Min syn på optimal kommunikation i en PU-process KN3060 Produktutveckling med formgivning Mälardalens högskola Anders Lindin
Inledning Denna essä beskriver min syn på optimal kommunikation i en produktutvecklingsprocess. Genom diskussion och argumentering kring ämnet är min förhoppning att skapa ett effektivare produktutvecklingsarbete men även en bättre stämning hos projektgrupper generellt. Vilka fällor finns det inom kommunikationen i en produktutvecklingsprocess och vilka möjligheter skapas när kommunikationen fungerar? Dessa två frågor har jag valt att utreda i denna essä. 2
Optimal kommunikation När en person påbörjar en utbildning finns det ofta redan ett stort intresse för ämnet utbildningen berör. Under utbildningens gång stärks personens kunskaper i ämnet. De undervisande lärarna brinner ofta för sitt arbete och tycker att det aktuella ämnet är det viktigaste i denna värld. Efter utbildningen har personens intresse förstärkts och personen har ofta blivit väldigt kunnig inom ämnet. Modeller, litteratur och lärare har tillsammans gjort att intresset har övergått till kunskap som räcker för att personen skall kunna försörja sig på sin kompetens. Eftersom personen under hela utbildningen omgivits av personer med samma intresse finns en överhängande risk att personen precis som lärarna, tycker att ämnet är grunden för allt. Under ett produktutvecklingsarbete tillsätts en grupp personer, ofta med en mängd olika bakgrunder och kunskaper. De flesta har skaffat sin kunskap genom någon slags utbildning, scenariot ovan är därför inte helt omöjligt. Att få dessa personer att samarbeta för att uppnå ett gemensamt mål är därför inte alltid lätt. Kommunikation tillsammans med kunskap är de absolut viktigaste faktorerna för ett lyckat produktutvecklingsarbete. En grupp med extremt goda kunskaper klarar sig inte utan att kommunicera med varandra. En grupp som är väldigt bra på att kommunicera men som saknar den erforderliga kunskapen kommer inte heller att lyckas. När både kunskap och god kommunikation finns inom en projektgrupp kommer slutresultatet att bli lyckat. Två personer med goda kunskaper inom ett visst ämne kan genom god kommunikation diskutera med varandra, och därigenom uppnå en bättre lösning än de skulle göra om de arbetade var för sig. Kommunikation handlar om att strukturerat arbeta tillsammans. Helheten är alltid starkare än dess ingående komponenter, individerna. Det gäller att få alla individer att dra åt samma håll och att få ut maximalt av varje individ. Hur en person angriper ett visst problem eller vad en person prioriterar beror ofta på vilken bakgrund personen har. Under ett produktutvecklingsprojekt kan en ekonom anse att kostnaden är det som ska ligga till grund för utvecklingen medan en ingenjör kan tycka att funktionen inte får påverkas av att kostnaderna skall hållas nere, samtidigt som en formgivare kan anse att färgen och produktens form är det som ska styra allt. 3
Samtligas kunskaper är viktiga, ingenjörens funktionstänkande krävs för att produkten ska fungera och hålla god kvalitet, formgivarens estetiska färdighet krävs för att produkten ska tilltala kunder samtidigt som ekonomens kunskaper behövs för att kostnaden för produkten inte ska överstiga priset till kunden och därmed skapa en vinst. När många olika kunskaper finns med under ett gediget samarbete ökar chanserna för att projektet ska lyckas. För att detta ska vara möjligt krävs en god kommunikation projektdeltagarna emellan. Till att börja med måste alla projektdeltagare förstå att samtliga personer är lika viktiga för att projektet ska lyckas. Sedan måste alla projektdeltagare vara närvarande när ett problem ska lösas för att skapa en bred syn på problemet. Ett lag behöver alla spelare för att vinna, det räcker inte med en stjärna som gör allt. Tidigare räckte det med en stjärna i till exempel ett idrottslag för att vinna men i dagens tuffa samhälle är det ett effektivt lagarbete som skiljer axet från vetet. Det gäller att få ut maximalt av varje individs kunskap för att lösa ett problem. Integrering av kunskap med hjälp av kommunikation och samarbete är viktigt för ett lyckat produktutvecklingsprojekt. Kommunikationen under ett projekt är enormt viktigt för resultatet och för att den ska fungera finns det vissa knep att tillgå. Om det är ett större projekt som pågår under en längre tid kan det vara värt att placera kontoren till de som ingår i projektet bredvid varandra för att projektdeltagarna lätt och snabbt ska kunna prata med varandra. Kommunikationen blir bättre om projektdeltagarna endast behöver ta några få steg till de övriga projektdeltagarna än om de måste sköta all kontakt via e-mail, telefon och på veckomöten. Alla människor är olika, vissa är högljudda medan andra är väldigt tystlåtna. Det gamla uttrycket Tomma tunnor skramlar mest är enligt mig ofta ett orättvist uttryck. En person ska inte dömas efter hur mycket eller lite den säger utan alla ska få en chans oavsett personlighet. Den mest tystlåtne är ofta den störste poeten är ett annat gammalt uttryck. Med dessa två uttryck vill jag uppmana människor till att försöka få med samtliga personer i en grupp även om de inte säger något. Under ett projektarbete bör samtliga deltagare få en chans att ge uttryck för sina tankar och idéer. Genom att låta alla säga sitt, utnyttjar man sina resurser på bästa sätt och ökar därmed chansen att lyckas 4
Mina egna erfarenheter av olika personligheter i en grupp säger mig att en grupp behöver samtliga individer oavsett deras personlighetsdrag. Personer som har varit tystlåtna är ofta de som har de mest genomtänkta förslagen eftersom de tar längre tid på sig innan de presenterar dem. De personer som pratar mycket presenterar sina idéer direkt när de dyker upp och de är därför ofta inte speciellt genomtänkta. De idéer och förslag som de högljudda presenterar ligger ofta till grund för de mer tystlåtnas mer genomtänkta förslag och idéer. Båda sorters personer behövs för att en diskussion ska leda till en bra lösning eller beslut. Projektledarens roll är viktig för kommunikationen i en projektgrupp. Inte enbart för att se till att samtliga projektdeltagare samarbetar utan även för att lägga upp tydliga riktlinjer för arbetet. Enligt mig bör projektledaren inte ge order genom att peka med hela handen utan de flesta uppdrag bör bestämmas genom en dialog i gruppen. Projektledaren har inte till uppgift att fatta egna beslut utan den ska vägleda gruppen fram till ett gemensamt beslut. Projektledaren ska fungera som en medlare och koordinator för personer med olika bakgrund och kunskap. I scenariot ovan där personer genom intresse och utbildning får uppfattningen att just deras kunskap är det viktigaste måste projektledaren vara vaksam. Det finns en risk att en person som är väldigt framåt och pratsam kan köra över övriga personer i projektgruppen. Detta skulle kunna innebära att personer med stor kunskap inom ett visst område inte vågar ta lika mycket stor plats i projektet och därför hamnar dennes kunskap i skymundan. Projektledaren måste vara vaksam för att undvika att ingen kunskap i ett projekt går till spillo. Ett exempel på detta skulle kunna vara att en maskiningenjör, som är väldigt social och pratar mer än gärna, ingår ett produktutvecklingsprojekt. I samma projekt deltar även en designer som är väldigt tillbakadragen och osäker. Under projektets gång finns en risk att maskiningenjören tar upp för mycket plats vilket kan medföra att produkten utformas mest efter funktionen och designen inte får det utrymme som hade behövts. För att detta scenario inte ska uppstå är det viktigt att projektledaren har en utarbetad plan för att samtliga projektmedlemmars kunskap får det utrymme som är nödvändigt under ett produktutvecklingsarbete. 5
För att en projektgrupp ska fungera är det viktigt att samtliga projektdeltagare jobbar mot ett gemensamt mål. Innan ett projekt startar måste därför samtliga projektdeltagare diskutera och bestämma en gemensam målsättning. Mina egna erfarenheter av projektarbeten och anställningar har gett mig en förståelse för vikten av gemensamma mål. Utan gemensamma mål eller mål som inte samtliga deltagare är införstådda med eller accepterar, kommer det att bli konflikter. Jag har personligen väldigt svårt för att arbeta för något jag inte tror på. Jag är övertygad om att flera med mig delar denna syn. Att en grupp trivs med varandra är viktigt för att ett projekt skall lyckas. Att träffas och göra något kul ihop kan medföra att de som ingår i projektet får mer att prata om som inte enbart har med projektet att göra. Den sociala biten av kommunikationen är välbehövlig för projektdeltagarnas välmående och en viktig faktor för att projektet ska lyckas. Om projektdeltagarna trivs med varandra kommer de att prestera bättre. När människor kommunicerar med varandra är det väldigt viktigt att det som ska förmedlas, förmedlas tydligt. När en person säger eller skriver något till en annan person framförs det på ett för förmedlaren väldigt tydligt sätt. Personen som får höra eller läsa det som skrivits eller sagts behandlar informationen och gör sedan en slutsats av vad som förmedlades. Informationen som förmedlas kan ha uppfattas på ett annat sätt och missförstånd kan uppstå. Det jag vill ha sagt är att det som förmedlas inte alltid uppfattas som det är tänkt. En annan viktig del i att förmedla en sak i en projektgrupp är att tala samma språk. Med detta menar jag att fackspråk eller slang ska försöka undvikas eftersom personer i ett produktutvecklingsprojekt har olika bakgrund och kompetensområde. En ingenjör förstår troligtvis inte alla termer som en ekonom använder och vice versa. Personliga konflikter eller att någon inte accepteras av övriga projektdeltagare kan påverka projektets resultat negativt. En person som ogillar en annan person kan medvetet eller omedvetet vara negativt inställd till alla idéer och förslag som den andra personen kommer med. Om två personer ogillar varandra av någon orsak kommer dessa att kritisera det den andra gör eller visar upp. Om en person till exempel visar upp ett koncept som kan lösa ett problem kan den ena personen försöka klanka ner på den för att inte den andra personen skall lyckas. Om dessa komplikationer uppstår och de övriga projektdeltagarna upptäcker det måste de genast ingripa. 6
Alla liknande konflikter måste lösas genom en öppen dialog. Om en person känner att den inte får ett rättvist bemötande av någon eller några av de övriga projektdeltagarna vid framlägg av sina idéer måste detta diskuteras. Det bästa sättet att lösa en liknande konflikt är att redan från projektets start ha högt i tak för projektdeltagarnas åsikter. Om någon av projektdeltagarna är missnöjd måste detta komma fram tidigt för att alla ska dra åt samma håll. Om det är en konflikt som inte kan lösas måste projektgruppens sammansättning formeras om. Det är dock viktigt att det förekommer diskussioner och att projektdeltagare får försvara sina idéer. En person som utsätts för kritik kommer att prestera ännu mer för att idén ska bli ännu bättre. Om en idé inte klarar kritik redan under projektstadiet kommer den inte att kunna lanseras och bli en kommersiell produkt. Kritik låter ofta väldigt negativt men det kan även vara väldigt utvecklande. En person som aldrig blir ifrågasatt kommer enligt mig heller aldrig att utvecklas. Jag tror att driften hos en människa att räcka till kan göra att en person presterar bättre. Det är lättare att försvara än att anfalla. Den som ständigt blir ifrågasatt kommer enligt mig att brytas ner. Det är därför viktigt att hitta en balans för hur mycket kritik som ska få förekomma i ett projekt. När ett produktutvecklingsprojekt ska göras på uppdrag av en kund är det enormt viktigt att kommunikation mellan parterna fungerar. Det gäller att tillsammans sätta upp gemensamma mål som projektet ska resultera i och kommunikation måste ske kontinuerligt under hela projektet för att det inte ska ta fel riktning. Om kunden har en inarbetad struktur för Design management i sin organisation måste detta förmedlas till alla projektdeltagare. Efter att projektgruppen och kunden har satt upp målet med projektet är det viktigt att kartlägga kundens behov och förväntningar. En projektgrupp bör alltid sträva efter att överträffa kundens behov och förväntningar på den kommande produkten. Detta är viktigt för att kunden ska bli nöjd efter projektets avslut och därmed vara beredd att anlita företaget för fler projekt i framtiden men även för företagets anseende på marknaden. Ett av de viktigaste hjälpmedlen för att kunna genomföra projekt så att kundens förväntningar och behov överträffas är att kommunikationen fungerar. 7
Avslutning Helheten är alltid starkare än dess individer och i en produktutvecklingsprocess är det kommunikationen som skapar helheten och dess styrka. Vinningen med god kommunikation är enorm. God kommunikation är enligt mig en av de viktigaste ingredienserna för ett lyckat projekt. Kommunikationen är det hjälpmedel som kopplar samman människors kunskaper för att nå en lösning. Med optimal kommunikation i ett projekt kommer projektdeltagarna att utvecklas som individer eftersom de får ta del av de andra i projektets kunskaper och åsikter samt genom att de får diskutera sina egna åsikter med andra för att komma fram till en gemensam lösning. Den produkt som tas fram av en grupp med optimal kommunikation kommer att vara genomtänkt ur alla perspektiv. Personliga konflikter, felaktig och hård kritik samt brist på respekt och ödmjukhet är de största hoten mot optimal kommunikation i ett projekt. Projektledaren har en viktig roll och bör vara vaksam på de faktorer som kan skada kommunikationen under ett projekt. Avslutningsvis vill jag bara säga att ödmjukhet, respekt och kamratskap är nyckelord för god kommunikation. 8