Vägen mot ett bättre intranät - följ oss på resan

Vägen mot ett bättre intranät - följ oss på resan

Intranät 2013

Här började vår resa 10 år gammalt 15 000 filer 9 800 sidor och artiklar Över 200 webbredaktörer ca 47 000 besök en vanlig vecka

Men också i Finns i sjön Kommunens bästa gömställe Hittar jag något på intranätet sätter jag det i en pärm

Vi ville börja i rätt ände Ta reda på vad vi ska ha intranätet till Fakta inte tyckande Workshops med ledningen Djupintervjuer med 25-tal medarbetare

Med. Med dator Med utan dator Specialist Chef (ej dator) Chef (för har dator) Variabel/Respondent 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Om individen i kommunen Arbetstid inom kommunen (1 < 1 år, 5 = 1-10 år, 10 > 10 år) 5 10 1 5 5 10 5 10 10 5 10 1 5 1 (5) 10 10 5 10 10 5 1 5 5 Är en van IT-användare 7 9 8 10 4 3 4 7 9 8 7 8 7 2 8 4 10 6 4 8 6 7 5 Ser teknik som hjälpmedel (positiv syn på teknik) 8 9 8 10 5 5 8 7 10 10 9 10 10 3 9 5 10 8 10 7 9 8 Använder Kompassen (1= aldrig, 10= varje dag) 10 3 10 7 5 1 10 5 10 10 10 7 10 4 10 10 10 10 8 10 10 7 10 Använder Kompassen för att komma åt andra system?? Hur menar vi här 8 3 5 10 7 1 8 10 8 8 8 10 10 5 9 8 10 10 8 5 8 8 10 Använder Kompassen för att hålla sig uppdaterad kring vad andra förvaltningar/verksamheter gör 10 1 5 6 3 1 2 7 7 7 8 1 7 2 6 6 1 5 2 10 Jobbar på annan plats än arbetsplatsen (tex hemifrån) 5 3 2 2 1 1 10 8 2 3 8 8 1 2 5 5 2 5 3 2 4 4 5 Är positiv till förändringar 7 6 7 8 6 7 9 5 7 7 10 9 6 4 7 6 8 7 8 7 10 10 Besitter en specifik kompetens 1 1 10 10 6 1 1 1 10 7 9 10 7 1 2 4 7 5 3 1 5 8 5 Har kollegor inom samma skrå i andra förvaltningar 1 1 1 1 10 1 8 1 1 Har bra koll på kommunens organisation och kan ta sig fram (informella kontakter) 8 2 4 8 3 2 5 3 7 6 10 2 8 3 7 8 7 7 10 8 4 7 7 Kompassen innehåller information som är en naturlig del av det dagliga arbetet (tex KC ja, Uskan Nej) 10 2 6 4 3 1 10 2 10 5 7 4 8 2 5 7 5 7 8 7 7 3 7 Har det nätverk (informellt och formellt) som hen behöver 6 8 8 9 5 10 10 9 9 6 10 2 7 8 9 8 9 10 9 8 4 10 10 Har ett starkt medborgarfokus (serviceinriktad attityd) 10 8 7 4 3 4 6 10 5 3 7 7 6 2 8 9 8 10 4 3 8 10 10 Har personalansvar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 1 1 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 Har ekonomiansvar 1 1 1 1 1 1 1 1 7 1 4 1 1 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 Har arbetsmiljöansvar 1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 4 1 1 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 Arbetsroll och arbetssituation Har tydliga mandat och arbetsuppgifter i sin roll 5 9 7 6 6 10 7 8 8 8 9 4 8 8 9 8 8 10 9 8 9 10 10 Har mandat att tolka information, rutiner, regler, etc 3 5 7 4 5 1 7 4 9 6 10 6 8 9 10 8 10 10 9 7 9 10 10 Sätter mål och följer upp dem 5 2 1 6 2 1 3 2 6 5 8 5 10 10 10 10 Har en tydlig bild av sin del/roll i processen 5 9 7 7 7 10 7 10 10 7 9 7 8 8 8 6 10 10 10 8 7 10 10 Arbetar händelsestyrt 10 3 4 2 5 5 3 8 4 4 3 4 4 5 6 7 4 7 8 3 7 3 5 Arbetar planerat 5 8 7 8 5 10 7 4 9 8 9 6 7 8 8 7 7 6 8 8 7 10 7 Har en tydlig väg för påverkan (når politikernas öron) 3 1 7 3 2 1 3 1 5 5 10 7 1 3 4 3 3 10 8 5 7 10 10 Anser att man som anställd kan påverka sin situation (konkreta arbetsuppgifter och schema, tex) 8 5 8 7 6 1 10 7 8 7 10 10 8 10 9 8 8 10 7 8 10 10 10 Anser att man som anställd kan påverka sin verksamhet (hur rutiner och processer ser ut och fungerar) 8 3 7 5 6 1 8 5 8 7 9 10 8 7 8 7 7 10 8 8 7 10 10 Anser att man som anställd kan påverka hur kommunen styrs (politisk nivå) 3 1 3 3 3 1 3 2 8 7 4 2 4 4 3 5 5 3 4 4 7 Planerar framåt i sin roll (tex ekonomisk planering) 3 3 4 8 5 1 4 5 10 4 9 8 8 7 8 8 8 10 10 3 8 10 10 Upplever att det är tydligt vilka politiska mål som gäller för den egna verksamheten 5 7 6 6 7 1 4 5 6 9 10 10 8 10 6 Är säker på att hen hittar all info som är relevant för hen 8 1 7 7 3 10 7 3 8 7 7 3 6 2 5 3 7 8 3 2 2 10 6 Har mycket kontakt med medborgare i sitt arbete 7 10 3 3 6 10 10 10 2 1 2 3 1 2 4 6 4 2 6 2 7 2 2 Är intresserad av hur andra verksamheter/förvaltningar löser uppgifter 4 2 5 6 3 1 1 3 8 6 5 7 2 5 7 4 4 1 7 7 3 7 Har som ett ansvarsområde att sprida information till andra 10 5 10 2 1 8 5 2 9 7 10 10 10 10 7 10 10 8 10 8 10 10 5 Jobbar mot tydliga mål som mäts och följs upp 8 2 1 6 2 2 3 9 8 8 6 10 4 10 9 10 Upplever att man uppskattas för det man gör i sitt jobb (positiv återkoppling) 5 1 4 5 2 9 8 5 2 5 Samarbetar med kollegor i andra förvaltningar/verksamheter 8 1 5 5 4 1 1 2 9 7 8 3 8 4 7 4 7 6 9 8 5 7 Vet var man kan vända sig inom kommunen för stöd och hjälp (tex juridisk hjälp vid tvister, etc) 8 7 4 10 2 5 8 7 9 3 7 2 8 5 9 10 9 9 4 10 10 Arbetar ensam 1 6 8 4 3 3 2 2 8 7 5 8 7 3 5 7 7 4 7 6 5 5 5 Användning av information i arbetet Bevakar kanaler och följer informationsflöden 10 4 7 10 2 1 7 7 6 8 9 10 8 3 5 2 9 6 4 8 3 7 8 Föredrar direktkontakt istället för Kompassen 6 2 7 4 7 5 7 4 4 3 4 4 10 8 7 8 2 9 3 5 3 3 Litar på informationen på Kompassen 6 8 9 8 7 10 10 7 9 9 9 8 8 8 8 5 7 7 10 6 7 4 3 Använder information för att kunna göra jämförelser inför beslut (tex budget) 1 2 2 7 1 1 1 9 8 5 2 2 7 4 3 7 2 Föredrar muntlig information 1 2 4 2 2 8 7 2 2 3 2 3 8 3 4 5 2 5 9 5 2 2 Har behov av generell information om andra verksamheter och förvaltningar 10 1 4 3 1 1 1 1 6 7 6 8 8 2 6 3 2 6 1 8 3 2 7 Har behov av stöd för djupare information och samarbete med andra verksamheter och förvaltningar 6 1 4 3 1 1 1 1 6 7 8 8 8 3 6 6 6 6 1 8 7 7 7 Blir inspirerad av andra på Kompassen 2 1 4 3 3 3 2 3 1 3 3 2 3 1 2 5 3 3 Tar fram och sammanställer material till andra 10 3 10 2 1 1 1 10 7 10 10 5 6 8 10 10 9 10 8 10 6 Syn på information på Kompassen Hittar det hen behöver på Kompassen 7 5 4 3 4 8 7 8 4 7 4 7 2 2 3 8 4 9 2 3 7 3 Har behov av att delge information över Kompassen? 3 1 2 1 7 2 1 9 8 10 10 10 2 4 6 5 10 1 2 8 10 5 Bidrar med information till Kompassen? 1 1 8 1 3 2 1 9 8 8 10 10 2 4 1 4 10 1 3 1 10 3 Sprider information via mejl 8 8 7 8 2 1 1 8 8 8 6 8 3 8 9 10 6 8 8 8 8 10 Har tid att leta runt på Kompassen efter information (rektorn tex, ingen tid alls, måste hitta direkt annars ger upp) 8 3 4 8 3 8 2 6 4 6 6 8 4 3 5 8 7 1 3 7 7 7 Upplever att informationen är bra sammanställd (serverad) ( Jovo = Ja, rektorn = nej) 1 2 4 3 3 4 9 3 5 4 4 3 3 2 7 3 1 2 3 3 3 Vill få kommunövergripande information på Kompassen 10 2 6 10 2 1 1 2 8 9 9 10 10 2 8 6 10 4 3 8 6 8 8 Vill få all info och sålla själv (tex Jovo och Mats) 10 2 4 8 3 3 8 5 4 8 8 3 7 1 7 4 1 2 4 7 8 20 oktober 2016 6

Förstudien gav oss mål och kunskap om våra målgrupper Prioriterat mål Prioriterade målgrupper Utföraren Den Självständiga medarbetaren Den Lotsande chefen Den Utvecklingsdrivande chefen Informationsspridaren Experten

Frågan vi tidigt ställde oss Hur skapar vi ett intranät som är ett stöd i vardagen när vi har mer än 12 500 medarbetare och 300 yrken?

Upphandlingen Förstudien som utgångspunkt Vi efterfrågade bl.a. ett lösningsförslag för ett modernt intranät ett robust intranät med lång hållbarhet

Funktion och design med tydligt fokus på Vara ett stöd i det vardagliga arbetet Funktion inte design Arbetsredskap - att göra - egna val

Genomförandet Bouvet som samarbetspartner Utveckling efter hand Start i slutet av september mål i slutet av april Fokus på kommunikation inte dialog

Verktyg och utbildning som stöd En stor organisation kräver mycket Vår lösning blev verktyg, bl.a. för - Prioritera innehåll - Innehållsanalys - Texter Utbildning för webbredaktörer och nyckelpersoner

Det mesta har gått alldeles utmärkt men.. Vi har vänt på många stenar Funderat på hur många fel det kan bli Känt som vi spela guacamole Och frågat oss hur det ska gå

Kommunikation Ett viktig framgångsfaktor Sammanhållen plan Allt från film till profiltävling

Många olika sätt att anpassa startsidan kan ge oss över 12 500 olika startsidor

Så här anpassas startsida

Välj Byt mall

Välj en av fem mallar

Också enkelt byta ordning på modulerna

Att välja innehåll

Att lägga till interna och externa länkar

Klicka på stjärnan och lägg till en länk till en intern sida

Alltid nära till det användaren behöver - ger fokus på att göra

Profilsida

Full mobilanpassning

Hur gick det? Säkrade de 250 vanligaste sökorden Vi var rustade till tänderna..

Hur gick det? 2 000 sidor och artiklar (9 800) 5 000 filer (15 000) 150 webbredaktörer (200) ca 70 000 besök en vanlig vecka (ca 47 000)

Vad tycker användarna? Prioriterade målgrupper 93 % besöker intranätet varje dag 34 % hade anpassat sin startsida 3,6 i betyg totalt 4,0 i betyg för stöd i det vardagliga arbetet

Efter lansering Fortsatt satsning på kommunikation Sök Anpassa startsidan Grupper Utveckla ny funktionalitet RSS-flöden Vägen mot ett bättre intranät fortsätter..

Mer information www.jonkoping.se/vaegen

Kontakta oss ewa.ling-persson@jonkoping.se christina.lindqvist@jonkoping.se daniel.petersson@jonkoping.se