SIGNERAD 2013-05-28 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum 2013-05-28 Vår referens Anna Ingloff Föreningssekreterare Tjänsteskrivelse anna.ingloff@malmo.se Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Be l- levuestadions Motion & Friskvård FRI-2013-474 Sammanfattning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bl.a. kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort och medlemsregister. Bellevuestadions Motion & Friskvård har i samband med granskningen redovisat godtagbara förklaringar till förvaltningens frågeställningar men med brister i föreningens administration. Granskningen resulterar i att föreningen blir återbetalningsskyldig med 2 622 kronor i aktivitetsbidrag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att Bellevuestadions Motion och Friskvård hade 227 bidragsgrundande medlemmar under 2012. att fastställa att Bellevuestadions Motion och Friskvård genomförde 598 bidragsgrundande aktiviteter under verksamhetsår 2012. att föreningen beviljas 20 520 kronor i aktivitetsbidrag 2013 och därmed blir återbetalningsskyldig motsvarande 2 622 kronor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Särskild granskning Bellevuestadions Motion och Friskvård Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2013-06-13 Fritidsnämnden 2013-06-20 Ärendet 1) Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bl.a. kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort och medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsan-
sökan och föreningsrapport som också är grundbidragsansökan. I enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd med bidragsbestämmelser valdes föreningen ut för granskning eftersom föreningen redovisat en stor ökning av antalet aktiva medlemmar i föreningsrapporten jämfört med tidigare år. 2 (5) 2) Föreningen Bellevuestadions Motion och Friskvård bedriver en verksamhet som främst riktar sig till barn och ungdomar i åldern 3-18 år, Bellevue KIDS, innefattande Bamsegympa för de mindre barnen, Gympa Kidz för barn i låg- och mellanstadieåldern, Racketlon för barn mellan 4-9 år och Aerobics med bredd- och tävlingsgrupp. Föreningen bedriver även vuxenverksamhet och aktiviteter under skolloven. Föreningen är registrerad som nivå 3 - Barn och ungdomsförening hos fritidsförvaltningen. Föreningen har grundbidrag konsulent 0,5 konsulenttjänst. 3) Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskild fokusering riktas på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktigt för dessa två bidrag som inte har någon annan kontroll före utbetalning av bidraget. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2012 (för 2011) 2013 (för 2012) Antal medlemmar* enligt föreningsrapport: Antal aktivitetstillfälle på närvarokort**: 267 (varav 2 personer med funktionsnedsättning, 243 personer mellan 4-25 år och 24 personer från 26 år och äldre) 606 612 285 (varav 1 personer med funktionsnedsättning, 273 personer mellan 4-25 år och 12 personer från 26 år och uppåt äldre) *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt 247 medlemmar medlemsmatrikel: Antal aktiva medlemmar 227 medlemmar (efter att enligt närvarokort eller annan uppgift avseende akti- årshandlingar och förvaltningens granskat med-
viteter: Antal medlemmar beräknat utefter medlemsavgift: Antal aktivitetstillfälle på närvarokort: Antal övriga rapporterade aktiviteter: lemsmatrikel) Föreningen har årsmöte i april 2013 vilket innebär att årshandlingar ännu inte inkommit till förvaltningen. Därmed kan inte medlemsintäkterna säkerställas med medlemsmatrikel och föreningsrapport. 606 612 0 Utöver föreningen organiserade träningsverksamhet även öppenverksamhet på Bellevuestadion så gym samt prova på under skollov. 3 (5) Grundbidrag - Konsulent 92 835kronor 95 616 kronor Aktivitetsbidrag 8 799 kronor 23 142 kronor Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 227 enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal medlemmar beräknat Kan ej fastställas innan utefter medlemsavgift: föreningen inkommit med årsmöteshandlingar. Årsmöte april 2013. Antal aktivitetstillfälle på 598 närvarokort: Antal omräknade aktiviteter 763 Aktivitetsbidrag 20 520 kronor Föreningens svar och förklaringar till förvaltningens frågeställningar har delvis varit acceptabla. Förvaltningen har under granskningsperioden skrivit till och samtalat med förenings konsulent. De uppgifter som föreningen lämnat in på föreningsrapporten om antalet aktiva medlemmar är inte korrekta enligt bidragsreglerna. Föreningen lämnade in medlemsmatrikel på begäran av förvaltningen. I medlemsmatrikeln
kunde förvaltningen fastställa 227 upptagna medlemmar i ålder 4-25 år och malmöbor. Föreningen har på begäran från förvaltningen inkommit med kompletterande uppgifter för; 4 (5) - varför föreningen har olika antal medlemmar i föreningsrapport och medlemsregister - de medlemmar som är upptagna i medlemsmatrikeln men ej funnits som deltagare på närvarokort, samt - de personer som upptagits på närvarokort men ej fanns med i medlemsmatrikeln. Föreningen har kompletterat med uppgifter om de felaktiga siffrorna i föreningsrapporten. Anledningen till felet är, enligt föreningens konsulent, att föreningen av misstag råkat räkna med 26 medlemmar som inte är malmöbor. De 19 medlemmar som var upptagna i medlemsregisteret men inte aktiva på närvarokort förklarar föreningen med att dessa personer har löst medlemskap men ej deltagit i föreningens ordinarie träningsverksamhet utan tränat på annat sätt hos föreningen och på anläggningen Bellevuestadion. Vidare förklarar föreningen att de uppfattat förvaltningens regler med att de inte beviljas aktivitetsbidrag för medlemmar som är med i mer öppen än organiserad gruppverksamhet och har utifrån det inte rapporterat dessa medlemmar i den digitala närvarorapporteringen. Gällande personer upptagna i närvarorapportering men ej i medlemsmatrikel förklaras av föreningen huvudsakligen som personer som provat på aktiviter, framförallt under skollov. Det finns några olika förklaringar till detta. Några av dessa är personer som deltagit i vår verksamhet t.ex. lovverksamhet som föreningen anordnat. Dessa finns inte med i medlemslistan. Ett exempel på det är personer som varit ledare under lovverksamheten, dessa kan vara ledare från annan förening i huset. Vad som även kan utläsas på den bifogade listan är att några barn av misstag markerats som ledare. Tyvärr har även vissa namn fallit bort från medlemsregistret. Det beror på att några deltagare valt att hoppa av samt att några har tillkommit vid ett senare tillfälle i terminen. Några barn har även enbart provat på och är därmed inte med i medlemsregistret. Förvaltningen uppskattar att 227 medlemmarna i föreningen är upptagna i föreningsrapporten och uppfyller förvaltningens krav på godkända medlemmar i åldern 4-25 år. Föreningen har rapporterat in 612 aktivitetstillfälle i det digitala aktivitetsstödet under 2012. Konsekvensbeskrivning Grundbidrag Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen beviljas grundbidrag för 227 medlemmar under 2012. Utifrån bedömningskriterierna gör förvaltningen bedömningen att föreningen till viss del kan ge en godtagbar förklaring till vad övriga medlemmar som rapporterats i medlemsmatrikel och som inte är upptagna på närvarokort, gör i föreningen. Föreningen har visat på brister i sin administration och redovisning. Utifrån bedömningsgrunderna föreslås att föreningen beviljas grundbidrag utan avdrag. Bedömningsnivå B2: Om föreningen endast till viss del kan ge en godtagbar förklaring till vad övriga medlemmar som inte är upptagna på närvarokort gör i föreningen kan förening-
en få grundbidrag med upp till 100% av fastställt medlemsantal. 5 (5) Aktivitetsbidrag Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen beviljas aktivitetsbidrag för 598 aktivitetstillfälle under 2012 och att ersättningsnivå C tillämpas. Ersättning kommer enbart utgå för inrapporterade aktiviteter. De aktivitetstillfällen som minskat med deltagare till grupper under 5 personer har dragits bort. De aktivitetstillfällen föreningen inkommit med kompletterande uppgifter för avseende de 110 personer som är rapporterade i det digitala aktivitetsstödet men ej är med i medlemsregistret kommer inte att ersättas med aktivitetsbidrag med undantag för de i föreningen har förklarat som deltagare som provat på aktiviter under loven. Dessa personer godkänns vid 4 tillfällen för aktivitetsbidrag. De grupper som förändras utifrån minskat deltagarantal har omräknats enligt beräkningskompendiet för omräknade aktiviteter. Ersättningsnivå C: Fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om föreningen slarvat men kan ge en godtagbar förklaring till slarvet samt uppvisa godtagbara planerade förbättringar. Övrigt Förvaltningen kan konstatera att det finns brister i föreningens redovisning och administration gällande inrapportering av aktiviteter samt i uppdatering av medlemsregister. Dessa brister måste föreningen se över och hantera. Förvaltningen gör bedömningen att ingen särskild insats krävs i form av exempelvis utbildning till föreningen utan att föreningen ska se över sin administration internt och ta ansvar för att utbilda samtliga ledare och administrativ personal med den kunskap som behövs för att närvarorapportera på ett korrekt vis. Föreningen kommer av förvaltningen att uppmanas att vid behov om stöd för frågor kring administration av registervård och närvarorapportering omgående kontakta förvaltningen. Ansvariga Charlotte Bernström Avdelningschef Bo Sjöström Direktör