Samverkan för stärkt krisberedskap genom behovsanalysprocessen Aktörsgemensamt CBRNE-möte 170126 Ingrid Nilsson Folkhälsomyndigheten Ingrid.nilsson@folkhalsomyndighetn.se 2016-12-19
Behovsanalysprocessen har tagits fram i B-samordnings projektet Två projekt som pågått från juni 2014 till december 2016 Projekten har varit finansierade via 2:4 krisberedskaps anslag Deltagande myndigheter var: Folkhälsomyndigheten Jordbruksverket Livsmedelsverket MSB (Socialstyrelsen) SVA FOI Projekten har haft en myndighetsövergripande styrgrupp med en deltagare på chefsnivå från varje myndighet och en arbetsgrupp med en representant per myndighet samt en projektledare från Folkhälsomyndigheten. 2 2017-01-30
Bakgrund Varför? Samordningen är komplicerad inom B-området då många myndigheter och flera departement har ansvar inom området. Många projekt och uppdrag pågår inom B-området såväl nationellt som internationellt. Detta kan utgöra en risk för dubbelarbete, att synergieffekter missas, och att resultat från projekt tas inte vidare. Därför behövs ökad samordning och kännedom mellan myndigheterna om vad som pågår eller har genomförts. 3 2017-01-30
Behovsanalysprocessen är En struktur som gör det möjligt för myndigheterna Att identifiera och gemensamt prioritera områden där den svenska krisberedskaps förmågan inom B-området behöver utvecklas i samverkan, Att för ett prioriterade och utvalt området få en myndighetsgemensam bild, ett mål, av ett önskat läge på tre till fem års sikt och Att få ett beslutsunderlag med prioriterade inom området som krävs för en ökad nationell krisberedskaps förmåga. 4 2017-01-30
Viktiga steg innan behovsanalysprocessen kan starta Omvärld SLV FOHM SJV SVA FOI SoS MSB SOFÄ Aktörsgem. CBRNE strategi B-WORKSHOP MYNDIGHETS GEMENSAM PRIO- RITERING AV OMRÅDEN BESLUT PÅ MYNDIG- HETEN OM GENOM- FÖRANDE BEHOVS ANALYS PROCES SEN Besluts underlag RSA VP RSA VP RSA VP RSA VP VP RSA VP RSA VP 5 2017-01-30
Informationssäkerhet Särskilda behov så som säkra kommunikationer, möteslokaler samt säkerhetskontroll av deltagarna bör tas hänsyn till inför: B-workshop Genomförande av behovsanalys Samtliga aktörer har en skyldighet att egna informationshanteringssystem uppfyller grundläggande och särskilda säkerhetskrav. 6 2017-01-30
B workshopen
B-workshopen B-workshopen genomförs i början av hösten varje år och utgör startpunkt för arbetet med nya behovsanalyser Syfte Att skapa samsyn inom och mellan B-myndigheterna kring vilka områden som i samverkan behöver stärkas utifrån perspektiven krisberedskap och höjd beredskap Mål Att skapa förutsättningar för myndigheterna att presentera och diskutera de områden som respektive myndighet anser bör stärkas Att tillsammans modifiera, komplettera och slutligen prioritera vilka områden som föreslås genomgå en ny eller reviderad behovsanalys Att diskutera och följa upp genomförda behovsanalyser 8 2017-01-30
Kriterier för områden inför B- workshopen Att det inom området finns ett behov av stärkt krisberedskap eller stärka Sveriges försvarsförmåga inför höjd beredskap. Att samverkan krävs av minst två deltagande myndigheter. Att området är inom eller har stark beröring med B-området. Att behovet bör vara tydliggjort genom till exempel: den aktörsgemensamma CBRNE-strategin arbetet i SOFÄ respektive myndighets RSA MBS:s nationella risk och förmågebedömning myndigheternas verksamhetsplaner övningar eller inträffade händelser pågående eller just avslutade projekt lagar, propositioner och nya krav. Det kan tas fram ytterligare kriterier utifrån exv. omvärldsläget 9 2017-01-30
Arbete före och efter B-workshop Förberedelser Varje myndighet tar fram och förankrar förslag på nya områden samt följer upp genomförda behovsanalyser som den ansvarat för Efterarbete Varje myndighet fattar beslut om deltagande eller ej i de behovsanalyser som föreslagits på B-workshopen. Därefter kan en beställargrupp, en processledare och en genomförandegrupp tillsättas och behovsanalysen starta. 10 2017-01-30
Årshjul för B-samverkan Behovsanalyser påbörjas Områden för behovsanalys beslutade B- workshop Ansökan om 2:4 till MSB RSA:er fastställda Nov Okt Sep Aug Dec Juli Jan Årshjul för B- samverkan Juni Feb Mar Apr Maj Resultat från behovsanalyser godkända Inriktningsbesked 2:4 Avstämning ansökningsidéer SOFÄ Sid 11. 2017-01-30
Roller och ansvar vid genomförandet av en behovsanalys
Roller vid genomförandet av en behovsanalys Deltagande myndigheter Processledande myndighet Beställargrupp Processledare Genomförandegrupp Referensgrupp 2017-01-30
Roller och ansvar i behovsanalysen Processledande myndighet Deltar i beställargruppen med chef (ordförande) Deltar i genomförandegruppen med processledare och expert Driver arbetet framåt i behovsanalysen Förankrar arbetet på den egna myndigheten Deltar aktivt med personal resurser och tid Deltagande myndighet Deltar i beställargruppen med chef Deltar i genomförandegruppen med expert Förankrar arbetet på den egna myndigheten Deltar aktivt med personal resurser och tid 14 2017-01-30
Beställning Planering Önskat läge Identifiera Prioritera Besluts- underlag Nuläge Behovsanalysprocessens olika steg och aktiviteter
Behovsanalysprocessen Övergripande definition av processen, dess syfte och mål Processens syfte: Att stärka den nationella krisberedskapsförmågan inom B- området genom att, för valda områden, skapa en myndighetsgemensam bild av ett önskat läge på tre till fem års sikt. Processens mål: Säkerställa kvalitetssäkrade beslutsunderlag med prioriterade inom området som krävs för en ökad nationell förmåga inom B-området. Resultat: Strukturerat beslutsunderlag med prioriterade Beställ ning 16 Plane ring 2017-01-30 Önskat läge Målbild för området Genomföra nulägesanalys Genomföra gapanalys & identifiera Prioritera Samman -ställa beslutsunderlag Beslutsunderlag Mottagare: Beslutsfattare inom respektive myndighet
Beställning Beställ ning Planer ing Önskat läge Nuläge Identifiera Prioritera Besluts- underlag Syftet: Skapa förutsättningar för att genomföra en behovsanalys av ett prioriterat område och att skapa samsyn om området inom beställargruppen, samt mellan beställargruppen och processledaren. Resultatet: En dokumenterad beställning av en behovsanalys inom det aktuella området. Tydliggöra och avgränsa området En tydlig och avgränsad beställning är en förutsättning för en behovsanalys. Beställningen ska vara styrande inte detaljplanerande Identifiera behovet av kompetens och säkerställ bemanningen av genomförandegruppen Sätta ramar för genomförandet, tid, kostnad och besluta om avstämningspunkter under processen. Bedöma behov av informationssäkerhet Överlämna beställningen till processledaren 17 2017-01-30
Planering Beställ ning Plane ring Önskat läge Nuläge Identifiera Prioritera Besluts- underlag Syftet: Säkerställa samsyn inom genomförandegruppen och mellan genomförandegruppen och beställargruppen. Skapa förutsättningar att utföra en strukturerad och spårbar behovsanalys inom avsatt tid. Resultatet: En komplett planering som omfattar en beskrivning av området, samt specifikation över vilken tid, resurs, kompetens samt informationssäkerhet som krävs. Introduktion och skapa förståelse av området Skapa samsyn om området. Analysera beställningen om den är tillräckligt tydlig för genomförandet av behovsanalysen. Om inte komplettera, förtydliga och återkoppla till beställargruppen. Detaljplanering av tid, kompetens och informationssäkerhet Tidsplan, planera in möten och hur de ska genomföras. Hur ska arbetet utföras för att möta kravet på informationssäkerhet. Motsvarar deltagarna kompetensbehovet för genomförandet? Finns behov av en referensgrupp? Stämma av med beställargruppen
Nulägesanalys Beställ ning Planer ing Önskat läge Nuläge Identifiera Prioritera Besluts- underlag Syftet: Beskriva befintlig nationell förmåga samt brister, hot och risker inom det valda området som ger en förutsättning för att få förståelse och transparens för identifierade och prioriterade. En väl utförd och dokumenterad beskrivning av nuläget underlättar även framtida revideringar av behovsanalysen. Resultatet: En dokumenterad nulägesanalys som grund för genomförandet av analysen mellan nuläge och önskat läge. Inventera befintliga underlag och information. Genomföra omvärldsanalys. Kartlägga den nuvarande förmågan, roller, ansvar samt befintlig och tillgänglig expertis. 2 Identifiera brister, hot och risker.
Önskat läge Beställ ning Planeri ng Önskat läge Nuläge Identifiera Prioritera Besluts- underlag Syftet: Säkerställa en gemensam bild av det önskade läge som behöver uppnås på tre till fem års sikt för att säkerställa en stärkt nationell krisberedskapsförmåga inom området. Resultatet: Ett tydligt och dokumenterat önskat läge, som grund för det vidare arbetet. Definiera önskat läge Beskriva önskat läge avseende en stärkt förmåga av samhällets krisberedskap på tre till fem års sikt. Beakta och inkludera det skyddsvärda i samhället. Stämma av med beställargruppen
Identifiera Beställ ning Planer ing Önskat läge Nuläge Identifiera Prioritera Besluts- underlag Syftet: identifiera, och ibland alternativa, samt klargöra om na behöver utföras aktörsövergripande för att nå det önskade läget. Resultatet: Ett tydligt och enhetligt dokument som beskriver de som är nödvändiga för att uppnå det önskade läget. Identifiera Identifiera och analysera gapet mellan nuläget och det önskade läget Identifiera som bidrar till att önskat läge uppnås : Sammanställa Dokumentera och specificera samtliga identifierade åtgärd. Beskriva hur åtgärden bidrar till att stänga gapet mellan nuvarande förmåga och önskat läge. Dokumentera berörda aktörer och ansvarig myndighet om sådan finns.
Prioritera Beställ ning Planer ing Önskat läge Nuläge Identifiera Prioritera Besluts- underlag Syftet: Prioritera de identifierade na för att myndigheterna ska ha en gemensam rangordning av omhändertagandet av de föreslagna na. Resultatet: En sammanställning av i prioritetsordning. Prioritera na utifrån Effekten av åtgärden Kostnad för genomförandet Sannolikhet att åtgärden ger väntad effekt Motivera prioriteringen Justera prioriteringen utifrån kunnande och erfarenhet. Aspekter som om arbete med åtgärden pågår eller allmänhetens acceptans av åtgärden kan vägas in. Motivera den justerade prioriteringen
Sammanställa Beställ ning Planer ing Önskat läge Nuläge Identifiera Prioritera Besluts- underlag beslutsunderlag Syftet: Ta fram ett beslutsunderlag med prioriterade och förslag på hur de ska omhändertas. Resultatet: Ett strukturerat beslutsunderlag som presenterar som bör omhändertas för att uppnå önskat läge samt förslag på hur de högst prioriterade na kan omhändertas för att uppnå önskat läge. Färdigställa beslutsunderlaget Relevant information från processen sammanställs Förslag på hur prioriterade ska omhändertas Stämma av med beställargruppen Överlämna beslutsunderlaget till beställargruppen Beställargruppen godkänner beslutsunderlaget
Uppföljning av behovsanalyser Kort sikt (1 år) Föregående års prioriterade områden följs upp på den årliga B- workshopen. Fokus på det önskade läget och de som prioriterats och hur arbetet med de prioriterade na planeras genomföras. Lite längre sikt (3-5 år) Myndigheternas arbete för att uppnå det önskade läget som definierats i redan genomförda behovsanalyser följs upp inom tre till fem år med ledning av den processledande myndigheten. 24 2017-01-30
Sammanfattning och tips Behovsanalysen är generiskt Begränsa förslag till områden genom kriterier Viktigt att områdena prioriteras gemensamt En struktur med beställare och genomförare behövs Tänk efter före hur prioriterade ska fördelas och omhändertas Planera för informationssäkerhet Vägledning och mallar finns här: https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskyddberedskap/krisberedskap/samordning-infor-och-vidkris/b-samordning/ 25 2017-01-30
Läs mer Behovsanalysprocessen med vägledning En beskrivning av processen för behovsanalys samt praktiskt vägledning till genomförande av en behovsanalys Dokumentationsmallar för de olika stegen i behovsanalysprocessen Arbetssätt och samarbetsformer för bättre samverkan mellan B-myndigheterna Ett myndigheternas gemensamma arbetssätt för att driva och förvalta behovsanalysprocessen www.folkhalsomyndigheten.se/smittskyddberedskap/krisberedskap/samordning-infor-och-vid-kris/bsamordning/ 26 2017-01-30