Avtal Avtalets namn: Upphandling: Startdatum: Brevförmedlingstjänster 2015:2 Brevförmedlingstjänster 2015:2 Referensnr: Upph. ref.nr: 96-100-2014:001 96-100-2014 2015-04-01 Slutdatum: 2017-03-31 Typ av avtal: Ramavtal Förlängning: 24 st á 1 månader Parter: Köpare Upph. enhet: Handläggare: Org. nr: Moms reg nummer: Adress: Postnummer: Postort: Land: Telefon: Mobil: Fax: E-post: Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Gunilla Lannestedt Säljare: Säljare: Kontaktperson: PostNord Sverige AB Gerd Carlsson 2021000829 Org. nr: 5567115695 SE202100082901 Box 2218 Moms reg nummer: Adress: 103 15 Postnummer: 10500 STOCKHOLM Sverige Postort: Land: SE556711569501 STOCKHOLM Sverige +46 073 4275731 Telefon: +46 010-4364366 gunilla.lannestedt@kammarkoll egiet.se Mobil: Fax: E-post: gerd.carlsson@posten.se 1. Ramavtal Brevförmedlingstjänster 1.1 Ramavtal Brevförmedlingstjänster 1.1.1 Ramavtal Ramavtal med avtalsnummer 96-100-2014:001, har träffats mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet, organisationsnummer 202100-0829, och Ramavtalsleverantören PostNord Sverige AB, organisationsnummer 556711-5695. 1.1.2 Definitioner Förklaring till begrepp som ingår i Ramavtalet. Allmänna villkor Allmänna villkor reglerar alla Avrop som görs från Ramavtalet och anger de villkor för Kontraktet som gäller mellan Beställaren och Ramavtalsleverantören. Arbetsdag Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Avrop Med Avrop avses Beställarens köp av Tjänster genom användande av detta Ramavtal. Avropsförfrågan Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 1 av 61
Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören. Beställare Med Beställare avses de statliga myndigheter som kan avropa från detta Ramavtal, se punkt 1.1.9. Kontrakt Med Kontrakt avses det avtal som träffas mellan Beställare och Ramavtalsleverantör i samband med Avrop från Ramavtalet. Leverans Leveransen som ska ske i enlighet med Kontraktet. Part Med Part avses avses Ramavtalsleverantör och Statens inköpscentral. Ramavtal Med Ramavtal avses detta avtal (Ramavtal inklusive bilagor) som ingåtts mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör. Ramavtalsleverantör Leverantör som efter upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) erhållit Ramavtal och därigenom blivit Part i Ramavtalet. Skriftligen Med skriftligen avses även meddelanden i elektronisk form. Tjänster De Tjänster som omfattas av Ramavtalet. Tilläggstjänster Tjänster med nära och naturlig anknytning till brevförmedlingstjänster som inte efterfrågats i upphandlingen men som Statens inköpscentral har godkänt. Tillkommande tjänster Tjänster med nära och naturlig anknytning till brevförmedlingstjänster som inte efterfrågats i upphandlingen, men som Ramavtalsleverantör vill erbjuda efter avtalsstart och som godkänts av Statens inköpscentral. Underleverantör Tredje part som bistår Ramavtalsleverantör med att fullgöra villkor enligt Ramavtalet. Uppdrag Utförandet av Tjänster 1.1.3 Bakgrund Ramavtalet har tillkommit genom upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Beställaren kan utan att själv genomföra upphandling göra Avrop från Ramavtalet. Beställare är i den meningen som avses i 5 kap. 2 LOU part i Ramavtalet. Genom Ramavtalet ska Ramavtalsleverantör till Beställare tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet enligt de villkor som följer av Ramavtalet och Kontraktet. 1.1.4 Avtalshandlingar Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 2 av 61
I Ramavtalet ingår, förutom detta Ramavtal, följande bilagor: 1. Bilaga Allmänna villkor 2. Bilaga Kravspecifikation generell 3. Bilaga Kravspecifikation tjänsteområde/-n (A1, A2, B1, B2, B3, B4, B6, B7, B8, B9, C1, C2, D1) 4. Bilaga Priser 5. Bilaga Vunna postnummer 6. Bilaga Tjänstevillkor/Särskilda villkor 7. Bilaga Tjänstevillkor/Särskilda villkor tilläggstjänster 8. Bilaga Tilläggstjänster priser 1.1.5 Ramavtalets handlingars inbördes ordning Ramavtalshandlingarna kompletterar varandra. Om Ramavtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i nedan angivna ordning. 1. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till Ramavtalet 2. Detta avtalsdokument (Ramavtalet) 3. Skriftliga ändringar och/eller tillägg till Ramavtalsbilagorna enligt punkt 1.1.4. Avtalshandlingar 4. Ramavtalsbilagorna i angiven ordning enligt punkt 1.1.4. Avtalshandlingar 5. Förfrågningsunderlag inklusive bilagor samt svar på inkomna frågor samt eventuella förtydliganden och kompletteringar 6. Ramavtalsleverantörens anbud inklusive bilagor samt eventuella förtydliganden Inga andra handlingar än ovan nämnda är aktuella. Innehåller Ramavtalsleverantörens anbud uppgifter som inte efterfrågas blir dessa endast giltiga om en skriftlig överenskommelse tecknas särskilt angående detta. En hänvisning till Ramavtalsleverantörens egna allmänna villkor eller motsvarande är aldrig giltig. 1.1.6 Avtalsperiod Ramavtalet blir bindande mellan parterna när det har signerats av båda parterna. Ramavtalet träder ikraft 2015-04-01 och löper därefter under en period om tjugofyra (24) månader. Eventuell förlängning sker på initiativ av Statens inköpscentral. Förlängning kan uppgå till högst tjugofyra månader. Den totala löptiden inklusive förlängningar kan uppgå till maximalt fyrtioåtta (48) månader. Att Ramavtalet upphört att gälla ska inte påverka giltigheten av Kontrakt som ingåtts under Ramavtalets giltighetstid. Kontrakt kan emellertid inte ingås efter det att Ramavtalets giltighetstid har gått ut. Detta hindrar dock inte att Leverans kan ske vid en senare tidpunkt, under förutsättning att Kontrakt tecknats inom Ramavtalets giltighetstid. 1.1.7 Omfattning Ramavtalet omfattar brevförmedlingstjänster enligt nedan tjänsteområden. Ramavtalsleverantören är antagen på följande områden: A1 Förmedling av brevförsändelser, A-post, Hela Sverige A2 Förmedling av brevförsändelser, B-post, Hela Sverige Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 3 av 61
B1 Förmedling av osorterade brevsändningar, A-post, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) B2 Förmedling av osorterade brevsändningar, B-post, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) B3 Förmedling av sorterade brevsändningar, A-post, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) B4 Förmedling av sorterade brevsändningar, B-post, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) B6 Förmedling av icke-buntad (exklusiv) ODR, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) B7 Förmedling av Posttidning A sorterad samt osorterad, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) B8 Förmedling av Posttidning B sorterad, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) B9 Förmedling av Posttidning B osorterad, Regionalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) C1 Förmedling av brevförsändelser, A-post, lokalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) C2 Förmedling av brevförsändelser, B-post, lokalt, treställigt/-a postnummer (se Bilaga postnummer) D1 Förmedling av utrikes brevförsändelser, 1:a-klassbrev "Prioritaire" och ekonomibrev, Europa och övriga världen Följande tilläggstjänster offereras: - Intern Postservice - Frankeringsservice - Svarspost inrikes - Svarspost utrikes - Fastighetsselekterat - 1:a klass brev med tillägg - Adressinformation - EMS - Postservice Vidaresändning av post - Varubrev och Varubrev retur - ODR Standard - ODR Samhällsinformation Samlad - Frankostämplad post inrikes - Frankostämplad post utrikes - Utkörning och Hämtning 1.1.8 Tilläggstjänster och tillkommande tjänster En Ramavtalsleverantör får under ramavtalsperioden byta och lägga till tilläggs- och tillkommande tjänster under förutsättning att dessa har nära anknytning till Brevförmedlingstjänster. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att avgöra huruvida ett byte eller tillägg har en nära anknytning till Ramavtalet. Parterna ska skriftligen överenskomma om utförandet av tilläggs- och tillkommande tjänster. Beställaren har rätt att nyttja tilläggs- och tillkommande tjänster som Ramavtalsleverantören kan tillhandahålla. Tilläggstjänster Antagna tilläggstjänster är tillämpbara inom de tjänsteområden där Ramavtalsleverantören Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 4 av 61
har antagits. Tillkommande tjänster Om Ramavtalsleverantören under Ramavtalets löptid erbjuder nya tillkommande tjänster enligt detta Ramavtal har Statens inköpscentral möjlighet att teckna separat överenskommelse med Ramavtalsleverantören om att dessa ska tillföras Ramavtalet. 1.1.9 Beställare - Avropsberättigade myndigheter Ramavtalet kommer att kunna användas för Avrop av statliga myndigheter under regeringen samt andra statliga upphandlande myndigheter som lämnat fullmakt. Myndigheter under regeringen deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Myndigheter under riksdagen och andra statliga offentligt styrda organ deltar med stöd av att de har lämnat fullmakt till Statens inköpscentral att upphandla ramavtal för deras räkning. Nedan följer de myndigheter och organisationer som under ramavtalsperioden är berättigade att avropa från Ramavtalet (Beställare): Myndigheter under regeringen Deltar med stöd av förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning. Se SCB:s Allmänna myndighetsregister för detaljerad information, www.myndighetsregistret.scb.se för detaljerad information. Myndigheter under riksdagen Namn Org.nummer Riksdagens Ombudsmän 202100-2650 Riksdagsförvaltningen 202100-2627 Riksrevisionen 202100-5422 Sveriges Riksbank 202100-2684 Offentligt styrda organ enligt 2 kap 12 LOU Namn Org.nummer AB Svenska Spel 556460-1812 Casino Cosmopol AB 556485-4296 Nordiska Museet 802002-4686 Norrlandsfonden 897000-3003 Riksteatern 802006-1365 Stiftelsen Dansens Hus 802014-7792 Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna 897300-3265 Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling 802400-4213 Stiftelsen för Miljöstrategisk forskning 802017-9324 Stiftelsen för Strategisk Forskning 802017-9191 Stiftelsen Högskolan i Jönköping 826001-7333 Stiftelsen Röda korshemmet- Röda Korsets Högskola 802002-8695 Stiftelsen Skansen 802003-0154 Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet 802007-5852 Stiftelsen Tekniska museet 802005-9187 Svenska Filminstitutet 802004-1748 Sveriges Civilförsvarsförbund 802005-8460 Radiotjänst i Kiruna AB 556300-4745 Specialfastigheter Sverige AB 556537-5945 1.1.10 Avrop Upphandlingen har genomförts enligt 5 kap. 4 LOU. Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 5 av 61
Beställare avropar genom att, utifrån sitt aktuella behov, vända sig direkt till den antagna Ramavtalsleverantören på aktuellt tjänsteområde och/eller treställigt postnummer. Beställaren ska kunna genomföra Avrop via e-post och telefon. Ramavtalsleverantören ska vid Avrop tillhandahålla de Tjänster som omfattas av Ramavtalet. I och med att Avrop sker upprättas Kontrakt mellan Beställare och Ramavtalsleverantören avseende de Tjänster som ska levereras. Underleverantör kan inte besvara Avropsförfrågan eller teckna Kontrakt med Beställare. Beställaren har rätt att vid tecknandet av Kontraktet närmare precisera detaljer avseende Tjänsterna, exempelvis gällande tider för utkörning, hämtning samt taxering/sortering. Allmänna villkor reglerar de villkor som ska gälla för det enskilda Avropet. För det fallet att vissa specifika villkor avseende utförandet av viss tjänst inte regleras av de handlingar som räknas upp i 1.1.5. samt de bilagor som anges i 1.1.4., får dock Ramavtalsleverantörens egna tjänstevillkor tillämpas. Ramavtalsleverantörens egna tjänstevillkor gäller dock enbart under förutsättning att de inte strider emot eller regleras av de handlingar som angetts ovan. Beställaren har rätt, om denne så önskar, att själv ombesörja transporter som Ramavtalsleverantören offererar inom ramen för detta Ramavtal. Beställaren har rätt att nyttja och efter behov valfritt välja en, flera eller samtliga tjänsteområden enligt nedan: Hela Sverige (tjänsteområde A1-A2), Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för tjänsteområde A1 och/eller A2. Regional nivå (tjänsteområde B1-B9), Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för aktuellt treställigt postnummer. Mottagaradressen är avgörande i de fall tryckning, sortering etc görs på tryckeri-/printerföretag. Postoperatörsseparering ombesörjs i normalfallet av tryckeri-/printerföretaget. I de fall tryckning, sortering, postoperatörsseparering etc inte görs av tryckeri-/printerföretag ska Ramavtalsleverantören på avsändaradressen, genom hämtning, tillse att försändelsen distribueras vidare till mottagaradressen. Lokal nivå (tjänsteområde C1-C2), innebär att Tjänsterna kan nyttjas om avsändare och mottagare befinner sig inom ett och samma treställigt postnummer. Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för aktuellt treställigt postnummer. Utrikes Europa och övriga världen (tjänsteområde D1), Beställare vänder sig till antagen Ramavtalsleverantör för tjänsteområdet D1. 1.1.11 Kontaktpersoner Under hela ramavtalsperioden ska det finnas en ramavtalsansvarig kontaktperson hos Ramavtalsleverantören. Kontaktperson för Ramavtalet framgår av Statens inköpscentrals webbplats. Kontaktpersonen ska ha behörighet att på Ramavtalsleverantörens vägnar och med för denne bindande verkan, företräda Ramavtalsleverantören i frågor avseende Ramavtalet. Byte av kontaktperson ska ske skriftligen och utan dröjsmål meddelas motparten. 1.1.12 Ramavtalsinformation Publicering på Statens inköpscentrals webbplats Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 6 av 61
Statens inköpscentral kommer att publicera Ramavtalet samt stödjande information såsom prisbilagor, underleverantörsinformation m.m. på Statens inköpscentrals webbplats. Funktionsbrevlåda Ramavtalsleverantör ska tillhandahålla en fast e-postadress till en funktionsbrevlåda (icke-personbunden e-postadress) till vilken Beställare ska kunna skicka Avropsförfrågan för de fall Avrop inte genomförs via avropssystem/nätbutik eller per telefon. Ramavtalsleverantör ansvarar för att angiven e-postadressen är korrekt. Byte av e-postadress ska meddelas Statens inköpscentral utan dröjsmål. Marknadsföring Marknadsföring av Ramavtalet ska ske i samråd med Statens inköpscentral. Material som avser Ramavtalet och som distribueras till Beställaren ska om Statens inköpscentral så begär godkännas av Statens inköpscentral i förväg. Ramavtalsleverantör ska i sin marknadsföring iaktta särskild noggrannhet och tydlighet avseende frågor om Ramavtalets omfattning, Beställaren och avropsrutin. Ramavtalsleverantör, eller av denne anlitad Underleverantör, ska aldrig hänvisa till Statens inköpscentral i reklam eller marknadsföring utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Statens inköpscentrals sigill kan endast användas i enlighet med instruktioner publicerade på Statens inköpscentrals webbplats. 1.1.13 Parternas förhållningssätt Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar, eller kan komma att påverka, Ramavtalet och Kontrakten. Ramavtalsleverantören ska inte verka i sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Statens inköpscentrals eller Beställares verksamhet. Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med Ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om Ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling. Händelser som inträffar under Ramavtalets avtalsperiod ska hanteras i omedelbar anslutning till händelsen i syfte att möjliggöra en enklare hantering för inblandade Parter. Parterna ska ha en löpande dialog för att upprätthålla en god avtalsrelation. I samband med avtalsstart sker ett uppstartsmöte, därefter ska parterna träffas minst en (1) gång per år för uppföljning av Ramavtalet. Statens inköpscentral kallar till dessa möten. Vardera Part uppbär sina egna kostnader i samband med aktuella möten. 1.1.14 Ramavtalsleverantörens åtagande Ramavtalsleverantören ansvarar för att avtalad kvalitet kännetecknar alla Leveranser utav Tjänster under ramavtalsperioden. Tjänsterna ska utföras med omsorg och på ett fackmannamässigt sätt. Den leveranskapacitet som Ramavtalsleverantören angivit i sitt anbud ska hållas intakt under hela Ramavtalets giltighetstid. Ramavtalsleverantören ska under hela Ramavtalets giltighetstid uppfylla de i förfrågningsunderlaget ställda kraven. Ramavtalsleverantören ska i samverkan med sina eventuella Underleverantörer tillförsäkra en stabil och långsiktig relation vad gäller Leverans utav Tjänster under Ramavtalets hela giltighetstid. Ramavtalsleverantören ska tillsammans med sina Underleverantörer ha Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 7 av 61
resurser, kapacitet och förmåga att leverera offererade Tjänster till Beställare under Ramavtalets hela giltighetstid. Ramavtalsleverantören ska ha dokumenterade rutiner för ramavtalsadministration, som garanterar samtliga åtaganden enligt detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören åtar sig att medverka i de uppföljningar av användningen av Ramavtalet som Statens inköpscentral kan komma att genomföra. Giltig ansvarsförsäkring ska finnas vid Ramavtalets ikraftträdande och finnas under Ramavtalets hela giltighetstid. Ramavtalsleverantören ska vid anmodan kunna visa upp giltigt försäkringsbevis. 1.1.15 E-Faktura Statliga myndigheter ska kunna hantera sina fakturor elektroniskt (e-faktura) enligt föreskrift VERVAFS 2007:1. Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda Beställaren E-faktura. E-faktura kan skickas direkt mellan Parterna eller via en leverantörsportal. E-fakturan ska vara av standarden Svefaktura och i övrigt vara specificerad enligt överenskommelse mellan Beställaren och Ramavtalsleverantören. Mer information om E-faktura finns på Ekonomistyrningsverkets webbplats, http://www.esv.se/amnesomraden/e-handel/. 1.1.16 E-handel i Staten Statliga myndigheter ska, enligt Regeringens förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte (2003:770), kunna hantera sina beställningar av Produkter och Tjänster elektroniskt från år 2014. Ekonomistyrningsverket (ESV) har i uppdrag att ta fram föreskrifter om standarder och andra krav. För mer information se www.esv.se/e-handel. Enligt ESV:s förslag ska elektroniska meddelanden, t.ex., elektroniska beställningar, följa rekommendation från SFTI (Single Face To Industry, för SFTI se länk ovan). SFTI omfattar specifikationer för elektroniska meddelanden och affärsprocesser med olika grad av integration mellan Parterna. Flera statliga myndigheter har infört eller arbetar med att införa egna inköpssystem. Ramavtalsleverantören ska om Beställaren så begära åta sig att medverka vid införande av stöd för elektroniska beställningar under avtalsperioden. Ramavtalsleverantören har rätt att debitera insatser. 1.1.17 Priser Ramavtalets priser är fasta i tolv (12) månader from Ramavtalets löptid. Priserna omfattar de tjänster som är beskrivna i detta Ramavtal. Priserna är angiva i SEK exkl mervärdesskatt. 1.1.18 Prisjustering Avtalade priser ska gälla i tolv (12) månader från Ramavtalets påbörjade löptid. Parterna har därefter rätt att skriftligen påkalla prisjustering efter SCB:s arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän inom privat sektor, SNI 2007, kolumn H (SCB:s definition Transport- och magasineringsföretag). Basmånad för beräkning av AKI ska vara den månad som inträder tre (3) månader före Ramavtalets påbörjade löptid. Jämförelsemånad är den månad som infaller 12 månader efter basmånaden eller, om Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 8 av 61
prisjustering tidigare genomförts, den månad som infaller 12 månader efter tidigare jämförelsemånad. Jämförelsemånad kan aldrig vara äldre än arton (18) månader före månaden för begäran om prisjustering med undantag för vad som anges i nästa stycke. Understiger indexförändringen två (2) procent ska ingen prisjustering ske. Om prisjustering ej sker har Part rätt att tillgodoräkna sig den ej nyttjade förändringen vid nästa prisjustering. Prisjustering får ske en gång per tolv (12) månaders period. I de fall Ramavtalsleverantören är bunden av prisregleringsbestämmelser redovisas detta här i samband med avtalstecknandet. Med prisregleringsbestämmelser avses förändringar som är styrda av myndighetsbeslut och internationella fördrag. Vid ändring av priser med anledning av gällande prisregleringsbestämmelser utom Ramavtalsleverantörens kontroll kan förhandling om reglering av avtalade priser upptas mellan parterna. Faktiska prisökningar ska då verifieras av Ramavtalsleverantören. Ramavtalsleverantören kan en (1) gång årligen under avtalstiden begära att förhandling upptas mellan parterna om justering av avtalade priser p.g.a. ökade drivmedelskostnader, valutaförändringar och statliga pålagor utanför Ramavtalsleverantörens kontroll alternativt ta ut en avgift (drivmedelstillägg DMT ) utöver överenskommet pris. Ramavtalsleverantören ska då verifiera de faktiska kostnadsökningarna. Sådan ökning eller förändring skall vara av onormalt slag och inte avse sådan del av kostnadsökningen som ingår i överenskommet index. i de fall villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet eller Tjänst som Ramavtalet omfattar avsevärt förändras till följd av ny lagstiftning eller statliga beslut, då Ramavtalsleverantörens priser för Tjänst måste ändras på grund av prisreglering i författning eller myndighetsbeslut. Nya priser börjar gälla efter skriftligt godkännande av Statens inköpscentral. 1.1.19 Underleverantörer Ansvar Om Ramavtalsleverantör använder Underleverantör för att fullgöra hela eller delar av de åtaganden som följer av Ramavtalet svarar Ramavtalsleverantör fullt ut för sin Underleverantörs arbete såsom för sitt eget. Samarbetsavtal Mellan Ramavtalsleverantör och Underleverantör ska det, vid Ramavtalets fullgörande finnas ett giltigt samarbetsavtal, vilket säkerställer att Underleverantören följer de villkor och förutsättningar som anges i Ramavtalet och efterföljande Kontrakt. Ramavtalsleverantören ska under Ramavtalsperioden, vid begäran från Statens inköpscentral, kunna uppvisa ett giltigt samarbetsavtal mellan Ramavtalsleverantör och Underleverantör. Kommunikation Ramavtalsleverantör äger ej rätt att till Underleverantör delegera rätten att ta emot Avropsförfrågan, lämna Avropssvar, teckna Kontrakt eller fakturera Beställaren. Kontroll av Underleverantör Statens inköpscentral äger rätt att under hela ramavtalsperioden samt så länge Kontrakt är giltiga kontrollera att angivna Underleverantörer uppfyller de i upphandlingen ställda kraven. Ramavtalsleverantör ska på Statens inköpscentrals begäran styrka att Underleverantör uppfyller de i upphandlingen ställda kraven. Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 9 av 61
Finner Statens inköpscentral vid kontroll att Underleverantör inte uppfyller ställda krav och om rättelse inte vidtas inom trettio (30) Arbetsdagar räknat från och med det att Statens inköpscentral påkallade bristen eller från det att Ramavtalsleverantör och/eller Underleverantör insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav, har Statens inköpscentral rätt att besluta att Underleverantör inte längre ska anlitas inom ramen för Ramavtalet. Om felet är väsentligt äger Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan besluta att Underleverantören inte längre kan anlitas inom ramen för Ramavtalet. Ramavtalsleverantör är skyldig att snarast möjligt, dock senast inom trettio (30) Arbetsdagar garantera motsvarande/ställda krav i upphandlingen på kapacitet. Tillägg eller byte av Underleverantör Tillägg eller byte av Underleverantör kan endast ske efter skriftligt godkännande av Statens inköpscentral. Ansökan om att lägga till eller byta Underleverantör ska skriftligen tillställas Statens inköpscentral i god tid före det planerade datumet för tillägget eller bytet. 1.1.20 Kvalitetsarbete Ramavtalsleverantör ska ha en seriös inställning till kvalitetsarbete och kunna visa en ambition till utveckling inom sitt branschområde. Ramavtalsleverantör ska arbeta efter kvalitetssystem, antingen i form av t ex SS EN-ISO 9001:2008 eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetsarbete. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda kvalitetskrav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en (1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. 1.1.21 Miljöarbete Ramavtalsleverantör ska arbeta efter ett miljöledningssystem, antingen i form av t.ex. ISO 14001:2004, EMAS eller ett branschspecifikt ledningssystem eller i form av ett eget dokumenterat miljöarbete. Systemet/dokumentet ska omfatta den verksamhet som utför transporterna. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda miljökrav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en (1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. 1.1.22 Fordon Fordon som används för Uppdraget inom Sverige ska vara lämpliga och godkända för transport av efterfrågad/-e tjänst/-er och vara besiktigade enligt svensk lag. Ramavtalsleverantören ansvarar för att fordon och övrig berörd utrustning samt förare har de tillstånd och utrustning som uppgiften kräver samt den kunskap som erfordras för den verksamhet som ska bedrivas. Ovan krav omfattar även fordon som tillhandahålls av underleverantörer. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda miljökrav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en (1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 10 av 61
1.1.23 Miljözoner Ramavtalsleverantören ansvarar för att fordon uppfyller kraven för att få framföras inom miljözoner (Göteborg, Mölndal, Stockholm, Lund, Malmö och Helsingborg) om Uppdragen kräver att transport ska utföras inom dessa miljözoner. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda miljökrav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en (1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. 1.1.24 Sparsam körning Förare som omfattas av Uppdraget inom Sverige ska, senast sex (6) månader efter avtalsstart, ha utbildats i sparsam körning. Nyanställda förare som omfattas av Uppdraget inom Sverige ska, senast tre (3) månader efter påbörjad anställning, ha utbildats i sparsam körning. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda miljökrav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en (1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. 1.1.25 Anskaffning av nya fordon Vid anskaffning av nya fordon under ramavtalsperioden, som kommer att användas i Uppdraget inom Sverige, ska dessa fordon lägst uppfylla: Lätta lastbilar (totalvikt högst 3,5 ton) Fordonen ska lägst uppfylla kraven för Euro 5. Tunga fordon (totalvikt över 3,5 ton) Fordonen ska lägst uppfylla kraven för Euro V. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda miljökrav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en (1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. 1.1.26 Trafiksäkerhet Ramavtalsleverantören ska ha ett aktivt arbete för trafiksäkerhet. Trafiksäkerhetsarbetet ska vara aktivt under hela ramavtalsperioden. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda trafiksäkerhetskrav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en (1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. 1.1.27 Alkohol- och drogpolicy Ramavtalsleverantören ska ha ett aktivt arbete för att förebygga alkohol- och droganvändning och säkerställa att det finns rutiner som minimerar risken att förare är påverkade av alkohol och droger. Arbetet med att förebygga alkohol- och droganvändning ska vara aktivt under hela ramavtalsperioden. Statens inköpscentral och Beställare har rätt att följa upp ställda krav samt att utföra kvalitetsrevisioner eller utföra stickprovskontroller under Ramavtalsperioden, dock högst en Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 11 av 61
(1) gång per år såvida det inte finns befogad anledning att utföra tätare uppföljningar. 1.1.28 Lagar och förordningar Ramavtalsleverantören garanterar att Ramavtalet fullgörs i konkret överensstämmelse med samtliga tillämpliga lagar, förordningar och direktiv. Bland annat ska nedan angivna, vid var tid gällande, förordning/direktiv gälla i den omfattning och från den tidpunkt som anges i respektive förordning/direktiv, där så är tillämpligt. Postlag (2010:1045) Postförordning (2010:1049) Europaparlamentets och rådets direktiv 2008/6/EG av den 20 februari 2008 om ändring av direktiv 97/67/EG beträffande fullständigt genomförande av gemenskapens inre marknad för posttjänster 1.1.29 Försäljningsredovisning och administrationsavgift Redovisning av försäljning Ramavtalsleverantör ska till Statens inköpscentral lämna redovisning av försålda Tjänster som ingår i Ramavtalet. Även försäljning genom Kontrakt som löper efter Ramavtalens giltighetstid ska redovisas till dess att Kontraktet upphört. Redovisningen ska endast avse försäljning till Beställare. Redovisningen ska omfatta föregående periods fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Formerna för redovisning ske i enlighet med instruktioner från Statens inköpscentral som finns tillgängliga på Statens inköpscentrals webbplats (avropa.se). Instruktionerna kan förändras under avtalsperioden. Det åligger Ramavtalsleverantören att hålla sig uppdaterad om aktuella instruktioner för redovisning. Redovisningsperioder Redovisning ska lämnas senast den 15:e i andra månaden efter den period som redovisningen avser, enligt följande: Kvartal 1: 1 januari 31 mars (15 maj) Kvartal 2: 1 april 30 juni (15 augusti) Kvartal 3: 1 juli 30 september (15 november) Kvartal 4: 1 oktober 31 december (15 februari) Administrationsavgift Statens inköpscentral tar, enligt regeringens beslut och efter samråd med Ekonomistyrningsverket ut en administrationsavgift av Ramavtalsleverantörer avseende all försäljning under respektive ramavtal. Ramavtalsleverantörer erlägger en avgift som i dagsläget är 0,1 procent av fakturerat nettobelopp, dvs. fakturavärdet exklusive mervärdesskatt. Redovisning av försäljning ska ske elektroniskt enligt instruktioner från Statens inköpscentral. Avgiftens storlek fastställs av Statens inköpscentral för ett år i taget. Förändring meddelas Ramavtalsleverantören senast nittio (90) Arbetsdagar innan ny administrationsavgift börjar gälla. Om administrationsavgiften ändras under Ramavtalets löptid ska Ramavtalsleverantören justera sina ramavtalspriser i motsvarande Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 12 av 61
mån. Fakturering av administrationsavgift Efter mottagen redovisning fakturerar Statens inköpscentral administrationsavgiften inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom trettio (30) Arbetsdagar från fakturans utställningsdatum. Statens inköpscentral fakturerar administrationsavgiften och övriga avgifter i särskild ordning. Åtgärder vid utebliven redovisning Fullgör inte Ramavtalsleverantören sina skyldigheter vad avser redovisning äger Statens inköpscentral rätt till vite. Vitet är 5 000 kr för varje utebliven redovisning. Vitet utgår om Ramavtalsleverantören inte fullgör sina skyldigheter avseende redovisning inom tio (10) Arbetsdagar efter skriftlig uppmaning från Statens inköpscentral. I de fall Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisningen i den utsträckningen att vite för utebliven redovisning utgår vid två (2) tillfällen under en period om tolv (12) månader äger Statens inköpscentral rätt att vid en tredje utebliven redovisning, istället för vite om 5 000 kr, erhålla ett vite om 10 000 kr. Vid upprepad försummelse av redovisning äger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet. Vite regleras på anmodan av Statens inköpscentral och förfaller till betalning trettio (30) dagar från fakturadatum. Åtgärder vid försenad betalning av administrationsavgiften Vid försenad betalning av administrationsavgiften skickas en påminnelse, därefter lämnas den obetalda fakturan för inkassohantering. 1.1.30 Revision Revisionsåtagande Statens inköpscentral äger rätt att genomföra revision i syfte att kontrollera att Ramavtalsleverantörens fullgör sina åtagande i enlighet med Ramavtalet. Vid revision har Statens inköpscentral rätt att anlita extern kontrollorganisation till hjälp för genomförandet. Revision kan genomföras under Ramavtalets löptid samt så länge Kontrakt är giltiga. Kostnader för revision Vid revision svarar vardera Part för sina egna kostnader förenade med revisionen förutsatt att Ramavtalsleverantören inte väsentligen brustit i sina åtaganden enligt Ramavtalet. Om så är fallet svarar Ramavtalsleverantören för samtliga kostnader förenade med revisionen. Tillhandahållande av dokument Ramavtalsleverantör ska på begäran tillhandahålla de dokument, såsom Avropsförfrågan, Avropssvar, Kontrakt, reskontra, fakturor, räkenskapsmaterial avseende Avrop och bevis för kravuppfyllnad, som Statens inköpscentral behöver för att genomföra revisionen i den utsträckning som krävs och som inte står i strid med lag eller börsregler som är tillämpliga för Ramavtalsleverantören. Vite I de fall Ramavtalsleverantören inte uppfyller de obligatoriska kraven eller de krav som legat till grund för tilldelningen, och Ramavtalsleverantören inte vidtar rättelse inom trettio (30) Arbetsdagar efter skriftlig anmodan därom, äger Statens inköpscentral rätt att kräva vite om 10 000 kronor per vecka till dess bristen är åtgärdad. Vitet utgår under högst fem (5) Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 13 av 61
veckor. Har Ramavtalsleverantören inte åtgärdat bristen inom gränsen för det maximala vitet äger Statens inköpscentral rätt att säga upp Ramavtalet med omedelbar verkan. 1.1.31 Försäljningsstatistik Försäljningsstatistik avseende detta Ramavtal ska en (1) gång per år och utan kostnad skickas till Statens inköpscentral via e-post eller via e-tjänst för försäljningsredovisning, se www.avropa.se. Statistik över sålda Tjänster ska redovisas i excelformat innehållande följande uppgifter: Antal sålda Tjänster angivet i styck, för respektive tjänsteområde. Total försäljning, angivet i SEK, för respektive tjänsteområde. Antal sålda Tjänster specificerat för respektive tjänsteområde, angivet i SEK, för respektive Beställare Total försäljning, angivet i SEK, för respektive Beställare Ramavtalsleverantören ska även tillhandahålla annan statistik som kan komma att begäras. Detta gäller dock under förutsättning att tillhandahållandet inte innebär väsentlig kostnad för Ramavtalsleverantören. Om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts ska statistik redovisas med 0 kr. Fullgör Ramavtalsleverantören inte sina åtaganden avseende statistik ska Statens inköpscentral äga rätt till vite. Vite kommer att utgå med 5 000 SEK avseende av ramavtalsleverantören bristfällig, försenad eller utebliven redovisning om inte Ramavtalsleverantören åtgärdar brister enligt ovanstående inom tio (10) Arbetsdagar efter skriftlig erinran från Statens inköpscentral. Har mer än tio (10) Arbetsdagar förflutit trots att rättelse inte vidtagits av Ramavtalsleverantören ska Statens inköpscentral äga rätt till ytterligare 5 000 SEK i vite för varje påbörjad period om tio (10) Arbetsdagar. 1.1.32 Force Majeure Om fullgörande av Parts skyldigheter förhindras på grund av krig, naturkatastrof, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet över vilken Part inte kunnat råda och skäligen inte kunnat förutse och vars följder Part inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska den Part som är förhindrad att uppfylla sina skyldigheter vara befriad från dessa så länge hindret föreligger. Oavsett vad som i övrigt gäller enligt denna bestämmelse, har endera Parten rätt att häva Ramavtalet genom skriftligt meddelande till andra Parten, om avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) Arbetsdagar på grund av befrielsegrund som nämns i denna punkt. 1.1.33 Förändringar i tillståndsvillkor Påverkas Ramavtalsleverantörens möjlighet, till följd av ändringar i dennes tillståndsvillkor utfärdade av tillsynsmyndighet, att utföra Tjänster enligt detta Ramavtal har denne rätt att påkalla förhandling om justering av Ramavtalet. Justering av Ramavtalet ska ske om det är förenligt med upphandlingslagstiftningen. Beslut om justering är förenlig med upphandlingslagstiftningen fattas av Statens inköpscentral. För det fallet att nödvändiga justeringar strider mot upphandlingslagstiftningen har Parterna rätt att säga upp Ramavtalet Ramavtalet helt eller delvis med iakttagande av skälig uppsägningstid. 1.1.34 Förtida upphörande Ramavtalet upphör med omedelbar verkan om lagakraftvunnen dom förklarar Ramavtalet Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 14 av 61
ogiltigt. Inga skadeståndsanspråk med anledning av sådant upphörande kan riktas mot Statens inköpscentral, såvida inte annat följer av tvingande rätt. Om inte förtida upphörande är särskilt reglerat på annat sätt i Ramavtalet äger Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet enligt vad som stadgas i denna punkt. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Ramavtalsleverantören svarar, vid upprepade tillfällen i icke oväsentlig utsträckning brister i åtagande enligt Ramavtalet, oavsett om bristen åtgärdats eller inte. Med upprepade tillfällen avses att Ramavtalsleverantören vid fler än tre (3) tillfällen under en period av tolv (12) månader i icke oväsentlig utsträckning brustit i åtagande enligt Ramavtalet. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Ramavtalsleverantören, eller annan för vilken Ramavtalsleverantören svarar, i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) Arbetsdagar efter skriftlig anmodan därom. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om det framkommer att Ramavtalsleverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av Ramavtal. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en Ramavtalsleverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 1 LOU, nämligen om det framkommer att Ramavtalsleverantören, enligt lagakraftvunnen dom, är dömd för brott som innefattar: 1. sådan brottslighet som avses i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF av den 24 oktober 2008 om kampen mot organiserad brottslighet, 2. bestickning enligt definitionen i artikel 3 i rådets akt av den 26 maj 1997 om utarbetande på grundval av artikel K 3.2 c i fördraget om Europeiska unionen av konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, respektive artikel 3.1 i rådets gemensamma åtgärd 98/742/RIF av den 22 december 1998 beslutad av rådet på grundval av artikel K 3 i fördraget om Europeiska unionen rörande korruption inom den privata sektorn, 3. bedrägeri i den mening som avses i artikel 1 i konventionen som utarbetats på grundval av artikel K.3 i fördraget om Europeiska unionen, om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, eller 4. penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i rådets direktiv 91/308/EEG av den 10 juni 1991 om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för tvättning av pengar, ändrat genom Europaparlamentets och rådets direktiv 2001/97/EG. Om Ramavtalsleverantören är en juridisk person, kan Ramavtalet sägas upp om en företrädare för denne, enligt lagakraftvunnen dom, har dömts för brott omnämnt i punkt 1-4 ovan. Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om någon omständighet föreligger vilken skulle utesluta en leverantör att delta i en offentlig upphandling enligt 10 kap 2 LOU, nämligen om: 1. Ramavtalsleverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, eller 2. Ramavtalsleverantören är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, eller 3. Ramavtalsleverantören genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 15 av 61
yrkesutövningen, eller 4. Ramavtalsleverantören har gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, eller 5. Ramavtalsleverantören inte fullgör sina åligganden avseende skatter eller socialavgifter i det egna landet eller i det land upphandlingen genomförts, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts in avseende punkt 1-5 ovan. Ramavtalsleverantören äger rätt att med omedelbar verkan säga upp Ramavtalet om Statens inköpscentral i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Ramavtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) Arbetsdagar efter skriftlig anmodan därom. Utöver ovanstående rätt till förtida upphörande i vissa situationer, samt eventuella andra sanktioner som uttryckligen framgår av Ramavtalet, äger Part inte rätt att göra gällande annan påföljd vid avtalsbrott enligt Ramavtalet. 1.1.35 Konsekvenser av Ramavtalets upphörande Vid Ramavtalets upphörande, oavsett orsak, ska Ramavtalsleverantören utan dröjsmål tillhandahålla redovisning och statistik enligt punkt 1.1.29. "Försäljningsredovisning och administrationsavgift" och 1.1.31 "Försäljningsstatistik", samt andra uppgifter som Statens inköpscentral skäligen begär, så länge Kontrakt är i kraft. Ramavtalsleverantören är alltid skyldig att tillhandahålla slutredovisning avseende information som framgår av punkt 1.1.29 och 1.1.31 samt erlägga full administrationsavgift. Ramavtalets upphörande till följd av omständigheter som framgår av punkt 1.1.34 "Förtida upphörande" ska inte innebära att Kontrakt ingångna under Ramavtalet automatiskt upphör att gälla. Av Kontrakt kan dock följa rätt att säga upp Kontrakt till följd av uppsägning av Ramavtal på grund av vissa omständigheter. Ramavtalets upphörande påverkar inte villkor i Ramavtalet som till sin natur ska ha fortsatt giltighet. 1.1.36 Överlåtelse Statens inköpscentral äger rätt att överlåta samtliga rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet till ny organisation eller organisationsform, för det fall Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet omorganiseras genom regerings- eller riksdagsbeslut. Ramavtalsleverantören får inte utan Statens inköpscentrals skriftliga godkännande överlåta Ramavtalet till annan. Om överlåtelse planeras ska detta meddelas Statens inköpscentral i god tid innan den planerade överlåtelsen, dock minst trettio (30) Arbetsdagar innan överlåtelsen sker. Det är Statens inköpscentral som godkänner om Ramavtal får överlåtas. Statens inköpscentral kan komma att begära in handlingar för att kunna göra en korrekt bedömning. Ramavtalsleverantören äger inte utan Statens inköpscentrals föregående skriftliga tillåtelse överlåta fordringar eller andra anspråk (inklusive bl.a. krav på skadestånd) hänförliga till Ramavtalet till någon tredje part. 1.1.37 Ändringar och tillägg Ändringar eller tillägg till Ramavtalet ska regleras genom tilläggsavtal, som ska upprättas skriftligen och vara behörigen undertecknat av Parterna för att vara gällande. 1.1.38 Sekretess Ramavtalsleverantören är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 16 av 61
samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som Part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören åtar sig därvid och ansvarar för att samtliga de medarbetare Ramavtalsleverantören sysselsätter med uppdrag enligt detta Ramavtal har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta Ramavtal samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Sekretess enligt denna punkt gäller även efter det att Ramavtalet i övrigt upphört att gälla mellan Parterna. 1.1.39 Tvistelösning och tillämplig lag Tvister angående tolkning och tillämpning av Ramavtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska i första hand avgöras genom förhandling Parterna emellan. Om inte uppgörelse nås vid dessa förhandlingar ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol i Stockholm. Rättigheter och skyldigheter enligt Ramavtalet regleras av svensk materiell rätt. 1.1.40 Meddelanden Meddelanden avseende detta Ramavtal ska skickas skriftligen mellan Parternas kontaktpersoner. 1.1.41 Elektronisk signatur Ramavtalet har signerats av Parterna genom elektronisk signatur. (Avslutande fält för manuell underskrift används därmed inte i detta Avtal) Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 17 av 61
2. Bilaga Allmänna villkor 2.1 Allmänt Dessa Allmänna villkor utgör en del av Ramavtalet avseende Brevförmedlingstjänster med dnr 96-100-2014:001. Villkoren i dessa Allmänna villkor reglerar avtalsförhållandet mellan Ramavtalsleverantören och Beställare. Leverans av tjänsterna ska utföras i enlighet med vad som stadgas i allmänna villkor och Kontraktet i övrigt. Allmänna villkor gäller för samtliga Avrop som sker inom ramen för ovan nämnda Ramavtal, oavsett om dessa Allmänna villkor bifogas till Avropet eller inte. 2.2 Parter Dessa Allmänna villkor gäller vid Leverans av tjänster till Beställare från PostNord Sverige AB, organisationsnummer 556711-5695, (nedan kallad Ramavtalsleverantören). 2.3 Definitioner Förklaring till begrepp som ingår i Allmänna villkor Allmänna villkor Med Allmänna villkor avses detta dokument. Allmänna villkor reglerar alla Avrop som görs från Ramavtalet och anger de villkor för Ramavtalets fullgörande som gäller mellan Beställare och Ramavtalsleverantören. Arbetsdag Med Arbetsdag avses helgfri måndag till fredag. Avrop Med Avrop avses Beställarens köp av tjänst genom användande av detta Ramavtal. Avropsförfrågan Med Avropsförfrågan avses den förfrågan som Avropsberättigad skickar till Ramavtalsleverantören. Beställare Med Beställare avses de myndigheter och organisationer som är berättigade att genomföra Avrop från Ramavtalet. Kontrakt Med Kontrakt avses de separata avtal som träffas mellan Beställaren och Ramavtalsleverantör i samband med Avrop från Ramavtalet. Leverans Den slutliga Leveransen av Tjänst eller Leverans som ska ske i enlighet med Kontraktet. Part Med Part avses Beställare respektive Ramavtalsleverantör. Ramavtal Med Ramavtal avses det Ramavtal inklusive bilagor som träffats mellan Statens inköpscentral och Ramavtalsleverantör. Ramavtalsleverantör Leverantör som efter upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) erhållit Ramavtal och därigenom blivit Part i Ramavtalet. Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 18 av 61
Skriftlig Med skriftlig avses även meddelande i elektronisk form. Tjänster De tjänster som omfattas av ramavtalet. Underleverantör Tredje part som bistår Ramavtalsleverantör med att fullgöra villkor enligt Ramavtalet. Uppdrag Utförandet av Tjänsten. 2.4 Ramavtalsleverantörens åtaganden och ansvar Ramavtalsleverantören svarar för att Uppdraget utförs med omsorg, i enlighet med Kontraktet och dessa Allmänna villkor samt på ett fackmannamässigt sätt och i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Ramavtalsleverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar. Ramavtalsleverantören äger inte rätt att använda Beställarens namn eller det faktum att Ramavtalsleverantören utför uppdrag åt Beställaren i reklamsammanhang och/eller i marknadsföringssammanhang utan att i förväg ha inhämtat skriftligt medgivande från Beställaren. 2.5 Beställarens åtagande Beställare ska lämna Ramavtalsleverantören tillgång till underlag nödvändiga för Uppdragets genomförande. Beställare ansvarar för att förse Ramavtalsleverantören med relevant information för Tjänsternas tillhandahållande och för att Ramavtalsleverantören ska kunna fullfölja sitt åtagande med gott resultat. 2.6 Kundsupport Ramavtalsleverantören ska kostnadsfritt kunna tillhandahålla support och rådgivning till Beställare. Supporten ska kunna nås via telefon och e-post mellan kl. 08.00 och 17.00, svensk tid, varje helgfri Arbetsdag året runt. Ramavtalsleverantören ska ha personal i supporttjänsten som ska kunna kommunicera på svenska med Beställare i både tal och skrift. Kundsupporten ska bl.a. kunna ge support och rådgivning i följande frågor: Ange var i transportkedjan försändelser är. Detta gäller dock bara i de fall spårning är möjligt med hänsyn till den aktuella tjänsten. Kundspecifik information, t.ex. kundnummer och fakturafrågor. Allmän information om Ramavtalsleverantörens tjänster. Returer. Kundsupporten ska kunna ta emot klagomål och tillse att dessa hanteras på ett lämpligt sätt. Dessutom ska kundsupporten kunna ta emot reklamationer från Beställaren och hantera dessa på ett lämpligt sätt. Personal i supporttjänsten ska ha god kännedom om innehållet i tecknat Ramavtal samt ha kunskap om Tjänsterna som omfattas av Ramavtalet och dess användningsområden. 2.7 Uppstartsmöte Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 19 av 61
I syfte att effektivisera Parternas kommande samarbete ska Beställaren och Ramavtalsleverantörens kundansvarig samt eventuella andra representanter från Ramavtalsleverantören ha ett uppstartsmöte om ett sådant möte efterfrågas av Beställaren. Beställaren är sammankallande till mötet och kan i samråd med kundansvarig bestämma lämplig datum, tid och plats. Vardera Part uppbär alltid sina egna kostnader i samband med det aktuella mötet. 2.8 Uppföljningsmöten Beställaren och Ramavtalsleverantörens kundansvarige samt eventuella andra representanter från Ramavtalsleverantören ska kunna ha uppföljningsmöten. Beställaren ska ha möjlighet att minst en (1) gång per halvår begära uppföljningsmöte för att säkerställa att Parterna har en gemensam uppfattning om hur samarbetet fortlöper. Mötet kan hållas på plats hos Beställaren eller per telefon om så överenskoms mellan Parterna och så finnes lämpligt. Ramavtalsleverantören ska lämna information om aktuella företagshändelser som kan ha påverkan på Uppdraget och samarbetet mellan parterna. Beställaren är sammankallande till mötet och kan i samråd med kundansvarige bestämma lämpligt datum, tid och plats. Vid uppföljningsmötena ska rutiner, metoder, kvalitet, förslag och idéer till förbättringar i processen, avtalsuppfyllelse, miljökrav och dylikt diskuteras. Ramavtalsleverantören ska i skriftliga mötesprotokoll dokumentera dessa möten och ska senast en vecka därefter mejla protokollet till mötesdeltagarna. Vardera Part uppbär alltid sina egna kostnader i samband med aktuella möten. 2.9 Möjlighet att uppgradera sändningar till nästa stafflingsnivå/trappa Parterna får komma överens om huruvida Beställaren ska ha möjlighet att uppgradera antalet för en sändning/adr/odr och därmed uppnå nästa stafflingsnivå/trappa för att på så sätt uppnå förmånligare priser. Detta gäller även möjligheten att uppgradera antalet för att uppnå miniminivån för en sändning. Ges Beställaren möjlighet att uppgradera antalet för försändelser/sändningar/adr/odr ska Parterna överenskomma om förfarandet och villkoren i övrigt för detta. 2.10 Priser I Ramavtalet finns reglerade priser för Tjänsterna. Priserna justeras av Statens inköpscentral i enlighet med Ramavtalet. En av Statens inköpscentral godkänd prisändring får tillämpas omedelbart av Parterna. 2.11 Fakturering Ramavtalsleverantören ska kunna erbjuda månadsvis fakturering i efterskott till Beställaren. All fakturering ska göras från Ramavtalsleverantören, vilket innebär att ingen fakturering får ske från Underleverantör. Faktura ska sändas till den fakturaadressen som Beställare angivit vid Avrop. En faktura ska minst innehålla följande uppgifter: Fakturadatum och Fakturanummer Ramavtalsleverantörens och Beställarens namn och adress Beställarens referens Momsregistreringsnummer Specifikation över levererade Tjänster Utskrivet: 2015-02-20 15:08 Sida 20 av 61