Sida 1(1) Datum 2017-02-20 Revisionen Till: Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium BAS-nämnden BKU-nämnden Miljö- och byggnämnden Revisionsrapport Granskning av löner och ersättningar KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunens rutiner för löner och ersättningar. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 26 juni 2017. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen 872 80 Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon 0612-800 00 Fax 0612-157 57 Hemsida www.kramfors.se Organisationsnr 212000-2429
Revisionsrapport Audit KPMG AB 10 januari 2017 Antal sidor: 14 Rapport löner och ersättningar.docx
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 3 4. Avgränsning 4 5. Revisionskriterier 4 6. Ansvarig styrelse och nämnd 4 7. Metod 4 8. Projektorganisation 4 9. Övergripande 5 9.1 Organisation och ansvar 5 9.2 Styrdokument och rutinbeskrivningar 5 10. Löneprocessen 6 11. Resultat från registeranalys 8 11.1 Test av personnummer 8 11.2 Avstämning mot anställningsregister 9 11.3 Övertidsersättning 10 11.4 Lönearter 11 11.5 Uttag av semester 11 11.6 Åldersfördelning 12 Rapport löner och ersättningar.docx
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna gällande löner och ersättningar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2016. Revisorerna utesluter inte att det finns risk för att det förekommer brister i den interna kontrollen avseende rutiner och systemfunktioner som skall säkerställa att rätt person får rätt lön och ersättning av rätt anledning i rätt tid. Det är därför väsentligt att klarlägga på vilket sätt som ansvariga (chefer, HR-funktion) säkerställer en väl fungerande och säker lönehantering. Enligt årsredovisningen för år 2015 uppgick personalkostnaderna till 861 mkr. hade per 2015-12-31 drygt 1 600 tillsvidareanställda. Till det kommer ett stort antal vikarier. Det innebär att det är många anställda som varje månad ska få ersättning i form av lön. Preciserat till löneutbetalningsprocessen måste det finnas kontroller som säkerställer att mottagaren av lön har en anställning samt att lönen är rätt utifrån gällande avtal med tillägg för obekväm arbetstid samt annan tillkommande tid och avdrag för ledighet och annan frånvaro. Vår sammanfattande bedömning är att det finns brister i den interna kontrollen som medför risk att felaktig lön eller lön till någon som inte är anställd skulle kunna förekomma. Löneprocessen omfattar många medarbetare från den anställde som ska rapportera avvikelse, chefer på olika nivåer som fattar beslut om anställning, lön och annan ersättning samt godkänner avvikelser samt HR-avdelningen som ansvarar för bearbetningen av uppgifterna. Vilka kontroller som ska utföras och av vem är inte tydliggjort. Vi rekommenderar att löneprocessen i sin helhet kartläggs och utvecklas samt att rutiner och kontroller upprättas för att minska de risker som identifieras. Vi anser vidare att det är viktigt att samtliga berörda, inte minst chefer med ansvar för löner, får utbildning/information om processen och rutinerna. Vi rekommenderar därför: att ansvaret för löneprocessen som helhet tydliggörs så att yttersta ansvaret för rätt lön ligger på respektive chef medan HR-avdelningen är övergripande ansvarig för att processen fungerar ändamålsenligt och effektivt, se avsnitt 9.1. att HR-avdelningen, förslagsvis tillsammans med en grupp chefer, kartlägger och utvecklar löneprocessen samt bedömer vilka risker som finns. En rutinbeskrivning upprättas för att bland annat tydliggöra vilka kontroller som ska utföras, av vem och när samt hur den utförda kontrollen ska dokumenteras, se avsnitt 9.2. att det skapas en rutin som säkerställer att respektive chef har kontrollerat lönelistan inför varje löneutbetalning samt att attest av löneutbetalningen läggs på en högre nivå, se avsnitt 10. Rapport löner och ersättningar.docx 1
Vi har identifierat några exempel på risker som skulle kunna uppstå i löneprocessen för Kramfors kommun (fler kan förekomma): Löneassistent registrerar lön som inte överensstämmer med anställningsavtalet. Detta uppmärksammas inte då det saknas kontroller vid registrering och vid utbetalning. Risk för fel lön, se avsnitt 10. Löneassistent registrerar en anställning utifrån uppgifter i Winlas. Anställningsavtalet accepteras inte av den som erbjudits anställningen. Det finns ingen bevakning av att undertecknat avtal kommer till kommunen. Vårt stickprov visar att 30 % saknar undertecknade avtal. Risk för att lön utbetalas till ej anställda, se avsnitt 10 och 11.2. Den anställde registrerar inte frånvaro i PS Självservice. Ansvarig chef har ingen systematisk metod för att bevaka att all frånvaro registreras i systemet. Avdrag sker inte för frånvaro, se avsnitt 10 och 11.5. Flextid godkänns först vid uttag. Risk att uttag av flex sker för tid som aldrig har inarbetats, se avsnitt 10. Det är möjligt för en anställd att inneha flera anställningar och därmed överstiga 100 % i tjänstgöringsgrad vilket innebär risk för kostnader för övertidsersättning och brott mot arbetstidslagstiftning, se avsnitt 10. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna gällande löner och ersättningar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2016. Revisorerna utesluter inte att det finns risk för att det förekommer brister i den interna kontrollen avseende rutiner och systemfunktioner som skall säkerställa att rätt person får rätt lön och ersättning av rätt anledning i rätt tid. Det är därför väsentligt att klarlägga på vilket sätt som ansvariga (chefer, HR-funktion) säkerställer en väl fungerande och säker lönehantering. Rapport löner och ersättningar.docx 2
3. Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om lönerutinen är ändamålsenlig. Vi har därför granskat: Vilka styrande dokument finns rörande lönehanteringsprocessen och om dessa är ändamålsenliga? Hur sker kommunens lönehanteringsprocess, från uppkomst av händelse, t.ex. anställning, till utbetalning av lön? Vilka lönehanteringsrutiner har kommunen? Efterlevs de? Hur säkerställer kommunen att aktuella anställningsavtal finns för alla personer som erhåller lön? Om rutiner finns som säkerställer att uppgifter för registrering/ändring i personaladministrativa systemet (personuppgifter och lön) baseras på ett underlag som godkänts av behörig tjänsteman t.ex. anställningsavtal. Tidredovisning/frånvarorapportering sker på ett ändamålsenligt sätt. Om det finns rutiner för att säkerställa att lön utbetalas endast till anställda vid kommunen och med rätt belopp (inkl. attest av löneutbetalningar). Om det finns rutiner för att säkerställa att frånvaro (semester, sjukdom, vård av barn etc) registreras så att avdrag sker. Vi kommer också genom registeranalyser att granska: Är alla personer identifierade med ett matematiskt korrekt angivet personnummer? Finns det personer som inte har en registrerad anställning som ändå får lön/ersättning? Finns det anställda vars anställning upphört men som fortfarande får lön/ersättning? Finns det anställda som har mer än 100 % tjänstgöringsgrad? Finns det anställda som har både en månadsanställning och en timanställning i kommunen? Utgår lönetillägg endast för den tid som det beslutats för? Kan övertidsersättningen bedömas som rimlig? Finns det enstaka/få orimligt höga utbetalningar på några lönearter? Används endast giltiga lönearter? Finns det anställda som har tagit ut mindre än 20 dagars semester under 2016 1. 1 Enligt projektplanen år 2015 men vi valde att göra analysen på 2016 års dagar då detta var möjligt. Rapport löner och ersättningar.docx 3
4. Avgränsning Registeranalysen baseras på de filer som kommunen har tillhandahållit. Vad gäller löneutbetalningar avser underlagen perioden januari augusti 2016. Vissa analyser har inte kunnat göras då vi inte erhållit fullständiga data från anställningsregister, se avsnitt 11.2. Vi har inte granskat rutinerna för löneförskott. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller tillämpbara interna regelverk och policys samt god intern kontroll. 6. Ansvarig styrelse och nämnd Granskningen har avsett kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Rapporten är saklighetsgranskad av Christina Nordeman, HR-konsult. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Telefonintervju med sju chefer med löneansvar Registeranalyser av kommunen erhållet anställningsregister och lönedata för perioden januari - augusti 2016 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Medin, certifierad kommunal revisor Rapport löner och ersättningar.docx 4
9. Övergripande 9.1 Organisation och ansvar har per 2015-12-31 drygt 1 600 tillsvidareanställda. Till det kommer att stort antal vikarier. Enligt årsredovisningen uppgick personalkostnaderna för år 2015 till 861 mkr. Vid HR-avdelningen finns fem personer som arbetar med löner, en HR-konsult och fyra löneassistenter. Avdelningen leds av HR-chef. Ansvaret för att lönerna utbetalas med rätt belopp och till rätt person är inte preciserat i något styrdokument. Av Riktlinje för chef- och ledarskap framgår att den som är chef har ett ekonomiskt ansvar och ett ansvar för att sätta individuell lön i samband med löneöversyn. HRavdelningens uppfattning är att ansvaret för att korrekta löner ligger på respektive chef och följer med personalansvaret. Vi har intervjuat sju av de cirka 80 chefer som finns i kommunen. De flesta chefer som vi intervjuat har mellan 10 och 40 anställda plus vikarier (men upp till 100 anställda förekommer). De flesta chefer som vi talat med uppger att de som chef anser sig vara ansvariga för att rätt lön blir utbetald. Någon av cheferna menade att HR-avdelningen har detta ansvar. Vi rekommenderar att ansvaret för löneprocessen tydliggörs även formellt. Vi finner det rimligt att ansvaret för lönerna ytterst ligger på respektive chef. Vi anser dock att HR avdelningen är övergripande ansvarig för att tillse att löneprocessen fungerar ändamålsenligt och effektivt, se vidare i nästa avsnitt. 9.2 Styrdokument och rutinbeskrivningar Antalet styrdokument och rutinbeskrivningar inom området är begränsat. Vi har tagit del av dokumentet PS-Självservice Arbetsledare m fl (rev 2014-10). Det innehåller en beskrivning av hur arbetsledaren ska arbeta med att godkänna avvikelser i systemet PS Självservice. Dokumentet innehåller till exempel en beskrivning av hur ledigheter tekniskt ska beviljas. Här och var finns information som har karaktären av rutinbeskrivning, till exempel för när sjukanmälan ska ske till försäkringskassa. Vid våra intervjuer med chefer efterfrågas mer information om systemen, särskilt vid införande av nya versioner. Däremot uppger i stort sett samtliga chefer att god hjälp kan erhållas vid kontakt med löneassistent. Rapport löner och ersättningar.docx 5
Vi bedömer att det saknas styrdokument och andra dokument som ger en sammanhållen beskrivning av löneprocessen som helhet. Vi efterlyser bland annat tydliga beskrivningar över rutinerna för att starta en anställning, att bevaka att all frånvaro registreras på ett rätt sätt samt att säkerställa att lönerna är korrekta vid varje utbetalningstillfälle. Vi rekommenderar därför att HR-avdelningen, förslagsvis tillsammans med en grupp chefer, kartlägger och utvecklar löneprocessen samt bedömer vilka risker som finns. Vi anser vidare att HRavdelningen bör tillse att det finns effektiva och ändamålsenliga kontroller som hanterar de identifierade riskerna. En rutinbeskrivning behöver upprättas så att det blir tydligt för samtliga, d v s chefer och HR-avdelning, vilka kontroller som ska utföras, av vem och när samt hur den utförda kontrollen ska dokumenteras. Vi bedömer att utbildning/information om processen i sin helhet bör ske regelbundet för att samtliga berörda ska känna till och förstå betydelsen av rutinerna. 10. Löneprocessen Nedan följer en kort beskrivning av såsom vi uppfattat löneprocessen. Lön och övriga anställningsvillkor registreras av ansvarig chef i systemet Winlas. Ansvarig chef godkänner elektroniskt uppgifterna i Winlas. Två exemplar av anställningsavtalet ska skrivas ut och skrivas under av såväl chef som den anställde. Ett exemplar av det undertecknade avtalet ska enligt uppgift skickas till HR-avdelningen. Några av de intervjuade cheferna kände inte till att anställningsavtalet ska skickas till HR-avdelningen. Någon kontroll av att det undertecknade avtalet inkommer till HR-avdelningen sker inte (se även avsnitt 11.2 beträffande iakttagelser om att undertecknade avtal saknas samt förekomst av att avtal är upprättade långt efter att anställningen har påbörjats). När ansvarig chef systemmässigt har godkänt lönen i Winlas registreras uppgifterna manuellt in i lönesystemet Personec P av löneassistent. Någon kontroll av att den manuella registreringen av löneuppgiften blivit rätt utförs inte varken vid HR-avdelningen eller av ansvarig chef. Vid den årliga lönerevisionen registreras den nya lönen och godkänns elektroniskt av ansvarig chef i systemet Förhandling. Den nya lönen läses med automatik över till Personec P. Rapport löner och ersättningar.docx 6
Den anställde ansvarar för att registrera avvikelser, både i form av tillkommande tid (mer- och övertid) samt frånvarotid (semester, sjukfrånvaro, vård av barn med mera) i systemet PS- Självservice. Avvikelserna ska godkännas av chef senast innan lönekörning. För att säkerställa att den anställde registrerar samtliga avvikelser har några av de intervjuade cheferna sidoordnade system i form av anteckningar. Några av dessa chefer uppger att orsaken till det sidoordnade systemet är upptäckten att den anställd ibland missar att registrera avvikelser. Andra uppger att de förlitar sig på att anställda registrerar samtliga avvikelser på rätt sätt. Vi har vid vårt stickprov uppmärksammat förekomst där semester inte registrerades av den anställde och inte heller upptäcktes förrän långt senare (se avsnitt 11.5). I samband med lönekörning kontrollerar löneassistent en systemgenerad fellista. Den innehåller bland annat en utsökning av löner överstigande visst belopp. Någon förteckning över vilka systemmässiga kontroller som utförs har vi inte tagit del av. Vad vi förstått är de systemmässiga kontrollerna uppsatta av systemleverantören och inte av kommunen utifrån någon riskbedömning. Den totala lönelistan attesteras av en löneassistent innan utbetalning. Samtliga chefer ska ha tillgång till vilka löner som utbetalas inom sitt ansvarsområde. Rapporterna finns i både ekonomisystemet och i Hypergene, varav i det sistnämnda kan redovisas ner på löneartsnivå per individ. Flertalet av de chefer som vi talat med uppger att de inte utför några kontroller av utbetalda löner. Några av cheferna uppger att de inte heller har kännedom om att det går att se dessa uppgifter medan ytterligare några menar att de inte har tillräcklig kunskap om avtalen för att bedöma om lönerna är riktiga. Vi bedömer att de kontroller som utförs inte är tillräckliga för att säkerställa att rätt lön utbetalas till endast anställda. Vi anser att det inte heller är lämpligt utifrån vedertagna principer om attesträtt att en ensam löneassistent attesterar löneutbetalningen som uppgår till mångmiljonbelopp varje månad. Den kontrollen bör utföras av respektive chef för att säkerställa att lönerna för varje enhet är riktiga. Vi rekommenderar att det skapas en rutin som säkerställer att respektive chef har kontrollerat lönelistan inför varje löneutbetalning samt att attest av löneutbetalningen läggs på en högre nivå. Rapport löner och ersättningar.docx 7
Exempel på risker som vi identifierat utifrån kommunens perspektiv är: Löneassistenten registrerar lön som inte överensstämmer med anställningsavtalet och som inte uppmärksammas då det saknas kontroller vid registrering och utbetalning. Risk att fel lön utbetalas. Löneassistenten registrerar en anställning med månadslön utifrån uppgifterna i Winlas. Anställningsavtalet undertecknas aldrig av den som erbjudits anställning som därigenom tackar nej till tjänsten. Någon avvikelse uppstår inte i självservicesystemet. Ansvarig chef går inte igenom vilka löner som utbetalas. Lön skulle därigenom kunna utbetalas till personer som inte är anställda i kommunen. Den anställde registrerar inte sjukfrånvaro, VAB eller semester i avvikelsesystemet vilket inte uppmärksammas av den ansvarige chefen då denne inte på ett systematiskt sätt bevakar att all frånvaro registreras av den anställde. För hög lön utgår då avdrag för frånvaron inte sker eller den anställde kan nyttja fler semesterdagar än avtalet medger. Den anställde registrerar inte flextid i något system utan det sker manuellt utan någon kontroll eller godkännande av chef. Vid större flextidsuttag ska detta godkännas i P Självservice men det kan vara en långt senare period än att flexen inarbetades. Risk att uttag av flex sker för tid som aldrig har inarbetats. Det är möjligt att ha flera olika anställningar, och därmed mer än 100 % tjänstgöringsgrad, i kommunen. Det finns därmed risk för att en person arbetar mer än den lagstadgade arbetstiden vilket medför kostnader i form av övertid. Detta är enbart några exempel på fel som enligt vår bedömning kan uppstå. Vi kan inte utesluta risken för att brister i den interna kontrollen skulle kunna utnyttjas varför vi ser allvarligt på detta. 11. Resultat från registeranalys 11.1 Test av personnummer I personalsystemet finns en kontroll som innebär att det inte går att registrera ett matematiskt inkorrekt personnummer. Vi har genomfört en test av personnummer och enligt våra beräkningar är samtliga personnummer i anställningsregistret matematiskt korrekta. Vi har inga kommentarer. Det bör dock noteras att vår kontroll inte innebär kontroll att personen existerar. Rapport löner och ersättningar.docx 8
11.2 Avstämning mot anställningsregister Våra tester av uppgifterna i lönefiler mot anställningsregister har visat på att ett stort antal personer som erhållit lön inte finns i anställningsregistret. Enligt de uppgifter vi har erhållit beror det på svårigheter att söka ut vilka som har en för perioden aktuell anställning. Vi har med anledning av ovanstående inte kunnat genomföra fullständiga analyser för följande frågor: Finns det personer som inte har en registrerad anställning som ändå får lön/ersättning? Finns det anställda vars anställning upphört men som fortfarande får lön/ersättning? Finns det anställda som har mer än 100 % tjänstgöringsgrad? Finns det anställda som har både en månadsanställning och en timanställning i kommunen? Utgår lönetillägg endast för den tid som det beslutats för? Utifrån vår begränsande analys har vi gjort stickprov på löner som är utbetalda men där matchning mot anställningsregistret saknas. Vi kan utifrån detta konstatera att: Det saknas för cirka 30 % av urvalet undertecknade anställningsavtal. Flera anställningsavtal har upprättats efter anställning har påbörjats. Vid en anställning perioden april - juni är avtalet daterat 2016-05-27 d v s i samband med att en tre månaders heltidsanställning för avslutades. Enligt filen för anställningsregister finns ingen information om vilken tid lönetillägget avser. Ofta utgår lönetillägg under en period där den anställde är förordnad på en viss tjänst, och för att säkerställa att tillägget upphör med automatik när förordnandet upphör bör detta tidsbegränsas systemmässigt. Rapport löner och ersättningar.docx 9
11.3 Övertidsersättning Lönearten för övertid är gemensam med fyllnadstid som utgår till om en person som inte arbetar heltid arbetar fler timmar än avtalat. Övertid/fyllnadstid per utbetalningstillfälle uppgår enligt nedanstående tabell: UTBETDAG Antal timmar Belopp 20160127 22 3 705 20160226 3 172 836 764 20160324 1 716 493 824 20160427 1 831 477 663 20160527 1 803 467 893 20160627 1 888 508 214 20160727 2 781 677 935 20160826 4 321 1 144 033 Summa 17 535 4 610 029 Övertid/fyllnadstid för januari synes ha utbetalts i februari. Omräknat uppgår övertid/fyllnadstid till drygt 2 000 timmar per månad, vilket motsvarar drygt 13 heltidstjänster (räknat på 160 timmar/månad). Fyra personer har per 31 augusti arbetat mer än 180 timmar övertid/fyllnadstid. Anställdas övertidsarbete påverkar såväl arbetsmiljön som ekonomin. Det är därför viktigt att ansvarig chef har en god kontroll på de anställdas övertid. Vi rekommenderar att cheferna följer upp övertiden månadsvis, och att HR-avdelningen tar ett övergripande ansvar för att säkerställa att övertid inte uppkommer om en anställd har flera anställningar inom kommunen (se avsnitt 11.2). Rapport löner och ersättningar.docx 10
11.4 Lönearter Våra analyser av lönearter visar inte på några avvikande resultat som inte har kunnat förklaras. Avvikande belopp har bland annat förklarats med att godkännande av lön har skett sent så att den anställde fått flera månaders tim- och månadslön utbetald vid ett tillfälle. Det är inte bra att det förekommer att lön inte utbetalas i den takt som den intjänas. Vi anser att det måste vara ett tydligt chefsansvar att varje månad gå igenom och godkänna tid för utbetalning. Om ansvarig chef inte är närvarande bör dennes överordnande tillse att rutinerna fungerar. 11.5 Uttag av semester Vi noterar att det finns ett stort antal medarbetare som inte har tagit ut 20 semesterdagar under år 2016. Vi har stickprovsvis kontrollerat några av de anställda där inga semesterdagar har tagits ut under året. En anställd har fått sin semester utbetald och istället fått nyttja inarbetad flex som ledighet. En anställd uppges ha missat att registrera sin semester, och således har även ansvarig chef inte heller haft tillräcklig kontroll för att fånga upp avvikelsen. Några har valt att inte ta ut semester för att kunna erhålla en längre sammanhållen semester t ex vartannat år. Att det finns anställda som inte tar ut lagstadgade semesterdagar kan tyda endera på ett arbetsmiljöproblem om det inte är möjligt att ta ut semester eller att semesterdagarna inte registreras i självservicesystemet. Det senare skulle i så fall innebära att den anställde kan få ut semesterdagar endera i ledighet eller i pengar trots att dagarna redan har nyttjats. Rapport löner och ersättningar.docx 11
11.6 Åldersfördelning Vid analys av filerna har vi även gjort ett diagram över åldersfördelningen för kommunens anställda. Åldersfördelning 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 67 69 71 74 76 Antal Av diagrammet framgår att drygt 25 personer är 70 år eller äldre. Antalet timmar snittar för de som är 70 år eller äldre på drygt 1 000 timmar/månad med en topp under sommarmånaderna. Vi ser inget fel med att kommunen har äldre medarbetare. Det viktiga är att det inte är ett symptom på kompetensbrist inom viss yrkesgrupp som på sikt behöver lösas på annat sätt. Datum som ovan KPMG AB Lena Medin Certifierad kommunal revisor Rapport löner och ersättningar.docx 12