Riktlinjer Övertalighet
FÖRORD Det är viktigt att Luleå kommuns verksamheter har ett enhetligt synsätt kring begreppet övertalighet. Min förhoppning är att dessa riktlinjer ska bli ett bra stöd i samband med övertalighet, men också stärka kommunen i att vara en attraktiv arbetsgivare. Luleå 2010-01-27 Anne Karlenius Kommunchef
Innehållsförteckning Riktlinjer vid övertalighet...3 Inledning...3 Syfte...3 Ansvar...3 Definition...3 Konsekvensbeskrivning enligt arbetsmiljölagen...3 Så hanterar vi övertalighet...4 Information...4 Resursgrupp...4 Stimulera rörlighet...4 Omställningsinsatser...4 Roller/ansvar vid arbete med övertalighet...5 Förvaltningen...5 Personalkontoret...5 Personalfunktion inom förvaltning...5 Chef/arbetsledare...5 Medarbetaren...6 Kommunhälsan...6 Fackliga organisationer...6 Checklista vid uppsägningar på grund av arbetsbrist...7 Förberedelse...7 Utredning/förhandling...7 Omplacering...8 Uppsägning/avslut...8 Företrädesrätt...8 Checklista för information till arbetsgruppen...9
Riktlinjer vid övertalighet Inledning Omorganisationer och verksamhetsförändringar kan medföra övertalighet. En övertalighet kan resultera i omplacering av medarbetare eller uppsägning på grund av arbetsbrist. Allt arbete med övertaliga medarbetare hos Luleå kommun ska ske på ett värdigt och ansvarsfullt sätt. Det påverkar och underlättar vårt arbete med framtida rekryteringar. Luleå kommun ska agera och uppfattas som en arbetsgivare. Som ett stöd i detta arbete har personalkontoret i samarbete med förvaltningarna tagit fram gemensamma Riktlinjer vid övertalighet. I verksamhetsförändringar och särskilt om de leder till övertalighet kan stödinsatser för hela arbetslaget vara nödvändiga. Både de som måste lämna arbetsgruppen och de som blir kvar ställs inför ny situation som kan påverka arbetsmiljön. Sammanhållen, tydlig och återkommande information ska ges från första steget till genomförd förändring. Verksamheten som berörs ska veta vilka regler som gäller och vad som sker under hela processen. Syfte Riktlinjerna ska vara ett stöd för cheferna samt säkra ett enhetligt arbetssätt inom Luleå kommun i samband med övertalighet. Ansvar Kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för strategi och policy. Kommunstyrelsen fattar beslut om principer vid övertalighetssituationer. I övrigt följer ansvarsfördelningen den delegering som följer med arbetsgivaransvaret i linjeorganisationen. Definition Enligt lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) ska uppsägning från arbetsgivarens sida vara sakligt grundad. Uppsägning på grund av arbetsbrist innebär att skälet till uppsägningen är verksamhetsrelaterad. Därmed undantas sådana situationer där orsaken är att hänföra till arbetstagarens personliga förhållanden. Konsekvensbeskrivning enligt arbetsmiljölagen Av 8 arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) framgår att när ändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Vid övertalighet ska konsekvensanalysen i huvudsak omfatta hur neddragningen med hänsyn till risken för ohälsa påverkar kvarvarande medarbetare i fråga om bla arbetsmängd och arbetsuppgifternas innehåll.
Så hanterar vi övertalighet Information Arbetet med övertalighet är ofta intensivt och kräver snabb handläggning av frågor. För att alla ska ha möjlighet att få samma information är det viktigt att den ges muntligt och sammanfattas skriftligt. Förvaltningsledningen har ansvar för att information tas fram och ges på rätt sätt och i rätt tid. Ett informationsmaterial tas fram och förmedlas via chefer till samtliga arbetsplatser på förvaltningen. Detta innebär att information och informationsplanering är ett strategiskt viktigt instrument. Se även Checklista för information till arbetsgruppen. Resursgrupp För att stötta förvaltningens arbete vid övertalighet kan en speciell grupp bildas bestående av olika kompetenser. Det är viktigt att resursgruppen har en bredd som kan fånga upp behov som uppstår vid en övertalighetssituation. I samband med övertalighet ska en avstämning ske med personalkontoret. Därefter tas beslut om tillsättning av resursgrupp. Stimulera rörlighet Genom att i första hand överväga internannonsering vid övertalighet kan arbetsgivaren stimulera till rörlighet inom Luleå kommun. Omställningsinsatser Olika former av insatser övervägs och beslutas av förvaltningen i samråd med personalkontoret. Kommunstyrelsen fattar principbeslut om omställningsinsatser. Dessa insatser kan vara: Omställningsprogram där fokus ligger på att hitta vägar till ett nytt arbete, studier eller annat. Program där fokus är att förbereda medarbetaren för den nya situationen. Frivillig avgång där arbetsgivaren kan erbjuda avgångsvederlag till medarbetare om övertalighet finns inom yrkesområdet. I samband med övertalighet kan arbetsgivaren tillämpa avgångar enligt gällande pensionsavtal. Se vidare policy, riktlinjer för pensioner.
Roller/ansvar vid arbete med övertalighet Förvaltningen All övertalighet ska i första hand lösas på förvaltningen. Förvaltningen ska redan i verksamhetsplaneringen ta hänsyn till omorganisationer eller verksamhetsförändringar som kan innebära eventuell övertalighet under kommande/innevarande verksamhetsår. För att underlätta det arbetet ska förvaltningen utarbeta en plan för hantering av övertalighet i verksamheten. Planen ska ta upp vilka omställningsinsatser som kan bli aktuella inför en verksamhetsförändring. Kommunikationsplan ska upprättas för att säkerställa att processen vid övertalighet blir enhetlig i förvaltningen. All verksamhetsförändring ska ske med så god framförhållning att tiden mellan beslut och verkställighet blir tillräckligt lång för att säkerställa processen. Kommunikationsplanen ska även omfatta informationsstrategi och förhandlingsstegen med de fackliga organisationerna. Detta innebär b la att i god tid boka in datum för förhandlings- och samrådstillfällen. Personalkontoret Personalkontoret har en roll som samordnare och initiativtagare av insatser som ska vara kommunövergripande, ger råd och stöd samt vid behov finnas med i en resursgrupp. Personalfunktion inom förvaltning För att säkerställa att processen kring övertalighet sker på ett korrekt sätt samverkar personalkonsulten eller motsvarande funktion på mindre förvaltning som stöd för ansvarig chef vid arbetet vid övertalighet. Förvaltningschef och personalfunktion säkerställer att chefer och arbetsledare har tillräckligt med information och tillräcklig kompetens för att genomföra en verksamhetsförändring. Chef/arbetsledare Chefer och arbetsledare har ett ansvar och en nyckelroll i allt förändringsarbete. De ska föra ut arbetsgivarens beslut samtidigt som verksamheten måste fungera under pågående förändringar. Alla chefer ska aktivt stödja de beslut som föranleder verksamhetsförändringen. Kommunikationsplanen och informationsmaterialet blir viktiga verktyg för chefen och kvalitetssäkrar informationen och att processen går rätt till. Cheferna ska ha möjlighet att få stöd och handledning antingen individuellt eller i grupp för att bli trygga i sin egen roll i förändringsarbetet. Samtliga chefer ska erbjudas utbildning av Kommunhälsan för att kunna agera på ett professionellt sätt genom hela processen.
Medarbetaren Den enskilde medarbetaren bör aktivt medverka i de aktiviteter som anordnas för att bättre kunna hantera den situation som uppstår vid en övertalighet. En bra genomförd process underlättar för organisationen och medarbetarna att gå vidare. Kommunhälsan Kommunhälsan kan bistå berörd förvaltning med rådgivning och utbildning av chefer i syfte att bättre kunna möta medarbetare som befinner sig i en omställningsfas. Insatserna kan även omfatta alla medarbetare, såväl de i omställningsfas men även de som inte är övertaliga. Fackliga organisationer De fackliga organisationerna har goda kunskaper om medarbetarna samt om verksamheten och är en viktig samverkanspart vid arbetet med övertalighet. Arbetsgivarföreträdarna och de fackliga organisationerna ska sträva efter en gemensam syn för arbetet med övertalighet. Fackliga företrädare ska informeras fortlöpande genom hela processen för att kunna stötta sina medlemmar. De fackliga företrädarna ska hållas väl informerade om de olika stegen i processen.
Checklista vid uppsägningar på grund av arbetsbrist Förberedelse 1. Förvaltningen konstaterar att arbetsbrist föreligger på någon grund, exempelvis ändrade budgetförutsättningar, beslutat omorganisation eller liknande. 2. Förvaltningen kontrollerar därefter huruvida den förväntade arbetsbristen har samband med övergång av verksamhet, då eventuella uppsägningar i sådant fall, enligt huvudregeln, ska hanteras av det övertagande företaget/organisationen enligt LAS 6b och inte genomföras innan övergången genomförts. 3. Bedöm hur många som eventuellt blir övertalig, för att veta när varsel enligt främjandelagen ska skickas till arbetsförmedlingen. Observera att varseltiderna varierar beroende på hur stor driftsinskränkningen är. Kopia av varsel ska lämnas till berörda arbetstagarorganisationer, enligt MBL 15. Utredning/förhandling 4. Förvaltningen bör redan på detta stadium ta fram de underlag som kan behövas för den fortsatta processen och kommande förhandlingar, t.ex. organisationsplan över verksamheten i sin nya form, arbetsmiljökonsekvensbeskrivning, ekonomisk dokumentation, turordningslistor, kompetenskrav/kvalifikationskrav och övrigt adekvat material. Rådgör med personalkontoret. 5. Förhandlingar ska genomföras enligt MBL inom ramen för samverkan (MBL 11,14,19) med berörda arbetstagarparter kring principbeslutet för att förändra/minska verksamheten. Gör tidigt en tidplan över förhandlingarna och boka tid för både information och förhandlingstillfällen och boka reservtider. 6. Förhandlingar enligt LAS 29 ska genomföras. Dessa sker enligt reglerna i MBL 11-14. Det är i dessa förhandlingar turordningslistor redovisas samt arbetsgivaren och de fackliga organisationerna har möjlighet att kvalitetssäkra listan i förhållande till vilka som är medlemmar och inte. Här förs också diskussion om tillräckliga kvalifikationer för olika yrken. Eventuell avtalsturlista och lokalt avtal tecknas av personalkontoret.
Omplacering 7. När förhandlingarna är avslutade ska personalkontoret göra omplaceringsutredning för samtliga berörda medarbetare utifrån förhandlingsprotokoll med turordningslista och individuella meritsammanställningar. Uppsägning/avslut 8. Leder inte omplaceringsutredningen till att annat arbete kan erbjudas tar uppsägningsförfarandet vid. Uppsägningsbrevet ska lämnas i nära anslutning efter avslutad omplaceringsutredning. Personalkontoret tillhandahåller mall som följer de formella kraven. 9. Uppsägningen anses gjord när medarbetaren mottagit beskedet och därmed börjar uppsägningstiden löpa. Om medarbetaren har semestern när besked lämnas anses uppsägningen gjord tidigast dagen efter semesterns slut. För medarbetare som har ferieanställning räknas de 45 första dagarna av ferien som semester. 10. För medarbetare som är lediga enligt 4 och 5 i föräldraledighetslagen börjar uppsägningstiden att löpa när medarbetaren helt eller delvis återupptar arbetet eller skulle ha återupptagits enligt den ansökan som gällde vid uppsägningstillfället. Företrädesrätt 11. Uppsagda medarbetare som har begärt företrädesrätt till ny anställning under uppsägningstiden och nio månader från den dagen då deras anställning upphör.
Checklista för information till arbetsgruppen Denna checklista är ett stöd när chef förbereder information. Informationsplaneringen bör bland annat omfatta: Fakta och beslut om processen Vad är på gång, vad ska åstadkommas, förvaltningens informationsmaterial Vilka verksamheter berörs och på vilket sätt Vad är beslutat/inte beslutat, när tas beslut Tidplan Hur fungerar turordning och vad är kvalifikationskrav Vilka stödinsatser kommer att finnas Var vänder man sig om man har frågor Tider för att vara tillgänglig för samtal och uppföljningssamtal Tid och plats för besked om att medarbetaren befinner sig i riskzonen för uppsägning och lämning av uppsägningsbrev till den enskilde medarbetaren. Välj en dag tidigt i veckan, tidigt på dagen. Aldrig en fredag och aldrig dag före semester eller annan längre ledighet. Var som chef tillgänglig för frågor och förnyad information de närmaste dagarna efter besked lämnats till medarbetaren.