STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 07 Februari 2009 DNR 367-10/09 Granskningspromemoria 2008 SKOLFASTIGHETER I STOCKHOLM AB (SISAB)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Granskning av bisysslor... 1 2.1.2 Skydd mot korruption... 2 2.1.3 Uppföljning granskning av underhållsbehovet... 3 2.1.4 Lokalförsörjning... 4 2.2 Basgranskning...5 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 5 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser... 6 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 7 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning... 8
STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 12 maj 2008. Vid planeringsmöte den 9 juni 2008 avseende SISAB, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2008-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 13 oktober 2008, där även SISABs VD och ekonomichef deltog. Vid mötet närvarade även representant från Stockholms Stadshus AB. Under granskningsåret har revisionskontoret träffat VD, ekonomichef, controller, avdelningschefer m fl i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 16 februari 2009. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande områden: Granskning av bisysslor Skydd mot korruption Uppföljning granskning av underhållsbehovet Lokalförsörjning Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Granskning av bisysslor Offentligt anställda får inte ha bisysslor som kan rubba förtroendet för deras opartiskhet. Bristande kontroll kan resultera i skadat förtroende och negativ publicitet för staden och bolaget.
STADSREVISIONEN 2(8) Bolaget har ett regelverk som framgår av dokumentet Anmälan om bisysslor som senast är reviderat 2008-04-03. Här framgår att alla anställda ska fylla i blankett Redovisning av bisyssla och bolagets policy är att vartannat år begära in uppgifter om eventuella bisysslor från samtliga anställda. Detta gjordes senast under våren 2008. Utöver detta sker information vid anställningsförfarandet och då görs en bedömning om eventuell bisyssla är lämplig eller inte. På blanketten framgår att det är VD/personalavdelningen som beslutar om att godkänna bisysslan. Vid granskningstillfället har de angivna bisysslorna inte godkänts på varje blankett, dock har VD signerat den totala sammanställningen. Om bolaget ogillar bisysslan ges skriftlig återkoppling. Vid godkännande av bisyssla görs muntlig återkoppling till den anställda och respektive avdelningschef. Revisionskontoret har under oktober 2008 genomfört en kontroll mot Bolagsverket av alla anställda med förfrågan om vilka som har ett engagemang i något bolag. Utifrån detta resultat har en kontroll gjorts mot de uppgifter de anställda har angivit på blanketten. Vid denna kontroll har inget anmärkningsvärt framkommit. En kontroll mot bolagets leverantörsreskontra har även gjorts och inga av de bolag som förekom i Bolagsverkets lista fanns med i leverantörsreskontran. SISAB har utvecklat sin rutin och kommer enligt uppgift att fortsättningsvis själva göra utdrag från bolagsregistret i och med att de begär in uppgifter från de anställda vartannat år. Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget en tillräcklig kontroll över de anställdas bisysslor. 2.1.2 Skydd mot korruption Det är viktigt att bolaget har rutiner för skydd mot mutor, bestickningar eller annan otillbörlig påverkan. Granskningen syftar till att bedöma om bolaget har en god intern kontroll för att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och därtill kopplade oegentligheter. Styrelsen har antagit en etisk policy för bolaget år 2000 som senast är reviderad 2007-11-20. Här framgå bl a tydliga regler vad som gäller för gåvor och evenemang. Vidare skickas alltid ut ett brev till berörda leverantörer och samarbetspartners där det tydligt framgår bolagets policy i samband med representation och att bolaget iakttar stor försiktighet i samband med representation.
STADSREVISIONEN 3(8) Bolaget har även fastställt en representationspolicy (2002-12-05, reviderad 2007-11-20). Denna innehåller allmänna regler där det t ex framgår att all representation ska ske med stor restriktivitet och att bolaget inte utnyttjar företagskort betalning för representation ska ske kontant, med privatkort eller faktura. Vidare finns regler för vad som avses med intern representation och extern representation. När det gäller upphandlingar finns dokumenterad rutinbeskrivning som stöd till medarbetarna. Här finns även en checklista för egenkontroll som handläggaren och upphandlingschefen undertecknar. Vidare framgår av internkontrollplanen att kontroll av fem upphandlingar per halvår över 5 mnkr via ett slumpmässigt urval skall göras och rapporteras till ledningsgruppen. Enligt uppgift från bolaget arbetar man med proaktivt med de etiska frågorna och för en löpande dialog med medarbetarna om vikten av att regler och policies efterlevs. Detta görs vid nyanställning, utvecklingssamtal, avdelningsmöte och är även en stående punkt hos ledningsgruppen. Enligt revisionskontorets bedömning har bolaget en god intern kontroll för att motverka, upptäcka och förhindra mutbrott och därtill kopplade oegentligheter. 2.1.3 Uppföljning granskning av underhållsbehovet Revisionskontoret genomförde under 2007 med hjälp av konsult en granskning av hur stadens fastighets- och anläggningsförvaltande nämnder och bolag arbetar med planering, genomförande och uppföljning av underhåll. En viktig utgångspunkt för granskningen var kommunfullmäktiges ägardirektiv att bolagen ska se till att bibehålla tillgångarna i reala termer. Av revisionskontorets bedömning och kommentarer till resultatet från granskningen framgick bl a följande: Inom SISAB pågår ett omfattande arbete med att lägga in uppgifter i den nya fastighetsdatabasen, vilket kommer att medföra att underlaget för planeringen av underhållet blir väsentligt bättre. Underhållsplanen genomförs i hög grad. Under 2007 har en betydande avvikelse uppstått på grund av att underhållsmedel använts till bl a ombyggnader. Bolaget uppger att ytterligare nedskärningar av underhållet riskerar att leda till att realvärdet av skolorna inte kan upprätthållas. Bolaget har interna riktlinjer till stöd för gränsdragningen mellan investeringar och underhåll. En uppföljning av denna granskning har genomförts under 2008. Bolaget har redovisat att uppgifter om samtliga fastigheters omedelbara respektive långsiktiga underhållsbehov (fram till 2020) är registrerade i bolagets nya underhållsmodul. En bedömning av finansiering av underhållsbehovet utifrån underhållsplanerna har
STADSREVISIONEN 4(8) även gjorts. Denna bedömning visar att underhållsbehoven sett över åren i förhållande till bolagets ekonomiska förutsättningar visar en stabil ekonomi och att bolaget synes ha förutsättningar att säkerställa fastigheternas långsiktiga värden. Vidare framgår att uppräkningen av drift- och underhållsschablonen inte motsvarar de verkliga kostnadsökningar som bolaget har, vilket gör att den del i schablonen som avser kostnader för underhållsåtgärder riskerar att minska. Bolaget har initierat en diskussion med ledningen i staden om detta. En redovisning av bolagets underhållsbehov har gjorts till styrelsen i ett särskilt ärende. Revisionskontoret ser positivt på det arbete bolaget har genomfört angående planering och styrning av underhållsbehovet. Mot bakgrund av att frågan om underhåll av skolor tilldelat sig ett stort intresse, bör information ges i bl a årsredovisningen om skolornas underhåll i relation till behovet. 2.1.4 Lokalförsörjning Bolaget påverkas av externa faktorer som styr lokalplaneringen. Utbildningsnämndens och stadsdelsnämndernas lokalbehov varierar över tiden och mellan olika geografiska delar av staden. Det kan finnas överkapacitet i en del av staden och kapacitetsbrist i andra delar. Över tiden bedöms dock behoven av lokaler att öka för både skola och förskola. I stadens budget för 2008 framgår att SISAB ska tillhandahålla ändamålsenliga, flexibla och kostnadseffektiva lokaler för stadens skolverksamhet och tillsammans med hyresgästerna skapa utbildningsmiljöer med kvalitet, sund ekonomi och långsiktig miljöhänsyn. I enlighet med kommunfullmäktiges beslut om lokalförsörjning för stadens skolor samt gällande Ramavtal för skollokaler (2006) skall SISAB utifrån beställning från hyresgästen lämna offert med fast pris avseende ny-, om- eller tillbyggnader. Sammanställning över slutredovisade projekt redovisas löpande till SISABs styrelse där avvikelse mellan lämnad offert och verkligt utfall redovisas per projekt. Vid den senaste redovisningen till styrelsen (2008-09-30) framgick att 25 projekt har slutredovisats och totalsumman för dessa framgår nedan (mnkr): Offert fast pris 593,8 Verkligt utfall 575,3 Avvikelse 18,5
STADSREVISIONEN 5(8) Av tabellen framgår att de slutredovisade projekten har blivit 18,5 mnkr billigare än offerten. På projektnivå finns dock vissa projekt som blivit dyrare än beräknat. Vidare får styrelsen löpande rapportering av uthyrningsläget. I den senaste rapporteringen (2008-11-18) framgick att vakant yta uppgick till 18 865 kvm (1,09 % av total yta). Den största delen avser S:t Görans gymnasium (11 868 kvm). Uppsagd/varslad yta uppgår till 7 087 kvm (0,41 %). Av rapporten framgår att bolaget har vidtagit aktiviteter och har definierat sannolika nya hyresgäster alternativt exploateringsmöjligheter för merparten av de vakanta lokalerna. När det gäller lokalförsörjning är bolaget beroende av de beställningar som görs av stadens nämnder (stadsdelsnämnderna och utbildningsnämnden). Nämnderna ansvarar för bedömningen av vilka behov av skolor/förskolor som finns i de olika områdena. SISAB bidrar med experthjälp till nämnderna vid planeringen och som stöd till dessa vid kontakter med exploateringskontoret och stadsbyggnadskontoret. Det är av stor vikt att behovet av skol- och förskolelokaler lyfts fram tidigt vid planering av nya bostadsområden. SISAB har under året tagit initiativ till möten med berörda nämnder för att utveckla samverkan mellan bolaget och dessa samt för att skapa kontaktytor i det framtida arbetet. Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt för att bidra till en effektiv lokalförsörjning för skol- och förskolelokaler. Vakansgraden är låg och aktiviteter har vidtagits för att hantera dessa lokaler. Vi ser positivt på de åtgärder som vidtagits för att stärka samarbetet med de beställande nämnderna samt med exploaterings- och stadsbyggnadsnämnden. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen antog 2007-11-20 en internkontrollplan för år 2008 som till stora delar överensstämmer med internkontrollplanen för år 2007. Planen bygger på en riskanalys av bolagets omvärlds-, process- och beslutsrisker. Styrelsen beslutade 2006-02-14 att en ny riskanalys ska genomföras. Riskanalysen ska genomföras i treårsintervall. Av den förslagsmodell som tagits fram framgår att riskanalysen, interkontrollplanen och de löpande kontrollaktiviteterna ska kopplas samman. Rapportering till styrelsen av internkontrollarbetet för 2007 gjordes på sammanträde i maj 2008. Här framgick att internkontrollplanen i
STADSREVISIONEN 6(8) huvudsak har följts men att vissa avvikelser har noterats, bl a har inte kontrollerna avseende projektstyrning genomförts. Bolaget har arbetat enligt fastställd policy och plan för 2008. De kontroller som tagits upp i planen har i stort sett genomförts, avrapportering till styrelsen kommer att göras under våren 2009. Rapporteringen av 2007 års plan gjordes först i maj 2008. Vi anser att det är viktigt att denna rapportering till styrelsen tidigareläggs. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2008 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto, mnkr Kf:s budget Bolagets budget Prognos T1 Prognos T2 Bokslut 0 0 0 0 +2 Tertialrapport 1 och 2 Resultatet efter finansnetto exklusive realisationsvinster beräknas till 0 mnkr i båda prognoserna. Resultatet efter realisationsförluster beräknas till -7 mnkr. Intäkts- och kostnadsutvecklingen analyseras och förklaras i tertialrapporterna. Bokslut Enligt VD-kommentaren till bokslutet uppgår resultatet efter finansnetto exklusive realisationsförlust till +2 mnkr, vilket ska jämföras med det fastställda resultatkravet om 0 mnkr. Om man tar hänsyn till realisationsförlusten uppgår årets resultat till -6 mnkr. Investeringar, mnkr Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 713 589 533 488
STADSREVISIONEN 7(8) Tertialrapport 1 och 2 I prognos 1 beräknas investeringarna uppgå till 589 mnkr och i prognos 2 till 533 mnkr. Avvikelserna mot budget beror främst på stoppade och förskjutna investeringar, vilket beror på en ökad försiktighet från utbildningsnämndens sida när det gäller ny-, till- och ombyggnader. En detaljerad analys med förklaringar till avvikelsen mot budget lämnas i samband med prognoserna. Bokslut Av VD-kommentaren framgår att investeringarna uppgår till 488 mnkr vilket är en minskning i förhållande till budget med 225 mnkr. Av analysen framgår att avvikelsen främst beror på en fortsatt försiktighet från utbildningsnämndens sida när det gäller ny- och ombyggnader. Vidare har ett antal planerade projekt förskjutits i tiden eller utgått. Enligt revisionskontorets bedömning är bolagets prognossäkerhet tillfredsställande. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. Beträffande avvikelsen för investeringsprognoserna finns tillfredsställande förklaringar. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2008 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: bolaget ska arbeta kontinuerligt med åtgärder för en tryggare miljö i och omkring förskolan och skolan. Prioriteringen av förebyggande åtgärder mot klotter och annan skadegörelse fortsätter bolaget ska tillsammans med stadsdelsnämnderna och utbildningsnämnden verka för kostnadseffektiva lösningar bolaget ska fortsätta renodlingen av verksamheten till utveckling och förvaltning av skollokaler Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Arbetet med god inomhusmiljö samt målet att samtliga skolor ska ha en godkänd ventilationskontroll år 2010 har fortsatt. Vad gäller arbetet mot klotter kan noteras att bolaget nu sanerar klotter inom 24 timmar till 100 %.
STADSREVISIONEN 8(8) 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning Under 2007 genomfördes en granskning om bolaget följer de nya e-postregler som fullmäktige fastställde i mars 2007. Enligt revisionskontorets bedömning hade bolaget påbörjat arbetet med att vidta åtgärder för att säkerställa att stadens e- postregler följs. En uppföljning av denna granskning har genomförts under 2008. Denna visar att bolaget har genomfört rutiner så att alla medarbetare ska följa gällande e-postregler, t ex finns fastställda rutiner för vad som gäller vid sjukfrånvaro. Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor