Patientsäkerhetsberättelse för Trollängens äldreboende År 2016 Datum och ansvarig för innehållet 2017-01-20 Aferdita Vrajolli, verksamhetschef
Sammanfattning Under 2016 har målet med verksamheten varit att uppdatera och fortsätta implementera rutiner gällande HSL och patientsäkerhet. Det finns tydliga ansvarsområden hos samtliga yrkesgrupper i verksamheten. Verksamheten har även rutiner för egenkontroller och har även haft granskningar externt, exempelvis från Tyresö kommun. Det har gjorts ett flertal åtgärder för att säkerställa patientsäkerheten såsom kontinuerlig uppföljning av avvikelser, upprättande och implementering av nya rutiner och riktlinjer enl. MAS från Tyresö kommun. I verksamheten jobbar vi kontinuerligt med att identifiera och eliminera risker, både på individ och verksamhetsnivå. Det finns rutiner för att hantera även allvarliga avvikelser, vilket sker i samråd med andra inom företaget eller kommunen. Teamsamverkan är en del i det dagliga arbetet och sjuksköterskor har funnits på plats dygnet runt fram till den 16 juni 2016. Efter den 17 juni 2017 har verksamheten haft hjälp av beredskapssjukköterskor från Sjöström. Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659, 3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Arbetet med patientsäkerheten är integrerad i det dagliga arbetet. Regelbundna möten förekommer dagligen med samtliga avdelningar och dialog förekommer även i andra forum. Mål för 2016: Öka antalet skriftliga avvikelser Skapa och implementera rutiner för samtliga yrkesgrupper enligt Förenade Cares verksamhetsledningssystem och enligt riktlinjer från MAS samt jobba efter Legesvisittens rutiner kring läkarkontakt mm. Öka antalet genomförda riskanalyser Arbeta strukturerat i team med avvikelser Förbättra den medicinska säkerheten Förbättra tillgängligheten Jobba kontinuerligt med kvalitetsregistren såsom Palliativa registret, Senior Alert, BPSD mm Ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Ansvarsområden: Regionchef och verksamhetschef arbetar tillsammans för att följa upp arbetet med patientsäkerheten. Samtliga yrkesområden har rutiner där det framgår ansvar och skyldigheter gällande arbetsuppgifter som rör patientsäkerheten. Verksamhetschefen informeras snarast vid allvarliga tillbud och ansvarar för att följa upp och förebygga att detta upprepas. Verksamheten har bemannats av sjuksköterska dygnet runt fram till den 16 juni 2016. Efter den 17 juni 2016 har verksamheten haft hjälp av beredskapssjuksköterska från Sjöströms. Inför beredskapen
har sjuksköterskorna haft enskilda genomgångar både praktiskt och teoretiskt med samtlig personal. De områden man har berört är exempelvis kontroll av vitala parametrar, allmäntillstånd, hur kontakten med sjuksköterska från Sjöströms ska ske samt när det ska ske, genomgång av läkemedelslistor mm. Sjuksköterskorna som arbetar dagtid har omvårdnadsansvaret för specifika avdelningar. I detta ansvarsområde ingår arbetsuppgifter såsom att följa upp hantering av läkemedel, delta på medicinska ronder och delegera personal samt att följa upp delegeringar samt att handleda personal i omvårdnadsarbetet mm. Arbetsterapeut och fysioterapeut/ sjukgymnast finns i verksamheten dagtid måndag till fredag. Fysioterapeut/sjukgymnast ansvarar för bedömningar gällande fallrisk, träning etc. Arbetsterapeut ansvarar för att ADL utförs för våra boende i det egna hemmet. Arbetsterapeut ansvara även för allmänna utrymmen/miljön på boendet gällande risker. Varje månad har verksamheten ett kvalitetsråd där avvikelser systematiskt följs upp och diskuteras. Avvikelserådet består av verksamhetschef, gruppledare, sjuksköterska, fysioterapeut/sjukgymnast, arbetsterapeut, äldrepedagog och omsorgspersonal. Syftet med detta är att se avvikelser övergripande för att kunna se mönster på inträffade händelser, förbättra rutiner och säkerställa teamsamverkan. Övriga möten som sker regelbundet är teammöten på respektive avdelning med olika yrkesgrupper, avdelningsmöten, HSL-möte samt APT där frågor som rör verksamheten diskuteras. Verksamheten har även ett kort morgonmöte varje helgfri måndag till fredag där samtliga avdelningar träffas och säkerställer bemanning, ansvarsfördelning och liknande. Varje medarbetare har ett eget ansvar gällande verksamhetens rutiner. Det innebär att alla har ansvar att följa fastställda riktlinjer och anvisningar, samt rapportera risker och avvikelser till sjuksköterska och/eller rehab personal. Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts under året SOSFS 2011:9 5 kap. 2 Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att de processer och rutiner som ingår i verksamhetens lednings- system. Granskningar Verksamheten följer Förenade Cares rutiner gällande egenkontroll. Dessa egenkontroller omfattar exempelvis nattfastemätning, mätning av vårdtyngd och avvikelsehantering enligt beskrivning ovan. Under 2016 har arbetet med rutinerna enligt ISO 14001 revideras internt av kvalitetsansvariga inom Förenade Care. Uppföljning av dessa rutiner sker kontinuerligt och anpassas efter verksamhetens behov. Vi använder också kvalitetsregister som en del av den interna egenkontrollen. De kvalitetsregister som används i verksamheten är för närvarande: Palliativa registret, Senior alert, BPSD-registret
Riskbedömningar för respektive boende sker också kontinuerligt i samband med inflytt och eller vid förändrade behov. Verksamheten granskar sig själv även genom att uppmana varandra att arbeta med avvikelser. Trollängen har även kontinuerlig kontakt med Tyresö kommun för att säkerställa att rutiner från MAS och avtal som utförare efterlevs. Vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 För att säkerställa patientsäkerheten har verksamhetschefen haft regelbundna möten med personal. Utifrån de avvikelser som har inkommit till verksamhetschefen har nya rutiner skapats och försiktigt implementerats i hela personalgruppen för att öka patientsäkerhetsarbetet. Flera rekryteringar av HSL personal har gjorts under hela 2016. På uppdrag av Tyresö kommun har samtliga personal i verksamheten använt sig av dokumentationssystemet Treserva. Utbildningar i praktisk användande av Treserva har skett kontinuerligt samt via att befintlig ordinarie personal har handlett ny personal i systemet. Under 2016 har förändringar kring inloggningar till Treserva skett i form av att Treserva-ansvariga på Tyresö kommun delat ut dosor till all personal för att inloggningen till dokumentationssystem ska vara smidigare att hantera för personalen. Ansvarig för Treserva på Tyresö kommun har kontinuerligt haft introduktion med all personal. En genomgång av systemet har också getts till dokumentationsansvariga inom alla yrkeskategorier. För att säkerställa patientsäkerheten har all personal dokumenterat på specifik blankett vid problem med inloggningar samt buggar i system. Blanketten för driftstopp har används. Även skriftliga avvikelser har skrivits för att på så sätt få en uppfattning om systemets brister vid inloggningar. Dessa har kontinuerligt tagits upp med ansvarig på Tyresö kommun samt IT. På så sätt har man kunnat konstatera och felsöka brister samt åtgärdat del av dessa. Verksamhetschefen tillsammans med gruppledare och sjuksköterskor har uppmanat personal att skriva avvikelser om det som berör boende samt verksamheten. Detta genom att förklara för omsorgspersonal om att avvikelserna handlar om att göra bristerna synliga och utifrån dessa utveckla verksamheten till det bättre och därmed även öka patientsäkerheten. En tydlig förbättring både vad gäller upprättandet av avvikelser samt åtgärder har skett i verksamheten. Även nyrekryteringarna har bidragit till en fortsatt förstärkning av vikten av patientsäkrande åtgärder. Nya rutiner har kontinuerligt upprättats och förankrats i verksamheten. På varje boende som har flyttat in till Trollängen, har det gjorts en ADL bedömning, riskbedömning för fall, trycksår, nutrition och munhälsa. Detta som ett led av Förenade Cares genomgångar och kvalitetssystem. På direktiv från MAS på Tyresö kommun och i samband med nyrekrytering av sjuksköterskor har samtliga delegeringar förnyats. Delegeringar har givetvis gjorts även på nyanställd personal.
All personal har gjort webbaserade utbildningen i Basala hygienrutiner, Demens ABC samt Demens ABC+. Dessa utbildningar är ett krav för all nyrekrytering av personal. Verksamhetschefen begär att underlag för dessa utbildningar lämnas in i samband med att anställningsavtalen skrivs. All personal har även gått flera fysiska utbildningar såsom brandutbildning, Silviacertifieringsutbildning. Andra fysiska utbildningar där en stor del av personalen har deltagit i är Kontaktmannaskapsutbildning, Sårforum-effektiv sårläkning med patienten i fokus, Oral Care - munhälsa, Inkontinensutbildningar, stärkande muskler, dietisutbildningar m.fl. Utöver detta har majoriteten av personalen gjort ett flertal webbaserade utbildningar så som Social dokumentation, Våga fråga-våga se, Jobba säkert med läkemedel -en basutbildning inför delegering, Nutritionsvård till patienter i palliativt skede i den basala hemsjukvården, Jobba säkert med läkemedel -Ge Insulin, Palliativt vård och omsorg för äldre personer, Kunskapstest för Treservaweb, Äldreomsorgens nationella värdegrund, Om våld och äldre, Samtal och råd om bra matvanor. Under december 2016 har verksamheten Silviacertifierats. Genomförandeplanen uppdateras var 3:e månad och/eller vid behov. Boende tillsammans med närstående har varit delaktiga vid upprättandet av genomförandeplanerna i det mån det har varit möjligt. Rutiner för att identifiera risker i verksamheten SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Riskbedömningar görs i teammöten 1 ggr/ vecka där samtliga yrkeskategorier deltar aktivt och ansvarar inom sina områden, t.ex. ansvarar sjuksköterska för riskbedömningar gällande fall, nutrition och trycksår. Riskbedömningar görs på alla boende med hälso- och sjukvårdsinsatser. De instrument som används är MNA för nutrition, Modifierad Nortonskala för trycksår och Down Town index för fallrisk. Vid fall och fallskada dokumenteras avvikelser och därefter sätts åtgärderna in för att minimera riskerna för ny skada/fall. Åtgärderna sätts in utifrån allas delaktighet d.v.s. omsorgspersonalen, boenden (om det är möjligt), fysioterapeut/sjukgymnast, arbetsterapeut, sjuksköterska och annan personal. Vid synlig skallskada eller vid misstanke på skallskada kontaktas alltid läkaren/jourläkaren. Verksamhetschefen har viktat detta vid flera mötesforum. Riskbedömningar och handlingsplan ska följas av verksamhetschefen eller gruppledaren samt genom den årliga egenkontrollen. Rutiner för händelseanalyser SFS 2010:659, 3 kap. 3 I verksamheten finns en kvalitetsgrupp som arbetar med att förbättra och utveckla kvalitén i verksamheten. I kvalitetsgruppen ingår verksamhetschef, gruppledare, kvalitetsansvarig, sjuksköterska, fysioterapeut/sjukgymnast, arbetsterapeut. Som underlag används främst händelserapporter och avvikelser. Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret för att det finns ett kvalitetssystem och att detta är känt av medarbetarna samt att man systematiskt arbetar kring säkring, uppföljning och utveckling av kvalitén på enheten. Verksamhetschefen ansvarar också för att det görs en särskild riskbedömning vid väsentliga förändringar i verksamheten.
Kvalitetsgruppen Alla kvalitetsrådsmöten bokas in i januari för hela kommande året. Kvalitetsgruppen träffas en gång i månaden för att säkerställa förbättring och utveckling av kvalitén i verksamheten, vilket sker i form av kvalitetsråd. Som underlag används främst inkomna händelserapporter, avvikelser och åtgärdsplaner från olika kvalitetsuppföljningar. Vid allvarliga händelser finns rutiner för händelseanalys och riskanalys utifrån Socialstyrelsens vedertagna metod. En rutin för kvalitetsuppföljningar har arbetats fram och den innefattar rutiner för tillvägagångssättet för månadsavvikelser samt rapportering till verksamhetschefen tillsammans med protokoll från föregående kvalitetsråd. I protokollet framgår det tydligt månadens händelser samt redogörelse för aktuella händelser och de förbättringsåtgärder som framtagits. Verksamhetens kvalitetsarbete vägs samman med olika granskningar, egenkontroller, brukarundersökningar, ev. klagomål och allvarliga händelser, positiva händelser samt pågående förbättringsprojekt till ett kvalitetsindex. Risker som identifierats i verksamheten Arbetsterapeut/sjukgymnast, omvårdnadsansvarig sjuksköterska och kontaktperson ansvarar för att riskbedömning identifieras (exempelvis risker i boendens lägenhet). En åtgärdsplan upprättas. I den framgår också datum för åtgärder, uppföljning och vem som ansvarar att riskerna åtgärdas. Andra metoder för att identifiera risker, sker genom olika registreringssystem som Senior alert. Åtgärder som har vidtagits för att identifiera och analysera risker Se ovan under Risk och händelsehantering Åtgärder som vidtagits för att så långt som möjligt reducera risker Se ovan under Riskbedömning! Personalen har jobbat utifrån aktuella riskbedömningar och genomförandeplaner för att på så sätt minimera riskerna (t.ex. mattor, möbler som är i vägen för att den boende ska kunna röra sig obehindrat, sladdar på golv som kan medföra snubbelrisk hos de boende). Med hjälp av Treserva fördelar sjuksköterska och rehab.personal vårdplaner till omsorgspersonalen. På så sätt underlättas uppföljningar och vidtagna åtgärder. Åtgärder som vidtagits för att minska antalet tillbud och händelser, (t.ex. Förebyggande arbete, fallriskbedömningar, nutritionsbedömningar, tryckssårsbedömning, rapportering av vårdrelaterade infektioner mm). Se Riskbedömning! Omsorgspersonalen har jobbat utifrån aktuella genomförandeplaner och riskbedömningar. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 1 juni 2015 har Legevisitten över ansvaret för att tillhandahålla ansvarig läkare till Trollängen. Dessa ansvarar även för läkarkontakt under jourtid. Läkaren ansvarar för regelblunda läkemedelsgenomgångar och har kontinuerligt gått igenom samtliga boendes läkemedel under 2016.
Sjuksköterskorna har tillsammans med läkaren regelbunden uppföljning och kontroll av inkomna svar av utgående remisser och prover. Verksamheten har rutiner utifrån verksamhetsledningssystemet gällande samverkan mellan olika vårdgivare. Fastställda rutiner gällande informationsöverföring vid in och eventuell utflytt av patient där tidigare vårdgivare kontaktas. Det finns även rutiner för kontakt med annan vårdgivare när boende har vistats på sjukhus eller varit på undersökning. När boende har vistats längre eller kortare tid hos annan vårdgivare kontaktas denne direkt om det blivit problem med behandling eller liknande. Vid behov skrivs även avvikelser på externa vårdgivare. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter SFS 2010:659, 6 kap. 4, SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 Vid befarad eller inträffad skada ska personalen i första hand rapportera till tjänstgörande sjuksköterska som rapporterar vidare till verksamhetschef. Vid allvarliga avvikelser tar verksamhetschef fram åtgärdsförslag (t.ex. översyn av rutiner och återkoppling till berörd personal). Vid behov kontaktas även andra inom företaget såsom regionchef, vårdchef eller företagets medicinska ansvariga sjuksköterska. Även medicinskt ansvarig sjuksköterska för Tyresö kommun kontaktas. Samtliga avvikelser diskuteras internt för att se om det finns någon systematik i dessa. Vid behov förändras rutiner och vid stora avvikelser informeras även över personal på möten såsom APT. Det finns blanketter för att rapportera avvikelser och personal har under året fått information vid ett flertal tillfällen om var dessa hittas och syftet med avvikelser. Verksamheterna tillhandahåller specifika blanketter för avvikelserapportering. Alla inkomna avvikelser sammanställs av verksamhetschefen till ledningens genomgång. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 I verksamhetsledningssystemet finns klara rutiner för hur klagomål och anmälningar hanteras med vem som ansvarar för att ta emot och åtgärda dessa. Vid allvarliga missförhållanden kontaktas övriga ansvariga såsom regionchef, vårdchef eller medicinskt ansvarig sjuksköterska inom företaget eller Tyresö kommun. Hur boende/närstående engagerats i patientsäkerhetsberättelsen SFS 2010:659 3 kap. 4 Genomförandeplanen där boende, anhörig/närstående har deltagit. Även den s.k. Levnadsberättelsen används till viss del vid upprättandet av genomförandeplanen. Närstående och boende erbjuds kontinuerlig kontakt med läkare, sjuksköterska och rehab personal.
Resultat SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 3 Under 2016 rapporterades följande: 83 rapporterade avvikelser gällande fall 25 rapporterade avvikelser gällande läkemedel 11 rapporterade avvikelser gällande hot och våld. Varje år sammanställer vi statistik över avvikelserna och under 2016 har vi konstaterat att avvikelserna för fall har minskat från 126 under år 2015 till 83 år 2016. Även avvikelserna för medicin har minskat från 48 under år 2015 till 25 under år 2016. Detta beror på att det finns en ökad kunskap bland omsorgspersonalen (om t.ex. vikten av måltider, dagliga aktiviteter mm) och samarbetet mellan de olika yrkeskategorierna som t.ex. kontinuerlig kontakt och uppföljningar mellan undersköterska, sjuksköterska, rehab.personal och läkare. Även läkemedelsgenomgångar varit en framgångsfaktor i sammanhanget. Under året har det funnits en ökad och förbättrad struktur gällande arbetet med avvikelser och patientsäkerhet. Medarbetarna uppmanas kontinuerligt att skriva avvikelser och avvikelserna har arbetats med systematiskt där avvikelserna kontinuerligt är till grund för förbättringsarbete både på individnivå och för hela verksamheten. De flesta rutiner finns och är välförankrade hos berörd personal. Övergripande mål och strategier för kommande år Under 2017 kommer arbetet med rutiner att utvecklas ytterligare. Utöver detta kommer arbetet med avvikelserna att fortsätta och målet för 2017 kommer vara att öka antalet skriftliga avvikelser. I tjänsten Aferdita Vrajolli Verksamhetschef Trollängens Äldreboende Förenade Care