Lathund Periodisering av kostnader och intäkter inför delårs- och helårsbokslutet
Allmänt Inom redovisning innebär ordet periodisering att intäkter och kostnader ska fördelas till de perioder de hör till. Endast de kostnader och intäkter som hör till räkenskapsåret ska påverka årets resultat. Intäkter och kostnader som hör till kommande räkenskapsår måste därför periodiseras, och bokföras som tillgångar respektive skulder i bokslutet. Periodisering gällande kund- och leverantörsfakturor över kr 50 000 (exkl. moms). Periodisering handlar absolut inte om när en faktura ska betalas. Fakturans förfallodag är helt oväsentlig vid periodisering. Kostnader När du konterar leverantörsfakturan, kontrollera att kostnaderna gäller det gångna halvåret (delårsbokslut) eller året (helårsbokslut). Om kostnaden avser delvis det gångna halvåret/året och delvis det nya halvåret/året, måste den delen som gäller det nya halvåret/året periodiseras. Om kostnaden avser helt och hållet det nya året, måste hela beloppet periodiseras. Fyll i en bokföringsorder och maila denna till Redovisningssektionen (senast 30/6 vid delårsbokslutet och senast 5/1 vid helårsbokslutet) samt skicka originalet (undertecknad av prefekt/motsvarande) med internposten. Bifoga kopior på leverantörsfakturor. Exempel 1: Leverantörsfaktura gällande datalicens. Leverantörsfakturan har fakturadatum 2016-09-23 och FF-dag är den 2016-10-23. Löptiden för datalicensen är 2016-10-29 2017-10-28. Kostnaden är kr 240 000. Fakturan konteras enligt följande i leverantörsfakturaportalen (för enkelhetens skull tar jag bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen) per den 23/9-2016: Konto Text Debet 57** Datatjänster Kr 240 000 Kostnaden avser 2 månader under 2016 och 10 månader under 2017. Därför behöver fakturan periodiseras för att inte hela kostnaden belastar år 2016.
Periodiseringen blir enligt följande per den 31/12-2016: 16** Övriga förutbetalda kostnader Kr 200 000 5799 Periodisering Kr 200 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2017 av Redovisningssektionen. På samma sätt hanteras fakturor gällande prenumerationer, köp av tjänst och liknande. Exempel 2: Leverantörsfakturor gällande hyror januari (kr 500 000), februari (kr 500 000) och mars (kr 500 000). Leverantörsfakturorna har fakturadatum 2016-11-30. FF-dag för hyra januari = 2016-12-30, FF-dag för hyra februari = 2017-01-29. FF-dag för hyra mars = 2017-02-29. Samtliga fakturor konteras enligt följande i leverantörsfakturaportalen (för enkelhetens skull ta jag bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen) per den 30/11-2016: Ver.datum Konto Text Debet Lokalhyra jan Lokalhyra feb Lokalhyra mars Periodiseringen av lokalhyran blir enligt följande per den 31/12-2016: 161* Förutbetalda hyreskostnader Kr 1 500 000 5019 Periodisering lokalkostnader Kr 1 500 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2017 av Redovisningssektionen.
Intäkter Kontrollera att intäkterna gäller 2016. Om intäkten avser 2017, dvs. vi förskottsfakturerar kunden, måste hela beloppet periodiseras. Fyll i en bokföringsorder och maila denna till Controllern på Redovisningssektionen (senast 30/6 vid delårsbokslutet och senast 5/1 vid helårsbokslutet) samt skicka originalet med internposten. Bifoga kopior på kundfakturor. Har ni flera mindre kundfakturor (under kr 50 000) till samma kund som dock tillsammans utgör en större summa, ska även dessa periodiseras. Exempel A: Fakturering av studieavgifter VT2017 under november-december 2016. Fakturorna konteras enligt följande under december månad (för enkelhetens skull tar jag bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen): 15** Kundfordringar Kr 20 000 3190 Intäkter studieavgifter Kr 20 000 Periodiseringen blir enligt följande per den 31/12-2016: 3219 Periodiserade Kr 20 000 2776 Förutbetalda Kr 20 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2017 av Controllern på Redovisningssektionen. Exempel B: Fakturering gällande uthyrning av lokaler januari 2017. Fakturadatum 30/11-2016, FF-dag 30/12-2016.
Fakturan konteras enligt följande per den 30/11-2016 (för enkelhetens skull tar jag bara konto och debet/kredit, inte hela kontosträngen): 15** Kundfordringar Kr 50 000 3312 Uthyrning lokal, Kr 50 000 Periodiseringen blir enligt följande per den 31/12-2016: 3319 Periodiserad lokaler, Kr 50 000 2776 Förutbetalda Kr 50 000 Bokföringsordern vänds per den 1/1-2017 av Controllern på Redovisningssektionen. Vid frågor hör gärna av dig till: Gabriele Nilsson gabriele.nilsson@su.se Tel: 08-16 3674 Controller, Redovisningssektionen