INKÖPSPOLICY för Nordmalings kommunkoncern

NORDMALINGS KOMMUN INKÖPSPOLICY för Nordmalings kommunkoncern Fastställd av kommunfullmäktige den 24 september 2007, 56

NORDMALINGS KOMMUN Innehållsförteckning Sida 1. Mål och inriktning... 3 2. Anskaffnings- contra upphandlingsbeslut... 3 3. Kommunavtal... 3 3.1 Rutiner vid samordnad upphandling inom Umeåregionen... 3 4. Upphandlingslagen... 4 4.1 Skadestånd... 5 5. Anskaffande av varor och tjänster... 5 5.1 Arbetsfördelning... 5 6. Val av upphandlingsform... 6 6.1 Tröskelvärdena... 6 6.2 Förfrågningsunderlag... 6 7. Upphandling över tröskelvärdena...7 7.1 Öppen upphandling... 7 7.2 Selektiv upphandling... 7 7.3 Förhandlad upphandling... 7 7.4 Avbruten upphandling... 7 7.5 Annonsering... 7 8. Upphandling under tröskelvärdena... 8 8.1. Förenklad upphandling... 8 8.2 Annonsering... 8 8.3 Direktupphandling... 8 9. Anbudsöppning... 8 10. Prövning av anbud... 9 11. Kontroller... 9 12. Skriftlig information... 9 13. Sekretess... 9 14. Dokumentation... 10 15. Miljöhänsyn vid upphandling... 10 Bilaga: Kravspecifikation - ett viktigt hjälpmedel.

NORDMALINGS KOMMUN 3 (10) INKÖPSPOLICY FÖR NORDMALINGS KOMMUNKONCERN Fastställd av kommunfullmäktige den 24 september 2007, 56 1. Mål och inriktning Nordmalings kommun bedriver verksamhet med tyngdpunkt i utbildning, social omsorg, kommunalteknisk försörjning samt fritid och kultur. För att verksamheterna skall fungera och servicenivån skall kunna hållas hög krävs ett ständigt flöde av varor och tjänster till alla delar av organisationen. Kommunen anskaffade 2006 varor och tjänster för sammanlagt ca 77 mkr vilket motsvarar ca 23 % av den totala budgeten. Det är av stor betydelse för ekonomin hur upphandlingarna hanteras, vilka leverantörer som anlitas och vilka prestationer som erhålls och till vilka villkor. Upphandlingen av varor och tjänster inom kommunen skall präglas av effektivitet, kompetens och samordning. Målet för upphandlingen är en god totalekonomi för kommunen. Regionalpolitiska hänsyn får - enligt EU:s lagstiftning - inte tas vid upphandling. Med effektivitet menas att kompetens, rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga. Samt att valet av varor och tjänster baseras på en noggrann behovsanalys och på utformningen av de kommersiella villkoren i de olika avtalen. Med kompetens avses kommunens förutsättningar att uppnå denna effektivitet med stora krav på ingående kännedom och verksamhet och kommersiellt kunnande. Med samordning avses de åtgärder som innebär att kommunen på bästa sätt utnyttjar den kompetens som finns samt tillvaratar de fördelar som en stor sammanlagd volym ger och undviker dubblering av handläggningen i upphandlingsprocessen. Många befattningshavare medverkar i kommunens försörjning av varor och tjänster och för att nå effektivitet är det nödvändigt att alla har en gemensam grundsyn och arbetar efter samma regler. Vid all varuförsörjning skall ett materialadministrativt synsätt användas som innebär att de samlade kostnaderna för upphandling, förrådshållning och distribution skall beaktas. Genom samarbete med andra kommuner, stat och landsting kan kompetensen stärkas och volymen öka, vilket möjliggör en upphandling inom hela EU-området med utnyttjande av den konkurrens man då uppnår. Vid all upphandling skall kraven på kvalitet och prestanda inte ställas högre än vad som kan behövas i varje särskilt fall. 2 Anskaffnings- contra upphandlingsbeslut Utgångspunkten för all anskaffning är den på den politiska nivån fastställda budgeten alternativt den för företaget fastställda verksamhetsnivån. Den definierar ramen för de anskaffningsbeslut som är möjliga att fatta.

NORDMALINGS KOMMUN 4 (10) Anskaffningsbeslut innebär beslut om att en vara/tjänst skall anskaffas och är resultatet av en behovsanalys, som sedan är styrande för den fortsatta processen. Anskaffningsbeslut fattas av den som är verksamhets-/budgetansvarig. Upphandlingsbeslut är beslut om vilken vara eller tjänst som skall upphandlas samt till vilket pris och är resultatet av en marknadsanalys samt analys av verksamheten. Upphandlingsbeslutet fattas av inköparna på resp. förvaltning. Om någon enskild förvaltning förlorar på en upphandling utifrån den samlade nyttan bör annan lösning diskuteras än att tillåta ett avsteg från huvudregeln, eftersom ett sådant avsteg totalt sett kan innebära en förlust. Man bör redan i upphandlingstillfället göra undantag för visst geografiskt område eller varugrupp. 3 Kommunavtal För vissa varor och tjänster tecknar kommunen ramavtal, vilka förvaltningarna sedan är skyldiga att följa (tvingande avtal). Eventuella avsteg kan endast göras om de är specificerade i avtalet. Huvudinriktningen skall vara att i största möjliga utsträckning teckna övergripande kommunavtal med lämpliga leverantörer av såväl varor som tjänster. Före upphandlingen skall i kravspecifikationen anges vilka områden och leveransställen avtalet gäller. Nordmalings kommun skall verka för att lokala företag i Nordmaling skall ges möjlighet att lägga anbud och teckna ramavtal när Umeå kommun gör upphandling. 3.1 Rutiner vid samordnad/gemensam upphandling Kommunstyrelsen har gett inköpssamordnaren fullmakt att för kommunens räkning teckna avtal med berörd leverantör och avgöra huruvida kommunen skall vara med i en upphandling. Samråd skall före beslut ske med berörda verksamhetsansvariga. För vissa varor och tjänster företrädesvis inom IT-området kan kommunen delta i gemensamma upphandlingar som genomförs av VERA (Verket för förvaltningsutveckling). Om kommunen deltar i sådana upphandlingar behöver kommunen inte göra egna upphandlingar inom detta område utan varu- och tjänsteleveranserna kan ske genom ett avropsförfarande. De områden som kommunen deltar i framgår av www.avropa.nu. 4 Upphandlingslagen All kommunal upphandling styrs av Lagen om offentlig upphandling (LOU). Lagen om offentlig upphandling gäller all upphandling oavsett belopp som görs inom kommun. Upphandlingslagen fastställer att all upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn samt att det på anbudet skall läggas en totalekonomisk värdering. Vid affärstransaktioner mellan kommunen och dess leverantörer skall standardiserade bestämmelser i möjligaste mån användas (AB 92, ABK, TEKAB, ALOS m fl). Köplagen, avtalslagen, räntelagen, sekretesslagen samt flera andra lagar kan även vara tillämpliga.

NORDMALINGS KOMMUN 5 (10) Företrädare för kommun skall uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt. 4.1 Skadestånd Enligt lagen skall den leverantör/entreprenör som anser att han lidit eller riskerar att leda skada under pågående upphandling ha rätt att, hos länsrätten, ansöka om åtgärd för att säkerställa sin rätt. Länsrätten kan besluta att upphandlingen skall göras om eller att den får slutföras först sedan rättelse gjorts. En framställan om överprövning får inte prövas efter det att upphandlings beslut fattats. Avsikten är att ingångna avtal skall hållas. Däremot kan skadestånd bli aktuellt. Talan kan väckas inom 1 år från den tidpunkt då upphandlingsbeslutet fattades. 5 Anskaffande av varor och tjänster Målet för kommunens anskaffningsverksamhet skall vara att tillgodose behovet av varor och tjänster till lägsta möjliga totalkostnad, vilket bl.a. innebär: * att kommunens storlek som köpare skall utnyttjas genom att kommunavtal i så stor utsträckning som möjligt tecknas med lämpliga leverantörer. * att de leverantörer som anlitas är kompetenta och kan fullgöra sina åligganden och skyldigheter. * att upphandlingen och inköp skall utföras av tjänstemän med god kunskap om och erfarenhet av tillämpningen av offentliga upphandlingsregler och lagar. * att det inte är förenligt med kommunens policy att använda sig av tillfälliga erbjudanden och/eller leverantörer och därmed kan göra avkall på annars beslutade kravspecifikationer och/eller befintliga avtal. Kommunens inköpsansvarige fungerar som en internkonsult som står till inköparens förfogande. För att säkerställa den kommersiella likformigheten och kvalitén i handläggningen skall samråd med kommunens inköpsansvarige ske inför större anskaffningar. Vidare skall upphandlingsverksamheten hanteras på ett sådant sätt att tillskapande av eventuella lokala monopol undviks. Respektive nämnd ansvarar för att upphandling sker enligt LOU:S bestämmelser och aktuella avtal. Det yttersta juridiska ansvaret ligger på kommunstyrelsen. 5.1 Arbetsfördelning Inköpsspolicyn betonar vikten av att teckna övergripande kommunavtal med lämpliga leverantörer av såväl varor som tjänster. Huvudprincipen om arbetsfördelning av inköp är följande: 1. Varor och tjänster som inte är förvaltningsspecifika upphandlas genom kommungemensamma avtal med andra kommuner efter beslut av inköpssamordnaren efter samråd med verksamhetsansvariga. 2 Förvaltningsspecifika varor och tjänster upphandlas av resp. förvaltning. Upphandlingsbyrån i Umeå används vid större inköp som resurs. 3 Oavsett vem som har samordningsansvaret sker det slutliga beslutet enligt gällande delegation.

NORDMALINGS KOMMUN 6 (10) 6 Val av upphandlingsform Val av upphandlingsform beror på huruvida upphandlingen ligger över eller under tröskelvärdena. 6.1 Tröskelvärdena Vid beräkning av tröskelvärdena skall hela avtalstiden inräknas. Även för leasing, hyra eller hyrköp gäller tröskelvärdena. Finns en förlängningsklausul skall även den tiden inräknas. Tills vidare gäller följande tröskelvärden (exkl. moms): ecu sek Tjänster 200.000 1.826.000 Varor 200.000 1.826.000 Vid anbuden klart över tröskelvärdena skall upphandlingen ske genom annonsering i Official Journal/Europeiska gemenskapernas officiella tidning (EGT) efter fastslagen modell. Lokal annonsering får ske tidigast samma dag som annonsen avsänds till OJ och tillåts inte innehålla någon som helst ytterligare eller avvikande information. Kommunen bör i varje upphandling över tröskelvärdena annonsera i dagspress samt lägga ut upphandlingen på en officiell inköpshemsida. 6.2 Förfrågningsunderlag Före annonsering sker skall ett förfrågningsunderlag vara framtaget då detta styr hela upphandlingen och får inte ändras efter denna tidpunkt. Det är viktigt att påpeka att framtagandet av förfrågningsunderlaget skall ägnas stor omsorg för att undvika onödiga och kostsamma misstag. Förfrågningsunderlaget skall innehålla: * Kravspecifikation (Se bilaga 1) med nödvändiga beskrivningar inkl. CPV-referens och tjänstekategori * Kommersiella villkor * Datum för kontraktstilldelning * Beskrivning av upphandlingsform * Sista anbudsdag samt datum, tid och plats för anbudsöppning. * Uppgift om det uppskattade totalvärdet * Eventuell begäran om ett upphandlingskontrakt går till tredje man * Teknisk standard baserat på europeiska tekniska specifikationer om sådana finns. Avvikelse får göras i vissa fall. Kontroll kan vid osäkerhet göras mot SIS. * Eventuellt alternativt utförande * Avtalets längd - max 3 år samt uppgift om ev. förlängningsklausul. * Uppgift om våra krav på leverantör (fullgöra åligganden mm) * Vilket språk som anbud skall inlämnas på * Utvärderingsmodell som avgör val av leverantör Det är inte tillåtet att beskriva föremålet för upphandlingen på sådant sätt att endast viss vara eller process kan komma ifråga.

NORDMALINGS KOMMUN 7 (10) 7 Upphandling över tröskelvärdena Upphandling över tröskelvärdena kan göras med öppen upphandling, selektiv upphandling eller förhandlad upphandling. Som huvudregel gäller för varor - öppen upphandling, för tjänster och byggentreprenad - öppen eller selektiv upphandling och inom försörjningssektorn - någon av de tre formerna. Anbudsfrist över tröskelvärdena är vid öppen upphandling 52 dagar från annonsens införande till senaste dag för inlämnande av anbud. Vid selektiv och förhandlad upphandling gäller i det normala fallet 37 dagar från intresseanmälan. 7.1 Öppen upphandling Vid öppen upphandling kan samtliga leverantörer lämna anbud. Avtalsvillkor skall finnas med i anbudsunderlaget. Tid och plats för anbudsöppning skall alltid anges i anbudsunderlaget. 7.2 Selektiv upphandling Vid selektiv upphandling vänder man sig till vissa utvalda leverantörer som kan anmäla intresse eller inbjudas att lämna anbud. Selektiv upphandling kan för varor användas om avtalsvärdet är lågt med hänsyn till kostnaderna. Om varan har speciell karaktär samt om särskilda skäl föreligger. För byggentreprenörer och tjänster måste minst fem stycken leverantörer inbjudas. 7.3 Förhandlad upphandling Om anbud som lämnats vid öppen eller selektiv upphandling inte motsvarar underlaget och inte kan nollställas skall annonsering ske om man inte förhandlar med alla. Förhandlad upphandling kan ske utan annonsering om det inte finns några anbud, om det gäller varor enbart för forskning mm utan vinstsyfte, om det gäller tekniska, konstnärliga skäl eller ensamrätt gör att det finns viss leverantör, om det är synnerligen brådska eller om det gäller ytterligare leveranser där det är oskäligt att byta leverantör. Vid förhandlad upphandling med föregående annonsering ska man förhandla med minst tre anbudsgivare, om det finns så många lämpliga. 7.4 Avbruten upphandling Om en upphandling över tröskelvärdena avbryts eller görs om skall ett meddelande skickas till Publikationskontoret i Luxemburg. 7.5 Annonsering Vid upphandling över tröskelvärdena skall annonsering ske i EGT (OJ) enligt följande: (Speciella blanketter skall användas) 1 Förhandsannonsering av planerade upphandlingar inom vissa varuområden och speciella tjänstekategorier samt planerade byggentreprenader 2 Den aktuella upphandlingen 3 Resultatet av upphandlingen (efterhandsannonseringen).

NORDMALINGS KOMMUN 8 (10) 8 Upphandling under tröskelvärdena Upphandling under tröskelvärdena skall göras genom s k förenklad upphandling eller direktupphandling 8.1 Förenklad upphandling Förenklad upphandling innebär att anbud skall infordras genom annons eller skrivelse inom beloppsgränserna från två basbelopp för varor och tjänster upp till respektive tröskelvärde. Den upphandlande enheten får förhandla med anbudsgivarna. Av förfrågningsunderlaget skall framgå om ett anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Vid en förhandling få inte förutsättningarna för upphandlingen väsentligt förändras. Följande regler måste dock följas: * Förfrågningsunderlag med kravspecifikation * Infordrande av anbud * Mottagande och öppnande av anbud. Tid och plats för öppning anges. * Krav som får ställas på leverantören * Utvärderingsmodell * Dokumentation, underrättelse samt förvaring av handlingar * Särskilda bestämmelser för vissa typer av tjänster * Överprövning och skadestånd 8.2 Annonsering Vid upphandling under tröskelvärdena skall annonsering ske genom lokalpress eller genom införande på officiella inköpshemsidor (exvis. www.e-vrop.se eller www.ajour.se) 8.3 Direktupphandling Direktupphandling får användas endast om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl såsom brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten. Anbud behöver inte vara skriftligt men är att föredra. Den upphandlande enheten skall vid behov fastställa riktlinjer för användning av direktupphandling och fastställa beloppsgränser. För Nordmalings kommuns och bolags del så gäller en övre gräns på två basbelopp för varor och tjänster. (Basbelopp 2007= 40 300 kr) Den inköpsansvarige bör även vid direktupphandling förvissa sig om att det offererade priset ligger på en rimlig nivå. Oberoende av värdegränsen för varor eller tjänster gäller alltid fastställd delegation. 9 Anbudsöppning Anbud skall öppnas tidigast andra dagen efter anbudstidens utgång vid en förrättning, där två av den upphandlande enhetens tjänstemän eller andra av förvaltningschefen utsedda personer. En förteckning över anbuden skall upprättas och undertecknas av de deltagande. Vid öppnande bör en speciell protokollsblankett användas. Anbuden skall förtecknas på denna blankett och undertecknas av närvarande.

NORDMALINGS KOMMUN 9 (10) 10 Prövning av anbud Följande formella krav skall finnas med i anbudprövningen: * Sent inkomna anbud får inte prövas. Faxade anbud accepteras inte. * Anbud som inte möjliggör prisjämförelse (5 % lägre än övrigt lägsta.) skall inte prövas * Erforderliga skatte- och avgiftskontroller skall göras * Om oklarheter finns i anbudet kan rättelse och s k nollställning göras * Reglerna för överprövning och skadestånd gäller * Förutsättningarna från förfrågningsunderlaget får inte förändras under prövningen. 11 Kontroller En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandlingen i vissa fall ex. är i konkurs, dömd för vissa brott, allvarliga fel i yrkesutövningen, inte fullgjort åligganden, inlämnat uppenbart ofullständiga anbud. Kontroll av leverantörerna sker bl a med avseende på nedanstående omständigheter: 1 är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret. Anbud från en leverantör som är registreringsskyldig får inte antas om leverantören inte är registrerad. 2 är i konkurs eller likvidation är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord. 3 är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom 4 har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen 5 inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet. 12 Skriftlig information Anbudsgivarna skall underrättas om deras anbud har antagits eller inte. En upphandlande enhet skall inom 15 dagar från det begäran kommit in lämna upplysningar till varje anbudssökande eller anbudsgivare som så begär om varför hans ansökan eller anbud förkastats. 13 Sekretess Anbud är ovillkorligen hemliga till dess avtal har träffats, upphandlingen har avslutats på annat sätt (t ex avbrutits) eller att alla anbuden har offentliggjorts. Även anbudsansökningar (intresseanmälningar) vid selektiv eller förhandlad upphandling bör betraktas som hemliga på samma sätt som anbud. När avtal har träffats med en leverantör är anbud och avtal som huvudregel öppna - offentliga.

NORDMALINGS KOMMUN 10 (10) Det finns dessutom regler för förlängd kommersiell sekretess d v s att sekretess kan gälla för handlingar även efter avtalsslut. 14 Dokumentation Genom kraven på rapportering till EU, gäller upphandlingar över tröskelvärden understryks ytterligare att det krävs god dokumentation av upphandlingsärenden. Upphandlingar med anbudsförfarande skall diarieföras, samlas aktvis och innehålla alla dokument som berör upphandlingen. Tiden för bevarande av dessa dokument är fyra år enl LOU. I övrigt gäller att dokumenten ska bevaras under avtalstiden. Om upphandlingen diarieförs gäller arkivlagen. 15 Miljöhänsyn vid upphandling Miljökrav skall tydligt definieras och anges i kravspecifikationen men får dock inte vara så uttryckt att den begränsar konkurrensen till ett särskilt varumärke eller en särskild leverantör. I annons måste det i detta fall anges att det är det "ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet" som kommer att antas. Miljökriterierna delas in i tre nivåer: 1. Den grupp av produkter som innebär ämnens som är förbjudna eller har mycket negativa hälso- och/eller miljöeffekter skall inte köpas. 2. Den grupp produkter med starkt miljö- och hälsoskadliga effekter skall som huvudregel inte köpas. Här kan dock ersättningsprodukter saknas för vissa användningsområden. Stora prisskillnader kan också vara ett skälför avsteg. Avsteg av särskilda skäl skall motiveras. 3. Rekommendationer är den tredje nivån. Här får miljöfaktorerna vägas mot andra aspekter i upphandlingen. Miljömärkning bör följas. För att kunna utvärdera anbuden och bedöma om miljökriterierna uppfylls måste en deklaration fyllas i som skickas ut med anbudsunderlaget. Ingående miljöfarliga kemikalier skall redovisas med specifika CAS-nummer. Samtliga kemiska produkter som köps skall också vara anmälda till kemikalieinspektionens produktregister. Om sekretess åberopas skall detta särskilt anges i deklarationen. Kommunen vill bl.a. minska den egna miljöpåverkan samtidigt som marknaden får en kraftig signal om att miljöanpassning är ett kundkrav. Vi får dessutom en större trovärdighet i vår roll som informatör och tillsynsmyndighet samt inspirerar andra att handla miljövänligt genom att vara ett gott exempel.

NORDMALINGS KOMMUN Bilaga 1 Bilaga 1: KRAVSPECIFIKATION - ETT VIKTIGT HJÄLPMEDEL * Klarlägg de reella förutsättningana och behoven innan du går ut på marknaden. Låt dig inte bli påverkad av en enda leverantör. * De behov man har definieras enklast i en kravspecifikation som i möjligaste mån skall skrivas av avsändaren. Specifikationen bör delas in i skall- och börkrav som skall vara tydliga och mätbara. * Skall-krav är det som måste uppfyllas, vilket också leder till en grovgallring av de leverantörer som räknar på Ert projekt. * Bör-krav är något som bör uppfyllas och kanske inte kräver några större uppoffringar. * Förankra alltid kravspecifikationen hos berörda parter. * Använd ett enkelt språk i kravspecifikationen. * Ställ krav på rätt detaljeringsnivå. * Tänk på att kravspecifikationen bör vara en bilaga till beställningen/avtalet. * Uttrycket "Fri prövningsrätt" får EJ användas. * CPV-nummer och tjänstekategori skall alltid anges vid annonsering. * Vi all upphandling bör finnas ett avtalsförslag så att grunden blir enhetlig för alla leverantörer. * Tips på några relevanta krav som bör finnas med i en kravspecifikation: - funktionella - ergonomiska - tekniska - service - sårbarheten i Era kravspecifikationer - utbildning - dokumentation - leveransförmåga - frakt eller fritt mottagaren - betalningsvillkor - minimileveranser - referensanläggningar - miljövänlighet - att uppställda krav från myndigheter uppfylls - ev. prisändringar, när och hur - reklamationer - datum för kontraktstilldelning - avtalets längd och ev. förlängningsklausul * Till sist: Tänk på att ett anbudssvar aldrig blir bättre än Er anbudsinfordran. Dessutom är ett anbud alltid lättare att utvärdera ju bättre kravspecifikationen och förfrågan är konstruerad.