LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 35 Revisionsnämnden TID 05.04.2016 kl. 17:00-21:15 PLATS Rådhuset, stadsstyrelsens sammanträdesrum NÄRVARANDE Lohenoja Pertti ordförande Hagfors Kari vice ordförande Schauman Berndt-Gustaf ledamot Äijö Raili ledamot Lehto-Tähtinen Auli ledamot Ståhls Mari ledamot Stenberg Immo ledamot ÖVRIGA Kettunen Kirsi ekonomidirektör ( 6) kl. 18.35-20.10 Lobbas Mats styrelsens ordf., Lovisa kl. 17.00-18.25 Hamn Ab ( 5) Rehn Krister OFR, BDO Audiator Ab, protokollförare UNDERSKRIFTER Ordförande Protokollförare Pertti Lohenoja BEHANDLADE ÄREND. 26-34 Krister Rehn JUSTERING AV PROTOKOLLET PROTOKOLLET TILL PÅSEENDE Elektronoskt i Lovisa Mari Ståhls På Lovisa stads stadskansli på rådhuset. Auli Lehto-Tähtinen Protokollsutdragets riktighet intygar Lovisa
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 36 Revisionsnämnden FÖRTECKNING ÖVER BEHANDLADE ÄRENDEN Sida 26 Mötets laglighet och beslutförhet 37 27 Justering av protokollet 38 28 Jäv 39 29 Val av protokollförare 40 30 Koncernärenden, Lovisa Hamn Ab meddelar 41 31 Ekonomidirektören meddelar 43 32 Diskussion om utvärderingsberättelsen 45 33 Eventuella övriga ärenden 46 34 Framläggande av protokollet 47
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 37 Revisionsnämnden 26 05.04.2016 Mötets laglighet och beslutförhet RN 26 Enligt kommunallagen är en nämnd beslutför då mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Enligt förvaltningsstadgan utfärdas möteskallelsen av ordförande och vid dennes förfall av vice ordförande. Möteskallelse skickas i den mån det är möjligt minst 5 dagar före mötet och i den ska anges mötets tidpunkt, plats samt vilka ärenden som behandlas (föredragningslista). Enligt revisionsstadgan har revisorn närvaro- och yttranderätt vid nämndens sammanträden. Revisionsnämnden kan kalla experter för att höras. Konstateras de närvarande samt mötets laglighet och beslutförhet. Sammanträdet konstaterades vara lagligt och beslutfört.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 38 Revisionsnämnden 27 05.04.2016 Justering av protokollet RN 27 Protokollet uppgörs av protokollföraren under ledning av ordföranden. Protokollet undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som nämnden beslutar. Protokollet kan justeras vid följande sammanträde eller nämnden kan välja protokolljusterare. I brådskande fall kan protokollet justeras vid samma sammanträde. Nämnden väljer protokolljusterare. Mari Ståhls och Auli Lehto-Tähtinen valdes till protokolljusterare.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 39 Revisionsnämnden 28 05.04.2016 Jäv RN 28 För jäv gällande revisionsnämndens ledamöter samt revisor gäller vad som stadgas i förvaltningslagen 27 30. Med jäv avses en persons förhållande till ett ärende eller en sakägare, vilket kan äventyra hans opartiskhet vid behandlingen av ett enskilt ärende. Mest allmänt förorsakas jäv av nära släktskap eller sakägareförhållande. Det är motiverat att en ledamot i revisionsnämnden anmäler kända så kallade bestående jäv i detta skede. En ledamot ska genast anmäla möjliga ärendespecifika jäv då vetskap om dylika uppstår. Möjliga jäv antecknas i protokollet. Ingen anmälde jäv.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 40 Revisionsnämnden 29 05.04.2016 Val av protokollförare RN 29 Enligt förvaltningsstadgan uppgörs protokollet av en protokollförare under ledning av ordförande. Till protokollförare för detta möte väljs OFR-revisor Krister Rehn. Till protokollförare valdes OFR-revisor Krister Rehn.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 41 Revisionsnämnden 30 05.04.2016 Koncernärenden, Lovisa Hamn Ab meddelar RN 30 Till sammanträdet har kallats ordföranden för Lovisa Hamn Ab:s styrelse Mats Lobbas för att meddela om bolagets angelägenheter bland annat enligt följande: bolagets bokslut för 2015 målen som staden fastställt för hamnbolaget för 2015 och utfallet av dessa mål hur koncernstyrningen fungerar ur bolagets synvinkel bolagets principer för riskhantering i huvuddrag budget för 2016 verksamhetsmässiga utsikter och aktuella utmaningar övriga aktuella ärenden. Ekonomidirektör Kirsi Kettunen, som också är styrelsemedlem i bolaget, närvarar även vid behandlingen av detta ärende. Nämnden antecknar uppgifterna för kännedom. Konstaterades: Genomgång av hamnens bokslut: Bokslutet skickas till revisionsnämndens medlemmar. Bokslutet visar vinst på cirka 7 000 euro. Det konstaterades att verksamhetsmiljön är utmanande och tonnaget har minskat. Målet är att aktivt vända trenden till tillväxt. Diskussion om koncernstyrningen och uppställningen av mål: Det konstaterades att koncerndirektivet ska följas och till staden ska rapporteras i enlighet med koncerndirektivet. De omständigheter med anknytning till koncernstyrning och övervakning som kommunallagen förutsätter av moderbolaget fastställdes i all korthet. Diskussion om bolagets riskhantering. Antecknades för kännedom. Revisionsnämnden konstaterar utgående från den information den fått att Lovisa Hamn Ab fick kännedom av koncerndirektivet först på hösten 2015, även om direktivet godkändes av stadsfullmäktige redan i början av året. I nuläget får staden del av rapporteringen enligt anvisningar.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 42 Dessutom konstaterar revisionsnämnden att den operativa ledningen ska i samband med delårsrapporter rapportera, på det sättet som koncerndirektivet förutsätter, till stadsstyrelsen och vidare till stadsfullmäktige om koncernsammanslutningarnas ekonomi och verksamhet.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 43 Revisionsnämnden 31 05.04.2016 Ekonomidirektören meddelar RN 31 Till sammanträdet har kallats ekonomidirektör Kirsi Kettunen för att meddela om stadens bokslut för 2015. Revisionsnämnden begär uppgifter bland annat om följande: o o allmän översikt av bokslutet för 2015 och av kommande utmaningar i ljus av gällande budget och ekonomiplan preciserat: o driftsekonomidelen utfallet av målen för verksamheten och ekonomin samt förklaringar till avvikelser från budgeten o utfallet av investeringsdelen o utfallet av resultaträkningen o utfallet av finansieringsdelen o de messt centrala balansposterna (även skuldbördan) o åtgärder för att balansera ekonomin (aktuella och på lång sikt), i ljuset av den nya kommunallagen (i synnerhet den prognosticerade utvecklingen av koncernens kumulativa över-/underskott och övriga såkallade uppdaterade kriskriterier i ljuset av bestämmelserna i den förnyade kommunallagen) o hur koncernmålen uppnåtts och hur styrningen, övervakningen och rapporteringen fungerar för koncernens del o eventuella övriga faktorer som anknyter till bokslutet för 2015 o övriga aktuella ärenden. Nämnden antecknar uppgifterna för kännedom. Konstaterades: Resultatet uppvisade ett överskott på 0,6 miljoner euro i jämförelse med det ursprungligen budgeterade underskottet på 1,8 miljoner euro samt med det i den ändrade budgeten prognosticerade underskottet på dryga 2 miljoner euro. Verksamhetskostnaderna minskade 1,3 miljoner euro jämfört med 2014 (bl.a. genom att ändra tillvägagångssätt inom grundtryggheten). Summan motsvarar den på kommunsammanslagningen sig baserande höjning av statsandelen som betalades årsvis under föregående år, men inte längre 2015. Skatteinkomsterna blev sist och slutligen högre än i den ursprungliga budgeten. Det konstaterades att resultatprognosen var i slutet av förra året betydligt sämre än det slutliga utfallet. Utfallet för investeringar var påfallande dåligt. Det konstaterades att det obestridligen viktigaste investeringsprojektet inom grundtryggheten har fördröjts på grund av besvär. Skuldbördan var ännu moderat, 619 euro/invånare mindre än den genomsnittliga skuldbördan i landet.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 44 Genomgång av stadens och koncernens ekonomiska läge i ljuset av de bestämmelser för balansering av ekonomin som anges i kommunallagen: Det konstaterades att tills vidare uppfyller stadens och koncernens nyckeltal i stort sett relativt bra de kriterier som ställs i lagen, men kostnadsnivån är ännu hög i jämförelse med medeltalet och detta påkallar åtgärder. Diskussion om koncernstyrningen och hur den fungerar i praktiken: Det konstaterades att hamnbolagets rapportering ska inkluderas i delårsrapporter. Antecknades för kännedom. Det framförda materialet bifogas som kompletterande material till protokollet. Bilaga nr 3.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 45 Revisionsnämnden 32 05.04.2016 Diskussion om utvärderingsberättelsen RN 32 Revisionsnämnden diskuterar prelimininärt om innehållet i utvärderingsberättelsen för 2015. Antecknas för kännedom. Det diskuterades om utvärderingsberättelsens innehåll. Man återkommer till ärendet på följande möte.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 46 Revisionsnämnden 33 05.04.2016 Eventuella övriga ärenden RN 33 Revisionsnämnden behandlar eventuella övriga ärenden. Det konstaterades att det inte finns en sådan beredskapsplan som lagen kräver.
LOVISA STAD PROTOKOLL 4/2016 47 Revisionsnämnden 34 05.04.2016 Framläggande av protokollet RN 34 Enligt 63 i kommunallagen hålls en nämnds protokoll jämte därtill hörande anvisningar om rättelseyrkan samt besvärsanvisningar, efter justering till påseende så som om detta anmälts på förhand. Enligt förvaltningsstadgan uppgörs protokollet under ledning av ordförande av en protokollförare. Protokollet undertecknas av ordförande och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på så sätt som organet beslutar. Protokollet hålls framlagt till påseende på sätt som organet beslutar, så som därom minst en dag tidigare har meddelats. Protokollet och därtill hörande anvisningar om rättelseyrkan och besvärsanvisningar hålls till påseende mötet påföljande fredag nästa vecka. Godkändes. Verkställighet: Stadskansliet ombesörjer att handlingarna hålls framlagda i enlighet med beslutet.