~ Sammanträdesprtkll Sida l av 2 nr 3 2016 fôrt vid sammanträde i Rnneby Miljöteknik Energi AB:s styrelse den 27 ktber 2016. Beslutande: Bengt Hlm, rdf Christer Hallberg, 2:dre vice rdf. Jens, Bengtssn, ledamt Linda Lantz, ledamt Thmas Svenssn, ledamt Börje Jhanssn, ledamt Kristina Rydén, ledamt Håkan Abramssn, ledamt Nils-Erik Mattssn, ledamt Övriga Angela Kristianssn, Visin Deltagare: Markus Svenssn, transprt Hans Nilssn, VD Cecilia Mårtenssn, sekr 1 Sammanträdets öppnande Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat. 2 Närvarregistrering Närvar enligt vanstående förteckning. 3 Val av justerare Till att justera dagens prtkll utses Thmas Svenssn. 4 Gdkännande av dagrdning Dagrdningen gdkänns 5 Föregående prtkll Föregående prtkll gdkänns ch läggs till handlingarna. 6 Förslag till arbetsrdning för Rnneby Miliöteknik Energi AB:s styrelse VD föredrar ärendet. Presidiet föreslår styrelsen att besluta gdkänna arbetsrdningen för Rnneby Miljö ch Teknik AB med de ändringar sm markerats med rött i utskickat material. Ordförande föreslår även följ ande ändringar: - P3 Ordförande håller kntakt med VD ch följer blagets utveckling ch samråder i strategiska frågr samt ser till att ledamöter genm dennes försrg... Dennes ändras till VDs. - P3, sista stycket. Blaget företräds mt massmedia av rdförande ch VD eller den VD utser i sitt ställe. Tillägg med... eller den VD utser ur ledningsgruppen i sitt ställe - P4, andra stycket. Presidiet samråder med kmmunstyrelsens arbetsutsktt... Tillägg med Presidiet samråder vid behv med.. I diskussin deltar Jens Bengtssn ch Kristina Rydén..
Sida 2 av 2 Styrelsen beslutar enligt presidiets förslag ch av rdförande föreslagna ändringar. 7 8 9 10 Förslag till VD instruktiner för Rnneby Miliöteknik Energi AB VD föredrar ärendet. Presidiet föreslår styrelsen att gdkänna VD instruktiner för Rnneby Miljöteknik Energi AB enligt utskickat material. Styrelsen beslutar enligt presidiets förslag. Rapprter - Småskalig kraftvärme Sörby VD infrmerar m prjektet. Invigning kmmer att ske den 18:e januari 2017. Inlägg från Linda Lantz ch Christer Hallberg. Styrelsen gdkänner rapprten - Småskalig kraftvärrne Bräkne-Hby VD infrmerar m prjektet. Styrelsen gdkänner rapprten. Ovriga frågr Inga frågr väckta. Avslutning Ordförande avslutar ch tackar för ett aktivt sammanträde. Z5 W5 Ben lm Cecilia årtenssn Thmas Svenssn Ordf. Sekr. Justerande
Arbetsrdning fôr RONNEBY MILJÖ OCH TEKNIK AB:S STYRELSE ch RONNEBY MILJÖTEKNIK ENERGI AB:S STYRELSE Antagen av styrelsen den 2016-10-27. 1. Allmänt Arbetsrdningen utgör ett kmplement till aktieblagslagens ch kmmunallagens bestämmelser, blagsrdningen ch utfärdade ägardirektiv. Översyn av arbetsrdningen skall ske en gång per år. Arbetsrdningen skall genm rdförandens försrg delges varje ledamt, VD ch revisrerna. 2. Sammanträden Efter rdinarie blagsstämma året efter valår skall styrelsen hålla knstituerande sammanträde. Därvid skall följ ande ärenden upptas: Infrmatin m kmmunfullmäktiges val Utseende av finnatecknare Andra ärenden sm skall upptas pga bestämmelser i ägardirektiv, lämnade delårsrapprter mm. Vid styrelsens rdinarie sammanträden skall följande återkmmande ärenden behandlas: Eknmisk rapprt enligt punkt 5 Frâgr sm skall underställas styrelsen fr beslut i enlighet med VDinstruktin VD-rapprter Övriga frågr. I samband med bkslutsarbetet skall under årets tre första månader därutöver följ ande behandlas: Gdkännande av årsredvisning Genmgång av revisrsrapprt/granskningsrapprt Förslag till dispsitin av årets resultat Fördelning av kncembidraget mellan verksamhetsgrenarna Senast vid årets sista sammanträde skall beslut fattas m budget för nästkmmande år. Extra styrelsesammanträden skall hållas för överläggningar ch beslut sm måste avgöras innan rdinarie sammanträde äger rum.
Styrelsesammanträde kan hållas sm telefnsammanträde. Prtkll skall föras på vanligt sätt Sammanträden per capsulam kan hållas enligt följ ande: Prtkll med förslag till beslut cirkuleras eller sänds till samtliga styrelseledamöter samt till de fackliga representantema. Prtkllet skall undertecknas av ledamöterna. Fôrutsättning för per capsulambeslut är att samtliga ledamöter biträder fattade beslut. Ordförande skall senast en vecka före styrelsesammanträdet kalla samtliga ledamöter ch fackliga företrädare till sammanträde. Kallelsen skall förutm dagrdning m möjligt innehålla underlag för beslut ch i förekmmande fall rapprter. Underlag kan i vissa fall utsändas vid en senare tidpunkt, det är dck viktigt att ledamöterna får tillfälle att ta del av beslutsunderlaget i gd tid före sammanträde. Dagrdning upprättas av styrelsens rdförande efter förslag av VD. Vid extra styrelsesammanträden skall rdförande m möjligt översända underlag med förslag till beslut senast tre dagar före extra sammanträde. Styrelsens rdförande ansvarar för att det vid varje sammanträde förs prtkll Av prtkllet skall framgå: Vilka sm är närvarande eller tillkmmer eller lämnar under sammanträdet. Alla yrkanden skall redvisas i prtkllet. Fattade beslut- med reservatiner. Underlag sm kan antas ha varit av betydelse för beslutet, skriftligt eller muntligt underlag. Prtkllet skall undertecknas av prtkllföraren ch justeras snarast möjligt efter upprättandet av rdföranden ch justerare sm utsetts vid sammanträdet. VD ansvarar för att kpir av prtkllen med bilagr efter justering översänds till samtliga ledamöter. Ordförande vid sammanträden är, i nämnd rdning, styrelsens rdförande, 1:e vice rdförande, 2:e vice rdförande, eller den ledamt sm längst varit medlem i styrelsen, eller den styrelsen bestämmer. Revisrerna skall inbjudas att vara närvarande vid sammanträde m det behövs för bedömning av blagets ställning. Därutöver bör revisrerna vara närvarande i samband med gdkännande ch underskrift av blagets årsredvisning. /3/1/
Arbetsfördelning i styrelsen Ordförande håller kntakt med VD ch följer blagets utveckling ch samrådet i strategiska frågr samt ser till att ledamöter genm VDn:s försrg frtlöpande får den infrmatin sm behövs för att kunna följ a blagets ställning, eknmiska planering ch utveckling. Vidare skall styrelsens rdförande vara rdförande på sammanträden, samt ansvara för dagrdning ch föredragningslista. Det ankmmer även på rdförande att se till att handläggningen av styrelseärenden inte sker i strid med bestämmelserna i aktieblagslagen, kmmunallagen, blagsrdningen samt av ägaren antagna ägardirektiv. Det åligger rdförande att frågr av principiell beskaffenhet eller förändringar överstigande 10 % av investeringsbudgeten underställs kmmunfullmäktige för yttrande. I övrigt gäller ägardirektiven. Det åligger varje styrelseledamt att vara väl förberedd ch insatt i beslutsunderlaget före beslut. Kmmunala blag skall iaktta bestämmelserna m ffentlighet ch sekretess. All infrmatin sm lämnas till styrelsens ledamöter ch alla dkument sm rör styrelsens arbete skall vid begäran av tredje persn m utlämnande sekretessprövas av styrelsens rdförande i samråd med blagets VD. Beslut m ffentliggörande av styrelsebeslut skall fattas av rdförande i samråd med VD. styrelseledamöter skall skyndsamt ch på lämpligt sätt infrmeras m pressmeddelande mm. Blaget företräds mt massmedia av rdförande ch VD eller den VD utser i sitt ställe ur ledningsgruppen Styrelsens presidium Presidiet utgörs av rdförande, 1:e vice rdförande ch 2:e vice rdförande. Presidiet samråder vid behv med kmmunstyrelsens arbetsutsktt m persnalplitik ch lönesättning. Anställningsvillkr för VD regleras i avtal ch skall för dess giltighet fastställas av styrelsen. Ordförande ch 1:e ch 2:e vice rdförande företräder styrelsen vid förhandling med VD. Eknmisk rapprtering Verkställande direktören skall tillse att styrelsen löpande erhåller rapprtering m utvecklingen av blagets verksamhet, däribland utvecklingen av blagets resultat, ställning ch likviditet samt infrmatin m viktiga händelser, såsm exempelvis uppkmna tvister av betydelse, uppsägning av för blaget viktigare avtal, inställelse av betalningar eller uppkmst av annan beståndssituatin hs viktigare kund hs blaget samt, då behv föreligger mellan styrelsens möten, rapprtera direkt till styrelsens rdförande. Rapprteringen skall vara av sådan beskaffenhet att styrelsen tillåts göra en välgrundad bedömning.
RONNEBY MILJÖ OCH TEKNIK AB OCH RONNEBY MILJOTEKNIK ENERGI AB VD-instruktin Beslutad av styrelsen 2016-10-27. Styrelsen svarar för blagets rganisatin ch förvaltning. Den verkställande direktören skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer ch anvisningar. Styrelsen för Rnneby Miljö ch Teknik AB meddelar med denna instruktin riktlinjer ch anvisningar för verkställande direktören för utövande av den löpande förvaltningen samt VD-uppgifter för styrelsearbetet i övrigt. Styrelsen fastställer för varje år en budget för blaget. Inm denna har VD beslutanderätt m annat inte framgår nedan. Nedan anges de ärenden sm VD skall underställa styrelsen för beslut: Omdispnering för investeringar överstigande 20 basbelpp inm antagen budget. Beslut m avtal med leverantörer vars varaktighet sträcker sig längre än fem år Beslut 0m köp ch försäljning av fast egendm över 3 basbelpp. Beslut m bildande, förvärv eller avyttrande av dtterblag ch förvärv eller avyttrande av aktier eller andelar i andra företag. Beslut m väsentliga ändringar i blagets försäkringsskydd. Beslut m ingående ch uppsägning av för blaget verksamhetsfrämmande avtal. Beslut s0m väsentligt avviker från kncernmderns eller blagets plicy. Beslut i andra frågr sm kan antas ha väsentlig eknmisk eller principiell betydelse för blagets verksamhet. Beslut 0m nya krediter. Beslut s0m tagits av VD när styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig lägenhet för blagets verksamhet skall rapprteras till styrelsen vid närmast följande sammanträde. Vid denna typ av beslut skall VD dck m möjligt samråda med rdföranden ch/eller 1:e vice rdföranden ch/eller 2:e vice rdföranden. ø//
Deltagande i styrelsens arbete Det åligger VD att inför styrelsesammanträden sammanställa relevant infrmatins- ch beslutsunderlag, lämna förslag till dagrdning ch föredragningslista samt mbesörja att Sammanträdesprtkll delges ledamöterna. VD, eller i enskilt ärende annan persn sm fått delegatin av VD, skall vara föredragande vid sammanträden ch därvid lämna mtiverade förslag till beslut. Det åligger VD att förse ledamöter med den infrmatin sm behövs för fullgörande av styrelsens ansvar att följa blagets ställning, likviditet ch utveckling. Därutöver skall VD fullgöra den rapprteringsskyldighet avseende blagets eknmiska förhållanden sm följer av instruktinen avseende eknmisk rapprtering. VD ansvarar för att blagets plicy ch riktlinjer harmniseras med kncernens. VD ansvarar för löneförhandling ch tecknar avtal. Där så krävs tillsammans med rdförande.