K V A L I T E T S S Y S T E M

Personalhandbok 1/11 100 037 05 2013-12-10/JJ Roland Holmgren K V A L I T E T S S Y S T E M

Personalhandbok 2/12 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 4.0 INLEDNING 3 4.1 FÖRETAGSLEDNINGENS ANSVAR 3 4.1.1 Kvalitetspolicy : AB VEMCON 3 4.1.2 Organisation 4 4.2 5 4.3 KONTRAKTSGENOMGÅNG 5 4.4 KONSTRUKTIONSSTYRNING 6 4.4.1 Allmänt 6 4.4.2 Planering av konstruktion och utveckling 6 4.4.3 Konstruktionskrav 6 4.4.4 Konstruktionsresultat 6 4.4.5 Verifiering av konstruktionen 7 4.4.6 Konstruktionsändringar 7 4.5 DOKUMENTSTYRNING 7 4.5.1 Godkännande och utgivning av dokument 7 4.5.2 Dokumentändringar 8 4.6 PRODUKTINFORMATION OCH SPÅRBARHET 8 4.7 KONTROLL OCH PROVNING 8 4.8 KONTROLL-, MÄT- OCH PROVNINGSUTRUSTNING 9 4.9 KONTROLL OCH PROVNINGSSTATUS 10 4.10 GENOMGÅNG AV AVVIKELSER OCH BESLUT OM ÅTGÄRDER 10 4.11 KORRIGERANDE ÅTGÄRDER 10 4.12 KVALITETSDOKUMENT 11 4.13 INTERNA KVALITETSREVISIONER 11 4.14 UPPLÄRNING 12 4.15 STATISTISKA METODER 12 Ovanstående struktur följer numrering enligt EN-ISO-9001.

Personalhandbok 3/12 Följande beskrivning informerar om det kvalitetssystem som tillämpas inom AB Vemcon, i fortsättningen kallad VEMCON för att säkerställa RÄTT KVALITET på de leveranser och tjänster som utförs. 4.0 INLEDNING Kvalitetssystemet följer standarden EN-ISO-9001, vilken överensstämmer med den internationella standarden ISO-9001. 4.1 FÖRETAGSLEDNINGENS ANSVAR 4.1.1 Kvalitetspolicy : AB VEMCON Ledningen för VEMCON har som målsättning att nå sådan kvalitet på de arbeten och leveranser företaget utför att de tillfredsställer KUNDENS behov, krav och förväntningar. Inom VEMCON skall varje utförd tjänst ses som en god referens och som en rekommendation till kommande beställningar. Detta förutsätter att vi: Ser till att personalen är informerad om och följer de krav och anvisningar som anges i lagstiftning, kvalitetsledningssystem och ingångna avtal. Uppdrag utförs tekniskt och juridiskt korrekt samt organiseras effektivt. Genom en för varje uppdrag definierad organisation med väl sammansatt kompetens, tillför varje projekt en optimal arbetsinsats för att uppfylla åtagandet med den kvalitet som motsvaras av Vemcons kvalitetsledningssystem. Upprättar projektanpassade kvalitetsplaner om uppdraget så kräver. Kvalitetssystemet används och stöds av alla anställda, på alla nivåer, som en del av det ordinarie arbetet inom VEMCON. Detsamma gäller även miljöledningssystemet. Kvalitetssystemet omfattar de tekniska, organisatoriska och administrativa krav som är nödvändiga för att utföra Vemcons tjänster. Verksamhetssystemet utvecklas och revideras regelbundet så att det blir ett allt bättre redskap för arbetets effektivisering och för att uppnå ökad kundtillfredsställelse. Revisionen bygger dels på kritisk granskning av utförda uppdrag, dels på erfarenheter av kunders såväl positiva som negativa reaktioner.

Personalhandbok 4/12 4.1.2 Organisation Inom VEMCON ansvarar varje medarbetare för kvaliteten i sitt arbete. VD inom VEMCON har dock det övergripande ansvaret för kvalitetssystemet och ansvarar också för utbildning, införande och revision av detsamma. Ansvar och befogenheter för personal som kan påverka kvaliteten i vår verksamhet är fastställda i särskilda befattningsbeskrivningar vilka återfinns under respektive avsnitt i PERSONALHANDBOKEN. AB Vemcon Johan Jonsson Verkställande direktör

Personalhandbok 5/12 4.2 Målsättningen med VEMCON:s kvalitetssystem är att beskriva rutiner, procedurer och aktiviteter så att dessa säkerhetsställer att planering, leverans, utförande, kontroll och dokumentation överensstämmer med kontraktsspecifikationer, standarder, normer och myndighetskrav. Under varje huvudrubrik beskrivs de arbetsrutiner och operationer som skall utföras för att kvalitetskraven på tjänster och uppdrag uppfyllas. Kvalitetsstyrande instruktioner och handlingar utarbetas och anpassa om utveckling eller förändringar så erfordrar. All personal vars verksamhet kan ha inflytande på kvaliteten förbereder och planerar sina aktiviteter så att kvalitetsproblem löses innan deras respektive arbete startar och/eller uppdrag utförs. Kvalitetsansvarig inom varje projekt utför på uppdrag av kvalitetschefen (VEMCON:s VD) också auditering hos underprojektörer för att förvissa sig om att kvalitetskrav blir uppfyllda. 4.3 KONTRAKTSGENOMGÅNG VEMCON skall upprätta och vidmakthålla rutiner för kontraktsgenomgång och för samordning av tillhörande aktiviteter, Varje kontrakt skall gås igenom av beställaren för att säkerställa att a) kraven är tillräckligt väl definierade och dokumenterade b) varje krav som avviker från uppgifter i anbudet klarläggs och behandlas c) VEMCON har förmåga att uppfylla kontraktskraven Dokumentation från sådana kontraktsgenomgångar skall bevaras. ( Se PERSONALHANDBOKEN 2 )

Personalhandbok 6/12 4.4 KONSTRUKTIONSSTYRNING 4.4.1 Allmänt VEMCON skall upprätta och vidmakthålla rutiner för att styra och verifiera produktens konstruktion i syfte att därigenom säkerställa att specificerade krav uppfylls. 4.4.2 Planering av konstruktion och utveckling VEMCON skall utarbeta planer som identifierar ansvaret för varje konstruktions- och uppdragsaktivitet. Planerna skall beskriva eller ange dess aktiviteter och skall uppdateras under konstruktionsarbetets gång. 4.4.2.1 Tilldelning av arbetsuppgifter Konstruktions- och uppdragsaktiviteter skall planeras och tilldelas till kvalificerad personal, som har tillgång till tillräckliga resurser. 4.4.2.2 Organisatoriska och tekniska gränsytor Organisatoriska och tekniska gränsytor mellan olika projektdelar skall identifieras. Den nödvändiga informationen skall dokumenteras, överföras och regelbundet granskas. 4.4.3 Konstruktionskrav Krav som utgör underlag för konstruktion av uppdrag skall identifieras och dokumenteras. Kraven skall gås igenom av VEMCON för att avgöra om de är ändamålsenliga. Ofullständiga, oklara eller motstridiga krav skall klargöras tillsammans med dem som ställt kraven. 4.4.4 Konstruktionsresultat Konstruktionsresultaten skall dokumenteras och presenteras i form av krav, beräkningar, ritningar och beskrivningar. Konstruktionsresultaten skall a) uppfylla konstruktions- och projekteringskraven b) innehålla eller hänvisa till acceptanskriterier c) stå i överensstämmelse med tillämpliga myndighetskrav, oavsett om dessa anges i konstruktionskraven eller ej d) identifiera de egenskaper hos projektet som är avgörande för produktens säkra och riktiga funktion

Personalhandbok 7/12 4.4.5 Verifiering av konstruktionen VEMCON skall planera, införa, dokumentera och uppdra åt kompetent personal verifieringen av konstruktionen. Verifieringen av konstruktionen skall bekräfta att konstruktionsresultatet uppfyller konstruktionskraven genom aktiviteter såsom a) att genomföra och dokumentera konstruktionsgenomgångar. b) att göra alternativa beräkningar c) att jämföra den nya konstruktionen med en liknande utprovad konstruktion, om sådan finns. 4.4.6 Konstruktionsändringar VEMCON skall upprätta och vidmakthålla rutiner för identifiering, dokumentering, genomgång och godkännande av alla ändringar och modifieringar. 4.5 DOKUMENTSTYRNING 4.5.1 Godkännande och utgivning av dokument VEMCON skall upprätta och vidmakthålla rutiner för styrning av alla dokument som hänför sig till krav i denna standard. Före utgivningen skall dessa dokument granskas och godkännas av bemyndigad personal med avseende på lämplighet. Denna styrning skall säkerställa att a) rätta utgåvor av tillämpliga dokument är tillgängliga på alla platser, där det utförs aktiviteter, som är väsentliga för att kvalitetssystemet skall fungera effektivt b) ogiltiga dokument genast avlägsnas från alla platser där de utlämnas eller används.

Personalhandbok 8/12 4.5.2 Dokumentändringar Ändringar i dokument skall, om inget annat föreskrivs, gås igenom och godkännas av samma funktion som utförde den ursprungliga genomgången och godkännandet. De som gör detta skall ha tillgång till lämplig bakgrundsinformation på vilken de kan basera genomgången och godkännandet. Om så är möjligt skall ändringens innehåll anges i själva dokumentet eller följemeddelande. En dokumentförteckning skall upprättas eller likvärdig rutin för dokumentstyrning införas för identifiering av de gällande utgåvorna av dokument för att förhindra bruk av ogiltiga sådana. Ett dokument skall omarbetas och utges på nytt då det är praktiskt motiverat av det antal ändringar som gjorts. 4.6 PRODUKTINFORMATION OCH SPÅRBARHET Då så är tillämpligt skall VEMCON upprätta och vidmakthålla rutiner för att kunna hänföra produkten till ritningar, specifikationer eller andra dokument under alla faser i produktion, leverans och installation. I den utsträckning spårbarhet är ett specificerat krav skall varje enskild enhet ha en entydig identifikation. Denna identifikation skall dokumenteras. ( Se PERSONALHANDBOKEN 2) 4.7 KONTROLL OCH PROVNING För att verifiera att levererade tjänster har RÄTT KVALITET erfordras viss kontroll och provning även om den som utför ett arbete också ansvarar för kvaliteten på detta. I ett kvalitetssystem skall man därför identifiera de moment som behöver följas upp med kontroll och provning. Vissa av de arbeten som utförs inom VEMCON kräver också dokumenterad kontroll och provning enligt särskilda föreskrifter utfärdade av myndigheter eller av kunden själv. Inom VEMCON utförs och verifieras kontroll, provning och besiktning så att full överensstämmelse mellan utfört arbete och specificerade krav säkerställs. Kontroller och provningar som utförs och dokumenteras påbörjas vid mot-tagningen av beställning och fortsätter enligt fastställda planer under projektet fram tills dess slutkontroll utförts. Kontroll och provning dokumenteras på av beställare och/eller av myndighet fastställt sätt.

Personalhandbok 9/12 4.8 KONTROLL-, MÄT- OCH PROVNINGSUTRUSTNING VEMCON skall hålla ordning på, kalibrera och underhålla kontroll-, mät och provningsutrustning för att kunna visa att produkterna uppfyller specificerade krav. Detta gäller oavsett om utrustningen ägs av VEMCON, är inlånad eller tillhandahålls av köparen. Utrustningen skall användas på ett sätt som säkerställer att mätfelet är känd och förenlig med kravet på mätkapabilitet. VEMCON skall a) fastställa vilka mätningar som skall göras och vilken noggrannhet som krävs samt välja lämplig kontroll-, mät och provningsutrustning. b) identifiera, kalibrera och justera all kontroll-, mät- och provningsutrustning som kan påverka produktkvaliteten, antingen efter föreskrivna mellanrum eller före användning. Detta görs mot normaler som skall vara spårbara till nationellt erkända normaler. om inga sådana normaler existerar skall grunderna för kalibreringen dokumenteras. c) upprätta, dokumentera och uppdatera kalibreringsinstruktioner, innefattande uppgifter om typ av utrustning, identifieringsnummer, lokalisering, kalibreringsfrekvens, kalibreringsmetoder, acceptanskriterier och åtgärder som skall vidtas då resultaten är otillfredsställande. d) säkerställa att kontroll-, mät- och provningsutrustning har nödvändig noggrannhet. e) förse kontroll-, mät- och provningsutrustningen med lämplig märkning eller på annat sätt visa kalibreringsstatus. f) bevara dokumentationen av resultat från kalibrering av kontroll-, mät- och provningsutrustning. g) bedöma och dokumentera giltigheten av tidigare kontroll- och provningsresultat då kontroll-, mät- och provningsutrustningen befinns inte uppfylla kraven. h) säkerställa att miljöbetingelserna är lämpliga för de kalibreringar, kontroller, mätningar och provningar som utförs. i) säkerställa att hantering, skydd och förvaring av kontroll-, mät- och provningsutrustningen är sådan att noggrannhet och användbarhet bibehålls. j) skydda kontroll-, mät- och provningsutrustningen, inklusive tillhörande programvara, mot förändringar som skulle kunna göra kalibreringe ogiltig. Då mekanisk provningsutrustning eller programvara används vid kontroll, skall denna kontrolleras för att visa att den kan användas för att bestämma om produkten uppfyller kraven. Detta skall göras innan utrustningen eller programvaran används i samband med provning eller installation. Denna kontroll skall göras med föreskrivna mellanrum. VEMCON skall fastställa omfattningen och frekvensen av sådana kontroller och skall bevara dokumentation som visar att kontrollerna är utförda. Då beställaren eller hans representant så kräver, skall denna få information om provningsutrustningen för att förvissa sig om den är lämplig.

Personalhandbok 10/12 4.9 KONTROLL OCH PROVNINGSSTATUS Arbetsresultat och kännedom om vad som utförts är grunden för att erhålla RÄTT KVALITET på levererade produkter och tjänster, Information om detta erhålls genom systematisk dokumentation av kontroll- och provningsstatus. 4.10 GENOMGÅNG AV AVVIKELSER OCH BESLUT OM ÅTGÄRDER Ansvaret för genomgång och befogenheter avseende beslut om åtgärder beträffande avvikande konstruktion skall definieras. Avvikande konstruktion skall gås igenom i enlighet med dokumenterade rutiner Konstruktionen kan till exempel omarbetas så att den uppfyller de specificerade kraven Reviderade eller omarbetade konstruktioner skall omkontrolleras i enlighet med dokumenterade rutiner. 4.11 KORRIGERANDE ÅTGÄRDER Vid systematiskt kvalitetsarbete förekommer störningar i systemet i form av ändringar i konstruktioner, specifikationer och andra krav. De uppträder också som leveransförseningar, avvikelser, reklamationer, besiktningsanmärkningar etc. Dessa erfarenheter från de olika verksamhetsområdena insamlas, sammanställs och analyseras så att korrigerande åtgärder kan vidtas mot grundorsaken till störningarna. Inom VEMCON undersöks grundorsaken till uppkomna störningar och företagsledningen initierar och vidtar korrigerande åtgärder för att elimineras denna. uppföljning av effektiviteten av de korrigerande åtgärderna sker genom internrapportering.

Personalhandbok 11/12 4.12 KVALITETSDOKUMENT RÄTT KVALITET innebär också att KVALITETS-dokument upprättas och arkiveras. Kunder och myndigheter har krav på entydig dokumentation för undvikande av missförstånd. Kvalitetsdokument omfattar bland annat protokoll och rapporter utfärdade i samband med provning och kontroll och avvikelserapporter. Inom VEMCON sammanställs och arkiveras kvalitetsrelaterade dokument enligt fastställda regler. Till dessa dokument räknas också projekt- och anläggningspärmar, drifts- och skötselinstruktioner liksom ritningar och beskrivningar. Kvalitetsdokument i form av kontrollresultat tillställs kund och myndigheter enligt överenskommelse i kontrakt eller beställningsskrivelse resp. lagar och förordningar. Arkiverade handlingar skyddas mot oavsiktlig åverkan och obehörig åtkomst. De märkes och arkiveras på sådant sätt att de lätt kan framtas. ( Se PERSONALHANDBOKEN 4 ) 4.13 INTERNA KVALITETSREVISIONER Effektivitet och lämplighet i föreskrifter, rutiner och deras efterlevnad uppnås endast om funktionen undersöks regelbundet. Sådan revision, kvalitetsrevision kan avse hela kvalitetssystemet inom VEMCON, inom viss del av verksamheten, inom begränsad metod eller av viss produktion. Rapport utfärdas och delges berörd personal för korrigerande åtgärd och uppföljning. Inom VEMCON revideras kvalitetssystemet enligt fastställda regler i kvalitetshandbok. Revisionsresultatet rapporteras till ansvarig ledning. Korrigerande åtgärder grundade på revisionsrapporter uppföljs såväl som de följdverkningar som kan uppstå.

Personalhandbok 12/12 4.14 UPPLÄRNING För att säkerställa erforderlig kompetens hos personal i olika befattningar är utbildning en nödvändig åtgärd. För vissa kategorier erfordras utbildning och kvalificering enligt krav från myndigheter och/eller försäkringsbolag. Inom VEMCON följs myndigheters och/eller försäkringsbolags föreskrifter gällande utbildning och kvalificering av personal. Kontinuerlig planering av utbildning för olika personalkategorier utförs. Alla data över utbildning och kvalificering arkiveras. För utbildning av personal med kvalitetskontrollerande arbetsuppgifter deltar VEMCON:s kvalitetsansvarige i utbildnings- och informationsträffar arrangerade av ledningen. 4.15 STATISTISKA METODER Statistiska metoder används för att på relativt säkert sätt bedöma risker för fel i processer och produkter. Behovet av sådana statistiska metoder i samband med kvalitetskontroll inom VEMCON är dock för närvarande ej påkallat.