Nyhetsbrev nr 1 Den 18 mars 2013 Nyhetsbrevet om Program för samverkan Stockholmsregionen riktar sig främst till dig som är medlem i styrgruppen, samordningsgruppen och kommunikatörsrådet samt projektledare. Här får du löpande information om vårt gemensamma utvecklingsarbete för att förbättra samverkansförmågan i regionen vid olika störningar i samhället. Trevlig läsning hälsar programledningen! Samverkansseminariet drog närmare 200 personer Årets första samverkansseminarium hölls på Försvarshögskolan i slutet på januari. Närmare 200 personer kom för att lyssna till föredragningar och en paneldebatt om samverkan. Bland föredragshållarna fanns Tore Drtina på Direktoratet för Samfunnssikkerhet och beredskap Norges motsvarighet till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, och Trond Blattman, ordförande för Stöttegruppen efter händelserna i Oslo 2011. 22 juli-rapporten visar att de nordiska länderna har mycket att lära av varandra och att aktörer på lokal, regional, nationell och internationell nivå behöver samverka för att kunna hantera större händelser. Rapporten visar att erfarenhetsutbyten, effektiva samverkansprocesser och gemensamma metoder skapar en god beredskap för att hantera händelser i vardag och vid större händelser och kriser. Tore Drtina säger att han får känslan att aktörerna i Stockholmsregionen är på rätt väg genom att stärka samverkan i vardagen. Han menar att de regionala samverkansmötena som arrangeras varje vecka är ett gott exempel. Vid flera tillfällen under seminariet lyfte flera aktörer vikten av att ta höjd för att kunna hantera flera parallella större händelser i regionen och att snabbt kunna starta upp samverkan. En sammanfattning från anförandena finns på Projectplace/ Dokument/Samverkansseminarier. Den finns också på webben i nyheten Samverkansseminariet drog närmare 200 personer : http://www.pfssr.se/nyheter/samverkansseminariet-drog-narmare-200-personer Du kan anmäla dig redan nu till seminariet i maj Nästa seminarium arrangeras den 15 och 16 maj kl 13-17. Varje seminarium hålls vid två tillfällen och riktar sig främst till dem som har en roll vid övergripande samverkan, exempelvis beslutsfattare,
tjänstemän i beredskap och vakthavande befäl. Vi återkommer om plats och program. Du anmäler dig via e-post: program.samverkan@stockholm.se Programmet lanserades externt i början av året Vi är glada att berätta att vi fick möjligheten att lansera programmet i samband med flera aktiviteter i januari och februari. Det var bland annat årets första samverkansseminarium, lanseringen av vår webbplats, pressträff om programmet och fastigheten Park 1 samt plansamråd och plansamrådsmöte på Tekniska nämndhuset. Hans Spets på Länsstyrelsen medverkade på pressträffen och gjorde en fin presentation av programmet. På plats fanns också representanter för de aktörer som visar intresse att flytta till den nya samverkanscentralen. Stockholms stad som arrangerade pressträffen är nöjd med genomslaget i massmedia och sociala medier. Hans Spets var bland annat med i ett inslag på ABC-nytt och är citerad i flera artiklar. Och när man googlar på samverkan stockholmsregionen idag får vår webbplats högsta träff. En sammanställning av nyhetsklippen finns på Projectplace i mappen Dokument/Kommunikation/Kommunikationsaktiviteter/Extern lansering 2013-02-04. Vi trycker på gröna knappen för att starta samverkan snabbt En god planering i vardagen minskar riskerna för att det ska uppstå störningar och inträffa olyckor plötsligt. Men när det sker vill aktörerna kunna agera snabbt. Vi trycker på den gröna knappen när vi vill starta samverkan, berättar Janne Eriksson på Länsstyrelsen, och understryker att det inte finns någon röd stoppknapp. Janne och kollegan Thomas Sjödin är några av personerna bakom den nya larmfunktionen. Aktörerna använder den när de snabbt behöver uppmärksamma andra aktörer på händelser som kan kräva samverkan. Det handlar om att förhindra och minska konsekvenserna av oönskade händelser genom att initiera samverkan så tidigt som möjligt. Med den nya funktionen som lanserades i mitten på februari blir det lättare att koordinera insatser, förklarar Janne Eriksson. Larmfunktionen bygger på den samverkanskonferens som Länsstyrelsen arrangerar varje vecka. Då deltar representanter från länets kommuner och flera myndigheter. Syftet är att samordna planeringen inför händelser som aktörerna känner till som festivaler, demonstrationer och stadsbesök. Med gröna knappen kan samverkanskonferensen aktiveras även när det oförutsedda händer. Alla samverkande aktörer på lokal och regional nivå kan initiera samverkan med hjälp av den nya funktionen. När en aktör initierar samverkan genom att trycka på knappen kallas de andra aktörerna till samverkanskonferens genom en automatisk uppringning. Konferensen hålls på telefon eller på Länsstyrelsen. Vi har testat funktionen och är beredda nästa gång det oväntade händer, säger Janne Eriksson. 2
Länk till artikeln på webben: http://www.pfssr.se/nyheter/vi-trycker-pa-grona-knappen-att-snabbt-starta-samverkan Samverkan på Pub TiB I samband med månadsmötet på alla hjärtansdag arrangerade Länsstyrelsen lite after work med dryck och tilltugg. Runt 40 TiB:ar, VB, OC, säkerhetssamordnare med flera fick se ett ansikte bakom telefonkonferensens deltagare. Stämningen var uppåt och alla trivdes i god samverkan. Den sattes verkligen på prov i samband kvällens quiz. Priset i form av en LP med musik och sång av US Coast Guard uppskattades av det vinnande laget Lars Winberg, Rickard Daxner, Hans-Ivar Svärd, Kerstin Hägg, Jan Landström och Per Landström. Under sensommaren hoppas vi kunna träffas i samma form igen. Janne Eriksson, Länsstyrelsen En av våra prioriterade aktiviteter 2013 att utveckla samverkan med länets kommuner En prioriterad aktivitet i år är att stärka och utveckla samverkan med kommunerna. Det sker bland annat genom att förankra programmet och arbetet med att skapa ett regionalt ramverk för samordnad planering och koordinerade beslut och ageranden. Sedan årsskiftet är länets kommuner representerade i styrgruppen och samordningsgruppen (se Nytt om namn ). Några hållpunkter: Arbetet med att skapa ett regionalt ramverk pågår till september. Löpande avstämningar sker med kommunerna och samverkande aktörer i regionen och andra regioner i landet. Kommundirektörerna får information om det regionala ramverket. Den 31 maj träffas kommundirektörerna i länet. Då får de en presentation av arbetet med ett regionalt ramverk genom Birgitta Elvås, kommundirektör i Nynäshamns kommun, Katarina Kämpe, kommundirektör i Sollentuna kommun, och Madeleine Sjöstrand, ordförande i Kommunförbundet, KSL. Ramverket förankras i kommunerna i höst. I september-oktober får kommunerna en skriftlig presentation av ramverket med möjlighet att få en personlig dragning också. Ramverket presenteras och diskuteras på KSL:s kommundirektörsmöte i oktober. Ett ärende i arbetsutskottet i KSL:s styrelse. I november och december är det regionala ramverket ett ärende i Kommunförbundets styrelse. Efter beslut i december kommer en rekommendation att skickas till kommunerna i länet. Ramverket antas i berörda organisationer från december 2013 till februari-mars 2014. Nytt om namn Nya medlemmar i styrgruppen Björn Cewenhielm, Polismyndigheten i Stockholms län, ersätter Erik Widstrand. Göran Gunnarsson, förbundsdirektör på Storstockholms brandförsvar, ersätter Christer Ängehov. 3
Ted Ell, avdelningschef stadsmiljö på Trafikkontoret, ersätter Per Anders Hedkvist. Madeleine Sjöstrand, Kommunförbundet i Stockholms län Birgitta Elvås, kommundirektör i Nynäshamns kommun Katarina Kämpe, kommundirektör i Sollentuna kommun Nya medlemmar i samordningsgruppen Eva Larsson, intern projektledare på Trafikverket, ersätter Kia Tomasson Hans Kemkes, säkerhetschef Stockholms hamnar Bo Jensen, säkerhetsstrateg Haninge kommun Eva Hamberg, trygghetschef Sigtuna kommun Lars Winberg, säkerhetschef Danderyds kommun Våra projekt status Här kan du läsa en kortare status för några av projekten i programmet. Samlad lägesbild och gemensam analys En projektrapport och en handlingsplan samt en handbok för regionala samverkansmöten finns på Projectplace i mappen Dokument/Projekt/Samlad lägesbild och gemensam analys. De finns också på webben: Länk till projektet: http://www.pfssr.se/projekt/samlad-lagesbild-och-gemensam-analys Länk till handboken: http://www.pfssr.se/sites/default/files/handbok_regionala_samverkansmoten_130220.pdf Metodutveckling risk och sårbarhetsanalys Projektet har resulterat i en modell för att analysera hot, risker och sårbarheter vid en utökad integration mellan aktörer. Det kan vara teknisk, organisatorisk eller samlokaliserad integration. Modellen baseras på en studie där man undersökt hur en ökad integrering av viktiga samhällfunktioner kan förändra verksamheters riskbild och sårbarhet. Studien behandlar begreppet risk och beskriver hur man kan beakta framtida hot och risker. Den omfattar också strategier för att kunna hantera risker och genomföra åtgärder. Projektrapporten finns på Projektplace/Dokument/Projekt/Metodutveckling RSA och på webben: http://www.samverkanstockholmsregionen.se/projekt/metodutveckling-av-risk-och-sarbarhetsanalyser Samordnad planering Genom intervjuer med aktörer i programmet har befintliga planeringsforum i Stockholmsregionen kartlagts. På samordningsgruppens möte den 13 mars genomfördes en workshop utifrån det. Syftet var att analysera behovet av att utveckla och/eller skapa nya planeringsforum i regionen. I en tvåstegsraket fick deltagarna diskutera möjligheten att genomföra förslag till åtgärder på kort och lång sikt: 1. Saknas något forum? Finns det forum som inte bör vara med? Är förslagen möjliga att implementera? 4
2. Vilka forum bör finnas, behöver utvecklas och etableras i den långsiktiga planeringen? Vilka aktörer bör ingå i dessa forum? Nästa steg blir att fortsätta arbetet med att definiera vilka forum som bör driftas ur ett regionalt perspektiv och att skapa strukturer för dessa. Vardagssamverkan trafik Ett utkast till projektrapport presenterades för delprojektets interna styrgrupp den 18 mars. Den beskriver hur samverkan bedrivs mellan trafikaktörernas (Trafikverket, Trafikförvaltningen och Trafikkontoret i Stockholms stad) olika funktioner och upphandlade entreprenörer. Den 14-15 mars var aktörerna på en studieresa till Transport for London. Syftet var att lära i stort och att ta del av erfarenheter från de olympiska spelen. Vardagssamverkan del 2 Försöken som genomfördes på Johannes brandstation under fyra veckor i januari-februari är avslutade och utvärdering pågår för fullt. Projektet beräknar att slutrapportera under första tertialet. Du kan läsa mer om projektet i nästa nyhetsbrev. Vi startar två projekt efter sommaren Enligt programplanen kommer två projekt att starta efter sommaren. Det är Information och kriskommunikation och Utvärdering och lärande. Vi återkommer i nästa nyhetsbrev om dessa projekt och hur det förberedande arbete bedrivs. Vår kommunikation Vi finns på webben och Twitter I samband med samverkansseminariet den 29 januari lanserade vi webbplatsen http://www.samverkanstockholmsregionen.se. Den kortare adressen www.pfssr.se kan vi använda i vår kommunikation. Sedan slutet på januari finns vi också på Twitter; @pfssr och #pfssr. Vi berättar mer om vår närvaro på Twitter lite längre fram. Du har fått en presentation om programmet i din brevlåda För en tid sedan fick alla programaktörer och representanterna för länets kommuner en tryckt presentation om programmet. Den kan vi använda när vi berättar om programmet för medarbetare och i mötet med samverkande aktörer. Presentationen finns på: Projectplace i mappen Dokument/Kommunikation/Kommunikationsmaterial/Presentationer www.pfssr.se (länk till Vårt arbete/dokument/presentationer): http://www.pfssr.se/sites/default/files/om_program_for_samverkan_130221.pdf Nästa steg med att skapa ett enhetligt kommunikationsmaterial är att ta fram en ny version av vår gemensamma powerpoint-presentation. Vi återkommer. Utblick Här lyfter vi blicken mot händelser utanför programmet som kan vara intressanta att ta del av. 5
MSBs samverkanskonferenser skapar nationell lägesbild I höstas genomförde MSB och SMHI på försök samverkanskonferenser för krisberedskap på nationell nivå. Sju myndigheter och fyra länsstyrelser deltog. Syftet var att få regelbundet informationsutbyte, utveckla ett koncept för samverkanskonferenser samt att förbättra rutiner och testa ny teknik. Genom att skapa ett forum för informationsutbyte på nationell nivå vill MSB lägga en grund för en nationell lägesbild. Sedan januari är konferenserna regelbunden verksamhet. Mötet genomförs varje onsdag och är öppet för alla länsstyrelser och de myndigheter som är utpekade i förordningen om krisberedskap och höjd beredskap. Från Länsstyrelsen i Stockholms län deltar tjänstemannen i beredskap, TiB. Det är ett förberedande möte inför de regionala samverkansmötena som Länsstyrelsen arrangerar varje torsdag. Samlokalisering studieresa till Ostrava och Rotterdam I januari genomförde arbetsgruppen Operativa samverkansprocesser samlokalisering en studieresa till ledningscentraler i Ostrava, Tjeckien, och Rotterdam, Nederländerna. Representanter från aktörerna, projektledningen och fastighetsprojektet fick möjlighet att besöka ledningscentralerna och ställa frågor om hur man i de olika städerna arbetar med samverkan mellan samlokaliserade och frånvarande aktörer. Besöken var mycket givande och inrymde frågor och områden som var synnerligen givande för det läge som programmet är i. I Rotterdam mötte vi ett antal personer som var med på resan 2010. Det var spännande att kunna redovisa hur långt vi kommit i programmet och svara på deras frågor och funderingar. Det var även kul att se att de fortsatt sin utveckling - många spännande idéer och genomförda projekt. Kalendarium 20 mars Informationsmöte på Trafikverket 21 mars PFS styrgrupp 21 mars Regionalt samverkansmöte på Länsstyrelsen 22 mars Styrgrupp samlokalisering 22 mars Programavstämning med MSB 10 april Programavstämning med MSB 11 april PFS samordningsgrupp Du kan läsa mer om aktiviteterna i vår programkalender i Outlook Funktion SLK program för samverkan. Hälsningar från programledningen Ola Slettenmark, programledare Madeleine André, programkommunikatör Janne Eriksson, Länsstyrelsen Hanna Melker, programledarstöd 6