www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av materiella anläggningstillgångar och exploateringsprojekt Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor 3 mars 2016
Innehåll Sammanfattande revisionell bedömning... 2 1.1. Revisionell bedömning... 2 1.2. Bedömningar mot kontrollmål... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Revisionskriterier... 4 2.4. Kontrollmål... 4 2.5. Avgränsning och metod... 5 3. Iakttagelser och bedömningar... 6 3.1. Anläggningsregistret... 6 3.1.1. Iakttagelser... 6 3.1.2. Bedömning... 6 3.2. Aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar... 7 3.2.1. Iakttagelser... 7 3.2.2. Bedömning... 8 3.3. Underlag för aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar... 8 3.3.1. Iakttagelser... 8 3.3.2. Bedömning... 8 3.4. Avskrivning av materiella anläggningstillgångar... 8 3.4.1. Iakttagelser... 8 3.4.2. Bedömning... 9 3.5. Utrangering och avyttring av materiella anläggningstillgångar... 9 3.5.1. Iakttagelser... 9 3.5.2. Bedömning... 10 3.6. Värdering av materiella anläggningstillgångar... 10 3.6.1. Iakttagelser... 10 3.6.2. Bedömning... 11 3.7. Redovisning av markreserv och exploateringsmark... 11 3.7.1. Iakttagelser... 11 3.7.2. Bedömning... 12 3.8. Kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret... 12 3.8.1. Iakttagelser... 12 3.8.2. Bedömning... 12 Bilaga 1: Krav enligt RKR 23... 13 Bilaga 2: Stickprov investeringar år 2015... 15 Mars 2016 1 av 17
Sammanfattande revisionell bedömning De materiella anläggningstillgångarna utgör 42 % av kommunens totala tillgångar. I samband med granskningen av årsredovisningen 2014 uppmärksammades att ingen anpassning hade gjorts till kravet på komponentavskrivning, att uppgifterna i anläggningsregistret inte var sorterade per objekt samt att redovisningen av exploateringsprojekt inte fullt ut följer god redovisningssed med avseende på intäktsredovisningen. Granskningen av delårsrapporten visade att inga åtgärder vidtagits angående de beskrivna punkterna. Risken innebär dels att räkenskaperna inte kan bedömas som rättvisande samt att den interna kontrollen inte är tillfredsställande avseende de materiella anläggningstillgångarna. Revisorerna har i sin riskanalys identifierat redovisningen av materiella anläggningstillgångar och exploateringsprojekt som ett riskområde och beslutat göra en fördjupad granskning. 1.1. Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen inte helt säkerställer att räkenskaperna är rättvisande avseende materiella anläggningstillgångar och exploateringsprojekt. Det baserar vi på att komponentavskrivning inte har införts trots att kravet funnits sedan 1 januari 2014. Det innebär att det finns betydande osäkerheter i redovisningen av materiella anläggningstillgångar. Redovisningen av exploateringsprojekt överensstämmer inte heller helt med god redovisningssed eftersom inkomster från exploateringsprojekt inte redovisas löpande och matchas mot anskaffningsvärdet för tomtmarken. Under år 2015 har det inte skett några stora försäljningar, men det ackumulerade felet består även av försäljningar som skett inom ramen för pågående exploateringsprojekt tidigare år. Vi ser positivt på att det inletts ett arbete att anpassa redovisningen till komponentavskrivning. Enligt ekonomiavdelningens bedömning ska det implementeras från 1 januari 2017. Vi bedömer att kommunstyrelsen säkerställer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande avseende aktiveringar och värdehöjande förbättringar samt värdering av anläggningstillgångar. Det baserar vi på de stickprov som vi tagit på årets investeringar och nedskrivningar. Stickproven visar att utgifterna är aktiverbara och att nedskrivningen görs för att anpassa redovisningen till god redovisningssed. Vi bedömer att den interna kontrollen kring redovisning av materiella anläggningstillgångar kan stärkas. Det baserar vi på att anläggningsregistret till delar uppfyller god redovisningssed avseende identifieringen av tillgångar. Övervägande delen av fastigheter kan identifieras via fastighetsbeteckning medan strukturen på anläggningar inom affärsverksamhet, anläggningar inom affärsverksamhet, publika fastigheter samt maskiner och inventarier bör förtydligas. Vi anser att rutinerna kring utrangeringar och avyttringar från anläggningsregistret bör stärkas. Det sker inte några systematiska kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret. Mars 2016 2 av 17
1.2. Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Anläggningsregistret uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende aktiveringar och förbättringar. Det finns tillfredsställande underlag för aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende avskrivning av materiella anläggningstillgångar. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende utrangeringar och avyttringar av materiella anläggningstillgångar. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende värdering av materiella anläggningstillgångar. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende redovisning av markreserv och exploateringsmark. Det görs kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur registret. Delvis uppfyllt Övervägande del av fastigheterna går att identifiera via fastighetsbeteckningar medan strukturen på anläggningar inom affärsverksamhet, publika fastigheter samt maskiner och inventarier bör förtydligas. Uppfyllt Genomförda stickprov på årets investeringar visar att utgifterna i allt väsentligt är aktiverbara. Uppfyllt Det går att härleda underlagen till de anläggningar som finns i anläggningsregistret. Underlagen visar att investeringarna är aktiverbara. Ej uppfyllt Investeringarna för år 2014 och 2015 har inte aktiverats indelade i komponenter. Tillgångarna anskaffade före år 2014 har inte indelats i komponenter. Ej uppfyllt Genomförda kontroller visar att anläggningsregistret innehåller tillgångar som inte ägs av. Uppfyllt Det finns rutiner för att identifiera ett nedskrivningsbehov. Årets nedskrivning överensstämmer med god redovisningssed. Delvis uppfyllt Det återstår att anpassa redovisningen av försäljningsintäkter till god redovisningssed och matcha dem mot anskaffningsvärdet för tomtmarken. I övrigt sker redovisningen av markreserv och exploateringsmark enligt god redovisningssed. Ej uppfyllt Det sker inte några systematiska kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret. Mars 2016 3 av 17
2. Inledning 2.1. Bakgrund De materiella anläggningstillgångarna utgör 42 % av kommunens totala tillgångar. I samband med granskningen av årsredovisningen 2014 uppmärksammades att ingen anpassning hade gjorts till kravet på komponentavskrivning, att uppgifterna i anläggningsregistret inte var sorterade per objekt samt att redovisningen av exploateringsprojekt inte fullt ut följer god redovisningssed med avseende på intäktsredovisningen. Granskningen av delårsrapporten visade att inga åtgärder vidtagits angående de beskrivna punkterna. Risken innebär dels att räkenskaperna inte kan bedömas som rättvisande samt att den interna kontrollen inte är tillfredsställande avseende de materiella anläggningstillgångarna. Revisorerna har i sin riskanalys identifierat redovisningen av materiella anläggningstillgångar och exploateringsprojekt som ett riskområde. 2.2. Revisionsfråga Säkerställer kommunstyrelsen avseende materiella anläggningstillgångar och exploateringsprojekt att räkenskaperna är rättvisande samt att den interna kontrollen är tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier Lagen om kommunal redovisning (1997:614) Rådet för kommunal redovisning, främst rekommendation 11.4 och 23 Idéskrift om exploateringsredovisning från år 2012 2.4. Kontrollmål Följande kontrollmål ska besvaras inom ramen för granskningen: 1. Anläggningsregistret uppfyller kraven enligt god redovisningssed. 2. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar. 3. Det finns tillfredsställande underlag för aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar. 4. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende avskrivning av materiella anläggningstillgångar. 5. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende utrangeringar och avyttringar av materiella anläggningstillgångar. 6. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende värdering av materiella anläggningstillgångar. 7. Kommunstyrelsen följer god redovisningssed avseende redovisning av markreserv och exploateringsmark. Mars 2016 4 av 17
8. Det görs kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret. 2.5. Avgränsning och metod Granskningen omfattar materiella anläggningstillgångar och exploateringsprojekt. Vi har granskat protokoll i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kommunstyrelsens arbetsutskott, tekniska nämnden samt tekniska nämndens arbetsutskott under år 2015 avseende beslut som gäller materiella anläggningstillgångar och exploateringsprojekt. Vi har tagit del av investeringspolicyn samt delegationsordning för kommunstyrelsen och tekniska nämnden. Vi har genomfört intervjuer med personal vid den centrala ekonomiavdelningen. Vi har tagit stickprov på poster som ingår i anläggningsregistret och jämfört med uppgifter från trafikverkets fordonsregister samt från lantmäteriets fastighetsregister. Vi har även granskat underlag till investeringar som genomförts under år 2015. Rapporten är faktakontrollerad av personal på ekonomiavdelningen. Mars 2016 5 av 17
3. Iakttagelser och bedömningar Syftet med granskningen är att bedöma om nedanstående kontrollmål uppfyller kraven enligt god redovisningssed och om den interna kontrollen är tillräcklig. För varje kontrollmål redogörs för vilka iakttagelser och revisionella bedömningar som gjorts. 3.1. Anläggningsregistret 3.1.1. Iakttagelser Anläggningsregistret för finns i en modul till ekonomisystemet och sköts av en handläggare på den centrala ekonomiavdelningen. I RKR 23 Bestämmelser om löpande bokföring beskrivs vilka krav som ställs på ett anläggningsregister för att det ska uppfylla god redovisningssed. Vi har stämt av kraven enligt RKR 23 mot anläggningsregistret. Resultatet av avstämningen framgår av bilaga 1. Följande iakttagelser har gjorts vid avstämningen: Det finns värden inom markreserven som inte kan identifieras via fastighetsbeteckning. Anläggningar inom affärsverksamhet och inom publika fastigheter är inlagda i anläggningsregistret per funktion. Det gör det svårt att identifiera vad de olika värdena står för eftersom det blir väldigt omfattande poster. Vi har identifierat anläggningar inom hamnverksamheten vars bokförda värden är lika med anläggningens anskaffningsvärde. Maskiner och inventarier har viss beskrivande text. Granskningen av anläggningsregistret visar att alla poster inte kan identifieras. Det pågår en översyn av strukturen inom anläggningsregistret. Benämningar ska uppdateras och oidentifierade poster ska utredas. Översynen ska ligga till grund för övergång till komponentavskrivning. 3.1.2. Bedömning Vi bedömer att anläggningsregistret delvis uppfyller god redovisningssed. Det baserar vi på att övervägande del av fastigheterna går att identifiera via fastighetsbeteckning medan strukturen på anläggningar inom affärsverksamhet, publika fastigheter samt maskiner och inventarier bör förtydligas. Det kan till exempel ske genom att kategorisera anläggningar inom affärsverksamhet och inom publika fastigheter per geografiskt område. Maskiner och inventarier kan, när det är tillämpligt, kopplas till fastighetsbeteckning eller liknande. Mars 2016 6 av 17
När komponentavskrivning införs ska anläggningarna delas upp i olika nyttjandeperioder. Vi anser att det bör göras en utredning av värden som inte har någon avskrivningsplan. 3.2. Aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar 3.2.1. Iakttagelser Enligt RKR 11.4 Materiella anläggningstillgångar är anskaffningsvärdet för en materiell anläggningstillgångs inköpspris och kostnader för att få tillgången på plats och i skick för att utnyttjas för sitt ändamål. Tillkommande utgifter läggs till anskaffningsvärdet om tillgångens prestanda eller servicepotential förbättras. har en investeringspolicy, som beslutats av kommunfullmäktige (KF 20/2014-02-10). Enligt policyn ska en utgift redovisas som en investering om samtliga tre kriterier är uppfyllda: Anskaffningen ska vara avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Anskaffningen ska överstiga ett prisbasbelopp (2015: 44 500 kr). Anskaffningen ska beräknas ha en ekonomisk livslängd på minst tre år. Uppfylls inte samtliga tre kriterier ska anskaffningen redovisas som en driftskostnad. Investeringspolicyn och övriga riktlinjer finns på kommunens intranät, som kallas e- medarbetare. Handläggaren som sköter anläggningsregistret granskar utgifter som lagts ner i investeringsprojekten månadsvis tillsammans med förvaltningsekonomerna. Utgifter som inte möter kriterierna för en investering bokas om till resultaträkningen. Vi har tagit 28 stickprov på fakturor som ingår i årets investeringar. Se bilaga 2. Följande iakttagelser har gjorts vid granskningen: Investeringsprojekten belastas med internt fördelade kostnader avseende upphandling, projektering, arbetsledning, arbete och maskintid. Inom vatten- och avloppsverksamheten belastas investeringsprojekten med kostnaden för återställning av asfalt om ingreppet innebär skador på gatubeläggningen. Målningen av Kristdala skola har klassificerats som investering eftersom det ingick i en omfattande renovering. Återkommande ommålning och byte av fönster klassificeras som driftskostnad. De granskade investeringsprojekten innehåller kostnader för förtäring. Enligt använd princip kan utgifter vid byggmöten och taklagsfester aktiveras. Investeringsprojekten Sagabiografen och Resecentrum finansieras delvis av mervärdespengarna. Utgifterna för investeringen och bidraget bruttoredovisas genom att investeringen redovisas som tillgång och bidraget som skuld. När investering- Mars 2016 7 av 17
arna tas i bruk matchas avskrivningen av investeringen mot upplösningen av bidraget. 3.2.2. Bedömning Vi bedömer att anskaffningsvärden vid aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar i allt väsentligt sker enligt god redovisningsprincip. Det baserar vi på att stickproven visar att utgifterna i allt väsentligt är aktiverbara. Vi anser dock att förtäring inte bör belasta investeringsprojekten. Vid införande av komponentavskrivning skärps bedömningen av vad som anses som aktiverbara utgifter. Kravet att utgifterna direkt ska gå att hänföra till anskaffande av tillgången förtydligas. Följande utgifter anses till exempel inte ingå i investeringen: utgifter för flytt av verksamhet, hyra för ersättningslokaler, tillfällig skyltning, aktiviteter som första spadtaget, taklag samt invigning, utbildning, studieresor i utbildningssyfte samt förkastade alternativ. Asfalt bör, om det gäller större avsnitt, redovisas enligt komponentindelning för gator. Övergång till komponentavskrivning innebär att reinvesteringar kommer att aktiveras i större utsträckning än innan. Kravet på att en aktivering ska avse en värdehöjande förbättring kommer därmed i vissa fall att frångås. 3.3. Underlag för aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar 3.3.1. Iakttagelser Under löpande år bokförs investeringsutgifter i en investeringsredovisning som särskiljs från driftsredovisningen genom att en särskild projektnummerserie används. Överföring mellan bokföringen och anläggningsregistret sker manuellt. När en anläggning skapas skrivs i vissa fall fakturanumren in i anläggningsregistret för att det lättare ska gå att härleda underlagen till investeringen. Omfattande investeringsprojekt som innehåller flera fakturor, härleds via anskaffningsdatumet och benämningen. Ekonomiavdelningen överväger att förstärka datorstödet för anläggningsregistret. 3.3.2. Bedömning Vi bedömer att underlagen för aktivering av investeringar och värdehöjande förbättringar är tillfredsställande. Det baserar vi på att det går att härleda underlagen till de anläggningar som finns i anläggningsregistret. Vi bedömer dock att kopplingen förmodligen skulle förstärkas om det skedde en automatisk uppdatering av anläggningsregistret. 3.4. Avskrivning av materiella anläggningstillgångar 3.4.1. Iakttagelser Enligt RKR 11.4 Materiella anläggningstillgångar, med en begränsad nyttjandeperiod, ska skrivas av systematiskt under denna nyttjandeperiod enligt en plan som fastställs vid anskaffningstillfället. Avskrivning ska ske från och med den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. Varje månad görs en bedömning om investeringsprojekten ska avslutas. Bedömningen baseras på om tillgången är färdig att tas i bruk. Avslutade projekt läggs in i anläggnings- Mars 2016 8 av 17
registret och avskrivning påbörjas. Nyttjandeperioden för en tillgång bedöms baserat på de riktlinjer som Rådet för kommunal redovisning gett ut. I de fall anskaffade maskiner eller inventarier är begagnade gör verksamhetsansvariga en professionell bedömning av återstående nyttjandeperiod. Pågående projekt läggs in i anläggningsregistret, men avskrivning påbörjas inte förrän tillgången ska tas i bruk. Från och med 1 januari 2014 infördes ett krav på komponentavskrivning i RKR 11.4: Förväntas skillnaden i förbrukningen av en materiell anläggningstillgångs betydande komponenter vara väsentlig, ska tillgången delas upp på dessa. Respektive komponent ska skrivas av separat. I har inte komponentavskrivning börjat tillämpas ännu, men nyligen har uppstart av ett projekt ägt rum som syftar till att kartlägga de befintliga värdena i anläggningsregistret och gör en bedömning av de återstående nyttjandeperioderna. Först ska bokförda värden för fastigheterna kartläggas, därefter för gator och vägar samt för vatten- och avloppsverksamheten. Indelningen av komponenter ska göras på befintliga bokförda värden. Komponentindelningen av fastigheter har börjat diskuteras. Enligt planerna kommer äldre fastigheter att indelas i tre-fyra komponenter medan nyare fastigheter indelas i 9 komponenter. Enligt ekonomiavdelningens bedömning ska komponentavskrivning införas från 1 januari 2017. I projektet deltar representanter för verksamhetsområdena fastighet, gata och VA inom tekniska kontoret samt ekonomiavdelningen. Handläggaren vid ekonomiavdelningen som sköter anläggningsregistret är projektledare. 3.4.2. Bedömning Vi bedömer att beräkningen av avskrivningar på materiella anläggningstillgångar avviker från god redovisningssed som den kommer till uttryck i RKR 11.4, vilket innebär att det finns betydande osäkerheter i redovisningen av materiella anläggningstillgångar. Det baserar vi på att investeringarna för år 2014 och 2015 inte aktiverats indelat i komponenter samt att tillgångarna anskaffade före år 2014 inte har indelats i komponenter. Vi ser positivt på att det finns en plan för införandet av komponentavskrivning samt att det formerats en projektgrupp som har haft sitt första möte. 3.5. Utrangering och avyttring av materiella anläggningstillgångar 3.5.1. Iakttagelser Enligt RKR 11.4 Materiella anläggningstillgångar ska en materiell anläggningstillgång inte längre redovisas som tillgång när den avyttras eller när den slutgiltigt tagits ur bruk och bedöms sakna värde i samband med en framtida avyttring. Enligt delegationsordningen för kommunstyrelsen har mark- och exploateringsstrategen rätt att för kommunens räkning förvärva eller överlåta fastighet eller fastighetsdel för att genomföra fastställd detaljplan samt på kommunens vägnar godkänna till kommunen överlämnade gåvobrev avseende fast egendom för samma ändamål. Detta gäller för markområden som omfattar högst 2 000 kvm. För markområden över 2 000 kvm svarar kommunstyrelsens arbetsutskott. Mars 2016 9 av 17
Mark- och exploateringsstrategen får även sälja tomträtter enligt kommunfullmäktiges fastställda regler. Försäljning eller avyttring av lös egendom är delegerat dels till kommundirektören dels förvaltningscheferna upp till 3 prisbasbelopp. Tekniska chefen har att besluta om försäljning av lös egendom upp till 150 tkr medan tekniska nämndens arbetsutskott beslutar mellan 151 tkr och upp till 500 tkr. Vi har inom ramen för granskningen gått igenom protokoll från sammanträden i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kommunstyrelsens arbetsutskott, tekniska nämnden och tekniska nämndens arbetsutskott under år 2015. Resultaten av genomgången visar inga beslut om inköp eller försäljningar av fast egendom skett under året. Under intervjuerna med ekonomiavdelningens personal beskrivs att utrangeringar och avyttringar från anläggningsregistret inte är vanligt förekommande. Uppfattningen är att det finns tillgångar i registret som har avyttrats eller utrangerats. Vi har granskat fordon som finns upptagna i anläggningsregistret mot transportstyrelsens fordonsregister. Granskningen visar att det finns fordon som inte längre ägs av Oskarshamns kommun i anläggningsregistret, men att samtliga fordon med annan ägare inte har något bokfört värde. Vi har granskat fastigheter som finns upptagna i markreserven mot en utsökning från lantmäteriets fastighetsregister. Granskningen visar att övervägande delen av fastighetsbeteckningarna som anges i anläggningsregistret finns med i utsökningen. Ett fåtal fastighetsbeteckningar återfinns inte. 3.5.2. Bedömning Vi bedömer att utrangeringar och avyttringar från anläggningsregistret inte fullt ut sker enligt god redovisningssed. Det baserar vi på att det finns tillgångar i anläggningsregistret som inte ägs av. Vi anser att rutinerna kring utrangeringar och avyttringar från anläggningsregistret behöver stärkas. Det innebär att ekonomiavdelningen får kännedom om försäljningar och avyttringar av tillgångar som till exempel fastigheter och fordon. 3.6. Värdering av materiella anläggningstillgångar 3.6.1. Iakttagelser Enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning kap 6 kap 5 behandlar nedskrivning av anläggningstillgångar. Har en anläggningstillgång ett lägre värde än det värde som finns upptaget i bokföringen ska tillgången skrivas ned till detta lägre värde om värdenedgången kan antas vara bestående. Nedskrivningar behandlas i RKR 19 Nedskrivningar. Först bedöms om det finns indikationer som ger anledning av prövning av tillgångens värde. Om så är fallet görs därefter en värdering som jämförs med redovisat värde. Översyn av anläggningstillgångarnas värden görs huvudsakligen i samband med upprättande av årsbokslutet. Controllern på tekniska kontoret tar kontakt med ekonomiavdel- Mars 2016 10 av 17
ningen om analysen visar att nedskrivningsbehov kan föreligga. Det kommer även att ske en översyn i samband med övergången till komponentavskrivning. Vid genomgången av protokoll, som beskrivs ovan, har vi även sökt efter verksamhetsförändringar som riskerar innebära att fastigheter inte längre används för sitt ändamål. Vi har inte identifierat några sådana förändringar. Det pågår en sanering av hamnbassängen i Oskarshamns Hamn. Projektet finansieras till största delen av Naturvårdsverket, men bidrar med en frivillig insats om 5 % vilket motsvarar ungefär 25 mnkr. Hittills har utgifterna för saneringen aktiverats som en anläggningstillgång. Under år 2015 görs nedskrivning av anläggningstillgången eftersom den inte anses möta kriterierna för en tillgång. 3.6.2. Bedömning Vi bedömer att det finns rutiner för att identifiera ett nedskrivningsbehov. Vi ser positivt på att det kommer att göras en genomgång inom ramen för projektet avseende komponentavskrivning. Vi bedömer att nedskrivningen av tillgången som avser saneringen av hamnbassängen överensstämmer med god redovisningssed. Det innebär att kostnaderna för sanering av hamnbassängen ska redovisas i resultaträkningen. Det baserar vi på att saneringen har samband med den verksamhet som har bedrivits i hamnen och därmed inte ska belasta framtida generationer. Åtagandet för bör, enligt vår bedömning, redovisas som en avsättning enligt rekommendation 10.2 från RKR. Detta innebär att motsvarande 25 mnkr bokförs som en kostnad i resultaträkningen 2015. 3.7. Redovisning av markreserv och exploateringsmark 3.7.1. Iakttagelser Markreserven redovisas som anläggningstillgång. Det överensstämmer med god redovisningssed eftersom avsikten med markreserven är att behålla den på obestämd tid. God redovisningssed för redovisning av markexploatering finns samlad i en idéskrift från RKR. De viktigaste punkterna för redovisning av markexploateringsprojekt är följande: Klassificering: tillgångar som ska kvarstå i kommunens ägo ska klassificeras som anläggningstillgång medan tillgångar som ska avyttras, till exempel tomtmark, klassificeras som omsättningstillgång. Beräkning av anskaffningsvärde för tomtmarken: består av anskaffningsvärde för marken och utgifter som innebär att göra tomtmarken redo för försäljning. Värdering: omsättningstillgångar ska tas upp till det lägsta av anskaffningsvärdet och det verkliga värdet på balansdagen, KRL 6:7. En prövning av det bokförda värdet bör ske regelbundet. Intäkter och kostnader: Intäkter från tomtförsäljning resultatförs normalt vid dagen för tillträdet av fastigheten förutsatt att de utgifter som uppkommit eller för- Mars 2016 11 av 17
väntas uppkomma kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. När en intäkt för en såld tomt bokförs ska också kostnaderna för anskaffning och iordningställande av tomten bokföras, så kallad matchningsprincip. Redovisningen av exploateringsprojekt i uppfyller de tre första av de punkter som beskrivs ovan, det vill säga när det gäller klassificering, beräkning av anskaffningsvärde och värdering. I samband med årsbokslutet 2015 görs en nedskrivning av projektet Snickeriet med 3,3 mnkr. Värderingen har utgått från total beräknad utgift för iordningställande av tomterna samt beräknad försäljningsintäkt för hela området. Eftersom utgifterna bedöms överstiga försäljningsintäkten görs en nedskrivning av mellanskillnaden. Värdering av projektet motsvarar därmed verkligt värde på balansdagen. När tomter säljs bokförs försäljningen på exploateringsprojektet, det vill säga som negativ omsättningstillgång. Transaktionerna resultatförs inte förrän projektet är avslutat, vilket inte överensstämmer med god redovisningssed med avseende på tidpunkten. 3.7.2. Bedömning Vi bedömer att redovisningen av markreserven och redovisningen av markexploatering i huvudsak sker enligt god redovisningssed. Det som återstår att anpassa är att löpande redovisa försäljningsintäkten för sålda tomter i resultaträkningen och matcha den mot anskaffningsvärdet för tomten. Resultaträkningen blir således missvisande när det sker försäljning tomter. Under år 2015 har det inte skett några stora försäljningar, men det ackumulerade felet består även av försäljningar som skett tidigare år. Det innebär att det finns en osäkerhet när det gäller att bedöma om räkenskaperna är rättvisande. 3.8. Kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret 3.8.1. Iakttagelser Det sker i nuläget inga systematiska kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret. Vi har kunnat verifiera att det är så med de kontroller som beskrivs under avsnitt 3.5 Utrangering och avyttring. Efter att den pågående genomgången av anläggningsregistret är färdig, kommer det att ske regelbundna kontroller för att säkerställa att upptagna tillgångar existerar och tillhör Oskarshamns kommun till exempel vart femte år. 3.8.2. Bedömning Vi bedömer att det inte sker några systematiska kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret. Vi ser positivt på att det kommer att införas kontroller, men vi anser att de bör ske tätare, till exempel vartannat till vart tredje år. Det är relativt enkelt att begära ut en lista från transportstyrelsens fordonsregister eller från lantmäteriets fastighetsregister. Andra tillgångar som bör kontrolleras är konstföremål, datorer och maskiner. Kontrollerna kan med fördel inkluderas i respektive förvaltnings internkontrollplan. Mars 2016 12 av 17
Bilaga 1: Krav enligt RKR 23 Krav enligt RKR 23 Anläggningsregister i För varje enskild tillgång: a. uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången Fastighetsbeteckningar anges till övervägande del för markreserv och fastigheter som förvaltas av tekniska kontoret. Inom fritidsverksamheten beskrivs anläggningarna med namn. Fastigheter och anläggningar inom affärsverksamhet (VA och hamnar) samt inom publika fastigheter (gator med mera) kategoriseras som typ av anläggning. Maskiner och inventarier beskrivs genom funktion eller geografisk placering. b. anskaffningsvärde Ja c. anskaffningstidpunkt Ja d. beräknat restvärde Ja, men sätts i de flesta fall till 0. e. tillämpad avskrivningsmetod, om annan metod än linjär, eller uppgift om att tillgången inte skrivs av Ja, avskrivningstyp anges. f. nyttjandeperiod Ja, startdatum anges och avskrivningstyp. g. ackumulerade avskrivningar h. ackumulerade nedskrivningar i. eventuella korrigeringar av tidigare års av-, ned- eller uppskrivningar Ja Ja Ja j. omklassificeringar Ja Mars 2016 13 av 17
Krav enligt RKR 23 k. Uppgift om att en tillgång under det aktuella året överlåtits eller utrangerats ska finnas med i registret. l. Har en tillgång delats upp i komponenter eller separata avskrivningsenheter, ska uppgifterna enligt ovan anges för varje komponent respektive avskrivningsenhet. m. Likartade maskiner och inventarier som var och en har ett lågt värde och som anskaffats vid samma tillfälle kan tas upp som en post i registret. n. Anläggningar som funktionellt sett framstår som en enhet kan behandlas som en post i anläggningsregistret. Nyttjandeperioden ska vara samma. Anläggningsregister i Ja Uppdelning i komponenter har inte skett ännu. Ja, t ex möbler till en fastigheter eller verksamhet. Ja, fastigheter, gatubelysning, avloppsledningar. Mars 2016 14 av 17
Bilaga 2: Stickprov investeringar år 2015 Investeringsprojekt 9657 Investeringspåse fritid Anskaffningsvärde i tkr Verifierat belopp i tkr Kommentar 671 438 Solcellsanläggning 117 tkr, Oskarshamns Energi AB Installation av avfuktning ishallen 321 tkr, Elajo Elteknik 9637 IKT-plan 3 år 4 747 1 874 Accesspunkter och nätverk 660 tkr, Cygate 284 st ipads Air 2, 1 214 tkr, Caperio 6317 Gymnasiet ej detalj 9414 VAåtgärder S. Långgatan 1 154 172 Möbler till 6 rum på Oskarsgymnasiet 116 tkr, Kinnarps AB Kombiugn 56 tkr, Martin & Servera 2 652 1 456 Renovering vattenledning Södra Långgatan 1 200 tkr, VA-teknik Scand Infordring av dag- och spillvattenledning Södra Långgatan 226 tkr, Berotech Trumma 30 tkr, Dahl Sverige AB 9396 Nyttjanderättsavtal hamnen 9328 Vattenförsörjning Oskarshamn 5 338 5 338 Investeringar i hamnen 5 338 tkr, Oskarshamns Hamn AB 17 014 4 952 Mätsedlar v. 44-47 råvattenledning Hummeln 4 033 tkr Ersättning för luckor till Hummeln 404 tkr, Foab Sverige AB Konsulter råvattenledning 269 tkr, Sweco Viak AB Teknisk beskrivning fiskväg Hummeln 90 tkr, Fiskeribiologi Mars 2016 15 av 17
Kaffe och fralla till 40 personer vid informationsmöte 4 tkr, Oskarshamns Folkets Hus Ledningsrätter 127 tkr, Lantmäteriet Servitutsavtal ersättning till fastighetsägare 25 tkr, Inge Samuelsson 9317 Ernermar ARV, upprustning 9202 Släckbil Kristdala 9131 Omb Kristdala skola Malghult 2:155 9 406 1 296 Konsulter 784 tkr, Vattenpartner Konsulter 512 tkr, Projektengagemang 4 071 3 309 Släckbil 1 223 tkr, ombokning Påbyggnad på räddningsfordon 2 086 tkr Sala Brand AB 3 643 866 Utrymningstrappa Kristdalaskolan 125 tkr, Swedbank Finans AB Utvändiga målningsarbeten Kristdalaskolan 539 tkr, Lundblads Måleri Brandklassade dörrpartier Kristdalaskolan 202 tkr, Oskarshamns Glas 9125 Kapprum Lyckan 10 4 610 1 005 Tillbyggnad kapprum Kristineberg 1 000 tkr, PGJ Bygg AB Upprättande av brandskyddsbeskrivning 5 tkr, Utvägen Syd AB 9056 Scen Stadsparken 2 349 732 Scen Stadsparken 300 tkr, Skanska Direkt Ny scen Stadsparken, montering och material 432 tkr, Swedbank Finans AB Mars 2016 16 av 17
2016-03-03 Pär Sturesson Uppdragsledare Caroline Liljebjörn Projektledare Mars 2016 17 av 17