Internrutiner KL: Kommunikation Sid 1(8) INTERNRUTINER KL: KOMMUNIKATION eller KommC:s Budord
Sid 2(8) 1 Bakgrund THS verksamhet vilar på tre pelare. Den första är den operativa, dagliga, konkreta verksamheten. Pelare två är THS ekonomiska arbete. Pelare tre heter Kommunikation, även känd som A och O. De tre pelarna är alla förutsättningar för varandra; utan en kan inte de andra två fungera. För THS Kommunikation är den slutgiltiga visionen Ett Enat THS, där alla studenter vet precis vad THS är och gör, och känner en stark tillhörighet till varandra, till sin sektion, och till kåren. Alla på KTH ska vara medvetna om nyttan och värdet i THS, och hur det hänger ihop med medlemskap i kåren. För en nyanländ till KTH är dock THS varumärke höljt i mörker. Kommunikation är den strålkastare vi kan använda för att lysa upp THS verksamhet och organisation. Om vi inte gör det kan man inte se vad THS är och gör, och resultatet blir ett splittrat THS med lågt engagemang och deltagande i vår verksamhet, och minskat inflytande utåt. I slutänden handlar det om att konceptet Ett enat THS inte blir mer än ett koncept, vilket långsiktigt får katastrofala konsekvenser för verksamheten och ekonomin. Det är viktigt att fundera på och förstå dynamiken mellan THS tre pelare. Inse att inget Du gör som individ i KL spelar någon roll om du inte kommunicerar det. Visst, ditt arbete kan komma dagens studenter till hjälp utan att de är medvetna om det. Men om några år, när din verksamhet är underfinansierad, bortglömd och begraven för att den inte fått något stöd från medlemmar som inte visste att den fanns, då hjälper den ingen. THS är en organisation vars verksamhet och fortlevnad är direkt beroende av studenters stöd och erkännande. Utan det glöms verksamheten bort, intresset dalar, och bit för bit dör kåren. Det är ditt ansvar som individ i KL att förhindra det. Låt detta dokument agera guide i din Kommunikation. 2 Syfte Dokumentet syftar till att ge den information och de verktyg som krävs för att man som individ i KL ska känna och utöva ett seriöst ansvar för Kommunikation inom ramarna för sin verksamhet. 3 Historik Dokumentet skapades 2015-03-26 av Fredrik Abele, THS 14/15. Dokumentet reviderades 2015-06-09 av Fredrik Abele, THS 14/15. Dokumentet reviderades 2016-10-31 av Emil Grundén, THS 16/17.
Sid 3(8) 4 Ansvar Som individ i KL ansvarar du för att Läsa det här dokumentet riktigt noggrant. Kommunicera viktiga händelser och utvecklingar inom din verksamhet till relevanta målgrupper. Din Kommunikation följer THS styrdokument och riktlinjer för kommunikation. en ansvarar för att De kunskaper och resurser som krävs för god Kommunikation finns tillgängliga. Agera redaktör och kvalitetskontrollera KL:s och THS kommunikation. Kommunicera allmänna viktiga händelser och utvecklingar inom THS. Stödja och hjälpa individer i KL med sin Kommunikation. 5 Resurser 5.1 Styrdokument & guider På Kungen under THS_Centralt\Hjälp och guider\02. Guider om KOMMUNIKATION finner ni de kommunikationsrelaterade styrdokument och riktlinjer THS har. Nedan följer en kort beskrivning av var dokument, läsanvisningar, samt rekommendationer på hur de kan användas. 5.1.1 THS Brandbook Riktlinjer för hur THS emblem, logotyp, och färger får användas, samt vilka typsnitt som gäller i THS dokument. Överlägger även kring THS Formspråk, dvs. summan av hur logotyp, färger och typsnitt kommer samman. Brandbooken beskriver THS som varumärke, och hur THS bör presenteras i text, bild och form för att göra varumärket rättvisa. Som individ i KL är din verksamhet en del av THS, och det är därmed ditt ansvar att din Kommunikation förmedlar det på ett bra sätt. Det är till Brandbook:en du går när du ska skapa kommunikativt material eller kommunicera på något sätt, vare sig det är ett inlägg på Facebook, en affisch, profilkläder, ett mejlutskick, eller något annat. Frågor som vilken bild ett inlägg ska ha, hur en logotyp för en undergrupp kan se ut, eller var en textsnutt ska placeras på en affisch och vilken storlek typsnittet ska ha, kan du få hjälp med av Brandbook:en. Det rekommenderas att du läser avsnitt 2 Varumärke samt 5 THS Delar noggrant och lägger på minnet det som står där. Resten av materialet är praktisk lärdom som du ska implementera i din Kommunikation; läs igenom den så att du får ett hum om vad som står där, och konsultera sedan Brandbook:en efter behov. Du bör från och med första lästillfälle konsultera Brandbook:en vid varje större kommunikationstillfälle tills du känner dig mer bekväm i att presentera THS varumärke.
Sid 4(8) 5.1.2 THS Kommunikationskanaler THS Kommunikationskanaler är en förteckning över de kommunikationskanaler som står till vårt förfogande. Den beskriver var kanals syfte, vem som ansvarar för den, vad den ska användas för och till vilka målgrupper. Skumma igenom dokumentet så att du får ett hum om hur våra kommunikationskanaler fungerar. 5.1.3 PM: Kommunikationsarbete Det här dokumentet beskriver THS kommunikationskedja, dvs. avsändare > budskap > målgrupp. Avsändare är THS, och dokumentet beskriver kort vilka vi är (Brandbook:en är den långa förklaringen), vilket man måste ha som utgångspunkt i sin kommunikation. THS har många olika målgrupper; det kan vara studenter, medlemmar, aktiva medlemmar, KTH, externa parter, osv. Man måste alltid anpassa sin kommunikation och sitt budskap efter målgruppen. Konsultera därför PM: Kommuniktion när du inte är helt säker på vilket eller vilka budskap vi som organisation vill nå en viss målgrupp med. Det rekommenderas att du skummar igenom dokumentet minst en gång. 5.2 THS mallar och grafiskt material På Kungen under THS_Centralt\Arkiv\03. KOMMUNIKATION, PRESENTATION\Mallar finns mallar för dokument och skyltar/affischer av olika slag, likväl som THS logotyp och emblem i deras olika former. Där finns även mallar för intyg, powerpoints, kartor, visitkort, m.m. Titta här om du letar efter en dokumentmall eller något grafiskt material innan du frågar en. 5.3 en en är din guide i Kommunikationens dimma. Använd en för att få hjälp och stöd med din Kommunikation. Dina problem, utmaningar och funderingar är något som en gärna lägger energi på. Använd inte en för att du har problem med kopiatorn, din dator, eller din mobiltelefon. 5.4 Kollegorna i KL Utnyttja varandras erfarenheter av och synvinklar på kommunikation. Hjälp varandra att kommunicera snyggt och tydligt! Innan du går till en kan du kanske bolla saken med en kollega? 5.5 Google Att kunna varje funktion i varje hörn på alla tekniska plattformar vi använder oss av (hemsida, Facebook, osv) är svårt. Ofta handlar det dock bara om att hitta rätt knapp eller skriva rätt sak. För enklare tekniska frågor är Google ofta din bästa vän.
Sid 5(8) 6 Att kommunicera sin verksamhet Du har varit på ett viktigt möte, dragit igång ett spännande projekt, eller precis fått reda på om ett väldigt studentnyttigt evenemang. Men hur ska detta kommuniceras? Hur bör det kommuniceras? 6.1 Generella riktlinjer Vi kommunicerar inte bara för att vi måste; vi kommunicerar för att nå ut med relevant information till våra studenter och medlemmar. Innehållet är koncentrerat, relevant, och tillgängligt. Kvalitén är hög. Våra riktlinjer och styrdokument följs. 6.1.1 Innehåll Skriv på både svenska och engelska. Facebook hanterar flera språk i inlägg och hemsidan använder bara den engelska texten. Där stöd för flera språk saknas skriver man i första hand på engelska. Det är också tillåtet att skriva på svenska först, sedan engelska och markerar språkbytet med en egen rad med fyra bindestreck. Skriv det viktigaste först. Håll det väsentligt och till ämnet. Innehållet ska vara av värde att veta för de som nås, annars är det ingen vits att kommunicera det. Använd rak ordföljd (subjektet kommer före predikatet: styrelsen tog beslutet, inte beslutet togs av styrelsen ). Budskapet ska locka till interaktion. Korta meningar. Undvik ord som man, denna, dessa, detta. Skriv istället vem eller vad som avses. Skriv ut förkortningar ( till exempel istället för t.ex ). Fet stil istället för kursiv. Låt någon annan korrekturläsa. Gör punktlistor. 6.1.2 Kvalité Välskrivet. Inga stavfel, särskrivningar, felanvändning av skiljetecken, eller felanvändning av de och dem. Korrekt användning av kolon och bindestreck för förkortningar och sammanskrivningar. Använd styckesindelning. Korrekt användning av apostrof i engelska för förkortning och ägandeskap. Inga direktöversättningar. Inte CAPS LOCK eller flummig stil ( Heeeeeej nollan!!! :D ;) :P ) Ett skiljetecken åt gången!!! Håll en personlig ton. Inkorporera humor/känslor, och undvik säljande ton (tänk Mediamarkt). 6.2 Digital kommunikation PM: THS Brandbook samt THS Kommunikationskanaler ger tillsammans en bra överblick för vad bra digital kommunikation innebär. Och de generella rutinerna ovan ger dig bra praktiska riktlinjer. Med det sagt finns det specifika saker som man bör tänka på när man använder digitala medier. Generellt när vi kommunicerar digitalt gör vi det i första hand på svenska och engelska för att öka tillgängligheten. Där funktion för flerspråkiga inlägg finns används den och annars skrivs först den svenska texten och sedan den engelska, skilda av en rad med fyra stycken bindestreck. I de fall där båda språken
Sid 6(8) inte ryms eller inte ser snyggt ut är engelska att föredra. Detta gäller till exempel för hemsidan, mail, Twitter och Instagram. 6.2.1 Mejlutskick Via tjänsten Mailchimp kan vi göra utskick per mejl till olika målgrupper. Massmejl är dock den mest invasiva och påträngande formen av kommunikation, och ska därför användas med god baktanke och med högkvalitativt utförande. För att göra mejlutskick konsulterar man en. 6.2.2 Hemsidan Hemsidan loggar du in på via http://www.ths.kth.se/wp/wp-admin. Om du inte har inloggningsuppgifter konsulterar du först din överlämning, sedan din företrädare, och sist en. I menyn till vänster har du din verktygslåda. Det du förväntas göra självständigt på hemsidan är att hålla de sidor som berör din verksamhet uppdaterade. Du hittar för det mesta dessa genom att i menyn klicka på Sidor och sedan filtrera på Mina. Vissa sidor kanske felaktigt tilldelats någon annan, men lägg inte någon vikt vid det då följande arbetssätt är tillgängligt för samtliga sidor. När du ska föreslå en uppdatering av en sida, oavsett om den redan är ditt ansvar eller om du vill ta över den så letar du upp inlägget i listan och klickar sedan på knappen create clone. När du genomfört dina ändringar avslutar du genom att klicka på knappen Skicka till granskning. Du kan även föreslå inlägg till nyhetsflödet genom att från menyn klicka på Inlägg och sedan Skapa nytt, eller föreslå ändringar på samma sätt som för sidor från listan Alla inlägg. När du gjort en ändring måste en godkänna denna vilket han eller hon normalt ser över och gör några gånger i veckan. Är det brådskande är det alltså bra om du gör en uppmärksam på att du föreslagit en ändring. För att skapa mer dynamik på hemsidan kan du lägga till en s.k. Utvald bild för sidor och inlägg, detta görs på samma sida där du redigerar texten. Sidan eller inlägget får denna bild högst upp under rubriken så här passar en bred bild särskilt bra. Varje inlägg ska även kategoriseras för att hamna i rätt flöde. 6.2.3 Facebook en sköter all publicering på THS Facebooksida. Vill du publicera något så gör du det i samråd med en. Du kan själv förbereda ditt inlägg på svenska och engelska så går det snabbare och så blir en glad. När du skriver ditt inlägg, med innehåll och kvalité i toppskick, ska du även ha en snygg bild, video eller grafik som relaterar till innehållet. Det är en stor dragningsfaktor för läsare. Ett inlägg ska alltid länka vidare till mer information. Utan en länk vidare blir inlägget förlamat och som läsare blir man bara irriterad om man skulle vilja läsa mer eller kolla mer på källan till informationen. Och till sist, glöm inte att korrekturläsa. 6.2.4 Twitter en sköter all publicering på THS Twitter. Vill du publicera något så förbereder du ett inlägg och förmedlar detta till en. THS Twitter-konto har inte mycket till riktlinjer. Syftet är att kunna skicka ut minsta uppdatering eller bit av information till de som är intresserade. De som följer oss på Twitter vill ha informationen vi skickar ut. Dock är det värt att tänka på att vi, som överallt bland digitala medier, får bättre räckvidd och bättre rykte hos våra följare om vi håller hög standard på innehåll och kvalité. Även på Twitter gäller regeln om att alltid länka vidare till mer information.
Sid 7(8) 6.2.5 Instagram en sköter all publicering på THS Instagram. Vill du publicera en bild så förbereder du ett kort inlägg och skickar bild och inlägget en. THS Instagram ska fungera som ett fönster där medlemmarna och den presumtive studenten ska kunna snegla in och se vad vi på kåren centralt gör. Potentiellt skulle Instagram kunna vara en effektiv kanal för att förmedla kårens mjuka värden genom att uppvisa roliga event och möjligheter. 6.3 Alternativa kommunikationskanaler Att nå ut på gräsrotsnivå i olika delar av organisationen är inte helt enkelt. Långt ifrån alla kårmedlemmar följer THS på Facebook, och än färre nås av alla inlägg. Som tur är kan vi kommunicera via råd, mellanhänder, och kontaktpersoner i organisationens alla delar. Vill man nå ut till alla sektioner är det smidigt att gå via Kommunikationsrådet. Det går bra att mejla kr@ths.kth.se med vad du vill nå ut med (text, bild, länk, osv) och be KR att sprida det i sina kanaler. Meddela alltid en innan, så hen har koll på vad som går ut. Ett bra alternativ och komplement är att kontakta sektionsstyrelserna om man vill ha något kommunicerat. De brukar vara duktiga på att mobilisera, och delar inlägg och information digitalt om man ber dem. 7 Bilder Ibland har man ingen bra bild att använda i sin kommunikation, och ingen möjlighet att Photoshop:a något. Det är då frestande att ta en snygg bild från Google. Detta är dock problematiskt då de flesta bilder som cirkulerar på nätet är upphovsrättsskyddade. Ljuset i mörkret är vissa sidor som samlar gratismaterial som får användas mer eller mindre fritt. Nedan finns några exempel på sådana sidor. Ofta beskriver sidorna bild för bild vilka regler som gäller; vissa får användas fritt, men ibland kräver de att skaparens namn skrivs ut. Freerange Kräver att man skapar ett konto, efter det är alla bilder helt gratis att använda utan vidare. Morguefile Helt gratis, bara att tuta och köra. Tips: Googla copyright free pictures så dyker liknande sidor upp. Igen, var noga med att inte bryta mot några finstilta regler. Är du osäker, försök hitta en annan bild. 8 Överlämning Kommunikation är, som relativt nyupptäckt fundament för vår verksamhet, under ständig utveckling. Medan det finns allmänna riktlinjer så måste varje verksamhets Kommunikation skräddarsys. Överlämning mellan före- och efterträdare är ett oumbärligt verktyg. Varje god överlämning har ett avsnitt om kommunikation som tar upp allt från rutiner till hur kommunikation påverkar verksamheten.
Sid 8(8) 9 Checklista inför kommunikation Jag har något att kommunicera! Frågor att besvara Kommentar Mer information Vilka är målgrupperna? För vilka är informationen intressant, vilka grupper vill jag nå ut till med informationen? Vilka budskap har jag? Vad vill jag ha sagt? Vad är det väsentliga? Vilka Vilka kommunikationsvägar lämpar sig för PM: THS kommunikationskanaler ska målgruppen? Vilka kanaler är lämpliga för Kommunikationskanaler samt jag använda? informationen? Hur viktig är den? THS Digitala Strategi Hur ska kommunikationen se ut? Vad ska man tänka på när det gäller skrift? Officiell eller personlig ton? Hur stor ska PM: THS Brandbook Hur visar jag tydligt och enhetligt THS som avsändare? Duger det här? Har jag korrläst? Har någon annan korrläst? bilden vara? Var skulle loggan sitta? Har jag rätt färger? Får jag photoshop:a emblemet? Är mitt innehåll bra? Är det tillgängligt utformat? Är kvalitén tillräckligt hög? Har jag följt alla riktlinjer? Om jag är jättesäker på språk, stavning, och har koll på alla satsadverbial så borde jag ändå låta någon annan korrläsa. Annars är det ett måste. PM: THS Brandbook samt PM: Grafisk Profil PM: THS Brandbook Internrutiner Kommunikation KL: Good to go!