utlägget. Utlägget scannas in i Palette för attest och skickas med betalfil såsom andra leverantörsfakturor. Agenta Förvaltning betalar ut handkassa på uppdrag av styrelsen. Det görs efter ett skriftligt underlag som kommer från styrelsen, med summa och namn samt bankkonto-nummer för den person handkassan ska utbetalas till. Två ur styrelsen ska skriva under underlaget. Om det inte är underskrivet scannas underlaget in i Palette för attest. Agenta Förvaltning bokför sedan de kvitton som redovisas för handkassan. Om föreningen har företagskort redovisas de köpen vid avstämning mot checkkonto eller faktura och de kvitton som kommit till Agenta Förvaltning avseende företagskortet.
Rutiner vid Styrelsearvoden Allmänt om Styrelsearvoden Styrelsearvode är en ersättning för det arbete som styrelsemedlemmar gjort under året. Styrelsearvoden och arvoden till revisorer beslutas av Föreningsstämman. Vanligt är att Föreningsstämman beslutar en totalsumma och styrelsen får sedan eget ansvar att fördela arvodet mellan styrelseledamöterna. På alla arvoden som överstiger 999 kr/person och år beräknas sociala avgifter och skatt som redovisas och betalas in till Skatteverket. Föreningen måste också vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Skatt dras med 30 % på arvodet innan utbetalning på alla arvoden över 999 kr. Styrelsen ska varje år meddela Agenta Förvaltning med skriftligt underlag vilka arvoden som ska betalas ut. I underlaget ska namn, bankkontonummer, personnummer och arvodesbelopp (brutto, d.v.s. arvode före skatt) finnas med. Det är också viktigt att skicka in ett underskrivet stämmoprotokoll samt styrelseprotokoll som underlag för utbetalningen. En mall för detta finner ni på Deloitte Online. Styrelsen får en skattedeklaration av Agenta Förvaltning för arbetsgivaravgifter som ska skrivas under av firmatecknare och skickas direkt till Skatteverket alternativt ger styrelsen Agenta Förvaltning fullmakt till att med hjälp av e-legitimation deklarera och underteckna via Skatteverkets hemsida. På uppdrag av styrelsen (med skriftligt underlag) betalar Agenta Förvaltning ut arvoden. På arvodet dras 30 % i skatt om arvodet överstiger 999 kr. Agenta Förvaltning redovisar och betalar in skatt och sociala avgifter till Skatteverket genom inlämnande av skattedeklaration. I januari varje år lämnar Agenta Förvaltning kontrolluppgift till Skatteverket om utbetalda arvoden. Kontrolluppgiften skickas även till den skattskyldige.
Rutiner inför Föreningsstämma Allmänt om Föreningsstämma Regler om när kallelse ska skickas återfinns i stadgarna. Det vanligaste är 2-4 veckor innan stämman. Kallelse till extra föreningsstämma ska sändas/utdelas senast en vecka före stämman. Föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ och den är mycket viktig. Det är också viktigt att den genomförs på rätt sätt enligt formalia. Agenta Förvaltning kan vara behjälpliga före och under stämman. I kallelsen ska uppgifter finnas om tid och plats för stämman samt förslag till dagordning. Den dagordning som ska användas på föreningsstämman återfinns i föreningens stadgar. Det är viktigt att även frågor som styrelsen eller medlemmar vill ha beslut på finns med på dagordningen, annars kan inga beslut fattas. Dessutom finns en del grundkrav som ska följas enligt Bostadsrättslagen. I stadgarna återfinns också tidpunkt för när medlemmarna måste ha lämnat in motion/frågor som ska tas upp på stämman. Styrelsen bör ha rimlig tid på sig att förbereda ärendet, kanske i förekommande fall, ta in anbud/offerter och ha underlag för beslut klart vid stämman. Styrelseposterna fördelas antingen vid ett konstituerande styrelsemöte efter årsstämman eller, i undantagsfall, av föreningsstämman. Hur detta ska hanteras i föreningen återfinns i stadgarna. Styrelsen bör påminna medlemmarna om vid vilken tidpunkt motioner/frågor ska vara inlämnade. Motionstiden finns reglerad i stadgarna men kan ändras genom beslut i styrelsen. Styrelsen ska efter det konstituerande mötet/föreningsstämman fylla i ändringsanmälan som skrivs under och skickas till Bolagsverket. En kopia på denna skickas till Agenta Förvaltning för betalning av gällande avgift till Bolagsverket. Om inga förändringar sker ska föreningen beställa ett nytt registreringsbevis varje år vilket kan beställas via Bolagsverkets hemsida. Bifogad finns en blankett för ändringsanmälan till Bolagsverket. Den finns också på Bolagsverkets hemsida. Styrelsen ska meddela Agenta Förvaltning vilka personer som inte längre är med i styrelsen och därmed inte ska ha inlogg till DOL samt meddela vilka personer som ska/inte ska attestera i Palette. Styrelsen fyller i mallen som finns bifogad i denna pärm.
Checklista för styrelsen inför och efter stämman - I samråd med Agenta Förvaltning planera när bokslut kan levereras samt tidpunkt för föreningsstämma - Påminnelse till medlemmar om motionstidens utgång - Kallelse till stämman senast två veckor före stämmodatum - Dagordning enligt stadgar, inklusive motioner och frågor från styrelsen - Sänd kopia på underskriven årsredovisning och revisionsberättelse till Agenta Förvaltning - Anmälan av ny styrelse till Bolagsverket - Sänd kopia av nytt registreringsbevis till Agenta Förvaltning (om inte detta går direkt till oss) - Sänd justerat protokoll från föreningsstämman och konstituerande möte till Agenta Förvaltning När en ny styrelseförteckning kommer Agenta Förvaltning tillhanda ändrar vi kontaktuppgifter, attestanter i Palette och inlogg till DOL. Ni kan med fördel använda den mall som finns bifogad. På uppdrag av styrelsen betalar vi in gällande avgift för ändringsanmälan till Bolagsverket för utfärdande av nytt registreringsbevis. Agenta Förvaltning kan på uppdrag av styrelsen hjälpa till att fylla i ändringsanmälan.
Rutiner inför Bokslut Allmänt om Bokslut Det är obligatoriskt för alla bostadsrättsföreningar att avsluta räkenskapsåret med ett bokslut och att varje år upprätta en årsredovisning. Detta gäller alla föreningar oavsett storlek. Årsredovisningen ska upprättas enligt Årsredovisningslagen, Bokföringslagen och God redovisningssed och bestå av: Förvaltningsberättelse, Resultaträkning, Balansräkning samt Noter. Föreningens styrelse är den som har det yttersta ansvaret för att föreningen upprättar bokslut och årsredovisning enligt gällande lagstiftning. Styrelsen ska också vara Agenta Förvaltning behjälpliga och inkomma med efterfrågade bokslutshandlingar senast den 31 januari. Styrelsen ansvarar för att skicka ut kallelse till föreningens årsstämma, se vidare i föreningens stadgar när detta senast ska ske. Föreningen ansvarar för att en kopia av den underskrivna Årsredovisningen och en kopia av ett underskrivet protokoll från föreningsstämman samt konstituerande styrelsemöte skickas till Agenta Förvaltning. Inför bokslutet skickar vi ut en blankett Checklista inför bokslut samt ett följebrev där vi upplyser om när i tiden vi planerera att leverera ert bokslut till er och er revisor. Vi för också en dialog med föreningen om när i tiden föreningen kan planera in sin årliga föreningsstämma. När Agenta Förvaltning är färdig med bokslutet skickas verifikationspärmarna tillsammans med föreningens Årsbokslutspärm till föreningens revisor för revision. När revisorn är färdig med sin granskning ska årsredovisningen undertecknas av samtliga styrelseledamöter. Efter det ska årsredovisningen skickas tillbaka till revisorn för underskrift. Revisorn skriver en revisionsberättelse vilket är en rapport över vad som framkommit vid revisionen. Först när det finns en underskriven årsredovisning och revisionsberättelse har föreningen en komplett årsredovisning.
Rutiner inför Budget Allmänt om Budget En resultatbudget, som är en uppskattning av föreningens intäkter och kostnader, bör upprättas inför varje räkenskapsår. Den ligger till grund för hur stora avgifter som ska tas ut under det kommande året. Budgeten är ett viktigt verktyg för föreningens styrelse som där kan se om det behöver göras ev. avgiftshöjningar det kommande året. Det är styrelsen som fastställer budgeten och det är inte helt ovanligt att den också presenteras på föreningsstämman, som information till medlemmarna. Styrelsen får någon gång under perioden oktober-december ett budgetförslag från Agenta Förvaltning. Detta förslag behandlas sedan på ett styrelsemöte och styrelsen får själv göra ändringar och justeringar. Många kostnader, särskilt rep- och underhållskostnader, känner styrelsen till bättre än Agenta Förvaltning. När styrelsen känner sig nöjda med budgeten ska den fastställas på ett styrelsemöte och sedan skickas till Agenta Förvaltning som behöver få den senast i mitten av januari, eftersom Agenta Förvaltning då läser in budgetsiffrorna i redovisningen. Agenta Förvaltning gör ett budgetförslag som skickas till föreningen. Vi bilägger också ett budgetbrev som beskriver hur vi beräknat siffrorna i budgeten. Vi tar bl.a. hänsyn till befintliga avtal med hyresgäster/medlemmar, avtal med leverantörer m.m. När Agenta Förvaltning får den slutliga budgeten från föreningen lägger vi in den i vårt system och i slutet av januari läses budgetsiffrorna in i redovisningen så att den ligger med i resultaträkningen. Detta gör att styrelsen lätt kan följa avvikelser mot budget.
Deloitte OnLine (DOL) Allmänt om DOL DOL är ett e-room på internet där man kan lagra dokument och annan information. Föreningens e-room är specifikt där bara Agenta Förvaltning och de som har lösenord i styrelsen kommer in. E-roomet kan innehålla styrelseprotokoll, kölistor, påminnelselistor, förvaltningsavtal m.m. I e-roomet finns en kalender där man kan skriva in viktiga händelser. Bostadsrättsföreningen har även tillgång till ett gemensamt e-room för alla föreningar som heter Brf Information där det finns mallar som ni kan använda. Föreningen ansvarar för att rapportera vilka som inte ska ha kvar inlogg till DOL samt nya styrelsemedlemmar som ska ha inlogg till DOL efter varje årsstämma. Styrelsen ansvarar för att gå in och ta del av de dokument som läggs ut av Agenta Förvaltning. De personer som har inlogg till DOL kan själva lägga upp egna mappar eller lägga in dokument i redan befintlig mapp. De dokument som styrelsen själva är ansvariga att lägga upp är: Styrelseprotokoll, Årsstämmoprotokoll Uppdatering av styrelseförteckning (kontaktinfo på styrelsen) Kontrakt och avtal med leverantörer eller andra externa intressenter Om styrelsen vill ha andra dokument som inte nämnts ovan kan ni lägga in dem, såsom t.ex. överlåtelseavtal och hyreskontrakt, parkeringslistor eller andra listor som styrelsen har. I e-roomet finns en mapp som heter Styrelsen där ni i styrelsen lägger in de undermappar och de dokument som ni själva vill ha. Vid tekniska problem kontakta supporten för DOL, se kontaktlista i flik 1. Det är viktigt att alla medlemmar på DOL loggar in med jämna mellanrum för att inte bli avaktiverad. Strukturen och de grundmappar som ska finnas i e-roomet ansvarar Agenta Förvaltning för att lägga upp. Agenta Förvaltning lägger även ut dokument som föreningen bör ta del av och ha tillgång till, såsom Årsredovisningen.
Förändringar i styrelsens sammansättning Ny eller delvis ny styrelse efter föreningsstämma Efter föreningsstämma då man ändrat styrelse eller delvis ändrat styrelse ska föreningen fylla i styrelseförteckningen som återfinns under flik 13 och skicka in till Agenta Förvaltning. Förändringar i styrelsens sammansättning under året När förändringar sker under året i styrelsens sammansättning ska styrelsen meddela Agenta Förvaltning detta genom att fylla i styrelseförteckningen (flik 13). Det är viktigt att mallen fylls i och skickas till Agenta Förvaltning Agenta Förvaltning så vi kan registrera ändringen. Detsamma gäller om det sker förändringar avseende fakturaattest under året.