Slutrapport Bra Mottagning för Kirsebergs Vårdcentral Malmö Teamets deltagare: Eva Pulverer-Marat, verksamhetschef Gunnar Forssell, distriktsläkare Cindy Abrahamss, undersköterska Anna Frankell, sjuksköterska Birgitta Bjursell, läkarsekreterare 2005-09-19
Innehållsförteckning Områdes/verksamhetsbeskrivning sid 1 Problemområden/l sid 2 Utförda mätningar sid 3 Förändringsarbete sid 6 Fortsatt arbete sid 7
1. Områdesbeskrivning Kirsebergs vårdcentral ligger i nordöstra Malmö. Populatien på 14 000 inv är ett tvärsnitt av Malmö socialt och åldersmässigt. Antalet perser över 65 år är 16% och perser födda i utlandet 22%. Andelen förvärvsarbetande är i åldersgruppen 20-64 år cirka 66%. Verksamhetsbeskrivning Antalet läkartjänster har tidigare motsvarat en läkare på 2 150 inv men vårdcentralen har fått tillskott på ytterligare läkartjänst som ej är besatt. Vi har 7,75 sjuksköterskor som sköter distriktssköterskemottagningen, telefrådgivning/bedömningar samt diabetes-, astma- och blodtrycksmottagning. 2,5 undersköterska/sjuksköterska bemannar vårt laboratorium dit patienter kan komma utan förbokning. 6 sekreterare handhar receptisarbete, journalskrivning, viss bokning samt är SA-ansvariga. 1 kurator. På BVC finns 2,5 sjuksköterska och 0,75 sjukvårdsbiträde. 3 läkare har BVC-mottagning regelbundet. I angränsande lokaler finns sjukgymnastik i egen organisati.
2. Problemområden Sedan tidigare har vi minskat bevakningslistan till ett minimum. Distriktssköterskemottagningen är tidsbokad. Läkarna har ändrat om i schemat för att möta efterfrågan. Mötestider är förlagda i slutet av veckan. Vårt största problem är tillgängligheten till framför allt familjeläkarna främst pga sex veckors bokningsschema där tiderna snabbt tar slut. Patienterna har även klagol på att man inte kommer fram till läkarna på deras teleftid. Belastningen i tidsbeställningen/rådgivningen är hårt ansträngd med arga patienter som inte får tid till läkaren när de vill ha den. Periodvis långa väntetider i telefen som genererar att patienterna kommer till vårdcentralen för bedömning/tidsbeställning/recept. Belastningen störst i telefen ndag morg. Periodvis även långa väntetider till laboratoriet för provtagning. Mål - Maxväntetid 5 min i telef. - Vb erbjuda tid till läkare inom 8 dagar. - Ska komma fram till läkare på teleftid inom 2 dagar. - Max 20 min väntetid till lab.
3. Mätningar Utifrån probleminventeringen och de l som sattes upp valde vi att göra mätningar på tredje tillgängliga tid (T3) och tillgång/efterfrågan av läkartider. Vi mätte också väntetiderna till provtagning. Dessutom tog vi ut statistik ur statistiksystemet DIVER, för att ktrollera väntetiderna och belastningen i telef till sjuksköterskerådgivningen/tidsbeställningen. T3 T3 hade redan gjorts vecka 48-49 2004 då vårdcentralen var fullbemannad och redovisas också i diagrammet nedan som jämförelsetal. T3 samtliga läkare 35 30 25 30 24 23,5 28 25 Vecka 20 15 10 12 11 18 14 18 17,5 5 0 v48 v49 v6 v9 v10 v12 v13 v14 v15 v16 v17 T3 Under olika delar av mätperioden var en läkare långledig och en sjukskriven under en längre tid vilket sannolikt kan förklara de högsta värdena.
Tillgång/efterfrågan på läkartider Mätning av tillgången gjordes genom att en sekreterare gick igenom schemat och noterade antalet lediga tider för de aktuella perioderna innan vi började mäta efterfrågan. Mätningar av efterfrågan utfördes med hjälp av en schabl för pinnstatistik som tillhandahölls av kursledningen. Mottagningens samtliga sjuksköterskor och läkare instruerades innan mätningarna hur det skulle gå till. Vid första mättillfället vecka 6-7 noterades en rätt dålig compliance trots veckovisa påminnelser. Flera av dagarna verkade antalet tillgängliga tider vara större än efterfrågan trots att man i efterhand kunde se att i princip alla lediga tider var bokade. Denna mätperiod redovisas därför inte nedan. Inför det andra mättillfället vecka 15-17 gjorde bra mottagningsgruppen dessutom dagliga skriftliga påminnelser till var och en av de som skulle fylla i statistiken. Compliance blev bättre men bedömdes inte som hundraprocentig. Tillgång/efterfrågan akuta tider 60 50 40 Antal 15'-moduler 30 20 Tillgång Efterfrågan 10 0 11/4 ti 12/4 13/4 to 14/4 fr 15/4 18/4 ti 19/4 20/4 to 21/4 fr 22/4 25/4 ti 26/4 27/4 to 28/4 Fr 29/4 Dag
Tillgång/efterfrågan plan. tider 70 60 50 Antal 15'-moduler 40 30 Tillgång Efterfrågan 20 10 0 11/4 ti 12/4 13/4 to 14/4 fr 15/4 18/4 ti 19/4 20/4 to 21/4 fr 22/4 25/4 ti 26/4 27/4 to 28/4 Fr 29/4 Dag Väntetider till laboratoriet Vecka 16 gjordes en mätning av väntetiderna för provtagning på laboratoriet. Utifrån det l vi satt upp med maximalt 20 minuters väntetid redovisas resultaten i tabellen. Väntetider lab v 16 Antal <= el >20 min 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 10 31 3 26 1 26 1 12 4 11 18/4 ti 19/4 20/4 to 21/4 fr 22/4 Dag > 20 min <= 20 min Av de patienter som fick vänta mer än 20 min på ndagen, kom 4 st mellan kl 8-10 och 5 st mellan kl 10-12.
Statistik teleftillgänglighet Statistik från DIVER under två veckor i februari/mars visade mycket höga toppar i antalet telefsamtal, under första timmen på morgen. På ndagar översteg denna siffra 100 st samtal under den första halvtimmen då telefrådgivningen bemannades av tre sjuksköterskor. Genomsnittskötiden i telef under mätperioden var 2.48 min.
6. Förändringsarbete Efter utförda mätningar diskuterade vi i Bra Mottagningsgruppen fram förslag på olika förändringar. I maj nad åkte hela persalen till Ven på planeringsdag. Vi delades in i grupper där alla fick framföra sina åsikter. Utifrån detta kom vi fram till följande: - Byte av bokningssystem från Pasis till Tibo med start mitten av oktober 05. - Ändring från 6-veckors bokningsschema till 2-veckors. Schemat ska bestå av akuttider, 0- och F-tider. Bufferttid för akutläkaren finns med i schemat. - Under hösten 05 ska vi också göra ett informatishäfte i fickformat för persalen om alla rutiner på vårdcentralen. Vi har varit pilotvårdcentral till Siemens nya telefsystem vilket har medfört en del nya problem med telefin. Dessa kan vi inte göra någting åt.
7. Fortsatt arbete Vi kommer att fortsätta mäta T3 som en kvalitetssäkring. Under sept/okt 05 installati av bokningssystemet Tibo samt utbildning för persalen. Övergång planeras i mitten av oktober. Vi planerar en enkät till sjuksköterskorna i tidbokningen under januari nad för att få veta om man upplever förbättring av arbetsmiljön i telefrådgivningen. Vi diskuterar en ny statistikmätning under april nad där vi mäter tillgång och efterfrågan. Vi kommer att titta på telefstatistiken framöver.