Riktlinjer för Piteå kommun upphandling Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Riktlinjer för Piteå kommuns upphandling Riktlinjer KF 2008-12-15, 255 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig till Kommunstyrelsen 2 Revideras av KS enl KF-beslutet 2008 Dokumentinformation Dokumentet gäller för 2012-12-31 Beskriver bestämmelserna i Lagen om offentlig upphandling LOU och Piteå kommuns regler för upphandling Anställda i Piteå kommun och förtroendevalda
Förslag på ny text: skuggad Förslag på text att ta bort: genomstruken 1. Formella upphandlingsregler Sida 1 1.1 Lagen om offentlig upphandling (LOU) Lagen om offentlig upphandling gäller all upphandling som görs inom Piteå kommun, dess bolag och stiftelser. De grundläggande principerna att Piteå kommun skall behandla leverantörerna på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt och genomföra upphandlingarna på ett öppet sätt skall vara ledstjärnor i upphandlingsarbetet. Vidare skall principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Med upphandlingar avses köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor eller tjänster (ej fast egendom). LOU reglerar formerna för upphandlingar och avsteg från dessa regler kan överklagas med skadestånd som följd. Viktiga regler i LOU är: krav på internationell annonsering i Europeiska Gemenskapernas officiella Tidning (EGT), om upphandlingarna överstiger vissa tröskelvärden tilldelning av kontrakt skall grundas på antingen lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud med hänsyn till pris, driftskostnad, funktion etcetera. De kriterier man vill ta hänsyn till vid tilldelningen av kontrakt skall man ange och vikta inbördes i förfrågningsunderlaget om upphandlande enhet inte följer bestämmelserna i LOU och detta medför att en leverantör anser sig ha lidit eller kan komma att lida skada kan denne väcka talan om överprövning av upphandlingsbeslutet eller om skadestånd ingångna avtal kan ogiltigförklaras på talan om en leverantör om upphandlingen genomförts felaktigt. Av samma skäl har Konkurrensverket, som är tillsynsmyndighet över den offentliga upphandlingen, rätt att ansöka i domstol att en upphandlande enhet ska påföras en så kallad upphandlingsskadeavgift 1.2 Upphandlingsförfaranden Inom LOU förekommer följande förfaranden vid upphandling. Vid upphandling över de så kallade tröskelvärdena: För närvarande (2008 2010) gäller följande tröskelvärden: varor och tjänster > 1,9 miljoner kronor, bygg- och anläggningsentreprenader >47,7 48,2 miljoner kronor. Öppet förfarande (alla intresserade får lämna anbud) anbudsinfordran genom annonsering i allmänt tillgänglig databas alla leverantörer har rätt att delta prövning och antagande av anbud utan förhandling Selektivt förfarande (endast inbjudna får lämna anbud) annonsering för intresseanmälan i allmänt tillgänglig databas alla leverantörer kan ansöka om att få delta (anbudsansökan) urval bland anbudssökande inbjudan och anbudsunderlag till utvalda anbudssökande prövning och antagande av anbud utan förhandling
Förhandlat förfarande. Ger möjlighet för den upphandlande enheten att förhandla med en eller flera anbudsgivare. Får användas om det vid öppen eller selektiv upphandling har lämnats anbud som är ogiltiga eller inte kunnat godtas med hänsyn till regler i LOU. Den får också användas utan särskild annonsering om inga anbud lämnats eller om det av tekniska eller konstnärliga skäl endast finns en tänkbar leverantör eller vid synnerlig brådska som inte kunnat förutses. annonsering för intresseanmälan (anbudsansökan) i allmänt tillgänglig databas urval bland anbudssökande inbjudan och förfrågningsunderlag delges och anbudsunderlag till utvalda anbudssökande förhandlande och antagande av anbud Förhandlat förfarande är ett strikt undantagsförfarande. Konkurrenspräglad dialog Detta förfarande ger upphandlande enhet möjlighet att föra dialog med utvalda leverantörer (anbudssökande). Detta för att finna lösningar på hur man ska identifiera och definiera särskilt komplicerade behov. Det vill säga när prestanda- eller funktionskrav inte kan specificeras eller om resultat som ska uppnås inte kan specificeras eller om den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt inte kan anges. Alla aspekter av upphandlingen för diskuteras i dialogen. Efter avslutad dialog skall de utvalda leverantörerna lämna slutliga anbud på grundval av de lösningar som lagts fram i dialogen. Förhandling om inkomna anbud är inte tillåten. Huvudregeln är: Tillämpa öppet förfarande vid upphandling av varor. Tillämpa öppet eller selektivt förfarande vid upphandling av entreprenader och tjänster. Selektivt förfarande kan även användas om antalet deltagande anbudsgivare bedöms bli mycket stort. Vid upphandlingar under de så kallade tröskelvärdena: Förenklat förfarande (ska normalt tillämpas under tröskelvärdet) anbud infordras genom annons eller skrivelse alla upphandlingar skall annonseras i allmänt tillgänglig databas alla leverantörer har rätt att delta deltagande leverantörer skall lämna skriftliga anbud upphandlande enhet har rätt att förhandla med en eller flera anbudsgivare i förfrågningsunderlaget skall framgå om ett anbud kan komma att antas utan förhandling skriftligt anbud skall infordras även i de undantagsfall då det bara finns en leverantör krav på kontroll av om leverantören är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister Urvalsförfarande (under tröskelvärdet) annonsering för intresseanmälan publicera en ansökningsinbjudan genom annons i allmänt elektroniskt tillgänglig databas urval bland anbudssökande inbjudan och förfrågningsunderlag delges anbudsunderlag till utvalda anbudssökande prövning och antagande av anbud med rätt att förhandla
Direkt upphandling Direktupphandling får användas om om upphandlingens värde är lågt (gällande belopp beslutas av kommunstyrelsen högst 15 % av tröskelvärdet för varor och tjänster, 2010 cirka 287 000 kronor) om det finns synnerliga skäl, till exempel p. g. a. oförutsedda omständigheter som inte kunnat förutses händelser som den upphandlande enheten inte kunnat råda över Underlag för beräkning av direktupphandlingens värde är kommunens samlade behov av aktuell vara/tjänst under ett bokföringsår. Direktupphandling är avsett att användas vid mindre upphandlingar och då ett normalt anbudsförfarande skulle innebära alldeles för höga administrativa kostnader i förhållande till upphandlingens storlek. Även vid direktupphandling skall möjligheterna till konkurrensen tas tillvara. 1.3 Uteslutning av leverantörer LOU reglerar vilka omständigheter som skall medföra uteslutning av leverantör. Leverantören skall uteslutas från deltagande i en offentlig upphandling om leverantören (eller om denne är en juridisk person, en företrädare för den juridiska personen) enligt lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. 1.4 Övriga lagar och bestämmelser Vid Piteå kommuns upphandlingar skall, i tillämpliga fall, aktuella standardiserade bestämmelser i möjligaste mån användas. Exempel på standardiserade bestämmelser: ALOS 05 allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor AB 04 allmänna bestämmelser avseende bygg-, anläggnings- och installationsentreprenader ABT 06 allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende bygg-, anläggningsoch installationsentreprenader ABK 09 allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet Köplagen, avtalslagen och räntelagen är tillämpliga i vissa fall. OBS! Samtliga dessa tre lagar är dispositiva, det vill säga att de fyller ut när annat inte har avtalats om inget annat avtalats gäller aktuell lag. 2. Piteå kommuns upphandlingsregler 2.1 Avtalsformer Lagen om offentlig upphandling indelar upphandlingarna i olika grupper (se punkt 1.2). Därutöver indelas Piteå kommuns avtal i följande kategorier: Ramavtal, tecknas för vissa varor och tjänster och innefattar hela Piteå kommuns behov. I ramavtal fastställs samtliga villkor som gäller för avrop vilka görs under avtalsperioden. Dessa har någon av följande konstruktioner: ramavtal med en leverantör där alla villkor är fastställda
ramavtal med flera leverantörer, där leverantörerna är rangordnade. Dessa ramavtal har alla villkor fastställda ramavtal med flera leverantörer där upphandlingens totala omfattning fördelas mellan antagna leverantörer. Dessa ramavtal har alla villkor fastställda. Ramavtal med flera leverantörer. Ramavtalen kvalificerar anbudsgivarna att vara ramavtalsparter, men där alla villkor för avrop inte är reglerade i ramavtalet. Det vill säga de leverantörer Piteå kommun tecknat ramavtal med kommer att inbjudas till anbudsgivning ( förnyad konkurrensutsättning ) vid avrop ( tilldelning av kontrakt ) Ramavtal tecknas i regel för en längre period, oftast ett eller två till fyra år. Inköp av varor eller tjänster som omfattas av ramavtal får inte ske från annan leverantör. Specifika inköp, avser upphandling som ej omfattas av ramavtal, till exempel investeringsobjekt eller entreprenader. 2.2 Beslutsformer Anskaffning av varor och tjänster sker genom två former av beslut: upphandlingsbeslut och anskaffningsbeslut. Upphandlingsbeslut Upphandlingsbeslut när det som gäller ramavtal som skall vilka nyttjas av flera än en förvaltning, kommunstyrelsens förvaltningsspecifika köp samt bygg- och anläggningsentreprenader fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Upphandlingsbeslut när det gäller ramavtal som enbart nyttjas av en förvaltning samt specifika köp exklusive bygg- och anläggningsentreprenader fattas av respektive nämnd. Anskaffningsbeslut Med detta avses avrop på ramavtal. Anskaffningsbeslut fattas av verksamhets-/ budgetansvarig. Delegation Upphandlingsbeslut upp till tröskelvärdet (cirka 1,9 miljoner kronor) avseende ramavtal som skall nyttjas av flera än en förvaltning, kommunstyrelsens förvaltningsspecifika köp samt byggoch anläggningsentreprenader fattas av kommunchef. Nämnd får delegera upphandlingsbeslut inom beloppsgränsen 15 basbelopp till respektive förvaltningschef. Vidaredelegation till underställd personal får ske inom lägre beloppsgränser. Delegationsbeslut (överstigande 0,1 prisbasbelopp) skall alltid delges kommunstyrelsen/respektive nämnd. Undertecknande av handlingar Respektive nämnd beslutar om vem som har befogenhet att underteckna handlingar som upprättas med anledning av fattade delegationsbeslut. 2.3 Uteslutning av leverantörer LOU ger upphandlande enheter rätt att utesluta leverantörer från att delta i en upphandling. Leverantör får uteslutas från deltagande i en upphandling om denne är i konkurs eller likvidation eller är föremål för ansökan om detta (eller om denne är en juridisk person, en företrädare för den juridiska personen) är dömd för brott avseende yrkesutövningen (eller om denne är en juridisk person, en företrädare för den juridiska personen) har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen
inte fullgjort sina åligganden vad avser socialförsäkringar och skatter i väsentligt hänseende låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga sådana Vidare utesluts leverantör från deltagande i upphandling om denne inte följer lagar och regler på arbetsmarknaden. Ovanstående omständigheter skall som regel leda till att leverantör utesluts från deltagande i upphandlingen hos Piteå kommun. 2.4 Grunder för tilldelning av kontrakt Piteå kommun skall anta det anbud som antingen 1. innehåller det lägsta priset eller 2. är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn till kriterier kopplade till varan eller tjänsten som upphandlas I upphandlingsunderlaget skall i det senare fallet redovisas vilka kriterier som man kommer att ta hänsyn till vid utvärdering och hur de viktas i förhållande till varandra. Exempel på kriterier: pris, kvalitet, korta leveranstider, miljöpåverkan och funktion. efterlevande av lagar och regler på arbetsmarknaden 2.5 Registrering och bevakning Piteå kommuns aktuella avtal ska på ett systematiskt sätt registreras och bevakas. Ekonomioch inköpsavdelningens it-system för hantering av upphandlingar och avtal nyttjas för detta. 2.56 Uppföljning / revision Uppföljning av avtal Aktuella avtal bör årligen, men minst en gång per avtalsperiod, följas upp vad avser deras kvalitetsmässiga resultat. Rutinbeskrivning/checklista bör användas för att dokumentera uppföljningarna. Ekonomi- och inköpsavdelningen tillhandahåller checklistor. Om ett avtal avser tjänster när vården av en kommunal angelägenhet har överlämnats (Kommunallagen kap. 3 19a) skall även kravet på allmänhetens insyn tillgodoses. För uppföljning av ramavtal som nyttjas av flera än en förvaltning ansvarar Ekonomi- och inköpsavdelningen. För uppföljning av ramavtal som enbart nyttjas av en förvaltning, för avtal som avser specifika köp eller bygg- och anläggningsentreprenader ansvarar respektive förvaltning. Revision För att kontinuerligt följa upp inköpsverksamheten sker årligen uppföljning och granskning av densamma. Denna uppgift ombesörjs av kommunrevision och den görs förvaltnings- och/eller produktvis varierande. 2.7 Direktupphandling (max 15% av tröskelvärdet, 2010 cirka 287 000 kronor) Möjligheterna till konkurrens skall tas tillvara även vid direktupphandling, genom att anbud begärs från flera leverantörer.
En enskild upphandling för inte delas upp i flera, i syfte att komma under beloppsgränsen för direktupphandling. Direktupphandlingar som bedöms överstiga ett värde av ett (1) prisbasbelopp (2011: 42 800 kronor) skall på ett enkelt sätt dokumenteras och sparas. Kommunens it-baserade direktupphandlingsverktyg bör användas. Direktupphandling för inte användas som en ordinarie upphandlingsform utan skall ses som ett komplement till övriga upphandlingsformer. 2.68 Hur upphandlar vi Piteå kommun varor och tjänster? Se bilaga