Protokoll styrelsemöte Ängsbacka kursgård ekonomisk förening Närvarande: Nova Wegerif, Anna Geiden, Annica Karlsson, Naveena Hägglund, Ransher Jansson, Grahi Johansen och Mikael Bernholm. Från kl 10 fram till pausen: Mallika Jansson Från 11.30 Malin Wik och Finn Johansson Frånvarande: Elin Freyschuss, Ewa Jacobson, Sascha Veerbek, Ove Björklund, Per Frisk Sammankallande: Nova Wegerif 2014.08.24 kl: 10.00 13.00 Ängsbacka kursgård, västra flygeln i Gula huset Ordinarie styrelsemöte Dagordning: 1. Intoning och sharing. 2. Mötet öppnas. Nova valdes till ordförande Anna valdes till sekreterare 3. Godkännande av föregående protokoll; protokoll 2014.07.20 Föregående protokoll godkändes. 4. Fastställande av justeringsperiod och datum för publicering av mötesprotokoll: Justeringar kan göras av ledamöter fram till 2014.09.01 Protokollet publiceras senast 2014.09.10 5. Dagordningen godkändes med viss ändring (hoppa över punkt 9)
6. Föreningens ekonomi och medlemsantal se ekonomi rapport Mallika rapporterade: LIKVIDITETEN idag är 60.000 kr och löner fram till nyår kostar runt 40.000 så med dem är det ingen fara just nu. MEDLEMMAR Vi har fått 19 nya medlemmar i sommar och 30 nya medlemmar hittills i år att jämföra med förra årets 73 st och 2012: 60 st. I år hittills har 258 medlemmar betalat sina 300 kr, tidigare år har det varit över 300 personer. Antal betalande nu i båda kategorierna: 290. Antal medlemmar totalt: 446. LÖN TILL TOP CIRCLE Mallika undrade över utbetalning till TC:s ordf som vi fattat beslut om att föreningen ska göra, men någon ordf har inte funnits än i egentlig mening och vi kommer heller inte att betala det retroaktivt. AUTOGIRO. Det är fattat beslut om detta,men sommarens grejer har fått gå före. Mallika och Tore har grönt ljus för att beställa detta nu. FAKTURA UTOMLANDS Mallika berättar att det är billigare att begära att få betala med faktura när vi bor eller annat på resor; vi slipper då momsen. Även om vi betalar kontant på plats funkar faktura. ARKIVERINGEN OFULLSTÄNDIG Mallika har sett att flera originaldokument saknas i pärmarna på kontoret. Vill uppmana alla som ev har ngt sådant att lämna in dem. Från Bolagsverket till ex. 7. Rapport Forest Dream Nova berättande om projektet såsom det ser ut nu efter beslut mellan ledningen och TC. Ansvaret för den avsatta marken är flyttat från AB:t till föreningens styrelse. Vi kan bestämma över bygglov och annat och får samtidigt ta de kostnader som är förenat med dessa. AB upplåter marken gratis och vi borde skriva ett avtal om det hela, kanske ett slags arrendeavtal. Till nästa gång: vilka fler vill engagera sig? Det behövs fler än Ewa! Anmälde genast intresse: Nova, Grahi och Ransher Det kommer att innebära en del jobb att titta på hur marken kan användas i längden, alltså planera framåt innan vi kan förhandla med exempelvis Folke om hans plats. Folke håller på att bygga sitt hus och har inte bråttom in i skogen, han ska förhandla med Malin om att stå på ÄB under byggtiden eventuellt. 8. Torgets invigning: hur går det med att samla folk till ett musikaliskt nummer? Anna berättade om planen/sin intention med att Ängsbackafolk kommer upp och sjunger på scenen + får ett par frågor. Hon vill på ett varmt och avdramatiserat sätt visa Ängsbackas idé som är att ALLA är välkomna hem. I introduktionen också säga något om ÄB:s betydelse i trakten, hur många som flyttat hit tack vare ÄB, en del småföretagande, hur många deltagare som kommer till festivaler och kurser etc.
Runda: Vad vill vi att Ängsbacka visar upp en sådan här dag? SVAR: Öppenhet, delaktighet, visa ansikten vilka är vi som är på ÄB?, idén att mobilisera alla som vill och kan att delta! Välja en sång så att man kan spontant komma med fast man inte varit med och repat. 13 sep gruppen består av Elin (ansvarig/sammandragande tror vi att hon vill vara), Ransher, Naveena och Annica. STÅND kunde vi ha eller bord med flyers/info och med KAFFELAPP till dagen efter, söndagen den 14 sep då vi planerar att ha cafét öppet och möjligen gong av Ransher. Och, obs, vi måste kolla på hur vi ska jobba på söndagen med cafét. 9. Hur gå vidare med telefonundersökningen bland vilande medlemmar. Bordlades till nästa möte. 10. Diskussionspunkt: Top Circle/ledning/styrelse. Nova berättar på begäran av Anna hur TC borde fungera (fristående från driften, skapa policies och se att de som finns följs, mer visionärt arbete), men hur det har fungerat (som stöd för ledningen i konkreta frågor). Diskuterades också lite kring vem som har rätt att vara med i beslutsfattande eftersom inte alla i TC är med officiellt i AB styrelsen, (rapporterade till Bolagsverket), men samtliga har en llikvärdig röst, enligt Nova. Runda: Hur tycker vi att samarbetet fungerat mellan TC/ledningen/styrelsen? Och hur vill vi att det ska se ut? ANNICA: Saknar feedback från TC, känns ibland som att vi föreningsstyrelsen inte ska lägga oss i AB:s grejer, men vi i föreningsstyrelsen måste ju ha en hel del att säga till om, vi äger ju Ängsbacka! Jag vill att dubbellänkarna fungerar, vill känna Helheten att Ängsbacka är Ett. NAVEENA: Arbetet är uppdelat och diffust, vet inte vilka roller de olika styrelserna har De här separata enheterna vill jag bygga ihop. MICKE: Kan man inte göra en ansvarsmatris, ett flödesschema över beslut där man ser vem som fattar vad för beslut? FINN: Pass MALIN: Min känsla är att det just nu skulle vara givande att komma ihop allihop för att titta på framtiden. Annars när AB:t fungerar väl finns det en poäng med uppdelningen så att föreningen ägnar sig mer åt medlemmarnas intressen. RANSHER: Tycker som Malin, vill träffas alla bland annat för att få svar på hur föreningen ska fungera, det är diffust nu. GRAHI: Jag tycker konstruktionerna är bra som de är och jag tycker vi ska anpassa oss till de juridiska reglerna som finns så att vi inte avskärmar oss från samhället. Det är för tidigt att utvärdera det sociokratiska systemet ännu, låt oss fortsätta med det och jag tror det kan stötta AB.t. NOVA: Jag önskar en känsla av enhet i samarbetet, tycker vi ska träffas alla tillsammans mer regelbundet. Strukturen är bra som den är, men vi behöver ändra på hur vi som personer agerar så att vi inte går runt och pratar som om vi representerar åsikter och beslut
tagna i styrelsen. Vi måste skilja på oss själva som privatpersoner och styrelsemedlemmar. GRAHI INFLIKAR: Vi skulle kunna ha den regeln att man inte uttalar sig alls, så slipper man missförstånd. ANNA: Det var så i sommar att vi pratade en del med varandra...bra att detta kom upp. Jag önskar mig ett sociokratiskt möte regelbundet med alla som vill något. Ledningen kunde där plocka upp åsikter och förslag om de ville. Nova sammanfattade med att vi vill gå åt samma håll och att hon tar på sig att sammankalla till ett par gemensamma arbetsdagar ganska snart. Malin tillägger att sk Clarity Meeting kommer att hållas, hon återkommer med tider för det, tisdagar. Vill att ngn från styrelsen är med och håller i mötena. 11. Motion från Kjell angående driften av AB se motion från kjell Runda: Hur ser vi på Kjells förslag? RANSHER: Ett gammalt sätt, ointressant. Svårare driva det som nu, men mer intressant. Företagssättet inte intressant i hjärtat. MALIN: Håller med om aspekten att mandatet för att styra och att utföra ska vara på samma ställe. Man skulle kunna ha cirklar med tydliga VMA som var självgående. ÄB är en stor organisation och management ska serva åt alla håll, svårt. Låter skönt med en grupp, men visionen går förlorad då? Vara vinstdrivande eller harva runt i den gamla visionen, där är den stora frågan. FINN: Vi behöver satsa på att hitta en hållbarhet för dem som jobbar här. TC ska bestå av personer som jobbar här eller är insatta i jobbet här, annars är det en utmaning. MICKE: Det låter som om det blir tydligt med detta, kan det vara ett första steg framåt? NAVEENA: Det här är ett väl beprövat system, finns lite överallt, är inte säker på att det hör hemma på ÄB.Är vi i business eller inte? Det här låter som mer separation än enhet. Det blir nej från min sida. Att göra en rokad IGEN kan vara förödande. NOVA: Jag förstår det här med att beslut och handling ska vara på samma ställe, en key point i mina ögon. Men den här vägen ser jag inte att vi ska gå. Vi har ju bestämt att sociokratin ska råda nu, låt oss ha kvar det tiden ut. Jag ser ett stort problem i förslaget och det är att de som hoppar på inte skulle vara ansvariga fullt ut, i princip skulle de kunna sticka när de vill, det skulle behövas mer krav på dem, vi skulle behöva SÄLJA AB.t till dem. Nej, vi försöker ge bort ansvaret och det blir värre sen, tror jag. Vi behöver flytta ansvaret till några personer som verkligen vill ha det. GRAHI: Riktningen har vi tagit ut, låt oss fortsätta på den. Vissa saker har klarnat för mig nu när vi börjat forska i det vi har sett hittills, nu kan vi börja gå framåt. Kjells förslag vill jag inte godkänna och heller inte förkasta. Det finns ett bra tänk däri som vi kan ta med oss.låt oss lyssna till hans kunskaper om hur organisationer fungerar. Vi forsätter på kursen vi har nu och kan vi hitta ett sätt att stimulera personer i nyckelroller, med profit share eller liknande, det kan vi titta på. ANNA: Det är många som vill vara med och bestämma, det är något fint med det. Om en grupp ledde ÄB enligt förslaget så skulle jag ändå vilja att det fanns en styrelse som var med
och tyckte, haha, då skulle de ändå inte ha sin frihet att betämma När det gäller hållbarheten på det personliga planet tycker jag att vi skulle kunna ha ett system för att de som jobbar ihop stöttar varandra att vila och träna och ta hand om sig. ANNICA: Alla har sagt bra grejer. Booking funkade jättebra i sommar, tror det finns lösningar med det vi har, det handlar väl mycket om att det ska finnas tillräckligt med folk som jobbar. Sociokratin har inte fått visa vad den kan ge ännu. Jag vill inte välja mellan hjärtat och en kursgård som fungerar ekonomiskt. Vi tar godbitarna ur Kjells förslag, som Grahi sa. We can have it all. NOVA sammanfattar med att vi verkar vara överens om att inte skapa en ny organisation och att vi ändå kan titta på problemställningar ur Kjells motion. Nova föreslår att vi tar en consent round nu eftersom det skulle vara skönt att veta att frågan om omorganisation är ur världen, förslaget bifalles och consent round sker utan objections. BESLUT FATTAS att inte gå vidare med Kjells förslag om en helt ny organisation för ÄB. Malin vill ha ett förtydligande kring sin roll, är den densamma som förut? Svar JA. 12. Vald till Top Circle: Naveena Nova avgår från Top Circle och hennes ersättare blir Naveena. I nomineringsrunda nr 1 fick Ewa röst av Ransher, Anna, Mikael, Annica. Och Naveena fick röst av Grahi, Naveena. Och Annica av Annica Och Sasha av Anna Och Ransher av Micke, Nova. I nomineringsrunda 2, när Naveena hade sagt hon gärna ville vara med i TC och man kunde ändra sig, behöll Annica sin röst på sig själv, övriga valde Naveena: Röster för Naveena: Mogen nog att kunna ge support till ledningen, lång erfarenhet av ÄB, erfarenhet av företagsekonomi, vill satsa på sociokratin. BESLUT: Naveena valdes in i Top Circle 13. Utvärdering Summiten + hur går vi vidare? Bordlades 14. Utse en arbetsgrupp som ska ta fram ett förslag gällande hur föreningen skall arbeta med fundraising, enligt direktiv från årsmötet Bordlades 15. Övriga frågor Grahi föreslog extra styrelsemöte ganska snart, typ om två veckor, för att bland annat ta tag i
frågor vi bordlagt. Nova sänder dokument att kryssa i när man kan. 16. Utvärderingsrunda Flera nämnde att det kändes mjukare inombords, att saker hade klarnat under mötet och att det kändes som om det efterlängtade samarbetet redan har börjat öka. Mötet fick betyget bra av samtliga. Grahi önskar ännu mer effektivitet i rundorna, ännu mer styrt från ordförande när ämnet lämnas.