Inspektionsrapport 232-2009/144 2009-06-26 Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Södra Skånska regementet (P 7) i Revingehed den 1 juni 2009. Förelägganden. 1. P 7 ska, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att dess arkivhandlingar ges ett tillfredsställande skydd (se avsnitt 6, 7, 8 och 10). 2. P 7 ska, i enlighet med 11 arkivlagen, till Krigsarkivet överlämna handlingar från äldre, upphörda arkivbildare (se avsnitt 8) 3. P 7 ska, i enlighet med 6 kap. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, i arkivförteckning redovisa det s.k. Per Albinlinjen-arkivet (avsnitt 6) Anmärkningar. 1. P 7 bör slutföra arbetet med dokument- och arkivbildningsplaner. 2. P 7 bör avvakta med gallring av pappersunderlag, där innehållet skannats eller skrivits in i Profdoc Vision, tills nya gallringsföreskrifter för journalhandlingar utgivits.. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 18 december 2009. Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet genomförde den 1 juni 2009 en inspektion av arkivvården vid P 7. Föregående inspektion ägde rum den 18 maj 2006. Inspektionen var mycket väl förberedd av P 7:s och FMLOG:s personal och inspektören mottogs väl vid samtliga enheter. Krigsarkivet anser att arkivvården vid P 7 sammantaget får anses vara god. Det som framför allt ligger till grund för den bedömningen är att P 7 i stor utsträckning har styrt och planerat arkivets framväxt och organisation. Förbandet har kommit långt med upprättandet av dokumentoch arkivbildningsplaner (D/A-planer) för de olika avdelningarna. Planerna ger tydliga och ändamålsenliga riktlinjer för allmänna handlingars handhavande och arkivering. De relativt få brister som uppmärksammades vid inspektionen rör förvaring av allmänna handlingar ute på vissa av enheterna. Krigsarkivet vill också påpeka att mycket av det som diskuterades vid inspektionstillfället är frågor som rör Försvarsmakten som helhet. Försvarsmakten står inför betydande förändringar i och med införandet av ett gemensamt dokument- och ärendehanteringssystem, projekt PRIO samt tillämpningen av Riksarkivets nya föreskrifter om arkivredovisning (RA-FS 2008:4). När dessa förändringar har genomförts till fullo kommer det också att innebära konsekvenser för P 7:s arkivvård. Inspektion
1. Verksamhet och organisation P 7 är ett pansarregemente som utbildar värnpliktiga och yrkessoldater till två insatsbataljoner, en stridsgruppsstab med officerare samt frivilliga soldater i sju bataljoner i hemvärnet - nationella skyddsstyrkorna. 2. Inspektionens omfattning. Inspektionen inleddes med att P 7:s stabschef presenterade förbandets verksamhet och organisation. Därefter besöktes i tur och ordning: Arkiv Per-Albinlinjen, Skånska gruppen, arkivlokal Krutan, 71. mekaniserade bataljonen, Revingebataljonen och regementsstaben. Sammantaget behandlades vid inspektionen frågor rörande styrning och planering av arkivbildning och därmed sammanhängande rutiner, arkivredovisning och förvaring av handlingar. 3. Förelägganden och anmärkningar från föregående inspektionstillfälle. P 7 skall vid framställningen av handlingar använda material och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Åtgärdat. De äldre handlingar som påträffats i närarkiv vid SRE skall ordnas och förtecknas. Åtgärdat. Om digital konvertering av Medidoc-systemet inte är möjlig skall handlingar i systemet skrivas ut och bevaras i pappersform. Handlingar har konverterats till Profdoc Vision. P 7 bör fortsätta det påbörjade utarbetandet av arkivbildnings- och dokumenthanteringsplaner (A/D-planer) för alla enheter. Har till stora delar genomförts. P 7 bör komplettera den verksamhetsöverenskommelse rörande arkivtjänsten som är upprättad med FMLOG, med avseende på P 7 åtaganden. Åtgärdat. P 7 bör genomföra grundläggande utbildning av personalen i arkivtjänst. Genomförs kontinuerligt. P 7 bör se till att även arbetshandlingar och dyl. rörande uppsättandet av IA 06 bevaras i så stor utsträckning som möjligt. Åtgärdat (?) 4. Allmänt om arkivvården vid P 7. Styrning och planering av arkivbildningen. Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (SFS 1990:782) och i Arkivförordningen (SFS 1991:446) samt i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). I 3 Arkivlagen fastställs att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. I enlighet med Förordning med instruktion för Försvarsmakten (2007:1266) är varje organisationsenhet inom Försvarsmakten att betrakta som myndighet i arkivhänseende och ansvarar därför för vården av sitt eget arkiv. I 3 kap i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter föreskrivs att varje organisationsenhet fortlöpande ska planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Bestämmelserna grundar sig i arkivlagens krav på att myndigheterna ska organisera arkiven så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Det övergripande syftet är att uppnå en god offentlighetsstruktur. En förutsättning för styrning och planering är fastställda rutiner för hur arkiv- och expeditionstjänst ska
bedrivas. Rutinerna kan dels innehålla generell information om innehållet i relevanta lagar och föreskrifter på arkivområdet samt övergripande information om ansvarsförhållanden och roller inom myndigheten och dels särskilda rutiner för organisationsenhetens hantering av handlingar. Hanteringsrutinerna bör omfatta en handlings hela livscykel och däri förekommande moment, alltifrån framställning, över hantering och redovisning fram till omhändertagande för arkivering och långsiktigt bevarande. För organisationsenheter med omfattande arkivbildning bör s.k. dokumenthanterings-/arkivbildningsplaner (D/A-plan) upprättas. Det ska poängteras att rutiner inte ska fastställas enbart med anledning av de krav och rekommendationer som finns i lagar och föreskrifter. Ett för myndigheterna tungt vägande skäl torde vara att fungerande arkivrutiner är ett sätt att kvalitetssäkra den kärnverksamhet som bedrivs vid förbandet och som kontinuerligt genererar handlingar som ska tas om hand för arkivering. Fastställda rutiner som är väl kända och tillämpade ute i verksamheten torde för Försvarsmaktens del innebära att fokus kan läggas på kärnverksamhetens bedrivande samt att organisationsenheterna (och FMLOG) slipper tids- och kostnadskrävande efterarbete på samma gång som effekten blir en god offentlighetsstruktur. Med ledning av det underlag som Krigsarkivet har tagit del av före inspektionen samt vad som framkom vid inspektionen, gör Krigsarkivet bedömningen att P 7 har en god styrning och planering av arkivets framväxt och organisation. Som övergripande styrdokument för arkiv- och expeditionstjänsten finns ett avsnitt i P 7:s ArbO vilken innehåller rutiner och ansvarsförhållanden för arkiv- och expeditionstjänst på en övergripande nivå. Krigsarkivet ser med särskild tillfredsställelse på att P 7:s ansvar för det egna arkivet framgår klart och tydligt samt att arkivbildningen omfattar även annat än registrerade skrivelser. Sammantaget ges Krigsarkivet genom detta, intryck av att P 7 inte bara har förstått vikten av en väl fungerande arkiv- och expeditionstjänst utan också omsatt denna insikt i praktiken. Det intrycket förstärks av det faktum att P 7 har kommit långt med att utarbeta arkivbildnings- och dokumenthanteringsplaner. Dessa har förvisso fastställts i varierande grad för förbandets olika enheter. Några planer är färdigställda medan det för andra återstår att fylla i en del kompletterande uppgifter. Krigsarkivet uppfattade att de företrädare för P 7 som deltog i inspektionen betraktade planerna som de hjälpmedel som vilka de bör ses och att de rent faktiskt kommer till användning. Här vill också Krigsarkivet ge ett erkännande för det goda arbete som FMLOG:s arkivarie har utfört vad gäller de åtaganden som ingår enligt överenskommelsen med P 7. Båda parter vittnade också vid inspektionen om att samarbetet dem emellan är utmärkt. 5. Arkivredovisning. Inför inspektionen har Krigsarkivet tagit del av innehållsförteckning samt exempel på förteckning för vissa handlingsserier. Vid inspektionen uppgavs att P 7:s arkiv har redovisats i möjligaste utsträckning. Undantaget är arkivet rörande Per-Albinlinjen (se avsnitt 6). Krigsarkivet ser givetvis positivt på att även denna del av arkivvården i allt väsentligt har uppfyllts i enlighet med arkivförfattningarnas bestämmelser. 6. Arkiv Per-Albinlinjen I en lokal tillhörande Fortifikationsverket finns ett omfattande arkivbestånd med handlingar rörande Per- Albinlinjen. Bestånd utgörs främst av tre handlingsserier som korresponderar sinsemellan; avtal, kartor samt beskrivningar av värn och dylikt. Det finns flera olika register till beståndet. FMLOG:s arkivarie arbetar kontinuerligt med att ordna och förteckna arkivet. Beståndet har genom åren tillhört flera olika arkivbildare. Överlämnande av handlingarna mellan de olika myndigheterna har aldrig reglerats formellt. I samråd med P 7 och FMLOG ArkivE menar Krigsarkivet att beståndet ska tillföras P 7:s arkiv i sin helhet utan att den nuvarande ordningen ändras. Krigsarkivet anser dock att en särskild arkivbeskrivning bör göras för beståndet, där handlingarna och de olika sökingångarna till dessa beskrivs översiktligt.
Lokalen uppfyller inte skyddskraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6, ändrade 1997:3) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler men det uppgavs vid inspektionen att handlingarna inom kort kommer att flyttas till P 7:s arkivlokal för hemliga handlingar. 7. Skånska gruppen Gruppen utgör P 7:s bidrag till de nationella skyddsstyrkorna och består av sju hemvärnsbataljoner. Förutom hemvärnet bedrivs annan frivilligverksamhet t.ex. lottaverksamhet. Generellt kan Skånska gruppen sägas hantera två handlingstyper; personaladministrativa samt utbildningsrelaterade handlingar. Det finns en D/A-plan på gruppnivå som reviderades i april 2009. Planer har till viss del upprättats även på bataljonsnivå. Krigsarkivet gör antagandet att huvuddelen av bevarandet av handlingar bör ske på gruppnivå men att det kan finnas handlingar vid bataljonerna som är av särskilt intresse och som ska bevaras. Skånska gruppen och bataljonerna lämnar någorlunda kontinuerligt in handlingar på cd-skivor till FMLOG:s arkivarie för utskrift, arkivläggning och redovisning i arkivförteckning. I en kontorslokal i Skånska gruppens byggnad förvaras avtal och andra personaladministrativa handlingar. I många fall förvaras handlingarna, t.ex. gällande avtal med hemvärnspersonal, under en lång tid. Lokalen uppfyller inte skyddskraven i RA-FS 1997:3. I enlighet med RA-FS 1997:3 får handlingar förvaras i förvaringsskåp (t ex dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp, dataskåp) som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd i enlighet med föreskriften (3 kap, 1 ). Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler. En arkivlokal ska normalt vara utförd så att den skyddar mot brand i angränsande utrymme under 120 minuter. Med detta avses också att arkivlokalen ska skydda mot skadlig upphettning, som för pappershandlingar är 70 grader C, och för magnetiska och optiska databärare 55 grader C. Skyddet kan ordnas genom att arkivlokalen utförs i den brandtekniska klassen EI120 samt vid behov kompletteras med åtgärder för att klara skyddet mot skadlig upphettning. Således bör dokumentskåp i brandklass minst 120 P väljas under förutsättning att det är pappershandlingar (inte magnetiska eller optiska databärare) som avses att förvaras i skåpen. Miljön, med avseende på brandbelastning, i vilket skåpet är placerat måste dock alltid vägas in, samt naturligtvis det förväntade brandförloppet. I en miljö med hög brandbelastning kan skåp med högre brandklass vara motiverat att välja. Förvaringsskåp i brandklassen 60 P kan vara ett alternativ till förvaringsskåp i brandklassen 120 P under förutsättning att de placeras i en egen brandcell (utförd i lämplig brandteknisk klass (EI60)), utan brandstiftare, och med mycket låg brandbelastning. I samband med detta vill Krigsarkivet dock påpeka att det under 2009 vid Riksarkivet kommer att genomföras provningar av olika skåps brandsäkerhet då det visat sig att flera av de skåp som uppges hålla brandklass 120 P inte klarar att ge skydd också mot skadlig upphettning. Oaktat detta gäller kraven i författningarna på förvaring av allmänna handlingar men det kan vara klokt för P 7 att avvakta resultaten av provningarna innan nya skåp eventuellt införskaffas. Krigsarkivet har genom FMLOG ArkivE informerats om att det kommer att genomföras en konsultledd inventering av samtliga arkivlokaler i Försvarsmakten i syfte att utreda åtgärdsbehovet. Krigsarkivet ser givetvis positivt på detta. 8. P 7:s arkivlokaler Krigsarkivet besökte dels arkivlokal för öppna handlingar och dels lokal för hemliga handlingar. P 7 vårdar främst sitt arkiv från 1997 och framåt. De öppna handlingarna förvaras i Krutan. Lokalen torde uppfylla kraven i RA-FS 1997:3. Här finns förutom delar av P 7:s nuvarande arkivbildning även handlingar från nu avvecklade organisationsenheter
vars arkiv i övrigt finns vid Krigsarkivet. t.ex. P 2/Fo 14. I lokalen finns också två säkerhetsskåp med avställda patientjournaler från Försvarshälsan. Öppna handlingar av nyare datum förvaras hos FMLOG:s arkivarie. Handlingar flyttas successivt över till Krutan vilket är bra då arkivariens kontor inte uppfyller kraven på en arkivlokal. Lokalen för handlingar som omfattas av försvarssekretess besöktes också. Handlingarna förvaras i säkerhetsskåp inom lokalen. Det finns förslag på att flytta beståndet rörande Per-Albinlinjen hit. Det är dock inte säkert om lokalen i sig helt och fullt uppfyller skyddskraven för brand och skadlig upphettning. FMLOG ArkivE:s kommande inventering av arkivlokaler (se avsnitt 7) bör ge svar på huruvida lokalen ger ett tillräckligt skydd. 9. 71. mekaniserade bataljonen Enheten utgör en av två mekaniserade bataljoner vid P 7. Bataljonen är ett stående krigsförband och har på samma gång grundutbildningsansvar. Det finns även en liten stabsfunktion som ska ha kompetens att klara av olika typer av ärenden, t.ex. rättsvårdsärenden och värnpliktsärenden. Bataljonen har en utmärkt D/A-plan som framgent kommer att utgöra appendix till bataljonens stående order. Överhuvudtaget framstod arkivvården inom enheten som föredömlig. 10. Försvarshälsan Revingehed Försvarshälsan är organisatoriskt en del av Garnisonsenheten inom Revingebataljonen. Man har sedan föregående inspektion migrerat uppgifter från det tidigare använda patientjournalsystemet Medidoc till Profdoc Vision. Liksom vid övriga enheter inom Försvarshälsan skannas eller skrivs uppgifter och handlingar in i systemet. Här följde en diskussion kring hur Försvarsmakten ska förfara med underlag till handlingar som har skannats. Sedan inspektionen har Krigsarkivet träffat Högkvarteret PRODLOG Försvarsmedicin och FMLOG ArkivE och behandlat gallringsfrågor. Tidigare har RA-MS 2005:50 reglerat gallring av journalhandlingar. Med hänsyn till den nya patientdatalagen samt det faktum att Försvarsmakten successivt övergår helt och hållet till digital patientjournalföring måste föreskriften omarbetas. Sannolikt kommer skannat underlag att kunna gallras efter kontroll men Krigsarkivet råder Försvarsmakten att avvakta med gallring av skannade handlingar intill dess att den nya föreskriften har fastställts. Detta kan förhoppningsvis ske tidigt under hösten 2009. Försvarshälsan har införskaffat journalskåp som håller brandklass 60 P. Eftersom skåpen inte är placerade i en egen brandcell och att lokalen i övrigt inte förstärker skyddet ger skåpen dessvärre inte tillräckligt skydd mot brand och skadlig upphettning (se avsnitt 7). 11. Revingebataljonen- ledning Revingebataljonen har en tämligen brokig verksamhet och består av fyra enheter; Tekniska enheten, Infrastrukturavdelningen, Garnisonsenheten och Övningsavdelningen. Huvudsysslan är olika former av stöd till P 7:s förbandsproduktion. Vissa stabsfunktioner finns inom enheten. I ett processperspektiv arbetar Revingebataljonen nära P 7:s stab vilket också påverkar arkivbildningen. Utkast till D/A-planer har upprättats men har ännu inte fastställts. Krigsarkivet menar att det finns behov av att ytterligare utreda handlingsflöde och arkivbildning vid enheten. Detta sades bli genomfört under hösten då också fastställd D/A-plan kommer att inarbetas i bataljonens stående order. 12. Staben
Krigsarkivet träffade tre representanter från tre sektioner inom P 7:s stab; personalsektionen, informationsavdelningen samt säkerhets- och underrättelsesektionen. Även här finns utkast till D/Aplaner men liksom vid Revingebataljonen finns behov av ytterligare kartläggning och dokumentation av handlingsflöde och arkivbildning. Vid personalsektionen förvaras bl.a. personalakter. Handlingar överlämnas till arkivet på årlig basis. Informationsavdelningen hanterar en stor mängd digitala bilder. De bilder som ska bevaras förses med nödvändig metadata och ligger i mappstruktur i P 7:s nätverk. FMLOG ArkivE har informerat Krigsarkivet om att en inventering av de analoga fotografierna som finns vid Försvarsmaktens organisationsenheter kommer att genomföras. I ett senare skede ska FMLOG ArkivE även utreda upprättande, arkivering, dokumentation och bevarande av digitala foton. En möjlig lösning kan då vara en Försvarsmaktsgemensam databas. Med tanke på den avsevärda mängd digitala foton som tas anser Krigsarkivet att det krävs någon form av urval för vilka fotografier som ska bevaras och vilka som kan gallras. Intill det att en gemensam lösning har realiserats gäller dock att varje organisationsenhet ansvarar för bevarande och dokumentation av sina respektive digitala fotobestånd. Säkerhets- och underrättelsesektionen hanterar i huvudsak registrerade skrivelser. Säkerhetsanalyser och säkerhetsrapporter skrivs på en stand-alone hårddisk. P 7 ska i samråd med FMLOG ArkivE komma fram till hur dessa handlingar ska hanteras i ett bevarandeperspektiv. Krigsarkivet vill påpeka att sekretessbevis till skillnad från tidigare bestämmelser om en gallring numera är en handling som ska bevaras vilket också bör framgå av D/A-planen. Datum som ovan Carl Billengren Arkivarie