SAMMANTRÄDESPROTOKOLL HETSFÖRENING 2014-06-09 Plats och tid: Hos Simon H den 9:e juni 2014, kl 19.00-21:25 Närvarande: Björn Idéhn (ordf), Kristoffer Niklasson (v ordf), Simon Harvey (sekr och webbmaster), Ulf Odebo (ledamot), Olle Bernstaf (kassör) Frånvarande: ingen 1. Mötets öppnande Mötet öppnades kl 19:00 2. Dagordningens godkännande Dagordningen godkändes. Punkt 10 utvidgas för att även omfatta uppföljning av vägsynen (20140405) 3. Föregående protokoll (Styrelsemöte 2014-02-17) Godkändes och lades till handlingarna. 4. Fartdämpande åtgärder, Råhagsv 30-32 Ordf och vägm informerade om läget med placering av en vägbula i enlighet med beslut vid styrelsemötet den 17/2. Åtgärdsplanen har diskuterats med och godkänts av kommunens trafikkontor. Trafikkontoret rekommenderade att anlita Sandahls för att utföra arbetet. Prisofferten från Sandahls: 6250 kr inkl moms. Arbetet är beställt och kommer att utföras i samband med omasfaltering av vägsträckan mellan förskolan och Pizzerian. I samband med detta kommer även vägbulan i höjd med sidovägen Råhagsv 20-26 att byggas om (pris: 9375 kr inkl moms). I och med att fakturan för detta arbete kommer in under kommande verksamhetsår tas upp dessa kostnader i budgeten för 2014-2015. Förslaget är förankrat hos de berörda fastighetsägarna. Beslut: informationen godkändes. V ordf och ordf uppdraggades att påminna de berörda fastighetsägarna att åtgärdsplanen förutsätter att häcken vid tomtgränsen på fastigheten Råhagsv 32 klipps i enlighet med kommunens regler. 5. Medlemsinformation ang respekt för hastighetsgränser m m Styrelsen diskuterade innehåll i informationsbrev som skickas ut till medlemmarna angående trafiksäkerhet i samband med kallelsen till årsmöte. Beslut: styrelsen går ut med skriftlig information till samtliga fastigheter om behovet av att tänka på säkerhet genom att använda reflexvästar, respektera hastighetsgränsen, sköta häckar, inte låta småbarnen leka på vägen, etc. Denna information delas ut i augusti tillsammans med kallelsen till årsmötet. Ordf formulerar denna information i god tid innan utskick av kallelsen till årsmöte. 6. Lokal trafikföreskrift (slitagereglerna) Ordf informerade om att 6 st fastigheter (Sofies väg 39 (Vallda Backa 1:68), Bråtåsv 54 (Vallda 10:92), Kvarnslätsvägen 13 (Vallda 18:32), Stensiksv 59 (Vallda 18:46), Bäckadalsv 22 (Vallda 18:50), Sandrydsv 1 (Vallda 17:11)) kommer att faktureras för slitageavgifter. Totalsumman: 13.500 kr. Fakturering sker i slutet av juni. Ordf har varit i kontakt med ägaren till en av fastigheterna (Vallda 18:32) som inte vill kännas vid att någon tillbyggnad har skett. Beslut: Styrelsens bedömning är att byggarbetet som har genomförts på fastigheten Vallda 18:32 är en tillbyggnad som omfattas av slitagereglerna. Denna fastighet faktureras för slitageavgiften i vanlig ordning, tillsammans med de 5 andra fastigheter enligt ovan. 7. Möte med sidoföreningarna VOrdf informerade om att RBVF har haft ett möte (20140429) med representanter från sidoföreningarna. Bara 8 st sidoföreningar var representerade. Kontaktlistan för de närvarande sidoföreningar uppdaterades. Rutinerna för beställning och fakturering av vägsopning, snöröjning samt klippning av vägkanterna diskuterades. Huvuddiskussionen handlade om 1
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL HETSFÖRENING 2014-06-09 behovet av att förbättra informationen om vad det innebär att vara medlem i RBVF och eventuellt i en sidoförening. Beslut: informationen godkändes. Informationen på hemsidan kommer att förbättras så att det framgår tydligt att alla fastigheter är medlem i RBVF och att många fastigheter dessutom är medlem i en sidoförening. Ordf fortsätter att hålla kontakt med mäklaren i samband med ägarbyte och kommer att uppmuntra de att hänvisa den nya ägaren till RBVF:s hemsida. 8. Timmerbyvägen ändring av andelstal Andelstal för Timmerbyvägens fastigheter gicks genom. Inget behov av ändringar upptäcktes. 9. Snöröjning 2013-2014 RBVFs andel av snöröjningsfaktura för 2013-2014 blev 24.140 kr. Sidoföreningens andel av fakturan har fakturerats vidare i vanlig ordning. 10. Vägsyn (20140405) och budgetmöte (20140519) Anteckningar från vägsynen den 5 april gicks genom (bifogas). Ordf informerade om att åtgärderna är beställda av Christells om inget annat framgår av anteckningarna. Följande punkter diskuterades: Råhagsv 4: Kristoffer N har varit i kontakt med fastighetsägaren som accepterar att grenen som hänger ut över vägen tas bort, men anser inte ha möjlighet att utföra arbetet själv. Beslut: Kristoffer N informerar fastighetsägaren att RBVF kan tar ansvar för detta men arbetet kommer i så fall att faktureras. Dikning längs Bråtåsv från krysset med Råhagsv upp till Klangens kurva. GZ Entreprenad har inte möjlighet att utföra arbetet då detta kräver speciell utrustning. Det konstaterades dessutom att diket ligger på Bo Nilssons mark som har tidigare utryckt missnöje i samband med dikrensning på rubr sträcka. Beslut: dikningsarbete skjuts upp till senare, UF-Planen uppdateras. Sprickor i vägbanna mitt emot Sven-Arnes gård. Beslut: bör bevakas men inga åtgärdar planeras för 2014-2015 Anteckningarna från Budgetmötet den 19/5 gicks genom och ett antal justeringar gjordes. Beslut: mötesanteckningarna samt det reviderade budgetförslaget godkändes, vilket innebär att medlemsavgifterna för RBVF och Timmerbyv bör vara 243.150 kr resp 20.200 kr. Den uppdaterade Underhålls- och förnyelseplanen samt mötesanteckningarna från budgetmötet den 19/5 (med reviderad budget) bifogas. 11. Årsmötet 2014 Hålls måndag den 15/9 kl 19:00 i Vallda församlingshemmet Kallelsen och dagordningen anslås inom området senast den 6/8 (ansv: sekr) Kallelsen, dagordningen samt infobrevet om trafiksäkerheten delas ut i områdets samtliga brevlådor senast den 1/9 (ansv: sekr) Möteshandlingar bör finnas tillgängliga senast den 1/9. Ordf ansvarar för verksamhetsberättelsen samt verksamhetsplan. Kassören ansvarar för bokslutet. Mötesunderlag läggs ut på hemsidan senast den 1/9 (ansv sekr) Ordf sköter kontakterna med revisorerna samt valberedning 12. Hemsidan Webbm informerade om att vissa funktioner på hemsidan fungerar inte och att hemsidan är därför inte uppdaterad. Webbm är i kontakt med företaget (Föreningstjänst i Sverige AB) för att lösa problemet så fort som möjligt. Beslut: informationen godkändes 2
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL HETSFÖRENING 2014-06-09 13. Ekonomi Inget nytt utöver pkt 10 ovan 14. Inkommen post Inget 15. Övriga frågor Kristoffer N och Björn I var närvarande vid Alfons Karlsson begravning och beställde blommor å RBVF:s vägnar Fibernäts utbyggnad pågår inom området. Ordf sköter kontakterna med de som utför detta arbete. 16. Avslutning Mötet avslutades kl 21:25 Simon Harvey /sekreterare Björn Idéhn /ordförande 3
Datum HETSFÖRENING 2014-04-05 VÄGSYN och UPPDATERING UNDERHÅLLSPLAN 2014 Datum och tid: 05 april 2014, kl 10:00-12:30 Närvarande: Björn Idéhn, Simon Harvey, Kristoffer Niklasson, Ulf Odebo Vid vägsynen konstaterades följande: Allmänt: återställning av asfaltytan samt refuger är ej färdig, ordf håller kontakt med Sandahls för att säkerställa att refugerna återställs på ett korrekt sätt när arbetet utförs Allmänt: samtliga skyltar bör rengöras och eventuellt bytas. Ordf tar kontakt med Christells entreprenad Allmänt: Vägsopning är beställd (GZ Entreprenad) Den mindre anslagstavlan bredvid den stora orienteringskartan vid ingång till området fyller ingen funktion och bör tas bort Råhagsv 4: trädet bör beskäras, ett antal låga grenar hänger ut över vägområdet Vägbulan i höjd med sidovägen Råhagsv 20-26: en potthål behöver lagas. Bulan bör byggas om (lämpligtvis i samband med den nya vägbulan som kommer att byggas i höjd med Råhagsv 30-32). Skylten som varnar om avsmalnande av vägen fyller ingen funktion och bör tas bort. GC-banan bör sopas (ordf tar kontakt med GZ Entreprenad) Trumman under Råhagsvägen: grenar och annat skräp samlas i bäcken vid inlopp till trumman. Bör rensas (Ansvarig: Simon H). Strax efter Byfjällsvägen, betonglock på första brunn på högersidan: bör ses över och eventuellt bytas Bråtåsv, från krysset upp till Klangens kurva : diket bör rensas Stora sprickor i vägbanan mitt emot Sven-Arnes gård, beror troligtvis på marksättning. Bör åtgärdas. Backen ovanpå korsningen Kvarnslättsv/Bråtåsv. Björnbärbuskar bör klippas och björkträdet som ligger närmast vägen bör fällas Därefter gicks underhållplanen för 2014 genom, inkl de nya delar som berör Timmerbyvägen. Simon Harvey /ledamot 1
HETSFÖRENING UF-Plan 1(3) UNDERHÅLLS- och FÖRNYELSEPLAN (UF-Plan) 2014-2015 Inledning Samfällighetsföreningen ansvarar för drift och underhåll av delar av Råhagens- och Bråtåsvägen samt Timmerbyvägen. Definitioner Drift Den samlade benämning för erforderliga åtgärder som vidtages för att en bro/väg ständigt skall ha de funktionella egenskaper de är utformade och avsedda för. Driftåtgärder saknar bestående värde vid verksamhetsårets slut (ex. vis sopning, o snöröjning). Underhåll Avser de åtgärder, vars syfte är att bevara eller återställa en anläggnings ursprungliga och önskade egenskaper. För att bena upp begreppen ytterligare, kan man dessutom prata om förebyggande och avhjälpande underhåll. Underhållsplan Ur ekonomisk synpunkt brukar det oftast vara mest rationellt att avsätta mest resurser för det förebyggande underhållet och det är ju här som Underhålls- och förnyelseplanen kommer in i bilden. Strategiskt är det viktigt att ha en långsiktig plan för hur tillgängliga medel kan användas på bästa sätt, både ur ekonomisk och kvalitetsmässig synpunkt. Åtgärder som ingår i planen är följande: Återställande av asfaltslitlager, dikning, reparationer av stödkanter och asfaltytor, utbyte av trummor, underhåll av dräneringsrör. I och med att åtgärdsintervall för utbyte och reparationer av dräneringsrör och trummor är svår att förutse avsätts medel till dessa åtgärder under rubriken Oförutsett och diverse i tabellen nedan. Planen är uppbyggd på att åtgärderna delas in i delsträckor. Delsträckorna definieras av den bifogade kartan. Åtgärdsintervallen bygger på nedanstående vägledning: Beläggning bör under normala förhållanden ha en livslängd på 10-15 år, givetvis beroende på trafikmängd, trafikkategori, vägkroppens kvalité etc. En viktig förutsättning är också att det förebyggande beläggningsunderhållet sköts på ett professionellt sätt. Oavsett beläggningstyp, så uppstår potthål, sprickor och krackeleringar av olika orsaker och då är det viktigt att man så snart som möjligt tätar dessa med bindemedel och stenmaterial (utförs bäst av en beläggningsentreprenör med specialutrustning). Lämpligt intervall kan vara var tredje år om skadorna inte är alltför stora. I och med att trafikmängden på de olika delsträckorna är väldigt olika är det lämpligt att räkna med varierande intervaller för omasfalteringsarbete för dessa sträckor. Utifrån en genomgång av historiken för perioden 2000-2010 fastställdes följande intervaller: DS 1a: 8 år DS 1b: 15 år DS 2: 15 år
HETSFÖRENING UF-Plan 2(3) DS 3: 20 år DS 4 (Timmerbyvägen): 20 år Dikning på en belagd väg bör utföras med ca 15 års intervall i normalfallet. Omfattande dikning är enbart aktuellt för delar av DS 2 inom vårt område. Dikningsintervallet är satt till 10 år för att undvika för kraftig tillväxt av buskar och sly i diket Trummor kan indelas i tre materialklasser: betong, plåt och plast. Beträffande livslängden så ligger ju plasten väl till (enligt tillverkarna > 100 år), medan plåttrumman kan angripas av aggressivt vatten och rosta sönder. Plåtrören kan dock isoleras, men då blir ju kostnaden genast högre. Betongrör kan vara känsliga för rörelser i vägkroppen och beroende på bl a packningen kring rören, kan rörelserna bli av varierande storlek. Risken är således att rören glider isär och funktionen blir nedsatt. För trummor med diameter <1 m blir plaströren alltmer dominerande, bl a beroende på den snabba läggningen Avsättningar RBVF Åtgärd Kostnad för åtgärd (tkr) Intervall (år) mellan åtgärd Året för senast åtgärd Planerat år för nästa åtgärd Årlig avsättning (tkr) Dikning DS 2 10 10 2002 2016 1.0 Asfalt DS 1a 225 8 2010 2018 28.1 Asfalt DS 1b 450 15 2005 2020 30.0 Asfalt DS 2 750 15 2005 2020 50.0 Asfalt DS 3 442.5 20 2004 2024 22.1 Underhåll asfaltyta 10 3 2013 2016 3.3 Underhåll stödkanter 20 2 2013 2015 10.0 Oförutsett och divserse 10.0 Timmerbyvägen SUMMA (tkr) 154.6 Åtgärd Kostnad för åtgärd (tkr) Intervall (år) mellan åtgärd Året för senast åtgärd Planerat år för nästa åtgärd Årlig avsättning (tkr) Asfalt DS 4 180 20 2006 2026 9.0 Underhåll asfaltyta 8 5 2006 2014 1.6 Underhåll stödkanter 3 5 2006 2018 0.6 Oförutsett och divserse 2.0 SUMMA (tkr) 13.2 Kommentar: med Planerat år för nästa åtgärd menas att åtgärden skall vara genomförd senast juni månaden det året som anges.
HETSFÖRENING UF-Plan 3(3) Avsättningar till omasfalteringsarbete bygger på följande uppgifter: Asfaltyta DS1a 300 lm x 5 m = 1500 kvm Asfaltyta DS1b 600 lm x 5 m = 3000 kvm DS2 1000 lm x 5 m = 5000 kvm DS3 590 lm x 5 m = 2950 kvm Asfaltyta, DS4 Timmerbyv. = 1200 kvm Pris för omasfalteringsarbete: 150 kr/kvm (exkl moms, kostnadsläge år 2013) Karta med delsträckor Juni 2014 Styrelsen
ANTECKNINGAR BUDGETMÖTE HETSFÖRENING 2014-05-19 Plats och tid: Hos Olle Bernstaf den 19 maj 2014, kl 19.00-20.45 Närvarande: Ulf Odebo, Simon Harvey, Olle Bernstaf (kassör) 1. Underhålls- och förnyelseplan (UF-plan) 2014-2015. Gicks genom. Se bilaga 1. Ändringar jämfört med 2013-2014: Dokumentet innehåller numera en avsättningsplan för RBVF och Timmerbyvägen Avsättningsplanen innehåller numera en post Oförutsett och diverse (10 tkr/år för RBVF, 2 tkr/år för Timmerbyvägen) I och med dessa justeringar höjs den årliga avsättningen till 154,6 tkr för RBVF. Den årliga avsättningen för Timmerbyvägen blir13,2 tkr/år. 2. Budget för verksamhetsår 2014-2015 diskuterades. Det slutgiltiga förslaget finns i nedanstående tabell Följande punkter togs upp Beloppen för bidragsintäkter från staten och kommunen är i enlighet med beslut från resp myndigheter (posterna 3985 och 3987) Kostnader för åtgärder enligt UF-planen 2014-2015 budgetteras fr o m i år. Motsvarande belopp tas upp som en intäkt för att förbättra uppföljning och synliggöra användning av medel från UF-fonden. Inget uttag budgetteras för Oförutsett och diverse. Eventuella utgifter kommer att synliggöras och kommenteras i samband med årsbokslutet Planerade åtgärder enligt UF-plan 2014-2015: Underhåll stödkanter (20 tkr) Ombyggnad av vägbulan i höjd med sidovägen Råhagsv 20-26 (9375 kr, offert från Sandahls) (betraktas som underhåll av asfalt på DS 1b): Snöröjning: medelvärdet av de 3 föregående åren kunde inte fastställas i och med att fakturan för 2013/2014 inte hade inkommit vid mötets datum. I och med att vintern 2013/2014 var mild togs beslut att budgetera 90.000 tkr för RBVF tillsammans med de sidoföreningar som samordnar snöröjningen med oss. Under kostnadspost Nyanläggning RBVF budgeterades 6250 kr (offert Sandahls) för nybyggnad av en vägbula vid Råhagsv 30-32 i enlighet med beslutet som togs vid styrelsemötet den 17/2 2014 Budgeten innebär att medlemsavgifter blir 243.150 kr för RBVF och 20.200 kr för Timmerbyvägen 1
ANTECKNINGAR BUDGETMÖTE HETSFÖRENING 2014-05-19 Råhagens & Bråtåsvägens Samfällighet - BUDGET Räkenskapsår: 20140701-20150630 konto Intäkter Budget 2014-15 3110 Medlemsavgifter RBVF 243150 3111 Slitageavgifter 15000 3112 Snöröjningsintäkter Sidoföreningar 60000 3145 Medlemsavgifter Timmerbyvägen 20200 3210 Uttag UF-fond RBVF 30000 3220 Uttag UF-fond Timmerbyvägen 0 3985 Statliga bidrag 11200 3987 Kommunala bidrag 13500 Summa Intäkter 393050 Kostnader 2110 Avsättning UF-fond RBVF 154600 2145 Avsättning UF-fond Timmerbyvägen 13200 2210 Åtgärder enligt UF-Plan RBVF 30000 2220 Åtgärder enligt UF-Plan Timmerbyvägen 0 4010 Inköp materiel och varor 2500 4020 Nyanläggning RBVF 6250 4030 Nyanläggning Timmerbyvägen 0 4610 Drift RBVF 12000 4612 Snöröjning RBVF 90000 4645 Drift Timmerbyvägen 1000 4622 Snöröjning Timmerbyvägen 3500 5010 Lokalhyra 500 5420 Programvaror 1500 6110 Kontorsmateriel 500 6150 Trycksaker 300 6230 Datakommunikation 1700 6250 Porto 500 6530 Redovisningstjänster - RBVF 26000 6531 Redovisningstjänster - Timmerbyvägen 2500 6570 Bankkostnader 1300 6981 Föreningsavgifter 1200 7010 Års-och timarvoden 35000 7510 Sociala avgifter 9000 Summa kostnader 393050 Simon Harvey /Mötessekreterare 2